L E N T E R A D U M A I, Volume 11, Nomor 1, Januari 2020 eissn : pissn :

(1)

JURNAL MANAJEMEN DAN TEKNOLOGI INFORMASI Page 24

SISTEM INVENTARIS PADA SMP FII SABILILLAH

BERBASIS WEB

Edi Susanto1, Nur Rubiati2 Tanti Nurcaini 3

1, _{Jurusan Manajemen Informatika, AMIK Dumai} 2, _{Jurusan Sistem Informasi, STMIK Dumai} 3, _{Jurusan Sistem Informasi, STMIK Dumai}

1,2,3_{Jalan Utama Karya Bukit Batrem, Dumai - Kode Pos 28811}

e-mail :, smakmoer@yahoo.com1_{, nurrubiati0412@gmail.com}2

tantinurcaini08@gmail.com3

ABSTRAK

Dengan kemajuan perkembangan teknologi informasi saat ini, proses pengelolaan inventaris barang habis pakai dan tidak habis pakai pada SMP Fii Sabilillah masih manual dan sangat sederhana. Seharusnya sudah menggunakan sistem yang dapat berjalan secara efektif dan efisien. Maka dari itu perancangan sistem inventaris ini dilakukan bertujuan untuk mempermudah tata usaha SMP Fii Sabilillah dalam mengelola data inventaris dengan menggunakan pemrograman PHP dan database MySQL. Sistem inventaris ini dirancang terdiri dari beberapa bagian di antaranya barang yg habis pakai seperti, pembuatan laporan barang masuk, laporan pengambilan barang dan laporan stok barang sedangkan di barang yang tidak habis pakai itu di antaranya, laporan inventaris, kartu inventaris, laporan barang rusak, untuk di berikan ke pada kepala sekolah agar bisa memeriksa inventaris sekolah lebih efesien. hasil implementasi dari sistem inventaris ini adalah sistem pengolahan data inventaris serta pembuatan laporan inventaris agar lebih mudah untuk dilakukan dan cepat.

Kata Kunci : Sistem inventaris, Inventaris barang Habis pakai, barang Tidak Habis Pakai, PHP,MySQL

1. PENDAHULUAN

Sistem inventaris merupakan suatu kumpulan dari komponen dalam organisasi yang berhubungan dengan proses untuk melakukan suatu kegiatan pencatatan dan pendataan barang pada Sebuah perusahaan dan instansi. inventaris sekolah adalah semua barang milik negara ( yang dikuasai sekolah ) baik yang diadakan/dibeli melalui dana dari pemerintah dan barang milik yayasan maupun diperoleh sebagai hadiah atau serta hasil usaha pembuatan sendiri di sekolah guna menunjang kelancaran proses belajar mengajar.

Pada SMP Fii Sabililah sistem inventarisnya masi menggunakan pencatatan manual yaitu pembuatan data inventaris masih sederhana.Adapun beberapa barang inventaris di SMP Fii Sabillilah adalah barang yang tidak habis pakai dan barang yang habis pakai yang digunakan oleh para pegawai,guru dan siswa .

Pendataan bisa menjadi cepat dan efisien jika dibuat suatu sistem inventaris SMP Fii Sabilillah yang mampu megolah Input menjadi

output yang diinginkan oleh pengguna. Maka dari itu dari permasalahan yang telah diuraikan sebelumnya, diperlukan suatu sistem yang dapat memberikan informasi inventaris melalui sistem yang berbasis web dan membuat laporan inventaris, laporan barang masuk, laporan stok barang,laporan pengambilan barang, laporan barang rusak, untuk diberikan ke kepala sekolah agar bisa memerikasa inventaris sekolah lebih efesien.

2. LANDASAN TEORI 2.1. Pengertian Inventaris

Di dalam jurnalnya Damayanti dan Sudaryanto(2013:32), Inventaris Berasal dari bahasa berasal dari bahasa latin“inventarium” yang berarti daftar barang-barang, bahan dan sebagainya. Berarti inventaris sekolah adalah pencatatan atau pendaftaran barang-barang milik sekolah ke dalam suatu daftar inventaris barang secara tertib dan teratur menurut ketentuan dan tata cara yang berlaku.

(2)

2.1 Pengertian Sistem

Menurut Anggraini yuneti(2017:1) dalam bukunya berjudul pengantar Sistem Informasi,sistem adalah kumpulan orang yang saling berkerja sama dengan ketentuan-ketentuan aturan yang sistematis dan terstruktur untuk membentuk satu kesatuan yang melaksanakan suatu fungsi untuk mencapai tujuan.

2.3 Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang telah diklarifikasi atau diolah atau diintepresntasikan untu digunakan dalam proses pengambilan keputusan. (Sutabri, 2018:22)

2.4. Basis Data (Database)

Basis data adalah sebuah kumpulan dat yang saling berhubungan secara logis, dan merupakan sebuah penjelaasan dari data tersebut, yang didesain untuk menemukan data yang dibutuhkan oleh Sebuah organisasi. Basis data mengoselidasikan berbagi catatan yang terlebih dahulu disimpan dalam file-file terpisah ke dalam satu gabungan umum elemen data yang menyediakan data untuk banyak aplikasi. (Indrajani, 2015:50)

2.5. Pengertian PHP

PHP adalah singkatan dari “PHP:

Hypertext Prepcrocessor”, yang merupakan

sebuah bahasa script yang terpasang pada HTML untuk membuat webside yang dinamis. PHP merupakan server side scripting maksudnya sintak dan perintah-perintah PHP akan dieksekusi deserver kemudian hasilnya baru ditampilkkan ke browser dalamformat HTML, makakode-kode yang anda tulis menggunakan PHP tidak akan kelihatan ole user sehingga membuat halamanwebside anda lebih aman dan dinamis.(Muhammad Dahlan, 2013:83)

2.6. Pengertian HTML

Menurut (Muhammad Dahlan, 2013:11), HTML merupakan file teks atau file ASCII yang berisikan perintah dengan script kepada web browser agar menampilkan suatu tampilan grafis dari sebuah halam di webside. HTML adalah singkatan dari Hyper Text Markup

Language. HTML merupakan bahasa (kode)

yang digunakan untuk memuat halaman web.

2.7. XAMPP

Xampp merupakan (empat sistem Operasi apa pun ) Apache,MySQL,PHP Dan Perl. Xampp adalah tool yang menyediakan paket perangkat lunak dalam satu buah paket. Dalam paket Xampp sudah terdapat Apache (web server), MySQL (database), PHP (server side

scripting),Perl,FTP server, PhpMyAdmin dan berbagai pustaka bantu lainnya.(Andi, 2014:72)

2.8. Aliran Sistem Informasi

Zefriyenni dan Santoso (2015) yang di ambil dalam jurnalnya(Sukrianto, 2017:20), Aliran sistem informasi sangat berguna untuk mengetahui permasalahan yang ada pada suatu sistem. Dari sini dapat diketahui apakah sistem informasi tersebut masih layak dipakai atau tidak, masih manual atau komputerisasi. Jika sistem informasinya tidak layak lagi maka perlu adanya perubahan dalam pengolahan datanya sehingga menghasilkan informasi yang cepat dan akurat serta keputusan yang lebih baik.

2.9. Context Diagram

Context diagram merupakan data flow diagram yang menggambarkan garis besar operasional sistem. Konteks diagram menggambarkan hubungan sistem dengan entitas-entitas di luar sistem.(Iswandy, 2015:73)

2.10. Data Flow Diagram

Data flow Diagram (DFD) atau dalam

bahasa indonesia menjadi DiagramAlir Data (DAD) adalah representmasi grafik yag menggambarkan aliran informasi dan transformasi informasi yang diaplikasikan sebagai data yang mengalir dari masukan (input ) dan keluaran (output.(Shalahuddin, 2013:70)

2.11 Entity Relationship Diagram (ERD)

Di dalam jurnalnya (Lutfia dan Rasti 2011:3)ERD merupakan model konseptual yang mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan data (file data). ERD menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data.

2.12 Flowchart

Di dalam bukunya Indrajani 2015 Flowchart merupakan gambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urutan prosedur suatu program biasanya memepermudah penyelesaian masalah khususnya yang perlu dipelajari dan dievakuasi lebih lanjut.(Lediwara & Rivaldi, 2019:18)

3. METODOLOGI PENELITIAN

Dalam penelitian ini, guna mendapatkan hasil yang sesuai dengan apa yang diharapkan, maka diperlukan kerangka kerja menggukan model warterfall berikut :

(3)

Gambar 1. Kerangka Kerja Penelitian Berikut penjelasan dari kerangka kerja di atas : 1. Pengumpulan Data

Tahap pertama yang dilakukan adalah pengumpulan data dengan teknik wawancara.

2. Identifikasi Masalah

Permasalahan utama dalam penelitian ini adalah Pengolahan data inventaris masih dilakukan dengan manual yaitu pembuatan data inventaris masih sederhana

3. Studi Literatur

Pada penelitian ini dilakukan pencarian data dengan membaca dan mempelajari berbagai buku-buku mengenai komputer, internet serta pengetahuan yang berhubungan dengan masalah yang akan diteliti yaitu data inventaris barang.

4. Mendesain Sistem

Pada tahap ini akan dilakaukan proses desain sistem , di mulai dengan basis data berupa fakta dan aturan serta perancangan input dan output.

5. Pembuatan Sistem

Sistem yang dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan Database Mysql berdasarkan perancangan sistem yang telah dirancang.

6. Uji Coba Sistem

Uji coba program dilakukan dengan menginputkaan beberapa record data untuk memastiskan bahwa program yang telah dirancang layak untuk diimplementasikan. 7. Penyajian Sistem

Pada tahap ini dilakukan penyajian sistem untuk mendapatkan hasil yang sesuai dengan yang diharapkan.

4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Analisa Kebutuhan Sistem

Penerapan sistem yang sedang berjalan saat ini masih menggunakan cara manual seperti pencatatan data barang bantuan sosial, dan selanjutnya data tersebut dipindahkan kedalam komputer menggunakan microsoft excel.

Pencatatan data barang bantuan sosial tersebut secara manual tentu saja dapat menimbulkan permasalahan baru selain prosesnya lambat dan dapat mengakibatkan redudansi data transaksi

data barang bantuan sosial.

Sistem saat ini belum menggunakan penyimpanan data yang belum menggunakan

database, penyimpanan dan pengolahan data barang bantuan sosial masih menggunakan

buku agenda atau buku catatan yang rentan akan terjadi kehilangan atau kerusakan data.

4.2. Analisis Kebutuhan Sistem

Untuk mengatasi permasalahan dalam proses pengolahan data barang bantuan sosial, yaitu dimana proses selama ini dilakukan secara manual dapat digantikan secara komputerisasi berbasis database. Masyarakat dapat secara langsung melihat persyaratan yang dibawa untuk mendaftar dalam barang bantuan sosial tanpa harus datang ke kantor Dinas Sosial Kota Dumai.

a. Analisa Sistem Informasi (ASI) Yang berjalan

TU Kepala Sekolah

Data inventaris

Pencatatan data inventaris

Laporan Data inventaris yang sudah di tanda tangani

Pengecekan Laporan Dan Penanda Tanganan Laporan Data

inventaris

Laporan Data inventaris

Laporan Data inventaris yang sudah di tanda tangani

A A

(4)

b. Aliran Sistem Informasi Baru(ASI) Baru

TU Kepala Sekolah

Data Guru,Data Barang,Data Ruangan

Laporan Barang Masuk,Pengambilan Barang, Stok Barang, Inventaris, Kartu Inventaris Ruangan,Barang Rusak yang

sudah di tanda tangani

Pengecekan Laporan Dan Penanda Tanganan Laporan Barang Masuk,Pengambilan Barang, Stok Barang,Inventaris,Kartu Inventaris Ruangan,Barang Rusak Laporan Barang Masuk,Pengambilan Barang, Stok Barang,Inventaris, Kartu Inventaris Ruangan,Barang

Rusak

Laporan Barang Masuk,Pengambilan Barang, Stok

Barang,Inventaris, Kartu Inventaris Ruangan,Barang Rusak

yang sudah di tanda tangani

A A Guru Data Permintaan Barang Data permintaan barang yang sudah disetujui Data permintaan barang yang sudah disetujui Data Permintaan Barang Pengecekan dan persetujuan data permintaan barang Pencatatan Data Guru,Barang,Ruangan db_Inventaris A

Gambar 3. Aliran Sistem Informasi Baru

c. Context Diagram

Adapun context diagram pada penelitian ini dapat dilihat pada gambar sebagai berikut:

Gambar 4. Context Diagram

d. Data Flow Diagram

Adapun Data Flow Diagram pada penelitian ini dapat dilihat pada gambar sebagai berikut.

Gambar 5. Data Flow Diagram (DFD)

e. Entity Relationship Diagram

Adapun Entity Relationship Diagrampada penelitian ini dapat dilihat pada gambar sebagai berikut:

(5)

4.3. Implementasi Sistem a. Form Login

Form Login merupakan halaman utama

yang pertama tampil saat sistem dijalankan dan di form login ini yang bisa mengakses adalah Tata usaha, Guru, dan Kepala Sekolah dan masing masing nya mempunyai hak aksesnya. Untuk menampilkan halaman utama berdasarkan hak akses TU, Guru dan Kepala sekolah. Berikut ini cara-cara melakukan login .

Gambar 7. Tampilan Form Login

b. Form Utama Tata Usaha

Halaman TU merupakan tampilan pertama yang muncul pada saat tata usaha berhasil melakukan login. Halaman ini memiliki beberapa menu sebagai berikut :

Gambar 8. Form Utama Tata Usaha

c. Form Data User

Halaman untuk menginputkan data user sesuai hak aksesnya. Berikut ini langkah- langkah menginput data user :

Gambar 9. Form Data User

d. Form Data Guru

Halaman untuk menginputkan data Guru berikut ini langkah- langkah input data guru 1. Inputkan Nama lengkap , NIP / UNPTK,

password, Nama lengkap, Tempat tanggal lahir, Alamat, No.hp dan pilih statusnya setelah itu klik tombol

.

2. Klik untuk mengedit data guru. 3. Klik untuk menghapus data guru. 4. Klik search untuk mencari data guru.

Gambar 10. Tampilan Form Data Guru

e. Form Data Barang

Data barang ini terbagi menjadi dua yaitu barang yg habis pakai dan barang yang tidak hais pakai. Berikut ini merupakan input data barang yg habis pakai.

(6)

Gambar 11. Tampilan Form data barang

f. Form Data Ruangan

Untuk input data Ruangan berikut ini langkah- langkah input data Ruangan : 1. Inputkan nama Ruangan, pilih di list

penanggung jawabnya kemudian klik

tombol .

2. Klik untuk mengedit data Ruangan pada sistem inventaris .

3. Klik untuk menghapus data Ruangan yang tidak diperlukan.

4. Klik search untuk mencari data barang Ruangan.

Gambar 12. Tampilan Form Data Ruangan

g. Form Data Barang Masuk

Halaman data barang masuk merupakan data transaksi. Langkah cara menggunakan data barang masuk yaitu :

1. Pilih list barang, akan muncul ID , merk , satuan , input Qty, isi keterangan .

2. Klik untuk mengedit data barang masuk.

3. Klik untuk menghapus data barang masuk.

4. Klik search untuk mencari data barang masuk.

Gambar 13. Tampil Form Data Barang Masuk

h. Form Login Sebagai Guru

Jika pihak guru sudah klik from Transaksi guru dapat klik Ajukan Permintaan kanan atas program seperti gambar di bawah.

Gambar 14. Tampilan home login sebagai guru

i. Form Data Inventaris

Data inventaris merupakan data transaksi pada TU. Cara menggunakannya yaitu harus memilih ruangan nya terlebih dahulu, setelah ruangan di pilih lalu klik set ruangan.

(7)

Gambar 15. Tampilan Form Pilh Ruangan

j. Form Barang Rusak

Setelah klik tombol set ruang seperti pada gambar 4.17 maka akan muncul input data inventaris jika ingin input barang rusak ada tombol di tabel aksi klik maka akan tampil seperti gambar dibawah :

Gambar 16. Tampilan Data barang rusak

k. Form Laporan TU

Jika TU ingin melihat Laporan dapat melihat pada sisi atas program, terdapat Laporan Barang Habis Pakai. Laporan Barang Tidak Habis Pakai Seperti gambar di bawah.

Gambar 17. Tampilan Laporan Barang Masuk Perbulan

5. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil dari hasil pembahsaan yang telah di uraikan pada bab sebelumya, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Dengan adanya inventaris sekolah SMP Fii Sabilillah dapat mempermudah dalam pencarrian data-data inventaris.

2. Dengan adanya sistem inventaris dapat menampilkan laporan dalam berbagai kategori.sehingga pihak sekolah dapat lebih mudah mengelompokan data-data barang menurut kebutuhan yang di perlukan.

6. REFERENSI

Andi, W. K. (2014). Sstem Informasi Penjualan

Online (Ignes, Ed.). Yogyakarta: C.V

ANDI OFFSET.

Anggraini yuneti, E. (2017). Pengantar Sistem

Informasi (E. Risanto, Ed.). Yogyakarta.

Damayanti .F.N, dan S. . (2013). Analisis Dan Pembuatan Sistem Informasi Pengolahan Data Inventaris Di Smk Muhammadiyah Imogiri. Sistem Informasi, 14(04), 1–6. Indrajani. (2015). Database Design. Jakarta: PT

Elex Media Komputindo.

Iswandy, E. (2015). Jurnal Sistem Penunjang Keputusan Untuk Menentukan

(8)

Penerimaan Mahasiswa Dan Pelajaran Kurang Mampu. TEKNOIF, 3(2).

Lediwara, N. dan, & Rivaldi, M. (2019).

Perancangan Sistem Informasi Inventaris Barang Laboratorium Komputer SMPN 11 Kota Bengkulu. 2(4), 117–129.

Lutfia, H. W. dan B. k. R. (2011). Sistem Informasi Perawatan Dan Inventaris Laboratorium Pada SMK Negeri 1 Rembang Berbasis Web. Speed - Sentral

Pelitian Engineering Dan Edukasi, 3(4),

1–9.

Muhammad Dahlan. (2013). Membuat Web

PHP (Irma & Eti, Eds.). Bekasi: CV.

Mitra Utama.