6 BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Setiap kegiatan administrasi yang dilaksanakan akan menghasilkan suatu arsip, dengan terus berlangsungnya kegiatan administrasi maka volume arsip pada suatu organisasi semakin hari akan semakin bertambah. Dengan bertambahnya arsip, jika tidak dikendalikan maka arsip itu tidak akan mempunyai nilai guna, sehingga hanya merupakan tumpukan kertas yang tidak ada manfaatnya dan tidak dapat memberikan informasi dengan cepat jika sewaktu-waktu diperlukan. Dengan demikian diperlukan berbagai usaha pengaturan volume arsip. Penyusutan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna merupakan salah satu usaha mengendalikan arsip. Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari berbagai
permasalahan yang akan ditimbulkan, seperti permasalahan yang berkenaan dengan penyediaan anggaran, ruangan, tenaga serta perlengkapannya.
Arsip mempunyai nilai dan peran penting karena arsip merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia, sehingga dalam rangka usaha untuk meningkatkan daya guna dan tepat guna administrasi aparatur Negara, telah ditetapkan Undang-Undang No 43 Tahun 2009 Tentang Ketentuan Pokok Kearsipan. Bahwa dalam menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan negara dan khususnya pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu sistem
penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu (Pasal 1 Undang-undang No 43 Tahun 2009). Arsip sebagai pusat ingatan dan
sebagai sumber informasi tertulis harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif. Oleh karena itu suatu kantor dalam
mengelola kearsipannya
harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai
dengan keadaan organisasinya
dalam mencapai tujuannya.
7
Dinas Kebersihan Kota Medan adalah unsur pelaksana Pemerintah Kota Medan dalam bidang kebersihan yang dipimpin oleh seorang kepala dinas yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Daerah melalui Sekretaris Daerah. Dinas Kebersihan mempunyai tugas melaksanakan sebagian urusan kebersihan dan keindahan Kota Medan. Untuk mendukung terlaksanakan tugas dan fungsinya
Oleh karena itu Dinas kebersihan juga melakukan pengelolaan arsip sebagi bukti dan rekaman dari kegiatan mulai dari kegiatan terdepan sampai pada kegiatan pengambilan keputusan mengingat tugas yang dilakukan Dinas kebersihan yaitu melaksanakan kebijakan teknis di bidang kebersihan kota medan , menyelenggarakan dan mengawasi bidang kebersihan Kota Medan.
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai alasan dan berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan
prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.
Dalam hal ini unit kersipan harus senantiasa siap untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah administrasi, pada umumnya dan dalam manajemen kearsipan khususnya. Disamping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan dengan sebaik-baiknya. Pengolahan arsip secara baik dapat menunjang kegiatan administrasi agar lebih lancar, tetapi hal ini juga yang sering kali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta.
Oleh karena itu agar arsip dapat memberikan informasi secara maksimal, maka diperlukan pengelolaan kearsipan yang baik dan teratur. Sehingga akan membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengambil keputusan, selain itu juga dapat menghemat waktu, tenaga, fikiran dan biaya. Dengan demikian pengelolaan kearsipan dikantor harus ditingkatkan guna menunjang peningkatan
8
produktivitas dan efisiensi kerja kantor. Berdasarkan uraian-uraian diatas maka penulis tertarik untuk mempelajari pola pengelolaan arsip di Di Dinas Kebersihan Kota Medan. Berdasarkan uraian di atas, penulis memilih judul Pola Pengelolaan Arsip Pada Dinas Kebersihan Kota Medan.
1.2 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan yang ingin dicapai penulis dalam penulisan kertas karya ini adalah:
1) Untuk mengetahui Pola pengelolaan arsip Pada Dinas Kebersihan Kota Medan.
2) Untuk mengetahui pemeliharaan dan pemusnahan arsip Pada Dinas Kebersihan Kota Medan.
3) Untuk mengetahui lebih mendalam tentang pengelolaan arsip sebagai sumber informasi.
1.3 Ruang Lingkup
Untuk mempermudah pemahaman dan penuliasan pada kertas karya ini, maka penulis memberikan batasan dalam pengerjaan kertas karya ini, yaitu meliputi : Pola pengelolaan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan dan pemusnahan arsip.
1.4 Manfaat Penulisan
Adapun manfaat yang diperoleh dari penulisan ini adalah : 1. Bagi Instansi
a) Sebagai bahan pertimbangan yang mungkin berguna untuk
mendukung kelancaran kegiatan-kegiatan instansi khususnya dibidang kearsipan.
b) Sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan kearsipan Dinas Kebersihan Kota Medan sesuai dengan hasil dan analisa penulis serta bahan untuk kepentingan Tugas Akhir ini.
9 2. Bagi penulis
Menambah dan memperluas pengetahuan penulis di bidang kearsipan dalam bentuk nyata, sehingga dapat dijadikan perbandingan antara teori dan praktek
1.5 Metode Pengumpulan Data
Metode Penulisan Kertas Karya merupakan cara untuk memperoleh data maupun informasi yang dibutuhkan. Pada dasarnya penulis dalam penulisan kertas karya ini menggunakan dua metode yaitu :
1. Penelitian kepustakaan ( Library Research )
Data diperoleh dengan menggunakan bahan bacaan yang ada kaitanya dengan judul penulisan kertas karya ini yang bersifat teoritis. Misalnya melalui buku-buku, literatur dan sumber-sumber lain yang berhubungan dengan penulisan kertas karya ini sebagai pedoman untuk penyusunan
kertas karya ini.
2. Penelitian Lapangan ( Field Research )
Yaitu usaha mengumpulkan data melalui pengamatan secara langsung ke Dinas Kebersihan Kota Medan untuk mendapatkan informasi yang sesuai dengan topik yang akan dibahas.
