8
BAB II
KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA MEDAN
A. Sejarah Kantor Kementerian Agama Kota Medan
Pada saat berdirinya Departemen Agama tahun 1946, Sumatera masih merupakan satu Provinsi dengan Gubernur pada waktu itu Mr.Tengku Moch.Hasan. Sejalan dengan itu Gubernur Sumatera mengangkat H.Muchtar Yahya sebagai kepala “Jawatan Agama Sumatera” yang kedudukannya berada di bawah Gubernur. Setelah wilayah Sumatera dibagi menjadi 3 (tiga) Provinsi, yakni Provinsi Sumatera Utara, Sumatera Tengah dan Provinsi Sumatera Selatan, diketiga wilayah Provinsi ini dihunjuklah H.Mukhtar Yahya manjadi koordinator Jawatan-Jawatan Agama yang berkedudukan di Bukit Tinggi. Atas nama Presiden Gubernur Sumatera M.Tengku Moch.Hasan mengangkat Kepala-Kepala Jawatan Agama yang tugas pokoknya mengurus pemerintahan khususnya agama di wilayah masing-masing yakni Teuku Moch.Daud Beureuh di wilayah Provinsi Sumatera Utara, Nazaruddin Thoha di Sumatera Tengah dan K. Azhari di Provinsi Sumatera Selatan.
9
Sumatera Utara yang merupakan gabungan dari daerah Aceh, Sumatera Timur dan Tapanuli pada tahun 1953 Jawatan Agama Sumatera Utara diserahterimakan kepada Tengku Abdul Wahab Silimeun, Jawatan Agama yang awalnya berkedudukan di Bukit Tinggi berpindah ke Kota Raja di Banda Aceh, sedangkan Koordinator untuk Keresidenan Sumatera Utara dipinpin oleh H.M.Bustami Ibrahim.
Pada tahun 1956 struktur pemerintahan berubah lagi, Pemerintahan Provinsi Sumatera Utara yang merupakan gabungan dari keresidenanan Sumatera Timur dan Tapanuli dan berkedudukan di Medan sementara itu akibat faktor politik dan kepentingan nasional Daerah Aceh dijadikan Daerah Istimewa Aceh berkedudukan di Kota Raja Banda Aceh. Oleh karena itu dihunjuklah K.H. Muslich sebagai pemimpin Jawatan Agama Provinsi Sumatera Utara dan pimpinan Jawatan Agama Daerah Istimewa Aceh tetap ditangan Tengku Wahab Silimeun.Sejak saat itulah Jawatan Agama kedua Provinsi ini berdiri sendiri-sendiri dan untuk perkembangan selanjutnya diatur berdasarkan peraturan-peraturan yang ditetapkan Kementerian Pusat. Perlu diketahui situasi keagamaan keresidenan Sumatera Timur dan Tapanuli sebelum digabung menjadi satu jawatan Agama Provinsi Sumatera Utara, bahwa yang menjadi pimpinan Keagamaan Keresidenan Sumatera Timur pada waktu itu dipegang oleh raja-raja yang jumlahnya tidak sedikit dengan wilayah sesuai taklukannya dan perturan yang dibuat sesuai daerah setempat.
10
Partai Masyumi yang mempunyai inisiatif sangat kuat membentuk badan yang akan mengurus soal-soal keagamaan. Ide tersebut diusulkan pada sidang Komite Nasional Indinesia Pusat (KNIP) dan berkat perjuangan Masyumi secara aklamasi usul tersebut diterima oleh anggota KNIP, akhirnya berdirilah Dewan Agama Keresidenan Sumatera Timur yang awal mulanya berada ditingkat Kewedanan Mandailing Tapanuli Selatan.
Sebelum adanya Dewan Agama di daerah Tapanuli, masalah-masalah yang berhubungan dengan agama di tangani oleh KUA bersama Kadhi, merekalah pelaksana tugas berbagai hal yang berhubungan dengan masalah keagamaan seperti pernikahan, perceraian, pengurusan mesjid, ibadah sosial dan lain sebagainya. Dengan kelahiran Dewan Agama di daerah Sumatera Timur dan berakhirnya masa penjajahan masyarakat mendesak agar dibentuk jawatan yang mengurusi masalah agama dan keagamaan.
11
penting dan pokok pembahasan KNIP sebagai lembaga yang berwenang ketika itu dan akhirnya desakan untuk pembentukan Dewan Agama disetujui secara bulat dalam sidang KNIP.
Melihat kondisi di atas, Kota Medan tidak mau berlengah-lengah memanfaatkan kesempatan tersebut, maka pada tahun 1946 berdirilah Kantor Departemen Agama Kota Medan, di tengah hiruk pikuk desakan penggayangan Gerakan 30 S/PKI kala itu. Seorang tokoh KAPPI Sumatera Utara bernama AR. Tarub Daulay mengambil alih sebuah rumah lantai dua di Jalan Bintang yang sebelumnya rumah ini adalah milik seorang dokter cina yang menyelamatkan diri dari hiruk-pikuknya penggayangan G 30 S/PKI karena keterlibatannya dengan Partai terlarang tersebut, ia berusaha melarikan diri.
12
Bertitik tolak atas sejarah Departemen Agama Kota Medan, menurut beberapa sumber sebenarnya pada tahun 1980 sebahagian urusan keagamaan yakni Bagian Urusan Pendidikan telah pindah ke Jalan Sei Batu Gingging No.12 yang pada saat itu merupakan Kantor Wilayah Departemen Agama Propinsi Sumatera Utara, akan tetapi Kepala Kantor Departeneb Agama Kota Medan bersama Seksi lainnya masih tetap berkantor di Jalan Bintang sampai tahun 1984.
Sebagai catatan akhir, secara yuridis pada tahun 1984 dengan dibangunnya Kantor Departemen Agama Wilayah Provinsi Sumatera Utara di Jalan Gatot Subroto dilaksanakanlah serah terima pemakaian dan kepemilikan Kantor oleh pihak Kantor Wilayah Departemen Agama Propinsi Sumatera utara kepada pihak Kantor Departemen Agama Kota Medan dan ditempati hingga saat ini.
Adapun gambaran organisasasi Departemen Agama berdasarkan Keputusan Menteri Agama Nomor 53 Tahun 1971 (Tentang Pembentukan Perwakilan Departemen Agama Provinsi dan Kantor Depatemen Agama Kabupaten dan Inspektoran Perwakilan), susunan kedudukan Departemen Agama adalah sebagai berikut:
1. Perwakilan Departemen Agama Provinsi. 2. Perwakilan Departemen Agama Kabupaten. 3. Kantor Urusan Agama Kecamatan.
13
Pada Tahun 2002 Menteri Agama memutuskan bahwa Kantor Departemen Agama Kota Medan termasuk pada Typologi I.J. dengan Susunan Organisasi dan tata kerja Kementerian Agama Medan seperti di bawah :
1. Struktur Typologi Departemen Agama Medan Provisi Sumatera Utara. 2. Bagian Tata Usaha.
3. Bidang Urusan Agama Islam.
4. Bidang Penyelenggaraan Haji, Zakat dan Wakaf.
5. Bidang Madrasah dan Pendidikan Agama Islam pada Sekolah Umum. 6. Bidang pendidikan keagamaan, Pondok Pesantren, pendidikan Agama
Islam pada masyarakat dan pemberdayaan mesjid. 7. Bidang Bimbingan Masyarakat Kristen.
8. Pembimbing Masyarakat Khatolik. 9. Pembimbing Masyarakat Hindu. 10. Pembimbing Masyarakat Budha. 11. Kelompok jabatan fungsional.
B. Struktur Organisasi
14 KEPALA KUA 21 KECAMAT PLT.BIMAS KATOLIK TULOZOMASI HULU,S.Ag NIP.150316270 Penata 12 KEPALA MIN 3 KEPALA MTsN KASI PENMAD Drs.IMPUN SIREGAR,MA NIP.19700608 199603 1 002 Penata Tk.I KASI BIMAS KRISTEN HENDY JOHAN SIMANJUNTAK, M. PDK NIP.19601114 199303 1
001 KASI PAKIS
DRS. H. KASMAN
NIP. Pembina KASI PENY.HAJI &
UMROH H. AHMAD QOSBI
MM NIP.196809121997031 001 PB.ZAKAT & WAKAF BONGGAL RITONGA KASI BIMAS ISLAM
USMAN NIP.196011151984011001 Pembina KEPALA KANTOR H.IWAN ZULHAMI, SH.,M.AP NIP.19600731 1983 03 1 002
KA.SUBBAG TATA USAHA
NEGARA POHAN, SE, MA
NIP. 19720504
199303 1 002
PENJAB HUMAS HADI SAHPUTRA PENJAB ORPEG SAFRIAL ALAM,S.KOM NIP.19780113200 9011003
PENJAB IKN & KEUANGAN MUKHTAR ALI
SIREGAR NIP.19720504 199303 1
002
PENJAB RUMGA ASLEN, MA NIP.1503377005
Penata Tk.I
pengawasan yaitu jumlah orang yang diawasi oleh atasan tertentu.Gambar struktur organisasi Kementerian Agama Medan dapat dilihat di bawah ini.
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Kantor Kementerian Agama Kota
Medan
15
Berdasarkan Keputusan Menteri Agama Nomor: 53 Tahun 1971 Tentang Pembentukan Perwakilan Departemen Agama Propinsi dan Kantor Departemen Agama Kabupaten dan Inspektorat Perwakilan, susunan Departemen Agama adalah sebagai berikut :
I. Perwakilan Departemen Agama Provinsi II. Perwakilan Departemen Agama Kabupaten III. Kantor Urusan Agama Kecamatan
IV. Urusan Pengawasan adalah Inspektorat Perwakilan
Sementara itu sesuai dengan keputusan Menteri Agama No 18 tahun 1975 tentang susunan organisasi dan tata kerja Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara, Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara terdiri dari :
a. Kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi b. Kantor Departemen Agama Kabupaten/Kotamadya c. Kantor Urusan Agama Kecamatan
Pada masa inilah Departemen Agama Kotamadya Medan memasuki masa persiapan untuk berdiri sendiri, yang pada awalnya berkantor di Jalan Bintang hingga tahun 1980, sebelum pindah ke Jalan Sei Batu Gingging yang pada waktu itu merupakan Kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi Sumatera Utara.
- Visi dan Misi Kementerian Agama Kota Medan
16
Visi “Terwujudnya masyarakat agamis, intlektual dan berkualitas menuju
masyarakat Kota Medan yang madani, religius dan bermartabat”.
Misi :
1. Meningkatkan penghayatan moral ke dalam spiritual dinamika keagamaan.
2. Meningkatkan dan memperkokoh kerukunan antar umat beragama. 3. Meningkatkan kualitas pendidikan agama pada madrasah dan sekolah
umum.
4. Meningkatkan pemberdayaan lembaga keagamaan. 5. Meningkatkan kualitas pelayanan haji.
Di samping Visi dan Misi Kode Etik menjadi landasan pokok bagi seluruh pegawai Kantor Kementerian Agama Kota Medan, dengan Ikrar: “ Kami pegawai Kementerian Agama yang beriman dan bertaqwa pada Tuhan ”
1. Menjunjung tinggi kesatuan dan persatuan Bangsa. 2. Menggunakan dan pelayanan kepada Masyarakat. 3. Bekerja dengan jujur, Adil dan Amanah.
4. Melaksanakan tugas dengan disiplin, professional dan inovatif. 5. Kesetiakawanan dan bertanggung jawab atas kesejahteraan korps.
17
“Bangsa yang besar adalah bangsa yang menghargai jasa pahlawan”. Ungkapan demikian rasanya tidaklah terlalu berlebihan kita tempatkan dalam catatan ini untuk mengetahui dan mengenang mereka-mereka yang pernah menjadi peminpin atau sebagai kepala pada Kantor Kementerian Agama Kota Medan.
Dengan pergulirnya waktu dan perjalanan sejarah, Kantor Kementerian Agama Kota Medan mengalami beberapa kali pergantian pejabat, yang masing-masing pejabat memiliki andil mengembangkan serta memajukan Kantor Kementrian Agama Kota Medan, mereka itu adalah :
1. H. ABIR ZUHDI DAULAY
18
2. H.B. MARALUDIN RANGKUTI (MASA BAKTI 1976-1977)
Kepala Kantor Kementrian Agama masa bakti tahun 1976-1977 ini merupakan pejabat kedua yang diamanahkan untuk meminpin Kantor Kementerian Agama Kota Medan (masa itu masih dengan sebutan Departemen Agama) Beliau orang yang sangat keras, berani, tegas dan sangat disiplin. Masa itu beliau telah menjalin hubungan yang harmonis dengan Walikota Medan waktu itu dijabat oleh A.S. Rangkuti. Walaupun dari segi waktu kepemimpinan beliau relative singkat namun lembaga Departemen Agama cukup maju dan harum di tengah masyarakat saat itu.
3. DRS. H.A. MANAF IBRAHIM (MASA BAKTI 1977-1978)
Aktifis PSII (Partai Serikat Islam Indonesia) berasal dari Kementerian Agama RI, Jakarta) Beliau adalah pejabat karateker masa itu, meneruskan kebijakan pinpinan terdahulu, Drs. H.A. Manaf Ibrahim dikenal cukup idealis, disiplin, tegas dan sangat sederhana dan bersahaja. Dalam kesederhanaan beliau hingga pensiun konon ceritanya belum memiliki rumah tinggal. Sebagai karateker tak terlalu banyak yang bisa beliau perbuat untuk kemajuan baru Kementerian Agama Kota Medan masa itu.
4. DRS. HAMZAH HARAHAP, SH. (MASA BAKTI 1978-1980)
19
Kementrian Agama Kota Medan. Menurut beberapa sumber imformasi beliau memimpin dengan sangat keras, merasa super dan tahu segalanya karena berasal dari pusat (Jakarta), membuat kekurang kondusifan dalam intern Kementerian Agama Kota Medan masa itu. Hubungan dengan Pemerintah Daerahpun kurang terjalin dengan baik, di intern kantor sendiri beliau pernah dipukul oleh bawahannya disebabkan sifat kepemimpinannya.
5. DRS. H. NUKMAN DASOPANG (MASA BAKTI 1980-1983)
Pada masa Drs. H. Nukman Dasopang menjadi kepala Kantor Kementerian Agama Kota Medan Tahun 1978-1980, selalu berusaha membuat kesibukan para pegawai adalah type kepemimpinan beliau, mulai dari mengkonsep surat, tata persuratan Departemen Agama serta pengarsipan adalah sesuatu yang dikenang dari beliau. Beliau menginginkan agar seluruh pegawai memahami administrasi perkantoran dan tata persuratan, karena hal tersebut membuat para pegawai selalu memiliki kesibukan.
6. DRS. H. ZULKARNAEN DAULAY (MASA BAKTI -1983-1986)
20
Kota Medan, beliau dikenal dekat dengan para ulama dan tokoh agama kota Medan di masa itu.
7. DRS. H. A. MUIN ISMA NASUTION (MASA BAKTI 1986-1990)
Al-washliyah adalah organisasi keagamaan yang digelutinya. Sebagai seorang Aktifis dan Pengurus organisasi Al-Washliyah beliau berusaha menerapkan ilmu dan pengalaman ber organisasi pada lingkungan Kantor Kementerian Agama Kota Medan yang ia pinpin. Ia mulai dengan menerapkan disiplin masuk/ apel bagi pegawai. Sebagaimana kebijakan peminpin terdahulu, Drs. H.A. Muin Isma Nasution menerapkan sistem birokrasi dan administrasi perkantoran yang lebih baik, pengarsipan pun menjadi perhatiannya, sebagai pengurus organisasi Keagamaan ia berusaha menghimpun ulama ulama medan dan dikenal beliau dekat dengan ulama. Ia dibantu oleh Sairun Siregar sebagai KTU dan Bendahara Bahrum Hasibuan.
8. DRS. H. NURDIN NASUTION (MASA BAKTI 1990-1994)
21
Sebagai seorang aktifis organisasi, beliau menjalin kerjasama dengan organisasi organisasi kemasyarakatan terutama dengan Nahdhatul Ulama, ia peminpin Kementerian Agama Kota Medan cukup sukses dan namanya makin harum di tengah masyarakat Kota Medan. Belia dibantu oleh H.Ali Mulkan Siregar sebagai KTU serta Bahrum Hasibuan menjadi Bendahara Kantor.
9. DRS. H. AHMAD IDRIS SIREGAR (MASA BAKTI 1994-1999)
Drs. H. Ahmad Idris Siregar adalah Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Medan masa bakti tahun 1994-1999. Ia adalah sosok yang idealis dan hoby olah raga. Beliau telah berjasa dengan mendirikan Kopda (Koperasi Departemen Agama) masa itu. Ia sering mengadakan rotasi pegawai, pejabat di seluruh lini Kementerian Agama Kota Medan. Karena sifatnya yang idealis, beliau kurang disenangi oleh para Pemimpin SKPD/ Pemerintah Kota Medan. Pemerintah Kementerian Agama yang sentralistik / Intansi Vertikal membuatnya tidak begitu mau tunduk dan menjalin Kerjasama dengan pemerintah Kota Medan. Ia dibantu oleh Drs. H Maulana Siregar sebagai KTU dan H. Murat Siregar sebagai Bendahara.
10.H. SYAHRIAL , AMS. SH, M.Hum (MASA BAKTI 1999-2001)
22
dekat dengan Tokoh Masyarakat, tokoh Agama , bahkan para Preman Kota Medan. Beliau memimpin dengan gaya preman namun terarah, orangnya cukup tegas, tanggap akan masalah, serta cepat dalam bertindak dan terarah mengambil keputusan, tidak ada masalah yang tidak bisa ia selesaikan, tidak ada perkara yang tidak dapat ia tuntaskan, orang
yang dengan type kepemimpinan yang agak keras/ kasar juga dikenal kalau beliau seorang yang toleran terhadap para bawahannya. Untuk mensukseskan kepemimpinannya ia mempercayakan Drs. H. Arifin Harahap menjadi KTU, dengan didampingi Bahrum Hasibuan sebagai Bendahara.
11.DRS. H.M. ADLIN DAMANIK (MASA BAKTI 2001-2007)
23
dikenal cukup tegas, selogan “staf yang agak bandel tapi pintar lebih ia sukai dari pada staf yang rajin tapi bodoh” mendorong para staf untuk membenahi diri masing-masing. Beliau Dibantu KTU Ibu Dahliana Hrp. Dan Bapak H. Syafii S. MA, Bendahara Hasanuddin Batu Bara.
12. DRS. H. ABD. RAHIM, M. Hum (MASA BAKTI 2007-2011)
24
Agama Wilayah Sumatera Utara. Beliau didampingi KTU Bapak H. Syafii S. MA dan H. Al Ahyu, MA, serta Bendahara: Abdurrahim Tanjung.
13. H. IWAN ZULHAMI, SH., M.AP
25
Kota Medan ini guna bahan sejarah di masa akan datang, selain itu untuk mendukung program Walikota Medan “Hari ini lebih baik dari hari kemarin dan hari esok lebih cerah dari hari ini”, dengan melakukan motto Kemenag Medan “Ramah dalam pelayanan, Tepat waktu dalam urusan, Profesional dalam tugas, dan Ikhlas dalam berbuat.
C. Job Description
1. Sekretaris Pimpinan
Denni Arifin Dongoran ,SE menjabat sebagai sekretaris pimpinan.Adapun tugas dari sekretaris pimpinan adalah:
1. Mencatat Undangan dari Instansi lain untuk Kepala Kantor. 2. Mencatat Surat dari Instansi Lain untuk Kepala Kantor.
3. Meneruskan Undangan yang sudah di Disposisi Oleh Kepala Kantor ke Unit Pelaksana.
4. Meneruskan Surat yang sudah di Disposisi Oleh Kepala Kantor ke Unit Pelaksana.
5. Mengagendakan Jadwal Kepala Kantor.
6. Menerima Surat yang akan ditanda Tangani Kepala Kantor. 7. Memeriksa Surat yang akan ditanda Tangani Oleh Kepala Kantor. 8. Mendistribusikan Surat yang sudah ditanda Tangani Oleh Kepala
26
9. Menerima dan Mengagendakan Tamu yang akan Beraudensi dengan Kepala Kantor.
10. Mempersiapkan dan Membawa Bahan-bahan Keperluan Kepala Kantor dalam Acara Rapat Koordinasi Lintas Instansi.
11. Mengarsipkan Undangan dan Surat Untuk Kepala Kantor. 12. Mengarsipkan Jadwal Kepala Kantor.
13. Membuat Absensi Kepala Kantor. 14. Menyiapkan Buku Tamu Kepala Kantor
2. Penyusun Bahan Kerumahtanggaan
Aslen,S.Th.I menjabat sebagai penyusun bahan kerumahtanggaan.Adapun tugas dari penyusun bahan kerumahtanggaan adalah:
1. Menyusun Rencana dan Program Kerja Bagian Umum.
2. Menghimpun dan Mengkaji Peraturan-peraturan di Bidang Kerumahtanggaan.
3. Menyusun Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP)
4. Menyusun Laporan Kebutuhan Perawatan dan Pengadaan Sarana dan Prasarana Gedung.
5. Mengkoordinir Perawatan dan Pemeliharaan Instalasi Listrik.
6. Mengkoordinir Perawatan dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Gedung.
27
8. Mengkoordinir dan Melaksanakan Penghapusan Barang Milik Negara (BMN).
9. Mengkoordinir Penyimpanan Dokumen Aset dan Barang Milik Negara (BMN).
10. Melaksanakan Pembinaan Barang Milik Negara (BMN) yang tertuang dalam DIPA.
11. Menyusun dan Mendata Kebutuhan ATK pada setiap Ruangan Seksi. 12. Mengkoordinir Pendistribusian ATK Keseluruh Ruangan.
13. Memeriksa dan Memperbaiki Fasilitas Kantor yang Rusak.
14. Melakukan Pertemuan dalam Rangka Evaluasi Pelaksanaan Tugas Satuan Keamanan dan Kebersihan..
15. Mengkoordinir Penataan Parkir Kantor.
16. Mengkoor Kebersihan dan Keindahan Seluruh Ruangan Kantor. 17. Mengkoordinir Keamanan dan Ketertiban Seluruh Ruangan Kantor. 18. Memeriksa Penyeragaman Konsep Surat Statuter dan Non Statuter
Berdasarkan PMA No. 16 Tahun 2006 dan Permenpan RB RI Nomor 80 Tahun 2012 Tentang Pedoman Naskah Dinas Istansi Pemerintah. 19. Mengkonsep Do’a Pimpinan pada Acara Lintas Instansi Pemerintah. 20. Mewakili Pimpinan Membawa Do’a dalam Acara Keprotokolan Pada
Pemerintah Kota Medan.
28
Erwinsyah Putra Batubara,SE menjabat sebagai pengelola BMN.Adapun tugas dari pengelola BMN adalah:
1. Melaksanakan Pencatatan Aset / Barang Milik Negara dan setiap ada kegiatan Pengadaan Barang dan Jasa setelah adanya penyerahan / laporan dari KPA dan telah adanya SP2D dan SPM dilakukan Pencatatan / Pengimputan Kedalam Aplikasi SIMAK BMN.
2. Mendata dan Membuat Daftar Barang Ruangan (DBR) Pada Setiap Ruangan Kantor yang berlaku selama 1 Tahun.
3. Melakukan Pendataan dan Pengecekan BMN Pada Setiap Ruangan Kantor.
4. Membuat Label BMN dan Penomoran (Barcod) Pada Setiap Ruangan Kantor.
5. Membuat Surat dan Berita Acara yang berkaitan dengan Barang Milik Negara (BMN).
6. Melakukan Rekonsiliasi Internal Antara Operator SIMAK BMN dengan Operator SAKPA.
7. Melakukan Rekonsiliasi Data Aplikasi SIMAK BMN dengan KPKNL Medan Pada Setiap Semester.
8. Melakukan Rekonsiliasi Data Aplikasi SIMAK BMN dengan Kanwil Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara di Medan Pada Setiap Semester.
29
10. Mencatat / Merekam Barang Persediaan ke Dalam Aplikasi Persediaan.
11. Membuat Konsep Surat Keluar.
12. Melaksankan Pengetikan Surat Keluar.
13. Membuat Data Kendaraan Dinas Roda 2 (Dua) dan Roda 4 (Empat). 14. Melakukan Penistribusian ATK Ke Seluruh Ruangan Kantor sesuai
kebetuhan.
15. Memeliharakan Arsip Dokumen Kepemilikan Kendaraan Dinas Roda 2 dan Roda 4 Milik Kantor Kementerian Agama Kota Medan.
16. Melakukan Pengurusan Perpanjangan Pajak Kendaraan Dinas Roda 2 (Dua) & Roda 4 (Empat) Milik Kantor Kementerian Agama Kota Medan Ke Kantor SAMSAT.
17. Pembuatan Laporan Neraca (SIMAK BMN) dan dilaporkan setiap akhir bulan ke subagian Keuangan.
18. Pembuatan Kartu Identitas Barang (KIB) Gedung/Bangunan dan Alat Angkutan (Kendaraan Dinas).
19. Pemberian Nomor Urut Pendaftaran (NUP) BMN. 20. Melakukan Ofname Fisik Barang Setiap Triwulan.
4. Pengelola Administrasi dan Dokumentasi
30
1. Membuat Penomoran dan Membubuhkan Stempel Pada Surat-Surat Keluar : Surat Tugas, Rekomendasi. Undangan Rapat, Pensiun, dan Surat Keluar Lainnya.
2. Membuat Penomoran dan Membubuhkan Stempel Pada Kenaikan Gaji Berkala (KGB).
3. Membuat Penomoran dan pada SK-SK sekaligus Membubuhkan Stempel : pada SK GTT, SK Izin Operasional.
4. Melakukan Pengarsipan pada Surat-Surat Keluar yang sudah diproses ke Dalam Filing.
5. Melakukan Pengarsipan pada Kenaikan Gaji Berkala (KBG) yang sudah diproses kedalam Filing.
6. Mengarsipkan SK-SK yang sudah diproses ke dalam Filing.
7. Melakukan Pengarsipan Kartu Identitas Barang (KIB) Bangunan Kantor Kemenag Kota Medan dan Gedung KUA Kecamatan.
8. Memeriksa Surat-surat / Berkas-berkas yang sudah ditanda tangani Kepala Kantor dan sudah di disposisi serta mendistribusikannya. 9. Menyusun dan Menyiapkan Nama-nama Petugas / Daftar petugas
pada Apel Pagi setiap senin, setiap tanggal 17 dan Hari-hari Besar. 10. Mendistribusikan ke masing-masing petugas Daftar Petugas Apel Pagi
setiap senin, setiap tanggal 17 dan Hari-hari Besar Nasional.
31
12. Menyiapkan kelengkapan Apel Pagi setiap senin, Upacara setiap tanggal 17 dan Upacara Hari Besar Nasional.
13. Menditribusikan surat tugas kepada petugas pada upacara hari Kesadaran Nasional (setiap tanggal 17) dan juga hari Besar Nasional. 14. Mengarsipkan Surat Tugas untuk Upacara Hari Kesadaran Nasional
(tanggal 17) dan Hari Besar Nasional.
15. Menerima surat dari Lintas Instansi mengenai kegiatan Hari-hari Besar Nasional yang sudah ditanda tangani / Paraf oleh Kepala
5. Pengelola Barang Persediaan
Syafrini Rahmayani,SE menjabat sebagai pengelola barang persediaan.Adapun tugas dari pengelola barang persediaan adalah:
1. Mendata Kebutuhan ATK Pada Setiap Ruangan Seksi.
2. Mengkordinir Pendistribusian ATK Keseluruh Ruangan Unit Sekretariat.
3. Mendistribusikan ATK (Barang Persedian) dan Barang Inventaris Kantor Ke Unit Sekretariat serta Membukukannya.
4. Menyimpan Kebutuhan Perlengkapan Kantor. 5. Mengarsipkan Dokumen Barang Persediaan.
32
7. Mengarsipkan Surat Keluar Pernyataan Persetujuan Pindah Tugas, Surat Cuti, Izin Operasional, Piagam yang sudah diproses dan Memasukan Kedalam Filing.
8. Melakukan Penomoran Surat Pernyataan Melaksankan Tugas dan Membubuhi CAP Stempel.
9. Mengarsipkan Surat Pemja Pemtu..
10. Melakukan Penomoran Surat Keluar SK-SK Tentang Kepanitiaan / SK-SK Pangkat ke semua seksi.
11. Mengarsipkan SK-SK Tentang Kepanitiaan dan SK-SK Pangkat. 12. Menggandakan Surat-surat / Berkas.
13. Membubuhi CAP Stempel pada Piagam Izin Operasional dari Seksi Pakis.
14. Penomoran Surat Keluar untuk Pelantikan dan dibubuhi CAP Stempel.
15. Mengarsipkan Surat Keluar Pelantikan. 16. Penomoran Surat Keluar Usul Naik Pangkat. 17. Mengarsipkan Surat Usul Pangkat.
6. Pengelola Bagian Umum
Zainab,BA menjabat sebagai pengelola bagian umum.Adapun tugas dari pengelola bagian umum adalah:
33
3. Mengagendakan Surat Masuk ke Dalam Lembaran Disposisi.
4. Memasukkan Surat dari Seksi yang akan diparaf atau ditanda Tangani oleh Ka. Subbag Tata Usaha..
5. Menyusun Arsip Kartu Kendali Kedalam File.
6. Menyiapkan Pelegesan SK-SK dan Penomoran / Membubuhi Stempel.
7. Membawa Usul Pensiun / Pangkat yang ditanda Tangani Oleh Kepala Kantor.
8. Menerima dan Mengirim Surat Via Fax.
D. Jaringan Usaha/Kegiatan
Kantor Kementerian Agama Kota Medan menyelenggarakan kegiatan : 1) Teknis Pengadaan Barang dan Jasa
2) Pembinaan Penghapusan
3) Pembinaan Laporan Keuangan dan BMN
E. Kinerja Usaha Terkini
34
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan yang akan dijalankan oleh Kantor Kementerian Agama Kota Medan adalah :
Subbagian Tata Usaha :
a) Pembinaan Penyusunan rencana kerja dilingkungan kantor kementerian agama kota medan
