BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

(1)

58

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini sangatlah pesat, apalagi informasi sekarang sangat cepat menyebar ke seluruh penjuru dunia.

Pentingnya informasi yang jelas, tepat, dan akurat juga dirasa sangat diperlukan oleh Koperasi Karyawan PT. KIA Karawang dalam menginformasikan setiap informasi simpan pinjam yang terjadi di koperasi tersebut, maka diperlukan sistem yang terkomputerisasi.

Untuk itu penulis akan mencoba membuat sistem yang akan di usulkan pada Koperasi Karyawan PT. KIA Karawang yang merupakan komputerisasi dari sistem yang sedang berjalan pada koperasi tersebut, dan diharapkan sistem usulan ini nantinya dapat mempermudah pekerjaan, sehingga lebih efektif dan efisien dalam waktu proses pengerjaan simpan pinjam pada Koperasi Karyawan PT. KIA Karawang, dan software yang penulis usulkan adalah menggunakan aplikasi Micrososft Visual Basic 6.0.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Alur sistem usulan tidak jauh berbeda dengan alur sistem yang sedang berjalan pada Koperasi Karyawan PT. KIA Karawang, hanya ada beberapa perubahan dan penambahan laporan yang diusulakan. Berikut penjelasan prosedur sistem usulan :

(2)

1. Proses Pendaftaran Anggota

Calon anggota menyerahkan KTP dan Pas Photo ke bagian administrasi, bagian administrasi akan menginput data anggota koperasi ke dalam file data anggota koperasi, kemudian bagian administrasi akan mencetak kartu anggota koperasi, setelah itu bagian administrasi akan menyerahkan KTP dan kartu anggota koperasi kepada anggota koperasi yang baru. Data anggota koperasi akan dijadikan laporan data anggota dan akan disimpan ke dalam file laporan data anggota oleh bagian administrasi.

2. Proses Simpanan Anggota

Anggota Koperasi menyerahkan kartu anggota koperasi ke bagian administrasi, bagian administrasi akan menginput simpanan anggota, lalu bagian administrasi akan mencetak bukti simpanan dan memberikannya kepada angota koperasi. Data-data simpanan anggota koperasi akan dijadikan laporan data simpanan yang akan disimpan ke dalam file laporan data simpanan oleh bagian administrasi.

3. Proses Pinjaman

Anggota Koperasi Kartu Anggota Koperasi ke bagian Administrasi Koperasi untuk mengisi formulir peminjaman reguler. Apabila pinjaman disetujui maka Administrasi membuat bukti pinjaman kemudian administrasi akan menginput data pinjaman tersebut untuk di tanda tangani oleh Anggota Koperasi dan menyerahkan kembali kartu anggota koperasi kepada Anggota Koperasi.

(3)

4. Proses Angsuran Pinjaman

Anggota Koperasi menyerahkan kartu anggota koperasi ke bagian administrasi, bagian administrasi akan menginput setoran pinjaman anggota, lalu bagian administrasi akan mencetak bukti setoran pinjaman dan memberikannya kepada angota koperasi. Data-data angsuran pinjaman akan di jadikan laporan angsuran pinjaman oleh bagian administrasi yang akan disimpan ke dalam file laporan angsuran pinjaman.

5. Proses Laporan

Bagian administrasi akan mengecek data pinjaman, data anggota, dan data simpanan, pada aplikasi Koperasi Simpan Pinjam dalam satu periode (1 bulan) kemudian dibuatkan rincian simpan pinjam untuk angota dan laporan simpan pinjam sesuai data anggota, data simpanan, data pinjaman, dan data setoran pinjaman, kemudian bagian administrasi akan membuat dua laporan simpan pinjam yaitu untuk bulanan dan tahunan, yang akan diberikan kepada ketua koperasi untuk di tanda tangani dan disimpan ke dalam file laporan simpan pinjam bulanan yang sudah ditandatangani dan ke dalam file laporan simpan pinjam tahunan yang sudah ditandatangani.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Alur sistem usulan tidak jauh berbeda dengan alur sistem yang sedang berjalan pada Koperasi Karyawan PT. KIA Karawang, hanya ada beberapa perubahan dan penambahan laporan yang diusulakan. Berikut penjelasan prosedur sistem usulan :

(4)

1. Proses Pendaftaran Anggota

Calon anggota menyerahkan KTP dan Pas Photo ke bagian administrasi, bagian administrasi akan menginput data anggota koperasi ke dalam file data anggota koperasi, kemudian bagian administrasi akan mencetak kartu anggota koperasi, setelah itu bagian administrasi akan menyerahkan KTP dan kartu anggota koperasi kepada anggota koperasi yang baru. Data anggota koperasi akan dijadikan data anggota dan akan disimpan ke dalam file master data anggota oleh bagian administrasi.

2. Proses Simpanan Anggota

Anggota Koperasi menyerahkan kartu anggota koperasi ke bagian administrasi, bagian administrasi akan menginput simpanan anggota, lalu bagian administrasi akan mencetak bukti simpanan dan memberikannya kepada angota koperasi. Data-data simpanan anggota koperasi akan dijadikan data simpanan yang akan disimpan ke dalam file master data simpanan oleh bagian administrasi.

3. Proses Pinjaman

Anggota Koperasi Kartu Anggota Koperasi ke bagian Administrasi Koperasi untuk mengisi formulir peminjaman reguler. Apabila pinjaman disetujui maka Administrasi membuat bukti pinjaman kemudian administrasi akan menginput data pinjaman tersebut untuk di tanda tangani oleh Anggota Koperasi dan menyerahkan kembali kartu anggota koperasi kepada Anggota Koperasi.

(5)

4. Proses Angsuran Pinjaman

Anggota Koperasi menyerahkan kartu anggota koperasi ke bagian administrasi, bagian administrasi akan menginput setoran pinjaman anggota, lalu bagian administrasi akan mencetak bukti setoran pinjaman dan memberikannya kepada angota koperasi. Data-data angsuran pinjaman akan di jadikan data angsuran pinjaman oleh bagian administrasi yang akan disimpan ke dalam file master angsuran pinjaman.

5. Proses Laporan

Bagian administrasi akan mengecek data pinjaman, data anggota, dan data simpanan, pada aplikasi Koperasi Simpan Pinjam dalam satu periode (1 bulan) kemudian dibuatkan rincian simpan pinjam untuk angota dan laporan simpan pinjam sesuai data anggota, data simpanan anggota, data pinjaman anggota, dan data setoran pinjaman anggota, kemudian bagian administrasi akan membuat dua laporan simpan pinjam yaitu untuk bulanan dan tahunan, yang akan diberikan kepada ketua koperasi untuk di tanda tangani.

(6)

4.3. Diagram Alir Data Sistem Usulan a. Diagram Konteks Sistem Usulan

Anggota Bendahara

Ketua Koperasi Perancangan Sistem Simpan Pinjam pada Koperasi Karyawan PT.

KIA Karawang

LSPT KTP

FPRPP KAK

BS Vc

0

BP

RSPA FPR

LSPB BAP

Gambar IV.1.

Diagram Konteks Sistem Usulan

Keterangan :

PP = Phas Photo

KTP = Kartu Tanda Penduduk FPR = Formulir Pinjaman Reguler KAK = Kartu Anggota Koperasi BS = Bukti Simpanan

BAP = Bukti Angsuran Simpanan BP = Bukti Pinjaman

RSPA = Rincian Simpan Pinjam Anggota Vc = Voucher

LSPT = Laporan Simpan Pinjam Tahunan LSPB = Laporan Simpan Pinjam Bulanan

(7)

b. Diagram Nol Sistem Usulan

Anggota

Ketua Koperasi 1

Proses Pendaftaan anggota

2

Proses Simpanan Anggota

3

Proses Pinjaman Anggota

4

Proses Setoran Pinjaman Anggota

5

Proses Laporan KTP

PP KAK

D1 File Master Data Anggota

KAK BAP

LSPT

Bendahara

File Master Simpanan Anggota D2

D3 File Master Pinjaman Anggota

File Master Angsuran Pinjaman D4

Data Anggsuran Anggota Data Pinjaman Anggota Data Simpanan Anggota Data Anggota KAK

BS Data Simpan

Anggota

KAK FPR

BP

FPR

Data Angsuran Anggota Data Anggota

Data Pinjaman Anggota

LSPB RSPA

Data Anggota

Gambar IV.2.

Diagram Nol Sistem Usulan

(8)

Keterangan :

PP = Phas Photo

KTP = Kartu Tanda Penduduk FPR = Formulir Pinjaman Reguler KAK = Kartu Anggota Koperasi BS = Bukti Simpanan

BAP = Bukti Angsuran Simpanan BP = Bukti Pinjaman

RSPA = Rincian Simpan Pinjam Anggota Vc = Voucher

LSPT = Laporan Simpan Pinjam Tahunan LSPB = Laporan Simpan Pinjam Bulanan

c. Diagram Detail 1 Sistem Usulan

PP

KAK

1.1

Proses Pendaftaran Anggota Baru

1.2

Penginputan Data Anggota Baru KTP

Informasi Data Karyawan

D1 File Master Data Anggota Data

Anggota

1.3

Cetak Kartu Anggota Koperasi

Informasi Data Anggota

Data Anggota

Gambar IV.3.

Diagram Detail 1 Sistem Usulan Keterangan :

KTP : Kartu Tanda Penduduk PP : Phas Photo

KAK : Kartu Anggota Koperasi

(9)

d. Diagram Detail 3 Sistem Usulan

KAK FPR

3.1

Proses Pengisian Formulir Pinjaman

Reguler

3.2

Proses Pemeriksaan Pinjaman

KAK

Informasi Data Anggota

Informasi Data Pinjaman

Data Pinjaman

D3 File Master Pinjaman Anggota

BP

3.3

Proses Penginputan Data Pinjaman

3.4

Proses Pencetakan Bukti Pinjaman

Informasi Persetujuan Pinjaman

Data Pinjaman

D3 File Master Data Anggota Data Anggota

Gambar IV.4.

Diagram Detail 3 Sistem Usulan Keterangan :

FPR : Formulir Pinjaman Reguler KAK : Kartu Anggota Koperasi BP : Bukti Pinjaman

(10)

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

Data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dengan menggunakan kamus data analisis sistem dapat mengidentifikasi data yang mengalir dari sistem dengan lengkap, kamus data tersebut adalah sebagai berikut. Dalam kamus data ini ada beberapa dokumen yaitu :

1. Kamus Data Dokumen Masukkan KTP (Kartu Tanda Penduduk) Nama Arus : Kartu Tanda Penduduk

Alias : KTP

Bentuk Data : Kartu Cetakan Komputer Arus Data : Proses 1.0 Administrasi

Penjelasan : Sebagai Persyaratan Pendaftaran Anggota Koperasi Periode : Setiap Karyawan yang melakukan Pendaftaran Volume : 1 lembar

Struktur Dara : Header + Isi

Header : Logo_Koperasi+Nama_Koperasi+Alamat_Koperasi Isi : Perihal+No_Pinjaman+Tgl+Persetujuan_Pinjaman+

No_Anggota+Nama_Anggota+Besar_Pinjaman +Jangka_Waktu+Angsuran+Keterangan

Keterangan :

No_Pinjaman *10 digit bertipe karakter*

No_Anggota *12 digit bertipe karakter*

Footer : Ttd_Ketua_Koperasi

(11)

2. Kamus Data Dokumen Masukan Formulir Pinjaman Reguler Nama Arus : Formulir Pinjaman Reguler

Alias : FPR

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer Arus Data : Proses 3.0 Administrasi

Penjelasan : Sebagai Formulir Pengajuan Pinjaman

Periode : Setiap Anggota melakukan pengajuan pinjaman Volume : 1 lembar

Struktur Dara : Header + Isi + Footer

Header : Logo+Tanggal_Pengajuan+No_Formulir

Isi : Nama_Lengkap+Alamat+No_Telphone+Jenis_Kelamin+

Nik+Departemant+Besar_Pinjaman+Realisasi+Lama_Pinj aman+Keterangan

Footer : Ttd_Anggota+Ttd_Bendahara+Ttd_Ketua_Koperasi

3. Kamus Data Dokumen Keluaran Kartu Anggota Koperasi Nama Arus : Kartu Anggota Koperasi

Alias : KAK

Bentuk Data : Kartu Cetakan Komputer Arus Data : Proses 1.0 Anggota

Penjelasan : Sebagai Bukti Keanggotaan Koperasi

Periode : Setiap Karyawan yang mendaftar Anggota Koperasi Volume : 1 lembar

(12)

Header : Logo_Koperasi+Nama_Koperasi+Alamat_Koperasi Isi : No_Anggota+Nama+Dept

4. Kamus Data Dokumen Keluaran Laporan Data Anggota Nama Arus : Laporan Data Anggota

Alias : -

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer Arus Data : Proses 1.0 Ketua Koperasi Penjelasan : Sebagai Laporan Data Anggota Periode : Setiap periode

Volume : Rata-rata 2 lembar Struktur Dara : Header + Isi + Footer

Header : Logo_Koperasi+Nama_Koperasi+Alamat_Koperasi

Keterangan:

Periode = Bulan+Tahun

Isi : No_Anggota+Nama_Lengkap+Nik+Jabatan+Departemant +Plant+Tempat_Tanggal_Lahir+Jenis_Kelamin+Agama+

Gol_Darah+No_NPWP+Status+Alamat+No_Telphone+

Pendidikan_Terakhir Keterangan :

NIK *digit bertipe karakter*

No_NPWP *digit bertipe karakter*

Footer : Tempat+Tanggal+Ttd_Ketua_Koperasi

(13)

5. Kamus Data Dokumen Keluaran Bukti Simpanan Anggota Nama Arus : Bukti Simpanan

Alias : BS

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer Arus Data : Proses 2.0 Anggota

Penjelasan : Sebagai Bukti Pembayaran Simpanan

Periode : Setiap Anggota yang melakukan pembayaran simpanan Volume : 1 lembar

Header : Logo_Koperasi+Nama_Koperasi+Alamat_Koperasi Isi :No_Simpanan+No_Anggota+Telah_diterima_dari+

Uang_Sejumlah+Keterangan_Pembayaran+Tgl_Simpanan +Jumlah

Keterangan :

No_Simpanan *8 digit bertipe karakter*

6. Kamus Data Dokumen Keluaran Laporan Simpanan Anggota Nama Arus : Laporan Simpanan Anggota

Alias : -

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer Arus Data : Proses 2.0 Ketua Koperasi Penjelasan : Sebagai Laporan Simpanan Anggota Periode : Setiap periode

(14)

Volume : 1 lembar

Keterangan:

Isi : No+Tgl_Simpanan+No_Simpanan+No_Anggota+Nama_

Anggota+Keterangan+Besar_Simpanan+Total_Simpanan Keterangan :

No_Simpanan *8 digit bertipe karakter*

Footer : Tempat+Tanggal+Ttd_Ketua_Koperasi

7. Kamus Data Dokumen Keluaran Bukti Pinjaman Nama Arus : Bukti Pinjaman

Alias : BP

Penjelasan : Sebagai Bukti Melakukan Pinjaman Periode : Setiap Anggota yang melakukan Pinjaman Volume : 1 lembar

Header : Logo_Koperasi+Nama_Koperasi+Alamat_Koperasi Isi : Perihal+No_Pinjaman+Tgl+Persetujuan_Pinjaman+

No_Anggota+Nama_Anggota+Besar_Pinjaman

(15)

+Jangka_Waktu+Angsuran+Keterangan Keterangan :

Footer : Ttd_Ketua_Koperasi

8. Kamus Data Dokumen Keluaran Laporan Pinjaman Anggota Nama Arus : Laporan Pinjaman Anggota

Alias : -

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer Arus Data : Proses 3.0 Ketua Koperasi Penjelasan : Sebagai Laporan Pinjaman Anggota Periode : Setiap periode

Volume : 1 lembar

Keterangan:

Isi : No+Tgl_Pinjaman+No_Pinjaman+No_Anggota+Nama_

Anggota+Besar_Pinjaman+Jangka_Waktu+Besar_

Anggsuran+Keterangan+Total_Pinjaman Keterangan :

(16)

9. Kamus Data Dokumen Keluaran Bukti Anggsuran Pinjaman Nama Arus : Bukti Angsuran Pinjaman

Alias : BA

Penjelasan : Sebagai Bukti Pembayaran Angsuran Pinjaman

Periode : Setiap Anggota yang melakukan pembayaran Angsuran Volume : 1 lembar

Header : Logo_Koperasi+Nama_Koperasi+Alamat_Koperasi Isi :No_Angsuran+No_Anggota+Telah_diterima_dari+

Uang_Sejumlah+Keterangan_Pembayaran+Tgl_Angsuran +Jumlah

Keterangan :

No_Angsuran *10 digit bertipe karakter*

10. Kamus Data Dokumen Keluaran Laporan Angsuran Pinjaman Nama Arus : Laporan Anggsuran Pinjaman

Alias : -

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer Arus Data : Proses 3.0 Ketua Koperasi

Penjelasan : Sebagai Laporan Angsuran Pinjaman Anggota Periode : Setiap periode

(17)

Volume : 1 lembar

Keterangan:

Isi : No+Tgl+No_Pinjaman+No_Angsuran+Nama_Anggota +Angsuran_Ke+Besar_Angsuran+Keterangan+Total_

Angsuran+Total_Angsuran_Pinjaman Keterangan :

No_Angsuran *9 digit bertipe karakter*

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan merupakan dokumen yang dibutuhkan untuk melakukan pencatatan dan pelaporan dalam sistem. Adapun dokumen masukannya yaitu :

1. Nama Dokumen : KTP

Fungsi : Untuk mengetahui data calon Anggota Koperasi

Sumber : Calon Anggota

Tujuan : Ketua Koperasi

(18)

Media : Kartu

Frekuensi : Setiap pendaftaran Anggota Koperai

Jumlah : Satu

Bentuk : Lampiran C.1

2. Nama Dokumen : Formulir Pinjaman Reguler

Fungsi : Sebagai Formulir Pengajuan Pinjaman

Sumber : Administrasi

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap Pengajuan Pnjaman

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lampiran C.2

(19)

4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Kartu Anggota Koperasi

Fungsi : Sebagai Bukti Keanggotaan Koperasi

Tujuan : Anggota

Media : Kartu

Frekuensi : Setiap menjadi Anggota Koperasi

Jumlah : Satu

Bentuk :

Gambar VI.5.

Kartu Anggota Koperasi

(20)

2. Nama Dokumen : Laporan Data Anggota

Fungsi : Sebagai Laporan Data Anggota

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap penerimaan Anggota Koperasi baru

Jumlah : Satu

Bentuk :

Gambar VI.6.

Laporan Data Anggota Koperasi

(21)

3. Nama Dokumen : Bukti Simpanan Anggota

Fungsi : Sebagai Bukti Simpanan Anggota

Tujuan : Anggota

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap Anggota yang melakukan simpanan

Jumlah : Satu

Bentuk :

Gambar VI.7.

Bukti Simpanan Anggota

(22)

4. Nama Dokumen : Laporan Simpanan Anggota

Fungsi : Sebagai Laporan Simpanan Anggota

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap perhitungan total simpanan anggota

Jumlah : Satu

Bentuk :

Gambar VI.8.

Laporan Simpanan Anggota

(23)

5. Nama Dokumen : Bukti Pinjaman Anggota

Fungsi : Sebagai Bukti Pinjaman Anggota

Tujuan : Anggota

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap Anggota yang melakukan pinjaman

Jumlah : Satu

Bentuk :

Gambar VI.9.

Bukti Pinjaman

(24)

6. Nama Dokumen : Laporan Pinjaman Anggota

Fungsi : Sebagai Laporan Pinjaman Anggota

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap perhitungan total pinjaman anggota

Jumlah : Satu

Bentuk :

Gambar VI.10.

Laporan Pinjaman Anggota

(25)

7. Nama Dokumen : Bukti Angsuran Pinjaman

Fungsi : Sebagai Bukti Angsuran Pinjaman

Tujuan : Anggota

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap Anggota yang melakukan pembayaran angsuran pinjaman

Jumlah : Satu

Bentuk :

Gambar VI.11.

Bukti Angsuran Pinjaman

(26)

8. Nama Dokumen : Laporan Angsuran Pinjaman Anggota

Fungsi : Sebagai Laporan Angsuran Pinjaman Anggota

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap perhitungan total angsuran pinjaman anggota

Jumlah : Satu

Bentuk :

Gambar VI.12.

Laporan Angsuran Pinjaman

(27)

4.5.3. Entity Relationship Diagram (ERD)

a. Entity Relationship Diagram

ANGGOTA MEMILIKI SIMPANAN

MEMBAYAR MELAKUKAN

ANGSURAN PINJAMAN

No_Simpanan No_Anggota

Besar_Simpanan

Ket_Simpanan Tgl_Simpanan

No_Pinjaman

Tgl_Angsuran

Besar_Angsuran

Angsuran_ke

No_Angsuran No_Pinjaman

No_Anggota

TgL_Pinjaman

Besar_Pinjaman Jangka_Waktu Besar_Angsuran No_Anggota

Nm_Anggota Tp_Lahir Gol_Darah

No_NPWP

Status

Alamat

No_HP

Jenis_Kelamin Agama

Departement

Jabatan

Plant

N 1

1 1

1 N

Ket_Angsuran Nm_Anggota

Nm_Anggota

Ket_Pinjaman

Total_Pin

Total_Sim

Nm_Anggota

Jml_Total Total_Angsuran Tgl_Lahir

Pendidikan

NIK

Gambar IV.13.

Entity Relationship Diagram (ERD)

(28)

b. Logical Record Strukture (LRS)

ANGGOTA

PINJAMAN SIMPANAN

SETORAN No_Simpanan*

No_Anggota**

Nm_Anggota Tgl_Simpanan Besar_Simpanan Ket_Simpanan Total_Sim

No_Pinjaman*

No_Anggota**

Nm_Pinjaman Tgl_Pinjaman Besar_Pinjaman Jangka_Waktu Besar_Angsuran Ket_Pinjaman Total_Pin

No_Angsuran*

Tgl_Angsuran No_Pinjaman**

Besar_Angsuran Angsuran_Ke Ket_Angsuran Jml_Total Total_Ang 1

N

1

N No_Anggota*

Nm_Anggota NIK Jab Dept Plant Tp_Lahir Tgl_Lahir Jk Agama Gol_Darah No_NPWP status Alamat No_HP Pendidikan

Gambar IV.14.

Logical Record Strukture (LRS)

(29)

4.5.4. Spesifikasi File

a. File Anggota

Nama File : File Calon Anggota Koperasi

Akronim : Anggota

Fungsi : Untuk menyimpan data anggota koperasi

Tipe : File Master

Organisasi File : Indexed Sequential

Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang Record : 226 Karakter

Kunci Field : No_Anggota

Software : Microsoft Acces 2013

(30)

Tabel IV.1.

Spesifikasi File Anggota

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1 No. Anggota No_Anggota Text 12 Primary Key 2 Nama Lengkap Nm_Lengkap Text 25

3 N.I.K NIK Text 15

4 Jabatan Jab Text 20

5 Departement Dep Text 20

6 Plant Plant Text 3

7 Tempat Lahir Tp_Lahir Text 20 8 Tanggal Lahir Tgl_Lahir Date 8

9 Jenis Kelamin Jk Text 10

10 Agama Agama Text 10

11 Golongan Darah Gol_Darah Text 5

12 Nomor NPWP No_NPWP Text 15

13 Status Status Text 15

14 Alamat Alamat Text 30

15 Nomor HP No_HP Text 12

16 Pendidikan_Terakhir Pendidikan Text 10 .

b. File Simpanan

Nama File : File Simpanan Anggota Koperasi

Akronim : Simpanan

Fungsi : Untuk menyimpan data simpanan anggota koperasi

Tipe : File Master

(31)

Media : Harddisk

Kunci Field : No_Simpanan

Tabel IV.2.

Spesifikasi File Simpanan

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1 No. Simpanan No_Simpanan Text 8 Primary Key

2 No. Anggota No_Anggota Text 12

3 Tanggal Simpanan Tgl_Simpanan Date 8 4 Besar Simpanan Besar_Simpanan Text 20 5 Keterangan Ket_Simpanan Text 35 6 Nama Anggota Nm_Anggota Text 25 7 Total Simpanan Total_Sim Text 10

c. File Pinjaman

Nama File : File Pinjaman Anggota Koperasi

Akronim : Pinjaman

Fungsi : Untuk menyimpan data Pinjaman anggota koperasi

Tipe : File Master

(32)

Media : Harddisk

Kunci Field : No_Simpanan

Tabel IV.3.

Spesifikasi File Pinjaman

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1 No.Pinjaman No_Pinjaman Text 10 Primary Key

2 No. Anggota No_Anggota Text 12

3 Nama Anggota Nm_Anggota Taxe 25 4 Tanggal Pinjaman Tgl_Pijaman Date 8 5 Besar_Pinjaman Besar_Pinjaman Text 20 6 Jangka Waktu Jangka_Waktu Text 7 7 Besar Angsuran Besar_Angsuran Text 20 8 Keterangan Ket_Pinjaman Text 30 9 Total Pinjaman Total_Pin Text 10

d. File Angsuran

Nama File : File Angsuran Pinjaman Anggota Koperasi

Akronim : Setoran

Fungsi : Untuk menyimpan data Setoran Pinjaman anggota koperasi

Tipe : File Master

(33)

Media : Harddisk

Kunci Field : No_Setoran

Tabel IV.4.

Spesifikasi File Angsuran

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1 No. Angsuran No_Angsuran Text 9 Primary Key 2 No. Pinjaman No_Pinjaman Text 10

3 Nama Anggota Nm_Anggota Text 25 4 Tanggal Angsuran Tgl_Angsuran Date 8 5 Besar Angsuran Besar_Angsuran Text 20 6 Angsuran Ke Angsuran_Ke Text 6 7 Keterangan Ket_Angsuran Text 30

8 Jumlah Total Jml_Total Text 10

9 Total Angsuran Total_Ang Text 10

4.5.5. Struktur Kode

Struktur kode yang diusulkan pada sistem ini adalah sebagai berikut :

1. Nama Kode : Nomor Anggota

Fungsi : Sebagai kode anggota

(34)

Panjang : Dua belas digit

Format :

M - K O P 0 0 0 0 1

K S

Kode Departement Pemisah

Kode dan Nomor Urut Anggota

2. Nama Kode : Nomor Simpanan

Fungsi : Sebagai kode nomor simpanan

Panjang : Delapan digit

Format :

1 7 0 0 1

S -

Keterangan Simpanan Pemisah

Tahun Transaksi Simpanan Tanggal Simpanan 0

Bulan Simpanan

3. Nama Kode : Nomor Pinjaman

Fungsi : Sebagai kode nomor pinjaman

Panjang : Sepuluh digit

Format :

(35)

0 1 1 7 0

P 0

Keterangan Pinjaman Nomor Pinjaman Tahun Transaksi Pinjaman Tanggal Transaksi Pinjaman 1

Bulan Transaksi Pinjaman

0 1

4. Nama Kode : Nomor Angsuran

Fungsi : Sebagai kode nomor angsuran pinjaman

Panjang : Sembilan digit

Format :

0 - 0 0 1

S 0

Keterangan Angsuran Nomor Angsuran

Pemisah

Bulan Pembayaran Angsuran 0

Nomor Pinjaman 1

4.5.6. Spesifikasi Program

Spesifikasi program sangat dibutuhkan pada sistem usulan ini dengan diagram HIPO programmer dapat menspesifikasikan dengan mudah program yang digunakan pada sistem usulan ini. Adapun penjelasan dari usulan ini sebagai berikut:

(36)

MENU

LAPORAN TENTANG

KOPERASI KELUAR

INPUT FILE

DATA ANGGOTA

DATA SIMPANAN

DATA PINJAM

DATA ANGSURAN

PINJAMAN

INPUT DATA ANGSURAN

PINJAMAN INPUT DATA

PINJAMAN INPUT DATA SIMPANAN INPUT DATA

ANGGOTA KOPERASI

LAPORAN DATA ANGGOTA

LAPORAN SIMPANAN

LAPORAN PINJAMAN

LAPORAN DATA ANGSURAN

PINJAMAN 0.0

1.0

0.0

2.0

0.0

3.0

0.0

4.0 5.0

1.1

1.0 1.2

1.0 1.3

1.0 1.4

1.0

2.4

2.0 2.3

2.0 2.2

2.0 2.1

2.0

3.1

3.0 3.2

3.0 3.3

3.0 3.4

3,0

0.0 0.0

Gambar IV.15.

Diagram HIPO

Spesifikasi program dalam perancangan program simpan pinjam pada koperasi karyawan pt.kia karawang untuk pembuatan tugas akhir terdiri dari:

a. Spesifikasi Program Login

Nama Program : Login

Akronim : Login.frm

Fungsi : Menampilkan Menu Login

(37)

Indek Program : -

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Program : Lampiran

Proses Program : Pada Menu Login terlebih dahulu mengisi : 1. User

2. Password Contoh Program :

Gambar IV.16.

Tampilan Login

b. Spesifikasi Program Menu Utama

Nama Program : Menu Utama

Akronim : Menu.frm

Fungsi : Menampilkan Menu Utama

Indek Program : -

(38)

Proses Program : Pada Menu Utama terdapat lima pilihan yaitu:

1. Menu File 2. Menu Input 3. Menu Laporan 4. Tentang Koperasi 5. Keluar

Contoh Program :

Gambar IV.17.

Tampilan Menu Utama

c. Spesifikasi Program Menu File

Nama Program : Menu File

Akronim : Menufile.frm

(39)

Fungsi : Menampilkan File data-data pada koperasi

Indek Program : -

Proses Program : Pada Menu File terdapat empat pilihan yaitu:

1. Data Anggota 2. Data Simpanan 3. Data Pinjaman

4. Data Angsuran Pinjaman

Contoh Program :

1. Tampilan Menu File Data Anggota

Gambar IV.18.

Tampilan Menu File Data Anggota

(40)

2. Tampilan Menu File Data Simpanan

Gambar IV.19.

Tampilan Menu File Data Simpanan

3. Tampilan Menu File Data Pinjaman

Gambar IV.20.

Tampilan Menu File Data Pinjaman

(41)

4. Tampilan Menu File Data Angsuran Pinjaman

Gambar IV.21.

Tampilan Menu File Data Angsuran Pinjaman

d. Spesifikasi Program Menu Input

Nama Program : Menu Input

Akronim : MenuInput.frm

Fungsi : Menampilkan menu unttuk menginput data

Indek Program : -

Proses Program : Pada Menu Input terdapat empat pilihan yaitu:

(42)

1. Input Anggota 2. Input Simpanan 3. Input Pinjaman

4. Input Angsuran Pinjaman

Contoh Program :

1. Tampilan Menu Input Anggota

Gambar IV.22.

Tampilan Menu Input Anggota

(43)

2. Tampilan Menu Input Simpanan

Gambar IV.23.

Tampilan Menu Input Simpanan

3. Tampilan Menu Input Pinjaman

Gambar IV.24.

Tampilan Menu Input Pinjaman

(44)

4. Tampilan Menu Input Angsuran Pinjaman

Gambar IV.25.

Tampilan Menu Input Angsuran Pinjaman

e. Spesifikasi Program Menu Laporan

Nama Program : Menu Laporan

Akronim : MenuLaporan.frm

Fungsi : Menampilkan menu Laporan-laporan

Indek Program : -

Proses Program : Pada Menu Laporan terdapat empat pilihan yaitu:

(45)

1. Laporan Data Anggota 2. Laporan Simpanan Anggota 3. Laporan Pinjaman Anggota 4. Laporan Angsuran Pinjaman

f. Spesifikasi Program Menu Tentang Kopersi PT. KIA

Nama Program : Menu Tentang Kopersi PT. KIA

Akronim : MenuTentang.frm

Fungsi : Menampilkan Tentang Kopersi PT. KIA

Indek Program : -

Proses Program : Pada Menu Tentang Kopersi PT. KIA hanya menampilkan tentang sejarah Koperasi Karyawan PT.KIA Karawang:

Contoh Program :

(46)

Gambar IV.26.

Tampilan Menu Tentang Kopersi PT. KIA

g. Spesifikasi Program Menu Logout

Nama Program : Menu Logout

Akronim : MenuKeluar.frm

Fungsi : Menampilkan menu untuk Logout

Indek Program : -

Proses Program : Pada Menu Logout terdapat dua pilihan yaitu:

1. Masukkan User 2. Masukkan Password Contoh Program :

(47)

Gambar IV.27.

Tampilan Logout

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

4.6.1. Umum

Spsifikasi komputer pada sistem yang terkomputerisasi sangatlah penting serta dibutuhkan sebagai faktor pendukung ketika menginplementasikan sebuah sistem komputerisasi yang terdiri dari perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan untuk pengolahan data.

4.6.2. Perangkat Keras

Perangkat keras (Hardware) yang di gunakan di sistem informasi simpan pinjan pada Koperasi Karyawan PT. KIA Karawang ini berdasarkan spesisikasi kebutuhan yang harus dipenuhi untuk menjalankan sistem informasi tersebut di antaranya sebagai berikut :

(48)

1. CPU

a. Prossesor intel (R) Celeron (R) M cpu 430 @1,73Mhs b. RAM DDR2 4G

c. Harddisk 500 GB 2. Mouse

3. Keyboard

4. Monitor dengan resolusi layar minumum 1024 x 800 5. Printer Dot Matrix dan Inject

6. Koneksi Internet dengan kecepatan 2 Mbps

4.6.3. Perangkat Lunak

Perangkat lunak (Software) yang harus disiapkan dalam implementasi sistem informasi simpan pinjam pada Koperasi Karyawan PT. KIA Karawang untuk mendukung dalam aktifitas pengolahan data yang dilakukan bagian administrasi menggunakan perangkat lunak sebagai berikut :

a. Sistem Operasi yang digunakan adalah Microsoft Windows 7.

b. Aplikasi database yang digunakan adalah Microsoft Acces 2013.

c. Aplikasi program yang digunakan adalah Visual Basic 6.0 d. Aplikasi browser yang digunakan adalah Google Crome.

4.7. Jadwal Implementasi

Jadwal Implemantasi merupakan suatu kelanjutan dari perancangan sistem informasi simpan pinjam pada Koperasi Karyawan PT. KIA Karawang.

Telah di buat dengan menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0 dengan

(49)

basis data yang digunakan ialah Microsoft Acces. Berikut ini adalah penerapan sistem yag diusulkan pada Koperasi Karyawan PT. KIA Karawang :

1. Menyiapkan data awal

Menyiapkan data awal bertujuan untuk mengumpulkan data dan mengelompokkan data, estimasi waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan data awal adalah dua minggu.

2. Analisa

Analisa bertujuan untuk mengetahui permasalahan yang terjadi pada sistem

yang telah ada, waktu yang dibutuhkan untuk menganalisa sistem tersebut adalah dua minggu.

3. Desain sistem

Hasil analisa dan data-data yang telah didapat seperti permasalahan sistem, dan sistem yang berjalan, maka penulis menggambarkan hasil analisausulan itu pada tahap ini waktu yang dibutuhkan adalah dua minggu.

4. Desain perangkat lunak

Dengan permasalahan yang ada yang telah ditemukan solusinya maka tahap selanjutnya adalah membuat desain perangkat lunak, pada tahap ini dibutuhkan waktu satu minggu.

5. Pembuatan dan tes program

Pembuatan dalam rancangan sistem dalam tahap pembuatan dan tes program merupakan tahap yang rumit karena terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi seperti perangkat komputer yng dibutuhkan dan lain-lain sehinggawaktu yang dibutuhkan sekitar empat minggu.

(50)

6. Tes sistem

Dalam tahap ini, pemasangan pengujian sistem yang baru dibuat dites terlebih untuk mengetahui apakah sistem tersebut sudah berjalan dengan baik atau belum, pada tahap ini dibutuhkan wakyu seminggu.

7. Pelatihan

Bertujuan untuk memberikan pelatihan kepada pengguna (user) dalam memahami dan menggunakan program komputer yang ada sehingga penerapan sistem yang baru dapat dikuasai oleh pengguna (user), dan waktu yang dibutuhkan adalah satu minggu.

8. Pembuatan buku petunjuk

Pembuatan buku petunjuk ini bertujuan agar pengguna sistem usulan dapat lebih mengerti dan dapat mengatasi setiap kesulitan apabila kurang mengerti dengan sistem yang baru, dan waktu yang dibutuhkan dalam pembuatan buku petunjuk sekitar satu minggu.

9. Evaluasi dan operasional

Kegiatan pengoprasian secara penuh setelah pelatihan selesai, selama sistem dipakai maka tetap perlu dipantau agar dapat mengetahui kekurangan dari sistem yang baru agar dapat diperbaiki. Untuk evaluasi dan operasional yang dibutuhkan sekita satu minggu.

(51)

Tabel IV.5.

Jadwal Implementasi

No Kegiatan

Waktu Bulan I Bulan II Bulan

III

Bulan IV 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 1 Persiapan Data Awal

2 Analisa 3 Desain Sistem

4 Desain Perangkat Lunak 5 Pembuatan & Tes Program 6 Tes Sistem

7 Pelatihan

8 Pembuatan Buku Petunjuk 9 Evaluasi & Operasional