BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

(1)

47

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1 Umum

Hotel yang penulis pelajari tentang sistem pembayaran berjalannya memiliki sistem pembayaran hotel yang cukup sederhana dan mudah dimengerti karena masih menggunakan sistem manual. Akhirnya setelah mempelajari sistem pembayaran yang berjalan di Hotel Permata Ruby, penulis mengetahui adanya kekurangan-kekurangan di dalam sistem tersebut dan mencoba memperbaharuinya, maka penulis akan mencoba menjelaskan lebih lanjut lagi tentang sistem usulan yang penulis ajukan.

Pada jaman yang modern kini tidak bisa dipungkiri lagi bahwa perkembangan pengetahuan teknologi semakin pesat dan luas, hal ini membuktikan dengan adanya perkembangan ilmu tentang komputer yang semakin hari semakin dibutuhkan oleh semua aspek yang sudah menggunakan komputer maupun teknologi lainnya untuk kebutuhan. Dengan demikian penggunaan komputer dalam pengolahan data akan memperoleh keuntungn sebagai berikut:

a. Informasi mengenai data penerimaan lebih cepat didapat.

b. Data yang disimpan akan lebih terjamin keamanannya dan cepat dalam menyajikan informasi yang dibutuhkan.

c. Data meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja pada pegawai.

Setelah melihat keuntungan-keuntungan diatas, penulis berharap akan adanya kemudahan-kemudahan yang diperoleh khususnya dalam menangani sistem pembayaran yang ada pada Hotel Permata Ruby Karawang.

(2)

4.2 Prosedur Sistem Usulan

Penjelasan prosedur kerja yang terjadi dalam sistem pembayaran pada Hotel Permata Ruby adalah sebagai berikut:

a. Prosedur Input Data Pembayaran

Tamu yang akan check in pertama-tama datang langsung ke resepsionis untuk melakukan registrasi, tamu akan diminta untuk menyerahkan kartu identitas lalu mengisi formulir untuk setelahnya resepsionis akan menginput data tamu ke file tamu dan pembayaran ke file bukti pembayaran. Setelah menyelesaikan proses registrasi dan pengisian formulir, tamu akan melakukan pembayaran sesuai dengan harga kamar.

b. Prosedur Cetak Bukti Pembayaran

Berdasarkan dari file bukti pembayaran, bagian resepsionis akan mencetak bukti pembayaran yang akan diberikan kepada tamu.

c. Prosedur Cetak Laporan Bulanan

Setiap bulan bagian accounting akan membuat laporan pembayaran yang akan akan diserahkan kepada owner. Laporan pembayara dibuat berdasarkan file bukti pembayaran dan file data tamu.

4.3 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan

Diagram alir data pada Bab IV ini tidak terlepas dari alir data pada bab III.

Pada Bab IV ini diagram alir data yang penulis gambarkan berupa Diagram Konteks, Diagram Nol, dan Diagram Detail. Adapun diagram alir data sistem usulan ini adalah sebagai berikut:

(3)

4.3.1 Diagram Konteks Sistem Usulan

Gambar IV.1. Diagram Konteks Sistem Usulan Keterangan

FC KTP : Foto Copy Kartu Tanda Penduduk FR : Form Registrasi

FRS : Form Registrasi Sudah Terisi Dep Key : Deposit Key

Dep Key CO : Deposit Key Check Out

Tamu

Tamu ResepsionisResepsionis

Accounting Accounting Owner

Owner

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN PADA HOTEL PERMATA RUBY

KARAWANG PERANCANGAN SISTEM

INFORMASI PEMBAYARAN PADA HOTEL PERMATA RUBY

KARAWANG FC KTP

FR FRS BUKTI PEMBAYARAN

DEP KEY DEP KEY CO

FC KTP FR FRS

BUKTI PEMBAYARAN DEP KEY DEP KEY CO

LAPORAN PEMBAYARAN LAPORAN PEMBAYARAN

LAPORAN TAMU LAPORAN TAMU

(4)

4.3.2 Diagram Nol Sistem Usulan

Gambar IV.2. Diagram Nol Sistem Usulan Keterangan

FC KTP : Foto Copy Kartu Tanda Penduduk FR : Form Registrasi

FRS : Form Registrasi Sudah Terisi Dep Key : Deposit Key

FFRS : File Form Registrasi Sudah Terisi

1.0 Proses Check In

2.0 Proses Pembayaran

3.0 Proses Check Out

4.0 Laporan

4.0 Laporan Tamu

Tamu ResepsionisResepsionis

Owner

Owner AccountingAccounting

FC KTP FR FRS

FC KTP FRFRS A1 FFRS

BUKTI PEMBAYARAN DEP KEY

DEP KEY

LAPORAN PEMBAYARAN LAPORAN TAMU

BUKTI PEMBAYARAN DEP KEY

DEP KEY

LAPORAN PEMBAYARAN LAPORAN TAMU

FFRS

FILE PEMBAYARAN FFRS

FILE PEMBAYARAN A2

A2

A2 FILE PEMBAYARAN A2

File Pembayaran

(5)

4.3.3 Diagram Detail Sistem Usulan

Gambar IV.3. Diagram Sistem Usulan

Keterangan

FFRS : File Form Registrasi Sudah Terisi F.Pembayaran : File Pembayaran

4.1 4.1

4.2 4.2 A1

A1

A1 FFRS

A2 A2

A2 F. PEMBAYARAN A2 F. PEMBAYARAN

Pendataan Formulir Dan Pembayaran

Pendataan Formulir Dan Pembayaran Formulir sudah diisi

File Bukti Pembayaran

Data Laporan Pembayaran

Data Laporan Tamu

File Laporan

Owner Owner

Laporan Tamu Laporan Pembayaran

Copy Laporan Tamu Copy Laporan Pembayaran

(6)

NIK + Nama + TTL + Jenis Kelamin + Alamat + Agama + Pekerjaan + Berlaku Hingga + Kewarganegaraan

Proses 1.0 – Tamu Tamu – Proses 1.0 Proses 1.0 - Resepsionis 4.4 Kamus Data Sistem Usulan

Kamus data adalah katalog data atau kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem. Kamus data sistem akuntansi usulan dalam tugas akhir ini meliputi kamus data masukan dan kamus data keluaran, diantaranya sebagai berikut:

4.4.1 Kamus Data Dokumen Masukan 1. Nama Arus Data : Foto Copy KTP

Alias : FC KTP

Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Tamu – Proses 1.0

Periode : Setiap melakukan pendaftaran

Penjelasan : Untuk input data sesuai kartu identitas Volume : Tidak tentu

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header : Judul

Isi :

Footer : Signature

2. Nama Arus Data : Formulir Registrasi

Alias : FR

Bentuk Data : Dokumen Manual Arus Data : Resepsionis – Proses 1.0

(7)

Nama + Alamat + E-mail + Tanggal Datang + Tanggal Berangkat + No. KTP + Kebangsaan + Pekerjaan + Nama Perusahaan + Alamat Perusahaan + Cash/Deposit + Credit Card + Voucher No/Travel Agent + Room Rate + No. Of Person + RSV + WIG + Clerk Initial + Check By + Guest Signature

Proses 2.0 – Tamu Tamu – Proses 3.0 Proses 3.0 - Resepsionis

Saat melakukan pembayaran untuk jaminan kunci kamar yang akan dikembalikan kembali pada saat check out.

Periode : Setiap melakukan pendaftaran Penjelasan : Untuk pencatatan data tamu Volume : Tidak tentu

Struktur Data : Header + Isi + Footer Header : Logo + No. Kamar + Judul

Isi :

Footer : Note

3. Nama Arus Data : Deposit Kunci

Alias : Dep Key

Bentuk Data : Dokumen Manual Arus Data : Resepsionis – Proses 2.0

Periode :

Penjelasan : Untuk jaminan kunci Volume : Tidak tentu

(8)

Nama + Explanation

Nama + Untuk Pembayaran Sewa + Jumlah + Tax and Service + Total + Tanggal + Tanda Tangan

Header : Logo + Judul + Tanggal + No. Kamar + No. Folio

Isi :

4.4.2 Kamus Data Dokumen Keluaran 1. Nama Arus Data : Bukti Pembayaran

Alias : -

Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Resepsionis – Proses 2.0

Proses 2.0 – Tamu

Periode : Setiap melakukan pembayaran

Penjelasan : Sebagai bukti tertulis telah melakukan pembayaran Volume : Tidak tentu

Header : Logo + Judul + No. Dokumen

Isi :

2. Nama Arus Data : Laporan Pembayaran

Alias : -

Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Accounting – Proses 4.0

Proses 4.0 – Owner

Periode : Setiap melakukan pelaporan kepada owner

(9)

Date + Room + F&B + Telp + Ex. Bed + Loundry + Total + Charge + Cash + Cut Off + Total Pendapatan + Cash + Charge

Room + Name + Check In + Check Out + No.

Transaksi + Total + Cash

Penjelasan : Laporan yang berasal dari file pembayaran Volume : Tidak tentu

Struktur Data : Header + Isi

Header : Logo + Judul + Periode Laporan

Isi :

3. Nama Arus Data : Laporan Tamu

Alias : -

Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Accounting – Proses 4.0

Proses 4.0 – Owner

Periode : Setiap melakukan pelaporan kepada owner Penjelasan : Laporan yang berasal dari file registrasi Volume : Tidak tentu

Struktur Data : Header + Isi

Header : Logo + Judul + Periode Laporan

Isi :

(10)

4.5 Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan 4.5.1 Dokumen Masukan Pada Sistem Usulan 1. Nama Dokumen : Copy KTP

Fungsi : Untuk mengetahui data tamu

Sumber : Tamu

Tujuan : Resepsionis

Media : Kertas

Jumlah : Satu

Frekuensi : Setiap ada tamu ingin menginap

Bentuk : Lampiran 4

2. Nama Dokumen : Dep Key

Fungsi : Untuk jaminan kunci

Sumber : Resepsionis

Tujuan : Tamu

Media : Kertas

Jumlah : Satu

Frekuensi : Setiap ada tamu ingin menginap

Bentuk : Lampiran 15

4.5.2 Dokumen Keluaran Pada Sistem Usulan 1. Nama Dokumen : Laporan Pembayaran

Fungsi : Rekapan dari arsip pembayaran

Sumber : Accounting

Tujuan : Owner

(11)

Media : Kertas

Jumlah : Tak Menentu

Frekuensi : Setiap bulan

Bentuk : Lampiran 6

2. Nama Dokumen : Laporan Tamu

Fungsi : Rekapan dari arsip formulir registrasi

Sumber : Accounting

Tujuan : Owner

Media : Kertas

Jumlah : Tak Menentu

Frekuensi : Setiap bulan

Bentuk : Lampiran 7

4.6 Entity Relational Diagram

Penggambaran proses relasi yang telah dibuat pada diagram alir data di kembangkan kembali ke dalam bentuk Entity Relational Diagram, sehingga hubungan antar entity satu dengan lainnya dapat terlihat dan melibatkan rancangan field-field di dalam database. Berikut adalah ERD yang dibuat untuk sistem pembayaran pada Hotel Permata Ruby Karawang

(12)

4.6.1 Entity Relationship Diagram

Gambar IV.4. Entity Relationship Diagram

tamu nama

nama no_ktp no_ktp

no_tlp no_tlp

tgl_lahir tgl_lahir

alamat alamat

reservasi melakukan

Id_trans Id_trans

tgl_checkin tgl_checkin

tgl_checkout tgl_checkout

harga harga

weekday weekday

weekend weekend

tipe_kamar tipe_kamar

melakukan

bayar

cash cash

voucher_no voucher_no kota_asal

kota_asal id_tamu

id_tamu

1

id_tamu id_tamu

Id_trans Id_trans

(13)

4.6.2 Logical Record Structure Tamu

id_tamu nama no_ktp no_telp kota_asal

tgl_lahir alamat

Tamu id_tamu

nama no_ktp no_telp kota_asal

tgl_lahir alamat

Reservasi id_trans tgl_checkin tgl_checkout

tipe_kamar harga weekend weekday Reservasi

id_trans tgl_checkin tgl_checkout

tipe_kamar harga weekend weekday

Bayar

cash voucher_no

Bayar

cash voucher_no

1 1 1 1

Gambar IV.5. Logical Record Structure

(14)

4.7 Spesifikasi File

Prosedur sistem usulan membutuhkan beberapa file pendukung, antara lain adalah sebagai berikut:

a. File Tamu

Nama File : File Tamu

Akronim : Tamu

Fungsi : Untuk menyimpan data tamu

Tipe : File Master

Organisasi File : Indexed Sequential Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang Record : 172 Karakter Kunci Field : id_tamu Software Database : MySQL

Tabel IV.1.

Spesifikasi File Tamu

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan

1 Id Tamu id_tamu Varchar 9 Primary Key

2 Nama Tamu nama Varchar 30

3 No Kartu Identitas no_ktp Integer 25

4 No Telepon no_tlp Integer 20

5 Kota Asal kota_asal Varchar 30

6 Tanggal Lahir tgl_lahir Date 8

7 Alamat alamat Varchar 50

(15)

b. File Reservasi

Nama File : File Reservasi Akronim : reservasi

Fungsi : Untuk menyimpan data reservasi

Tipe : Menu Laporan

Organisasi File : Indexed Sequential Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang Record : 57 Karakter Kunci Field : id_trans Software Database : MySQL

Tabel IV.2.

Spesifikasi File Reservasi

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1 No Transaksi no_trans Varchar 8 Primary Key 2 Tanggal Check In tgl_checkin Date 8

3 Tanggal Check Out tgl_checkout Date 8 4 Tipe Kamar tipe_kamar Varchar 3

5 Harga Harga Double 10

6 Weekend weekend Double 10

7 Weekday weekday Double 10

c. File Bayar

Nama File : File Bayar

Akronim : bayar

Fungsi : Untuk menyimpan data pembayaran

Tipe : Menu Laporan

Organisasi File : Indexed Sequential

(16)

Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang Record : 57 Karakter Kunci Field : -

Software Database : MySQL

Tabel IV.3.

Spesifikasi File Bayar

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan

1 Cash Cash Double 9

2 Voucher voucher_no Varchar 15

(17)

4.8 Struktur Kode

Struktur Kode yang digunakan dalam sistem usulan ini sebagai berikut:

1. Id User

Tipe : Varchar Panjang : 5 Digit

Contoh :

Keterangan : SLY : Nama 25 : No. Urut

S L Y 2 5

X X X 9 9

No. Urut

Nama

(18)

2. Id Tamu

9 9 9 9 9 9 9 9 9

Nomor Urut

Tahun Lahir

Bulan Lahir

Tipe : Varchar Panjang : 9 digit

Contoh :

Keterangan :

11 : Bulan Lahir 1994 : Tahun Lahir 593 : No Urut

1 1 1 9 9 4 5 9 3

(19)

3. Nomor Transaksi

9 9 9 9 9 9 9 9

Nomor Urut

Tahun Lahir

Bulan Lahir

Tipe : Varchar Panjang : 8 digit

Contoh:

1 3 0 9 0 0 0 1

Keterangan :

13 : Tanggal 09 : Bulan 0001 : No Urut

(20)

4.9 Spesifikasi Program

HIPO (Hierarchy Input Proses Output) yaitu alat bantu yang digunakan untuk membuat spesifikasi program yang merupakan struktur yang berisi diagram dimana diagram berisi input yang diproses dan menghasilkan output, berikut HIPO berdasarkan program usulan:

Gambar IV.6 Hierarchy Input Process Output

3.0

Laporan 3.0

Laporan 2.0

Transaksi 2.0

Transaksi 1.0

Master 1.0

Master

0.0

Menu Utama 0.0

Menu Utama

Data User

Data User LaporanLaporan

0.0 0.0

0.0

1.0 3.0

1.1 ^2.1^2.1 3.1

Transaksi Pembayaran

2.1

Transaksi Pembayaran

2.0

Data Tamu Data Tamu

Data Transaksi

1.2

1.3 1.0

1.0

Log Out Log Out

4.0

0.0

(21)

a. Spesifikasi Program Menu Utama Nama Program : Menu Utama Akronim : Menu_utama.java

Fungsi : Untuk menampilkan menu utama Index Program : ---

Bentuk Tampilan : Lampiran

Proses : Pada Menu Utama terdapat lima buah pilihan yaitu 1. Menu Master

2. Menu Transaksi 3. Menu Laporan 4. Menu Log Out b. Spesifikasi Program Menu Master

Nama Program : Master Akronim : master.java

Fungsi : Input data tamu, User, dan Transaksi Index Program : id_tamu

Proses : Pada Menu Master terdapat 3 buah pilihan yaitu 1. Data User

2. Data Tamu 3. Data Transaksi c. Spesifikasi Progam Menu Data User

Nama Program : Data User Akronim : datauser.java

(22)

Fungsi : Untuk menginput data user Index Program : -

Proses : klik menu master, lalu klik menu data user d. Spesifikasi Program Data Tamu

Nama Program : Data Tamu Akronim : datatamu.java

Fungsi : Untuk menginput data tamu hotel yang menginap Index Program : -

Proses : klik menu master, lalu klik menu data tamu e. Spesifikasi Program Data Transaksi

Nama Program : Data Transaksi Akronim : datatrans.java

Fungsi : Untuk menginput data transaksi Index Program : -

Proses : klik menu master, lalu klik menu data transaksi f. Spesifikasi Program Menu Transaksi Pembayaran

Nama Program : Menu Transaksi Pembayaran Akronim : transaksipemb.java

Fungsi : Untuk menampilkan menu transaksi pembayaran Index Program : id_transaksi

(23)

Proses : Menginput pembayaran g. Spesifikasi Program Menu Laporan

Nama Program : Laporan Akronim : laporan.java

Fungsi : Sebagai menu laporan Index Program : ---

Proses : Klik laporan untuk melihat laporan, lalu klik Exit untuk kembali ke menu sebelumnya.

h. Spesifikasi Program Log Out Nama Program : Log Out

Akronim : logout

Fungsi : Untuk kembali ke menu log in Index Program : ---

Proses : Klik menu log out maka akan kembali ke menu log in.

4.10 Spesifikasi Sistem Komputer 1. Spesifikasi Perangkat Keras a. Server

1. CPU

a) Processor intel i5-3330 b) RAM DDR3 4GB c) Hard Disk 500 GB

(24)

2. Mouse 3. Keyboard

4. Monitor dengan resolusi layar minimal 1024 x 768 5. Koneksi internet dengan kecepatan 100 Mbps b. Client

1. CPU

a) Processor Intel® Pentium® 4 b) RAM DDR2 2GB

c) Hard Disk 500 GB 2. Mouse

3. Keyboard

4. Monitor dengan resolusi layar minimal 1024 x 768 5. Koneksi internet dengan kecepatan 4,1 Mbps 2. Spesifikasi Perangkat Lunak

a. Server

Sistem operasi yang digunakan Microsoft Windows, Web Server penulis menggunakan Xampp dengan komponen phpmyadmin, sementara untuk Aplikasi Web Browser penulis menggunakan Mozilla Firefox dan Google Chrome, untuk Aplikasi pembuatan program penulis memilih NetBeans IDE 8.1.

b. Client

Sistem operasi yang digunakan Microsoft Windows, Aplikasi Web Browser menggunakan Mozilla Firefox dan Google Chrome

(25)

4.11 Jadwal Implementasi

Tabel IV.4.

Jadwal Implementasi

No KEGIATAN

WAKTU

BULAN I BULAN II BULAN III 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Persiapan data awal

2 Analisa 3 Desain Sistem

4 Desain Perangkat Lunak 5

Pembuatan & Tes Program