BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

(1)

40

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Sistem Pembuatan TDUP merupakan suatu prosedur yang ada dalam dinas kebudayaan dan pariwisata yang dijalankan untuk memudahkan masyarakat dalam melegalkan tempat usahanya. Karena setiap pemilik usaha harus memiliki surat tanda daftar usaha pariwisata (TDUP) sebagai tanda bukti bahwa usahanya tersebut legal, sudah terdaftar pada pemerintahan setempat. Sistem pembuatan TDUP harus dijalankan secara benar. Maka dari itu, penulis mencoba untuk merancang sistem usulan untuk mengantisipasi sistem pembuatan TDUP pada dinas kebudayaan dan pariwisata kabupaten karawang yang masih menggunakan sistem manual.

Tujuan dari rancangan sistem komputerisasi ini adalah untuk meningkatkan efektifitas prosedur kerja guna menghasikan informasi yang berkualitas, akurat dan tepat waktu yang diperuntukkan bagi para pengambil keputusan.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Adapun prosedur sistem usulan untuk pembuatan TDUP meliputi: 1. Prosedur Pendaftaran

Pemohon datang ke disbudpar mengisi form pendaftaran TDUP dan form surat pernyataan keaslian berkas serta menyerahkan persyaratan pembuatan

TDUP kepada kasi pengembangan usaha pariwisata, persyaratan pembuatan

(2)

2. Prosedur Pemeriksaan Keabsahan Berkas

Kasi pengembangan usaha pariwisata memeriksa kelengkapan dan keabsahan berkas persyaratan pembuatan TDUP tersebut, setelah diketahui berkas tersebut lengkap dan sah maka berkas tersebut di scan dan disimpan di file berkas yang terdapat di TDUP Windows untuk di cek oleh bagian pengolahan TDUP di BPMPT.

3. Prosedur Persetujuan Keabsahan Berkas

Setelah disimpan data pendaftaran baru pembuatan TDUP di TDUP windows, maka akan muncul pemberitahuan secara otomatis pada komputer bagian pengolahan TDUP di BPMPT bahwa ada data baru yang sudah masuk. Setelah di cek oleh bagian pengolahan TDUP di BPMPT dan disetujui keabsahan berkas tersebut maka bagian pengolahan TDUP di BPMPT membuat surat persetujuan keabsahan berkas dan disimpan di file surat persetujuann di TDUP Windows untuk di cek oleh kasi pengembangan usaha pariwisata.

4. Prosedur Pengecekan Tempat Usaha

Setelah disimpan data surat persetujuan keabsahan berkas di TDUP windows, maka akan muncul pemberitahuan secara otomatis pada komputer kasi pengembangan usaha pariwisata bahwa ada data baru yang sudah masuk. Kasi pengembangan usaha pariwisata menerima surat persetujuan keabsahan berkas, kemudian kasi pengembangan usaha pariwisata langsung mengecek ketempat usaha. Jika sudah sesuai dengan kriteria yang sudah ditentukan maka kasi pengembangan usaha pariwisata membuat berita acara yang ditanda

(3)

tangani oleh pemohon. Setelah itu berita acara tersebut di scan lalu disimpan di file berita acara yang terdapat di TDUP windows untuk di cek oleh bagian pengolahan TDUP di BPMPT.

5. Prosedur Pengeluaran Surat TDUP

Setelah disimpan data berita acara di TDUP windows, maka akan muncul pemberitahuan secara otomatis pada komputer bagian pengolahan TDUP di BPMPT bahwa ada data baru yang sudah masuk. Bagian pengolahan TDUP di BPMPT menerima berita acara, setelah itu langsung membuat dan mengeluarkan surat TDUP yang di tanda tangani oleh Kabag BPMPT, lalu di scan dan disimpan di file Surat TDUP di TDUP Windows, dan langsung oleh kasi pengembangan usaha pariwisata mencetak surat TDUP dan menyerahkan langsung kepada pemohon .

6. Prosedur Pembuatan Laporan

Kasi pengembangan usaha pariwisata di Disbudpar dan bagian pengolahan TDUP di BPMPT membuat laporan bulanan pembuatan TDUP untuk mengetahui berapa jumlah pengusaha yang sudah mendaftarkan tempat usahanya setiap bulannya, simpan di file laporan di TDUP Windows untuk dapat dilihat oleh Kepala Dinas Disbudpar dan Kabag BPMPT.

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan

(4)

Pemohon 0 Perancangan Sistem Informasi Pembuatan TDUP pada Disbudpar DP DSP DPS DBA IP STDUP Kepala Dinas Kebudayaan dan Pariwisata LPT

Kepala Bagian Badan Penanaman Modal dan

Pelayanan Terpadu LPT

DST

Gambar IV.1 Diagram Konteks Usulan

Keterangan alias:

DB=Data Berkas DBA=Data Berita Acara

Dp=Data Pemohon DST=Data Surat TDUP

DSP=Data Surat Pernyataan DL=Data Laporan

DSBA= Data Surat Berita Acara LPT=Laporan Pembuatan TDUP

DPD=Data Pendaftaran DSPT=Data Surat Persetujuan

(5)

LPT 5.0 Mengeluarkan surat TDUP Pemohon 1.0 Pendaftaran DP DSP DPS File pendaftaran D1 DPD 2.0 Memeriksa keabsahan DPD DPS File berkas D2 3.0 Persetujuan keabsahan DB DB

File surat persetujuan D3 4.0 Pengecekan tempat usaha DSPT DSPT

File surat berita acara D4

DBA

File surat TDUP D5 DST 6.0 Laporan File Laporan D6 DST DBA DSPT DPD

Kepala Bagian Badan Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Kepala Dinas Kebudayaan dan Pariwisata DBA DST LPT STDUP DB L P T Gambar IV.2 Diagram Zero Usulan

(6)

1.1 Mengisi form pendaftaran dan form

surat pernyataan DP DPD DPS D B P DSP 1.2 Menyerahkan persyaratan 1.3 Mendapatkan Bukti Penerimaan Pendaftaran Usaha File Pendaftararan F1 DBP DPS DPS Gambar IV.3 Diagram Detail Usulan

Keterangan Alias:

DBP=Data Bukti Pendaftaran

(7)

Kamus Data Dokumen Masukan Formulir Pendaftaran TDUP

Nama Arus Data : Data Pemohon

Alias : DP

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer

Arus Data : Proses 1.1 -pemohon

Proses 1.1 -file pendaftaran

Penjelasan : untuk mengisi formulir pendaftaran TDUP

Periode : Setiap kali ada pengajuan TDUP

Volume : Tidak bisa ditentukan

Struktur Data : Header + Isi

Header : = No_Pendaf + Tgl_Pendaf

: No_Pendaf : *terdiri dari 7 digit*

Tgl_Pendaf : Tgl + Bulan + Tahun

Isi : =Nm_Pengusaha + No.KTP + Alamat + Nm_Perusahaan

+Merk_Usaha Jenis_Usaha + No_NPWP + No_NPWPD + Alamat_Perusahaan No. Telepon + Faksimile + E-mail + Lokasi_Perusahaan + Akta_Pendirian + Nm&No_Izin + Kapasitas

:Akta_Pendirian:Nm_Notaris + No_Akta_Notaris +

No_Pengesahan + Hukum&HAM

(8)

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan

Dalam Analisa perancangan sistem pembuatan TDUP diperlukan data-data sebagai masukan yang kemudian diproses menurut keperluan. Bentuk dokumen masukan dijadikan acuan pembuatan dan mengisi data pada program aplikasi. Dokumen tersebut yaitu :

1. Nama dokumen : Formulir Pendaftaran

Fungsi : Untuk mengetahui data pemohon

Sumber : Pemohon

Tujuan : Bagian pengembangan usaha pariwisata

Media : File

Jumlah : Satu

Frekuensi : Pada saat ada pemohon mengajukan permohonan

pembuatan TDUP

Bentuk : Lampiran C.1

2. Nama Dokumen : Data Surat Pernyataan

Fungsi :Untuk menyatakan keaslian berkas

Sumber : Pemohon

Media : File

Jumlah : Satu

pembuatan TDUP

(9)

3. Nama Dokumen : Data Persyaratan

Fungsi : Untuk mengetahui kelengkapan berkas persyaratan

yang dimiliki pemohon

Sumber : Pemohon

Media : File

Jumlah : Satu rangkap

pembuatan TDUP

Bentuk : -

4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran

Bentuk dokumen keluaran adalah bentuk dokumen berdasarkan data keluaran. Dokumen tersebut adalah :

1. Nama dokumen : Surat Persetujuan

Fungsi : Sebagai bukti persetujuan keabsahan berkas

Sumber : Bagian pengolahan TDUP di BPMPT

Media : File

Jumlah : satu

Frekuensi : Pada saat berkas yang masuk disetujui

Bentuk : Lampiran D.1

(10)

Fungsi : Sebagai bukti bahwa sudah dilakukan pengecekan tempat usaha

Sumber : Bagian Pengembangan usaha pariwisata

Tujuan : A. Pemohon

B. Bagian pengolahan TDUP di BPMPT

Media : Kertas cetakan

Jumlah : Satu

Frekuensi : Setiap akan melakukan pengecekan tempat usaha

Bentuk : Lampiran D.2

3. Nama Dokumen : Surat TDUP

Fungsi : Bukti kepemilikan tempat usaha dan pariwisata

Sumber : Bagian pengembangan usaha pariwisata

Tujuan : Pemohon

Media : Kertas cetakan

Jumlah : Satu

Frekuensi : ketika semua persyaratan telah di lengkapi dan semua kriteria

yang ditentukan terpenuhi

Frekuensi : Saat akan melakukan pengecekan ke tempat usaha

(11)

4.5.3. Entity Relationship Diagram

Akta_pendiri Nm&no_izin

kapasitas

Pemohon Mengisi Formulir

Mendapatkan

Bukti Penerimaan Pendaftaran Membuat Surat TDUP 1 1 1 1 1 Nm_pemohon id_pemohon Alamat Telp No_pendaf

Tgl_pendaf Nm_pengusaha No_ktp Alamat Nm_perusahaan Merk_usaha Jenis_usaha No_NPWP No_NPWD Alamat_perusahaan No_telepon faximile email Lokasi_perusahaan No_pendaf Nm_pengusaha Alamat Nm_perusahaan Alamat_perusahaan Jenis_usaha Tgl_buktipendaf Dok_diterima No_pendaf Merk_usaha Alamat_perusahaan Nm_perusahaan Akta_pendiri Nm_pengusaha Alamat Bidang_usaha

Jenis_usaha Izin_teknis Tgl_pemb

Gambar IV.5

(12)

4.5.4. Logical Record Structured (LRS) Id_pemehon Nm_pemohon Alamat Telp No_pendaf Tgl_pendaf Nm_pengusaha No_ktp Alamat Nm_perusahaan Merk_usaha Jenis_usaha No_npwp No_npwd Alamat_perusahaan No_telepon Faximile E_mail Lokasi_Perusahaan Akta_pendirian Nm&no_izin Kapasitas No_pendaf Nm_pengusaha Alamat Nm_perusahaan Alamat_perusahaan Jenis_usaha Tgl_buktipendaf Dok_diterima No_pendaf Merk_usaha Alamat_perusahaan Nm_perusahaan Akta_pendirian Nm_pengusaha Alamat Bidang_usaha Jenis_usaha Izin_teknis Tgl_pemb 1 1 1 1 1 1 Login Pendaftaran Bukti_penerimaan TDUP Gambar IV.6

(13)

4.5.5. Spesifikasi File

Spesifikasi file yang digunakan dalam perancangan program pembuatan surat Tanda Daftar Usaha Pariwisata (TDUP) terdiri dari satu database dan 5 tabel, yaitu: 1. File Login

Nama file : File login

Akronim : login

Fungsi : Untuk mengelola data login user

Tipe File : File Master

Organisasi file : Indexed Sequential

Akses file : Random

Media : Harddisk

Panjang Record : 31

Kunci Field : kd_user

Software : Phpmyadmin

Tabel IV.1 Spesifikasi File login

No Elemen data Akronim Tipe Panjang Keterangan

1 Kode user Kd_user Varchar 5 Primary key

2 Nama user Nm_user Varchar 20

(14)

2. File Pemohon

Nama file : File pemohon

Akronim : Pemohon

Fungsi : Untuk mengelola data pemohon

Kunci Field : id_pemohon

Software : Phpmyadmin

Tabel IV.2

Spesifikasi File Pemohon

No Elemen data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1 Id pemohon Id_pemohon Varchar 5 Primary key

2 Nama pemohon Nm_pemohon Varchar 20

3 Alamat Alamat_pem Varchar 25

(15)

3. File formulir pendaftaran

Nama file : File formulir pendaftaran

Akronim : Formulir

Fungsi : Untuk mengelola data formulir pendaftaran

Kunci Field : no_pendaf

Software : Phpmyadmin

Tabel 1V.3

Spesifikasi File Form Pendaftaran

1 Nomor pendaftaran No_pendaf INT Primary key

2 Tanggal Pendaftaran Tgl_pendaf Date

3 Nama Pengusaha Nm_pengusaha Varchar 20

4 Nomor KTP No_ktp Number 15

5 Alamat Pengusaha Alamat Varchar 20

6 Nama Perusahaan Nm_perusahaan Varchar 20

7 Merk Usaha Merk_usaha Varchar 15

(16)

9 Nomor NPWP No_npwp Number 15

10 Nomor NPWD No_npwd Number 15

11 Alamat Perusahaan Alamat_perusahaan Varchar 20

12 Nomor Telepon No_telepon Number 12

13 Faximile Faximile Number 12

14 E-mail E-mail Varchar 20

15 Lokasi Perusahaan Lokasi_perusahaan Varchar 20 16 Akta Pendirian Akta_pendirian Varchar 15 17 Nama dan Nomor izin teknis Nm&No_izin Varchar 20 18 Kapasitas yang tersedia Kapasitas Varchar 10

19 Id pemohon Id_pemohon Varchar 5 Foreign key

4. File Bukti Penerimaan Pendaftaran

Nama file : File Bukti Penerimaan Pendaftaran

Akronim : Bukti penerimaan

Fungsi : Untuk mengelola bukti penerimaan pendaftaran

Tipe File : File Master

Organisasi file : Indexed Sequential Akses file : Random

Kunci Field : -

(17)

Tabel 1V.4

Spesifikasi File Bukti Penerimaan Pendaftaran

5. File Tanda Daftar Usaha Pariwisata (TDUP)

Nama file : File Tanda Daftar Usaha Pariwisata (TDUP)

Akronim : TDUP

Fungsi : Untuk mengelola data tanda daftar usaha pariwisata

Media : Harddisk

1 Nomor pendaftaran No_pendaf INT Foreign Key

2 Nama pengusaha Nm_pengusaha Varchar 20

3 Alamat pengusaha Alamat Varchar 20

4 Nama perusahaan Nm_perusahaan Varchar 20

5 Alamat tempat usaha Alamat_perusahaan Varchar 20

6 Jenis usaha Jenis_usaha Varchar 15

7

Tanggal,Bulan dan Tahun

Diterima

Tgl_buktipendaf Date

(18)

Kunci Field : - Software: phpmyadmin

Tabel 1V.5

Spesifikasi File Tanda Daftar Usaha Pariwisata

4.5.6. Struktur Kode

Kode digunakan untuk mengklasifikasikan data, memasukkan data ke dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya. Kode dapat berupa kumpulan angka, huruf, dan karakter khusus. Dalam

1 Nomor pendaftaran No_pendaf INT Foreign Key

2 Merk usaha Merk_usaha Varchar 15

3 Alamat tempat usaha Alamat_perusahaan Varchar 20

4 Nama perusahaan Nm_perusahaan Varchar 20

5 Akta pendirian Akta_pendirian Varchar 15

6 Nama pengusaha Nm_pengusaha Varchar 20

7 Alamat pengusaha Alamat Varchar 20

8 Bidang usaha Bidang_usaha Varchar 15

9 Jenis usaha Jenis_usaha Varchar 15

10 Izin teknis yang dimiliki Izin_teknis Varchar 15

(19)

program aplikasi untuk menentukan kode pembuatan TDUP digunakan teknik pengkodean, yaitu sebagai berikut :

1. Kode pendaftaran

9 9 9 9 9 9 9

Tahun Bulan Nomor Pendaftaran

1 7 0 5 0 0 1

Keterangan :

15 :Diambil dari tahun diinputnya data pendaftaran yaitu tahun 2017 01 : Diambil dari bulan diinputnya data pendaftaran yaitu bulan mei 001 : Nomor urut pendaftran adalah 001

2. Kode user

X X 9 9 9

Inisial 2 huruf dari nama user Nomor urut user Contoh:

D E 0 1 1

Keterangan:

DE : Menyatakan inisial user 011 : Nomor urut user

(20)

4.5.7. Spesifikasi Program Login IndexIndex Index 0.0 0.0 Home

Home Input DataInput Data Storage FileStorage File LaporanLaporan LogoutLogout

1.0 0.0 2.0 0.0 3.0 0.0 4.0 5.0 0.0 0.0 Form Pendaftaran Form Pendaftaran Form Surat Pernyataan Form Surat Persetujuan 2.1 2.0 2.2 2.0 2.3 2.0 File Pendaftaran File Pendaftaran File Surat Pernyataan File Surat Pernyataan File Surat Persetujuan File Surat Persetujuan File Berita Acara File Berita Acara 3.1 3.0 3.2 3.0 3.3 3.0 3.4 3.0 Laporan Pembuatan TDUP Laporan Pembuatan TDUP 4.1 4.0 Form Berita Acara 2.0 2.4 File Surat TDUP File Surat TDUP File Laporan File Laporan 3.5 3.0 3.6 3.0 Form Surat TDUP Form Surat TDUP Form Laporan Form Laporan 2.5 2.0 2.6 2.0 Gambar IV.7

(21)

Spesifikasi program dalam perancangan program pada pembuatan tugas akhir ini, terdiri dari:

1. Nama Program :Login

Akronim : index.php

Index Program : kd_user

Bahasa Program : php

Bentuk Lampiran : Lihat Lampiran E.1

Proses : Untuk staff TDUP, Sebelum masuk ke program TDUP

terdapat beberapa yang harus di isi. Yaitu:

isi username dengan kode user dan password kemudian klik masuk. Jika berhasil (Y) maka akan terbuka halaman home, jika tidak berhasil (T) maka form login akan kosong untuk di coba ulang. Jika berhasil maka akan terbuka home yang berisi menu TDUP, surat pernyataan, surat persetujuan, berita acara, laporan data TDUP dan tambah admin.

2. Nama Program : TDUP

Akronim : tdupbaru.php

Index Program : No_pendaf

(22)

Proses : Pada Menu TDUP terdapat 2 fungsi yaitu tambah TDUP

(untuk daftar) dan cetak (untuk informasi pendaftaran)

a. Fungsi tambah TDUP terdapat instruksi batal dan simpan

Pilih tambah,maka:

Jika klik tambah TDUP (Y) maka tampil form pendaftaran TDUP. Isi form pendaftaran, data akan di simpan? Jika (Y) data akan di simpan dan kembali ke menu TDUP, jika batal (T) kembali ke menu TDUP.

b. Fungsi cetak

Pilih menu TDUP pada home maka:

Jika memilih (Y) maka tampil tabel pendaftar TDUP. Cari nomor pendaftaran,jika ketemu (Y) klik ikon pada aksi untuk mencetak, jika tidak ketemu(T) belum melakukan pendaftaran dan kembali ke home.

3. Nama Program : Surat pernyataan

Akronim : datapernyataan.php

(23)

Isi : Untuk mencetak surat pernyataan pemohon masukan nomor

pendaftaran pada kolom pencarian pernyataan. Jika ketemu (Y) maka akan muncul detail pemilik nomor pendaftaran dan klik ikon pada aksi untuk mencetak. Jika tidak ketemu (T) maka tabel kosong.

4. Nama Program : Surat persetujuan

Akronim : datapersetujuan.php

Isi : Pada menu surat persetujuan ada 2 Fungsi yaitu tambah dan

cetak

a. Fungsi tambah

Pilih menu surat persetujuan, klik kolom persetujuan untuk mencari surat. Isi data untuk surat persetujuan klik tambah (Y) tabel surat persetujuan akan bertambah dan kembali . Jika tidak (T) maka kolom surat persetujuan tidak akan bertambah.

(24)

b. Fungsi cetak

Pilih menu surat persetujuan dan cari pada tabel surat persetujuan, jika ketemu (Y) klik ikon cetak. Jika tidak ketemu (T) maka tidak ada pada tabel dan kembali ke home.

5. Nama Program : Berita Acara

Akronim : databerita.php

Isi : Pada menu berita acara ada 2 Fungsi yaitu tambah dan

verifiksi

a. Fungsi tambah

Pilih menu berita acara, klik kolom berita acara untuk mencari surat. Isi data untuk berita acara klik tambah (Y) tabel berita acara akan bertambah dan kembali . Jika tidak (T) maka kolom berita acara tidak akan bertambah.

(25)

b. Fungsi verifikasi

Pilih menu berita acara, buka berkas pada tabel berita acara. Jika di buka (Y) cek surat,jika sesuai(Y) verifikasi.jika tidak sesuai (T) jangan verifikasi. jika tidak di buka (T) kembali ke home.

6. Nama Program : Laporan data TDUP

Akronim : datalaporan.php

Isi : Pada menu data laporan ada 2 Fungsi yaitu cetak keseluruhan

dan cetak sesuai kebutuhan

a. Cetak keseluruhan

Pilih menu data laporan, klik cetak keseluruhan. Jika di klik (Y) maka data laporan keseluruhan per periode akan di proses. Kembali ke home. Jika tidak di klik (T) data keseluruhan tidak di proses untuk di cetak. Dapat kembali ke home.

(26)

b. Cetak sesuai kebutuhan

Pilih menu data laporan, isi kolom di bawah cetak keseluruhan dan masukkan no_pendaf untuk mencari data yang akan di cetak. Jika ketemu (Y) maka no_pendaf yang dicari akan muncul pada tabel dan klik ikon cetak untuk mencetak dan kembali ke home. Jika tidak ketemu (T) maka no_pendaf tidak akan muncul pada tabel yang terdapat pada menu data laporan.

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer 4.6.1. Umum

Suatu sistem akan berjalan dengan baik apabila didukung oleh sarana yang baik pula. Sarana yang dimaksud adalah komputer yang dioperasikan dengan baik sesuai dengan sistem yang di usulkan. Untuk itu dipelukan spesifikasi sistem komputer yang terdiri dari hardware dan software untuk mengoprasikan sistem tersebut.

4.6.2. Perangkat Keras

Pemakaian perangkat keras yang penulis usulkan adalah perangkat keras yang

dapat menjadi sebuah sarana pendukung yang baik. Sarana pendukung yang baik bukan berarti harus mahal dan ber-merk terkenal, tapi lebih difokuskan pada taraf kesesuaian dengan sistem itu sendiri. Selain itu kecepatan proses dan kemampuannya harus memadai.

(27)

Processor : Intel Pentium 1,7 Ghz Memory size : 1 GB Hard Disk : 500 GB HDD Flashdisk : 4.0 GB Monitor : LED 17” Keyboard :108 Keys

Mouse : Standard Mouse

Printer : Inkjet

4.6.3. Perangkat Lunak

Perangkat lunak merupakan suatu susunan rangkaian atau susunan instruksi yang berfungsi untuk menjalankan perangkat keras komputer. Adapun perangkat lunak yang digunakan dalam sistem usulan sebagai berikut:

1. Sistem operasi : Windows 7

2. Program Aplikasi : Adobe Dreamweaver cs6 dan Adobe photoshop 7.0

3. Paket Program : PHP

4. Web Server : XAMPP

5. Web Browser : Google Chrome

(28)

4.7. Jadwal Implementasi

Tabel IV.6. Jadwal Implementasi

No KEGIATAN

WAKTU

BULAN I BULAN II BULAN III

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Persiapan data awal

2 Analisa

3 Desain Sistem

4 Desain Perangkat Lunak

5

Pembuatan & Tes

Program 6 Tes Sistem 7 Pelatihan 8 Pembuatan Buku Petunjuk