20 4.1 Analisa
4.1.1 Prosedur pembuatan data pengiriman Faktur Pajak
Bagian Pajakbertanggung jawab pada proses pelaporan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) PT. Coca Cola Amatil Indonesia. Manager Pajak mempunyai fungsi utama dalam menentukan kebijakan atas perekapan invoice dan faktur pajak atas jasa yang digunakan oleh perusahaan lain.
Prosedur perhitungan pajak sampai pembayaran dan pelaporan pajak adalah sebagai berikut :
1. Melakukan rekonsiliasi antara data basis, faktur pajak, dan rekeneing profit loss untuk mencari apakah ada selisih jumlah total yang harus dibayar dengan data dari arsip pada setiap faktur pajak. Dalam melakukan rekonsiliasi, dokumen yang dibutuhkan adalah bukti penjualan, Bagian Pajakmengunduh data dari sistem SAP 180 dan AS 400 yang berisi total penjualan, Bagian Pajak meminta data dari AP (Account Payable) yaitu pajak masukan. Bagian Pajak melakukan perhitungan total untuk penjualan dan pajak masukan dicek dengan jumlah total yang ada pada arsip faktur pajak.
2. Bagian Pajak mengisi data faktur pajak keluar dari Ms. Excel setiap ada penjualan. Mencetak faktur pajak keluaran, faktur pajak dibuat 2 rangkap yaitu rangkap 1 dikirim kepada supplier yang telah melakuan pembelian produk coca cola dan rangkap 2 diarsip oleh bagian pajak.
Sebelum mencetak faktur pajak keluaran ada beberapa hal yang perlu dilakukan yaitu :
a. Mengunduh data dari sistem SAP 180 yang sudah terhubung oleh bagian distribusi atau pemasaran produk. Sistem tersebut akan langsung mengambil data yang dibutuhkan oleh bagian pajak. b. Mengisikan data yang telah diunduh tersebut ke Ms. Excel. c. Mencetak faktur pajak yang telah diisi.
d. Bagian Pajak menandatangani faktur pajak yang telah di cetak. e. Memisahkan atau mengelompokan faktur pajak berdasarkan kode
area distribusi.
f. Mengirimkan faktur pajak ke supplier.
3. Bagian Pajak mengelompokan faktur pajak sesuai dengan nama outlet dan kode kota distribusi, yaitu:
a. Memisahkan faktur pajak keluaran sesuai kode area. Kode area tersebut sudah di tentukan dari kantor pusat
Tabel 4.1 Kode area distributor
No. Kode Area
1. EA Bawen / Salatiga 2. EB Kudus 3. ED Purwokerto 4. EE Jogjakatya 5. EF Solo 6. EG Madiun 7. EI Semarang 8. EK Rembang 9. EL Pekalongan 10. EM Buntu
Tabel diatas menunjukkan kode area atau tujuan Faktur pajak akan dikirimkan oleh PT. Coca Cola Amatil Indonesia.
b. Memisahkan faktur pajak rangkap 1 dengan faktur pajak rangkap 2. Faktur pajak rangkap 2 akan diarsip sebagai bukti pemotongan dan arsip tahunan.
4. Faktur pajak yang telah ditandatangani oleh manager pajak akan dikirim ke outlet sesuai dengan order yang telah di sepakati. Faktur pajak yang telah dikelompokan sesuai dengan wilayah pemasaran, dikirimkan dengan cara dititipkan ke para driver yang bertugas pada wilayah yang bersangkutan, dengan cara:
a. Mencetak alamat dan ditempet pada amplop sesuai dengan tujuan masing-masing.
b. Cek faktur pajak yang akan dikirim dan di masukkan ke amplop sesuai alamatnya.
c. Mengirimkan ke sales center Bawen dan untuk tujuan luar Jawa Tengah di titipkan ke Resepsionis untuk diberikan ke supir yang akan datang ke outlet-outlet. Faktur pajak tersebut dikirim bersama dengan sales invoice dalam satu amplop.
4.2 Kebutuhan 4.2.1 Komputer
Macro dapat diopersikan dengan menggunakan Ms. Excel yang ada pada komputer yang memiliki sistem operasi berbasis Windows, Microsoft Wimdows XP, Microsoft Wimdows Vista, Microsoft Wimdows 2003, dst.
4.2.2 Ms. Excel
Sistem informasi yang dikembangkan menggunakan aplikasi Microsoft Office yang didalamnya ada Ms. Excel yang dapat mempermudah dalam melakukan pekerjaan dan mempersingkat waktu melakukan persortingan data acak. Fungsi – fungsi yang ada dalam aplikasi ini diantaranya adalah :
Penyortiran data acak
Memberi judul masing-masing kolom
Menjumlahan angka (DDP + PPN = TOTAL)
Membaca data dari Sheet lain Memberikan nomor urut, dan
Mengelompokan data berdasarkan kode area (E9, EA, EB, dst)
4.3 Jadwal
Dalam pengembangan aplikasi otomatisasi dibutuhkan waktu yaitu : Tabel 4.2 Jadwal Rancangan Pengembangan Sistem No. Minggu
ke-
Keterangan
1 Satu -Melakukan perancangan dan desain sistem akan dibuat.
2 Dua -Proses pengkodingan,
-Tahap pertama dengan memhapus kolom-kolom yang tidak diperlukan, dan menjumlahkan total dari DDP dan PPN.
3 Tiga -Proses pengkodingan,
-Tahap kedua dengan memberikan judul-judul yang diperlukan, seperti: No, NPWP, No. Outlet, Nama Outlet, No Seri Faktur Pajak, Tanggal, DPP, PPN, Total, dan Kode Area.
4 Empat -Membuat tampilan, ukuran, huruf dan warna pada judul.
5 Lima
-6 Enam
-7 Tujuh
-8 Delapan
-4.4 Rancangan data pengiriman Faktur Pajak 4.4.1 Rancangan Use Case Diagram
Dalam pembuatan laporan data penagihan pajak berdasarkan
user terlebih dahulu mengunduh data dari sistem yang sudah terhubung dari bagian pemasaran, setelah data selesai di unduh akan menghasilkan sebuah data pelanggan secara acak dari berbagai daerah atau kota (kode area). Dengan menggunakan macro
dapat secara otomatis di kelompokkan berdasarkan kode area sheet lain, menjumlahkan, memberi nomor urut
kemudian mengisi sebuah
akan di otomatisasi, setelah mengisi
data berdasarkan dua huruf dari kiri (E9, EA, EB, dst), menghasilkan Total yang didapat dari penjumlahan antara DDP dan PPN, kemudian sistem membaca d
-Melakukan pengkodingan dimulai dengan membuat aplikasi pengurutan data, dengan cara membaca 2 huruf dari kiri.
-Membuat aplikasi pengelompokan data berdasarkan kode dengan membaca data dari sheet lain.
-Membuat nomor urut berdasarkan jumlah data yang ada di setiap kode area.
-Membuat Inputbox untuk membaca nama akan diproses, misalnya tanggal.
Rancangan data pengiriman Faktur Pajak Rancangan Use Case Diagram
Gambar 4.1 Usecase Diagram
lam pembuatan laporan data penagihan pajak berdasarkan
terlebih dahulu mengunduh data dari sistem yang sudah terhubung dari bagian pemasaran, setelah data selesai di unduh akan menghasilkan sebuah data pelanggan secara acak dari berbagai daerah atau kota (kode area). Dengan macro (VBA) atau sistem otomatisasi, maka data acak tersebut dapat secara otomatis di kelompokkan berdasarkan kode area, membaca data dari sheet lain, menjumlahkan, memberi nomor urut dengan cara menekan Ctrl+W, kemudian mengisi sebuah InputBox dengan nama sheet yaitu tanggal kirim yang akan di otomatisasi, setelah mengisi InputBox, sistem otomatis akan nengurutkan data berdasarkan dua huruf dari kiri (E9, EA, EB, dst), menghasilkan Total yang didapat dari penjumlahan antara DDP dan PPN, kemudian sistem membaca d
gan membuat aplikasi pengurutan data, dengan cara membaca 2
Membuat aplikasi pengelompokan data berdasarkan Membuat nomor urut berdasarkan jumlah data yang ada untuk membaca nama sheet yang
lam pembuatan laporan data penagihan pajak berdasarkan pelanggan, terlebih dahulu mengunduh data dari sistem yang sudah terhubung dari bagian pemasaran, setelah data selesai di unduh akan menghasilkan sebuah data pelanggan secara acak dari berbagai daerah atau kota (kode area). Dengan BA) atau sistem otomatisasi, maka data acak tersebut , membaca data dari dengan cara menekan Ctrl+W, yaitu tanggal kirim yang sistem otomatis akan nengurutkan data berdasarkan dua huruf dari kiri (E9, EA, EB, dst), menghasilkan Total yang didapat dari penjumlahan antara DDP dan PPN, kemudian sistem membaca data
dari sheet PIC yang menampilkan nama dan daerah di setiap kode yang sama pada sheet yang diproses, dan memberikan nomor urut, maka akan menghasilkan data penagihanan pajak yang sudah diurutkan berdasarka kode area.
4.5 Implementasi data pengiriman Faktur Pajak
Rancangan otomatisasi faktur pajak khususnya untuk PPN dapat dilakukan dengan beberapa tahap, yaitu:
1) Tampilan awal seletah Download Data Pelanggan
a) Pada tahap 1 ini data dapat di download pada saat Ms. Excel aktif, maka user dapat langsung mengikuti petunjuk seperti pada gambar dibawah:
Gambar 4.2 Download Data tahap 1 b) Tahap ke 2
Gambar 4.3 Download Data tahap 2
c) Tahap ke 3 merupakan tahap untuk memilih data yang ada pada kolom pertama sampai kolom sepuluh, seperti gambar 4.5 kemudian klik button Text.
Gambar 4.5 Proses pengeblogkan samapi kolom ke sepuluh
d) Pada tahap ke 4 blog kolom ke sepeluh berupa data tipe tanggal pilih button Date, kemudian pilih Finish. Seperti pada gambar 4.4
Gambar 4.4 Download Data tahap 4 - Tampilan Data Pelanggan yang masih acak
Gambar 4.5 Data Pelanggan yang acak
2) Tampilan saat mengisikan “Nama Sheet”
Dengan menggunakan Ctrl+W yang penulis khususkan untuk menjalankan aplikasi otomatisasi data pengiriman faktur pajak yang ada pada macro, maka akan langsung muncul InputBox nama sheet seperti berikut, nama sheet di isi dengan nama yang ada pada sheet yang aktif, misal tanggal kemudian klik “OK” atau Enter.
Gambar 4.6 Proses Mengisi Nama Sheet yang aktif (Tanggal)
3) Tampilan data pelanggan yang sudah urut.
Data yang masih acak, setelah di lakukan otomatisasi maka dapat menghasilkan data yang urut berdasarkan kode area, dan dapat menberikan judul serta menghasilkan total dan nomor urut, seperti pada gambar dibawah:
4) Gambar 4.7 merupakan data yang sudah di kelompokkan berdasarkan kode area, total dari DPP dan PPN, nama pelanggan atau distributor masing-masing. Nama pelanggan atau distributor didapat dari Sheet “PIC” seperti pada gambar berikut:
Gambar 4.8 Data PIC (Nama pelanggan dan kota) 4.6 Analisis sistem otomatisasi data pengiriman Faktur Pajak
Sistem pada dasarnya digunakan untuk mempermudah pekerjaan, salah satunya dalam melakukan suatu pekerjaan yang dilakukan oleh Bagian Pajak, meskipun sudah menggunakan aplikasi Ms. Excel (Spreadsheet) tapi bagian pajak masih membutuhkan waktu lama. Dengan adanya aplikasi otomatisasi ini di harapkan dapat mempermudah bagian pajak dalam melakukan pekerjaan, khususnya dalam pembuatan data pengiriman faktur pajak.
Aplikasi ini di buat agar bagian pajak dapat mempersingkat waktu kerja, dengan sekali tekan “Ctrl +W” maka akan muncul InputBox lalu user dapat langsung menginput nama sheet berupa tanggal kemudian klik OK otomatis sistem akan memberikan Judul, Total, No Urut, dan membaca Nama PIC/Pelanggan. Data yang awalnya acak, akan diurutkan berdasarkan kode area,
seperti: “EGI08856214” akan masuk ke “EG” yaitu kode kota “Madiun”, dan seterusnya seperti yang dijelaskan pada Gambar 4.7 tentang hasil pengurutan data dan pengelompokan data.
