1 BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pada era globalisasi ini, komunikasi merupakan sesuatu yang sangat penting bagi kehidupan manusia. Manusia mengirim pesan dan juga menerima pesan. Pesan yang diterima atau disampaikan dapat berupa gagasan, nasihat, ide, instruksi dan lain sebagainya. Penyampaian atau penerimaannya dapat melalui komunikasi satu arah atau dua arah, bisa berbentuk ucapan, tulisan, bunyi, sinyal atau ekspresi. Menurut Caropeboka (2017) komunikasi merupakan kegiatan manusia untuk saling memahami atau mengerti suatu pesan antara komunikator dan komunikan. Biasanya diakhiri dengan suatu hasil yang disebut sebagai efek komunikasi. Komunikasi yang merupakan komunikasi sosial, terkait dengan hubungan antara manusia di dalamnya. Komunikasi akan berlangsung selama ada kesamaan makna di dalam sesuatu yang dipercakapkan atau disampaikan. Kesamaan makna dalam hal ini adalah kesamaan bahasa yang dipakai dalam penggunaan suatu kalimat atau kata yang disampaikan dalam suatu bahasa tertentu. Kegiatan komunikasi bukan hanya memberi informasi, tetapi juga merupakan kegiatan persuasif, artinya suatu kegaitan yang dilakukan dengan cara membujuk dan bertujuan agar orang lain mau melakukan suatu tindakan yang sesuai dengan yang diharapkan oleh pemberi pesan atau komunikator. Komunikator yang harmonis dapat memperkuat persekutuan sosial. Namun, ada kalanya komunikasi yang kurang harmonis akan menyebabkan perpecahan. Hal tersebut dikarenakan adanya pernyataan yang tidak saling dipahami antara komunikator dan komunikan.
Dari bentuknya, menurut Haryadi (2009) komunikasi secara umum hanya ada 2 (dua), yaitu yang bersifat formal dan informal. Komunikasi formal adalah komunikasi yang wajib mengikuti prosedur atau standar yang baku dan disesuaikan dengan tempat serta waktunya. Komunikasi informal adalah komunikasi yang terjadi tanpa direncanakan dan berlangsung dalam suasana santai. Sementara itu, komunikasi yang berlaku dalam suatu organisasi dibagi menjadi 2 (dua) jenis, yaitu komunikasi internal dan komunikasi eksternal. Komunikasi internal merupakan bentuk pertukaran informasi dan ide di dalam organisasi. Pegawai merupakan orang yang pertama mendengar keluhan pelanggan atau mengetahui keadaan di lapangan yang menyebabkan penjualan perusahaan menurun, maka supervisor atau manajer membutuhkan informasi ini dalam melaksanakan tugasnya.
2
Menurut Alvonco (2014) tujuan komunikasi bisnis dikelompokkan menjadi 2 (dua) bagian. Pertama, tujuan komunikasi bisnis secara umum adalah mendukung tujuan bisnis agar lebih efektif dan efisien dalam rangka memperbaiki pengelolaan bisnis, sehingga target perusahaan yaitu keuntungan sebesar-besarnya tercapai. Kedua, tujuan komunikasi bisnis secara khusus adalah menciptakan interaksi atau hubungan di dalam perusahaan, hubungan antara perusahaan dan konsumen, perusahaan dan lembaga pemerintah, sesama dunia usaha, serta dengan lingkungan sehingga tercipta hubungan yang harmonis yang ditandai oleh tercapainya tujuan bisnis juga semakin meningkatnya pertumbuhan bisnis.
PT. SIMNU yang merupakan salah satu perusahaan di kota Bandung yang berfokus pada produksi kulit (PU) dengan kualitas yang tinggi dan juga memproduksi kulit sintetis PVC dengan kualitas tinggi juga memiliki saluran komunikasi internal yang dapat dilihat melalui saluran komunikasi formal dan informal. Penulis melihat bahwa komunikasi antara staf administrasi di kantor dan staf sales di lapangan berjalan dengan baik, tetapi tidak jarang muncul permasalahan dan kesalahpahaman dengan apa yang sedang dibicarakan, seperti miss communication contohnya tentang permintaan sample product untuk diberikan kepada customer. Sales meminta sample A 20 biji, B 20 biji, dan C 20 biji kepada admin, kemudian admin akan menginput data dan menyampaikannya ke bagian sample dan sample yang dibutuhkan oleh sales tersedia, tetapi sample yang dibutuhkan tidak lengkap seperti sample A hanya tersedia 15 biji, B 20 biji, dan C 10 biji. Maka sample yang tersedia tidak sesuai dengan sample yang dibutuhkan oleh sales, sehingga admin berinisiatif untuk menambahkan sample D dan E untuk memenuhi jumlah sample yang dibutuhkan oleh sales, tetapi karena banyaknya pekerjaan yang harus admin kerjakan, admin menjadi lupa untuk memberitahukan kepada sales tentang kurangnya sample yang diminta. Pada sisi lain, sales sudah memberitahukan kepada customer, bahwa sample yang diminta oleh customer sudah disiapkan. Setelah beberapa hari, admin mengingat bahwa belum memberitahukan kepada sales tentang sample yang tidak sesuai dengan permintaan sales. Maka timbul permasalahan diantara sales, admin, dan customer. Dengan demikian, penulis tertarik untuk mengkaji lebih dalam tentang Pola Komunikasi Internal yang dilakukan oleh Departmen Sales dan Marketing di PT. SIMNU.
B. Definisi Operasional 1. Komunikasi
Menurut Wiryanto (2004) komunikasi adalah suatu proses dimana 2 (dua) orang atau lebih membentuk atau melakukan pertukaran informasi antara 1 (satu) sama lain, yang pada gilirannya terjadi saling pengertian yang mendalam.
2. Pola Komunikasi Internal
Menurut Purwanto (2011) secara umum, pola komunikasi dapat dibedakan menjadi saluran komunikasi formal dan saluran komunikasi informal. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan ataupun dari manajer ke karyawan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk komunikasi dari atas ke bawah, komunikasi dari bawah ke atas, komunikasi horizontal dan komunikasi diagonal.
C. Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah dalam penulisan ini adalah:
1. Bagaimana pola komunikasi internal Sales dan Marketing di PT. SIMNU?
2. Apa saja hambatan dalam komunikasi internal Sales dan Marketing di PT. SIMNU?
D. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dalam penulisan ini adalah sebagai berikut:
1. Mengetahui pola komunikasi internal Sales dan Marketing di PT. SIMNU.
2. Mengetahui hambatan dalam komunikasi internal Sales dan Marketing di PT.
SIMNU.
E. Teknik Pengumpulan Data
Adapun teknik pengumpulan data dalam penulisan ini adalah sebagai berikut:
1. Observasi
Pengumpulan data dilakukan dengan mengamati dan mencatat secara sistematik dari gejala-gejala yang diselidiki. Observasi dilakukan selama periode 1 bulan dari tanggal 17 April – 17 Mei 2018.
2. Wawancara
Pengumpulan data dilakukan dengan proses tanya jawab dalam penulisan yang berlangsung secara lisan dimana ada dua orang atau lebih bertatap muka mendengarkan secara langsung informasi atau keterangan. Wawancara dilakukan untuk mengetahui pola komunikasi internal yang dilakukan oleh Sales dan Marketing di PT. SIMNU. Responden dalam penulisan ini adalah:
a. Asisten Manajer Marketing PT. SIMNU
4 b. Sales PT. SIMNU
F. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Bagi Program Studi D3 Sekretari Universitas Kristen Satya Wacana
Hasil penelitian ini digunakan sebagai masukan untuk dikembangkan lagi khususnya pada matakuliah Manajemen dan Organisasi.
2. Bagi Perusahaan
Menjadi bahan masukan bagi Departmen Sales dan Marketing PT. SIMNU khususnya dalam memahami pola komunikasi internal.
5 BAB II
LANDASAN TEORI
A. Komunikasi
Sebelum melangkah lebih dalam mengenai pembahasan objek yang diteliti, penulis akan membahas mengenai definisi komunikasi terlebih dahulu. Pengertian komunikasi menurut Daryanto (2014) yaitu:
“Komunikasi adalah bentuk interaksi manusia yang saling pengaruh mempengaruhi satu sama lainnya, sengaja atau tidak sengaja, tidak terbatas pada bentuk komunikasi menggunakan bahasa verbal, tetapi juga dalam hal ekspresi muka, lukisan, seni dan teknologi.”
Di dalam organisasi atau perusahaan, komunikasi sangatlah penting bagi mendukung tercapainya tujuan pekerjaan, maka terciptanya komunikasi internal sangat berperan penting untuk mengingatkan para pegawai akan budaya perhatian dalam perusahaan.
Berikut pengertian komunikasi internal menurut Rangkuti dalam bukunya komunikasi (2016) yaitu:
“Komunikasi internal adalah pertukaran gagasan di antara para pimpinan dan pegawai dalam suatu organisasi dan lengkap dengan strukturnya yang khas serta adanya pertukaran gagasan secara horizontal dan vertikal di dalam organisasi yang menyebabkan pekerjaan berlangsung.”
Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa komunikasi internal merupakan bentuk pertukaran informasi dan ide di dalam suatu organisasi.
B. Pola Komunikasi Internal
Menurut Purwanto (2011) secara umum, pola komunikasi dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:
1. Saluran Komunikasi Formal
Dalam struktur organisasi garis fungsional maupun matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan ataupun dari manajer kepada karyawan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk komunikasi dari atas ke bawah, komunikasi dari bawah ke atas, komunikasi horizontal dan komunikasi diagonal.
6
Selanjutnya akan dibahas mengenai keterbatasan komunikasi formal, sebagai berikut:
a. Komunikasi dari Atas ke Bawah
Aliran komunikasi dari manajer ke bawahan umumnya terkait dengan tanggung jawab dan kewenangannya dalam suatu organisasi. Seorang manajer yang menggunakan jalur komunikasi ke bawah memiliki tujuan untuk menyampaikan informasi, mengarahkan, mengoordinasikan, memotivasi, memimpin dan mengendalikan berbagai kegiatan yang ada di level bawah.
Jalur komunikasi yang berasal dari atas ke bawah merupakan penyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah, instruksi maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya. Untuk mencapai tujuan yang dikehendaki, perlu diperhatikan penggunaan bahasa yang sama, sederhana, tidak bertele-tele dan mudah dipahami dalam penyampaian pesan.
Komunikasi dari atas ke bawah dapat berbentuk lisan maupun tertulis.
Komunikasi secara lisan dapat berupa percakapan biasa, wawancara formal antara supervisor dengan karyawan atau dapat juga dalam bentuk pertemuan atau diskusi kelompok. Komunikasi tertulis juga dapat berbentuk memo, manual pelatihan, kotak informasi, surat tugas, surat perintah, surat keputusan, surat pemberhentian atau pemecatan, papan pengumuman dan buku petunjuk pelaksanaan tugas bagi karyawan.
Menurut Katz dan Kahn komunikasi ke bawah mempunyai 5 (lima) tujuan pokok, yaitu:
- Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu,
- Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan, - Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional, - Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan, - Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu
organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.
Saluran komunikasi dari atas ke bawah memiliki satu kelemahan yaitu kemungkinan terjadinya penyaringan ataupun sensor informasi penting yang ditujukan ke para bawahannya. Ketidaklengkapan pesan yang diterima disebabkan oleh saluran komunikasi yang cukup panjang mulai dari
manajer puncak hingga ke karyawannya. Maka, dalam penyampaian pesan perlu diperhatikan panjangnya saluran komunikasi yang digunakan dan kompleksitas pesan yang ingin disampaikan kepada para karyawannya.
b. Komunikasi dari Bawah ke Atas
Dalam struktur organisasi, komunikasi dari bawah ke atas berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah menuju keatas. Untuk mencapai keberhasilan komunikasi dari bawah ke atas, para manajer harus percaya penuh kepada para bawahannya.
Saluran komunikasi dari bawah ke atas memiliki satu kelemahan yaitu kemungkinan bawahan hanya menyampaikan informasi yang baik-baik saja, sedangkan informasi yang mempunyai kesan negatif atau tidak disenangi oleh manajer cenderung disimpan dan tidak disampaikan.
c. Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal sering disebut juga dengan istilah komunikasi lateral, yaitu komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal adalah untuk melakukan persuasi, mempengaruhi dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar.
Komunikasi horizontal bersifat koordinatif diantara karyawan yang memiliki posisi sederajat, baik di dalam satu departemen maupun diantara beberapa departemen.
d. Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Bentuk komunikasi diagonal menyimpang dari bentuk-bentuk komunikasi tradisional yang ada seperti komunikasi dari bawah ke atas dan komunikasi dari atas ke bawah. Suatu studi penelitian yang pernah dilakukan menunjukkan bahwa baik komunikasi lateral maupun komunikasi diagonal lebih banyak diterapkan dalam suatu organisasi berskala besar manakala terdapat saling ketergantungan antar bagian atau antar departemen yang ada dalam organisasi tersebut.
Bentuk komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan, antara lain:
8
- Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat daripada bentuk komunikasi tradisional;
- Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi.
Komunikasi diagonal memiliki satu kelemahan yaitu bahwa komunikasi diagonal dapat mengganggu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal. Komunikasi diagonal dalam suatu organisasi besar juga sulit untuk dikendalikan secara efektif.
Menurut Purwanto (2011), meskipun sangat penting bagi organisasi besar, namun dampak saluran komunikasi formal kurang menguntungkan dari sudut pandang individual maupun perusahaan. Dilihat dari sudut pandang individual, komunikasi formal sering membuat frustrasi atau menjengkelkan bagi pihak tertentu, khususnya mengenai keterbatasan untuk masuk ke dalam proses pengambilan keputusan. Dari sudut pandang perusahaan, masalah terbesar dengan saluran komunikasi formal adalah kemungkinan munculnya distorsi atau gangguan penyampaian informasi ke level yang lebih tinggi, karena setiap keterkaitan (link) dalam jalur komunikasi berpotensi menimbulkan kesalahpahaman.
Namun, hal tersebut dapat diatasi dengan cara mengurangi jumlah tingkatan dalam struktur organisasi. Semakin sedikit kaitan dalam jalur komunikasi, semakin sedikit kemungkinan terjadinya kesalahpahaman.
2. Saluran Komunikasi Informal
Keberadaan jaringan komunikasi informal dalam suatu organisasi tidak dapat dihindari. Jaringan ini dapat digunakan juga oleh para manajer untuk memonitor para karyawannya dalam melakukan tugasnya. Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa memedulikan jenjang hierarki, pangkat dan kedudukan atau jabatan, dapat berkomunikasi secara luas.
C. Media Komunikasi
Menurut Asriel, Armiati dan Frista (2016) media komunikasi diartikan sebagai suatu alat yang digunakan untuk mempermudah penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan dalam mencapai tujuan tertentu. Komunikasi kantor menggunakan media internal dan media eksternal. Media internal adalah media yang digunakan dilingkungan internal organisasi kantor dapat berupa perpustakaan, kantin, majalah, darmawisata, rapat
dan olahraga, sedangkan media eksternal adalah media yang digunakan diluar lingkungan organisasi kantor seperti televisi, radio, film, pers, video tape.
Media komunikasi diklarifikasi menurut berbagai aspek, yaitu:
1. Berdasarkan cara Penggunaannya a. Media Komunikasi Audio
Audio berarti pendengaran. Media komunikasi audio adalah media komunikasi yang dapat ditangkap, didengar dan dipahami oleh alat pendengaran seperti telepon, radio dan tape recorder.
b. Media Komunikasi Visual
Visual berarti penglihatan. Media komunikasi visual adalah media komunikasi yang ditangkap, dilihat dan dipahami oleh alat penglihatan seperti surat, faksimili, surat kabar, majalah, buku, buletin.
c. Media Komunikasi Audio-Visual
Media komunikasi audio visual merupakan gabungan dari media audio dan media visual. Media komunikasi audio visual adalah alat komunikasi yang dapat ditangkap, dilihat, didengar dan dipahami melalui alat pendengaran dan penglihatan seperti televisi, film layar lebar, VCD, internet.
2. Berdasarkan Sasarannya a. Media Komunikasi Umum
Media komunikasi umum digunakan untuk penyampaian pesan yang ditujukan kepada sasaran tunggal, kelompok atau massa misalnya telepon, surat, telegram.
b. Media Komunikasi Massa
Media komunikasi massa hanya digunakan untuk penyampaian pesan yang hanya ditujukan untuk komunikasi massa, misalnya telepon, radio, televisi.
3. Berdasarkan Kegunaan Sehari-hari a. Surat Prive
Surat Prive merupakan media komunikasi dalam bentuk tertulis yang masuk dalam media komunikasi visual dan digunakan untuk komunikasi antar personal.
b. Telepon
Telepon banyak digunakan dalam komunikasi kantor. Telepon merupakan media komunikasi audio yang digunakan dalam komunikasi antar personal di lingkungan internal dan eksternal kantor.
10
c. Pertemuan
Pertemuan merupakan media komunikasi yang bersifat langsung (face to face). Pertemuan berujuan untuk membentuk saling pengertian antar anggota organisasi baik dalam hubungan vertikal maupun horizontal.
Beberapa media komunikasi tersebut dapat dijadikan sebagai salah satu sarana untuk melakukan komunikasi. Media komunikasi juga memiliki fungsi sebagai berikut:
a. Menjadi sarana hiburan dan pendidikan bagi komunikan;
b. Memotivasi komunikan;
c. Membuat pesan lebih menarik;
d. Menghemat waktu dalam berkomunikasi;
e. Isi dan maksud pesan lebih jelas;
f. Pesan lebih nyata.
D. Hambatan Komunikasi
Menurut Sukoco (2007) komunikasi dikatakan berhasil hanya jika penerima memahami pesan seperti yang dimaksudkan oleh pengirim. Gangguan merupakan segala campur tangan dalam proses komunikasi yang mengubah atau mengaburkan apa yang diartikan oleh pengirim.
Ada 4 (empat) hambatan komunikasi yang akan mempengaruhi kualitas komunikasi yang dilakukan:
1. Perbedaan bahasa dan persepsi
Setiap hari, orang menerima input berupa pemandangan, suara, bau, dan sebagainya. Pikiran manusia yang mengatur input ini menjadi peta mental yang mewakili persepsi mengenai realitas. Bahkan bila dua orang mengalami peristiwa yang sama, bayangan mental mereka mengenai peristiwa itu tidak akan identik.
Sebagai pengirim, pastinya memilih rincian yang tampaknya penting bagi komunikator, yaitu proses yang dikenal sebagai persepsi selektif. Sebagai penerima, pastinya mencoba menyesuaikan rincian baru ke dalam pola yang sudah ada dalam diri sendiri. Apabila rincian yang dimaksud tidak ada kesesuaian, orang cenderung mengubah informasi itu dari pada mengatur ulang pola yang sudah ada.
2. Gangguan Komunikasi
Ada 2 gangguan berkomunikasi, yaitu:
2.1. Gangguan Emosional
Komunikator akan kesulitan dalam menyusun pesan jika sedang kecewa, marah, atau takut. Hal inilah yang menyebabkan gagasan dan perasaan sering
membuat sulit bersikap objektif. Demikian pula, bila komunikan sedang emmosional, mungkin akan mengabaikan atau salah menangkap pesan dari komunikator.
2.2. Gangguan Fisik
Hambatan komunikasi seringkali bersifat fisik. Hubungan yang buruk, akustik yang jelek, dan tulisan yang tida dapat dibaca. Walaupun gangguan jenis ini tampaknya kecil, namun hal ini dapat menghambat pesan yang sebenarnya efektif. Penerima pesan mungkin terganggu oleh kursi yang tidak nyaman, cahaya yang redup, masalah kesehatan, atau beberapa kondisi yang menimbulkan gangguan secara fisik.
3. Overload Informasi
Komunikasi bisnis sering terganggu karena materinya rumit dan kontroversial.
Jumlah pesan bisnis yang disampaikan semakin hari semakin banyak dan peluang untuk terjadinya umpan balik sering terbatas, sehingga sulit untuk meluruskan salah pengertian ketika hal itu terjadi.
4. Penyaringan yang Tidak Tepat
Menyaring adalah membuang atau menyingkat informasi sebelum pesan itu diteruskan kepada orang lain. Namun apabila hal tersebut mempengaruhi jumlah dan mutu informasi yang diteruskan, tentu akan mempengaruhi komunikasi efektif yang diharapkan.
12 BAB III
HASIL PENELITIAN
A. Profil Responden
1. Christoforus Orion (Sales)
Bertanggung jawab untuk menawarkan dan memasarkan semua produk.
2. Buddhi Seno Putra (Assistant Manager Marketing)
Bertanggung jawab menjadi asisten manajer marketing untuk mengurus marketing secara keseluruhan.
B. Hasil Penelitian
Berikut adalah hasil penelitian dari observasi dan wawancara yang penulis lakukan.
Periode observasi dilakukan sejak tanggal 17 April – 17 Mei 2018. Wawancara dengan dua responden dilakukan pada tanggal 22 dan 26 Juni 2018 di PT. SIMNU.
1. Pola Komunikasi Internal yang terjadi pada bagian Sales dan Marketing di PT.
SIMNU terdiri dari 2 (dua), yaitu komunikasi formal dan komunikasi informal. Di dalam komunikasi formal berisi komunikasi vertikal ke bawah, komunikasi vertikal ke atas, komunikasi horizontal dan komunikasi diagonal.
1.1. Komunikasi Formal
a. Komunikasi Vertikal ke Bawah
Dari hasil observasi dan wawancara, komunikasi mengalir dari atasan kepada bawahan, Direktur kepada Manajer, Manajer kepada Asisten Manajer, Asisten Manajer kepada Admin, dan Admin kepada Sales dan Surveyor.
Komunikasi yang dilakukan oleh pimpinan kepada bawahan berjalan dengan lancar, karena komunikasi internal yang terjalin cukup terbuka satu sama lain.
Pimpinan juga sudah membangun pola komunikasi yang terbuka, sehingga pegawai bisa datang kapanpun untuk sharing, tetapi sering kali komunikasi tidak berjalan dengan baik dikarenakan respon balik yang masih belum lancar seperti misalnya ada kebijakan baru dari pimpinan, pegawai tidak langsung merespon.
Komunikasi ke bawah dilaksanakan dengan memberikan perintah oleh pimpinan terkait dengan tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Akan tetapi, pimpinan dalam memberikan perintah terkadang tidak terlalu detail, sehingga pegawai harus menanyakan kembali secara rinci, disamping itu pimpinan sering mengadakan meeting koordinasi untuk menanyakan kondisi penjualan.
Tidak jarang pegawai melakukan kesalahan dan kelalaian dalam bekerja.
Pegawai yang melakukan kesalahan, biasanya dipanggil terlebih dahulu untuk dicari informasinya, apabila kesalahannya sudah terlalu fatal, maka pegawai tersebut akan terkena sanksi yang disebut SP (Surat Peringatan). Pegawai yang berprestasi dibagian marketing sendiri dilihat dari pencapaian target. Apabila berhasil mencapai target, pegawai yang bersangkutan akan mendapatkan bonus. “Ya, karena hmm sebagai atasannya, dia harus tau informasi ini diterima atau engga hmm, akan dilaksanakan atau tidak, sudah dilaksanakan atau tidak.” (Buddhi, Assistant Manager Marketing, Wawancara, 26 Juni 2018).
b. Komunikasi Vertikal ke Atas
Komunikasi mengalir dari bawahan kepada atasan, pegawai diberikan kebebasan untuk mengeluarkan ide, saran dan kritik, karena komunikasi internal yang terjadi bersifat terbuka dan juga dapat diajukan saat rapat setiap awal bulan atau akhir bulan, dan atasan juga cukup terbuka untuk menerima ide atau saran.
Sebagai bentuk dari adanya komunikasi ke atas berupa penyampaian laporan yang diadakan setiap satu bulan sekali dan juga satu minggu sekali, bahkan tidak jarang untuk menyampaikan laporan harian berkaitan dengan progress atau masalah yang terjadi. “Hmm khusus untuk departemen marketing dan sales ini sih saya pikir komunikasi merupakan salah satu syarat yang penting, salah satu potensi yang harus dimiliki adalah komunikasi yang baik itu jelas, dan waktu recruitment pun salah satu poin yang harus dimiliki pegawai untuk masuk di departemen ini ya salah satunya adalah komunikasi yang baik, gitu.” (Orion, Sales, Wawancara, 22 Juni 2018).
c. Komunikasi Horizontal
Bentuk komunikasi horizontal yang terjadi antara pimpinan dengan pimpinan dilakukan melalui rapat mingguan dan rapat bulanan, sedangkan antar karyawan menggunakan grup WhatsApp. Pola komunikasi yang terjadi masih merata karena belum ada sistem yang berjalan dan belum ada struktur organisasi.
Apabila terjadi masalah diantara pegawai setingkat, maka pegawai yang bersangkutan akan dipanggil oleh atasan, dan atasan akan mencari tau titik permasalahannya. Masalah yang sering terjadi yaitu kesalahpahaman. Apabila
14
pimpinan merasa tidak bisa menyelesaikan masalah yang terjadi, maka HRD akan turun tangan untuk membantu menyelesaikan masalah tersebut. “Ya, kalo pimpinan dengan pimpinan ada rapat mingguan ada rapat bulanan, terus kalo karyawan antar karyawan, kita punya WhatsApp grup, jadi bisa saling komunikasi di WhatsApp grup.” (Buddhi, Assistant Manager Marketing, Wawancara, 26 Juni 2018).
d. Komunikasi Diagonal
Bentuk komunikasi diagonal yang terjadi sampai saat ini tidak menggunakan forum yang formal, karena kepala bagian tidak mengadakan forum pertemuan untuk lintas departemen.
Untuk memberikan saran dan kritik masih di handle sendiri oleh masing- masing atasan, dan hanya menjadi sebuah masukan untuk karyawan.
Komunikasi diagonal lebih sering dilakukan secara informal. “Hmm, ya saya bilang tadi, mungkin untuk saat ini kepala bagian itu masih belum ada forum pertemuan untuk lintas departemen ya, hmm, ya paling kita bentuk penyampaiannya tidak formal jadi ya hanya kalo misalnya kritik dan saran ya pasti ada lah hanya jadi sebuah masukan ya pertemuan hmm kalo pola komunikasi nya ya personal informal gitu ya. Tidak formal seperti sebuah forum yang dibuat atau sebagainya.” (Orion, Sales, Wawancara, 22 Juni 2018).
1.2. Komunikasi Informal
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi, komunikasi informal terjadi pada seluruh karyawan, karena komunikasi informal pun tidak dapat dihindari.
Akan tetapi, sebagai karyawan yang profesional, Departemen Sales dan Marketing tetap menggunakan komunikasi formal untuk membicarakan pekerjaan, terutama ketika berkomunikasi dengan atasan. “Hmm, perbedaan komunikasi sih sejauh ini hmm saya pikir masih formal ya maksudnya kita bekerja profesional, dikantor ya kita berbicara soal pekerjaan, jadi saya pikir ya kalo berbicara soal perbedaan ya selama konsepnya sama soal pekerjaan yang terjadi ya tidak ada sih tidak ada perbedaan.” (Orion, Sales, Wawancara, 22 Juni 2018).
2. Media Komunikasi Internal Sales dan Marketing di PT. SIMNU
Komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam mendukung kelancaran pekerjaan kantor. Oleh karena itu, segala upaya di lakukan untuk memperlancar
komunikasi agar dapat berlangsung secara maksimal dan efektif. Salah satu upayanya adalah dengan menyediakan alat atau sarana untuk berkomunikasi yang disebut dengan media komunikasi.
Berdasarkan hasil wawancara, media komunikasi yang digunakan hanya dengan menggunakan aplikasi WhatsApp di handphone dan Email. Hal itu dikarenakan suatu departemen Marketing yang dimana semua sales tidak selalu berada dikantor. Selain itu, perusahaan juga menyediakan media komunikasi berupa telepon untuk berkomunikasi dengan departemen lain, dan juga tersedia aplikasi chat yang ada di komputer masing-masing karyawan, sehingga memudahkan karyawan untuk berkomunikasi. “Iya, bisa lewat hmm bisa lewat chat terus medianya juga kita kan ada telepon juga antar departemen terus kalo bentuknya komplain atau kritik hmm khususnya biasanya kita marketing sama produksi biasanya kita ada komplain masalah produksi kita ada media SIS jadi lewat, nanti kita kirim lewat ada form yang harus kita isi, nanti lewat hmm program itu form itu akan tersampaikan ke departemen bersangkutan nanti akan dibalas lewat media itu yang sama antar departemen jadi saling membalas, gitu.” (Buddhi, Assistant Manager Marketing, Wawancara, 26 Juni 2018).
3. Hambatan dalam Komunikasi Internal Sales dan Marketing di PT. SIMNU
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi hambatan dalam komunikasi internal Sales dan Marketing sering terjadi, seperti respon balik dari pegawai apabila pimpinan memberikan kebijakan baru, pegawai tidak langsung merespon apa yang diperintahkan oleh pimpinan, kemudian ada juga permasalahan ketika pimpinan memberikan perintah kepada pegawai, sering kali tidak terlalu detail, sehingga pegawai perlu menanyakan kembali secara rinci. Permasalahan atau hambatan yang juga sering terjadi adalah kesalahpahaman, seperti misalnya sales ingin meminta contoh produk kepada admin, tetapi admin tidak mengkonfirmasi pesanan sales, sehingga menimbulkan permasalahan antara sales dengan bagian produksi, karena sales beranggapan bahwa bagian produksi tidak menyiapkan pesanan sales.
Hambatan lainnya yang sering terjadi yaitu dalam penggunaan media komunikasi dikarenakan banyaknya Sales yang sering berada di luar kota, sehingga untuk memberikan informasi tidak jarang terjadi salah tanggap. Sering kali, apabila ingin menghubungi Sales yang sedang berada di luar kota tidak bisa hanya menggunakan WhatsApp, tetapi harus diimbangi dengan telepon langsung. Tetapi untuk berkomunikasi dalam polanya tidak ada permasalahan, karena terjalin komunikasi
16
yang terbuka dan selalu berkoordinasi dengan baik. “Hmm, hambatan sejauh ini gak ada ya jadi yang saya bilang di poin pertama tadi hmm kultur yang dibangun di departemen ini terbuka satu sama lain jadi kalo ada masalah pun ya kita bahas bersama jadi kalo ada koordinasi pun ya kita juga bisa bahas bersama baik itu atasan atau sesama karyawan saya pikir sih sejauh ini berjalan cukup baik, jadi tidak ada hambatan sama sekali sih.” (Orion, Sales, Wawancara, 22 Juni 2018).
17 BAB IV ANALISIS
A. Pola komunikasi internal Sales dan Marketing PT. SIMNU
Komunikasi internal yang terjadi pada Sales dan Marketing di PT. SIMNU terdiri dari 2 komunikasi; komunikasi formal dan komunikasi informal, dimana komunikasi formal itu sendiri terdiri dari komunikasi vertikal ke bawah, komunikasi vertikal ke atas, komunikasi horizontal dan komunikasi diagonal.
Menurut Purwanto (2011) komunikasi vertikal ke bawah adalah komunikasi yang bertujuan untuk memberikan pengarahan atau instruksi, memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan, menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai dan memberikan umpan balik mengenai pelaksanaan kerja kepada karyawan.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dalam hal ini, komunikasi vertikal ke bawah terjadi berawal dari atasan kepada bawahan, Direktur kepada Manajer, Manajer kepada Asisten Manajer, Asisten Manajer kepada Admin, Admin kepada Sales dan Surveyor.
Komunikasi ke bawah dilaksanakan dengan memberikan perintah oleh pimpinan terkait dengan tugas-tugas yang harus dilaksanakan.
Hal yang dilakukan dalam komunikasi vertikal ke bawah sesuai dengan teori Purwanto (2011) karena komunikasi vertikal ke bawah yang digunakan oleh PT. SIMNU bertujuan untuk memberikan informasi dan memberikan perintah oleh pimpinan terkait dengan tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Pimpinan dalam memberikan perintah terkadang tidak terlalu detail, sehingga pegawai harus menanyakan kembali secara rinci sesuai dengan teori Purwanto (2011). Komunikasi vertikal ke bawah ini sesuai dengan teori Purwanto (2011) yaitu komunikasi yang terjadi mengalir dari atasan kepada bawahan untuk memberikan informasi dan perintah untuk tugas-tugas suatu pekerjaan yang harus dilaksanakan dan adanya kemungkinan penyaringan ataupun sensor informasi penting dan ketidaklengkapan pesan yang diterima karena saluran komunikasi yang cukup panjang mulai dari manajer puncak hingga ke karyawan.
Komunikasi vertikal ke atas yang terjadi adalah komunikasi yang mengalir dari bawahan kepada atasan. Hal ini sesuai dengan teori Purwanto (2011) bahwa komunikasi vertikal ke atas berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah menuju ke atas.
Komunikasi vertikal ke atas di Sales dan Marketing PT. SIMNU bersifat terbuka, karena pegawai diberikan kebebasan untuk mengeluarkan ide, saran dan kritik, dan atasan juga
18
cukup terbuka untuk menerima ide atau saran. Hal yang berbeda dengan teori Purwanto (2011) dan dengan komunikasi vertikal ke atas yang terjadi di Sales dan Marketing adalah adanya kemungkinan bahwa pegawai atau karyawan hanya menyampaikan informasi yang baik-baik saja, pegawai atau karyawan cenderung menyimpan dan tidak menyampaikan informasi yang terkesan negatif atau tidak disenangi oleh manajer.
Komunikasi vertikal ke atas ini sesuai dengan teori Purwanto (2011) yaitu komunikasi yang mengalir dari bawahan kepada atasan, namun berbeda dengan teori Purwanto (2011) bahwa pegawai hanya memberikan informasi yang baik-baik saja, karena komunikasi vertikal ke atas yang terjadi pada Sales dan Marketing di PT. SIMNU cukup terbuka.
Komunikasi horizontal yaitu komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Komunikasi horizontal yang terjadi pada Sales dan Marketing di PT. SIMNU sesuai dengan teori Purwanto (2011), karena komunikasi horizontal dilakukan melalui rapat mingguan dan rapat bulanan antar karyawan. Disamping itu pula, menurut Purwanto (2011) komunikasi horizontal bersifat koordinatif di antara karyawan yang memiliki posisi sederajat, baik di dalam satu departemen maupun di antara beberapa departemen.
Komunikasi diagonal yang terjadi di PT. SIMNU tidak menggunakan forum yang formal. Dalam memberikan saran dan kritik masih di handle oleh masing-masing atasan.
Hal yang berbeda dengan teori Purwanto (2011) bahwa komunikasi diagonal lebih banyak diterapkan dalam suatu organisasi berskala besar dan saling ketergantungan antar bagian atau antar departemen, karena komunikasi diagonal yang terjadi di PT. SIMNU tidak saling ketergantungan, hanya ada saran dan kritik untuk menjadi sebuah masukan.
Komunikasi informal Sales dan Marketing di PT. SIMNU terjadi pada seluruh karyawan, karena komunikasi informal tidak dapat dihindari oleh siapapun. Hal ini sesuai dengan teori Purwanto (2011) bahwa keberadaan jaringan komunikasi informal dalam suatu organisasi tidak dapat dihindari karena para manajer menggunakannya untuk memonitor para karyawan dalam melakukan tugasnya. Tetapi hal yang berbeda dengan teori Purwanto (2011) bahwa komunikasi informal digunakan tanpa memedulikan jaringan hierarki, pangkat dan kedudukan atau jabatan, karena karyawan Sales dan Marketing di PT. SIMNU tetap bertindak sebagai profesional, dan tetap menggunakan komunikasi formal untuk membicarakan pekerjaan, terutama dengan atasan.
Menurut Asriel, dkk (2016) media komunikasi diartikan sebagai suatu alat yang digunakan untuk mempermudah penyampaian pesan dari komunikator kepada
komunikan dalam mencapai tujuan tertentu. Media komunikasi yang digunakan oleh PT.
SIMNU hanya dengan aplikasi WhatsApp dan Email. Hal yang berbeda dengan teori Asriel, dkk (2016) bahwa media komunikasi menggunakan surat Prive. Tetapi PT.
SIMNU juga menggunakan telepon untuk berkomunikasi dengan departemen lain. Hal ini sesuai dengan teori Asriel, dkk (2016) bahwa media komunikasi menggunakan telepon karena telepon banyak digunakan dalam komunikasi kantor dan digunakan dalam komunikasi antar personal di lingkungan internal dan eksternal kantor.
B. Hambatan dalam komunikasi internal Sales dan Marketing PT. SIMNU
Menurut Sukoco (2007) komunikasi dikatakan berhasil hanya jika penerima memahami pesan seperti yang dimaksudkan oleh pengirim. Gangguan merupakan segala campur tangan dalam proses komunikasi yang mengubah atau mengaburkan apa yang diartikan oleh pengirim.
Menurut Sukoco (2007) hambatan komunikasi yang mempengaruhi kualitas komunikasi yaitu perbedaan bahasa dan persepsi. Hal ini sesuai dengan hambatan yang terjadi di Sales dan Marketing PT. SIMNU bahwa pegawai sering kali menanyakan kembali apa yang telah di perintahkan oleh atasan, karena atasan tidak detail dalam memberikan perintah, sehingga tidak jarang pegawai memiliki persepsi lain dengan apa yang dimaksudkan oleh pimpinan.
Hambatan yang terjadi di Sales dan Marketing di PT. SIMNU juga sering terjadi ketika sales meminta contoh produk kepada admin dan permintaan sales sangat banyak sehingga admin melupakan satu atau dua hal yang diinformasikan oleh sales. Hal ini sesuai dengan teori Sukoco (2007) bahwa adanya hambatan komunikasi dikarenakan overload informasi, karena jumlah pesan bisnis yang disampaikan semakin hari semakin banyak sehingga sulit untuk meluruskan salah pengertian ketika overload informasi terjadi.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dalam hal ini, hambatan sering terjadi dikarenakan banyak Sales yang sering berada di luar kota, sehingga untuk memberikan informasi tidak jarang terjadi salah tanggap. Hambatan berkomunikasi yang terjadi pada PT. SIMNU sesuai dengan teori Sukoco (2007), karena dalam memberikan informasi sering kali menggunakan handphone, dan antara pengirim dan penerima sering kali sulit memahami pesan yang dimaksudkan.
20 BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan tentang pola komunikasi internal Sales dan Marketing di PT. SIMNU Bandung dapat disimpulkan bahwa, pelaksanaan komunikasi internal Sales dan Marketing di PT. SIMNU Bandung sudah cukup baik.
Pola komunikasi internal yang digunakan terdiri dari 2 yaitu komunikasi formal dan komunikasi informal, dimana komunikasi formal terdiri dari komunikasi vertikal ke bawah, komunikasi vertikal ke atas, komunikasi horizontal dan komunikasi diagonal.
- Komunikasi vertikal ke bawah mengalir dari Direktur kepada Manajer, Manajer kepada Asisten Manajer, Asisten Manajer kepada Admin, Admin kepada Sales dan Surveyor untuk memberikan informasi dan perintah untuk tugas-tugas suatu pekerjaan yang harus dilaksanakan.
- Komunikasi vertikal ke atas mengalir dari Sales dan surveyor kepada Admin, Admin kepada Asisten Manajer, Asisten Manajer kepada Manajer dan Manajer kepada Direktur. Saluran komunikasi vertikal ke atas di PT. SIMNU bersifat terbuka, karena pegawai diberikan kebebasan untuk mengeluarkan ide, saran dan kritik.
- Komunikasi horizontal terjadi antara sales dan pegawai lainnya yang memiliki posisi sejajar atau sederajat di PT. SIMNU.
- Komunikasi diagonal diterapkan di PT. SIMNU, hanya saja tidak dalam forum yang formal. Masing-masing atasan dari berbagai departemen hanya memberikan saran dan kritik untuk menjadi sebuah masukan.
- Media komunikasi yang digunakan oleh PT. SIMNU adalah WhatsApp dari aplikasi handphone dan Email. PT. SIMNU juga menyediakan telepon kantor untuk media komunikasi antar personal di lingkungan internal dan eksternal kantor.
- Hambatan komunikasi yang sering terjadi adalah ketika ingin memberikan informasi kepada Sales yang sering berada di luar kota, dan sering kali salah tanggap dalam memberikan informasi karena sulit memahami pesan yang dimaksud dari penerima.
B. Saran
Terdapat saran dari kesimpulan yang telah dijelaskan agar:
1. Hambatan komunikasi menurut Sukoco (2007) salah satunya adalah overload informasi. Oleh karena itu untuk menghindari overload informasi, sebaiknya ketika memberikan informasi kepada pegawai, tidak hanya berupa lisan, tetapi juga berupa tertulis, sehingga walaupun informasi terlalu banyak tidak akan ada yang terlewatkan.
2. Perlu mengoptimalkan media komunikasi yang dibutuhkan oleh pegawai dan menghimbau agar para karyawan memanfaatkan aplikasi yang ada di komputer masing-masing dan telepon di masing-masing departemen untuk memberikan perintah atau informasi tanpa harus beranjak dari meja kerja.
viii
DAFTAR PUSTAKA
Alvonco, J. (2014). Practical Communication Skill. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.
Asriel, A. S., Armiati, & Frista, L. (2016). Manajemen Kantor. Jakarta: Kencana Prenadamedia Group.
Caropeboka, R. M. (2017). Konsep dan Aplikasi Ilmu Komunikasi. Yogyakarta: Penerbit ANDI.
Daryanto. (2014). Teori Komunikasi. Malang: Gunung Samudera.
Haryadi, H. (2009). Administrasi Perkantoran untuk Manajer dan Staff. Jakarta: Visimedia.
Purwanto, D. (2011). Komunikasi Bisnis. Jakarta: Penerbit Erlangga.
Rangkuti, F. (2016). Customer Care Excellence: Meningkatkan Kinerja Perusahaan melalui Pelayanan Prima. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.
Sukoco, B. M. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Penerbit Erlangga.
Wiryanto. (2004). Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta: PT. Grasindo.
ix LAMPIRAN
TRANSKRIP WAWANCARA
Narasumber: Christoforus Orion (Sales) (O) Wawancara oleh: Anastasia Sherly Cristanto (S)
S: Bagaimana pandangan Bapak mengenai komunikasi yang terjadi di Departemen Sales dan Marketing?
O: Hmm, komunikasi internal kita si sejauh ini kalo saya pandang si baik ya, jadi hmm, kultur komunikasi di internal kita membangun budaya yang cukup terbuka satu sama lain, termasuk dari sisi pekerjaan atau dari sisi personal kesulitan kerja dan sebagainya, jadi saya pikir hmm, kultur yang dibangun saat ini di departemen kita cukup baik lah.
S: Lalu apakah antara pimpinan dan karyawan sudah melaksanakan komunikasi internal dengan lancar?
O: Hmm, komuniksi internal atasan dan bawahan kalo saya pandang si cukup lancar ya, jadi Pak Handy sendiri membangun hmm, pola komunikasi yang cukup terbuka jadi bawahan itu boleh datang kapanpun, mau dikantor atau diluar kantor, untuk sharing misalnya soal pekerjaan ya atau soal kesulitan ya Pak Handy juga sering nanya hmm, trouble-trouble yang terjadi dilapangan gimana gitu ya jadi hmm, saya pikir komunikasi atas ke bawah si sejauh ini lancar.
S: Selanjutnya Pak, apakah seorang karyawan perlu memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik? Mengapa demikian Pak?
O: Hmm, khusus untuk departemen marketing dan sales ini si saya pikir komunikasi merupakan salah satu syarat yang penting ya, jadi kita kan handle hmm, konsumen atau customer diluar yang pasti salah satu potensi yang harus dimiliki adalah komunikasi yang baik itu jelas, jadi hmm kalo disebut perlu atau tidaknya dan penting saya pikir sangat penting gitu, dan waktu di recruitment pun salah satu poin yang harus dimiliki pegawai untuk masuk di departemen ini ya salah satunya adalah komunikasi yang baik gitu.
S: Selanjutnya Pak untuk komunikasi dari atas ke bawah ya Pak, bagaimana cara atasan dalam memberikan perintah kepada bawahan? Apakah sudah jelas?
O: Hmm, biasanya kita suka selalu ada meeting koordinasi, jadi dimana hmm atasan kita mengumpulkan semua karyawan untuk mengkoordinasi mengenai kondisi penjualan atau kondisi perusahaan itu baik dari sisi internal isu nya atau eksternal isu nya hmm, jadi
x
biasanya atasan kita selalu hmm, meeting itu jadiin alat untuk koordinasi lah, jadi saya pikir hmm, sudah berjalan baik.
S: Kemudian perlakuan atasan kepada karyawan yang melakukan kelalaian atau kesalahan dalam bekerja itu bagaimana Pak?
O: Hmm, saya pikir hmm, soal kelalaian bekerja sebagai bawahan respon atasan pasti semua perusahaan sama ya, maksudnya yang pasti ada punishment, tetapi itu pun penilaian itu pasti hmm, dilihat secara objektif jadi kalo misalnya masalahnya cukup krusial ya kita ada punishment yang disebut SP disini kan, ya kalo misalnya masalahnya tidak terlalu krusial ya jadikan itu sebagai teguran, tapi kalo saya lihat si semua tahap-tahap, respon, problem dari masalah yang diperbuat oleh karyawan diperusahaan ini cukup berjalan sih prosesnya.
S: Untuk pegawai berprestasi ya Pak, bagaimana perlakuan atasan terhadap pegawai yang berprestasi?
O: Kalo saya lihat si cukup fair ya, jadi hmm kalo saya pribadi, dengan pengalaman saya pribadi diperusahaan ini, hmm disini kita dinilai balik lagi secara objektif, jadi kalo tadi lalai, misalnya sekarang berprestasi, perusahaan pasti menerapkan hmm, apa namanya ya selain sistem kompensasi ya, sistem bonus dan sebagainya ada disisi lain sistem karir, kerja, sistem kenaikan kerja, kenaikan apa jabatan atau mungkin ada kenaikan salary itu pun dinilai secara objektif, jelas, kalau misalnya di departemen marketing itu dilihat dari misalnya tingkat penjualannya, cukup signifikan meningkat atau tidak, gitu, kalo disini kita menilai secara objektifnya disitu.
S: Untuk media komunikasi yang digunakan untuk komunikasi vertikal ke bawah itu apa saja Pak?
O: Hmm, kalo media si biasanya kita ada WhatsApp ya, jadi memang hmm, kita di WhatsApp itu ada grup, baik itu personal atau grup apa WhatsApp personal atau grup itu biasanya kalo misalnya sales terutama atau surveyor ya ada diluar kantor, biasanya untuk ada info-info yang memang harus disampaikan itu hmm, digunakan via grup WhatsApp, gitu sih.
S: Ya Pak, sekarang untuk komunikasi dari bawah ke atas apakah ada kebebasan untuk karyawan dalam mengeluarkan ide, saran, kritik dan keluhan dengan masalah pekerjaan?
O: Hmm, kalo kebebasan pasti ada kebebasan sih jadi kalo saya liat sih jadi ada dua apa namanya ya hmm, ada dua jenis sih maksudnya kita bisa menyampaikan ide, dan sebagainya itu bisa melalui komunikasi interpersonal ya, maksudnya secara langsung atau bisa kita komunikasi juga dalam forum ya meeting gitu yang tadi diadain ya, setiap awal bulan atau akhir bulan, jadi kalo berbicara soal kebebasan saya pikir sejauh ini hmm, atasan kita juga
xi
merupakan seorang atasan yang cukup terbuka menerima ide atau masukan jadi kalo berkaitan dengan kebebasan itu ya ada kebebasan.
S: Kemudian untuk penyampaian laporan yang dilakukan oleh pegawai atau bawahan kepada atasan, bagaimana Pak caranya?
O: Hmm, pelaporan itu dibagi jadi dua sih, baik verbal atau non verbal ya, biasanya kalo verbal ya report bulanan misalnya di meeting forum atau tengah bulan baik itu di forum yang saya bilang tadi itu atau gak di secara personal itu bisa kita hmm, buat report, kalo non verbalnya mungkin biasa laporan tertulis ya apa yang terjadi untuk tiap mingguan ya, kunjungan mingguan di luar kota itu kita juga ada hasil laporan tertulisnya.
S: Untuk media komunikasi vertikal ke atas apa saja ya Pak yang digunakan?
O: Media komunikasi masih sama sih kayak tadi, kita masih menggunakan media WhatsApp ya atau ya kalo misalnya hmm, butuh komunikasi secara langsung yang antar wilayah ya pakai handphone gitu, tapi kalo aplikasi lebih menggunakan WhatsApp itu.
S: Kemudian Pak untuk komunikasi horizontal, bagaimana bentuk komunikasi horizontal yang terjadi antara sesama pimpinan dengan pimpinan, dan pegawai dengan pegawai?
Apakah ada permasalahan?
O: Hmm, sejauh ini sih mungkin secara sistem organisasi kita struktur organisasi sorry ya, itu memang belum terlalu lebar sih kesamping, itu kan kalo lebar kesamping artinya kan banyak dalam internal departemen itu ada beberapa atasan di dalamm itu kan, nah sejauh ini mungkin yang baru ada SPV itu baru marketing industri itu saya sendiri, untuk di sub departemen yang lain itu ya mungkin kayak retailnya ya untuk surveyornya itu belum ada, jadi untuk pola komunikasinya ya mungkin masih merata ya, belum ada apa namanya itu hmm, sistem yang berjalan saat ini, itu karena belum hmm, man power nya tidak ada, maksudnya sie. struktur organisasinya gak ada gitu, saat ini belum lebar kesamping.
S: Kalau sikap atasan terhadap masalah atau konflik yang terjadi antara pegawai setingkat itu bagaimana Pak?
O: Hmm, biasanya ya atasan, semua atasan sama ya, pasti dipanggil misalnya ada konflik kebetulan yang pasti di departemen kita pun sering terjadi masalah misalnya ada kesalahpahaman dan sebagainya, biasanya hmm, itu dilakukan pemanggilan. Pemanggilan oleh pihak hmm internal sendiri departemen hmm, atasan kita langsung tapi kalo misalnya problem nya sudah cukup hmm krusial itu biasanya ada HRD yang coba langsung menjelasin jadi sistem penanganannya cukup berjalan sih diperusahaan ini.
S: Untuk medianya Pak, media apa yang digunakan untuk berkomunikasi horizontal?
xii
O: Hmm, masih sama ya jadi masih kalo media kita masih menggunakan hmm WhatsApp ya kalo aplikasi ya handphone sih.
S: Selanjutnya Pak untuk komunikasi diagonal, bagaimana bentuk dari pelaksanaan komunikasi diagonal yang terjadi di Departemen Sales dan Marketing?
O: Hmm, komunikasi diagonal kalo ini kan dibagi dua tahap ya, biasanya kalo struktur organisasi yang baik itu hmm untuk bawahan lintas departemen itu ya secara formal itu kita gak ada komunikasi secara formal, untuk bahasa nya mengenai pekerjaan ya paling cuma nanya antarpersonal aja, jadi kalo formalnya forum misalnya sebagainya itu gak ada, tapi untuk komunikasi diagonal antar atasan itu biasanya ada setiap seminggu sekali disini, hmm jadi untuk komunikasi diagonal itu sendiri masih di handle oleh atasan secara langsung, kalo ada isu-isu yang mengangkat yang jadi masalah antar departemen biasanya kita harus komunikasiin ke atasan, nanti biasanya atasan itu sendiri akan membawa di dalamm forum yang setiap minggu itu hmm, pertemuan antar lintas departemen itu, pola komunikasi nya ya masih seperti itu.
S: Jadi kepala bagian sering menyampaikan saran dan kritik kepada pegawai dibagian lain ya Pak?
O: Hmm, ya saya bilang tadi, mungkin untuk saat ini kepala bagian itu masih belum ada forum pertemuan untuk lintas departemen ya, hmm, ya paling kita bentuk penyampaiannya tidak formal jadi ya hanya kalo misalnya kritik dan saran ya pasti ada lah hanya jadi sebuah masukan ya pertemuan hmm kalo pola komunikasi nya ya personal informal gitu ya. Tidak formal seprti sebuah forum yang dibuat atau sebagainya.
S: Untuk medianya sendiri apakah sama menggunakan handphone?
O: Media lintas departemen diagonal?
S: Ya Pak
O: Ya sama sih masih sama WhatsApp atau telepon.
S: Kemudian, apakah ada perbedaan cara berkomunikasi antara atasan ke bawahan dan bawahan ke atasan?
O: Hmm, perbedaan komunikasi sih sejauh ini hmm saya pikir masih formal ya maksudnya kita bekerja profesional, dikantor ya kita berbicara soal pekerjaan, jadi saya pikir ya kalo berbicara soal perbedaan ya selama konsepnya sama soal pekerjaan yang terjadi ya tidak ada sih tidak ada perbedaan.
S: Apakah selama ini ada hambatan dalam komunikasi internal Sales dan Marketing PT.
SIMNU?
xiii
O: Hmm, hambatan sejauh ini gak ada ya jadi yang saya bilang di poin pertama tadi hmm kultur yang dibangun di departemen ini terbuka satu sama lain jadi kalo ada masalah pun ya kita bahas bersama jadi kalo ada koordinasi pun ya kita juga bisa bahas bersama baik itu atasan atau sesama karyawan saya pikir sih sejauh ini berjalan cukup baik, jadi tidak ada hambatan sama sekali sih.
xiv
Narasumber: Buddhi Seno Putra (Assistant Manager Marketing) (B) Wawancara oleh: Anastasia Sherly Cristanto (S)
S: Bagaimana pandangan Bapak mengenai komunikasi yang terjadi di Departemen Sales dan Marketing?
B: Hmm, komunikasi. Mulai dari mana gitu ya. Komunikasi biasa mulai dari atasan, dari manajer, manajer biasa meneruskan informasi yang dari atas dari manajer, itu nanti ke asisten manajer, baru nanti ke admin, baru ke bagian hmm sales sama bagian surveyor, gitu.
S: Apakah antara pimpinan dan karyawan sudah melaksanakan komunikasi internal dengan lancar?
B: Hmm, respon balik yang masih belum lancar.
S: Misalnya seperti apa ya Pak kalau boleh tau?
B: Ya, jadi misalnya ketika ada informasi, misalnya ada hmm kebijakan baru, diberikan langsung dari atas ke bawah, nah ketika informasi sudah diberikan, tidak langsung ada respon biasanya.
S: Apakah seorang karyawan perlu memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik?
B: Ya sangat perlu.
S: Mengapa Pak?
B: Ya karena hmm sebagai atasannya dia harus tau informasi ini diterima atau enggak, hmm akan dilaksanakan atau tidak sudah dilaksanakan atau tidak.
S: Selanjutnya untuk komunikasi vertikal ke bawah ya Pak.
B: Ya.
S: Bagaimana cara atasan dalam memberikan perintah kepada bawahan? Apakah sudah jelas?
B: Jadi biasanya hmm kalo dari atasan hmm ketika memberikan informasi tidak terlalu detail, hmm jadi kita sebagai yang menerima informasi pertama perlu menanyakan lebih detail lagi, itu sih.
S: Bagaimana perlakuan atasan kepada karyawan yang melakukan kelalaian atau kesalahan dalam bekerja?
B: Biasa dipanggil dulu, dipanggil, konfirmasi dulu apa yang dia mengerti apa yang dia sudah tau apa yang dia sudah lakukan, nah dari informasi itu kalo memang jelas ada kesalahannya langsung ditegur, kalo memang perlu di berikan sanksi, diberikan sanksi. Tapi kalo memang akhirnya sebetulnya bukan dia yang bersalah artinya di diluruskan kembali, mulai dari informasinya dan apa yang harus dia lakukan.
S: Bagaimana perlakuan atasan terhadap pegawai yang berprestasi?
xv
B: Hmm, karena di marketing itu nanti prestasi biasa di hitung dari pencapaian target nanti ada memang ada perhitungan dari target omset yang dia capai sih.
S: Jadi kalo memenuhi target gitu ya Pak?
B: Iya memenuhi target.
S: Media apa yang digunakan untuk berkomunikasi vertikal ke bawah?
B: Hmm, selain lisan biasanya lewat WhatsApp. Itu, baik WhatsApp pribadi maupun WhatsApp grup.
S: Selanjutnya untuk komunikasi vertikal ke atas, apakah ada kebebasan untuk karyawan dalam mengeluarkan ide, saran, kritik dan keluhan dengan masalah pekerjaan?
B: Ya, sangat terbuka. Bahkan sampai ke level Direktur itu dibuka.
S: Bagaimana cara penyampaian laporan yang dilakukan oleh pegawai atau bawahan kepada atasan?
B: Biasanya satu bulan sekali hmm karyawan menyampaikan hmm laporan bulanan secara rutin kalo mingguan hmm secara rutin melaporkan perkembangan kalo harian biasanya penyampaian laporan ketika ada progress atau ketika ada masalah nah itu biasanya langsung kasih tau ke atasan.
S: Kalo medianya sendiri itu apa saja Pak?
B: Sama, dengan WhatsApp atau email.
S: Selanjutnya untuk komunikasi horizontal, bagaimana bentuk komunikasi horizontal yang terjadi antara sesama pimpinan dengan pimpinan, dan pegawai dengan pegawai? Apakah ada permasalahan?
B: Ya, kalo pimpinan dengan pimpinan ada rapat mingguan ada rapat bulanan, terus kalo karyawan antar karyawan kita punya WA grup, jadi bisa saling komunikasi di WA grup.
S: Bagaimana sikap atasan terhadap masalah atau konflik yang terjadi antara pegawai setingkat?
B: Kalo pegawai setingkat biasanya kalo diantara mereka sendiri tidak bisa menyelesaikan sih, biasanya hmm dipanggil bersamaan dengan atasan jadi hmm internal dulu lah, diantara mereka dulu abru kalo perlu pihak ketiga ada penengah ya perlu penengah dari sesama mereka dulu kalo perlu ya baru nanti bersama dengan atasan.
S: Media apa yang digunakan untuk berkomunikasi horizontal?
B: Hmm, media kita usahakan ketemu langsung, tapi kalo misalnya tidak bisa ketemu langsung karena lagi diluar kota itu biasanya lewat WA atau telepon.
S: Selanjutnya untuk komunikasi diagonal, bagaimana bentuk dari pelaksanaan komunikasi diagonal yang terjadi di Departemen Sales dan Marketing?
xvi
B: Komunikasi biasa kita ada interaksi di ada aplikasi chat di komputer kita masing-masing itu antar departemen terus di luar itu WA.
S: Jadi ada grup WA gitu ya Pak?
B: Iya.
S: Apakah kepala bagian sering menyampaikan saran dan kritik kepada pegawai dibagian lain?
B: Hmm, kalo antar bagian itu kritik saran itu biasanya masuknya di rapat mingguan dan rapat bulanan antar pimpinan.
S: Untuk media komunikasinya yang aplikasi chat itu tadi ya Pak?
B: Iya, bisa lewat hmm bisa lewat chat terus medianya juga kita kan ada telepon juga antar departemen terus kalo bentuknya komplain atau kritik hmm khususnya biasanya kita marketing sama produksi biasanya kita ada komplain masalah produksi kita ada media SIS jadi lewat, nanti kita kirim lewat ada form yang harus kita isi, nanti lewat hmm program itu form itu akan tersampaikan ke departemen bersangkutan nanti akan dibalas lewat media itu yang sama antar departemen jadi saling membalas, gitu.
S: Apakah ada perbedaan cara berkomunikasi antara atasan ke bawahan dan bawahan ke atasan?
B: Hmm, tidak ada. Tidak ada pembedaan. Sama.
S: Apakah ada hambatan dalam komunikasi internal Sales dan Marketing PT. SIMNU?
B: Hmm, hambatan. Hambatan karena kebanyakan kan diluar kota. Seringnya di luar kota tidak ketemu langsung jadi sering kalo hmm WA harus diimbangi dengan telepon langsung, gitu. Karena kadang-kadang bahasa tulisan hmm kadang-kadang bisa ditanggapi berbeda, jadi ketika misalnya ketika WA tidak bisa, akhirnya harus lewat hmm telepon langsung. Nah kita kenapa gak telepon langsung karena sering kali kalo yang bertugas dilapangan hmm akan mengganggu karena mereka sedang berhadapan dengan customer. Jadi biasanya kita WA dulu jadi tunggu sampai dia membalas baru kalo setelah balas membalas kayaknya sepertinya ada informasi yang salah kita harus telepon.
