ANALISIS PENGENDALIAN INTERNAL PERSEDIAAN BARANG JADI GENTENG PADA PT VARIA USAHA BETON SIDOARJO
Duwi Wahyuningsih duwiwahyu06@gmail.com
Yuliastuti Rahayu
Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STIESIA) Surabaya
ABSTRACT
Regarding inventory as one of the important assets in manufacturing company therefore an internal control to the inventory is required. The purpose of this research is to find out more about the internal control to the goods inventory of finished roof tiles at PT Varia Usaha Beton Plant BM Waru Sidoarjo.
Descriptive qualitative approach which is carried out based on the facts that occur within the company. The primary data source is gained from observation, interview, documentation and the secondary data is collected from literary study. It can be concluded from the result of the research that the internal control to the goods inventory of finished roof tiles at PT Varia Usaha Beton Plant BM Waru Sidoarjo has been carried out by performing stock opname once a month, however there is a weakness in the implementation physical calculation of inventory that has been done on work days.
Keywords: Analysis, Internal Control, Finished Goods Inventory.
ABSTRAK
Melihat persediaan merupakan salah satu harta terpenting dalam perusahaan manufaktur, maka diperlukan adanya pengendalian Internal terhadap persediaan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui lebih dalam mengenai pengendalian internal terhadap persediaan barang jadi genteng pada PT Varia Usaha Beton Plant BM Waru Sidoarjo.
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif dimana dilakukan berdasarkan fakta – fakta yang telah terjadi dalam perusahaan. Sumber data primer berasal dari hasil observasi, wawancara dan dokumentasi serta sumber data sekunder berasal dari kepustakaan. Dari hasil penelitian disimpulkan bahwa pengendalian internal terhadap persediaan barang jadi genteng pada PT Varia Usaha Beton Plant BM Waru Sidoarjo yaitu dengan cara melakukan stock opname setiap satu bulan sekali, namun masih terdapat kelemahan yaitu untuk pelaksanaan perhitungan fisik persediaan terlihat masih dilakukan pada hari aktif bekerja.
Kata Kunci : Analisis, Pengendalian Internal, Persediaan Barang Jadi.
PENDAHULUAN
Seiring dengan berjalannya pembangunan ekonomi di Indonesia, pemerintah memberikan peluang yang cukup besar bagi para usahawan untuk berpartisipasi aktif dalam pembangunan, salah satunya dengan cara mendirikan perusahaan - perusahaan yang dapat menghasilkan barang jadi siap pakai supaya dapat mempermudah konsumen dalam memenuhi kebutuhan.
Dalam era globalisasi seperti saat ini tepatnya dalam dunia usaha tidak asing lagi apabila mendengar istilah perusahaan manufaktur. Pada perusahaan manufaktur hasil akhir yang akan dijual kepada konsumen berupa barang jadi, sehingga transaksi yang
berhubungan dengan persediaan barang jadi merupakan suatu hal yang perlu diperhatikan.
Misalnya genteng, persediaan barang jadi genteng sangat rentan akan adanya kerusakan oleh sebab itu kuantitas serta tempat penyimpanan barang sangat perlu diperhatikan.
Jumlah genteng yang berlebihan tidak baik bagi perusahaan karena resiko akan adanya kerusakan akan semakin besar. Jika kerusakan yang ada cukup besar maka akan semakin besar pula resiko kerugian yang ditanggung oleh perusahaan. Namun begitu juga sebaliknya apabila jumlah barang terlalu sedikit akan dapat menghambat jalannya aktivitas penjualan.
Oleh sebab itu persediaan barang jadi khususnya genteng alangkah baiknya apabila disesuaikan dengan tingkat kebutuhan, selain dapat memenuhi permintaan yang diperlukan oleh konsumen juga dapat menghindari resiko kerugian pada perusahaan.
Oleh karena itu diperlukan adanya pengendalian internal terhadap persediaan barang jadi, karena tujuan utama diterapkanya pengendalian terhadap persediaan yaitu untuk mengamankan atau mencegah persediaan dari tindakan pencurian dan kerusakan serta menjamin keakuratan penyajian persediaan dalam laporan keuangan. Dan untuk menjamin keakuratan besarnya persediaan yang akan dilaporkan dalam laporan keuangan maka perusahaan perlu melakukan perhitungan fisik atas persediaanya. Perbandingan perhitungan fisik dengan data persediaan dinamakan stock opname. Stock opname merupakan salah satu cara pengendalian internal terhadap persediaan yang biasanya sering diterapkan oleh perusahaan-perusahaan yang memiliki barang yang jumlahnya cukup banyak. Stock opname ini bertujuan untuk mengetahui arus masuk dan keluar barang, mengetahui barang yang hilang atau belum tercatat selama proses transaksi dalam satu periode tersebut, serta mengetahui kondisi persediaan barang jadi secara riil (Hery, 2009:299).
PT Varia Usaha Beton Sidoarjo adalah salah satu perusahaan manufaktur yang bergerak pada bidang produksi genteng. Karena melihat barang yang dijual memiliki jumlah yang relatif cukup banyak serta rentan akan adanya kerusakan, maka diperlukan adanya pengendalian internal terhadap persediaan sehingga nantinya diharapkan dapat terhindar dari tindakan – tindakan yang tidak diinginkan serta penyajian persediaan dalam laporan keuangan dapat menjadi lebih akurat.
Dengan mengetahui pengendalian internal terhadap persediaan barang jadi genteng pada PT Varia Usaha Beton Plant BM Waru Sidoarjo secara mendalam diharapkan dapat : (1) Untuk mengetahui lebih dalam mengenai pengendalian internal terhadap persediaan barang jadi khususnya genteng pada PT Varia Usaha Beton Plant BM Waru Sidoarjo; (2) Untuk mengetahui penerapan stock opname persediaan genteng yang dilakukan pada PT Varia Usaha Beton Plant BM Waru Sidoarjo serta mengidentifikasi adanya selisih jumlah persediaan barang pada database komputer dengan jumlah fisik barang yang ada.
TINJAUAN TEORITIS DAN HIPOTESIS Pengendalian Internal
Menurut Bodnar dan Hopwood (2006:10) menyatakan bahwa istilah proses pengendalian internal mengindikasikan tindakan yang diambil dalam suatu organisasi untuk mengatur dan mengarahkan aktivitas dalam organsisasi tersebut.
Menurut Messier et al. (2006) pengendalian internal (internal control) adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel entitas lainya yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan berikut:
(a) Keandalan laporan keuangan; (b) Efektifitas dan efesiensi operasi; (c) Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
Menurut Diana dan Setiawati (2011:83) menyatakan bahwa COSO mendefinisikan pengendalian internal sebagai proses yang diimplementasikan oleh dewan direksi, manajemen serta seluruh staf dan karyawan dibawah arahan mereka dengan tujuan untuk memberikan jaminan yang memadai atas tercapainya tujuan pengendalian. Sedangkan menurut Harrison et al. (2012) pengendalian internal adalah perencanaan organisasi dan sistem prosedur yang diimplemetasikan oleh manajemen perusahaan dan dewan direksi serta dirancang untuk memenuhi lima tujuan antara lain menjaga aset, mendorong para karyawan untuk mengikuti kebijakan perusahaan, meningkatkan efisiensi operasional, memastikan pencatatan akuntansi yang akurat dan dapat diandalkan dan menaati persyaratan hukum.
Tujuan Pengendalian Internal
Tujuan pengendalian menurut COSO (Committee of Sponsoring Organization) (Diana dan Setiawati, 2011:83) : (a) Efektifitas dan efesiensi operasi; (b) Reabilitas laporan keuangan; (c) Kesesuaian dengan aturan yang ada.
Tujuan utama dari pengendalian internal atas persediaan menurut Hery (2009:301) adalah: (a) Mengamankan atau mencegah aktiva perusahaan (persediaan) dari tindakan pencurian, penyelewengan, penyalah gunaan dan kerusakan; (b) Menjamin keakuratan (ketepatan) penyajian persediaan dalam laporan keuangan.
Klasifikasi pengendalian internal
Menurut Krismiaji (2010:220) berdasarkan tujuannya, pengendalian internal dikelompokkan menjadi tiga antara lain : (a) Pengendalian preventif, merupakan pengendalian yang dimaksudkan untuk mencegah masalah sebelum masalah tersebut benar- benar terjadi; (b) Pengendalian detektif, merupakan pengendalian yang dimaksudkan untuk menemukan masalah dan masalah tersebut telah terjadi; (c) Pengendalian korektif, merupakan pengendalian yang dimaksudkan untuk memecahkan masalah yang ditemukan oleh pengendalian detektif.
Komponen-komponen pengendalian internal
Menurut Diana dan Setiawati (2011:83) menyatakan bahwa terdapat lima komponen dalam model pengendalian COSO antara lain :
1. Lingkungan pengendalian, setiap organisasi harus memiliki lingkungan pengendalian yang kuat. Lingkungan pengendalian yang lemah kemungkinan besar dapat diikuti dengan kelemahan dalam komponen pengendalian internal yang lain. Lingkungan pengendalian meliputi faktor-faktor sebagai berikut :
a. Filosofi dan gaya operasi manajemen, manajer bertanggung jawab untuk menyusun kode etik perusahaan dan memperlakukan setiap karyawan dengan adil dan dengan hormat, manajer juga harus menekankan pentingnya pengendalian internal
b. Komitmen terhadap integritas dan nilai etika, penting bagi manajemen untuk menciptakan budaya organisasi yang menekankan pada integritas dan nilai - nilai etika. Perilaku etis atau tidak etis manajer dan karyawan berdampak besar terhadap keseluruhan pengendalian internal. Oleh sebab itu perusahaan perlu memiliki kode perilaku untuk mengatur tindakan manajemen maupun karyawan. Manajemen harus mengambil tindakan proaktif untuk memastikan bahwa semua karyawan benar-benar sadar akan standar perilaku tersebut. selain itu, manajemen harus memberi contoh dalam perilakunya sehari - hari
c. Komite audit dan dewan direksi, dewan direksi bertanggung jawab untuk memilih komite audit yang beranggotakan orang - orang dari luar perusahaan. Peran komite audit adalah memantau akuntansi perusahaan serta praktik dan kebijakan pelaporan keuangan. Komite audit juga berperan sebagai perantara antara auditor internal dan auditor eksternal
d. Struktur organisasi, struktur organisasi perusahaan menggambarkan pembagian otoritas dan tanggung jawab dalam perusahaan dalam rangka mencapai tujuan perusahaan. Struktur organisasi harus disajikan secara eksplisit dalam bentuk grafis agar jelas siapa yang bertanggung jawab
e. Penetapan otoritas dan tanggung jawab, otorisas adalah hak yang dimiliki karena posisi formal seseorang untuk memberi perintah kepada bawahan. Sedangkan tanggung jawab adalah kewajiban seseorang untuk menjalankan tugas tertentu dan untuk diminta pertanggung jawaban atas hasil yang dicapai. Oleh karena itu penting bagi sebuah organisasi untuk memiliki deskripsi pekerjaan yang jelas agar tidak terjadi saling melempar tanggung jawab
f. Kebijakan dan praktek sumber daya manusia, kegiatan sumber daya manusia meliputi perekrutan karyawan baru, pelatihan karyawan, motivasi karyawan, evaluasi karyawan, konseling karyawan, perlindungan karyawan, dan pemberhentian karyawan
g. Pengaruh eksternal dapat mempengaruhi lingkungan pengawasan organisasi, dan dapat meningkatkan kesadaran manajemen akan pentingnya prosedur serta kebijakan pengawasan intern. Pengaruh peraturan ini mencakup peraturan yang dikeluarkan oleh badan penyusunan standar akuntansi.
2. Aktivitas pengendalian, yang terkait dengan pelaporan keuangan antara lain meliputi : a. Desain dokumen yang baik dan bernomor urut tercetak, desain dokumen yang baik
adalah desain dokumen yang sederhana sehingga meminimalkan kemungkinan kesalahan mengisi. Dokumen juga harus memuat tempat untuk tanda tangan bagi mereka yang berwenang, jika dokumen digunakan sebagai bukti peralihan harta maka ada kolom untuk tanda tangan dan nama terang penerima
b. Pemisahan tugas, terdapat tiga pekerjaan yang harus dipisahkan agar tidak ada peluang untuk mencuri harta perusahaan serta memalsukan catatan akuntansi, antara lain : fungsi penyimpanan harta yang dimaksud disini ialah pemegang kas atau pemegang persediaan, fungsi pencatat meliputi menyusun laporan keuangan, fungsi otorisasi transaksi bisnis dapat diwujudkan dalam bentuk tanda tangan dalam dokumen sebagai tindakan atau persetujuan untuk memulai sebuah transaksi
c. Otorisasi yang memadai atas setiap transaksi bisnis yang terjadi, otorisasi adalah pemberian wewenang dari manajer kepada bawahanya untuk melakukan aktivitas atau untuk mengambil keputusan tertentu
d. Mengamankan harta dan catatan perusahaan dapat dilakukan dengan cara, antara lain menciptakan pengawasan yang memadai, memastikan catatan harta yang akurat, menjaga catatan dan dokumen dengan menyimpanya kedalam lemari
e. Menciptakan adanya pengecekan independen atas pekerjaan karyawan, dapat dilakukan dengan cara rekonsiliasi dua catatan yang dihasilkan oleh dua pihak yang independen, membandingkan catatan dengan aktual fisik yang ada, review independen.
3. Penaksiran resiko, resiko dapat bersumber dari :
a. Tindakan tidak disengaja, seperti kesalahan yang disebabkan oleh kecerobohan karyawan, sistem yang tidak mampu memenuhi kebutuhan perusahaan
b. Tindakan sengaja, seperti : sabotase, mencuri atau menyalah gunakan harta perusahaan
c. Bencana alam
d. Kesalahan perangkat lunak dan kegagalan peralatan komputer, seperti arus listrik yang tidak stabil, kerusakan sistem informasi.
4. Informasi dan komunikasi, Informasi harus diidentifikasi, diproses, dan dikomunikasikan ke personil yang tepat sehingga setiap orang dalam perusahaan dapat melaksanakan tanggung jawab mereka dengan baik. Sistem informasi akuntansi harus bisa menghasilkan laporan keuangan yang andal.
5. Pengawasan, kegiatan utama dalam pengawasan kinerja meliputi :
a. Supervisi yang efektif, meliputi : pelatihan terhadap karyawan, memonitor kinerja karyawan, mengkoreksi kesalahan yang mereka lakukan
b. Akuntansi pertanggungjawaban, meliputi : penyusunan anggaran, membandingkan rencana kinerja dengan kinerja aktual, membuat prosedur untuk investigasi penyimpangan yang signifikan yang dilanjutkan dengan mengambil tindakan untuk mengoreksi penyebab terjadinya penyimpangan tersebut
c. Pengauditan internal, meliputi penilaian terhadap efektifitas pengendalian internal, evaluasi kepatuhan karyawan terhadap kebijakan manajemen.
Prinsip - prinsip pengendalian internal
Menurut Jusup (2005:4) menyatakan bahwa prosedur-prosedur pengendalian internal berbeda-beda antara perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lainya, namun demikian prinsip-prinsip pengendalian intern yang pokok dapat diterapkan pada semua perusahaan. Tujuh buah prinsip pengendalian intern yang pokok meliputi : (a) Penetapan tanggung jawab yang jelas; (b) Penyelenggaraan pencatatan yang memadai; (c) Pengasuransian kekayaan dan karyawan perusahaan; (d) Pemisahan pencatatan dan penyimpanan aktiva; (e) Pemisahan tanggung jawab atas transaksi yang berkaitan; (f) Pemakaian peralatan mekanis; (g) Pelaksanaan pemeriksaan yang independen.
Pengendalian internal persediaan
Menurut Hery (2009 :301) menyatakan bahwa pengendalian internal atas persediaan seharusnya dimulai pada saat barang diterima (yang dibeli dari pemasok) untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan apa yang dipesan, maka setiap laporan penerimaan barang harus dicocokkan dengan formulir pesanan pembelian yang asli.
Harga barang yang dipesan, seperti yang tertera dalam formulir pesanan pembelian, seharusnya dicocokkan dengan harga yang tercantum dalam faktur tagihan (invoice). Setelah laporan penerimaan barang, formulir, formulir pesanan pembelian dan faktur tagihan dicocokkan perusahaan akan mencatat persediaan dalam catatan akuntansi.
Mengenai tempat penyimpanan persediaan, persediaan seharusnya disimpan dalam gudang yang mana aksesnya dibatasi hanya untuk karyawan tertentu saja. Setiap pengeluaran barang dari gudang seharusnya dilengkapi atau didukung dengan formulir permintaan barang. Suhu dimana tempat barang disimpan seharusnya juga diatur sedemikian rupa untuk menghindari terjadinya kerusakan atas barang dagangan. Untuk menjamin keakuratan besarnya persediaan yang dilaporkan dalam laporan keuangan, perusahaan manufaktur seharusnya melakukan pemeriksaan fisik terhadap persediaan
barang jadi yang telah dihasilkan. Dalam sistem pencatatan perpetual, hasil dari perhitungan fisik akan dibandingkan dengan data persediaan yang tercatat dalam buku besar untuk menentukan besarnya kekurangan yang ada atas saldo fisik persediaan. Jadi, dapat dikatakan bahwa dalam sistem pencatatan perpetual, pemeriksaan fisik dilakukan bukan untuk menghitung saldo akhir persediaan melainkan sebagai pengecekan silang mengenai keabsahan atas saldo persediaan yang dilaporkan dalam buku besar persediaan.
Persediaan
Menurut Kartikahadi et al. (2012) menyatakan bahwa IAS No 2 Inventory dan PSAK No 14 Persediaan.Persediaan adalah aset : (a) Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal; (b) Dalam proses produksi untuk penjualan tersebut; (c) Dalam bentuk bahan baku atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa.
Menurut Harrison et al. (2012) menyatakan bahwa persediaan sebagai aset yang : (a) Disimpan untuk dijual dalam operasi rutin perusahaan; (b) Dalam proses produksi untuk penjualan; (c) Dalam bentuk bahan atau perlengkapan yangakan dikonsumsi selama proses produksi atau penyerahan jasa. Ini berarti persediaan dapat berupa bahan baku, barang dalam proses atau barang jadi.
Dari definisi persediaan diatas maka dapat disimpulkan bahwa persediaan adalah aset yang telah dimiliki serta disimpan oleh perusahaan baik dalam bentuk bahan baku, barang dalam proses maupun barang jadi yang nantinya akan dijual dalam kegiatan rutin perusahaan.
Menurut Kartikahadi et al. (2012) menyatakan bahwa untuk perusahaan manufaktur mengelompokkan persediaanya sebagai berikut : (a) Persediaan barang jadi, yaitu barang yang selesai diproduksi dan siap untuk dijual; (b) Persediaan barang dalam proses, yaitu barang yang sedang dalam proses produksi; (c) Pesediaan barang mentah atau bahanbaku, yaitu barang yang akan menjadi input dalam proses produksi.
Sistem Akuntansi Persediaan
Menurut Kartikahadi et al. (2012) terdapat dua jenis sistem pencatatan akuntansi yaitu:
a. Sistem Pencatatan Perpetual
Dalam sistem perpetual catatan persediaan selalu dimuthakirkan (updated) setiap kali terjadi transaksi yang melibatkan persediaan, sehingga perusahaan selalu mengetahui kuantitas dan nilai persediaanya setiap saat
b. Sistem Pencatatan Periodik
Dalam sistem pencatatan periodik, jumlah persediaan ditentukan secara berkala (periodik) dengan melakukan perhitungan fisik dan mengalikan jumlah unit tersebut dengan harga satuan untuk memperoleh nilai persediaan yang ada pada saat itu. Dalam metode ini setiap kali ada pembelian persediaan akan dicatat pada akun pembelian.
Sedangkan pada saat penjualan hanya dibukukan penjualan sejumlah harga penjualan, dan tidak dihitung harga pokok penjualan untuk setiap transaksi. Pada akhir periode usaha untuk menyusun laporan keuangan harus dilakukan perhitungan fisik persediaan untuk mengetahui nilai persediaan akhir dan harga pokok penjualan. Kelebihan penggunaan metode periodik adalah mudah untuk diterapkan, sedangkan kelemahanya adalah perusahaan tidak mengetahui dengan pasti kuantitas dan total biaya perolehan persediaan sampai dilakukanya perhitungan fisik.
Persediaan Barang Jadi
Hasil akhir pada perusahaan manufaktur ialah berupa barang jadi. Menurut Mulyadi (2001:560) transaksi yang berhubungan dengan persediaan barang jadi ialah produk selesai di produksi, penjualan, retur penjualan, dan perhitungan fisik persediaan. Adapun dokumen dan catatan yang bersangkutan dengan sistem akuntansi persediaan produk jadi ialah : (a) Pencatatan produk jadi; (b) Harga pokok produk jadi yang dijual; (c) Harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari pembeli; (d) Sistem perhitungan fisik persediaan.
Penelitian Terdahulu
Penelitian yang dilakukan oleh Sampeallo (2012) ialah Analisis Pengendalian Persediaan pada UD.Bintang Furniture Sangasanga. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pemesanan atas pembelian furniture (lemari pakaian) UD.Bintang Furniture sudah memperoleh biaya minimum, serta persediaan minimum yang harus ada di gudang agar tercipta suatu pengendalian.
Hasil pembahasan dari penelitian ini menunjukan bahwa; kebijakan pemesanan atas pembelian furniture (lemari pakaian) pada UD Bintang Furniture Sangasanga belum memperoleh biaya yang minimum. Karena pembelian yang memperoleh biaya minimum untuk furniture tahun 2010 sebesar 60 unit dengan menggunakan rumus Economic Order Quantity (EOQ) terjadi pada frekuensi pemesanan 9 kali pesanan dengan jumlah pemesanan 7 unit furniture karena dengan frekuensi tersebut maka dapat menekan biaya persediaan, dan dengan adanya persediaan minimum (safety stock) furniture (lemari pakaian) yang disediakan UD. Bintang Furniture Sangasanga sebesar 2 unit, maka titik Reorder Point yang merupakan batas diadakannya pemesanan kembali furniture selama masa tenggang (lead time) adalah 2 unit.
Penelitian yang dilakukan oleh Tamodia (2012) ialah mengenai Evaluasi Penerapan Sistem Pengendalian Intern Untuk Persediaan barang jadi Pada PT Laris Manis Utama Cabang Manado. Tujuan utama dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem pengendalian atas persediaan barang jadi serta untuk mengetahui apakah sistem pengendalian persediaan yang telah diterapkan telah berjalan dengan efektif atau tidak.
Adapun metode yang digunakan adalah metode pendekatan kualitatif yaitu, analisis deskriptif. Dan dari hasil penelitian pada PT Laris Manis Utama Cabang Manado merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dibidang distributor buah import, atau lebih dikenal sebagai penjual buah import grosir dan eceran. Evaluasi sistem pengendalian intern atas persediaan sudah efektif, dimana adanya pemisahan tugas antara fungsi – fungsi terkait dengan penerimaan dan pengeluaran barang. Pemantauan terhadap persediaan barang jadi juga dilakukan secara rutin setiap sebulan sekali oleh bagian gudang melalui kegiatan stock opname. Sistem pengendalian persediaan barang jadi pada PT Laris Manis Utama Cabang Manado berjalan dengan baik.
METODOLOGI PENELITIAN Jenis Penelitian
Sesuai dengan tujuan dan manfaat penelitian, maka jenis pendekatan yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah pendekatan kualitatif deskriptif, pendekatan kualitatif deskriptif yaitu suatu pendekatan penelitian yang menggunakan data berupa kalimat tertulis atau lisan, perilaku, fenomena, peristiwa – peristiwa, objek. Adapun metode penelitian yang digunakan adalah studi kasus (case study) dimana penelitian ini dilakukan berdasarkan fakta – fakta yang telah terjadi dalam perusahaan.
Teknik Pengumpulan Data
Didalam penulisan skripsi ini diperlukan data yang sesuai dengan pokok pembahasan. Untuk memperoleh dan menulis data tersebut dibutuhkan, antara lain:
1. Jenis data, ada dua jenis data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu data kuantitatif dan data kualitatif sebagai berikut ini :
a. Data Kuantitatif adalah data yang berkaitan dengan jumlah angka yang akan dipergunakan lebih lanjut oleh penulis sesuai dengan kebutuhan, misalnya data tentang jumlah barang yang ada digudang barang jadi serta jumlah barang jadi pada sistem computer
b. Data Kualitatif merupakan data – data yang bersifat uraian dan penjelasan terhadap suatu objek penelitian, misalnya data tentang gambaran umum perusahaan, prosedur penerapan jalannya stock opname, prosedur penerimaan barang serta pengeluaran barang yang ada digudang.
2. Sumber data, data yang dikumpulkan berupa data primer dan data sekunder yaitu:
a. Data Primer merupakan data yang diperoleh secara langsung dari perusahaan yang diteliti dan diolah sendiri oleh peneliti. Data ini berupa hasil observasi dan wawancara dengan pihak yang terkait dalam perusahaan serta dokumentasi pada data - data yang dianggap perlu. Contoh : bagian pembukuan berupa data transaksi produk jadi selesai diproduksi, penjualan, serta retur penjualan. Bagian gudang berupa keterangan penjelasan
b. Data sekunder, merupakan data yang telah diolah yang diperoleh melalui studi kepustakaan, serta teori – teori dari berbagai macam literature yang berkaitan dengan permasalahan yang ada. Contoh : pengendalian internal, persediaan.
Teknik pengumpulan data yang digunakan penulis dalam penelitian ini meliputi : 1. Observasi Langsung, kegiatan ini dilakukan oleh perusahaan untuk mengetahui keadaan
dari objek penelitian secara langsung
2. Wawancara dengan pihak – pihak yang terkait secara langsung dengan operasi perusahaan, seperti pihak manajemen, staff atau karyawan agar dapat mengetahui perusahaan lebih dalam
3. Dokumentasi, dilakukan dengan cara mengumpulkan data mengutip catatan dokumen resmi maupun arsip perusahaan yang bersangkutan serta aktivitas produksi yang ada pada perusahaan. Hal ini dilakukan dengan mengumpulkan data dari bagian gudang barang jadi, dan data dari sistem persediaan barang jadi genteng pada PT Varia Usaha Beton Sidoarjo. Serta mengambil gambar mengenai aktivitas produksi yang ada yang sekiranya dianggap perlu.
Teknik Analisis Data
Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis data yang diperoleh dari hasil penelitian yang sesuai dengan kenyataanpada objek yang diteliti, pada data-data yang diperoleh dilakukan pengolahan data untuk menjawab permasalahan yang terjadi dan membandingkan dengan landasan teori yang relevan terhadap keadaan objek penelitian sebagai hasil survey.
Adapun langkah - langkah dalam teknik analisis data adalah sebagai berikut :
1. Mengkolektif data mengenai produk jadi, penjualan, retur penjualan, perhitungan fisik persediaan, lingkungan pengendalian (sumber daya manusia), aktivitas pengendalian, penaksiran resiko, informasi dan komunikasi, pengawasan dari perusahaan dengan cara observasi langsung, wawancara, serta dokumentasi
2. Mengidentifikasi tentang fakta-fakta atas pengendalian internal terhadap persediaan barang jadi genteng pada PT Varia Usaha Beton Sidoarjo
3. Pada data-data yang diperoleh dilakukan pengolahan data dengan cara menganalisa apakah unsur - unsur pengendalian intern yang terkait dalam proses pengendalian internal terhadap persediaan barang jadi genteng telah berjalan dengan baik atau tidak 4. Menarik kesimpulan dan memberikan saran secara umum terhadap pengendalian
internal terhadap persediaan barang jadi genteng yang bermanfaat bagi perusahaan.
ANALISIS DAN PEMBAHASAN Hasil Penelitian
Lingkungan pengendalian persediaan barang jadi genteng PT Varia Usaha Beton
1. Filosofi dan gaya operasi manajemen merupakan parameter bagi perusahaan dan karyawan yang dibuat oleh manajer menekankan akan pentingnya pengendalian internal.
Pada PT Varia Usaha Beton Sidoarjo lebih menekankan adanya kejujuran dan keterbukaan pada karyawan, yang diharapkan dapat memberikan kontribusi kepada perusahaan sehingga dapat menimbulkan rasa memiliki. Oleh sebab itu semua karyawan diikut sertakan berperan aktif dalam pencapaian sukses perusahaan
2. Komitmen terhadap integritas dan nilai etika merupakan salah satu hal yang penting dalam pengendalian internal perusahaan, karena integritas dan nilai etika dapat mencerminkan budaya atau kebiasaan yang terlihat dalam kegiatan sehari – hari dalam lingkungan perusahaan. Pada PT Varia Usaha Beton penerapan manajemen didasarkan pada kepercayaan bahwa karyawan mempunyai komitmen untuk bekerja sebaik mungkin dan mampu membuat keputusan yang tepat. Hal ini merupakan keyakinan dari karyawan apabila menjanjikan produk atau jasa yang tepat, berarti mereka telah melakukan hal yang terbaik. Hal ini merupakan integritas dalam melakukan bisnis.kemudian untuk relasi berarti terjaminya komunikasi yang cepat dan bisa bertemu langsung dengan pembuat keputusan di semua level dengan respon yang lebih cepat 3. PT Varia Usaha Beton memiliki komite audit dan dewan direksi. Komite audit disini
dinamakan SISMAN (Sistem Manajemen) yang bertugas sebagai perantara direksi dengan pihak luar perusahaan. Karyawan – karyawan pada bagian SISMAN berasal dari dalam perusahaan yang dipilih langsung oleh dewan direksi. Selain itu juga terdapat auditor internal yang dilaksanakan setiap 6 bulan sekali pada plant
4. Pada PT Varia Usaha Beton struktur organisasi perusahaan dirancang cukup sederhana agar mudah melakukan akses untuk semua karyawan. Struktur organisasi perusahaan dan struktur organisasi plant dirancang terpisah, untuk perusahan dirancang secara umum agar pihak luar dapat dengan mudah memahami sedangkan untuk plant terlihat jelas secara rinci setiap bagian – bagian dalam plant tersebut
5. PT Varia Usaha Beton telah menerapkan kebijakan - kebijakan serta praktek sumber daya manusia, antara lain sebagai berikut :
a. Perekrutan karyawan baru dilakukan atas pertimbangan – pertimbangan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dengan harapan agar dapat menunjang serta memperlancar jalanya aktivitas operasional perusahaan. Perekrutan karyawan pada PT Varia Usaha Beton ini berasal dari kebutuhan yang telah diajukan oleh Plant, karena perusahaan telah memberikan kepercayaan kepada plant dan plant yang lebih tahu mengenai hal – hal apa saja yang dibutuhkan guna meningkatkan aktivitas kegiatan operasionalnya, dan perusahaan disini akan memberikan fasilitas yang dibutuhkan oleh pihak plant. Misalnya : perekrutan Kyusi pada Plant BM Waru, memiliki peranan
cukup penting untuk aktivitas produksi yakni untuk menilai mutu produk genteng yang dihasilkan.
b. Pada PT Varia Usaha Beton Plant BM Waru pelatihan karyawan dilakukan oleh bagian – bagian yang memiliki cukup banyak pengalaman sesuai dengan bidangnya.
Misalnya : ketika ada karyawan baru pada bagian administrasi, yang membantu memberikan pelatihan ialah Kepala Regu Administrasi dan Pergudangan.
c. Motivasi karyawan pada PT Varia Usaha Beton Plant BM Waru dilakukan supaya dapat menambah semangat kinerja para karyawan. Misalnya : ketika seorang karyawan menyerahkan hasil laporan yang membutuhkan persetujuan serta tanda tangan dari Kepala Regu dan KA Plant laporan sesegera mungkin di koreksi serta ditanda tangani oleh Kepala Regu dan KA Plant, sehingga para karyawan menjadi termotivasi serta merasa dihargai dan memiliki keinginan untuk segera menyelesaikan tugas – tugasnya yang lain.
d. Evaluasi karyawan PT Varia Usaha Beton Plant BM Waru dilakukan supaya karyawan, Kepala Regu dan KA Plant dapat mereview kembali hasil kinerja yang telah dilakukan sebelumnya serta dapat mencari solusi jika terdapat suatu permasalahan. Misalnya : setiap satu minggu sekali para karyawan, Kepala Regu dan KA Plant berkumpul untuk melakukan evaluasi.
e. Pada PT Varia Usaha Beton Plant BM Waru konseling karyawan dilakukan setiap saat apabila karyawan mengalami kesulitan, maka karyawan dapat berkonsultasi kepada Kepala Regu atau KA Plant. Misalnya : karyawan bagian Produksi berkonsultasi kepada Kepala Regu Produksi mengenai kwalitas genteng yang telah diproduksi.
f. Perlindungan karyawan yang diberikan oleh PT Varia Usaha Beton telah didasarkan serta memenuhi standar K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja) serta jaminan kesehatan berupa BPJS (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial).
g. Pada PT Varia Usaha Beton pemberhentian karyawan dilakukan jika masa kontrak telah habis, atau dapat pula karyawan diberhentikan sebelum masa kontrak habis jika karyawan telah melakukan tindakan – tindakan yang menyimpang dan dapat merugikan perusahaan.
6. Pengaruh eksternal dapat mempengaruhi lingkungan pengawasan organisasi serta dapat meningkatkan kesadaran manajemen akan pentingnya prosedur serta kebijakan pengawasan intern. PT Varia Usaha Beton telah membuat SOP yang selanjutnya akan diterapkan oleh seluruh karyawan dalam pelaksanaan akitivtas operasional dengan harapan dapat tercapainya tujuan perusahaan. Misalnya : kebijakan terhadap persediaan dengan cara melakukan stock opname.
Aktivitas pengendalian persediaan barang jadi genteng PT Varia Usaha Beton 1. Desain dokumen yang baik dan bernomor urut tercetak
PT Varia Usaha Beton telah mendesain dokumen dengan memberikan nomor urut tercetak serta kolom untuk tanda tangan dan nama terang baik dari pihak penerima, pengendara, serta pengirim atau yang menyetujui. Misalnya : pada surat jalan pengeluaran barang jadi Plant BM Waru terdapat nomor urut tercetak dan kolom nama terang serta tanda tangan penerima barang, pengendara atau sopir serta Kepala Regu sebagai atasan yang menyetujui adanya pengiriman barang.
2. Pemisahan tugas
PT Varia Usaha Beton telah melakukan pemisahan tugas yakni untuk fungsi penyimpanan harta, fungsi pencatat dan fungsi otorisasi transaksi bisnis diberikan pada
karyawan yang berbeda. Misalnya : Pada Plant BM Waru untuk penjualan genteng fungsi penyimpanan harta baik tunai maupun kredit diberikan kepada ARO atau karyawan bagian Piutang, lalu untuk fungsi pencatat penyusun laporan keuangan yaitu bagian pusat. Sedangkan untuk fungsi otorisasi transaksi bisnis diberikan kepada karyawan bagian Penjualan yang mengetahui seberapa banyak penjualan barang yang dilakukan oleh pembeli setiap harinya dengan membuat OPJ setiap terjadi transaksi.
3. Otorisasi yang memadai atas setiap transaksi bisnis yang terjadi
Otorisasi pada PT Varia Usaha Beton Plant BM Waru telah terlihat pada struktur organisasi dan dijelaskan pada penetapan otoritas dan tanggung jawab. Lalu juga terlihat pada komitmen terhadap integritas dan nilai etika yang dijelaskan bahwa karyawan mempunyai keyakinan, bahwa apabila karyawan telah menjanjikan produk dan jasa yang tepat berarti karyawan telah berusaha memberikan yang terbaik untuk pembeli. Misalnya ketika akan ada barang keluar setelah mengawasi jumlah barang yang diangkut ke atas truk bagian gudang jadi membuatkan surat jalan dan sesegera mungkin meminta tanda tangan kepada Kepala Regu sebagai persetujuan bahwa ada barang keluar dari gudang jadi yang akan dikirim kepada pembeli.
4. Mengamankan harta dan catatan perusahaan
Harta dan catatan perusahaan merupakan hal yang penting dalam perusahaan, oleh sebab itu diperlukan pengamanan yang cukup ketat. PT Varia Usaha Beton untuk pengamanan harta dan catatan pada plant diberikan sebuah brankas untuk menyimpan harta serta catatan. Pada Plant BM Waru brankas diberikan kepada bagian Administrasi Piutang atau ARO.
5. Menciptakan adanya pengecekan independen atas pekerjaan karyawan
Pada PT Varia Usaha Beton penerapan manajemen memang didasarkan pada kepercayaan kepada karyawan, namun pengecekan atas pekerjaan karyawan juga diterapkan agar perusahaan dapat mengkontrol kinerja dari setiap karyawan. Misalnya : pada Plant BM Waru setiap satu bulan sekali bagian gudang melakukan perhitungan fisik persediaan barang jadi yang ada di lapangan kemudian menyerahkan laporan kepada Kepala Regu Administrasi dan Pergudangan untuk diperiksa, yang nantinya laporan tersebut akan diberikan kepada bagian Non BSP untuk di bandingkan dengan data yang ada pada sistem dari bagian Akuntansi Pusat, apabila terjadi selisih yang cukup besar maka Kepala Regu akan diberi informasi dan meminta bagian gudang untuk menghitung ulang barang mana saja yang terjadi selisih, namun apabila selisih masih dalam batas wajar maka dilakukan penyesuaian.
Penaksiran resiko persediaan barang jadi genteng PT Varia Usaha Beton
PT Varia Usaha Beton Plant BM Waru untuk menilai persediaan barang jadi genteng ialah tidak mudah, karena barang jadi genteng rentan akan adanya kerusakan atau pecah.
Untuk pembuatan genteng sendiri setelah barang selesai di produksi menjadi barang jadi, genteng tidak bisa langsung dimasukkan kedalam gudang jadi karena masih terdapat beberapa proses tahapan untuk siap dijual ke pembeli.
Adapun tahapan proses barang jadi genteng ialah : tahapan pertama setelah selesai di produksi genteng masih tetap berada dalam cetakan sampai batas waktu kurang lebih 1 hari, tahapan kedua genteng dipindahkan ke dalam bak rendaman batas waktu kurang lebih 1 hari, kemudian tahapan ketiga genteng di pindahkan ke dalam gudang jadi untuk dikeringkan dan tahapan terakhir yaitu keempat setelah kurang lebih satu minggu genteng siap untuk dijual. Batas waktu dari tahapan ke tahapan berikutnya juga perlu diperhatikan
karena dapat mempengaruhi kwalitas barang jadi genteng. Pada tiap tahapan proses disinilah genteng rentan akan terjadinya kerusakan atau pecah.
Mengingat akan adanya resiko tersebut maka perusahaan membuat sebuah kebijaksanaan stock opname setiap satu bulan sekali yang diterapkan pada plant. Kegiatan stock opname dipimpin oleh bagian Non BSP, untuk perhitungan fisik persediaan barang yang ada dilapangan diserahkan kepada Plant. Dan untuk data pembanding yakni data persediaan barang yang berasal dari sistem diperoleh dari bagian Akuntansi Pusat. Setelah data terkumpul maka bagian Non BSP yang melakukan perbandingan atau pencocokan persediaan jumlah barang fisik dan jumlah barang pada sistem. Apabila terjadi lebih atau kurang yang tidak terlalu besar maka dapat dilakukan penyesuaian, namun apabila terjadi lebih atau kurang yang cukup besar maka bagian Non BSP memberikan informasi kepada Plant untuk mencari atau melakukan perhitungan kembali. Dan apabila stock opname telah selesai bagian Non BSP menyerahkan hasilnya kepada bagian Akuntansi Pusat untuk diinput ke dalam komputer.
Informasi dan komunikasi persediaan barang jadi genteng PT Varia Usaha Beton
Untuk persediaan produk jadi transaksi yang sering terjadi produk selesai diproduksi, penjualan, retur penjualan, dan perhitungan fisik persediaan. Oleh sebab itu informasi serta komunikasi penting pada jalanya transaksi. Adapun informasi dan komunikasi atas persediaan barang jadi genteng pada PT Varia Usaha Beton Plant BM Waru ialah sebagai berikut :
1. Prosedur pencatatan produk jadi
Pada PT Varia Usaha Beton Plant BM Waru dokumen sumber yang ada ialah laporan penerimaan barang jadi yang digunakan untuk mencatat tambahan kuantitas produk jadi dalam kartu gudang. Sistem (Data subledger persediaan) digunakan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan digudang dengan kata lain untuk mencatat tambahandan pengeluaran kuantitas serta harga pokok persediaan produk jadi dan secara otomatis saldo akan menyesuaikan.
Adapun prosedur penerimaan barang pada gudang jadi antara lain : tahap awal bagian Produksi membuat BAST persediaan barang jadi lalu menyerahkanya kepada bagian Administrasi gudang jadi. Selanjutnya karyawan administrasi gudang jadi mengecek jumlah barang yang diterima apakah telah sesuai dengan BAST. Jika jumlah barang yang diterima telah sesuai bagian gudang jadi dapat menuliskan ke dalam kartu stock gudang jadi, namun apabila barang yang diterima tidak sesuai maka bagian gudang jadi dapat memberikan informasi kepada bagian produksi bahwa jumlah barang yang diterima belum sesuai dengan BAST. Ketika bagian produksi telah menyesuaikan jumlah barang sesuai dengan jumlah pada BAST maka bagian produksi dapat menulis ke dalam kartu stock.
2. Prosedur pencatatan produk jadi yang dijual
Pada PT Varia Usaha Beton Plant BM Waru dokumen serta sumber yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan produk jadi genteng ialah OPJ serta surat jalan.
Pada gudang jadi ketika ada barang yang akan keluar, bagian Administrasi gudang jadi melakukan pengawasan. Setelah melakukan pengawasan bagian Administrasi gudang jadi membuatkan surat jalan. Surat jalan dapat dijadikan pegangan untuk menulis data pengeluaran barang pada kartu stock dan laporan pengeluaran barang.
3. Prosedur pencatatan produk jadi yang diterima kembali dari pembeli
Pada PT Varia Usaha Beton Plant BM Waru dapat dikatakan tidak ada retur barang yang dikembalikan oleh pembeli, karena pada awal telah ada kesepakatan dari pihak pembeli
dan bagian penjualan akan barang apa saja yang akan dibeli. Dan bagian penjualan serta bagian gudang jadi berusaha memberikan barang kwalitas terbaik ketika akan dikirim kepada pembeli.
4. Sistem perhitungan fisik persediaan
Untuk kegiatan stock opname persediaan barang jadi genteng pada PT Varia Usaha Beton Plant BM Waru dipimpin oleh bagian Non BSP, untuk perhitungan fisik persediaan barang yang ada dilapangan diserahkan kepada Plant. Dan untuk data pembanding yakni data persediaan barang yang berasal dari sistem diperoleh dari bagian Akuntansi Pusat.
Setelah data perhitungan fisik persediaan dari Plant dan data persediaan dari bagian Akuntansi Pusat terkumpul maka bagian Non BSP melakukan perbandingan atau pencocokan. Apabila terjadi lebih atau kurang yang tidak terlalu besar maka dapat dilakukan penyesuaian, namun apabila terjadi lebih atau kurang yang cukup besar maka bagian Non BSP memberikan informasi kepada Plant untuk mencari atau melakukan perhitungan kembali. Dan apabila stock opname telah selesai bagian Non BSP menyerahkan hasilnya kepada bagian akuntansi pusat untuk diinput ke dalam komputer.
Perhitungan fisik persediaan barang jadi genteng pada plant biasanya dilakukan pada minggu ketiga atau satu minggu sebelum akhir bulan. Dari hasil pengamatan perhitungan fisik persediaan barang jadi genteng ini dilakukan ketika hari libur atau juga dilakukan pada hari aktif bekerja.
Pengawasan persediaan barang jadi genteng PT Varia Usaha Beton
Pengawasan yang dilakukan pada PT Varia Usaha Beton Plant BM Waru terhadap penerimaan dan pengeluaran barang jadi genteng adalah dengan memantau dan memeriksa secara rutin setiap terjadi penerimaan barang dari bagian produksi yaitu dengan cara menghitung ulang barang yang diterima serta dicocokkan dengan BAST barang jadi yang telah dibuat oleh bagian Produksi. Dan untuk pengeluaran barang ketika barang akandinaikkan keatas truk maka bagian Administrasi gudang jadi mengawasi serta mengecek genteng yang keluar, setelah itu bagian gudang segera membuat surat jalan.
Selain itu bagian Akuntansi Pusat juga memcocokkan data penerimaan dan pengeluaran barang jadi genteng yang telah dibuat oleh Plant. Untuk pengawasan barang jadi yang masuk pada sistem (Vis Plant) dilakukan oleh bagian Produksi secara manual dibantu oleh bagian administrasi untuk diinput serta diinject kedalam sistem komputer.
Kemudian hard copy diserahkan kepada bagian Akuntansi Pusat, lalu pihak Akuntansi Pusat mencocokkan antara data penerimaan barang (laporan hasil produksi) yang diinput pada sistem dengan hard copy laporan hasil produksi yang telah dibuat oleh bagian Administrasi Plant. Jika data telah sesuai, bagian Akuntansi Pusat menginject ke data resmi perusahaan (Vis Pusat). Namun jika ada perbedaan maka bagian Akuntansi Pusat segera memberikan informasi kepada bagian pembuat laporan. Begitu juga untuk pengeluaran barang, laporan pengeluaran barang baik yang diinput pada sistem dengan hard copy laporan pengeluaran barang juga akan dicocokkan. Dan untuk setiap bulanya perusahaan melakukan stock opname persediaan.
Pembahasan
Lingkungan pengendalian persediaan barang jadi genteng PT Varia Usaha Beton 1. Filosofi dan gaya operasi manajemen
Pada PT Varia Usaha Beton filosofi dan gaya manajemen operasi lebih ditekankan pada kejujuran dan keterbukaan pada karyawan. Menurut penulis kejujuran dan keterbukaan merupakan modal utama yang penting diterapkan dalam kehidupan sehari – hari baik
untuk individu dan untuk berorganisasi dalam suatu perusahaan. Dengan adanya kejujuran dan keterbukaan maka akan timbulah sebuah kepercayaan serta rasa saling mengerti satu sama lain dan secara otomatis cepat atau lambat akan muncul rasa memiliki cinta terhadap perusahaan pada diri karyawan, sehingga karyawan tidak akan canggung untuk menyampaikan aspirasinya. Filosofi dan gaya manajemen operasi yang diterapkan pada PT Varia Usaha Beton sudah dikatakan baik karena telah menekankan akan pentingnya kejujuran dan kepercayaan pada perusahaan dan karyawan.
2. Komitmen terhadap integritas dan nilai etika
Menurut penulis komitmen terhadap intergritas dan nilai etika PT Varia Usaha Beton sudah baik, karena kepercayaan merupakan kunci utama dalam terwujudnya kesuksesan sebuah perusahaan.Dengan adanya kepercayaan yang diberikan perusahaan kepada karyawan secara tidak langsung tanggung jawab pada diri karyawan akan tumbuh dengan sendirinya, sehingga karyawan akan berusaha sebaik mungkin untuk memberikan pelayanan serta barang yang terbaik untuk pembeli. Apabila hubungan relasi antara karyawan dengan pembeli baik maka akan menjadi hal yang positif bagi perusahaan kedepanya.
3. Komite audit dan dewan direksi
Menurut penulis komite audit, dewan direksi dan auditor internal yang telah diterapkan pada PT Varia Usaha Beton dikatakan baik karena perusahaan telah memiliki ketiga bagian tersebut. Dengan adanya komite audit maka diharapkan komunikasi antara perusahaan dengan pihak luar perusahaan dapat terjalin dengan baik, karena komite audit merupakan perantara antara perusahaan dengan pihak luar perusahaan. Dan dewan direksi disini sebagai penentu anggota dari komite audit, pada PT Varia Usaha Beton anggota komite audit dipilih dari karyawan dalam perusahaan. Selain itu dengan adanya auditor internal maka diharapkan kebijakan yang telah dibuat sesuai dengan prosedur dapat berjalan dengan baik.
4. Struktur organisasi
Pada PT Varia Usaha Beton struktur organisasi perusahaan dengan struktur organisasi plant dibuat secara terpisah. Menurut penulis struktur organisasi pada PT Varia Usaha Beton baik karena dengan adanya struktur yang terpisah antara perusahaan dan plant maka untuk pihak luar memang lebih baik mengetahui struktur organisasi secara umum atau secara garis besar dengan tujuan agar mempermudah pihak luar untuk memahami struktur organisasi yang ada. Dan cukup pihak dalam perusahaan saja yang tahu secara terperinci mengenai struktur organisasi pada plant. Penulis memang mengambil data struktur organisasi pada plant, karena pengendalian internal atas persediaan barang jadi genteng berada pada ruang lingkup struktur organisasi plant tepatnya Plant BM Waru yang menjadi plant untuk pembuatan produksi genteng.
5. Penetapan otoritas dan tanggung jawab
Penetapan otoritas dan tanggung jawab merupakan penjelasan secara terperinci mengenai tugas dan wewenang yang tertera pada struktur organisasi. Menurut penulis penetapan otoritas dan tanggung jawab pada PT Varia Usaha Beton sudah cukup baik.
6. Kebijakan dan praktek sumber daya manusia
Kebijakan dan praktek pada PT Varia Usaha Beton meliputi : a. Perekrutan Karyawan
Menurut penulis perekrutan karyawan yang dilakukan pada PT Varia Usaha Beton sudah baik, karena sebelum melakukan perekrutan karyawan pihak plant telah mempunyai pertimbangan – pertimbangan serta gambaran untuk kedepanya dan perusahaan yang memberikan fasilitas dengan merealisasikan perekrutan karyawan.
Disini dapat dilihat dari contoh perekrutan bagian kyusi pada plant, karena mengingat peranan kyusi yang cukup penting dalam aktivitas produksi yakni untuk menilai mutu produk genteng maka perusahaan memutuskan untuk merekrut karyawan bagian kyusi untuk ditempatkan pada plant.
b. Pelatihan karyawan
Pada PT Varia Usaha Beton untuk pelatihan karyawan sudah dikatakan baik, karena untuk pelatihan karyawan baru diberikan arahan oleh karyawan – karyawan yang telah memiliki cukup banyak pengalaman dibidangnya.
c. Motivasi karyawan
Menurut penulis motivasi karyawan yang telah diterapkan pada PT Varia Usaha Beton Plant BM Waru sudah baik, karena dengan adanya motivasi karyawan maka karyawan akan lebih bersemangat untuk bekerja lebih baik.
d. Evaluasi karyawan
Evaluasi karyawan yang telah diterapkan pada PT Varia Usaha Beton Plant BM Waru sudah baik, karena menurut penulis dengan adanya evaluasi yang diterapkan secara rutin maka seluruh anggota plant akan mengetahui apabila terjadi kekurangan serta sesegera mungkin untuk mencari solusi agar dapat diperbaiki, selain itu dengan adanya evaluasi terhadap karyawan maka dapat menumbuhkan rasa kekeluargaan karena ketika terjadi suatu permasalahan dapat dibicarakan secara bersama – sama atau dengan kata lain dengan musyawarah.
e. Konseling karyawan
Menurut penulis konseling karyawan yang telah diterapkan pada PT Varia Usaha Beton Plant BM Waru sudah baik, karena karyawan dapat bertanya langsung kepada atasan baik kepada kepala regu maupun KA Plant. Konseling karyawan yang dimaksud disini ialah apabila karyawan mengalami permasalahan yang belum dapat diselesaikan maka karyawan dapat berkonsultasi kepada kepala regu atau KA Plant.
f. Perlindungan karyawan
Pada PT Varia Usaha Beton perlindungan karyawan sudah baik, karena telah diterapkan berdasarkan standar K3 serta juga terdapat jaminan kesehatan BPJS.
g. Pemberhentian karyawan
Pemberhentian karyawan pada PT Varia Usaha Beton sudah baik, karena perusahaan telah membuat kontrak kerja kepada karyawan.
7. Pengaruh eksternal
PT Varia Usaha Beton telah membuat SOP, menurut penulis dengan adanya SOP dalam perusahaan maka diharapkan karyawan dapat mentaati peraturan serta prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Aktivitas pengendalian persediaan barang jadi genteng PT Varia Usaha Beton 1. Desain dokumen yang baik dan bernomor urut tercetak
Menurut penulis desain dokumen pada PT Varia Usaha Beton sudah dikatakan baik.
Karena desain dokumen yang baik ialah desain dokumen yang yang dibuat secara sederhana sehingga meminimalisir terjadinya kesalahan, selain itu dokumen juga memuat kolom tanda tangan bagi siapa yang berwenang dan kolom untuk tanda tangan serta nama terang penerima. Dari hasil pengamatan penulis melihat dokumen surat jalanuntuk pengiriman barang jadi genteng misalnya telah terdapat no urut serta kolom tanda tangan serta nama terang penerima barang, pengendara (sopir), serta yang menyetujui pengiriman.
2. Pemisahan tugas PT Varia Usaha Beton
Untuk pemisahan tugas pada PT Varia Usaha Beton Plant BM Waru sudah baik.Karena ketiga fungsi antara lain fungsi penyimpanan, fungsi pencatat, dan fungsi otorisasi transaksi bisnis telah dibuat terpisah.
3. Otorisasi yang memadai atas setiap transaksi bisnis yang terjadi
Otorisasi yang memadai atas setiap transaksi bisnis yang terjadi pada PT Varia Usaha Beton Plant BM Waru telah berjalan baik, karena berdasarkan struktur organisasi untuk tugas dan wewenang telah dijalankan dan terlihat dalam aktivitas sehari – hari.
4. Mengamankan harta dan catatan
Untuk mengamankan harta serta catatan PT Varia Usaha Beton telah menyediakan brankas pada plant yang diberikan wewenang kepada bagian piutang (ARO). Menurut penulis pengamanan harta serta catatan yang telah diterapkan pada PT Varia Usaha Beton Plant BM Waru sudah baik, karena alangkah baiknya untuk pengamanan harta hanya bagian – bagian tertentu yang mengetahui kunci serta kata sandi, dengan demikian akan dapat meminimalisir resiko terjadinya hal – hal yang tidak diinginkan.
5. Menciptakan adanya pengecekan independen atas pekerjaan karyawan
Menurut penulis pengecekan independen atas pekerjaan sudah baik, karena dengan adanya rekonsilisasi dua catatan yang dihasilkan oleh pihak independen yakni membandingkan catatan actual fisik dengan catatan pada sistem merupakan salah satu cara pengecekan independen atas pekerjaan karyawan.
Penaksiran resiko persediaan barang jadi genteng PT Varia Usaha Beton
Menurut penulis penaksiran resiko pada PT Varia Usaha Beton bersumber dari ketidak sengajaan karyawan yakni kurang hati – hati ketika proses dari tahap pencetakan, perendaman, pengeringan, dan diangkut dia atas truck untuk dijual, selain itu disisi lain genteng juga rentan akan adanya kerusakan (pecah). Sebagai kebijakan untuk mengatasi resiko akan adanya hal tersebut makaperusahaan melakukan stock opname setiap bulanya pada plant.
Informasi dan komunikasi persediaan barang jadi genteng PT Varia Usaha Beton
Untuk mengetahui informasi dan komunikasi persediaan barang jadi genteng penulis mengambil data mengenai transaksi yang berhubungan dengan persediaan barang jadi, dengan melihat dokumen serta catatan sebagai berikut :
1. Prosedur pencatatan produk jadi
Dari hasil pengamatan penulis Pada PT Varia Usaha Beton Plant BM Waru dokumen untuk mencatat tambahan kuantitas produk jadi di tulis dalam kartu stock berdasarkan laporan penerimaan barang jadi serta melakukan pengecekan secara langsung apabila barang yang diterima tidak sama dengan laporan penerimaan barang maka bagian administrasi gudang jadi segera memberikan informasi kepada bagian produksi. Menurut penulis untuk pencatatan produk jadi sudah cukup baik karena untuk dokumen sumber telah terdapat laporan produk selesai lalu adanya kartu gudang serta kartu persediaan untuk catatan akuntansi serta adanya pengecekan secara langsung.
2. Prosedur pencatatan produk jadi yang dijual
Berdasarkan hasil pengamatan untuk pencatatan produk jadi yang dijual pada PT Varia Usaha Beton Plant BM Waru telah membuat OPJ setiap kali terjadi transaksi penjualan, dan setiap ada pengeluaran barang dari gudang jadi bagian administrasi selalu membuat surat jalan yang nantinya akan digunakan sebagai patokan kartu gudang dan kartu persediaan. Menurut penulis prosedur pencatatan produk jadi yang dijual sudah cukup
baik, karena setiap ada transaksi penjualan dan pengeluaran barang terdapat OPJ dan surat jalan.
3. Prosedur pencatatan produk jadi yang diterima kembali dari pembeli
PT Varia Usaha Beton Plant BM Waru dapat dikatakan tidak ada retur, karena dari informasi yang diperoleh oleh penulis hampir tidak pernah ada retur dari pelanggan.
Menurut penulis apabila tidak banyak barang yang dikembalikan oleh pembeli maka lebih memudahkan jalanya aktivitas penjualan, selain itu juga meminimalisir terjadinya kesalahan pencatatan. Disisi lain berarti dari segi pelayanan dan kwalitas produk jadi genteng dapat dikatakan baik.
4. Sistem perhitungan fisik persediaan
Pada PT Varia Usaha Beton untuk persediaan telah dilakukan stock opname setiap satu bulan sekali, yang dipimpin oleh bagian Non BSP, untuk perhitungan fisik persediaan diberikan kepada pihak plant, lalu untuk data pembanding berasal dari data data persediaan barang pada sistem dari bagian akuntansi pusat. Setelah kedua data terkumpul selanjutnya dilakukan pencocokan. Menurut penulis untuk sistem perhitungan fisik persediaan sudah cukup baik, karena telah melakukan perbandingan antara data fisik dengan data pada komputer. Namun ketika perhitungan fisik pada plant dari pengamatan penulis terlihat dilakukan saat hari aktif bekerja, pada hari yang sama bagian administrasi gudang jadi melakukan pengawasan, melakukan perhitungan fisikuntuk laporan stock opname. Sedangkan untuk melakukan perhitungan fisik persediaan membutuhkan konsentrasi yang cukup agar hasil perhitungan dapat maksimal serta meminimalisir terjadinya kesalahan perhitungan.
Pengawasan persediaan barang jadi genteng PT Varia Usaha Beton
Untuk pengawasan persediaan barang jadi gentang pada PT Varia Usaha Beton sudah dapat dikatakan baik, karena untuk barang masuk dan barang keluar dari segi pengawasan bagian plant sudah berjalan dengan teratur. Hal ini dapat terlihat dari adanya pengawasan bagian adaministrasi gudang jadi ketika ada barang yang akan dikirim dan adanya surat jalan sebagai bukti pendukung. Lalu dari segi laporan untuk pengawasan persediaan barang jadi genteng dilakukan dua kali inject yang pertama setelah bagian plant membuat laporan data diinject pada Vis Plant, lalu hard copy diserahkan kepada bagian akuntansi pusat.
Selanjutnya bagian akuntansi pusat mencocokkan data yang telah diinject pada Vis Plant dengan laporan hard copy. Apabila terjadi perbedaan maka bagian akuntansi pusat segera melapor ke plant untuk dilakukan revisi.
PENUTUP Simpulan
Berdasarkan hasil pengamatan serta analisis mengenai pengendalian internal persediaan barang jadi genteng pada PT Varia Usaha Beton Plant BM Waru Sidoarjo, maka penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa pengendalian internal untuk persediaan yaitu dengan cara melakukan stock opname persediaan setiap bulannya, namun masih terdapat kelemahan pada penerapan jalannya stock opname yaitu pada penerapan jalannya perhitungan fisik persediaan pada plant terlihat masih dilakukan pada hari aktif bekerja dan dilakukan oleh satu orang yang bertugas sebagai pengawas, pengechek, pembuat laporan, mencatat barang masuk dan barang keluar pada kartu stock, serta membuat surat jalan.
Melihat tugas yang dikerjakan relative cukup banyak terlebih lagi ketika banyak penerimaan dan pengeluaran barang yang terjadiseharusnya untuk melakukan perhitungan
fisik persediaan, transaksi penerimaan dan pengeluaran barang dihentikan sementara guna meminimalisir terjadinya salah hitung.
Saran
1. Untuk perhitungan fisik persediaan pada pada Plant, sebaiknya dilakukan pada hari libur. Selain dapat meminimalisir terjadinya kesalahan hitung juga tidak menghambat jalanya aktivitas operasional pada hari kerja.
2. Untuk pencatatan penerimaan serta pengeluaran barang jadi genteng pada sistem komputer dengan kartu stock sebaiknya dilakukan secara sistematis. Dengan harapan ketika terjadi selisih maka memudahkan dalam proses pencarianya.
3. Selalu memperhatikan nomor urut dokumen tercetak apakah telah tersusun secara sistematis. Sehingga diharapkan dapat memudahkan dalam aktivitas pengendalian terhadap persediaan.
4. Mengingat persediaan barang jadi genteng rentan akan adanya kerusakan misalnya pecah, maka sebaiknya lebih memperhatikan aktivitas tahapan – tahapan ketika pencetakan, perendaman, pengeringan, sampai ketika barang akan dijual. Sehingga diharapkan dapat mengurangi resiko terjadinya kerusakan.
5. Mengingat bahwa sistem yang digunakan (software) dan komputer (hardware) memiliki peranan yang cukup penting dalam kelancaran aktivitas operasi, maka sebaiknya perlu dilakukan pengecekan secara rutin antara software dan hardware guna meminimalisir terjadinya kesalahan pada sistem serta memperhatikan hal - hal yang dapat mempengaruhi jalanya sistem tersebut misalnya aliran arus listrik, jaringan komputer (kabel komputer). Sehingga diharapkan dapat memperkuat pengawasan terhadap persediaan.
DAFTAR PUSTAKA
Bodnar, G.H dan W.S. Hopwood. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Sembilan.
Yogyakarta:Andi.
Diana, A dan L. Setiawati. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta:Andi.
Harrison JR, W.T dan C.T. Horngren dan C.W. Thomas. 2012. Akuntansi Keuangan. Edisi Kedelapan. Jakarta:Erlangga.
Hery. 2009. Akuntansi Keuangan Menegah I. Edisi Kesatu. Jakarta:PT Bumi Aksara.
Jusup, A.H. 2005. Dasar-dasar Akuntansi. Edisi Keenam. Yogyakarta:Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN.
Kartikahadi, H dan R.U. Sinaga dan M. Syamsul dan S.V. Siregar. 2012. Akuntansi Keuangan Berdasarkan SAK Berbasis IFRS. Jakarta:Salemba Empat.
Krismiaji. 2010. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Ketiga. Yogyakarta:Sekolah tinggi Ilmu Manajemen YKPN.
Messier JR, W.F dan S.M. Glover dan D.F. Prawitt. 2006. Jasa Audit dan Assurance Pendekatan Sistematis. Edisi Keempat. Jakarta:Salemba Empat.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Jakarta:Salemba Empat.
Sampeallo, Y.G. 2012. Analisis Pengendalian Persediaan Pada UD Bintang Furniture Sangasanga. Jurnal Eksis Vol.8 (1) :2032 – 2035.
Tamodia, W. 2013. Evaluasi Penerapan Sistem Pengendalian Intern Untuk Persediaan Barang Dagangan Pada PT Laris Manis Utama Cabang Manado. Jurnal Emba Vol 1 (3) : 20-29
●●●
