• Tidak ada hasil yang ditemukan

Analisis Sistem Penilaian Kinerja Karyawan di Pt.x

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Membagikan "Analisis Sistem Penilaian Kinerja Karyawan di Pt.x"

Copied!
9
0
0

Teks penuh

(1)

Abstrak²Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui sistem penilaian kinerja karyawan yang saat ini dilakukan di PT. X. Penilaian kinerja di perusahaan ini dikelola oleh dua bagian yang berbeda yaitu departemen HRGA (Human Resource and General Affair) dan Document Control sebagai kepanjangan tangan dari departemen Manufacture. Kedua sistem tersebut dilakukan analisis dari aspek proses penilaian kinerja, metode penilaian kinerja, dan melakukan evaluasi sistem penilaian kinerja berdasarkan syarat-syarat penilaian kinerja agar tercipta suatu sistem yang efektif, efisien dan mencerminkan kinerja aktual perusahaan. Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kualitatif dengan metode kualitatif deskriptif. Metode pengumpulan data menggunakan hasil wawancara dan observasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem penilaian yang dikelola departemen HRGA menunjukkan kinerja karyawan bersifat subyektif berupa keahlian, kompetensi dan sikap, sedangkan sistem penilaian yang dikelola Document Control menunjukkan kinerja karyawan yang bersifat obyektif berupa pemenuhan target.

Kata Kunci²Kinerja, Penilaian Kinerja, Sumber Daya Manusia.

I. PENDAHULUAN

Dalam perekonomian suatu negara, sektor industri memegang peranan yang penting dalam meningkatkan pendapatan Negara dan sektor industri pengolahan memegang perenanan tertinggi. Salah satu sektor industri pengolahan adalah industri manufaktur. Besarnya potensi industri manufaktur yang ada membuat semakin banyak pemain yang masuk ke dalam sektor ini. Hal ini membuat tingkat persaingan dan kompetisi antar perusahaan semakin tinggi dan memaksa setiap perusahaan untuk mampu unggul dalam industri yang ada.

Dalam memenangkan persaingan tersebut, setiap perusahaaan memerlukan keunggulan kompetitif yang kuat.

Salah satu bagian terpenting dalam mencapai keunggulan kompetitif tersebut adalah pengelolaan sumber daya manusia. Sumber daya manusia merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam suatu perusahaan sehingga harus dikelola dengan baik untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi sebagai salah satu fungsi dalam perusahaan yang dikenal dengan manajemen sumber daya manusia (Hariandja, 2002).

Performance management/manajemen kinerja adalah suatu metode yang digunakan untuk mengukur dan meningkatkan efeketivitas seseorang dalam perusahaan (Luecke, 2006, p. xi). Dalam menjalankan manajemen kinerja, diperlukan suatu sistem penilaian kinerja atau Performance

Appraisal yang baik dan tepat untuk dapat menjadi tolak ukur dalam mengetahui produktivitas suatu perusahaan. Penilaian kinerja adalah proses mengevaluasi seberapa baik karyawan melakukan pekerjaan mereka jika dibandingkan dengan seperangkat standar, dan kemudian mengomunikasikan informasi tersebut kepada karyawan.

Salah satu perusahaan yang bersaing di dalam sektor industri di Indonesia adalah PT. X yang bergerak di bidang industri manufaktur dengan hasil produksi berupa sepeda. Salah satu aspek yang dapat membuat PT. X mengungguli kompetitornya adalah sumber daya manusia yang dimiliki. Dalam mengelola sumber daya tersebut, maka diperlukan penilaian kinerja sebagai patokan evaluasi dan motivasi bagi karyawan serta perusahaan.

PT. X telah memiliki sistem penilaian kinerja bagi para karyawannya. Tetapi dalam melakukan penilaian karyawan, ada dua departemen yang melakukan hal tersebut yaitu Departemen HRGA (Human Resource and General Affair) serta Document Control yang merupakan bagian dari departemen Manufacture. Kedua departemen ini memiliki

ANALISIS SISTEM PENILAIAN KINERJA KARYAWAN DI PT.X

Jessica Olga Verby Soesanto dan Sesilya Kempa

Program Manajemen Bisnis, Program Studi Manajemen, Universitas Kristen Petra

Jl. Siwalankerto 121-131, Surabaya

(2)

tujuan yang sama yaitu untuk melakukan penilaian kinerja yang tepat, efektif dan efisien tetapi dengan menggunakan metode penilaian yang berbeda.

Sistem penilaian kinerja yang baik berusaha menyeimbangkan antara bobot subyektivitas dan obyektivitas. Penilaian kinerja yang ada di PT. X baru berjalan sejak tahun 2012. Dalam tahun-tahun sebelumnya, penilaian dilakukan hanya berdasarkan sisi subyektvitas saja. Saat ini, PT. X sedang berusaha melakukan perbaikan sistem penilaian kinerja. Sistem penilaian kinerja yang ada di PT. X terbagi atas tiga bagian yaitu obyektivitas berdasarkan target departemen melalui Evaluasi Hasil Analisa Data (EHAD) yang dikelola oleh Document Control, obyektivitas berdasarkan data absensi personal serta subyektivitas berdasarkan penilaian profil kompetensi yang dibuat oleh atasan dan dikelola oleh Departemen HRGA.

Hal ini menimbulkan suatu pertanyaan yaitu apakah dengan penggunaan dua sistem ini memang membawa dampak positif bagi perusahaan atau sebenarnya dapat dilakukan penyederhanaan menjadi satu sistem yang lebih efektif bagi perusahaan mengingat industri sepeda adalah industri yang sangat unik.

Sebagai perusahaan yang termasuk dalam industi manufaktur dan telah memasuki penjualan global melalui ekspor, departemen produksi (dalam hal ini produksi frame and fork,painting and sticker,assembling) dan departemen sales ekspor (OEM) merupakan dua departemen yang penting dalam operasional perusahaan. Sehingga sistem penilaian kinerja yang diterapkan dalam kedua departemen ini harus diperhatikan dan ditingkatkan. Sehingga apabila kinerja karyawan departemen tersebut tinggi, maka akan membawa dampak yang positif bagi kinerja perusahaan dalam mencapai profit baik dari segi finansial, customer value dan internal business process.

Berdasarkan latar belakang yang ada di atas, maka perumusan masalah dalam penelitian ini sebagai berikut :

³Bagaimana sistem penilaian kinerja karyawan pada 37 ; VDDW LQL "´

Tujuan yang hendak dicapai dari penelitian ini adalah mengidentifikasi proses dan metode penilaian kinerja karyawan di PT. X serta mengevaluasi dan membandingkan sistem penilaian kinerja karyawan di PT. X.

Proses penilaian kinerja menurut Mondy dan Noe (2008), terbagi dalam beberapa tahapan yaitu :

1. Identify Spesific Performance Appraisal Goals

Mengidentifikasi lebih dahulu tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi melalui adanya sistem penilaian kinerja 2. Establish Job Expectations

Menetapkan standar yang diharapkan dari suatu jabatan sehingga dapat diketahui faktor atau kriteria apa saja yang akan diukur dalam penilaian kinerja

3. Examine Work Performed

Melihat kinerja karyawan terhadap faktor atau kriteria yang dijadikan sebagai penilaian

4. Appraise Performance

Melakukan penilaian kinerja terhadap karyawan sesuai periode yang telah ditetapkan

5. Discuss Appraisal with Employee

Menganalisis dan mengkomunikasikan hasil penilaian kinerja yang telah dilakukan kepada karyawan yang dinilai agar mengetahui kinerja yang diharapkan organisasi (p. 213).

Menurut Mondy dan Noe (2008), manajer dapat memilih menggunakan berbagai metode penilaian kinerja. Berikut adalah beberapa metode penilaian kinerja:

1. 360-Degree Feedback Evaluation Method

Metode penilaian kinerja 360-Degree adalah metode yang paling popular dalam melakukan penilaian kinerja karena penilaian ini mendapatkan sumber dari berbagai level dalam perusahaan seperti sumber eksternal. Didalam metode ini orang-orang yang berada disekeliling karyawan dapat dijadikan sumber penilaian seperti manajer senior, karyawan itu sendiri, supervisor, bawahan, rekan kerja, serta pelanggan internal dan eksternal. Metode ini bertujuan untuk menyediakan evaluasi secara konvensional serta membantu dalam hal rencana suksesi, pelatihan, pengembangan professional dan manajemen kinerja.

2. Rating Scales Method

Metode rating scales adalah metode penilaian kinerja yang menilai karyawan berdasarkan beberapa faktor. Penilai memberikan penilaian kinerja berdasarkan skala yang diberikan. Salah satu alasan adanya metode ini adalah kemudahan dalam melakukan penilaian. Faktor

(3)

penilaian yang diberikan dibagi menjadi dua bagian yaitu penilaian yang berhubungan dengan pekerjaan dan penilaian mengenai karakter personal.

3. Critical Incident Method

Metode ini adalah metode yang memerlukan dokumen tertulis mengenai tindakan karyawan yang paling menguntungkan dan tidak menguntungkan. Metode ini digunakan dalam sebuah masalah yang kritis dan mempengaruhi efektivitas departemen secara signifikan baik positif maupun negatif.

4. Essay Method

Metode esai adalah metode penilaian kinerja yang memerlukan penulisan narasi untuk menggambarkan kinerja karyawan. Hasil penilaian kinerja ini sepenuhnya bergantung pada kemampun penilai dalam menulis. 5. Work Standards Method

Metode Work Standards merupakan penilaian kinerja yang membandingkan antara kinerja aktual karyawan dengan standar atau ekspektasi yang telah ditetapkan. Standar mencerminakan hasil normal rata-rata karyawan dalam situasi yang normal. Metode ini digunakan dalam bagian produksi sehingga hasilnya lebih objektif.

6. Ranking Method

Metode ranking adalah metode penilaian kinerja yang menggabungkan seluruh karyawan dalam sebuah group sebagai penilaian bersama. Karyawan dengan kinerja terbaik aka mendapatkan ranking tertinggi, begitu pula sebaliknya.

7. Forced Distribution Method

Metode forced distribution adalah metode penilaian kinerja yang membutuhkan penilai untuk menetapkan individu dalam kelompok kerja untuk sejumlah kategori, seperti distribusi frekuensi normal. Keuntungan dari metode ini adalah memaksa manajer yang enggan membuat keputusan sulit dan mengidentifikasi karyawan yang berkinerja baik dan buruk dalam grup.

8. Result Based System

Melalui metode ini manajer dan bawahan menyetujui bahwa target dalam penilaian di periode berikutnya berdasarkan hasil dari pencapaian target di periode sebelumnya. Metode ini dikenal dengan Management By Objectives. Metode ini berfokus pada seberapa besar

usaha karyawan dalam mencapai target tersebut (pp. 218-224).

Menurut Cascio (2012), agar mendapatkan penilaian kinerja yang efektif maka harus memiliki aspek:

1.Relevance

Menunjukkan adanya keterkaitan yang jelas antara standar kinerja dengan tujuan organisasi serta antara unsur-unsur pekerjaan melalui analisis pekerjaan dengan dimensi yang akan dinilai

2.Sensitivity

Menunjukkan sistem penilaian kinerja yang mampu membedakan karyawan yang berkinerja efektif dan tidak efektif sehingga dapat dikaitkan dengan tujuan administratif.

3.Reliability

Menunjukkan sistem penilaian kinerja yang konsisten dan disetujui oleh berbagai pihak serta menghasilkan data yang valid sesuai dengan aktual kinerja karyawan.

4.Acceptability

Menunjukkan sistem penilaian kinerja yang mengalami penerimaan dari pengguna sehingga tidak terjadi kegagalan dalam proses penilaian.

5.Practicality

Menunjukkan bahwa instrumen dalam penilaian kinerja harus mudah untuk dipahami dan digunakan baik bagi manajer ataupun bagi karyawan (pp. 337-340).

Kerangka kerja penelitian digambarkan sebagai berikut:

(4)

Sumber : Mondy dan Noe (2008) ; Cascio (2012)

II. METODE PENELITIAN

Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah kualitatif deskriptif. Penelitian kualitatif deskriptif adalah penelitian yang dimaksudkan untuk menyelidiki keadaan, kondisi atau hal lain-lain yang sudah disebutkan, yang hasilnya dipaparkan dalam bentuk laporan penelitian (Arikunto, 2010, p. 3).

Obyek penelitian ini adalah mengenai sistem penilaian kinerja yang diterapkan di PT. X dengan subyek penelitian beberapa informan di PT. X yang dipilih oleh peneliti dengan tujuan dapat memberikan informasi yang diperlukan.

Penentuan narasumber dalam penelitian ini dilakukan dengan cara purposive sampling. Teknik purposive sampling adalah teknik pengambilan sampel sumber data dengan pertimbangan tertentu, misalnya orang tersebut yang dianggap paling tahu tentang apa yang diharapkan, atau mungkin sebagai penguasa sehingga akan memudahkan peneliti menjelajahi obyek/situasi sosial yang diteliti (Sugiyono, 2015, p. 300). Narasumber yang dipilih oleh peneliti dalam penelitian ini adalah :

1.Document Control PT. X

2.Training and Development Supervisor Dept. HRGA PT. X 3.Manager Dept. Sales OEM PT. X

4.Manager Dept. Produksi Frame and Fork PT. X 5.Head Dept. Produksi Painting and Sticker PT. X 6.Supervisor Dept. Produksi Assembling PT. X 7.Staff Product Dept. Sales OEM PT. X 8.General Manager Factory PT. X 9.Manager Dept. HRGA PT. X

10. Manager Dept. Produksi Assembling PT. X

Metode pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara dan observasi. Wawancara adalah merupakan pertemuan dua orang untuk bertukar informasi dan ide melalui tanya jawab, sehingga dapat dikonstruksikan makna dalam suatu topik tertentu (Sugiyono, 2015, p. 317). Observasi atau pengamatan merupakan suatu metode yang digunakan untuk mengoptimalkan kemampuan peneliti dari segi motif, kepercayaan, perhatian, perilaku tak sadar, kebiasaan, dan

sebagainya, memungkinkan pengamat untuk melihat dunia sebagaimana dilihat oleh subjek penelitian, memungkinkan peneliti merasakan apa yang dirasakan dan dihayati oleh subjek sehingga memungkinkan pula peneliti menjadi sumber dat, serta memungkinkan pembentukan pengetahuan yang diketahui bersama, baik dari pihaknya maupun dari pihak subjek (Moleong, 2013, p. 175)

Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah : 1.Data primer adalah sumber data yang langsung memberikan

data kepada pengumpul data (Sugiyono 2015, p. 308). Pengumpulan data primer yang digunakan oleh peneliti adalah melalui hasil wawancara secara langsung dengan pihak-pihak atau informan yang telah ditentukan dalam hal ini General Manager Factory, Document Control, Manager Dept. HRGA, Supervisor Dept. HRGA, Manager Dept. Sales OEM, Manager Dept. Produksi Frame and Fork, Manager Dept. Produksi Painting and Sticker, Manager Dept. Produksi Assembling dan beberapa karyawan PT. X serta observasi lapangan dan dokumentasi..

2.Data sekunder, yaitu sumber data yang tidak langsung memberikan data kepada pengumpul data, misalnya lewat orang lain atau lewat dokumen (Sugiyono, 2015, p. 309). Data sekunder yang digunakan oleh peneliti adalah buku dan jurnal yang berkaitan dengan penelitian serta dokumen perusahaan.

Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah reduksi data, penyajian data, dan conclusion drawing. Uji keabsahan data yang digunakan adalah triangulasi sumber. Traingulasi sumber, yaitu jenis triangulasi yang menguji kredibilitas data dengan cara mengecek data yang telah diperoleh melalui beberapa sumber. Data tersebut kemudian dideskripsikan, dikategorisasikan, dikelompokkan berdasarkan padangan yang sama atau berbeda dan melihat data yang spesifik. Data yang telah dianalisis oleh peneliti akan menghasilkan suatu kesimpulan yang selanjutnya akan dimintai kesepakatan dengan sumber data tersebut (Sugiyono, 2015, p. 373).

III. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Profil PT. X

PT. X merupakan suatu perusahaan yang bergerak dalam industri manufaktur dengan hasil komoditi berupa sepeda. Saat ini, PT. X memiliki total jumlah tenaga kerja sebanyak kurang lebih 1132 orang, mulai dari bagian

(5)

manufaktur hingga back office. Kapasitas produksi perusahaan ini adalah 350.000 ± 520.000 unit sepeda per tahun.

Pemasaran produk sepeda dari PT. X terbagi menjadi 3 katagori yaitu lokal, internasional, dan export. Pemasaran secara lokal telah menyebar di setiap kota di Indonesia didukung dengan adanya kurang lebih 40 toko retail. Katagori internasional, memasarkan sepeda ke kancah dunia dan didukung dengan jaringan toko retail yang ada di berbagai negara. Sedangkan pemasaran secara export, merupakan suatu kepercayaan bagi PT. X untuk memproduksi sepeda-sepeda dengan brand luar negeri atau dari customer dunia. Saat ini, pemasaran export tersebut telah tersebar di semua benua dengan lebih dari 60 negara. Perusahaan ini juga telah bergabung ke dalam berbagai event olah raga dunia dengan melibatkan sejumlah atlet sepeda kelas dunia.

Gambaran Sistem Penilaian Kinerja Karyawan di PT. X Sistem penilaian kinerja karyawan yang ada di PT. X sudah berjalan sejak tahun 2011. Sejak perusahaan ini berdiri, sistem penilaian kinerja hanya menggunakan sisi subyektif berdasarkan penilaian atasan secara pribadi. Selain itu pada tahun 2009, perusahaan ini pernah menggunakan jasa konsultan dari pihak eksternal untuk melakukan proses penilaian kinerja karyawan, tetapi hanya terbatas di departemen warehouse bahan baku. Sistem dari konsultan tersebut tidak dilanjutkan oleh perusahaan karena perusahaan merasa metode tersebut sulit untuk dijalankan di PT. X secara global.

Sistem yang sekarang digunakan di perusahaan ini sudah mengandung sisi obyektif dan subyektif, tetapi masih dalam tahap pengembangan dan perbaikan. Penilaian kinerja yang dilakukan di perusahaan ini di kelola oleh dua pihak yang berbeda yaitu departemen HRGA dan Document Control. Penilaian yang dilakukan oleh departemen HRGA, mengandung sisi subyektif berupa penilaian atasan dengan form profil kompetensi, serta sisi obyektif yaitu absensi karyawan dan surat peringatan. Sedangkan untuk Document Control, mengandung sisi obyektif yang berisi data-data pencapaian target departemen yang memiliki pembobotan untuk masing-masing kriteria berdasarkan business plan yang ada di awal tahun. Penilaian dari sisi Document Control bernama EHAD (Evaluasi Hasil Analisa Data) dan Survey Kepuasan Internal sebagai salah satu sistem yang mengikuti adanya standar ISO 9001:2008.

Penilaian kinerja yang dilakukan oleh HRGA melalui profil kompetensi dilakukan setiap akhir tahun, tepatnya bulan

Desember dengan menggunakan metode pengisian form yang diberikan melalui softcopy, kemudian penyebarannya melalui hardcopy. Alur penilaiannya adalah top down, dimana atasan yang bersangkutan menilai bawahan yang ada. Sedangkan sistem penilaian kinerja yang dilakukan oleh Document Control melalui EHAD dilakukan setiap bulan untuk pelaporan data, kemudian diadakan review setiap 6 bulan sekali. Metode pengisiannya menggunakan file softcopy, dimana setiap departemen melaporkan bukti-bukti pencapaian kinerja, yang perhitungannya dilakukan oleh masing-masing PIC yang mendapatkan beban departemen.

Penilaian kinerja yang dikelola oleh Departemen HRGA merupakan penilaian untuk keputusan final perusahaan mengenai kinerja karyawannya dan memiliki dampak untuk memperoleh reward and punishment. Departemen HRGA adalah pihak yang bertanggung jawab dalam menjalankan sistem penilaian kinerja secara utuh. Tetapi karena keterbatasan SDM di departemen ini, penilaian kinerja tidak dapat dikelola sendiri. Keterbatasan tersebut adalah kurangnya karyawan yang mampu mengelola penilaian kinerja (hanya dikerjakan oleh satu orang), beban pekerjaan reguler departemen HRGA yang terlalu banyak, dan kurangnya kemampuan untuk memperoleh sumber data secara obyektif. Karena penilaian yang efektif, bobot untuk sisi obyektif harus jauh lebih besar daripada sisi subyektif.

Dalam mengatasi keterbatasan tersebut, salah satu cara yang sedang dilakukan oleh departemen HRGA adalah berusaha mendapatkan data secara obyektif dari penilaian kinerja yang dikelola oleh Document Control. Dengan adanya ISO 9001:2008, perusahaan dituntut untuk mampu menentukan dan mengontrol goal tahunan perusahaan secara obyektif. Selain itu, perusahaan juga dituntut untuk memiliki perwakilan atau kepanjangan tangan dari pihak manajemen (CEO/Founder), sehingga dibentuklah Management Representative yang dipegang oleh General Manager Factory. Management Representative memiliki satu bagian yang bernama Document Control, yang bertugas untuk mengelola seluruh dokumen perusahaan serta menjalankan semua hal yang berkaitan dengan sertifikasi ISO 9001:2008. Melihat adanya peluang ini, maka Departemen HRGA bekerjasama dengan Document Control untuk membentuk sistem penilaian kinerja karyawan yang jauh lebih obyektif. Sistem yang dimiliki oleh Document Control lebih bersifat goal and result oriented, sedangkan sistem yang dimiliki oleh departemen HRGA lebih bersifat process oriented.

(6)

Analisis Sistem Penilaian Kinerja Karyawan Proses Penilaian Kinerja

Identify Spesific Performance Appraisal Goals

Hasil analisis mengenai identifikasi tujuan penilaian kinerja menyatakan bahwa penilaian kinerja yang dikelola oleh departemen HRGA telah memenuhi tujuan dasar penilaian kinerja yaitu Human Resource Planning, Recruitment and Selection, Training and Development,Carrer Planning and Development, Compensation Programs,Internal Employee Relations dan Assessment of Employee Potential. Sedangkan penilaian kinerja yang dikelola oleh Document Control telah memenuhi tujuan dasar penilaian kinerja yaitu Human Resource Planning, Training and Development, Carrer Planinng and Development, Compensation Program dan Assessment of Employee Potential. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem penilaian kinerja di PT. X, baik yang diekelola oleh HRGA maupun Document Control, sudah melakukan tahapan pertama proses penilaian kinerja, karena terdapat tujuan yang jelas mengenai sistem penilaian kinerja. Apabila sistem di HRGA berdiri sendiri, sebenarnya sudah menjawab tujuan dasar penilaain kinerja, tetapi apabila digabungkan dengan sistem di Document Control, maka akan melengkapi dan memperkuat dampak yang dihasilkan penilaian kinerja terhadap tujuan yang telah ditentukan.

Establish Job Expectations

Hasil analisis mengenai penentuan standar kriteria penilaian kinerja menyatakan bahwa standar kriteria penilaian yang dimiliki oleh departemen HRGA telah memenuhi kriteria dasar yaitu traits, behaviors, competencies dan improvement potential. Sedangkan standar kriteria penilaian yang dimiliki oleh Document Control telah memenuhi kriteria dasar yaitu Goal Achievement. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem penilaian kinerja karyawan di departemen HRGA tidak dapat berdiri sendiri karena tidak memiliki kriteria Goal Achievement dan hanya bersifat subyektif. Begitu juga sistem yang dikelola oleh Document Control tidak dapat berdiri sendiri karena tidak memiliki kriteria selain Goal Achievement. Apabila kedua sistem ini digabungkan, maka secara keseluruhan akan saling melengkapi dan mampu memenuhi standar kriteria penilaian secara utuh.

Examine Work Perfomed

Hasil analisis mengenai pengamatan kinerja karyawan menyatakan bahwa penilaian kinerja yang dikelola oleh departemen HRGA dan Document Control telah melakukan proses yang ketiga yaitu berupa pengamatan kinerja, hanya saja target dan sifatnya berbeda yaitu HRGA menilai secara subyektif dari perspektif atasan, sedangkan Document Control melakukan pengamatan secara obyektif berdasarkan data-data angka di program SAP. Apabila kedua

sistem ini digabungkan, maka akan memenuhi pengamatan secara utuh baik sisi obyektif maupun subyektif.

Appraise Performance

Hasil analisis mengenai penilaian kinerja karyawan menyatakan bahwa penilaian kinerja di departemen HRGA dan Document Control telah melakukan tahap keempat yaitu pelaksanaan penilaian. Hanya saja, ada beberapa perbedaan informasi yang diperoleh dari masing-masing narasumber khususnya untuk penilaian di departemen HRGA. Terdapat narasumber yang mengatakan bahwa form tersebut diberikan dalam bentuk hardcopy pada saat diadakan briefing bersama antara HRGA dengan manajer departemen sehingga ada komunikasi yang terjadi sebelum melakukan penilaian. Namun ada narasumber yang mengatakan bahwa form tersebut dikirimkan melalui email dan dalam bentuk softcopy saja tanpa ada pertemuaan ataupun briefing dengan manajer. Hal ini dianggap penting bagi beberapa manajer karena briefing tersebut dapat dijadikan sarana untuk membahas standar pengisian form yang fair dan transparan serta meminimalisasi hasil yang terlalu subyektif. Selain itu terdapat informasi juga dari salah satu narasumber yang mengatakan bahwa periode penilaian kinerja di departemen HRGA tidak maksimal karena dilakukan satu tahun sekali, sehingga apabila ada manajer atau penilai yang tidak jeli, maka hasil penilaian hanya akan berdasarkan kinerja karyawan di bulan-bulan yang mendekati periode penilaian karena akan banyak sekali karyawan yang berkinerja baik karena mengetahui akan adanya penilaian padahal di awal tahun kinerjanya buruk, begitu pula sebaliknya Sehingga hal ini bisa dianggap tidak fair oleh pihak yang dinilai maupun pihak penilai di departemen lain. Dengan melihat hal-hal tersebut, apabila sistem ini berjalan sendiri-sendiri maka ada kemungkinan timbul permasalahan dari sisi departemen HRGA. Hal ini dapat diatasi apabila sistem yang dilakukan departemen HRGA bisa mengikuti cara penilaian dari Document Control yang sudah mendapat respon yang positif dari pihak internal.

Discuss Appraisal

Hasil analisis mengenai proses analisa dan komunikasi hasil penilaian menyatakan bahwa proses diskusi penilaian kinerja yang dilakukan oleh departemen HRGA belum berjalan dengan baik. Karena terdapat temuan perbedaan pendapat dari berbagai narasumber. Tidak adanya diskusi mengenai hasil penilaian kinerja akan menimbulkan tingkat fairness dan transparansi yang rendah dan membawa dampak negatif bagi respon penilai dan pihak yang dinilai untuk periode penilaian yang akan datang. Sedangkan penilaian yang dilakukan oleh Document Control sudah melakukan tahap diskusi dan melibatkan seluruh pihak yang dianggap berkepentingan terhadap hal ini. Dengan demikian apabila kedua sistem ini berjalan sendiri-sendiri, maka sistem yang dilakukan HRGA akan mendapat respon yang rendah dibandingkan dengan sistem Document Control. Akan lebih baik apabila HRGA dapat melakukan cara diskusi yang telah dilakukan oleh Document Control.

(7)

Metode Penilaian Kinerja

Hasil analisis mengenai metode penilaian kinerja menyatakan bahwa kedua sistem penilaian ini baik departemen HRGA maupun Document Control sudah menggunakan lebih dari satu metode yang mampu memenuhi tujuan dari penilaian kinerja. Tetapi metode yang digunakan di kedua pihak tersebut memang berbeda mengingat target yang akan mereka nilai berbeda. Selain itu berdasarkan informasi dari beberapa narasumber, terdapat beberapa departemen yang pernah melakukan metode interview, 360-degree dan self appraisal tetapi hal tersebut bukanlah penilaian yang formal tetapi lebih kepada kreativitas dari kepala departemen yang bersangkutan untuk kepentingan internal departemen mereka. Kondisi seperti ini yang harusnya diperhatikan oleh kedua sistem penilaian dengan cara membuat suatu pembahasan yang mampu menampung ide-ide atau saran dari berbagai pihak yang terkait penilaian kinerja.

Evaluasi Sistem Penilaian Kinerja (Syarat Penilaian Kinerja)

Relevance

Hasil analisis berdasarkan pemaparan berbagai narasumber dan observasi, sistem penilaian kinerja sejauh ini sudah relevan, baik di departemen HRGA dan Document Control apabila dinilai terpisah berdasarkan sasaran mereka masing-masing yaitu secara kompetensi maupun kinerja. Hanya saja perlu adanya perbaikan yang mendalam dikedua sistem tersebut. Selain itu, untuk meningkatkan relevansi sistem penilaian kinerja secara global, kedua sistem ini harus digabungkan dan dilakukan pembahasan untuk perbaikan bersama, karena ada beberapa pihak yang memang tidak puas dengan sistem yang berjalan khususnya yang dikelola oleh departemen HRGA. Meskipun demikian, penilaian yang dikelola oleh Document Control juga masih harus diperbaiki terutama masalah pemahaman target antara satu departemen dengan departemen yang lain sehingga hasilnya akan semakin obyektif.

Sensitivity

Hasil analisis berdasarkan informasi narasumber secara sensitivity, sistem penilaian kinerja baik di departemen HRGA maupun Document Control sebenarnya sudah bisa membedakan mana karyawan yang berkinerja efektif dan tidak efektif. Tetapi untuk di departemen HRGA, karena dirasa belum memberikan hasil penilaian tersebut kembali kepada departemen, maka kepala departemen yang bersangkutan merasa tidak bisa melihat dengan jelas pembedaannya seperti apa. Sebagai contoh kasus, apabila seorang karyawan tersebut berada di bawah penilaian atasan yang murah hati memberi nilai, maka nilainya akan baik dan dia teridentifikasi sebagai

karyawan yang berkinerja baik padahal belum tentu demikian apabila dia berada di bawah penilaian manajer yang memiliki standar nilai yang tinggi. Karena sejauh ini belum ada pembahasan antar departemen untuk membuat standar penilaian untuk meminimalkan sisi subyektif atasan. Sehingga dapat dikatakan bahwa penilaian dari departemen HRGA secara sumber data untuk menentukan sensitivity tersebut belum terkontrol dengan baik.

Reliability

Hasil analisis berdasarkan pemaparan narasumber, sistem penilaian kinerja yang ada di kelola oleh departemen HRGA maupun Document Controlreliable apabila hanya dilihat secara dokumentasi data yang mampu dipertanggung jawabkan karena ada barang bukti. Tetapi jika dilihat dari departemen HRGA secara pertanggung jawaban nilai yang diberikan, belum dapat dikatakan reliable karena ada sisi subyektif yang sangat dominan dalam penilaian ini. Selain itu juga bergantung pada kemampuan dan usaha dari masing-masing manager untuk mengecek data tersebut sebelum dikembalikan ke HRGA.

Acceptability

Hasil analisis berdasarkan informasi narasumber, sebenarnya sistem penilaian yang sudah ada di departemen HRGA belum sepenuhnya diterima oleh seluruh pihak yang terlibat. Mereka menganggap bahwa penilaian ini adalah sesuatu hal yang wajib dan tidak bisa dihindar karena sudah keputusan atau kebijakan perusahaan yang harus dijalankan, tetapi untuk penerimaan terutama secara personal masih belum bisa karena ada banyak aspirasi dari para narasumber yang belum diperhatikan. Begitu juga dengan Document Control yang sejauh ini bisa diterima tapi tidak mencapai titik maksimal, perlu ada perbaikan terus menerus. Apabila kepuasan dan aspirasi dari berbagai narasumber ini bisa diperhatikan, maka akan tercipat penerimaan yang jauh lebih baik, sehingga kedepan penilaian juga akan membawa dampak yang sangat positif bagi perusahaan mengingat semua narasumber mengatakan bahwa penilaian kinerja adalah hal yang penting terutama untuk keperluan diri sendiri, departemen dan juga perusahaan.

Practicality

Hasil analisis berdasarkan penjelasan narasumber penilaian kinerja di kedua sistem baik departemen HRGA maupun Document Control sudah bisa diterima dan dipahami oleh pihak terkait. Tetapi masih perlu ada perbaikan untuk beberapa kasus tersebut.

Dari keseluruhan pembahasan sistem penilaian kinerja, ternyata sistem penilaian kinerja karyawan di PT. X yang dilakukan oleh kedua pihak tersebut, sebenarnya memiliki sasaran dan metode yang berbeda tetapi menuju pada satu tujuan yang sama. Kedua sistem ini dapat saling

(8)

melengkapi satu sama lain, tetapi memang ada beberapa hal yang harus di diskusikan kembali dengan melibatkan seluruh top management dan middle management perusahaan. Untuk saat ini, pengelolaannya memang terpisah dan terlihat seakan-akan dua sistem yang berbeda. Tetapi seiring berjalannya waktu, dengan berbagai usaha perbaikan dan pengembangan di kedua pihak tersebut, rencana perusahaan kedepan adalah menggabungkan kedua sistem ini menjadi satu yang dikelola oleh departemen HRGA apabila sumber daya yang diperlukan sudah dianggap mampu dan memadai. Selain itu ternyata berdasarkan pengamatan, penilaian di Document Control masih terbatas pada 17 departemen yang tergabung kedalam ISO, sedangkan penilaian di departemen HRGA sudah mencapai seluruh departemen yang ada di PT. X. Sehingga jika dilihat secara total PT. X, maka perlu ada banyak perbaikan terutama di departemen yang hanya dinilai oleh departemen HRGA.

IV. KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan Departemen HRGA

Berdasarkan proses penilaian kinerja, departemen HRGA sudah melakukan 5 tahapan tersebut yaitu Identify Spesific Performance Appraisal Goals, Establish Job Expectations, Examine Work Perfomed, Appraise Performance, dan Discuss Appraisal, tetapi harus memperhatikan setiap permasalahan yang ada di masing-masing tahapan.

Berdasarkan metode penilaian kinerja karyawan, departemen HRGA sudah menggunakan metode yang sederhana yaitu Rating Scales Method bernama form profil kompetensi, Critical Incident Method dan Essay melalui surat peringatan, serta Forced Distribution Method berupa kurva distribusi normal dan Matrix Skill Map berupa kuadran sebagai format pelaporan hasil penilaian. Metode tersebut bisa dilakukan para penilai, tetapi metode tersebut dianggap tidak cukup fair dan transparan.

Bedasarkan evaluasi sistem penilaian kinerja menurut syarat penilaian kinerja, sistem yang ada di departemen HRGA belum memenuhi kelima persyaratan yang ada terutama permasalahan dalam hal Sensitivity, Reliability, dan Accpetability sistem.

Document Control

Berdasarkan proses penilaian kinerja, Document Control sudah melakukan 5 tahapan yaitu Identify Spesific Performance Appraisal Goals, Establish Job Expectations, Examine Work Perfomed, Appraise Performance, dan Discuss Appraisal.

Berdasarkan metode penilaian kinerja, Document Control sudah menggunakan metode yang fair dan transaparan yaitu Management by Objective dan Work Standard dalam balance scorecard bernama EHAD (Evaluasi Hasil Analisa Data) yang terdiri dari 4 perspektif utama (Financial, Customer, Internal Business Process, Learning and Growth) dan 1 perspektif tambahan (Improvement), Critical Incident Method untuk cost center dari departemen accounting, Essay untuk improvement, dan 270-Degree melalui Survey Kepuasan Internal serta Ranking Method untuk memberikan rangking sebagai bentuk penghargaan.

Berdasarkan evaluasi sistem penilaian kinerja menurut syarat penilaian kinerja, sistem penilaian di Document Control sudah memenuhi kelima persyaratan yaitu Relevance, Sensitivity, Reliability, Accpetability, dan Practicallity tetapi perlu perbaikan secara berkala sehingga hasilnya semakin baik.

Saran

ƒ Menggabungkan kedua sistem tersebut dan dikelola oleh salah satu pihak baik Document Control maupun departemen HRGA dengan melihat penerimaan dan kritik dari berbagai pihak yang terlibat dengan mengutamakan sisi fairness dan transparancy. ƒ Menggabungkan kedua sistem dengan membentuk

satu tim khusus yang dapat berupa karyawan internal perusahaan maupun karyawan baru.

ƒ Tetap memisahkan kedua sistem tersebut dan dikelola sendiri-sendiri seperti yang terjadi saat ini, ƒ Pengelolaan sistem di departemen HRGA dapat

melakukan hal-hal berikut :

x Membuat software atau website khusus penilaian kinerja bersama dengan departemen MIS.

x Mengadakan rapat secara terjadwal yang melibatkan seluruh pihak yang terkait baik sebelum

(9)

penilaian dilakukan maupun setelah penilaian dilakukan

xMempersingkat periode penilaian kinerja menjadi 6 bulan sekali sama seperti Document Control sehingga hasilnya dapat dibandingkan dengan hasil Document Control.

xMemindahkan atau mengubah periode penilaian kinerja pada saat low season

xMenggunakan metode-metode yang belum pernah dilakukan tetapi bermanfaat bagi Perusahaan seperti interview, 360 degree, self appraisal, dll.

ƒ Pengelolaan sistem di Document Control dapat melakukan hal-hal berikut :

xMemaksimalkan pemahaman antara seluruh departemen (link target)

xMenilai pihak-pihak yang selama ini belum ternilai seperti level 1 dan beberapa level 2 yaitu admin dan staff serta menggabungkan departemen-departemen lain yang ada di PT. X untuk tergabung kedalam ISO.

xMenjalankan Assessment Kompetensi.

xMelakukan koordinasi dan komunikasi dengan departemen HRGA mengenai pembagian kriteria penilaian yang bersifat subyektif dan obyektif.

ƒ Menggunakan jasa pihak eksternal untuk melakukan penilaian kinerja seperti yang pernah dilakukan sebelumnya.

DAFTAR PUSTAKA

Arikunto, S. (2010). Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta: Rineka Cipta.

Cascio, W.F. (2012). Managing Human Resources (9th ed.). New York: McGraw-Hill International Edition Inc. Hariandja, M.T.E. (2002). Manajemen Sumber Daya Manusia.

Jakarta: Grasindo.

Luecke, R. (2006). Performance Management. USA: Harvard Business School Publishing Corporation.

Moleong, L.J. (2013). Metodologi Penelitian Kualitatif (rev. ed) (cet. 31). Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. Mondy, R.W. & Noe, R.M. (2008). Human Resource

Management (10th ed.). New Jersey: Pearson Prentice Hall.

Sugiyono. (2015). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D (cet. 21). Bandung: Alfabeta.

Gambar

Gambar 1 Kerangka Kerja Penelitian pada PT. X

Referensi

Dokumen terkait

PAD Tahun Anggaran 2013 – 2015 pada tabel 4.15, menggambarkan bahwa Kabupaten Malang sudah dapat mencapai target yang berarti sangat efektif sesuai dengan kriteria efektifitas yang

This study evaluated the effects of plastic nanoparticles, parabens, and their mixture on the viability and proliferation of two human breast cancer cell lines: MDA-MB 231,

(Muawiyah) berkata, “Aku bertanya kepada Ummu Habibah, ‘Apa yang kamu perbuat bersama Rasulullah SAW dalam keadaan haid?’ Dia menjawab, ‘Salah seorang dari kami ketika (datang)

Penilaian hasil ujian di atas dilakukan oleh pengaiar dan dituliskan dalam Daftar Nilai yang dinyatakan dalam angka bulat dari 0 s/d 100, Panitia penyelenggara

reticulatus melalui jumlah pemotongan pernah di- lakukan di Provinsi Sumatera Utara tahun 1996-1997 (Shinea, Ambariyanto, Harlow, & Mumpuni, 1999). Setelah penelitian ini,

Стојковић Златановић | Генетички и други здравствени основи дискриминације на раду 150 на које се све области односи, затим да

Sehingga dari penelitian ini diharapkan dapat diketahui agitasi dan konsentrasi substrat yang terbaik untuk pertumbuhan bakteri dan proses fermentasi asam laktat

Pada Perpres 54 Tahun 2010 bertuliskan “Catatan mengenai pelaksanaan Pelelangan/Seleksi setelah Rencana Kerja dan Anggaran K/L/D/I disetujui DPR/DPRD namun DIPA/DPA