46
RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Umum
Surat Keterangan adalah surat yang isinya menerangkan sesorang atau suatu hal. Surat keterangan termasuk salah satu jenis surat yang paling banyak dibuat karena isi surat keterangan umumnya menyangkut kativitas manusia. Surat keterangan hanya dikeluarkan oleh organisasi pemerintah atau perusahaan sehingga surat keterangan selalu bersifat resmi.
4.2 Prosedur Sistem Berjalan Usulan
1. Proses Pembuatan Surat Keterangan Kehilangan a. Proses Pengajuan Berkas
Pemohon terlebih dahulu datang ke unit Sentral Pelayanan Kepolisian Terpadu (SPKT). Dimana pemohon menyerahkan berkas Persyaratan (KTP dan KK) Pembuatan surat keterangan sesuai dengan keperluan pemohon kepada Staff SPKT.
b. Proses Pengecekan Berkas
Staff SPKT mengecek berkas pemohon apakah sesuai dengan persyaratan pembuatan atau tidak.
c. Proses Penginputan Surat Kehilangan
Setelah itu Staff SPKT menginput surat keterangan kehilangan.
d. Proses Pencetakan Surat Kehilangan
Setelah Staff SPKT menginput surat kehilangan, kemudian Staff langsung mencetak surat tersebut lalu diberikan kepada Kapolsek untuk di tanda tangan (legalisir).
e. Proses Penyerahan Surat Kehilangan
Berkas yang sudah di tanda tangani oleh Kapolsek diberikan kepada Staff SPKT untuk diperiksa dan diberikan stempel kepolisian, setelah itu diserahkan kepada pemohon dan berkas diarsipkan.
2. Proses Pembuatan Surat Keterangan Izin Keramaian a. Proses Pengajuan Berkas
Pemohon terlebih dahulu datang ke unit Sentral Pelayanan Kepolisian Terpadu (SPKT). Dimana pemohon menyerahkan berkas persyaratan (KTP dan KK) dan surat pengantar dari desa utntuk pembuatan surat keterangan sesuai dengan keperluan pemohon kepada Staff SPKT.
b. Proses Pengecekan Berkas
Staff SPKT mengecek berkas pemohon apakah sesuai dengan persyaratan pembuatan atau tidak.
c. Proses Penginputan Surat Izin Keramaian
Setelah itu Staff SPKT menginput surat keterangan izin keramaian.
d. Proses Pencetakan Surat Izin Keramaian
Setelah Staff SPKT menginput surat izin keramaian, kemudian Staff langsung mencetak surat tersebut lalu diberikan kepada Kapolsek untuk di tanda tangan (legalisir).
e. Proses Penyerahan Surat Keterangan Izin Keramaian
Berkas yang sudah di tanda tangani oleh Kapolsek diberikan kepada
Staff SPKT untuk diperiksa dan diberikan stempel kepolisian, setelah itu diserahkan kepada pemohon dan berkas diarsipkan.
3. Proses Pembuatan Ketarangan Surat Pengantar SKCK a. Proses Pengajuan Berkas
Pemohon terlebih dahulu datang ke unit Sentral Pelayanan Kepolisian Terpadu (SPKT). Dimana pemohon menyerahkan berkas persyaratan (KTP dan KK) dan surat pengantar dari desa utntuk pembuatan surat keterangan sesuai dengan keperluan pemohon kepada Staff SPKT.
b. Proses Pengecekan Berkas
Staff SPKT mengecek berkas pemohon apakah sesuai dengan persyaratan pembuatan atau tidak.
c. Proses Penginputan Surat Pengantar SKCK
Setelah itu Staff SPKT menginput surat pengantar SKCK.
d. Proses Pencetakan Surat Pengantar SKCK
Setelah Staff SPKT menginput surat izin keramaian, kemudian Staff langsung mencetak surat tersebut lalu diberikan kepada Kapolsek untuk di tanda tangan (legalisir).
e. Proses Penyerahan Surat Pengantar SKCK
Berkas yang sudah di tanda tangani oleh Kapolsek diberikan kepada Staff
SPKT untuk diperiksa dan diberikan stempel kepolisian, setelah itu diserahkan kepada pemohon.
4. Prosedur Pembuatan Laporan
Staff SPKT (Sentra Pelayanan Kepolisian Terpadu) membuat laporan
pembuatan surat keterangan yang dilakukan dengan cara menggunakan program aplikasi Visual Basic 6.0 yang nantinya tersimpan sebagai file surat keterangan.
4.3 Diagram Alir Data Sistem Usulan 1. Diagram Konteks
Pemohon
Pemohon
PemohonPerancangan Sistem Informasi Pembuatan Surat
Keterangan Pada Polsek Cikampek
0.0
Kapolsek
SPD
SPD SK
SK acc KTP
Lp. SK
KK KK
Gambar IV.1
Diagram Konteks Sistem Berjalan Usulan
Keterangan : KTP = Kartu Tanda Penduduk KK = Kartu Keluarga
SPD = Surat Pengantar Desa SK = Surat Keterangan
SK ACC = Surat Keterangan telah disahkan LP SK = Laporan Surat Keterangan
2. Diagram Nol Sistem Usulan
Pemohon
1
Proses pembuatan surat kehilangan KK
KTP
2
Proses Pembuatan surat izin keramaian
D2 File kehilangan
3
Proses Pembuatan pengantar SKCK
4
Proses pembuatan laporan
KAPOLSEK D1 File pemohon
SPD
KTP KK
D3 File izin keramaian
D4 File pengantar SKCK SPD
Kk
KTP
L.SK
LP.SKCK L.SIK SK
SIK
P.SKCK
DK
DP
DK DIK
D SKCK
D SKCK DIK
Gambar VI.2 Diagram Nol Sistem
Usulan Pembuatan Surat Keterangan
Keterangan : KK = Kartu Keluarga
KTP = Kartu Tanda Penduduk SPD = Surat Pengantar Desa
DP = Data Pemohon
DK = Data Keramaian DIK = Data Izin Keramaian
DP SKCK = Data Pengantar SKCK S.K = Surat Kehilangan SIK = Surat Izin Keramaian P.SKCK = Pengantar SKCK
L.SK = Laporan Surat Kehilangan L.SIK = Laporan Surat Izin Keramaian L.PSKCK = Laporan Pengantar SKCK 3. Diagram Detail Sistem Usulan
1.1
Proses pengajuan surat keterangan
kehilangan KK
KTP
1.2 Proses pengecekan surat
keterangan kehilangan
1.3 Proses penginputan surat
keterangan kehilangan
1.4
Proses pencetakan surat keterangan
kehilangan BP acc
1.5 Proses penyerahan surat
keterangan kehilangan
BP
D1 Arsip Persyaratan
D2 File pemohon
D3 File surat kehilangan
S.K
Pemohon
Gambar IV.3
Diagram Detail Sistem Usulan Pembuatan Surat Keterangan Kehilangan
Keterangan : KK = Kartu Keluarga
KTP = Kartu Tanda Penduduk BP = Berkas Persyaratan
BP = Berkas Persyaratan diterima SK = Surat Keterangan Kehilangan SKACC = Surat Kehilangan telah disahkan
1.1
Proses pengajuan surat keterangan
izin keramaian KK
KTP
1.2 Proses pengecekan surat
keterangan izin keramaian
1.3 Proses penginputan surat
keterangan izin keramaian
1.4
Proses pencetakan surat keterangan
izin keramaian BP acc
1.5 Proses penyerahan surat
keterangan izin keramaian
BP
D1 Arsip Persyaratan
D2 File pemohon
D3 File surat izin keramaian
SIK
Pemohon SPD
Gambar IV.4
Diagram Detail Sistem Usulan
Pembuatan Surat Keterangan Izin Keramaian
Keterangan: KK = Kartu Keluarga
KTP = Kartu Tanda Penduduk SPD = Surat Pengantar Desa BP = Berkas Persyaratan
BP = Berkas Persyaratan diterima SIK = Surat Keterangan Izin Keramaian
SIKacc = Surat Keterangan Izin Keramaian telah disahkan
1.1
Proses pengajuan surat keterangan pengantar SKCK KK
KTP
1.2 Proses pengecekan surat
keterangan pengantar SKCK
1.3 Proses penginputan surat
keterangan pengantar SCKK
1.4
Proses pencetakan surat keterangan pengantar SKCK
BP acc
1.5 Proses penyerahan surat
keterangan pengantar SKCK
BP
D1 Arsip Persyaratan
D2 File pemohon
D3 File surat pengantar SKCK
S.P SKCK
Pemohon SPD
Gambar IV.5
Diagram Detail Sistem Usulan
Pembuatan Surat Keterangan Pengantar SKCK
Keterangan: KK = Kartu Keluarga
KTP = Kartu Tanda Penduduk SPD = Surat Pengantar Desa BP = Berkas Persyaratan
BP = Berkas Persyaratan diterima P.SKCK = Pengantar SKCK
P.SKCKacc = Surat Keterangan Pengantar SKCK telah disahkan
4.1
Laporan pembuatan surat
kehilangan
4.3
Laporan pembuatan surat pengantar SKCK
4.2
Laporan pembuatan surat
izin keramaian D2
D1
D3
D4
File surat kehilangan
File pemohon
File izin keramaian
File Pengantar SKCK
Lap.
S.Kehilangan
Lap. S. Izin Keramaian
Lap.
P.SKCK
Gambar IV.6
Diagram Detail Sistem Usulan Pembuatan Laporan Surat Keterangan
4.4. Kamus Data Sistem Usulan 1. Kamus Data Masukan Usulan
a. Nama Arus Data : Kartu tanda Penduduk
Alias : KTP
Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Proses 1.0 – Staff SPKT,
Staff SPKT – Proses 2.0 Penjelasan : Persyaratan pembuatan SK Periode : Setiap Pembuatan SK baru
Volume : Rata-rata per periode jumlahnya 50 Lembar Struktur Data : Header + Isi
Header : Alamat_provinsi KTP
Isi : 1{NIK_KTP + Nm_KTP + TTL_KTP+JK_KTP+
AG_KTP+SP_KTP+KP_KTP+KW_KTP+
MB_KTP} 20 b. Nama Arus Data : Kartu Keluarga
Alias : KK
Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Proses 1.0 – Staff SPKT,
Staff SPKT – Proses 2.0 Penjelasan : Persyaratan pembuatan SK Periode : Setiap Pembuatan SK baru
Volume : Rata-rata per periode jumlahnya 50 Lembar Struktur Data : Header + Isi
Header : Alamat_provinsi KTP
Alamat KK : Dauwan + Kecamatan +Kelurahan
No KK : *terdiri dari 10 digit*
Nama Keluarga : Kepala Keluarga
Isi : 1{Nm_KK + NIK_KTP + Jns_Kelamin+
Kewarganegaraan+Tp_Lhr+Tgl_Lhr+Gol_Drh+
Agama+St_Pkwn+Pendidikan+Pekerjaan+Hubunga n_Klrg+Nm_Ortu} 20
c. Nama Arus Data : Surat Pengantar Desa
Alias : SPD
Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Proses 1.0 – Staff SPKT,
Staff SPKT – Proses 2.0 Penjelasan : Persyaratan pembuatan SK Periode : Setiap Pembuatan SK baru
Volume : Rata-rata per periode jumlahnya 50 Lembar Struktur Data : Header + Isi
Isi : 1{Nama + TTL + Jns_Kelamin+ Pekerjaan+
Alamat+ } 20 2. Kamus Data Keluaran usulan
a. Nama Arus Data : Surat Keterangan Kehilangan
Alias : SK
Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Pemohon – Proses 1.0
Proses 1.0 – Pemohon
Penjelasan : Untuk meberikan keterangan bahwa barang berharga telah hilang.
Periode : 15 hari
Volume : Rata-rata perhari pembuatan SK 50 berkas Struktur Data : Header + Isi
Header : No_PN+Alamat_Polsek
Isi = 1{Korp_Surat+Nomor+Nm_Pmh + TTL +Agama +Alamat+Pekerjaan+ Msa_SK+Tgl_Surat } 20 b. Nama Arus Data : Surat Keterangan Izin Keramaian
Alias : SK
Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Pemohon – Proses 2.0
Proses 2.0 – Pemohon
Penjelasan : Untuk meberikan keterangan bahwa akan dilangsungkan suatu acara diaderah tersebut.
Periode : 15 hari
Volume : Rata-rata perhari pembuatan SK 50 berkas Struktur Data : Header + Isi
Header : No_PN+Alamat_Polsek
Isi = 1{Korp_Surat+Nomor+Nm_Pmh + TTL +Agama +Alamat+Pekerjaan+ Msa_SK+Tgl_Surat } 20 c. Nama Arus Data : Surat Keterangan Pengantar SKCK
Alias : PSKCK
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : Pemohon – Proses 3.0 Proses 3.0 – Pemohon
Penjelasan : Untuk meberikan keterangan kelakuan baik.
Periode : 15 hari
Volume : Rata-rata perhari pembuatan SK 50 berkas Struktur Data : Header + Isi
Header : No_PN+Alamat_Polsek
Isi = 1{Korp_Surat+Nomor+Nm_Pmh + TTL +Agama +Alamat+Pekerjaan+ Msa_SK+Tgl_Surat } 20
4.5 Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan 4.5.1 Bentuk Dokumen Masukan
1. Nama Dokumen : Kartu Penduduk
Fungsi : Untuk identitas seseorang
Sumber : Kecamatan
Tujuan : Persyaratan pembuatan Surat Keterangan
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap pembuatan Surat Keterangan
Bentuk : Lampiran C.1
2. Nama dokumen : Kartu keluarga
Fungsi : Untuk pemberitahuan asal keluarga
Sumber : Kecamatan
Tujuan : Persyaratan pembuatan Surat Keterangan
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran C.2
2. Nama dokumen : Surat Pengantar Desa
Fungsi : Persyaratan pembuaran Surat
Sumber : Desa
Tujuan : Setiap pembuatan Surat Keterangan
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran C.3
4.5.2 Bentuk Dokumen Keluaran Usulan
1. Nama Dokumen : Surat Keterangan Kehilangan
Fungsi : Untuk pemberitahuan tentang surat berharga telah hilang
Sumber : Staff SPKT
Tujuan : Pemohon
Media : Kertas Cetakan
Frekuensi : Setiap melakukan pembuatan SKCK
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran D.1
2. Nama Dokumen : Surat Keterangan Izin keramaian
Fungsi : Untuk pemberitahuan tentang pengadaan suatu acara
Sumber : Staff SPKT
Tujuan : Pemohon
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap melakukan pembuatan Surat Keterangan Izin Keramaian
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran D.2
3. Nama Dokumen : Surat Keterangan Pengantar SKCK
Fungsi : Untuk pemberitahuan tentang kelakukan baik seseorang
Sumber : Staff SPKT
Tujuan : Pemohon
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap melakukan pembuatan Surat Keterangan pengantar SKCK
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran D.3
4. Nama Dokumen : Laporan Surat Keterangan
Fungsi : Untuk pemberitahuan tentang berapa banyak nya surat yang keluar
Sumber : Staff SPKT
Tujuan : Kapolsek
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap bulan
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran D.4
4.5.3 Entity Relationship Diagram (ERD)
Penggambaran proses relasi yang dibuat pada diagram alir data dikembangkan kembali kedalam bentuk Entity Relationship diagram, sehingga hubungan antar entitas satu dengan lainnya dapat terlihat dan melibatkan rancangan field-field didalam database. Berikut adalah bentuk ERD yang dibuat untuk sistem pembuatan Surat Keterangan.
1. Entity Relationship Diagram
Pemohon
Surat Keterangan Kehilangan
Surat Pengantar SKCK Surat Izin
Keramaian Staff
Membuat
Membuat
Membuat
Di Input
Di Input Di Input
Id_pemohon Nama Jekel
gaA am Kebangsaan
_LT
irah
glT _L
irah
No_Telp Alamat
Iis
Id_petugasNo_surat Id_pemohon Jam
Tgl_buat_srt
Isi
Id_petugas No_surat Id_pemohon Jam
Tgl_buat_srt
Isi
Id_petugas No_surat Id_pemohon Jam
Tgl_buat_srt
Tgl_lahirNama
T_lahir Id_petugasJekelJabatan No
_telp
Password
Alamat
Gambar IV.7
Entity Relationship Diagram Sistem Usulan
2. Logical Record Structure
Tabel IV.1
Logical Record Structure Sistem Berjalan Usulan
Pemohon
Id_pemohon (PK) Nama_pemohon Jenis_kelamin Agama Kebangsaan Tempat_lahir Tanggal_lahir Alamat No_telp
Surat Keterangan Kehilangan No_surat (PK) Isi
Jam
Tgl_pembuatan_surat Kd_petugas (FK) Kd_pemohon (FK)
Staff
Id_petugas (PK) Nama_petugas Tgl_lahir Tempat_lahir Jenis_kelamin Jabatan Alamat No_telp Password
Surat Keterangan Kehilangan No_surat (PK) Isi
Jam
Tgl_pembuatan_surat Kd_petugas (FK) Kd_pemohon (FK)
Surat Keterangan Kehilangan No_surat (PK) Isi
Jam
Tgl_pembuatan_surat Kd_petugas (FK) Kd_pemohon (FK)
1 m m 1
1
m
1
m
1
m m 1
4.5.4. Spesifikasi File Usulan 1. Tabel Pemohon
Nama file : Tabel Pemohon
Akronim : Pemohon
Fungsi File : Untuk menyimpan data pemohon Tipe File : File Master
Organisasi File : Index sequential
Akses File : Random
Media File : Harddisk Panjang Record : 150 Karakter Kunci File : Id_pemohon
Software : Mysql
Table IV.2 File Pemohon
No Elemen
Data Akronim Tipe Panjan
g
Keterang an
1 Kode Id_Pemohon Char 6 Primary
2 Nama Nama_Pemohon Varchar 30
3 Jenis
Kelamin Jenis_Kelamin Varchar 1
4 Agama Agama Varchar 15
5 Kebangsaan Kebangsaan Varchar 20
6 Tempat
Lahir Tempat_Lahir Varchar 30
7 Tanggal
Lahir Tanggal_Lahir Date -
8 No KTP No_KTP Char 16
9 No Telepon No_Telp Varchar 13
2. Tabel Staff
Nama file : Tabel Staff
Akronim : Staff
Fungsi File : Untuk menyimpan data Staff Tipe File : File Master
Organisasi File : Index sequential
Akses File : Random
Media File : Harddisk Panjang Record : 134 Karakter Kunci File : Id_petugas
Software : Mysql
Tabel IV.3 File Staff
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterang an
1 Kode Petugas Id_petugas Char 6 Primary
2 Nama Nama_petugas Varchar 25
3 Tempat Lahir Tempat_lahir Varchar 20
4 Tanggal Lahir Tanggal_lahir Date -
5 Jenis Kelamin Jenis_kelamin Varchar 1
6 Jabatan Jabatan Varchar 30
7 Alamat Alamat Varchar 20
8 No Telepon No_Telp Varchar 13
9 Password Password Varchar 10
3. Tabel Surat Keterangan Kehilangan
Nama file : Tabel surat keterangan Kehilangan Akronim : Surat Keterangan
Fungsi File : Untuk surat keterangan Tipe File : File
Organisasi File : Index sequential Akses File : Random
Media File : Harddisk Panjang Record : 42 karakter Kunci File : Nomor_surat Software : Mysql
Tabel IV.4 File Surat Keterangan Kehilangan
No Elemen Data Akronim Tipe Panj
ang Keterangan 1 Kode Petugas Kd_petugas Char 6 Foreign Key 2 Kode Pemohon Kd_pemohon Char 6 Foreign Key 3 Nomor_surat Nomor_surat Char 30 Primary
4 Isi Isi Text -
5 Jam Jam Time -
6
Tanggal Pembuatan
Surat
Tgl_pembuata
n_surat Date -
4. Tabel Surat Keterangan Izin Keramaian
Nama file : Tabel surat keterangan izin keramaian Akronim : Surat Keterangan izin keramaian
Fungsi File : Untuk surat keterangan Tipe File : File
Organisasi File : Index sequential Akses File : Random
Media File : Harddisk Panjang Record : 42 karakter Kunci File : Nomor_surat
Software : Mysql
Tabel IV.4 File Surat Keterangan Izin Keramaian
No Elemen Data Akronim Tipe Panj
ang Keterangan 1 Kode Petugas Kd_petugas Char 6 Foreign Key 2 Kode Pemohon Kd_pemohon Char 6 Foreign Key 3 Nomor_surat Nomor_surat Char 30 Primary
4 Isi Isi Text -
5 Jam Jam Time -
6
Tanggal Pembuatan
Surat
Tgl_pembuata
n_surat Date -
5. Tabel Surat Keterangan Pengantar SKCK
Nama file : Tabel surat keterangan pengantar SKCK Akronim : Surat Keterangan Pengantar SKCK Fungsi File : Untuk surat keterangan
Tipe File : File
Organisasi File : Index sequential
Akses File : Random Media File : Harddisk Panjang Record : 42 karakter Kunci File : Nomor_surat Software : Mysql
Tabel IV.4 File Surat Keterangan Pengantar SKCK
No Elemen Data Akronim Tipe Panj
ang Keterangan 1 Kode Petugas Kd_petugas Char 6 Foreign Key 2 Kode Pemohon Kd_pemohon Char 6 Foreign Key 3 Nomor_surat Nomor_surat Char 30 Primary
4 Isi Isi Text -
5 Jam Jam Time -
6
Tanggal Pembuatan
Surat
Tgl_pembuata
n_surat Date -
4.5.5 Struktur Kode Usulan
Dalam sistem pembuatan surat keterangan terdapat beberapa elemen data yang dibuat dalam bentuk struktur kode. Pengkodean ini digunakan untuk mengidentifikasi pengolahan data yang diproses oleh sistem. Struktur kode komputerisasi yang terdapat pada pengolahan sistem pembuatan surat keterangan adalah sebagai berikut:
1. Kode Pemohon Bentuk :
X X - X X X X
Kode Pemohon Nomer Urut
Misalnya :
P M - 0
0
0 1
Keterangan :
PM = Kode Pemohon 0001 = Nomor urut
4.5.6 Spesifikasi Program Usulan
Spesifikasi program untuk sistem komputerisasi yang diusulkan oleh penulis untuk membantu sistem persediaan obat yaitu Program Aplikasi berbasis Desktop dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0. berikut spesifikasi program yang penulis usulkan terdiri dari:
MENU UTAMA
1.1
FILE
1.1
2.1
MASTER
2.1
3.1
SURAT KETERANGAN
3.1
4.1
LAPORAN
4.1
1.2
Logout
1.2
1.3
Keluar
1.3
2.2
Staff
2.2
2.3
Pemohon
2.3
3.3
Surat Izin Keramaian
3.3
4.2
Laporan Surat Keterangan
4.2 3.2
Surat Keterangan Kehilangan
3.2
3.4
Buat Surat Keterangan
3.5
Gambar IV.7
Diagram HIPO Program Usulan 1. Nama Program : Menu Utama
Akronim : menuutama.frm
Fungsi : Isi Disesuaikan dengan Kamusnya Index Program : -
Bahasa Program : visual basic
Bentuk Tampilan : Lihat lampiran E.1
Proses : a. Buka tampilan menu utama.
d. Pilih menu yang ingin diproses, pada halaman menu utama terdapat 4 (empat) sub menu yaitu menu file, menu master, menu surat keterangan dan menu laporan.
e. Menu file, pada menu file terdapat 2 (dua) menu, yaitu:
1) Menu Logout untuk menutup suatu form.
2) Menu Keluar untuk keluar dari project surat keterangan.
f. Menu master, pada menu master terdapat menu staf yang digunakan untuk membuka form staff.
g. Menu surat keterangan, pada menu surat keterangan tedapat 2 (dua) menu, yaitu;
1) Menu pemohon untuk membuka menu form pemohon.
2) Menu buat surat keterangan untuk membuka menu form surat keterangan.
h. Menu laporan, pada menu laporan terdapat menu laporan surat keterangan untuk membuak menu form surat keterangan.
2. Nama Program : Login Akronim : login.frm
Fungsi : Untuk sistem pengamanan program agar program hanya bisa dipakai oleh orang yang mempunyai hak akses.
Index Program : Password
Bahasa Program : Visual Basic 6.0
Bentuk Lampiran : Lihat Lampiran E.2 Proses : a. Jalankan program
b. Masukan Nama dan Password lalu pilih Login untuk masuk ke menu utama, apabila Password dan Nama yang dimasukan salah maka aka ada pesan “Password dan Nama yang anda masukan salah” dan apabila Password dan Nama yang dimasukan benar maka akan langsung masuk ke form menu utama.
3. Nama Program : Staff Akronim : staff.frm
Fungsi : Untuk meyimpan data Staff Index Program : Kd_petugas
Bahasa Program : Visual basic 6.0 Bentuk Tampilan : Lihat lampiran E.3
Proses : Form ini digunakan untuk menginput data data dan juga dapat mengedit data staff yang sudah ada. Jika di klik tombol Input, maka textbox akan diaktifkan dan dikosongkan. Jika selesai menginput, maka klik tombol Simpan, dan semua textbox akan nonaktif. Dan jika tombol Batal diklik maka data tidak akan bertambah ke database dan jika tombol tambah diklik, maka semua textbox juga akan aktif. Jika ingin mencari data karyawan bedasarkan nama staff maka inputkan ke dalam text dan
klik tombol cari apabila ingin keluar maka klik tombol keluar maka akan keluar dari form staff.
4. Nama Program : Pemohon Akronim : pemohon.frm
Fungsi : untuk menampilkan data pemohon Index Program : Kd_pemohon
Bahasa Program : Visual Basic 6.0 Bentuk Lampiran : Lihat Lampiran E.4
Proses :Untuk menginput data-data pemohon yang mengajukan surat keterangan sesuai keperluan pada Polsek Cikampek yang di input oleh Staff SPKT
5. Nama Program : Surat Keterangan Kehilangan Akronim : suratketranganhilang.frm
Fungsi : untuk mnginput dan menampilkan surat keterangan.
Index Program : Nomor_Surat Bahasa Program : Visual Basic 6.0 Bentuk Lampiran : Lihat Lampiran E.5
Proses : Klik tombol input lalu masukan masukan Nomor, kode pemohon, kode petugas, isi, tanggal pembuatan surat, dan jam pembuatan surat lalu klik tombol Simpan, apabila klik tombol Batal maka data tidak akan bertambah ke database dan jika klik tombol Hapus maka semua data akan terhapus.
6. Nama Program : Surat Keterangan Izin Keramaian Akronim : suratketranganrame.frm
Fungsi : untuk mnginput dan menampilkan surat keterangan.
Index Program : Nomor_Surat Bahasa Program : Visual Basic 6.0 Bentuk Lampiran : Lihat Lampiran E.6
Proses : Klik tombol input lalu masukan masukan Nomor, kode pemohon, kode petugas, isi, tanggal pembuatan surat, dan jam pembuatan surat lalu klik tombol Simpan, apabila klik tombol Batal maka data tidak akan bertambah ke database dan jika klik tombol Hapus maka semua data akan terhapus 7. Nama Program : Surat Keterangan Pengantar SKCK
Akronim : suratketranganSKCK.frm
Fungsi : untuk mnginput dan menampilkan surat keterangan.
Index Program : Nomor_Surat Bahasa Program : Visual Basic 6.0 Bentuk Lampiran : Lihat Lampiran E.7
Proses : Klik tombol input lalu masukan masukan Nomor, kode pemohon, kode petugas, isi, tanggal pembuatan surat, dan jam pembuatan surat lalu klik tombol Simpan, apabila klik tombol Batal maka data tidak akan bertambah ke database dan jika klik tombol Hapus maka semua data akan terhapus 8. Nama Program : Laporan Surat Keterangan
Akronim : laporan.frm
Fungsi : Untuk menampilkan laporan Surat Keterangan Index Program : Tahun
Bahasa Program : Visual Basic 6.0 Bentuk Lampiran : Lihat Lampiran E.8
Proses : Lihat berdasarkan Tanggal lalu pilih tahun klik lihat maka akan muncul data surat keterangan yang telah dipilih apabila ingin dicetak maka klik tombol Cetak apabila ingin keluar klik tombol Keluar.
4.6 Spesifikasi Sistem Komputer 4.6.1 Umum
Untuk menunjang kebutuhan akan pengolahan data diperlukan komputer sebagai alat bantu, karena kecepatan pengolahan data merupakan salah satu kelebihan dari komputer serta sumber daya manusia yang menjalankan komputer dan program-programnya. Komputer merupakan sistem elektronik untuk mengolah data secara cepat dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan supaya secara otomatis menerima dan menyimpan data input, memprosesnya dan menghasilkan output dibawah pengawasan suatu langkah-langkah instruksi program yang tersimpan di memori. Dalam penggunaannya komputer memerlukan program-program aplikasi yang sesuai untuk mengolah data sehingga dapat menghasilkan sistem informasi yang lebih berkualitas. Sebuah sistem informasi yang baik harus didukung oleh ketiga komponen-komponennya, antara lain:
1.Software (perangkat lunak) merupakan program yang berisi perintah-perintah untuk mengolah data.
2.Hardware (perangkat keras) merupakan peralatan dari sistem komputer yang secara fisik dapat terlihat dan dapat dijamah.
3.Brainware merupakan manusia yang berperan dalam mengoperasikan dan mengatur sistem komputer.
Ketiga komponen tersebut haruslah saling berhubungan dan membentuk satu kesatuan. Hardware tanpa ada software tidak akan berfungsi seperti yang diharapkan begitu pula dengan hardware yang didukung software tidak akan berfungsi jika tidak ada brainware yang mengoperasikannya.
4.6.2 Perangkat Keras
Perangkat keras yang digunakan pada sistem adalah sebagai berikut : 1. Server
a. CPU
1) Processor Intel Pentium Core 2 Duo 2) RAM DDR2 1 GB
3) Hard Disk 500 GB b. Mouse
c. Keyboard
d. Monitor dengan layar minimum 1024x768 e. Koneksi internet dengan kecepatan 2 Mbps.
2. Client a. CPU
1) Processor Intel Pentium Coe 2 Duo 2) RAM DDR2 4 GB
3) Hard Disk 500 GB b. Mouse
c. Keyboard
d. Monitor dengan resolusi layar minimum 1024x768 e. Koneksi internet dengan kecepatan 2 Mbps.
4.6.3. Perangkat Lunak Usulan
Perangkat lunak yang digunakan dalam sistem berjalan yang digunakan sebagai berikut :
1. Server
a. Sistem operasi yang umum digunakan seperti: Microsoft Windows 7 b. Aplikasi Visual Basic 6.0 seperti: Xampp, yang terdiri dari beberapa
komponen, diantaranya:
1) Aplikasi MySQL Server v5 2) Aplikasi PHPMyAdmin v3
c. Aplikasi Web Browser seperti: Mozilla firefox, dan Google Crome.
2. Client
a. Sistem operasi yang umum digunakan seperti: Microsoft Windows 7 b. Aplikasi database yang digunakan adalah xammp with mysql.
c. Aplikasi program yang digunakan adalah Visual Basic 6.0
4.7 Jadwal Implementasi
Jadwal implementasi merupakan rencana penerapan yang diusulkan yaitu berhubungan dengan waktu dan luasnya sebuah sistem sehingga dapat diketahui
berapa lama waktu yang dibutuhkan sampai sistem tersebut dapat dijalankan sepenuhnya. Berikut ini adalah penerapan yang diusulkan pada CV Ceria Pratama Mandiri Cikampek:
1. Menyiapkan Data Awal
Menyiapkan data awal dimaksudkan untuk mengumpulkan data dan mengelompokkan data, waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan data awal adalah satu minggu.
2. Analisa
Analisa dimaksudkan untuk mengetahui permasalahan apa saja yang terjadi pada sistem yang telah ada, waktu yang dibutuhkan untuk menganalisa sistem tersebut adalah dua minggu.
3. Desain Sistem
Dari hasil analisa data-data yang sudah didapat seperti permasalahan sistem, dan sistem yang berjalan pada CV Ceria Pratama Mandiri, maka penulis menggambarkan hasil analisa usulan itu pada tahap ini waktu yang dibutuhkan adalah satu minggu.
4. Desain Perangkat Lunak
Setelah permasalahan telah ditemukan solusinya maka tahap selanjutnya adalah membuat desain perangkat lunak, pada tahap ini dibutuhkan waktu satu minggu.
5. Pembuatan dan Tes program
Pembuatan rancangan sistem cukup baik, dalam tahap pembuatan dan test program merupakan tahap yang rumit karena terdapat beberapa faktor yang
mempengaruhi seperti perangkat komputer yang dibutuhkan dan lain-lain sehingga waktu yang dibutuhkan sedikitnya satu minggu.
6. Tes Sistem
Kegiatan dalam tahp ini adalah pemasangan pengujian sistem yang baru di buat apakah sudah berjalan dengan baik atau belum dan pada tahap ini dibutuhkan waktu satu minggu.
7. Pelatihan
Dimaksudkan untuk memberikan latihan kepada personil dan meningkatkan kemampuan kepada pengguna (user) dalam memahami dan menggunakan program komputer yang ada sehingga penerapan sistem yang baru dapat dikuasai oleh parapengguna (user), dan waktu yang dibutuhkan adalah satu minggu.
8. Pembuatan Buku Petunjuk
Pembuatan buku petunjuk dimaksudkan agar pengguna sistem usulan dapat lebih mengerti dapat mengetahui kesulitan apabila kurang mengerti dengan sistem baru dan yang dijalankan dengan melihat buku petunjuk, untuk pembuatan buku petunjuk ini dibutuhkan waktu satu minggu.
9. Evaluasi dan Operasional
Kegiatan pengoperasian secara penuh setelah masa peralihan selesai, selama sistem dipakai maka tetap perlu dipantau agar dapat mengetahui kekurangan.
Tabel IV.5 Jadwal Implementasi
NO KEGIATAN
WAKTU BULAN I BULAN II
BULAN III
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Persiapan Data Awal 2 Analisa 3 Desain Sistem 4 Desain Perangkat Lunak 5 Pembuatan & Tes Program 6 Tes Sistem 7 Pelatihan 8 Pembuatan Buku Petunjuk 9 Evaluasi & Operasional
