Laporan Pengembangan Manajemen Sistem Informasi
Desa Sindanglaya Kecamatan Cipanas
Kabupaten Cianjur
PROGRAM
SISTEM ADMINISTRASI PENDUDUK
(SAPDES)
Disampaikan Oleh :
Tim Pengembangan Manajemen Sistem Informasi (TPMSI)
Pemerintah Desa Sindanglaya Kecamatan Cipanas
Jl. Raya Cipanas No.144, Sindanglaya 43253 Tel. (0263) 516-130, Fax. (0263) 520-793
Daftar Isi
Daftar Isi ... i
LATAR BELAKANG ... 1
MAKSUD DAN TUJUAN ... 2
Maksud... 2
Tujuan ... 2
TIM PENGEMBANGAN MANAJEMEN SISTEM INFORMASI (TPMSI) DESA
SINDANGLAYA. ... 3
FASILITAS DAN SUMBER DAYA MANUSIA ... 3
Personal Computer (PC) dan Work Station ... 3
Personil / Operator ... 5
PROSEDUR OPERASI STANDAR (SOP)... 5
SITUS RESMI PEMERINTAH DESA SINDANGLAYA ... 6
SISTEM ADMINISTRASI PENDUDUK DESA (SAPDES)... 8
DATABASE KEPENDUDUKAN (DAFTAR KELUARGA) ... 8
DATA DASAR KELUARGA ... 9
DATA ANGGOTA KELUARGA ... 11
DATA QUERY... 13
PELAPORAN ... 13
REGISTRASI SURAT-MENYURAT ... 15
PENUTUP... 17
LATAR BELAKANG
Sebagaimana dimaklumi bahwa pemerintah Desa sebagai lembaga otonom dibawah pemerintah Kabupaten memiliki peran yang strategis selain sebagai pendukung jalannya roda pemerintahan dengan berbagai kebijakannya juga sebagai sentra pelayanan masyarakat terdepan yang langsung berhadapan dengan kepentingan masyarakat secara luas.
Sebagai bagian pelaksana kebijakan pemerintah yang langsung berhadapan dengan kepentingan masyarakat, tentu saja peran pemerintah Desa menjadi sangat strategis karena pemerintah Desa juga berperan sebagai sumber data yang vital baik menyangkut masalah kependudukan, sosial budaya, keamanan dan lain sebagainya yang langsung maupun tidak turut mempengaruhi pada pembuatan kebijakan dan keputusan pemerintah daerah maupun pusat.
Tidak jarang kebijakan yang dibuat oleh pemerintah pusat dan pemerintah daerah terkesan salah sasaran dan tidak efektif pelaksanaannya di lapangan, hal ini mungkin terjadi disebabkan oleh minimnya informasi / data yang dibutuhkan pemerintah dalam memetakan kebutuhan dan persoalan masyarakat di lapangan serta sistem pelaporan yang kurang efektif dan efisien. Pemerintah Desa yang selama ini menjadi sumber data awal yang dimanfaatkan oleh pemerintah justru pada umumnya belum memiliki kemampuan untuk menyajikan data yang akurat, terpercaya dan dapat dipertanggung jawabkan, padahal selama ini pemerintah Desa berkewajiban menyampaikan laporan baik yang bersifat rutin maupun Profil Desa dan Potensi Desa, belum lagi membantu petugas lapangan dari BPS, BKKBN dan dinas / instansi terkait lainnya dimana semua data / informasi yang didapat ditujukan untuk memetakan dan memproyeksikan kondisi, kebutuhan rakyat, penanganan masalah dan solusinya.
Berkenaan dengan hal tersebut serta didasarkan pada perkembangan zaman saat ini dimana pemerintah melalui Instruksi Presiden RI No. 3 Tahun 2003 telah mengisyaratkan penerapan Teknologi Informasi sebagai bentuk kebijakan menuju e-government sampai pada tingkat Kabupaten dan Kota serta Keputusan Men.Pan No : KEP/25/M.PAN/2/2004 Tentang Pedoman Umum Penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat Unit Pelayanan Instansi Pemerintah. Pemerintah Desa Sindanglaya sebagai bagian dari pemerintah Kabupaten Cianjur merasa terpanggil untuk mendukung tercapainya tujuan tersebut dengan cara memberdayakan dan memaksimalkan fungsi
startegisnya melalui terapan Aplikasi Basis Data Kependudukan Tingkat Desa serta membuka akses melalui situs internet yang saat ini sudah bisa dimanfaatkan oleh masyarakat pengguna baik Nasional maupun Internasional yang membutuhkan informasi dan data sehingga diharapkan pada tahun mendatang Desa Sindanglaya mampu menjadi penyedia data yang akurat serta siap menjadi Desa On-Line pertama di Indonesia.
MAKSUD DAN TUJUAN
M aksud
Memberdayakan peran strategis pemerintah Desa baik dalam fungsi pelayanan publik maupun penyedia data melalui pemanfaatan Teknologi Informasi di sekretariat dan penayangan Informasi / data secara luas melalui media internet.
Tujuan
Tercapainya modernisasi di tingkat pelayanan publik serta penanganan manajemen berbasis Database sampai ke tingkat Desa akan berpengaruh besar pada peningkatan pencapaian Indeks Pembangunan Manusia (IPM), disamping itu akan tercapai pula tujuan-tujuan strategis seperti :
Peningkatan kemampuan dan pemberdayaan Sumber Daya Manusia (SDM) yang menguasai teknologi di tingkat Desa khususnya dalam pemanfaatan teknologi informasi. Di masa mendatang akan terjadi seleksi alamiah terhadap kualitas apatur Pemerintah Desa disesuaikan dengan kebutuhan pemanfatan teknologi.
Mengarahkan Pemerintah Desa untuk mampu bertindak sebagai penyedia data yang akuntabel sehingga dengan akurasi data tersebut bisa dimanfaatkan oleh pemerintah dan masyarakat luas dengan lebih baik.
Pencapaian tingkat kinerja pelayanan publik yang lebih efisien dan efektif sehingga masyarakat bisa lebih terlayani.
Tujuan akhir adalah peningkatan Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) sesuai prinsip pelayanan yang “ relevan, valid dan reliabel ”.
TIM PENGEMBANGAN MANAJEMEN SISTEM
INFORMASI (TPMSI) DESA SINDANGLAYA.
Dalam rangka mempercepat pencapaian maksud dan tujuan pengembangan manajemen system informasi di sekretariat, Pemerintah Desa Sindanglaya telah membentuk TPMSI (Tim Pengembangan Manajemen Sstem Informasi) yang dikuatkan dengan Surat Keputusan Kepala Desa Sindanglaya No : 145/01/KEP/2005 dengan tugas pokok sebagai berikut :
1. Pembuatan dan pengembangan Aplikasi Database di sekretariat.
2. Pembinaan dan pelatihan terhadap unsur pelaksana / operator pelayanan di sekretariat.
3. Pengelolaan situs resmi http://www.sindanglaya.go.id. milik Pemerintah Desa Sindanglaya.
4. Pusat penyampaian Informasi (Information center).
Dengan demikian kontinuitas program pengembangan manajemen ini bisa terlaksana secara profesional dan berkesinambungan sesuai dengan kebutuhan.
FASILITAS DAN SUMBER DAYA MANUSIA
Personal Computer (PC) dan Work Station
Untuk mendukung program tahap pertama pengembangan manajemen system informasi dalam ruang lingkup sekretariat sejak tahun 2004 telah terpasang jaringan Local Area Network (LAN) yang menghubungkan 5 Personal Computer (PC) untuk pelayanan masyarakat dan 2 diantaranya ofline (fasilitas LAN akan terus dikembangkan terhadap seluruh PC yang ada di sekretariat) sehingga akses sharing data bisa lebih memudahkan operator dalam kegiatan pelayanan serta memudahkan Administrator dalam pengawasan Database.
Walaupun peralatan Komputer yang digunakan di sekretariat Desa Sindanglaya masih sangat standar tapi pemanfaatannya sudah mampu memenuhi kebutuhan dan berfungsi dengan baik. Seiring dengan peningkatan kebutuhan aplikasi, dimasa datang diperlukan rencana (planning) untuk peremajaan peralatan dan perangkat pendukungnya sehingga nilai pemanfaatannya bisa lebih maksimal.
Bantuan Pemerintah Kabupaten Cianjur berupa satu unit komputer (Th. 2003) yang kami terima tentu memiliki arti besar mengingat kapabilitasnya lebih baik khususnya untuk pelayanan Work Station serta kemampuannya dalam sharing database, untuk itu kami sangat berterima kasih semoga program bantuan ini bisa berkelanjutan seiring dengan kebutuhan.
Personil / Operator
Salah satu persoalan yang seringkali dianggap kendala untuk pemanfaatan teknologi Informasi di tingkat Desa adalah keterbatasan kemampuan Sumber Daya Manusia dalam hal ini Aparatur Desa menyangkut faktor usia serta pendidikannya. Dari hasil pengamatan kami di lapangan hal tersebut bukanlah kendala untuk penerapan Teknologi Informasi di Desa, walaupun tentu saja akan lebih efektif apabila standar pendidikan aparatur Desa ini minimal tamatan SLTA namun demikian dengan pengkondisian serta memotivasi mereka untuk mampu beradaptasi terhadap penerapan system terkomputerisasi apalagi didukung oleh system Aplikasi yang lebih memudahkan mereka, aparat Desa Sindanglaya khususnya operator pelayanan di sekretariat saat ini telah bisa memberikan pelayanan dengan menggunakan komputer sekaligus memanfaatkan database kependudukan untuk mendukung pelaporan.
Kami optimis apabila kita bisa lebih memberdayakan Sumber Daya Manusia (SDM) ini dengan lebih baik serta didukung oleh pembinaan dan pelatihan secara berkesinambungan tentu akan lebih berdaya guna dalam mendukung setiap program dan kebijakan pemerintah.
PROSEDUR OPERASI STANDAR (SOP)
Untuk memastikan bahwa system dan peralatan beroperasi sesuai dengan yang diharapkan tentu saja perlu didukung oleh keberadaan prosedur standar penanganan sehingga apabila terjadi masalah baik yang bersifat internal seperti kerusakan pada PC atau system Crash maupun eksternal seperti musibah kebakaran kantor, banjir dan lain sebagainya Operator dari level user sampai administrator mampu bertindak efektif sehingga tidak menghambat pelayanan maupun pelaporan. Keberadaan Standard Operation Procedure (SOP) merupakan kebutuhan bagi sebuah lembaga khususnya yang melakukan olah data mengingat selain memastikan lancarnya seluruh system dan peralatan yang digunakan juga melakukan backup data secara kontinyu sehingga data penting dan bernilai bisa terpelihara dengan baik dan aman.
SITUS RESMI PEMERINTAH DESA SINDANGLAYA
Teknologi informasi yang bisa dimanfaatkan saat ini salah satunya adalah media internet dimana Pemerintah Desa Sindanglaya sejak tahun 2004 telah memanfaatkan fasilitas ini di http://www.sindanglaya.go.id sebagai satu-satunya situs resmi milik Pemerintah Desa di Indonesia.
Gambar 2 - Tampilan Situs Resmi Desa Sindanglaya
Mengingat aksebiltasnya yang tinggi sebagai sarana efektif untuk penyampaian informasi dan data secara luas hingga ke manca negara tentu saja media ini memiliki nilai yang strategis, untuk itu kami terus berupaya untuk lebih menajamkan fungsi dan manfaat situs kami dengan menyesuaikan tampilan dan konten yang ada sehingga selama tiga tahun ini kami melakukan perubahan tampilan dari versi I, II dan kini versi III (dalam tahap pengembangan) .
Gambar 3 - sindanglaya.go.i d Versi 2
Gambar 4 : sindanglaya.go.i d Versi 3
Disamping itu, kami juga telah berkoordinasi dengan Kementerian Komunikasi dan Informartika Republik Indonesia bagian Pengembangan Media Baru mengenai system
penamaan Domain situs untuk Pemerintah dibawah Kabupaten / Kota. Dimana saat ini pemerintah, melalui Departemen Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia tengah mengatur dan menyiapkan petunjuk pelaksanaan (juklak) penerapan aplikasi teknologi termasuk system penamaan Domain tersebut yang nantinya akan disesuaikan.
Pemanfaatan media internet untuk menyampaikan informasi mengenai pemerintahan Desa ini dimasa mendatang harus juga berfungsi dan dimanfaatkan untuk penyampaian laporan umum perkembangan Desa yang tentunya dapat dimanfaatkan oleh berbagai kalangan baik pemerintah maupun masyarakat secara umum tanpa terhalang jarak dan waktu. Bisa dibayangkan apabila Cianjur selatan yang selama ini terhambat oleh minimnya infra struktural bisa tereksplorasi melalui media internet tentu potensinya akan menarik para investor untuk mengembangkannya.
SISTEM ADMINISTRASI PENDUDUK DESA (SAPDES)
DATABASE KEPENDUDUKAN (DAFTAR KELUARGA)
Salahsatu kendala dalam hal pengelolaan data di tingkat pemerintahan desa adalah karena belum adanya system yang efektif yang memberikan kemudahan baik untuk olah data maupun pelaporan. Selama ini pengelolaan data masih dilakukan dengan cara manual melalui berbagai format yang dikeluarkan oleh pemerintah, misalkan saja untuk data kependudukan kita gunakan buku model B dimana petugas harus mengentry data penduduk satu-persatu kedalamnya. Apabila ditinjau dari populasi penduduk yang masih sedikit tentu kegiatan ini masih bisa dilakukan, namun ketika populasi penduduk ini telah mencapai puluhan ribu tentu sudah dapat dibayangkan betapa sulitnya mendokumentasikan data penduduk sebanyak itu kedalam sebuah buku yang harus di tulis, belum lagi untuk kepentingan editing mutasi data dan sebagainya.
Sejalan dengan kemajuan teknologi, pemerintah memang telah mengupayakan untuk pendokumentasian data penduduk ini melalui system terkomputerasi yang dilanjutkan dengan pelayanan kartu KK dan KTP dalam hal ini Sistem Informasi Administrasi
masih tidak efektif dan efisien mengingat pada akhirnya keberadaan database baik yang ada di Dinas Kependudukan ataupun di Kecamatan hanya bisa dimanfaatkan untuk outprint kartu KK dan KTP semata, sehingga ketika kita membutuhkan data untuk kepentingan sensus atau Pemilu database ini tidak bisa dimanfaatkan secara optimal. Berkenaan dengan hal itu sejak tahun 2005 kami telah mengupayakan pembuatan Aplikasi Database Kependudukan yang sampai saat ini terus dikembangkan melalui aplikasi Sistem Database Terintegrasi (Integrated Database System) yang tujuannya tiada lain untuk memudahkan kami dalam mengelola data kependudukan sekaligus kemudahan untuk mendukung pelaporan.
Saat ini aplikasi SAPDES masih dalam tahap uji coba dan pengembangan (trial and development) khususnya untuk melihat stabilitas sistem dan hambatan-hambatan lainnya, namun secara umum aplikasi ini sudah berjalan dan bisa dimanfaatkan untuk entry data, selain itu untuk fungsi pelaporan berbasis database pun sudah berjalan sebagaimana yang diharapkan. Berikut ini salahsatu contoh daftar keluarga yang terdapat di database dimana nama Kepala Keluarga menjadi kunci utama, selain dari nomor KK tentunya.
DATA DASAR KELUARGA
Apabila mengacu pada kepentingan pengumpulan data kependudukan, informasi mengenai keluarga tentu harus lengkap dan mampu menyampaikan informasi secara utuh mengenai satu keluarga (Permendagri No. 12 Tahun 2007), namun tentunya informasi yang dimuat harus juga mengacu pada situasi dan kondisi masyarakat dimana nilai-nilai privasi dan kerahasiaan perlu dihormati dan dijunjung tinggi. Berkenaan dengan hal tersebut maka informasi dalam Data Dasar Keluarga, kami batasi untuk informasi-informasi seperti :
1. Kondisi dan sarana standar Rumah yang ditinggali 2. Kepemilikan lahan dan pemanfaatannya
3. Penghasilan dan Pengeluaran Keluarga 4. Kepemilikan Kendaraan
5. Program Bantuan Pemerintah yang didapat
Untuk kepentingan pengumpulan data keluarga, selain dari hasil sensus local yang kami lakukan (Tahun 2010) sejak tahun 2011 Kecamatan Cipanas mengembangkan
pelayanan KK/KTP online sampai tingkat Desa, salah satunya Desa Sindanglaya sehingga kami bisa mendapatkan data dari program SIAK.
Informasi yang didapat dari Data Dasar Keluarga ini kami anggap cukup untuk merepresentasikan kondisi masing-masing keluarga di Desa Sindanglaya. Dari estimasi jumlah KK di Desa Sindanglaya sebanyak 4.518 KK saat ini telah dientry kedalam database banyak 3.582 KK dan sisanya masih dalam tahap pengumpulan data.
Gambar 4 - Tampilan Data Dasar Keluarga
Selain untuk kepentingan database penduduk tetap juga database ini memuat juga penduduk musiman atau pendatang yang tidak memiliki surat pindah ke Desa Sindanglaya, dengan demikian diupayakan pada tahun-tahun yang akan datang akan terdapat kejelasan mana penduduk yang memang resmi sebagai warga Desa Sindanglaya dan mana yang bukan. Selama ini karena masyarakat menganggap enteng masalah administrasi kependudukan tidak jarang warga Negara yang menurut Undang-undang hanya boleh memiliki satu KTP ternyata bisa memiliki dua atu lebih KTP dengan alamat berbeda-beda.
DATA ANGGOTA KELUARGA
Untuk data anggota keluarga informasi yang disampaikan disesuaikan dengan kebutuhan sesuai dengan standar pada KK, hanya informasi kesukuan kami tambahkan untuk memudahkan kami melihat sebaran penduduk berdasarkan suku yang tinggal di Desa Sindanglaya.
Gambar 5 - Tampilan Data Anggota Keluarga
Dari tampilan data anggota keluarga diatas, operator sesuai level aksesnya dapat melakukan edit, memberikan layanan surat dan dokumen, mutasi ke KK baru ataupun pindah.
Untuk kepentingan dokumentasi dan atau layanan KTP, setiap data anggota keluarga diharapkan memiliki photo sehingga masyarakat tidak lagi selalu harus menyiapkan Photo setiap mengurus kebutuhan surat menyurat, kecuali untuk updating Photo terkini paling lama 5 tahun. Lebih lanjut diharapkan sesuai dengan program permerintah dalam pembuatan E-KTP Finger Print penduduk harus bisa juga didokumentasikan.
DATA QUERY
Untuk memudahkan dalam pencarian data warga masyarakat, aplikasi SAPDES telah menyiapkan system Query dimana pencarian diklasifikasikan kedalam beberapa kriteria misalkan NIK, nama, jenis kelamin, pekerjaan, agama dan status warga yang dicari termasuk database photo masyarakat sehingga pencarian tidak perlu dilakukan melalui pencarian manual di database penduduk.
PELAPORAN
Dalam rangka mendukung fungsi pelaporan rutin kependudukan, aplikasi database ini menyediakan fasilitas pelaporan dengan kriteria :
1. Daftar Penduduk
2. Populasi Penduduk Berdasarkan Usia 3. Populasi Penduduk Berdasarkan Pendidikan 4. Populasi Penduduk Berdasarkan Pekerjaan 5. Populasi Penduduk Berdasarkan Agama 6. Data Kelompok Usia Tunggal
7. Data Akseptor
8. Jumlah penerima Bantuan Program pemerintah 9. Status Perkawinan
10. Daftar Nama Hak Pilih
dimana data yang dilaporkan diambil dari hasil olah database sehingga dengan demikian data yang dilaporkan benar-benar akurat berdasarkan catatan penduduk di database.
Hasil dari olah pelaporan database ini nantinya akan dijadikan laporan resmi pemerintah Desa Sindanglaya ke pemerintah sekaligus diunduh (upload) ke situs resmi Desa Sindanglaya dengan demikian masyarakat luas dapat melihat perkembangan penduduk secara update dan dapat di cari berdasarkan bulan dan tahun yang diinginkan.
Gambar 10 – Laporan Mata Pencaharian Penduduk
REGISTRASI SURAT-MENYURAT
Sebagaimana telah disinggung diatas bahwa untuk memudahkan pelayanan kepada masyarakat dalam hal pelayanan surat-menyurat maka nantinya hanya warga masyarakat yang telah terdata dalam database yang bisa dilayani keperluan surat-menyuratnya kecuali untuk beberapa kasus yang mendapat pengecualian. Untuk kepentingan tersebut maka setiap surat yang dikeluarkan akan teregistrasi secara otomatis melalui database lengkap dengan operator yang mencetak surat tersebut yang selanjutnya nomor register akan ter-reset setiap pergantian tahun. Melalui registrasi ini tentunya akan tercapai efisiensi dan efektivitas pelaporan karena tidak lagi membutuhkan banyak buku register yang biasanya tercecer.
PENUTUP
Dari seluruh kegiatan yang telah dilaksanakan oleh Pemerintah Desa Sindanglaya melalui Tim Pengembangan Manajemen Sistem Informasi (TPMSI) tentu masih banyak kekurangannya, namun tentunya hal tersebut bukanlah kendala untuk terus berupaya mengembangkan manajemen pemerintahan desa sesuai dengan tuntutan kemajuan zaman.
Harapan kami tidak lain dengan pengembangan system manajemen di pemerintahan Desa ini akan memberikan manfaat baik bagi kami, pemerintah maupun masyarakat sehingga peran strategis pemerintah desa bisa benar-benar optimal sesuai dengan yang diharapkan.
Mungkin bukan mustahil apabila dikemudian hari batas wilayah dan batas waktu bukan lagi kendala bagi kita untuk mengekplorasi kekayaan dan potensi wilayah Cianjur sampai ke pelosok, dan saat ini kami merintis untuk mewujudkannya.
Dalam kesempatan ini kami mengucapkan terima kasih kepada Bapak Camat Cipanas dan jajarannya yang telah membimbing dan mengarahkan kami dalam penyempurnaan database ini juga kepada semua pihak yang telah membantu terwujudnya terapan Teknologi Informasi di Desa Sindanglaya ini semoga curahan tenaga dan pikiran kita memiliki nilai positif dan bernilai ibadah, amiin.
Akhirnya demikian laporan yang dapat kami sampaikan mohon kirnya menjadi maklum.
Sindanglaya, 20 September 2011 KEPALA DESA SINDANGLAYA
