PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN
PADA PT. CENTRO INTI MEDIA, JAKARTA
Maria1), Aris Haryanto2)
1Kompterisasi Akuntansi, AMIK Pakarti Luhur
1,2Jalan Raden Saleh No. 1 Karang Tengah – Ciledug, Tangerang E-mail : [email protected]), [email protected]2)
Abstrak
Sebagai perusahaan yang bergerak dibidang jasa percetakan PT. Centro Inti Media memerlukan sistem penggajian untuk karyawannya. Proses penggajian karyawan pada PT. Centro Inti Media ini memerlukan suatu pencatatan, pengolahan, penyimpanan serta laporan tentang proses penggajian karyawan. Pada saat ini proses penggajian karyawan masih dilakukan secara manual, sederhana dan membutuhkan waktu yang lama dalam pengolahan. Oleh karena itu PT. Centro Inti Media membutuhkan sistem penggajian karyawan atau aplikasi yang terkomputerisasi dengan tujuan agar proses penggajian karyawan dapat berjalan dengan baik. Metodologi yang dipakai untuk merancang sistem tersebut adalah menganalisis sistem yang berjalan, merancang sistem baru, membuat sistem/aplikasi, dan yang terakhir menguji sistem/aplikasi yang telah dibuat. Aplikasi yang dihasilkan dalam pembuatan program ini adalah aplikasi sistem informasi penggajian karyawan pada PT. Centro Inti Media, Jakarta dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL sebagai databasenya.
Kata Kunci : Sistem Informasi Penggajian, PHP, MySQL
1. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang
Seiring dengan meningkatnya perkembangan ekonomi dalam segala bidang, maka sudah sewajarnya jika instansi dan perusahaan–perusahaan milik negara maupun swasta mengalami peningkatan disetiap sektor. Dengan adanya peningkatan tersebut perusahaan membutuhkan tenaga kerja yang disebut karyawan untuk melaksanakan kegiatan operasional pada perusahaan tersebut.
Keuntungan yang akan diperoleh perusahaan apabila menerapkan teknologi informasi secara keseluruhan dalam hal pengolahan data gaji karyawan akan menciptakan efisiensi kerja, dan meminimalkan/ mengurangi kesalahan dalam memberikan informasi dan laporan.
Pengelolaan penggajian PT. Centro Inti Media masih dilakukan secara manual dengan mencatat pada buku gaji yang ada. Sehingga sering sekali terjadi kesalahan
pada saat penghitungan dan pencatatan. Kendala lain yang sering dihadapi adalah pada sistem penyimpanan data penggajian karyawan yang tidak rapi sehingga dapat mengakibatkan data–data penggajian karyawan hilang, yang mengakibatkan pencarian data sangat lambat karena data semakin hari semakin banyak.
1.2. Masalah
Masalah yang sering terjadi di dalam sistem informasi penggajian pada PT. Centro Inti Media adalah sebagai berikut : a. Pencatatan dan penghitungan gaji
karyawan masih dilakukan secara manual sehingga sering terjadi kesalahan.
b. Penyimpanan data penggajian karyawan yang kurang rapi sehingga dapat mengakibatkan data-data menjadi hilang.
c. Pencarian data penggajian karyawan dilakukan secara manual dengan memeriksa secara satu persatu buku gaji
yang ada sehingga membutuhkan waktu yang lama dan menjadi sangat tidak efektif dan efisien.
1.3. Tujuan
Tujuan dari penelitian ini adalah agar terciptanya sistem informasi penggajian karyawan di PT. Centro Inti Media menjadi lebih efektif dan efisien, sehingga kegiatan proses penggajian menjadi lebih baik kedepannya untuk user dan perusahaan 1.4. Tinjauan Pustaka
a. Konsep Dasar Sistem Informasi
“Suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu” oleh [2].
“Informasi merupakan proses lebih lanjut dari yang sudah memiliki nilai tambah dan juga merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan dalam pengolah informasi dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi yang menerimanya” oleh [2].
“Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan” oleh [2].
b. Pengertian Gaji
“Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yag dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayarkan bedasarkan hari kerja, jam kerja ataupun jumlah satuan produk yang di hasilkan” oleh [1].
c. PHP
PHP (Hipertex Processor) adalah bahasa skrip yang dapat di tanamkan atau di sisipkan ke dalam HTML. PHP banyak di gunakan untuk memprogram situs web dinamis serta dapat di gunakan untuk membangun sebuah CMS. PHP di katakan sebagai sebuah server-side embedded script
language artinya sintaks-sintaks dan perintah yang kita berikan akan sepenuhnya dijalankan oleh server tetapi disertakan pada halaman HTML biasa. [3]
d. Database MySQL
MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL (bahasa Inggris : Database Management System) atau DBMS yang multithread, multiuser, dengan sekitar 6.000.000 instalasi di seluruh dunia. MySQL AB membuat MySQL tersedia sebagai perangkat lunak gratis dibawah lisensi GNU General Public
License (GPL), tetapi mereka juga menjual
dibawah lisensi komersial untuk kasus-kasus dimana penggunaannya tidak cocok dengan penggunaan GPL. [3]
2. METODE PENELITIAN 2.1. Kerangka Pemikiran
Gambar 1. Kerangka Pemikiran 2.2. Metode Pengumpulan Data
Berikut penjelasan dari proses pengumpulan data-data yang berkaitan dengan penelitian ini:
a. Wawancara
Pada tahapan ini proses pengumpulan data dengan cara tatap muka dengan mengajukan pertanyaan mengenai proses yang saat ini dijalankan kepada bagian HRD dan Finance.
b. Analisa Dokumen
Metode ini merupakan gambaran bagaimana dan untuk apa saja dokumen-dokumen digunakan dalam sistem penggajian.
c. Observasi
Metode ini dilakukan dengan cara melakukan pengamatan secara langsung ke objek penelitian untuk melihat dari dekat kegiatan yang dilakukan.
d. Studi Literasi
Metode ini dilakukan dengan cara mengadakan studi penelaahan terhadap buku-buku, literature-literatur, dan catatancatatan, yang ada hubungannya dengan masalah yang dipecahkan. 2.3. Tenik Analisa Data
a. Analisa Masalah
Pada tahap ini penulis Mencoba untuk memahami setiap permasalahan yang muncul pada pengguna dengan menggambarkan segala permasalahan yang ada.
b. Analisa Proses Bisnis
Pada tahapan ini merujuk pada proses bisnis yang terdapat di PT. Centro Inti Media akan digambarkan oleh penulis alur kerja (workflow) dan urutan aktifitas pada suatu proses dengan penggambaran kegiatan bisnis dengan activity diagram. c. Analisa Kebutuhan
Pada langkah ini analisa kebutuhan ditinjau dari sisi kepegawaian sebagai pengguna Sistem yang diusulan sesuai dengan kebutuhan dan informasi yang akan digunakan dijabarkan dengan use case
diagram
d. Perancangan Sistem
Pada langkah ini mengacu pada proses bisnis yang ada maka akan dibuatkan Entity
Relationship Diagram (ERD, dari ERD
yang dibuat akan ditransformasikan
menjadi Logical Record Structure (LRS), selanjutnya berdasarkan LRS yang sudah dibuat maka akan dinormalisasikan dan dibuatkan spesifikasi database dan kemudian rancangan kode, lalu setelah itu akan diinput kedalam MySql yang akan menjadi databasenya.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1. Tentang Organisasi
PT. Centro Inti Media merupakan perusahaan yang bergerak dibidang Jasa Percetakan yang berlokasi di Jalan H. Musirin I No. 32 A, RT. 005 RW. 002, Kel. Kedoya Selatan, Kec. Kebon Jeruk, Jakarta Barat 11520. Didirikan oleh Budi Santoso Prawiro bersama dengan adiknya Sri Darjanti Prawiro pada tanggal 06 Agustus 2010. Produksi yang utama adalah pencetakan berbagai macam barang cetakan seperti: Agenda, Kalender Dinding, Kalender Meja, Poster, Leaflet, Brosur,
Packaging, Annual Report, Company Profile, dan lain–lain sesuai dengan
pesanan pelanggan. 3.2. Proses Bisnis
Berikut adalah activity diagram dari sistem penggajian karyawan saat ini yang sedang berjalan berdasarkan proses bisnis yang ada pada PT. Centro Inti Media. a. Proses Pengisian Biodata Karyawan
Karyawan yang baru mulai bekerja di PT. Centro Inti Media akan diberikan formulir biodata karyawan untuk diisi. Jika formulir yang diisi sudah lengkap, maka formulir tersebut diserahkan kebagian hrd, selanjutnya formulir tersebut di input ke dalam Microsoft Excell dan kemudian formulir tersebut akan diarsipkan menjadi rekap biodata karyawan, sedangkan apabila formulir tersebut belum lengkap, maka akan dikembalikan kepada karyawan untuk dilengkapi kembali.
Gambar 2. Activity Diagram Pengisian Biodata Karyawan
b. Proses Kehadiran
Setelah formulir diisi dengan lengkap maka bagian HRD akan membuatkan kehadiran untuk karyawan tersebut. Kehadiran di PT. Centro Inti Media sudah menggunakan finger print. Berdasarkan rekap kehadiran dari finger print tersebut, bagian finance akan menggunakan rekap kehadiran untuk dasar perhitungan gaji karyawan. Rekap kehadiran tersebut kemudian diserahkan ke bagian finance.
Gambar 3. Activity Diagram Kehadiran c. Proses Pinjaman
Karyawan yang ingin melakukan mengajukan pinjaman, dapat langsung mendatangi bagian finance dengan membawa selembar kertas yang berisikan jumlah pinjaman dan berapa besar biaya angsuran dan cara pembayarannya. Apabila pinjaman tersebut disetujui, maka bagian finance akan mencatat pinjaman tersebut kedalam buku gaji dan karyawan akan langsung menerima uang pinjaman secara cash kemudian menandatangi buku gaji
sebagai bukti bahwa uang tersebut sudah diambil. Apabila tidak disetujui pinjaman tidak akan berlanjut.
Gambar 4. Activity Diagram Pinjaman d. Proses Penggajian
Setelah bagian finance menerima rekap kehadiran dari bagian hrd, maka bagian finance akan melakukan perhitungan gaji karyawan dan mencatatnya kedalam buku gaji. Setelah selesai bagian finance akan memasukan uang kedalam amplop untuk diserahkan kepada karyawan.
Gambar 5. Activity Diagram Penggajian e. Proses Laporan
Laporan penggajian yang ada hanya berupa buku gaji yang didalamnya sudah memuat rekap gaji dan rekap pinjaman karyawan dan akan diberikan kepada Direktur.
Gambar 6. Activity Diagram Laporan 3.3. Analisa Sistem
a. Use Case Diagram
Use Case Diagram sistem usulan pada
PT. Centro Inti Media adalah sebagai berikut :
1) Use Case Diagram Login
Gambar 7. Use Case Diagram Login 2) Use Case Home
Gambar 8. Use Case Diagram Home 3) Use Case Diagram Master
Gambar 9. Use Case Diagram Master
4) Use Case Diagram Transaksi
Gambar 10. Use Case Diagram Transaksi 5) Use Case Diagram Laporan
Gambar 11. Use Case Diagram Laporan 6) Use Case Diagram Exit
Gambar 12. Use Case Diagram Exit 3.4. Model Data
Gambar 13. Logical Relationsip Structure 3.5. Tampilan Layar
1. Struktur Tampilan
Gambar 14. Struktur Tampilan 2. Rancangan Layar
a) Form Login
Gambar 15. Form Login b) Halaman Utama (Home)
Gambar 16. Halaman Utama c) Form Periode
Gambar 17. Form Periode d) Form Bagian
Gambar 18. Form Bagian e) Form Karyawan
f) Form Gaji
Gambar 20. Form Gaji
g) Form Piutang Karyawan
Gambar 21. Form Piutang Karyawan h) Form Keadiran
Gambar 22. Form Kehadiran i) Form Pinjaman
Gambar 23. Form Pinjaman j) Form Slip Gaji
Gambar 24. Form Slip Gaji k) Laporan Piutang Karyawan
Gambar 25. Laporan Piutang Karyawan
l) Laporan Gaji
4. SIMPULAN
Setelah mempelajari permasalah yang dihadapi dan juga solusi pemecahan yang ditawarkan, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :
a. Sistem yang sudah terkomputerisasi dapat mempercepat proses pengolahan data penggajian di PT. Centro Inti Media.
b. Sistem yang sudah terkomputerisasi dapat meningkatkan pelayanan kepada semua pihak yang terkait didalamnya dapat terpenuhi dengan cepat dan tepat. c. Kesalahan-kesalahan yang terjadi
selama ini yang disebabkan oleh keterbatasan seperti human eror yaitu ketidaksengajaan dalam melakukan penghitungan dapat dikurangi dengan penggunaan sistem yang sudah terkomputerisasi.
d. Dengan adanya sistem yang sudah terkomputerisasi dapat mempermudah dalam pembuatan laporan yang cukup rumit dan sulit bila dilakukan secara manual.
5. DAFTAR PUSTAKA
[1] Mulyadi. 2013. Sistem Akuntasi, Jakarta; Salemba Empat..
[2] Sutabri, Tata. 2012. Konsep Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi Offset. [3] Yeni Kustiyahningsih, Anamisa. 2011,
Pemrogaman basisdata Berbasis Web Menggunakan PHP & MySQl. Yogyakarta: Graha Ilmu
