BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN. suatu sarana, sistem atau program yang dirancang untuk memberikan informasi

(1)

40 BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru dan Pembayaran Angsuran adalah suatu sarana, sistem atau program yang dirancang untuk memberikan informasi dan mengelola data yang berhubungan dengan pendaftaran dan pembayaran baik berupa informasi data calon siswa, data pembayaran dan informasi penting lainnya. Sistem informasi ini membantu mempermudah bagi calon siswa untuk mendaftar serta pembayaran dan juga memudahkan bagian administrasi dan manajemen yang berwenang untuk mengelola data-data yang ada di LPK Aisyah Bogor seperti data calon siswa dan data pembayaran. Setiap pihak yang menggunakan sistem ini mempunyai hak akses yang berbeda-beda sesuai kebutuhan dan kepentingan dari pengguna sistem tersebut.

Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru dan Pembayaran Angsuran yang sudah di bahas sebelumnya sudah cukup baik dan sudah merupakan sistem prosedur yang banyak di terapkan di Lembaga Pendidikan Keterampilan pada umumya. Akan tetapi masih terdapat kekurangan dan kelemahan dari sistem yang sudah berjalan tersebut.

Maka dengan ini penulis mencoba untuk merancang suatu sistem usulan pada proses Penerimaan Siswa Baru dan Pembayaran Angsuran dengan menggunakan teknologi sistem komputerisasi, pada sistem usulan ini tidak banyak mengalami perubahan dari sistem berjalan yang ada. Sistem usulan ini merupakan pengembangan dari sistem berjalan yang masih manual menjadi sistem yang

(2)

terkomputerisasi. Dengan peralihan perancangan ini diharapkan dapat membantu semua pihak yang terlibat di LPK Aisyah Bogor untuk mengelola data lebih baik dan juga di harapkan dapat mengatasi permasalahan yang ada untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Prosedur sistem informasi Penerimaan Siswa Baru dan Pembayaran Angsuran yang di usulkan pada LPK Aisyah Bogor adalah sebagai berikut :

1. Prosedur Pengolahan Data

Admin menginput data jurusan, lalu di simpan di file kursus, selanjutnya menginput data kategori jurusan, kemudian disimpan di file kategori, lalu admin menginput data jadwal dan disimpan di file jadwal.

2. Prosedur Penerimaan Siswa

Calon siswa menginput data calon siswa dengan memilih jurusan yang didapat dari file kursus, kemudian memilih kategori yang didapat dari file kategori dan jadwal yang didapat dari file jadwal dan di simpan di file pendaftaran, setelah mendaftar maka siswa akan mendapatkan data notifikasi / pemberitahuan yang berisi kode formulir, no. rekening masing – masing bank untuk di tujukan kepada kantor LPK Aisyah Bogor dan nominal yang harus di bayar.

3. Prosedur Pembayaran Awal

Calon siswa melakukan transfer sesuai dengan nomor formulir dan nomor. rekening, kemudian calon siswa memberikan struk pembayaran awal kepada admin, kemudian admin menginput data struk pembayaran

(3)

awal dan di simpan di file pembayaran awal, setelah selesai menginput pembayaran awal kemudian admin mengolah data calon siswa dengan cara memasukkan kode formulir dari file pendaftaran, maka dari itu calon siswa sudah menjadi siswa dan di simpan di file siswa, lalu siswa tersebut mendapatkan kartu anggota dan kartu absen.

4. Prosedur Angsuran

Setiap bulan siswa membayar angsuran selanjutnya dengan melakukan transfer, dan bukti transfernya atau struk angsuran di berikan kepada admin dan di input dengan cara memasukkan kode siswa dari file siswa dan di simpan di file angsuran.

5. Prosedur Laporan

Bagian manajemen membuat laporan data siswa, laporan data pembayaran awal dan laporan monitoring data angsuran, berdasarkan data siswa dan data pembayaran awal serta data angsuran, kemudian hasil laporan tersebut di berikan kepada pemilik.

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan

Diagram Alir Data Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru dan Pembayaran Angsuran pada sistem usulan adalah sebagai berikut :

(4)

a. Diagram Konteks

Gambar IV.1. Diagram Konteks Sistem Usulan

(5)

b. Diagram Nol

Gambar IV.2. Diagram Nol Sistem Usulan

(6)

c. Diagram Detail

Gambar IV.3. Diagram Detail Proses 3 Sistem Usulan

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

Kamus Data menggambarkan data yang mengalir dari suatu proses keproses lainnya, dari entitas luar ke proses atau dari proses ke entitas luar. Arus data dari entitas luar ke dalam proses atau sistem biasanya berupa dokumen atau bukti pencatatan. Berikut ini merupakan kamus data sistem usulan :

1. Kamus Data Dokumen Masukan

a. Nama Arus Data : Data Kategori Jurusan

Alias : -

Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Admin - Proses 1.0

Proses 1.0 - File Kat. Jurusan Penjelasan : Untuk mengetahui data manajemen Periode : Setiap ada bagian manajemen baru

(7)

Volume : Satu Lembar

Struktur Data : Header + Isi + Footer Header = Judul

Isi = Kode_Kategori + Nama_Ketegori + Penjelasan

Footer = - b. Nama Arus Data : Data Kursus

Alias : -

Bentuk Data : Cetakan Kertas Arus Data : Admin - Proses 1.0

Proses 1.0 - File Kursus

Penjelasan : Untuk mengetahui data jurusan Periode : Setiap ada penerimaan siswa baru Volume : (-+) Sepuluh kali dalam sebulan Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Logo + Judul Isi = No + Jurusan Footer = Keterangan c. Nama Arus Data : Data Jadwal

Alias : -

Bentuk Data : Cetakan Kertas Arus Data : Admin - Proses 1.0

Proses 1.0 - File Jadwal Penjelasan : Untuk mengetahui data jadwal

(8)

Periode : Setiap ada penerimaan siswa baru Volume : (-+) Sepuluh kali dalam sebulan Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Logo + Judul

Isi = No + Jadwal + Tanggal Footer = Keterangan

d. Nama Arus Data : Data Calon Siswa Alias : -

Bentuk Data : Form

Arus Data : Calon Siswa - Proses 2.0 Proses 2.0 - File Pendaftaran Penjelasan : Sebagai data siswa mendaftar Periode : Setiap ada penerimaan siswa baru Volume : (-+) Sepuluh kali dalam sebulan Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Judul

Isi = Kode_Formulir + Tanggal + Nama_Lengkap + Tempat_Lahir +

Tanggal_Lahir +

Jenis_Kelamin + Alamat_Lengkap + Agama + Status + Pekerjaan + No_Telp + Kode_Jurusan +

Kode_Jadwal

Footer = Tanggal + TTD_Calon_Siswa

(9)

e. Nama Arus Data : Data Struk Pembayaran Awal Alias : -

Bentuk Data : Program Pembayaran Bank / Cetakan Kertas Arus Data : Calon Siswa - Proses 3.0

Proses 3.0 - File Pembayaran Awal Penjelasan : Sebagai bukti pembayaran awal Periode : Setiap ada pembayaran

Volume : (-+) Sepuluh kali dalam sebulan Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Logo + Nama + Tanggal + Waktu + Alamat

Isi = No_Urut + Nama_Tujuan + Kode_

Formulir + Jumlah Footer = Keterangan

f. Nama Arus Data : Data Struk Angsuran Alias : -

Bentuk Data : Program Pembayaran Bank / Cetakan Kertas Arus Data : Siswa - Proses 4.0

Proses 4.0 - File Angsuran

Penjelasan : Sebagai bukti pembayaran angsuran Periode : Setiap ada pembayaran

Header = Logo + Nama + Tanggal + Waktu

(10)

+ Alamat

Isi = No_Urut + Nama_Tujuan + Kode_

Siswa + Jumlah Footer = Keterangan 2. Kamus Data Dokumen Keluaran

a. Nama Arus Data : Data Notifikasi Alias : -

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus Data : Proses 2.0 - Calon Siswa Penjelasan : Untuk mengetahui data pemberitahuan

pembayaran

Periode : Setiap calon siswa baru

Volume : (-+) Sepuluh kali dalam sebulan Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Logo + Judul

Isi = Kode_Formulir + No_Rekening + Jumlah

Footer = Keterangan b. Nama Arus Data : Kartu Anggota

Alias : -

Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Proses 3.0 - Siswa

Penjelasan : Sebagai bukti telah menjadi siswa Periode : Setiap siswa baru

(11)

Header = Logo + Nama_LPK + Alamat Isi = NIS + Foto + Nama + Jurusan +

Alamat_Siswa

Footer = Keterangan c. Nama Arus Data : Kartu Absen

Alias : -

Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Proses 3.0 - Siswa

Penjelasan : Untuk mengetahui kehadiran Periode : Setiap siswa baru

Header = Logo + Judul + Nama + Telpon + Alamat + Program + Jurusan Isi = No + Tanggal + Paraf Footer = -

d. Nama Arus Data : Laporan Data Siswa Alias : -

Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : File Siswa – Proses 5.0

Proses 5.0 - Pemilik

Penjelasan : Sebagai laporan data siswa baru perbulan

(12)

Periode : Setiap bulan

Volume : Satu kali dalam satu bulan Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Logo + Nama_LPK + Alamat +

Judul

Isi = Bulan + No + NIS +

Nama_Lengkap + Jenis_Kelamin +

Tanggal_Masuk + Jurusan

Footer = Tanggal + TTD e. Nama Arus Data : Laporan Data Pembayaran Awal

Alias : -

Arus Data : File Pembayaran Awal - Proses 5.0 Proses 5.0 - Pemilik

Penjelasan : Sebagai laporan data pembayaran awal Periode : Setiap bulan

Judul

Isi = Bulan + No + Kode_Formulir +

Nama_Lengkap + Jumlah +

Keterangan Footer = Tanggal + TTD

(13)

f. Nama Arus Data : Laporan Monitoring Data Angsuran Alias : -

Arus Data : File Angsuran - Proses 5.0 Proses 5.0 - Pemilik

Penjelasan : Sebagai laporan data pembayaran angsuran Periode : Setiap bulan

Judul

Isi = Bulan + No + NIS +

Nama_Lengkap +

Angsuran_Pembayaran [1 + 2 + 3 +

4 + 5 + 6]

Footer = Tanggal + TTD

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

Bentuk dokumen dari sistem usulan ini terdiri dari dokumen masukan dan dokumen keluaran, diantaranya :

(14)

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan yang digunakan pada sistem usulan adalah : 1. Nama Dokumen : Data Kategori Jurusan

Fungsi : Untuk mengetahui data kategori jurusan Sumber : Bagian manajemen

Tujuan : Admin

Media : Cetakan kertas

Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap pemilihan kategori jurusan

Bentuk : Lampiran C-1

2. Nama Dokumen : Data Jurusan

Fungsi : Untuk mengetahui data jurusan

Sumber : Admin

Tujuan : Admin

Frekuensi : Setiap ada penerimaan siswa baru

3. Nama Dokumen : Data Jadwal

Fungsi : Untuk mengetahui data manajemen

Sumber : Admin

Tujuan : Admin

(15)

4. Nama Dokumen : Data Calon Siswa

Fungsi : Untuk mengetahui data calon siswa

Sumber : Calon Siswa

Tujuan : Admin

Media : Form

Jumlah : Satu halaman

5. Nama Dokumen : Data Struk Pembayaran Awal Fungsi : Sebagai bukti pembayaran awal

Sumber : Calon Siswa

Tujuan : Admin

Media : Cetakan Kertas

Jumlah : Satu halaman

Frekuensi : Setiap ada pembayaran

6. Nama Dokumen : Data Struk Angsuran

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran angsuran

Sumber : Siswa

Tujuan : Admin

(16)

Frekuensi : Setiap ada siswa baru

4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran yang digunakan pada sistem usulan adalah : 1. Nama Dokumen : Data Notifikasi

Fungsi : Untuk mengetahui data pemberitahuan pembayaran

Sumber : Admin

Tujuan : Calon Siswa

Frekuensi : Setiap ada pembayaran

Bentuk : Lampiran D-1

2. Nama Dokumen : Kartu Anggota

Fungsi : Sebagai bukti telah menjadi siswa

Sumber : Admin

Tujuan : Siswa

3. Nama Dokumen : Kartu Absen

Fungsi : Sebagai bukti kehadiran siswa

Sumber : Admin

(17)

Tujuan : Siswa

4. Nama Dokumen : Laporan Data Siswa Fungsi : Sebagai laporan data siswa Sumber : Bagian manajemen

Tujuan : Pemilik

Frekuensi : Setiap bulan

5. Nama Dokumen : Laporan Data Pembayaran Awal Fungsi : Sebagai laporan data pembayaran awal Sumber : Bagian manajemen

Tujuan : Pemilik

6. Nama Dokumen : Laporan Monitoring Data Angsuran Fungsi : Sebagai laporan data pembayaran angsuran Sumber : Bagian manajemen

(18)

Tujuan : Pemilik

4.5.3. Entity Relationship Diagram

Penggambaran proses relasi yang telah dibuat pada diagram alir data yang telah dikembangkan kembali ke dalam bentuk Entity Relationship Diagram, sehingga hubungan antar entity yang satu dengan entity yang lainnya dapat terlihat dan melibatkan rancangan field - field di dalam database. Berikut adalah ERD yang dibuat untuk Sistem Penerimaan Siswa Baru dan Pembayaran Angsuran Pada LPK Aisyah Bogor :

(19)

a. Entity Relationship Diagram (ERD)

Gambar IV.4. Entity Relationship Diagram Sistem Usulan Keterangan : Pem = Pembayaran, Tgl = Tanggal,

No_Telp = Nomor Telpon

(20)

b. Logical Structure Record (LRS)

Gambar IV.5. Logical Structure Record Sistem Usulan

Keterangan : PK = Primary Key, FK = Foreign Key, Pem = Pembayaran 4.5.4. Spesifikasi File

Adapun spesifikasi file yang digunakan dalam perancangan program Penerimaan Siswa Baru dan Pembayaran Angsuran adalah sebagai berikut :

1. Spesifikasi File Kategori Nama File : Kategori

Akronim : Kategori Jurusan

(21)

Fungsi : Untuk menyimpan data kategori jurusan Tipe File : File Master

Organisasi File : Index Sequential Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang Record : 105 byte Kunci Field : Kode_Kategori Software : Microsoft Acces 2010

Tabel IV.1. Tabel Kategori

No Nama Field Akronim Type Panjang Keterangan

1 Kode Kategori Kode_Kategori Text 5 Primary Key

2 Nama Kategori Nama_Kategori Text 50

3 Penjelasan Tempat_Lahir Text 50

2. Spesifikasi File Kursus Nama File : Kursus

Akronim : Kursus

Fungsi : Untuk menyimpan data kursus Tipe File : File Master

Media : Harddisk

Panjang Record : 39 byte Kunci Field : Kode_Kursus

Software : Microsoft Acces 2010

(22)

Tabel IV.2. Tabel Kursus

1 Kode Kursus Kode_Kursus Text 4 Primary Key

2 Nama Jurusan Nama_Jurusan Text 25

3 Kode Jadwal Kode_Jadwal Text 5 Foreign Key

4 Kode Kategori Kode_Kategori Text 5 Foreign Key

3. Spesifikasi File Jadwal Nama File : Jadwal

Akronim : Jadwal

Fungsi : Untuk menyimpan data jadwal siswa Tipe File : File Master

Media : Harddisk

Panjang Record : 15 byte Kunci Field : Kode_Jadwal

Software : Microsoft Acces 2010 Tabel IV.3. Tabel Jadwal

1 Kode Jadwal Kode_Jadwal Text 5 Primary Key

2 Hari Hari Text 10

3 Tanggal Tanggal Date/Time

4. Spesifikasi File Pendaftaran Nama File : Pendaftaran Akronim : Pendaftaran

Fungsi : Untuk menyimpan data diri siswa baru

(23)

Tipe File : File Transaksi Organisasi File : Index Sequential Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang Record : 374 byte Kunci Field : Kode_Formulir Software : Microsoft Acces 2010

Tabel IV.4. Tabel Pendaftaran

1 Kode Formulir Kode_Formulir Text 6 Primary Key

2 Tanggal Tanggal Date/Time

3 Nama Lengkap Nama_Lengkap Text 50

4 Tempat Lahir Tempat_Lahir Text 30

5 Tanggal Lahir Tanggal_Lahir Date/Time

6 Jenis Kelamin Jenis_Kelamin Text 12

7 Alamat Lengkap Alamat_Lengkap Text 200

8 Agama Agama Text 12

9 Status Status Text 10

10 Pekerjaan Pekerjaan Text 30

11 No. Telp No_Telp Text 15

12 Kode Kursus Kode_Kursus Text 4 Foreign Key

13 Kode Jadwal Kode_Jadwal Text 5 Foreign Key

5. Spesifikasi File Pem Awal Nama File : Pem Awal

Akronim : Pembayaran Awal

Fungsi : Untuk menyimpan data pembayaran masuk pertama

Tipe File : File Transaksi Organisasi File : Index Sequential

(24)

Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang Record : 12 byte

Kunci Field : Kode_Pem_Awal Software : Microsoft Acces 2010 Tabel IV.5. Tabel Pem Awal

1 Kode Pem Awal Kode_Pem_Awal Text 6 Primary Key

2 Tanggal_Pem Tanggal_Pem Date/Time

3 Kode Formulir Kode_Formulir Text 6 Foreign Key

4 Jumlah Jumlah Number

6. Spesifikasi File Angsuran Nama File : Angsuran

Akronim : Angsuran

Fungsi : Untuk menyimpan data pembayaran angsuran Tipe File : File Transaksi

Media : Harddisk

Panjang Record : 12 byte

Kunci Field : Kode_Angsuran Software : Microsoft Acces 2010 Tabel IV.6. Tabel Angsuran

1 Kode Angsuran Kode_Angsuran Text 6 Primary Key

2 Tanggal Angsuran Tanggal_Angsuran Date/Time

3 Kode Formulir Kode_Formulir Text 6 Foreign Key

(25)

7. Spesifikasi File Siswa Nama File : Siswa

Akronim : Siswa

Fungsi : Untuk menyimpan data siswa Tipe File : File Transaksi

Media : Harddisk

Panjang Record : 371 byte Kunci Field : Kode_Siswa

Software : Microsoft Acces 2010 Tabel IV.7. Tabel Siswa

1 Kode Siswa Kode_Siswa Text 6 Primary Key

2 Kode Fomulir Kode_Formulir Text 6 Foreign Key

3 Nama Lengkap Nama_Lengkap Text 50

4 Tempat Lahir Tempat_Lahir Text 30

5 Tanggal Lahir Tanggal_Lahir Date/Time

6 Jenis Kelamin Jenis_Kelamin Text 12

7 Alamat Lengkap Alamat_Lengkap Text 200

8 Agama Agama Text 12

9 Status Status Text 10

10 Pekerjaan Pekerjaan Text 30

11 No. Telp No_Telp Text 15

12 Tanggal Masuk Tanggal_Masuk Date/Time

(26)

4.5.5. Struktur Kode

Struktur kode digunakan untuk mempermudah dan mempercepat proses penyimpanan data ke dalam database. Kode yang dibuat adalah kode identitas yang bersifat unik atau sebagai kunci primer didalam tabel, sehingga menghindari terjadinya redudansi (kelipatan) data. Berikut ini adalah struktur kode atau field - field yang dijadikan sebagai kunci primer (Primary Key/PK) pada Sistem Usulan Penerimaan Siswa Baru dan Pembayaran Angsuran :

1. Kode Kategori

Kode Kategori yang digunakan berupa huruf dan angka, yang terdiri dari 5 digit. Format dari Kode Manajemen yang dibuat adalah sebagai berikut :

X X 9 9 9

Contoh :

K G 0 0 1

2. Kode Kursus

Kode Kursus yang digunakan berupa huruf dan angka, yang terdiri dari 4 digit. Format dari Kode Jurusan yang dibuat adalah sebagai berikut :

Kode Kategori No Urut Kategori

Kode Kategori “KG = Kategori”

No Urut Kategori “001”

(27)

X 9 9 9

Contoh :

K 0 0 1

3. Kode Formulir

Kode Formulir yang digunakan berupa angka, yang terdiri dari 6 digit.

Format dari Kode Formulir yang dibuat adalah sebagai berikut :

9 9 9 9 9 9

Contoh :

1 7 0 7 0 7

No Urut Kursus Kode Kursus

No Urut Kursus “001”

Kode Kursus “K = Kursus”

Tahun Masuk Bulan Masuk Tanggal Masuk

Tahun Masuk

“17”

Bulan Masuk

“07”

Tanggal Masuk

“07”

(28)

4. Kode Jadwal

Kode Jadwal yang digunakan berupa huruf dan angka, yang terdiri dari 5 digit. Format dari Kode Jadwal yang dibuat adalah sebagai berikut :

X X 9 9 9

Contoh :

J D 0 0 1

5. Kode Pem Awal (Pembayaran Awal)

Kode Pem Awal yang digunakan berupa huruf dan angka, yang terdiri dari 6 digit. Format dari Kode Pem Awal yang dibuat adalah sebagai berikut :

X X 9 9 9 9

Kode Jadwal No Urut Jadwal

Kode Jadwal “JD = Jadwal”

No Urut Jadwal “001”

Kode Pembayaran Awal

No Urut Pembayaran Awal

(29)

Contoh :

P A 0 0 0 1

6. Kode Siswa

Kode Siswa yang digunakan berupa angka, yang terdiri dari 6 digit.

Format dari Kode Siswa yang dibuat adalah sebagai berikut :

9 9 9 9 9 9

Contoh :

1 7 0 0 0 1

7. Kode Angsuran

Kode Angsuran yang digunakan berupa huruf dan angka, yang terdiri dari 5 digit. Format dari Kode Angsuran yang dibuat adalah sebagai berikut :

Kode Pembayaran Awal “PA = Pembayaran Awal”

Tahun Masuk No Urut Siswa

Tahun Masuk

“17”

No Urut Siswa

“0001”

No Urut Pembayaran Awal “0001”

(30)

X 9 9 9 9

Contoh :

A 0 0 0 1

4.5.6. Spesifikasi Program

Spesifikasi program dibuat untuk menjelaskan nama program dan fungsi masing-masing program dalam bentuk HIPO (Hierarcy Input Process Output).

Kode Angsuran No Urut Angsuran

Kode Angsuran “A = Angsuran”

No Urut Angsuran “0001”

(31)

a. HIPO

Gambar IV.6. Hierarcy Input Process Output

Keterangan : D = Data, Lap = Laporan, Pem = Pembayaran

1. Form Masuk (Log in)

Nama Program : Masuk Akronim : login.frm

Fungsi : Sebagai media akses masuk untuk pengguna

(32)

sistem dan masuk ke menu program Index Program : -

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0 Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E-1 Proses :

a. Pada from masuk (Login) terdapat tombol MASUK dan KELUAR b. Masukan Kode Manajemen di kolom Kode Pengelola kemudian

masukan kata sandi, kata sandi yang diberikan ialah tanggal lahir yang disimpan di data manjemen kemudian tekan tombol MASUK. Jika terjadi kesalahan kata sandi atau kode pengguna, maka akan muncul

“kata sandi salah, silahkan ulangi kembali”. Dan jika kode manajemen dan kata sandi benar, maka akan muncul menu utama. Menu utama akan aktif dengan tools sesuai hak akses pengguna.

c. Tombol KELUAR untuk kembali ke tampilan menu utama.

2. Form Menu Utama

Nama Program : Menu Utama Akronim : Menu Utama.frm

Fungsi : Menampilkan menu utama program admin sesuai dengan hak akses masing-masing.

Index Program : -

(33)

a. Setelah masuk, ke form utama maka akan terlihat beberapa menu yang dapat di akses yaitu file, master, transaksi, laporan, dan keluar.

b. Pilih menu file dan akan tampil masuk, gunanya untuk masuk ke sistem.

c. Pilih menu master dan akan tampil data manajemen, data jadwal dan data jurusan.

d. Pilih menu transaksi akan tampil pendaftaran, pembayaran awal, data siswa dan data angsuran.

e. Pilih menu laporan dan akan tampil laporan data siswa, laporan pembayaran awal, dan laporan monitoring angsuran.

f. Pilih menu keluar untuk kembali masuk (Login).

3. Form Menu Data Kategori

Nama Program : Data Kategori Jurusan Akronim : Kategori.frm

Fungsi : Untuk menyimpan data kategori jurusan Index Program : -

a. Pada form data manajemen terdapat lima tombol TAMBAH, SIMPAN, UBAH, BATAL, dan KELUAR.

b. Pada saat form data kategori jurusan tampil tombol aktif yaitu TAMBAH dan KELUAR.

(34)

c. Apabila ingin menambah data tekan tombol TAMBAH, kode kategori jurusan terisi otomatis dan masukan data selanjutnya.

d. Setelah menambah data, lalu tekan tombol SIMPAN.

e. Tekan tombol UBAH jika ingin mengubah data kategori jurusan setelah selesai mencari data, selanjutnya ubah data yang ingin di ubah.

Kemudin tekan tombol PERBAHARUI jika sudah mengubah data lalu tersimpan.

f. Tekan tombol BATAL jika ingin membatalkan penginputan data.

g. Tekan tombol KELUAR untuk kembali ke menu utama.

4. Form Menu Data Jadwal

Nama Program : Data Jadwal Akronim : jadwalbr.frm

Fungsi : Untuk menyimpan data jadwal belajar Index Program : -

a. Pada form data jadwal terdapat lima tombol TAMBAH, SIMPAN, , UBAH, dan KELUAR.

b. Pada saat form data jadwal tampil tombol aktif yaitu TAMBAH dan KELUAR.

c. Apabila ingin menambah data tekan tombol TAMBAH, kode jadwal terisi otomatis dan masukan data selanjutnya.

(35)

e. Tekan tombol UBAH jika ingin mengubah data jadwal setelah selesai mencari data, selanjutnya ubah data yang ingin di ubah. Kemudin tekan tombol PERBAHARUI jika sudah mengubah data lalu tersimpan.

5. Form Menu Data Kursus

Nama Program : Data Kursus

Akronim : Kursus.frm

Fungsi : Untuk menyimpan data jurusan yang ada di LPK Index Program : -

a. Pada form data jurusan terdapat lima tombol TAMBAH, SIMPAN, UBAH dan KELUAR.

b. Pada saat form data jurusan tampil tombol aktif yaitu TAMBAH dan KELUAR.

c. Apabila ingin menambah data tekan tombol TAMBAH, kode jurusan terisi otomatis dan masukan data selanjutnya.

e. Tekan tombol UBAH jika ingin mengubah data jurusan setelah selesai mencari data, selanjutnya ubah data yang ingin di ubah. Kemudin

(36)

tekan tombol PERBAHARUI jika sudah mengubah data lalu tersimpan.

6. Form Menu Data Pendaftaran

Nama Program : Data Pendaftaran Akronim : Pendaftaran.frm

Fungsi : Untuk menyimpan data pendaftaran calon siswa Index Program : -

a. Pada form data pendaftaran terdapat empat tombol TAMBAH, SIMPAN, BATAL, dan KELUAR.

b. Pada saat form data pendaftaran tampil tombol aktif yaitu TAMBAH dan KELUAR.

c. Apabila ingin menambah data tekan tombol TAMBAH, kode pendaftaran terisi otomatis dan masukan data selanjutnya.

e. Tekan tombol BATAL jika ingin membatalkan penginputan data.

f. Tekan tombol KELUAR untuk kembali ke menu utama.

7. Form Menu Data Pembayaran Awal

Nama Program : Data Pembayaran Awal Akronim : PembayaranAwal.frm

(37)

Fungsi : Untuk menyimpan data pembayaran awal siswa masuk

Index Program : -

a. Pada form data pembayaran terdapat empat tombol TAMBAH, SIMPAN, BATAL, dan KELUAR.

b. Pada saat form data pembayaran tampil tombol aktif yaitu TAMBAH dan KELUAR.

c. Apabila ingin menambah data tekan tombol TAMBAH, kode pembayaran terisi otomatis dan masukan data selanjutnya.

e. Tekan tombol BATAL jika ingin membatalkan penginputan data.

f. Tekan tombol KELUAR untuk kembali ke menu utama.

8. Form Menu Data Siswa

Nama Program : Data Siswa

Akronim : Siswa.frm

Fungsi : Untuk menyimpan data siswa Index Program : -

(38)

a. Pada form data siswa terdapat tiga tombol TAMBAH, SIMPAN dan KELUAR.

b. Pada saat form data siswa tampil tombol aktif yaitu TAMBAH dan KELUAR.

c. Apabila ingin menambah data tekan tombol TAMBAH, kode siswa terisi otomatis dan masukan data selanjutnya.

e. Tekan tombol KELUAR untuk kembali ke menu utama.

9. Form Menu Data Angsuran

Nama Program : Data Angsuran

Akronim : Angsuran.frm

Fungsi : Untuk menyimpan data pembayaran angsuran siswa

Index Program : -

a. Pada form data angsuran terdapat empat tombol TAMBAH, SIMPAN, BATAL, dan KELUAR.

b. Pada saat form data angsuran tampil tombol aktif yaitu TAMBAH dan KELUAR.

c. Apabila ingin menambah data tekan tombol TAMBAH, kode angsuran terisi otomatis dan masukan data selanjutnya.

(39)

e. Tekan tombol BATAL jika ingin membatalkan penginputan data f. Tekan tombol KELUAR untuk kembali ke menu utama.

10. Form Laporan Data Siswa

Nama Program : Laporan Data Siswa Akronim : Laporan Data Siswa.frm

Fungsi : Untuk mencetak laporan data siswa Index Program : -

a. Pada form laporan data siswa terdapat dua tombol, yaitu CETAK dan KELUAR.

b. Pada saat form laporan data siswa tampil tombol aktif yaitu BULAN dan KELUAR.

c. Apabila ingin mencetak laporan, pilih bulan maka tombol CETAK aktif.

d. Tekan tombol KELUAR jika ingin kembali ke menu utama.

11. Form Laporan Data Pembayaran Awal

Nama Program : Laporan Pembayaran Awal Akronim : Laporan Pembayaran Awal.frm

Fungsi : Untuk mencetak laporan pembayaran siswa masuk Index Program : -

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0 Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E-11

(40)

Proses :

a. Pada form laporan data pembayaran awal terdapat dua tombol, yaitu CETAK dan KELUAR.

b. Pada saat form laporan pembayaran awal tampil tombol aktif yaitu BULAN dan KELUAR.

12. Form Laporan Monitoring Data Angsuran

Nama Program : Laporan Monitoring Data Angsuran Akronim : Laporan Monitoring Data Angsuran.frm Fungsi : Untuk mencetak laporan keuangan bulanan Index Program : -

a. Pada form laporan monitoring angsuran terdapat dua tombol, yaitu CETAK dan KELUAR.

b. Pada saat form laporan monitoring angsuran tampil tombol aktif yaitu BULAN dan KELUAR.

(41)

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer 4.6.1. Umum

Dalam mengimplementasikan sistem informasi pengolahan nilai yang terkomputerisasi maka dibutuhkan perangkat komputer. Perangkat komputer yang diperlukan antara lain adalah perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Perangkat pendukung yang dibutuhkan tersebut harus memiliki kualitas yang baik, untuk mendukung sistem yang dibuat. Pada spesifikasi sistem komputer ini penulis akan menjelaskan spesifikasi perangkat atau sistem komputer yang digunakan dalam sistem yang diusulkan.

Adapun spesifikasi sistem komputer tersebut adalah sebagai berikut:

4.6.2. Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras (hardware) memiliki beberapa komponen yang terdiri dari Central Processing Unit (CPU), Random Access Memory (RAM), Read Only Memory (ROM), Hard Disk, Monitor dan lain-lain. Adapun perngkat keras yang digunakan dalam sistem ini adalah sebagai berikut:

a. Monitor : 14”

b. Proccessor : Intel(R) Celeron(R) CPU N2815 ® 3.00 GHz c. Memory : 4GB (Minimum)

d. Harddisk : 500GB e. Keyboard : 87 Keys f. Printer : Epson K100 g. Mouse : PS/2

(42)

4.6.3. Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak (software) yang penulis gunakan untuk membuat sistem usulan ini terdiri dari:

Sistem Operasi : Microsoft Windows 7 Ultimate 64-bit Bahasa Pemrograman : Microsoft Visual Basic 6.0

Program atau software pendukung : Microsoft Access 2010, Crystal Report

4.7. Jadwal Implementasi

Jadwal implementasi merupakan perencanaan dan perancangan mengenai jadwal penerapan atau implementasi dari sistem usulan yang dibuat. Jadwal implementasi dibuat agar sistem dapat berjalan secara efisien dan akurat dari segi waktu. Adapun langkah-langkah jadwal implementasi untuk sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut:

1. Persiapan Data Awal

Tahap persiapan data awal bertujuan untuk mengumpulkan data-data atau dokumen-dokumen apa saja yang dibutuhkan untuk sistem usulan. Waktu yang dibutuhkan untuk analisa dan persiapan data awal yaitu selama satu minggu pada awal bulan pertama.

2. Analisa dan Perancangan Sistem

Dalam tahap analisa dan perancangan sistem dilakukan analisis dan perancangan terhadap sistem usulan. Waktu yang diperlukan dalam tahap ini adalah selama tiga minggu pada minggu kedua, ketiga dan keempat.

(43)

3. Desain Sistem

Tahap desain sistem adalah tahap untuk melakukan perancangan desain sistem yang akan diusulkan. Waktu yang diperlukan untuk mendesain sistem adalah satu minggu pada minggu terakhir atau minggu pertama dibulan kedua.

4. Pembuatan Program dan Test Program

Rancangan sistem usulan yang sudah selesai kemudian dilanjutkan pada pembuatan program dilakukan oleh programmer. Setelah program selesai dibuat maka dilakukan program akan melalui tahap testing / pengujian.

Tujuan pengujian adalah agar meyakinkan bahwa komponen-komponen yang ada di dalam program sudah sesuai dengan fungsi-fungsi yang diharapkan. Dalam proses ini dibutuhkan waktu selama 3 minggu dibulan kedua.

5. Test Sistem

Tahap test sistem digunakan untuk mengetahui atau menguji program apakah sudah sesuai dengan sistem yang dibuat dan dirancang sebelumnya. Tahap ini memerlukan waktu 1 minggu pada awal bulan ketiga.

6. Pelatihan dan Training

Dalam tahap ini, user atau pengguna dari sistem akan diberikan pelatihan atau arahan untuk menggunakan program, sehingga penerapan sistem dapat lebih efektif dan efisien. Tahap ini memerlukan waktu selama 1 minggu dibulan ketiga.

(44)

7. Peralihan Sistem

Peralihan sistem dimaksudkan untuk mengimplementasikan sistem yang diusulkan dengan memindahkan atau melakukan transfer data-data yang ada di sistem. Waktu yang diperlukan yaitu satu minggu dibulan ketiga . 8. Operasional dan Evaluasi Sistem

Operasional dan evaluasi sistem adalah tahap penggunaan sistem yang baru atau yang diusulkan dan mengevaluasi sistem jika terdapat kekurangan sesuai dengan kebutuhan. Tahap ini memerlukan waktu kurang lebih satu minggu di minggu terakhir bulan ketiga.

Tabel IV. 8. Jadwal Implementasi Sistem Usulan

No Nama Kegiatan Bulan I Bulan II Bulan III

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Persiapan Data Awal

2 Analisa dan Perancangan Sistem

3 Desain Sistem

4

Pembuatan Program dan Test

Program

5 Test Sistem

6 Pelatihan dan Training

7 Peralihan Sistem

8 Operasional dan Evaluasi Sistem