BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

(1)

52

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Setelah mengetahui sistem yang berjalan pada Koperasi Makmur Mandiri Karawang, maka pada bab ini penulis akan mengusulkan sistem terkomputerisasi untuk proses peminjaman koperasi yang diaplikasikan pada komputer.

Sistem usulan dibuat untuk memperbaiki sistem yang belum terkomputerisasi yang selama ini berjalan dalam setiap proses peminjaman pada Koperasi Makmur Mandiri Karawang menjadi sistem yang terkomputerisasi supaya data yang diperlukan lebih mudah mencarinya, mengolah dan dapat mengklasifikasikan sistem yang memenuhi kebutuhan informasi yang cepat dan akurat untuk memproses semua data.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Prosedur sistem usulan yang penulis ajukan pada Koperasi Makmur Mandiri tidak banyak mengalami perubahan. Perbedaannya terletak pada penyimpanannya disimpan kedalam bentuk file sehingga mempermudah dalam pengolahan data dan membuat laporan.

Berikut prosedur sistem usulan yang penulis ajukan: 1. Prosedur Pendaftaran Anggota

Calon anggota terlebih dahulu melakukan pendaftaran sebagai anggota koperasi dengan membawa berkas berupa surat-surat jaminan yang terdiri dari Surat Karyawan (SK) baik berupa Surat Pengangkatan Kerja (SPK),

(2)

surat Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) atau Surat Keterangan Aktif Bekerja (SKAB), kartu Jamsostek atau BPJS Ketenagakerjaan dan saldonya, buku tabungan, kartu Anjungan Tunai Mandiri (ATM), slip gaji, ijazah terakhir/buku nikah/akte lahir anak, fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP), fotokopi kartu keluarga dan pas foto berwarna 4x6 cm dua lembar. Surat-surat jaminan ini kemudian diserahkan kepada bagian administrasi untuk dicek oleh staff admin. Setelah semua surat-surat dinyatakan lengkap, kemudian admin menyerahkan kertas karbon kepada calon anggota sebagai bukti surat jaminan yang sudah diserahkan ke koperasi dan kertas asli disimpan sebagai arsip. Semua surat-surat jaminan dari calon anggota tersebut diarsipkan ke file anggota. Setelah itu admin menyerahkan formulir calon anggota untuk diisi oleh calon anggota. Formulir yang telah diisi dan ditandatangani calon anggota kemudian diserahkan kembali kepada admin untuk diinput data-data nya kedalam file anggota. Kemudian admin mencetak kartu anggota sebagai bukti bahwa calon anggota tersebut sudah terdaftar menjadi anggota atau nasabah koperasi makmur mandiri.

2. Prosedur Peminjaman

Setelah calon anggota terdaftar menjadi anggota atau nasabah koperasi makmur mandiri dan hendak mengajukan pinjaman, maka proses selanjutnya anggota menyerahkan kartu anggota kepada admin dan staff admin menyerahkan formulir permohonan pengajuan pinjaman kepada anggota untuk diisi dan ditandatangani. Setelah formulir permohonan pengajuan pinjaman sudah diisi dan ditandatangi anggota, formulir tersebut kemudian diserahkan kembali kepada admin untuk diinput data-data nya

(3)

dan disimpan pada file pinjaman. Selanjutnya admin menyerahkan kwitansi tanda terima uang yang ditandatangani oleh kasir dan manager, surat pengakuan hutang yang ditandatangani oleh manager, kartu angsuran pinjaman anggota yang ditandatangani oleh petugas dan manager kepada anggota dan surat kuasa pencairan Jamsostek/BPJS dan surat kuasa pengambilan gaji yang ditandatangani oleh anggota. Masing-masing kwitansi, surat dan kartu tersebut diserahkan rangkap dua yang berupa kertas asli dan karbon. Setelah anggota setuju dan sudah menandatangani surat, kartu dan perjanjian tersebut, selanjutnya admin mengambil kertas yang asli untuk disimpan dan dijadikan arsip dan menyerahkan kertas karbon sebagai pertinggal dan bukti permohonan dan perjanjian kedua belah pihak untuk anggota. Selanjutnya tim marketing mendatangi dan melakukan survey kempat tinggal anggota tersebut. Jika survey melihat data anggota tersebut adalah benar maka marketing menyerahkan uang tersebut kepada anggota secara tunai untuk dipinjam.

3. Prosedur Pembayaran Pinjaman

Setelah tiba jangka waktu untuk pembayaran angsuran pinjaman sesuai yang disepakati bersama dalam Surat Pengakuan Hutang, anggota kemudian mendatangi kantor Koperasi Makmur Mandiri untuk proses pembayaran. Adapun proses pembayaran yang dimaksud dalam hal ini adalah transfer uang angsuran pinjaman dari kartu ATM anggota ke rekening koperasi. Admin menyerahkan kartu ATM anggota kepada marketing. Marketing melakukan transfer dari ATM anggota ke rekening koperasi dan seluruh sisa gaji anggota ditarik tunai oleh marketing. Jadi secara langsung anggota tidak

(4)

melakukan pembayaran, karena dipotong langsung oleh bagian marketing dari saldo yang terdapat pada kartu ATM anggota yang sebelumnya disimpan oleh koperasi sebagai syarat perjanjian. Selanjutnya oleh marketing, struk bukti transfer diserahkan kepada kasir berikut sisa gaji anggota dan kartu ATM anggota dikembalikan kepada admin untuk disimpan kembali. Kasir menginput data pembayaran angsuran anggota tersebut dalam file pembayaran angsuran. Kasir kemudian menyerahkan sisa gaji dan struk bukti transfer angsuran pinjaman kepada anggota tersebut sebagai bukti pembayaran pinjaman.

3. Prosedur Pembuatan Laporan

Pada saat tutup buku diakhir bulan kasir membuat laporan peminjaman berdasarkan file pinjaman dan laporan pembayaran berdasarkan file pembayaran angsuran dan selanjutnya diserahkan kepada manager.

(5)

4.3. Diagram Alir Data(DAD) Sistem Usulan

1. Diagram Konteks Sistem Usulan

Calon Anggota 0 SISTEM PEMINJAMAN PADA KOPERASI MAKMUR MANDIRI KARAWANG Manager FCA acc Fotokopi KK FCA Anggota Marketing Slip Gaji Kartu ATM Buku Tabungan Kartu BPJS KAPA KTTU acc SPH acc KAPA acc SKPJ & SKPG Surat Karyawan FPPP FPPP acc SPH acc KTTU acc SBT acc KAPA acc SKPJ & SKPG acc Kartu ATM

Kartu ATM acc KAPA KAPA acc SBT SPH KTTU Fotokopi KTP Ijazah Terakhir KA TTSJ acc KA LPJ LBY

Gambar IV.1. Diagram Konteks Sistem Usulan

Keterangan:

Fotokopi KK : Fotokopi Kartu Keluarga

FCA : Formulir Calon Anggota

TTSJ : Tanda Terima Surat Jaminan

FPPP : Formulir Permohonan Pengajuan Pinjaman

SPH : Surat Pengakuan Hutang

KTTU : Kwitansi Tanda Terima Uang

SBT : Struk Bukti Transfer

KAPA : Kartu Angsuran Pinjaman Anggota

SKPJ dan SKPG : Surat Kuasa Pencairan Jamsostek dan Surat Kuasa Pengambilan Gaji

LPJ : Laporan Peminjaman

(6)

2. Diagram Nol Sistem Usulan Calon Anggota 1 PENDAFTARAN ANGGOTA

D2 Arsip surat-surat _jaminan

D3 File FCA acc

D4 File Pinjaman Anggota 2 PEMINJAMAN Manager KAPA 2 KTTU acc 3 PEMBAYARAN PINJAMAN Anggota SPH acc Surat Karyawan Kartu BPJS Buku Tabungan Kartu ATM Slip Gaji Ijazah Terakhir Fotokopi KTP Fotokopi KK FCA acc FCA TTSJ acc Surat Karyawan Kartu BPJS Buku Tabungan Kartu ATM Slip Gaji Ijazah Terakhir Fotokopi KTP Fotokopi KK TTSJ FCA acc FCA acc KTTU KTTU acc SPH SPH acc KAPA 1 KAPA 1 acc FPPP acc Kartu ATM Kartu ATM acc

SBT FPPP FPPP acc SPH Marketing SPH acc SKPJ & SKPG acc SKPJ & SKPG acc KAPA 2 KAPA 2 acc SBT acc SKPJ & SKPG KTTU acc Data Pinjaman Kartu ATM Kartu ATM acc KAPA 1 acc D1 Data User Data User D5 File Pembayaran 4 PEMBAYARAN PINJAMAN Manager SBT KAPA 1 acc Data Pinjaman Data Pembayaran LPJ LBY

Gambar IV.2. Diagram Nol Sistem Usulan

Keterangan:

Fotokopi KK : Fotokopi Kartu Keluarga

(7)

TTSJ : Tanda Terima Surat Jaminan

FPPP : Formulir Permohonan Pengajuan Pinjaman

KTTU : Kwitansi Tanda Terima Uang

SBT : Struk Bukti Transfer

LBY : Laporan Pembayaran Pinjaman

LPY : Laporan Peminjaman

SKPJ & SKPG : Surat Kuasa Pencairan Jamsostek dan Surat Kuasa Pemotongan Gaji

3. Diagram Detail Sistem Usulan

2.1 PENGISISAN FORMULIR PENGAJUAN PINJAMAN 2.2 PERSETUJUAN PINJAMAN D4 File Pinjaman KAPA acc SPH acc KTTU SPH KAPA KTTU acc SPH acc KAPA acc FPPP FPPP acc KA KTTU acc KA FPPP acc KA acc KTTU acc SPH acc KAPA acc SKPG & SKPJ acc SKPG & SKPJ SKPG & SKPJ acc

(8)

Keterangan:

FPPP : Formulir Permohonan Pengajuan Pinjaman KTTU : Kwitansi Tanda Terima Uang

KA : Kartu Anggota

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

Pembuatan kamus data sistem usulan ini diambil dari rancangan dokumen masukan dan keluaran yang diusulkan oleh penulis, keterangan dari kamus data sistem usulan adalah:

1. Dokumen Masukan

a. Nama Arus Data : BT

Alias : Buku Tabungan Bentuk Data : Dokumen Dasar

Arus Data : Calon Anggota - Proses 1 – Arsip Surat Surat Jaminan

Penjelasan : Sebagai persyaratan pendaftaran anggota Periode : Setiap kali ada anggota baru

Volume : 1 ( Satu ) Buku Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Nama Bank + Cabang +No.Rekening + Nama + Alamat

Isi = Tanggal + Sandi + Debet + Kredit + Saldo + OP ID

Footer = Tanggal Pengesahan + Tanda tangan Pejabat Bank + Cap Stempel

b. Nama Arus Data : FCA

Alias : Formulir Calon Anggota Bentuk Data : Kertas

Arus Data : Proses 1 – Calon Anggota – File Anggota Penjelasan : Formulir pengisian data-data diri anggota

(9)

Periode : Setiap kali ada anggota baru Volume : 1 ( Satu ) Lembar

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Logo Koperasi + Nama Koperasi + Alamat Koperasi

Isi = Nama Lengkap + Nomor KTP + Masa Berlaku KTP + Tempat Tanggal Lahir + Jenis

Kelamin+Alamat Tempat Tinggal +No.Telepon + Agama + Status Tempat Tinggal +Menempati Alamat Tersebut Sejak+ Pendidikan Terakhir + Status Perkawinan + Nama istri|suami+Jumlah Anak + Nama Ibu Kandung Pemohon + NPWP Pribadi + Nama Ahli Waris+Hubungan Ahli Waris+ Nama Perusahaan + Alamat Perusahaan + No.Telp + NRP|NIK+Bagian + Tgl. Masuk ke Perusahaan + Status Karyawan.

Footer = Tanda Tangan Pemohon + Pasphoto Pemohon + PasPhoto Pihak Ketiga [Suami | Istri]

c. Nama Arus Data : KA

Alias : Kartu Anggota Bentuk Data : Kertas Cetakan

Arus Data : Proses 1 – Anggota – proses 2 Penjelasan : Bukti sebagai anggota koperasi

Periode : Setiap ada anggota baru dan anggota mengajukan Pinjaman baru

Volume : 1 ( Satu ) Lembar Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Nama koperasi + Alamat koperasi Isi = No.Anggota + Nama + Alamat + Foto

Footer = Tanda tangan Anggota + tanda tangan Manager d. Nama Arus Data : FPPP

(10)

Bentuk Data : Kertas Cetakan

Arus Data : Proses 2 – Anggota - File Pinjaman

Penjelasan : Kertas untuk pengisian data pinjaman anggota Periode : Setiap kali anggota melakukan pinjaman baru Volume : 1 ( satu ) Lembar

Header = Logo koperasi + Nama koperasi+No.Anggota + Tanggal + Pinjaman ke + No.Rekening+ Cabang Isi = Nama Lengkap + Nomor KTP + Masa berlaku KTP + Tempat & Tgl.Lahir+Jenis Kelamin+

Alamat tempat tinggal = kelurahan + Kecamatan + Kota/Kabupaten + Provinsi + Kode Pos

No.Telepon = Rumah + Kantor + HP

Status Tempat Tinggal = Milik sendiri + Rumah dinas + Milik orang tua + Kontrak + Lain-lain Jumlah Pinjaman + Jangka Waktu + Jumlah Angsuran|bulan + Keperluan Pinjaman+

Rekening penggajian = Nomor rekening + Nama Bank+Atas nama + No.PIN ATM + No ATM Cabang + Dokumen yang dilampirkan= Fotocopy KTP + Fotocopy KK + SK Kerja + Kartu BPJS Tenaga Kerja + ATM Gaji + Buku Tabungan Gaji + Slip Gaji + PasPhoto +Akte Lahir+Perjanjian|Kontrak Kerja+ Ijazah + ID Card +Saudara yang bisa dihubungi + Hubungan saudara = [ Kakak kandung| Adik kandung| Lainnya, Sebutkan]+Alamat Tempat Tinggal = Kelurahan + Kecamatan +

Kota/Kabupaten + Provinsi + Kode Pos No.Telepon = Rumah + Kantor + HP

(11)

2. Dokumen Keluaran

a. Nama Arus Data : TTSJ

Alias : Tanda Terima Surat-Surat Jaminan Bentuk Data : Kertas cetakan

Arus Data : Proses 1 – Calon Anggota

Penjelasan : Sebagai bukti kelengkapan persyaratan surat- surat Jaminan kepada admin

Periode : Setiap kali anggota melakukan pinjaman baru Volume : 1 ( Satu ) Rangkap

Header = Logo koperasi + Nama koperasi +Motto Koperasi+ Alamat koperasi

Isi = Nama Debitur + Nomor Akad Kredit + Nama Perusahaan + Asal Daerah + Pos + Alamat + Surat

Surat Jaminan yang telah Diterima Berupa [No + Jenis Jaminan + Jumlah + Cek List + Keterangan]

Footer = Nama Kota + Tgl +Tanda tangan yang Menyerahkan + Tanda tangan Pengurus b. Nama Arus Data : SPH

Alias : Surat Pengakuan Hutang Bentuk Data : Kertas cetakan

Arus Data : Proses 2 – Manager - Anggota

Penjelasan : Sebagai bukti perjanjian koperasi dengan anggota Periode : Setiap kali anggota melakukan pinjaman baru Volume : 1 ( Satu ) Rangkap

Header = Logo koperasi + Nama koperasi + Alamat koperasi

Isi = Yang bertanda tangan dibawah ini + Nama + Umur + Pekerjaaan + Sebagai Pihak Pertama + Sebagai Pihak Kedua +Isi Perjanjian

(12)

Pihak Pertama + Tanda tangan Pihak Kedua c. Nama Arus Data : KTTU

Alias : Kwitansi Tanda Terima Uang Bentuk Data : Kertas cetakan

Arus Data : Proses 2 – Manager – Kasir – Anggota

Penjelasan : Sebagai bukti anggota telah menerima pinjaman Periode : Setiap kali anggota melakukan pinjaman baru Volume : 1 (Satu) Rangkap

Header = Logo Koperasi + Nama Koperasi + Alamat Koperasi

Isi =Telah Terima Dari + Uang Sejumlah + Untuk Pembayaran + Jumlah Rp

Footer = Nama Kota+Tgl + Tanda tangan menyetujui + Tanda Tangan Yang Membayarkan + Tanda Tangan Yang Menerima

d. Nama Arus Data : KAPA

Alias : Kartu Angsuran Pinjaman Anggota Bentuk Data : Kertas cetakan

Arus Data : Proses 2 – Manager – Marketing – Anggota Penjelasan : Sebagai kertas pencatatan angsuran pembayaran anggota

Periode : Setiap kali anggota melakukan pinjaman baru Volume : 1 ( Satu ) Lembar

Header = Logo koperasi + Nama koperasi + Alamat koperasi

Isi = Nama + Alamat + Jenis Usaha + No.Rek + Tgl.Pinjaman+Besar Pinjaman + Besar Angsuran + Lama Pinjaman + Jatuh Tempo Angsuran+ Cicilan Ke+Tanggal Angsur + Pokok Pinjaman + Bunga Pinjaman+Kasbon+Sisa Pinjaman+Paraf

(13)

Petugas

Footer = Tanda tangan peminjam + Pengesahan Pengurus e. Nama Arus Data : LPJ

Alias : Laporan Pinjaman

Bentuk Data : Dokumen cetakan komputer Arus Data : Proses 4 – Manager

Penjelasan : Sebagai bukti laporan pinjaman anggota Periode : Setiap bulan

Volume : 1 ( Satu ) Lembar Struktur Data : Header + Isi + Header = Judul Laporan

Isi = No.Pinjam + Nama + Besar Pinjaman + Lama Pinjaman + Jumlah Angsuran + Sisa Pinjaman + Total

f. Nama Arus Data : LBY

Alias : Laporan Pembayaran

Bentuk Data : Dokumen cetakan komputer Arus Data : Proses 4 – Manager

Penjelasan : Sebagai bukti laporan pembayaran angsuran anggota

Periode : Setiap bulan Volume : 1 ( Satu ) Lembar Struktur Data : Header + Isi Header = Judul Laporan

Isi = Nomor + Tgl.Pembayaran Angsuran +

No.Anggota + Nama Anggota + Besar Angsuran + Sisa Angsuran + Total + Sisa Saldo

(14)

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan yang digunakan dalam sistem usulan adalah:

1. Nama Dokumen : Surat Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) Fungsi : Sebagai persyaratan menjadi anggota

Sumber : Calon anggota

Tujuan : Admin

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap kali ada calon anggota baru Format : Lihat lampiran A-1

2. Nama Dokumen : Kartu BPJS Ketenagakerjaan

Fungsi : Sebagai persyaratan menjadi anggota Sumber : Calon anggota

Tujuan : Admin

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

3. Nama Dokumen : Buku Tabungan

Tujuan : Admin

(15)

Jumlah : Satu buah buku

4. Nama Dokumen : Kartu ATM

Tujuan : Admin

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

5. Nama Dokumen : Slip gaji

Tujuan : Admin

Media : Kertas

6. Nama Dokumen : Ijazah terakhir (SMA)

Tujuan : Admin

(16)

7. Nama Dokumen : Kartu Tanda Penduduk

Tujuan : Admin

Media : Kertas

8. Nama Dokumen : Kartu Keluarga

Tujuan : Admin

Media : Kertas

9. Nama Dokumen : Formulir calon anggota Fungsi : Pengisian data calon anggota

Sumber : Admin

Tujuan : Calon anggota, admin

(17)

10. Nama Dokumen : Formulir Permohonan Pengajuan Pinjaman Fungsi : Pengisian data pinjaman anggota

Sumber : Admin

Tujuan : Anggota, admin

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap kali ada peminjaman oleh anggota Format : Lihat lampiran A-10

11. Nama Dokumen : Surat Kuasa Pencairan Jamsostek dan Surat Kuasa Pengambilan Gaji

Fungsi : Bukti untuk pemotongan gaji dan saldo jamsostek apabila pembayaran menunggak.

Sumber : Admin

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap kali ada peminjaman oleh anggota Format : Lihat lampiran A-11

12. Nama Dokumen : Kartu Anggota

Fungsi : Sebagai bukti telah menjadi anggota koperasi Sumber : Bagian Administrasi

(18)

Tujuan : Anggota

Media : Kertas Cetakan

Jumlah : Satu (1) lembar

Frekuensi : Setiap kali ada anggota baru

Bentuk : Lampiran C.1

4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran yang digunakan dalam sistem usulan adalah: 1. Nama Dokumen : Surat tanda terima surat-surat jaminan

Fungsi : Bukti penyerahan surat-surat jaminan calon anggota kepada admin

Sumber : Admin

Media : Kertas

Jumlah : Dua lembar

Frekuensi : Setiap kali ada calon anggota baru Format : Lihat lampiran B-1

2. Nama Dokumen : Kwitansi Tanda Terima Uang

Fungsi : Bukti pembayaran uang oleh koperasi

Sumber : Admin

Media : Kertas

Jumlah : Dua lembar

Frekuensi : Setiap kali ada peminjaman oleh anggota Format : Lihat lampiran B-2

(19)

3. Nama Dokumen : Surat Pengakuan Hutang

Fungsi : Sebagai perjanjian atas peminjaman uang

Sumber : Admin

Media : Kertas

Jumlah : Dua lembar

Frekuensi : Setiap kali ada peminjaman oleh anggota Format : Lihat lampiran B-3

4. Nama Dokumen : Kartu Angsuran Pinjaman Anggota Fungsi : pencatatan pembayaran angsuran anggota

Sumber : Admin

Media : Kertas

Jumlah : Dua lembar

Frekuensi : Setiap kali ada pembayaran angsuran oleh anggota Format : Lihat lampiran B-4

5. Nama Dokumen : Struk Bukti Transfer

Fungsi : bukti penarikan saldo pembayaran angsuran

Sumber : marketing

Tujuan : Anggota, kasir

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap kali ada penarikan angsuran oleh marketing Format : Lihat lampiran B-5

(20)

6. Nama Dokumen : Laporan Pinjaman

Fungsi : Sebagai bukti laporan data peminjaman

Sumber : Bagian Administrasi

Tujuan : Manager

Media : Kertas

Jumlah : Satu (1) lembar

Frekuensi : Setiap bulan

Format : Lihat lampiran D-1

7. Nama Dokumen : Laporan Pembayaran

Fungsi : Sebagai bukti laporan data pembayaran Sumber : Bagian Administrasi

Tujuan : Manager

Media : Kertas

Jumlah : Satu (1) lembar Frekuensi : Setiap bulan Format : Lihat lampiran D-2

(21)

4.5.3. ERD (Entity Relationship Diagram) Anggota Pinjaman User Angsuran mengajukan memberi melayani Membayar 1 1 1 1 ₁ 1 1 1 ttl no_anggota kd_user No_telp agama no_pinjam no_anggota no_pinjam no_anggota nama alamat pekerjaan password kd_user nm_user lama_pinjam Bsr_pinjam no_angsur no_pinjam kd_user Jlh_angsur Sisa_angsur sisa_waktu tgl_angsur No_angsur no_pinjam tgl_pinjam kd_user no_angsuran Kd_user No_pinjam jabatan

(22)

4.5.4. LRS (Logical Record Structure) Anggota Pinjaman Angsuran User no_anggota* nama alamat TTL agama no_telp pekerjaan no_pinjam* no_anggota** kd_user*** tgl_pinjam bsr_pinjam lama_pinjam no_angsur* no_pinjam** kd_user*** tgl_angsur jlh_angsur sisa_angsur sisa_waktu kd_user* nm_user password jabatan 1 1 1 1 1 1 1 1

(23)

4.5.5. Spesifikasi File

. Spesifikasi File Data Anggota

Nama File : Tabel Anggota

Akronim : Anggota

Fungsi : Untuk mengetahui data anggota Type File : File Master

Organisasi File : Index Sequential Akses File : Random

Media : Hard Disk Record Size : 104 byte Key Field : No_anggota

Software : Microsoft Acces 2007

Tabel IV.1. Spesifikasi File Anggota

No Elemen Data Nama Field Type Size Keterangan 1 Nomor Anggota No_anggota Text 7 Primary Key

2 Nama Anggota Nama Text 20

3 Alamat Alamat Text 20

4 TTL Pekerjaan Text 20

5 Agama Agama Text 10

6 No_telepon No_telp Text 12

(24)

2. Spesifikasi File Data User

Nama File : Tabel User

Akronim : User

Fungsi : Untuk mengetahui data user Type File : File Master

Media : Hard Disk Record Size : 42 byte Key Field : Kd_user

Tabel IV.2. Spesifikasi File User

No Elemen Data Nama Field Type Size Keterangan

1 Kode User Kd_user Text 6 Primary Key

2 Nama User Nm_user Text 20

3 Password Password Text 8

4 Jabatan Jabatan Text 8

3. Spesifikasi File Data Pinjaman

Nama File : Tabel Pinjaman Akronim : Pinjaman

(25)

Type File : File Transaksi Organisasi File : Index Sequential Akses File : Random

Media : Hard Disk Record Size : 48 byte Key Field : No_pinjam

Tabel IV.3. Spesifikasi File Pinjaman

No Elemen Data Nama Field Type Size Keterangan 1 Nomor Pinjaman No_pinjam Text 9 Primary Key 2 Nomor Anggota No_anggota Text 9 Foreign Key

3 Kode User Kd_user Text 6 Foreign Key

4 Tanggal Pinjaman Tgl_pinjam Date

5 Besar Pinjaman bsr_pinjam Currency 12 6 Lama Pinjaman Lma_pnjam Text 12

4. Spesifikasi File Data Angsuran

Nama File : Tabel Angsuran

Akronim : Angsuran

Fungsi : Untuk mengetahui data angsuran anggota Type File : File Transaksi

(26)

Media : Hard Disk Record Size : 52 byte Key Field : No_angsuran

Tabel IV.4 Spesifikasi File Angsuran

No Elemen Data Nama Field Type Size Keterangan 1 Nomor Angsuran No_angsur Varchar 6 Primary Key 2 Nomor Pinjaman No_pinjam Varchar 6 Foreign Key 3 Kode User Kd_user Varchar 6 Foreign Key 4 Tanggal Angsuran Tgl_angsur Date

5 Jumlah Angsuran Jlh_angsur Currency 12 6 Sisa Angsuran Sisa_angsur Currency 12

7 Sisa Waktu Sisa_waktu Text 10

4.5.6. Struktur Kode

Untuk memudahkan pengecekan data, maka dibuatkanlah suatu struktur kode dalam komputerisasi sistem peminjaman pada Koperasi Makmur Mandiri Karawang.

Adapun tujuan pemakaian kode dsisini adalah sebagai berikut:

a. Mempermudah penyimpanan pemasukan data sehingga waktu yang diperlukan relatif singkat.

(27)

c. Dapat mempercepat proses pengolahan data guna memperoleh informasi yang benar sesuai dengan kebutuhan.

Adapun struktur kode yang penulis usulkan adalah sebagai berikut:

1. Struktur Kode Nomor Anggota

Panjang Kode : 8 digit Type : Numerik Bentuk :

X 9 9 9 9 9 9 9

Inisial Tahun daftar Bulan daftar Nomor urut anggota Contoh:

A 1 7 0 5 1 0 1

2. Struktur Kode Nomor Pinjaman Panjang Kode : 9 digit Type : numerik Bentuk :

(28)

X 9 9 9 9 9 9 9 9

Inisial Tahun pinjam Bulan pinjam Tanggal pinjam No.urut transaksi Contoh:

P 1 7 0 5 1 2 0 5

3. Struktur Kode Nomor Angsuran Panjang Kode : 6 digit Type : Numerik Bentuk :

X 9 9 9 9 9 9

Inisial Bulan angsuran Tanggal angsuran no.urut transaksi Contoh:

B 0 5 2 0 0 2

4.5.7. Spesifikasi Program

Spesifikasi program yang diusulkan bertujuan untuk menerangkan program-program yang diusulkan oleh penulis. Spesifikasi program digambarkan

(29)

dalam bentuk diagram HIPO yang menguraikan tentang tentang hirarki program secara keseluruhan. 0.0 1.0 2.0 3.0 4.0 0.0 0.0 0.0 0.0 1.1 2.1 3.1 1.0 2.0 3.0 1.2 2.2 3.2 1.0 1.0 1.0 MENU UTAMA

MASTER TRANSAKSI LAPORAN LOGOUT

DATA USER DATA ANGGOTA TRANSAKSI PINJAMAN TRANSAKSI PEMBAYARAN LAPORAN PINJAMAN LAPORAN PEMBAYARAN 0 LOGIN 0

Gambar IV.6. Diagram HIPO Sistem Usulan

Spesifikasi program yang diusulkan penulis dalam pembuatan tugas akhir ini terdiri dari:

(30)

1. Spesifikasi Program Menu Login

Nama program : Login

Akronim : Password.Frm

Fungsi : Untuk keamanan program

Index program : ----

Bahasa program : Visual Basic 6.0

Bentuk tampilan : Lampiran D.1

Proses : Input kode user dan Password, jika benar tampilkan menu utama, dan jika salah ulangi lagi atau tutup untuk keluar dari program.

2. Spesifikasi Program Menu Utama

Nama program : Menu Utama

Akronim : Utama.Frm

Fungsi : Untuk menampilkan layar utama.

Index program : ---

Proses : Pada menu utama, terdapat empat pilihan yaitu:

(31)

2. Transaksi 3. Laporan 4. Logout

3. Spesifikasi Program Data User

Nama program : Data User

Akronim : User.Frm

Fungsi : Untuk menampilkan form user atau pengguna

Index program : ---

Proses : Input Nomor User, jika benar maka secara otomatis akan muncul Nama dan Jabatan. User juga bisa melakukan penginputan data,

penyimpanan, dan penghapusan data.

4. Spesifikasi Program Data Anggota

Nama program : Data Anggota

Akronim : Anggota.Frm

Fungsi : Untuk penginputan data anggota

(32)

Proses : Input Nomor Anggota, Nama, Alamat, Tempat Lahir,Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Status, Tanggal Masuk, Pekerjaan, Nama Perusahaan, Alamat Perusahaan.

5. Spesifikasi Program Transaksi Pinjaman

Nama program : Pinjaman

Akronim : Pinjaman.Frm

Fungsi : Untuk mengelola pinjaman

Proses : Input Pinjaman ke, Tanggal Meminjam, Nomor Anggota, Nama, Jumlah Pinjaman, Lama

Pinjaman, Jumlah Angsuran, Nomor Pinjaman.

6. Spesifikasi Program Transaksi Pembayaran

Nama program : Pembayaran

(33)

Fungsi : Untuk mengelola pembayaran

Proses : Input Nomor Anggota, Nama Anggota,

No.Angsuran, Tanggal Angsuran, Jumlah Denda, Angsuran ke, Sisa Angsuran, Besar Angsuran.

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

4.6.1. Umum

Sistem komputer adalah suatu jaringan elektronik yang terdiri dari perangkat lunak dan perangkat keras yang melakukan tugas tertentu seperti menerima input, memproses input, menyimpan perintah-perintah, dan menyediakan output dalam bentuk informasi. Selain itu dapat diartikan sebagai elemen-elemen yang terkait untuk menjalankan suatu aktifitas dengan menggunakan komputer.

Spesifikasi sistem komputer merupakan suatu kebutuhan pengguna dalam memaksimalkan penggunaan perangkat komputer. Dalam tahap pengembangan sistem diperlukan perencanaan mengenai sistem komputer yang diajukan, karena suatu sistem komputer atau database akan berjalan dengan baik dan berhasil dalam pengoperasiannya apabila didukung penuh oleh beberapa unsur seperti

(34)

perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware) dan konfigurasi komputer.

4.6.2. Perangkat Keras

Perangkat keras (hardware) adalah seluruh komponen yang membentuk suatu sistem komputer dan peralatan lainnya yang minimum dan memungkinkan komputer dapat melaksanankan tugasnya. Klasifikasi perangkat keras yang diusulkan adalah sebagai berikut:

a. Monitor : 14.0 Inches Clear Superview LED

b. Processor : Intel Celeron Dual Core CM1000, 1,8 GHz c. Memory : 2 GB DDR3

d. Hardisk : 320 GB HDD e. Keyboard : 104 Keys

f. Printer : Canon PIXMA E410 g. Mouse : Port USB

4.6.3. Perangkat Lunak

Bagian penting lain yang mendukung program adalah perangkat lunak (software). Perangkat lunak (software) merupakan bagian dalam komputer yang berupa program-program beserta dengan susunan infrastruktur yang harus benar dan berurutan. Program berguna untuk memberikan perintah kepada perangkat keras untuk mengolah data sehingga bisa menghasilkan suatu informasi yang dapat digunakan oleh pemakai atau user.

(35)

Perangkat Lunak yang dibutuhkan untuk menjalankan program peminjaman pada koperasi adalah:

Sistem Operasi : Microsoft Windows 8 Pro

Bahasa Pemrograman : Microsoft Visual Basic 6.0

Program atau Software Pendukung : Crystal Report

4.7. Jadwal Implementasi

Sebelum rancangan sistem baru dilaksanakan, maka terlebih dahulu harus dibuat langkah-langkah kegiatan yang disebut jadwal implementasi. Jadwal implementasi menunjukkan suatu kegiatan dari penerapann sistem yang dibuat dalam sistem usulan yang berbentuk tabel. Penerapan komputerisasi sistem peminjaman pada Koperasi Makmur Mandiri Karawang mempunyai tahapan sebagai berikut:

1 Persiapan Data Awal

Persiapan data awal merupakan kegiatan yang bertujuan mengumpulkan data-data yang akan digunakan untuk memperlancar kegiatan. Waktu yang digunakan untuk melakukan dalam persiapan data awal ini selama dua minggu.

2. Analisa

Analisa merupakan kegiatan yang bertujuan untuk mencari dan mengetahui hal-hal yang dibutuhkan dan yang akan digunakan dalam sistem. Waktu yang digunakan untuk melakukan analisa adalah selama satu minggu.

(36)

3. Desain Sistem

Desain sistem bertujuan untuk membuat rancang bangun yang lebih terperinci yaitu pembuatan rancang bangun yang jelas dan lengkap yang nantinya akan digunakan dalam pembuatan program. Waktu pelaksanaan desain sistem adalah selama tiga minggu.

4. Desain Perangkat Lunak

Pada tahap desain perangkat lunak yang akan dilakukan adalah membuat gambaran tentang aplikasi yang akan dikembangkan dan digunakan dalam sistem. Waktu yang diperlukan untuk desain perangkat lunak adalah selama tiga minggu.

5. Pembuatan dan Tes Program

Pembuatan program pada sistem ini bertjuan untuk agar proses yang dibuat dapat dipergunakan untuk mengolah semua data yang ada dalam database. Selanjutnya dilakukan test terhadap program yang telah dibuat untuk mengetahui sejauh mana program tersebut berjalan dengan baik. Waktu yang diperlukan untuk melakukan pembuatan dan test program adalah tiga minggu.

6. Tes Sistem

Sebelum sistem itu sendiri dipergunakan maka tahap yang harus dilakukan adalah test sistem atau pengujian sistem. tahap ini dimaksudkan untuk sistem yang sedang berjalan dengan sistem yang sudah diinovasi atau penempatan sistem yang sedang berjalan dengan baik. Waktu yang diperlukan adalah satu minggu.

(37)

7. Pelatihan

Setelah segala sesuatu siap untuk dijalankan maka tahap selanjutnya adalah melakukan pelatihan untuk para karyawan atau orang-orang yang berhubungan dengan pekerjaan komputerisasi sistem yang dipakai. Karena pelatihan merupakan kegiatan untuk memberikan pengarahan dalam berbagai bentuk juga agar karywan atau orang-orang tersebut memahami aplikasi yang ada. Waktu yang diperlukan adalah satu minggu.

8. Pembuatan Buku Petunjuk

Sebelum aplikasi atau komputerisasi dijalankan oleh seorang user, dibuatlah buku petunjuk cara menjalankan program. Pembuatan buku ini berguna dalam tata cara pelaksanaan sistem usulan agar pengguna sistem dapat mempelajari prosedur sistem secara menyeluruh. Waktu yang diperlukan adalah dua minggu.

9. Evaluasi dan Operasional.

Kegiatan mengevaluasi dari tahapan-tahapan implementasi, apakah sudah berjalan dengan baik atau belum dan bagaimana membuat jalan keluar dari setiap masalah yang terjadi pada saat implementasi. Proses pengoperasian ini dihitung sejak sistem yang baru dioperasikan atau dipakai oleh pengguna. Dalam pengolahan sistem yang baru harus tetap memenuhi target kebutuhan yang diharapakan oleh pemakai. Waktu yang diperlukan adalah satu minggu.

Adapun jadwal implementasi selengkapnya serta rincian waktu yang diperlukan untuk masing-masing kegiatan dapat dilihat pada gambar berikut:

(38)

No KEGIATAN

JADWAL IMPLEMENTASI

BULAN I BULAN II BULAN III BULAN IV 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Persiapan Data Awal 2 Analisa 3 Desain Sistem 4 Desain Perangkat Lunak 5 Pembuatan dan Tes Program 6 Tes Sistem 7 Pelatihan 8 Pembuatan Buku Petunjuk 9 Evaluasi dan Operasional