PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah
Sistem inventory barang adalah aplikasi aktifitas dalam proses pengolahan data barang yang terdapat di dalam suatu ruang penyimpanan. Sistem inventory mempunyai peranan penting yang sangat besar terhadap sebuah instansi, sebab inventory bisa menolong menanggulangi permasalahan pengolahan data barang dan mempermudah pelaporan data barang yang tersedia. Suatu instansi yang tidak mempunyai sistem inventory, akan mengalami sedikit permasalahan dalam pengolahan data barang. Sistem inventory juga merupakan sistem yang menyediakan informasi untuk manajemen dalam mengambil keputusan dan juga menjalankan operasional persediaan barang dari perusahaan. Sistem tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang, teknologi informasi dan prosedur terorganisasi. Sistem informasi inventory barang berfungsi untuk mengetahui jumlah barang pada gudang. Sistem informasi inventory barang merupakan suatu sistem yang dibuat untuk mengetahui jumlah barang yang terdapat digudang.
Disamping itu, penggunaan sistem inventory barang yang baik diharapkan akan mengurangi resiko hilangnya ataupun pencurian terhadap persediaan barang digudang.
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi seharusnya memberikan dampak dalam pengelolaan inventory barang. Inventory barang adalah suatu fasilitas yang berfungsi sebagai lokasi penyaluran barang dari pemasok (supplier), sampai ke pengguna (end user). Dalam praktik operasional perusahaan cenderung memiliki suatu ketidakpastian akan permintaan, hal ini mendorong timbulnya kebijakan dari perusahaan untuk melakukan sistem inventory barang agar permintaan dapat diantisipasi dengan cermat. Dengan adanya kebijakan mengenai inventory barang mendorong perusahaan untuk menyediakan fasilitas gudang sebagai tempat menyimpan barang maupun keperluan pengguna (end user). Dalam upaya meningkatkan kinerja pelayanan, penggunaan sistem inventory barang merupakan alternatif atau solusi yang tepat.
Gudang sangat rawan terhadap tindakan penyalahgunaan pengambilan barang yang tidak sesuai dengan fungsinya. Hal ini disebabkan salah satunya oleh sistem layanan inventory barang yang digunakan. Umumnya gudang menyediakan layanan dengan sistem terbuka. Pada sistem tersebut, pengguna dapat secara langsung mengambil barang dengan hanya mengetahui kode BU seksi departemen tanpa harus persetujuan dari pihak atasan seksi departemen. Hal ini dapat mendorong seseorang untuk melakukan tindak kejahatan penyalahgunaan pengambilan barang. Saat ini sistem yang berjalan masih memiliki banyak kekurangan dan kelemahan seperti penyusunan laporan yang masih belum terkomputerisasi, yang menyebab kan kinerja perusahaan menjadi terhambat dan belum mampu menunjang segala kebutuhan yang diinginkan perusahaan, ketidakcocokan antara hasil pencatatan buku laporan dan jumlah barang yang tersedia serta sulitnya mengontrol persediaan barang yang ada digudang untuk kebutuhan produksi.
PT.TACI (PT TD Automotive Compressor Indonesia) merupakan bagian dari Toyota Corporation Jepang dan juga DENSO Indonesia Grup yang telah berdiri sejak januari 2011 yang memproduksi compressor sebagai produk utamanya dan memiliki 70% pasar ekspor. PT.TACI berlokasi di Jl.Selayar IV Blok L-3, Industrial Estate Bekasi Fajar, Cikarang Barat, Bekasi – 17530, Indonesia yang mulai beroperasi sejak tanggal 16 juni 2011 dengan jumlah karyawan ± 1.894 (per Maret 2020). PT.TACI masih menjalankan sistem pencatatan data inventory barang secara manual. Admin mengerjakan pendataan barang yang aktifitas pendataanya mencakup data barang baru datang, barang lama yang masih pantas dipakai, melakukan transaksi terhadap pengguna (end user) seperti barang yang akan dipakai oleh pengguna (end user) dan juga melakukan approval (persetujuan) barang yang akan dipakai oleh pengguna (end user), kemudian data tersebut diolah menjadi laporan data inventory, support dan supply dengan menggunakan pencatatan dibuku laporan gudang. Proses pengumpulan data seperti ini tidak cukup efektif sebab dibutuhkan ketelitian dalam pengumpulan data dengan jumlah barang yang tidak sedikit kerap kali menyebabkan terjadinya data ganda (redundancy data) dan dalam proses pengerjaan laporan data inventory membutuhkan proses yang
lama sebab admin wajib membuat data baru. Persoalan hal yang demikian membuat admin mesti bekerja secara berulang-ulang untuk mendapatkan data ideal.
Contohnya pada kasus pembuatan laporan data inventory untuk pendataan barang baru yang akan diletakan digudang pada ruangan yang tersedia. Admin wajib pelakukan pengecekan ulang pada keadaan barang yang tersedia diruangan dan merivisi laporan inventory barang tersebut.
Berdasarkan analisa terhadap sistem yang telah berjalan pada perusahaan PT.TACI maka dapat diketahui bahwa sistem informasi inventory barang memegang peranan penting dalam mendorong ketersediaan informasi dan komunikasi, sehingga diperlukan suatu sistem yang berbasis website yang dapat membantu dan memudahkan admin untuk melakukan pelayanan terhadap pengguna (end user) dan juga mengontrol data barang yang ada digudang. Dengan demikian penulis mengambil judul “RANCANG BANGUN SISTEM INVENTORY BARANG DENGAN MENGGUNAKAN METODE SDLC BERBASIS WEBSITE PADA PT.TACI” dengan harapan penulis dapat membantu untuk mengembangkan sistem inventory barang di PT.TACI.
1.2 Identifikasi Masalah
Langkah pertama yang penulis lakukan dalam proses penelitian ini adalah melakukan proses pengumpulan data dengan melakukan wawancara terhadap pihak terkait, selanjutnya mengumpulkan dokumen terkait untuk memahami lebih jauh permasalahan yang ada. Selanjutnya melakukan studi pustaka untuk mendukung teori dan ide yang disampaikan untuk menyelesaikan permasalahan yang ada.
Selanjutnya melakukan pemodelan data dengan Unified Modeling Language (UML). Langkah terakhir penulis melakukan perancangan sistem inventory barang berbasis website yang menggunakan PHP dan mysql. Pada tahap wawancara ada beberapa pertanyaan yang penulis ajukan terhadap pihak terkait, berikut adalah hasil dari wawancara penulis terhadap pihak terkait :
1. Proses penginputan data yang sekarang masih terbilang kurang efektif dikarenakan masih menggunakan pencatatan manual dibuku.
2. Sulitnya mengetahui kondisi stok barang dikarenakan harus mengecek data melalui buku stok.
3. Buku stok data barang dengan buku transaksi berbeda sehingga menyulitkan admin pada saat melakukan laporan hasil harian maupun bulanan.
4. Butuh proses pencarian lokasi barang pada saat ada pengguna (end user) meminta barang yang ada digudang.
5. Mudahnya pengguna (end user) dalam proses pengambilan barang digudang sehingga bisa terjadi kasus pencurian barang yang tidak digunakan untuk keperluan produksi.
6. Banyaknya data yang double pada saat pengisian laporan data bulanan.
7. Kondisi stok didalam gudang dengan kondisi stok dilaporan terkadang ditemukan perbedaan yang signifikan.
1.3 Batasan Masalah (Ruang Lingkup)
Dalam hal ini, penulis akan membatasi masalah yang sudah dijabarkan pada identifikasi masalah agar pembahasan tidak meyimpan dari tujuannya serta keterbatasan waktu dan kemampuan penulis. Adapun batasan masalah dalam penelitian ini yaitu :
1. Perlu adanya sistem inventory barang untuk admin agar lebih memudahkan dalam proses melakukan input stok data masuk dan keluar, laporan transaksi dan melakukan rekap laporan harian maupun bulanan.
2. Dibuatkan mapping lokasi barang yang ada digudang agar memudahkan admin dalam melakukan pencarian barang.
3. Diberikan batasan akses pengambilan barang digudang agar tidak terjadinya kasus pencurian barang yang tidak digunakan untuk keperluan produksi.
1.4 Rumusan Masalah
Berdasarkan hasil penelitian dari identifikasi masalah dan batasan masalah yang telah berjalan di PT.TACI, maka identifikasi permasalahan pokok terdapat
pada kegiatan pengontrolan stok data digudang, laporan transaksi, laporan harian maupun bulanan, tidak adanya lokasi barang yang jelas digudang, dan banyaknya kasus pencurian barang yang tidak digunakan untuk keperluan produksi serta proses pengolahan data yang masih dikerjakan secara manual sehingga tidak dapat dilihat secara terperinci sisa stok material digudang. Laporan persediaan barang digudang yang kurang terperinci sehingga menyulitkan pihak manajemen dalam mengambil keputusan tentang persediaan material. Maka rumusan masalah yang penulis dapat yaitu :
1. Bagaimana merancang sistem inventory barang pada PT.TACI?
2. Bagaimana menganalisa persediaan stok barang pada PT.TACI?
3. Bagaimana implementasi sistem inventory barang pada PT.TACI?
1.5 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penulis melakukan rancang bangun sistem inventory barang pada PT.TACI sebagai berikut :
1. Untuk merancang sistem inventory barang yang ada di PT.TACI.
2. Untuk menganalisa persediaan stok barang yang ada di PT.TACI
3. Untuk mengimplementasikan sistem inventory barang yang ada di PT.TACI
1.6 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian dalam penelitian ini dibagi menjadi 3 manfaat, sebagai berikut :
1.6.1 Bagi Mahasiswa
Bagi Mahasiswa, penelitian ini memiliki beberapa manfaat diantaranya yaitu :
1. Menambah wawasan mengenai pembuatan sistem inventory barang berbasis website di PT.TACI.
2. Dapat membuat aplikasi sistem inventory barang berbasis website yang efektif dan efisien bagi user pada khususnya admin gudang PT.TACI,
pengguna (end user) PT.TACI maupun seluruh jajaran karyawan PT.TACI.
1.6.2 Bagi Prodi Teknik Informatika
Bagi Prodi Teknik Informatika penelitian ini memiliki dua manfaat yaitu : 1. Skripsi ini dapat menambah perbendaharaan buku-buku ilmiah yang ada
di Universitas Pelita Bangsa, baik secara kualitas maupun kuantitas.
2. Dapat digunakan sebagai acuan bagi mahasiswa yang sedang menyusun skripsi.
1.6.3 Bagi PT.TACI (PT. TD Automotive Compressor Indonesia) Bagi PT.TACI penelitian ini memiliki tiga manfaat yaitu :
1. Membantu PT.TACI di dalam pengolahan data administrasi informasi persediaan barang secara komputerisasi dan database sehingga menjadi lebih cepat, tepat dan akurat dibanding sistem yang selama ini dipakai.
2. Serta mencegah timbulnya kecurangan dalam pengolahan barang-barang gudang, baik dari pihak admin gudang, pengguna ataupun dari pihak manager.
3. Dengan menggunakan sistem informasi pengendalian inventory persediaan barang berbasis website juga akan memudahkan pihak admin gudang dalam melakukan pencatatan barang masuk, barang keluar, stok barang, dan jumlah barang, sehingga pihak admin gudang tidak perlu repot-repot mencatat dibuku laporan dalam melakukan pembuatan laporan.
