PERUNDINGAN
Perundingan merupakan satu proses yang dilakukan untuk mencapai kata sepakat untuk menyelesaikan konflik atau menerima dan menolak sesuatu perkara yang melibatkan dua pihak atau lebih. Menurut Caplan (1970), perundingan melibatkan ciri kesukarelaan, dan perhubungan yang wujud antara dua professional itu tidak melibatkan perhubungan berhierarki. Biasanya professional yang terlibat adalah berasal dari bidang yang berbeza, seperti doktor, peguam, guru, pegawai polis, pegawai kebajikan. Di samping itu, perundingan bermatlamat untuk memperbaiki tugas yang dijalankan dan memperkembangkan kemahiran sehingga ianya mampu menyelesaikan masalah yang serupa secara tersendiri pada masa hadapan.
Dalam tugasan ini, kami juga melakukan perundingan dengan pihak yang terlibat iaitu pemilik Rachma Enterprise. Perbincangan awal yang dilakukan adalah pada masa kami memilih perniagaan ini sebagai subjek kepada tugasan ini. Pada peringkat awal, setiap ahli kumpulan telah berbincang berkaitan pemilihan perniagaan untuk tugasan ini. Kami telah menyenaraikan setiap idea-idea dari ahli kumpulan dan maklumat mula dikumpul. Setiap satu kedai yang tersenarai diberikan rasional mengapa ia dipilih. Di akhir perbincangan, setiap ahli kumpulan bersetuju untuk memilih Rachma Enterprise sebagai subjek tugasan.
Dua fasa perundingan dilakukan oleh kumpulan kami dengan pihak Rachma Enterprise iaitu di peringkat permulaan dan pada peringkat menyatakan cadangan penambahbaikan terhadap perniagaan Rachma. Proses perundingan adalah seperti berikut :
1) Proses Pertama – Persediaan
Di peringkat persediaan, kami melakukan perbincangan antara ahli terlebih dahulu tentang isu-isu yang akan diutarakan kepada pemilik syarikat. Setiap isu-isu diteliti satu persatu terlebih dahulu samada ia akan dipersetujui atau tidak untuk dirundingkan. Setiap isu yang dicadangkan berdasarkan apa yang dapat kami lakukan dan kemungkinan pemilik tersebut dapat lakukan. Antara soalan-soalan berkaitan dengan perundingan di peringkat ini adalah :
i) Berapa lamakah perniagaan tuan/puan ditubuhkan? ii) Apakah servis yang ditawarkan?
iii) Berapa ramai pekerja di yang terlibat? iv) Bagaimana pengagihan tugas dijalankan? v) Anggaran helai baju yang dijahit sebulan.
vi) Bagaimanakah perekodan keluar masuk bahan mentah dibuat? vii) Bagaimanakah pendapatan dari servis tersebut direkodkan?
Sebelum perundingan dilakukan, kami juga mengenalpasti setiap kemungkinan yang bakal berlaku sekiranya terdapat konflik. Kebanyakan perniagaan tidak terbuka berkaitan dengan hal-hal rekod urusniaga yang dilakukan. Oleh itu, sebagai langkah awal, kami menyediakan alasan-alasan yang munasabah untuk berunding dengan pemilik supaya dibenarkan untuk melihat rekod-rekod tersebut.
Selain itu, kami juga menyusun taktik bagaimana untuk melakukan perundingan supaya perniagaan ini memberikan keizinan untuk kami melakukan tugasan berkaitan perniagaan tersebut. Taktik memujuk adalah salah satu daripada taktik yang dirancangkan selain taktik mesra dan merendah diri dengan pemilik perniagaan tersebut. Ini bagi memberikan keselesaan kepada pemilik untuk meneruskan bekerjasama dengan kami.
2) Proses kedua – Pengenalan
Proses perundingan yang kedua adalah peringkat pengenalan antara ahli kumpulan kami dan pemilik perniagaan tersebut. Kami telah membuat temujanji dengan pemilik perniagaan melalui panggilan telefon terlebih dahulu. Ini bagi memberikan persediaan kepada pihak tersebut untuk menerima kehadiran. Melaui panggilan telefon tersebut, kami telah memberikan pengenalan awal tentang tujuan kami untuk bertemu pemilik perniagaan tersebut.
Setelah temujanji dibuat, perundingan telah dibuat antara pihak kami dan pemilik perniagaan tersebut. Pada peringkat ini, kami memperkenalkan setiap anggota kumpulan dan tujuan kami mengadakan temujanji tersebut. Dalam perbincangan tersebut, nada suara yang digunakan adalah lebih kepada kooperatif iaitu bekerjasama. Ini adalah untuk memberikan ruang kemesraan antara kedua-dua pihak supaya perbincangan ini mendapat persetujuan bersama.
Melalui perundingan tersebut, kami telah mendapat kebenaran dari pemilik kedai untuk menjadikan perniagaan Rachma Enterprise sebagai subjek dalam tugasan kami. Kami telah menetapkan tarikh dan masa untuk melakukan perbincangan kedua berkaitan dengan maklumat-maklumat dari perniagaan tersebut. Maklumat tersebut akan diperolehi melalui soalan yang telah dirangka di peringkat persediaan.
Hasil dari perundingan pertama dengan Puan Seni iaitu pemilik Rachma Enterprise, perundingan tersebut berjalan dengan lancan. Puan Seni memberikan kerjasama yang baik dan tiada isu yang berbangkit.
3) Proses ketiga – Permulaan
Perbincangan kedua dijalankan untuk memperolehi maklumat berkaitan dengan perniagaan Rachma Enterprise. Perbincangan ini adalah mengikut perancangan yang telah dibuat di peringkat persediaan iaitu menanyakan setiap soalan yang disediakan. Persoalan adalah merangkumi setiap sudut perniagaan tersebut daripada profil perniagaan, bahagian pemasaran, kewangan perniagan, bahagian pengeluaran sumber manusia sehinggalah beberapa soalan berkaitan pasaran dan persaingan.
Setiap maklumat yang diperolehi dari Rachma Enterprise ini akan dianalisis untuk dibuat laporan dan merangka penambahbaikan. Untuk penambahbaikan yang akan dilakukan, kami telah mendapat keizinan dari Puan Seni sendiri. Beliau memberikan sepenuh kepercayaan untuk kami.
4) Proses keempat – Intensifikasi
Di fasa ini, perundingan kedua telah dibuat dengan Puan Seni untuk penambahbaikan. Setelah perbincangan dengan ahli kumpulan dibuat, persetujuan dicapai. Puan Seni juga telah bersetuju dengan cadangan tersebut setelah beberapa cadangan kami ditolak pada peringkat awal perundingan. Penambahbaikan akan dilakukan pada bahagian pemasaran. Ini kerana, walaupun perniagaan ini sudah lama bertapak di kawasan Tanjung Malim, namun ia dilihat kurang mendapat sambutan dari pelajar-pelajar Universiti Pendidikan Sultan Idris. Ini disebabkan oleh kedudukan perniagaan ini yang tidak strategik. Oleh itu, beberapa penambahbaikan telah dirancang.
Antara perkara yang akan dijalankan adalah dengan membina laman niaga melalui Facebook. Ia dibina untuk tujuan promosi dan kami telah menambah dan menjemput rakan-rakan dari kalangan pelajar UPSI supaya turut sama mengikuti Facebook Rachma Enterprise. Selain itu, banting dan risalah juga akan dibuat. Banting akan digantung di hadapan kedai bagi membantu pelanggan untuk melihat kedai tersebut. Risalah pula akan diedarkan di kawasan kampus Universiti Pendidikan Sultan Idris untuk memperkenalkan perniagaan Rachma kepada pelajar-pelajar baru. 5) Proses kelima – Penutup
Bagi proses terakhir iaitu penutup, kami telah menunjukkan kepada Puan Seni risalah, banting serta Facebook yang dibina untuk mendapat ulasan beliau. Hasil dari perbincangan tersebut, Puan Seni berpuas hati dan berterima kasih kepada kami kerana membantu beliau dari segi pemasaran. Setelah itu, risalah telah diedarkan kepada pelajar UPSI dan banting telah digantungkan dihadapan kedai beliau.
PERLAKSANAAN AKTIVITI
Beberapa aktiviti telah dijalankan bagi menambahbaik bahagian pemasaran perniagaan Rachma Enterprise. Antaranya adalah membina laman Facebook, membuat banting dan mengedarkan risalah. Cadangan-cadangan ini telah dipersetujui oleh Puan Seni selaku pemilik perniagaan ini. Ini hasil dari perbincangan dan perundingan kumpulan kami dengan beliau selepas perancangan penambahbaikan dibuat.
Laman Facebook yang dibina oleh kami telah mendapat pengikut melebihi 200 orang dan rata-rata pengikut tersebut adalah daripada pelajar Universiti Pendidikan Sultan Idris. Objektif kami juga adalah untuk mengumpul dan memperkenalkan perniagaan Rachma ini kepada pelajar-pelajar kerana biarpun Rachma sendiri telah mempunyai ramai pelanggan, namun begitu kebanyakkan pelanggan Puan Seni adalah dari golongan pelajar. Kami menggunakan inisiatif Facebook kerana pada masa sekarang Facebook adalah satu saluran media yang paling cepat untuk menyampaikan maklumat.
Selain itu, kami juga telah mengedarkan mencetak lebih 100 keping risalah untuk diedarkan kepada pelajar UPSI. Kami telah mengedarkan risalah ini di Kampus Baru (Proton City), Pintu Timur dan beberapa kolej dan kediaman luar kampus. Ini adalah cara paling pantas untuk memberikan pengenalan dan seterusnya memberikan penerangan tentang perniagaan Rachma ini.
Banting juga dibuat untuk memudahkan pelanggan mengenal pasti perniagaan tersebut. Banting digantung dihadapan kedai Rachma. Respon dari kebanyakan pelanggan, mereka menyatakan bahawa satu kelemahan perniagaan ini adalah kedudukan lokasi kedai yang agak kurang menyerlah dan terlindung. Oleh itu, satu usaha yang dapat kami lakukan adalah dengan membuat banting dan menggantungkan di hadapan kedai Rachma.
Beberapa cadangan kami telah ditolak oleh Puan Seni, antaranya ialah membuat tag untuk setiap baju. Menurut Puan Seni, tag tersebut akan merumitkan proses jahitan kerana pelanggan kebanyakan memberikan masa-masa tertentu untuk menyiapkan tempahan. Tag tersebut akan melambatkan proses jahitan. Selain itu, cadangan untuk mengadakan booth-booth jualan di carnival jualan sekitar UPSI juga ditolak memandangkan beliau kekurangan kakitangan untuk menyiapkan tempahan.
REFLEKSI
Hasil dari tugasan ini, banyak perkara-perkara yang dipelajari terutamanya dalam melakukan perundingan dengan pihak kedua dan ketiga. Pengalaman melalui tugasan ini juga boleh membantu kami dalam menempuhi alam pekerjaan kelak. Kami juga mengetahui cara-cara untuk mencapai persetujuan dengan pihak Rachma Enterprise melalui perundingan yang dibuat. Melalui proses perundingan ini, setiap perundingan yang dibuat akan mencapai kata sepakat dan tidak akan berlaku konflik antara pihak-pihak yang berunding.
Untuk mencapai perundingan yang baik, perlulah mengikut proses perundingan yang betul. Persediaan perlua dilakukan sebelum memulakan perundingan. Apa yang kami belajar dari perundingan ini adalah persediaan sebelum membuat perundingan dengan pihak Rachma. Di peringkat ini, perbincangan antara ahli kumpulan telah membantu proses perundingan. Idea dan cadangan yang diberikan oleh setiap ahli telah membantu tugasan ini. Kerjasama adalah paling penting bagi menjalankan tugasan ini.
Selain itu, kerjasama dari Puan Seni juga telah banyak membantu kumpulan kami untuk menyiapkan tugasan pada waktu yang dijanjikan. Ini juga adalah kerana proses perundingan yang dijalankan telah mendapat persetujuan awal dari kedua-dua pihak. Ini bagi mengelakkan berlakuk konflik sekiranya apa yang dipersetujui tidak dilakukan di proses penutup.
Kami berharap supaya tugasan ini diteruskan lagi pada semester akan datang. Perundingan Keusahawanan telah memberikan banyak pengalaman dan pengajaran serta mengajar kami bagaimana untuk menjadi seorang perunding yang baik.
