MAKALAH
“EFEKTIVITAS PRINSIP ORGANISASI DALAM NENINGKATKAN MANAJEMEN KEARSIPAN”
(makalah ini ditulis untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah organisasi dan manajemen kearsipan)
Dosen Pengampu: Bpk. Warsono
Disusun oleh: Arina Faila Saufa
PROGRAM STUDI S1 ILMU PERPUSTAKAAN PEMINATAN KEARSIPAN FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini dengan judul “Efektivitas Prinsip Organisasi dalam Meningkatkan Manajemen Kearsipan.”
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa terselesaikannya makalah ini tidak terlepas dari bantuan serta arahan dari berbagai pihak. Penulis mengucapkan terima kasih kepada para penulis buku dan para ahli di bidang konservasi yang sudah menyediakan dan membuat literatur sehingga membantu penulis dalam menyelesaikan makalah ini.
Akhirnya penulis juga menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, penulis menerima kritik dan saran dari semua pihak guna melengkapi dan memperbaiki kekurangan dari makalah ini.
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR...ii
BAB I PENDAHULUAN...1
1.1 Latar Belakang...1
1.2 Rumusan Masalah...2
1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan...2
BAB II TINJAUAN PUSTAKA...2
2.1 Pengertian Efektivitas...2
2.2 Pengertian Organisasi...3
2.3 Prinsip-prinsip Organisasi...3
2.4 Manajemen Kearsipan...5
BAB III PEMBAHASAN...6
3.1 Tujuan dan Fungsi Manajemen Kearsipan...6
3.2 Manfaat Prinsip Organisasi dalam Manajemen Kearsipan...7
3.3 penerapan Prinsip-prinsip Organisasi dalam Manajemen Kearsipan...8
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Kearsipan mempunyai peranan penting sebagai pusat ingatan. Indikator dari hal tersebut kearsipan memberi informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatan-kegiatan, baik pada kantor-kantor lembaga negara maupun swasta. Dalam proses penyajian informasi agar pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan. Adalah tidak mungkin suatu kantor dapat dan mampu memberikan data informasi yang baik, lengkap dan akurat, jika kantor tersebut tidak memelihara kearsipan yang baik dan teratur sesuai dengan ketentuan-ketentuan kearsipan yang telah ditetapkan dalam tata baku kearsipan dalam organisasi. Kearsipan sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, pengembangan penilaian, dan pengendalian berbagai program dan kegiatan yang setepat-tepatnya bagi organisasi.
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.
Mengingat pengertian dan peranan kearsipan seperti dikemukakan di atas, maka untuk melaksanakan tugas pemerintahan dan tugas pembangunan dengan baik, perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara optimal, dapat berfungsi dengan baik, berdaya guna dan tepat guna. Selain itu dasar hukum kearsipan adalah Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Pokok Kearsipan Nasional.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut:
a. Apa tujuan dan manfaat manajemen kearsipan?
b. Apa manfaat prinsip-prinsip organisasi dalam manajemen kearsipan?
c. Bagaimana penerapan prinsip-prinsip organisasi dalam manajemen kearsipan?
1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan
Tujuan dan manfaat dari penulisan makalah ini adalah:
a. Untuk mengetahui tujuan dan manfaat prinsip organisasi dalam manajemen kearsipan
b. Untuk mengetahui prinsip-prinsip organisasi dalam manajemen kearsipan
c. Untuk mengetahui peran dari prinsip-prinsip organisasi dalam manajemen organisasi
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Efektivitas
menurut Prasetyo Budi Saksono (1984) dalam Danfar (2009), efektifitas adalah seberapa besar tingkat kelekatan output yang dicapai dengan output yang diharapkan dari sejumlah input. Dari pengertian-pengertian efektifitas tersebut dapat disimpulkan bahwa efektifitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kuantitas,kualitas dan waktu) yang telah dicapai oleh manajemen, yang mana target tersebut sudah ditentukan terlebih dahulu.
2.2 Pengertian Organisasi
Organisasi adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan bersama. Dalam ilmu-ilmu sosial, organisasi dipelajari oleh periset dari berbagai bidang ilmu, terutama sosiologi, ekonomi, ilmu politik, psikologi, dan manajemen. Kajian mengenai organisasi sering disebut studi organisasi (organizational studies), perilaku organisasi (organizational behaviour), atau analisa organisasi (organization analysis). Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama. Prof. Dr. Mr Pradjudi Armosudiro mengatakan organisasi adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu. (dalam http://teori-organisasi-umum-1.blogspot.com/2013/05/definisi-dari-organisasi-menurut-10.html)
2.3 Prinsip-prinsip Organisasi
Dalam buku Manajemen Perkantoran penerbit Galaxy Puspa Mega dalam Fadilah (2013) dijabarkan beberapa asas atau prinsip organisasi, agar organisas kantor dapat berjalan dengan baik, yaitu:
1. Perumusan Tujuan atau Sasaran dengan Jelas
Tujuan atau sasaran adalah hal-hal yang akan dicapai atau dipelihara, baik berupa materi maupun berupa non-materi. Tujuan atau sasaran bagi suatu organisasi atau badan akan berperan sebagai berikut:
b. Landasan bagi organisasi yang bersangkutan c. Menentukan macam aktivitas yang akan dilakukan
d. Menentukan program, prosedur, koordinasi, integrasi, simplikasi, sinkronisasi, dan mekanisasi
2. Pembagian Kerja
Pembagian kerja di dalam organisasi mutlak diperlukan, karena tanpa pembagian kerja, maka ada kemungkinan terjadinya tumpang tindih atau pendobelan kerja (overlapping). Pembagian kerja dalam suatu organisasi akhirnya menghasilkan departemen-departemen dan job description dari masing-masing departemen sampai unit-unit terkecil
3. Delegasi Kekuasaan
Kekuasaan atau wewenang adalah hak seseorang untuk mengambil tindakan yang tegas, agar tugas dan fungsi-fungsinya dapat dilaksanakan. Kekuasaan atau wewenang mencakup berbagai aspek, misalnya wewenang mengambil keputusan, menggunakan sumber daya dan memerintah. Delegasi atau pelimpahan kekuasaan (delegation of authority) kepada pihak lain merupakan unsur penting dan elementer dari seorang pemimpin, karena dengan pelimpahan kekuasaan seorang pemimpin dapat melipatgandakan waktu, perhatian dan pengetahuannya. Keberanian seorang pemimpin mendelegasikan wewenang kepada pihak lain, merupakan salah satu tanda keberhasilannya dalam memimpin suatu organisasi.
4. Rentang Kekuasaan (Manajemen)
berhasil guna dan berdaya guna. Pembatasan minimum atau maksimum bawahan yang harus diawasi pemimpin perlu ditentukan, agar yang mengawasi dan yang diawasi dapat bekerja secara efektif. Menurut V.A. Graicunas, jumlah maksimal yang dapat diawasi seorang pimpinan adalah lima atau delapan orang.
5. Kesatuan Perintah dan Tanggung Jawab
Berdasarkan prinsip kesatuan perintah dan tanggung jawab ini seorang bawahan hanya mempunyai satu atasan atau pimpinan, dan kepadanya ia harus mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas. Prinsip ini berpedoman pada, an employer should receive orders from one superior only; dan salah satu mottonya yaitu no man can two bosses.
6. Koordinasi
Koordinasi adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi, agar tertuju untuk memberikan sumbangan semaksimal mungkin dalam mencapai tujuan organisasi sebagai keseluruhan. Dengan adanya koordinasi maka akan tercipta keselarasan aktivitas di antara unit-unit organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Misalnya bagian penyimpanan surat atau warkat dapat bekerja sama dengan bagian penyeleksi surat atau warkat.
2.4 Manajemen Kearsipan
Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip. Sedangkan pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, dan akses (pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik) dalam
suatu sistem kearsipan. (dalam http://yohannes
suraja.blogspot.com/2012/09/manajemen-kearsipan.html).
BAB III PEMBAHASAN
3.1 Tujuan dan Fungsi Manajemen Kearsipan
Tujuan manajemen kearsipan adalah menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional. Manajemen kearsipan juga memiliki beberapa fungsi, yaitu:
a. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
b. menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
c. mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;
d. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
f. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan
arsip yang autentik dan terpercaya. (dalam
http://elsieifayani.blogspot.com/2013/01/tujuan-penyelenggara-kearsipan.html
3.2 Manfaat Prinsip Organisasi dalam Manajemen Kearsipan
Setiap perusahaan memiliki manajemen yang memegang berbagai peranan penting yang menentukan keberhasilan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan untuk diwujudkan bersama termasuk juga dalam organisasi kearsipan. Manajemen yang baik haruslah berperan sesuai dengan situasi dan kondisi pada perusahaan atau organisasi. Menajemen yang tidak bisa menjalankan peran sesuai tuntutan perusahaan dapat membawa kegagalan. Berikut ini adalah Peranan Manajemen yang harus diperankan para Manajer. (dalam http://vinabastian.blogspot.com/2012/04/peranan-manajemen-dalam-organisasi.html)
1.PeranInterpersonal, Yaitu hubungan antara manajer dengan orang yang ada di sekelilingnya,meliputi ;
- Figurehead/Pemimpin Simbol: Sebagai simbol dalam acara-acara perusahaan.
- Leader / Pemimpin : Menjadi pemimpin yag memberi motivasi para karyawan /bawahan serta mengatasi permasalahan yang muncul.
- Liaison / Penghubung : Menjadi penghubung dengan pihak internal maupun eksternal.
2.PeranInformasi adalah peran dalam mengatur informasi yang dimiliki baik yang berasal dari dalam maupun luar organisasi, meliputi ;
- Monitor / Pemantau : Mengawasi, memantau, mengikuti, mengumpulkan dan merekam kejadian atau peristiwa yang terjadi baik didapat secara langsung maupuntidaklangsung.
- Disseminator / Penyebar : Menyebar informasi yang didapat kepada para orang-orang dalam organisasi.
3. Peran Pengambil Keputusan adalah peran dalam membuat keputusan baik yang ditentukan sendiri maupun yang dihasilkan bersama pihak lain, meliputi ; - Entrepreneur / Kewirausahaan : Membuat ide dan kreasi yang kreatif dan inovatif untuk meningkatkan kinerja unit kerja.
- Disturbance Handler / Penyelesai Permasalahan : Mencari jalan keluar dan solusi terbaik dari setiap persoalan yang timbul.
- Resource Allicator / Pengalokasi Sumber Daya : Menentukan siapa yang menerima sumber daya serta besar sumber dayanya.
- Negotiator / Negosiator : Melakukan negosiasi dengan pihak dalam dan luar untuk kepentingan unit kerja atau perusahaan.
3.3 penerapan Prinsip-prinsip Organisasi dalam Manajemen Kearsipan
Penerapan prinsip-prinsip organisasi dalam manajemen lembaga kearsipan, seperti pada organisasi Arsip Nasional Republik Indonesia.
1) Organisasi Arsip Nasional Republik Indonesia terdiri dari : a. Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia;
b. Pusat Konservasi Kearsipan;
c. Pusat Penelitian dan Pengembangan Kearsipan; d. Pusat Pendidikan dan Latihan Keasipan;
e. Sekretariat; f. Staf Ahli;
g. Perwakilan-perwakilan Arsip Nasional Republik Indonesia di Daerah-daerah 2) Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dalam melaksanakan tugasnya berada dib awah dan bertanggung jawab kepada Presiden.
(1) Pusat Konservasi Kearsipan mempunyai tugas untuk melaksanakan penyimpana n, perawatan, penataan, pengolahan dan pengaturan arsiparsip statis yang telah diserahkankepadanya menyelenggarakan penelitian untuk keperluan pelayanan i nformasi dan melayani penelitian ilmih dan umum;
(2) Pusat Penelitian dan Pengembangan Kearsipan mempunyai tugas untuk
menyelenggarakan penelitian dalam rangkan usaha mengembangkan dan mema jukan tehnik dan tata kearsipan, memberikan bimbingan dan melaksanakan peng awasan teknis terhadap pelaksanaan tata kearsipan dan ketentuan-ketentuan peraturan di bidang kearsipan;
(3) Pusat Pendidikan dan Latihan Kearsipan mempunyai tugas untuk merencanaka n dan menyelenggarakan pendidikan dan latihan tenaga-tenaga kerja dan ahli ke arsipan dan melaksanakan koordinasi kegiatan-kegiatan di bidang pendidikan da n latihan kearsipan;
(4) Tiga Pusat dipimpin oleh seorang Kepala yang berada di bawah dan bertanggun g jawab kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia;
(5) Tiap Pusat terdiri dari sebanyak-banyaknya 5 (lima) bidang, dan tiap Bidang terd iri dari
sebanyakbanyaknya 3 (tiga) Sub Bidang, yang susunan dan tugasnya diatur lebi h lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia setelah terlebih dahulu b erkonsultasi dengan Menteri Negara Penertiban Aparatur Negara. (dalam
http://wenku.baidu.com/view/805cf9ff04a1b0717fd5ddb7.html).
DAFTAR PUSTAKA
Danfar. 2009. “Definisi/pengertian Efektifitas.” Tersedia dalam http://dansite.wordpress.com/2009/03/28/pengertian-efektifitas/. Diakses 9 Mei 2014. Jam 22.08
Fadillah, Nurul. 2013. “Prinsip-Prinsip Dasar Pengorganisasian Kantor.” Tersedia dalam
http://apakabarnunk.blogspot.com/2013/09/prinsip-prinsip-dasar-pengorganisasian.html. Diakses 9 Mei 2014. Jam 22.20
Langitan,Danie. 2013. “Tujuan Penyelenggara Kearsipan.” Tersedia dalam
http://elsieifayani.blogspot.com/2013/01/tujuan-penyelenggara-kearsipan.html. diakses 10 Mei 2014. Jam 21.34 WIB
Suraja, Yohanes. 2012. “Manajemen Kearsipan.” Tersedia dalam http://yohannes-suraja.blogspot.com/2012/09/manajemen-kearsipan.html. Diakses 9 Mei 2014. Jam 22.38 WIB
Vina. 2012. “Peranan Manajemen dalam Organisasi.” Tersedia dalam
