2.1 Pengertian Sistem
Pengertian Sistem menurut Hall (2009:6) , “Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan dan berfungsi dengan tujuan yang sama”.
Sedangkan menurut Mardi (2011:3) “ Sistem merupakan suatu kesatuan yang memiliki tujuan bersama dan memiliki bagian-bagian yang saling berintegritas satu sama lain.”
Sebuah sistem harus memiliki dua kegiatan; pertama, adanya masukan (input) yang merupakan sebaga sumber tenaga untuk dapat beroperasinya sebuah sistem; kedua, adanya kegiatan operasional (proses) yang mengubah masukan menjadi keluaran (output) berupa hasil operasi (tujuan/ sasaran, target pengoperasian suatu sistem)
Sedangkan menurut Anastasia (2011:3) menjelaskan bahwa
“Sistem merupakan serangkaian bagian yang saling tergantung dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.”
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah prosedur atau susunan yang saling berhubungan anatara bagian yang satu dengan yang lain dan antara komponen yang satu dengan komponen yang lain yang telah dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menjelaskan suatu fungsi demi mencapai tujuan yang sama dan rutin terjadi.
2.2 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi yang kadang kala disebut sebagai sistem pemrosesan data, merupakan sistem buatan manusia yang biasanya terdiri dari sekumpulan komponen baik manual ataupun berbasis komputer yang terintegritasi untuk mengumpulkan, menyiapkan, dan mengelola data serta menyediakan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan sebagai pemakai informasi tersebut. Untuk dapat memahami lebih lanjut dari arti sistem informasi akuntansi perlu diketahui pengertian dari sistem informasi akuntansi sebagai berikut:
Menurut Mardi (2011:4) menjelaskan bahwa:
Sistem Informasi Akuntansi dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang terintegritas yang menghasilkan laporan di bentuk data transaksi bisnis yang diolah dan disajikan sehingga menjadi sebuah laporan keuangan yang memiliki arti bagi pihak yang membutuhkan.
Sistem Informasi Akuntansi menurut Krismiaji (2010 : 4), adalah
“Sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis.”
Sedangkan menurut Anastasia (2010:4) adalah: “ Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem yang bertujuan untuk mengumpulkan dan memproses data serta melaporkan informasi yang berkaitan dengan
2.3 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Terdapat tiga tujuan Sistem Informasi Akuntansi (Mardi 2011:4), yaitu sebagai berikut:
1. Guna memenuhi setiap kewajiban sesuai dengan otoritas yang diberikan kepada seseorang (to full obligations relating to stewardship)
Keberadaan sistem informasi membantu ketersediaan informasi yang dibutuhkan oleh pihak eksternal melalui laporan keuangan tradisional dan laporan yang diminta lainnya, demikian pula ketersediaan laporan internal yang dibutuhkan oleh seluruh jajaran dalam bentuk laporan pertanggung jawaban pengelolaan perusahan.
2. Setiap informasi yang dihasilkan merupakan bahan yang berharga bagi pengambilan keputusan manajemen (to support decision making by internal decision makers)
Sistem informasi menyediakan informasi guna mendukung setiap keputusan yang diambil oleh pimpinan sesuai dengan pertanggungjawaban yang ditetapkan.
3. Sistem informasi diperlukan untuk mendukung kelancaran oprasional perusahaan sehari-hari (to support the-day-to-day operations)
Sistem informasi menyediakan informasi bagi setiap satuan tugas dalam berbagai level manajemen, sehingga mereka dapat lebih produktif.
Sedangkan Menurut Anastasia (2011:5), sistem informasi akuntansi memiliki tujuan sebagai berikut :
1. Mengamankan harta atau kekayaan perusahaan.
Harta atau kekayaan di sini meliputi kas perusahaa, persediaan barang dagangan, termasuk aset tetap perusahaan.
2. Menghasilkan beragam informasi untuk pengambilan keputusan . Informasi mengenai persediaan dapat dengan mudah diakses jika membangun Sistem informasi yang baik.
3. Menghasilkan informasi untuk pihak eksternal.
Setiap pengolah usaha memiliki kewajiban untuk membayar pajak.
Besarnya pajak yang dibayarkan tergantung pada omset penjualan atau tergantung pada laba rugi usaha. Tanpa sistem yang baik, bisa jadi pengelola kesulitan untuk menentukan besarnya laba rugi usaha.
4. Menghasilkan informasi untuk penilaian kinerja karyawan atau divisi.
Sistem informasi dapat juga dimanfaatkan untuk penilaian kinerja karyawan atau divisi. Apresiasi pada karyawan yang rajin berguna
untuk memotivasi karyawan dan meminimalkan sikap malas- malasan di tempat kerja.
5. Menyediakan data masa lalu untuk kepentingan audit (pemeriksaan)
Data yang tersimpan dengan baik sangat mempermudah proses audit (pemeriksaan). Suatu hal penting, audit bukan eksklusif milik perusahaan publik. Semua perusahaan mesti siap untuk menghadapi pemeriksaan , karena kantor pajak punya wewenang untuk melakukan pemeriksaan terhadap wajib pajak.
6. Menghasilkan informasi untuk penyusunan dan evaluasi anggaran perusahaan.
Anggaran perusahaan merupakan alat yang sering digunakan perusahaan untuk mengendalikan pengeluaran kas. Anggaran bermanfaat untuk mengalokasikan dana yang terbatas. Sistem informasi dapat dirancang untuk mempermudah pengawasan pengeluaran, apakah sudah melewati batasan anggaran yang telah disetujui
7. Menghasilkan informasi yang diperlukan dalam keg iatan perencanaan dan pengendalian.
Selain berguna untuk membandingkan informasi yang berkaitan dengan anggaran dan biaya standar dengan kenyataan, data historis yang diproses oleh sistem informasi dapat digunakan untuk
meramal pertumbuhan penjualan dan aliran kas atau untuk mengetahui tren jangka panjang beserta korelasinya.
2.4 Deskripsi Kas
Kas merupakan aktiva paling liquid, dimana dapat dipakai sebagai alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan, sehingga kas disajikan pada urutan pertama dari aktiva .
Hampir semua transaksi perusahaan pada akhirnya akan mempengaruhi perputaran kas. Pembelian tunai barang-barang akan menyebabkan terjadinya pengeluaran kas, sedangkan penjualan tunai akan mengakibatkan pertambahan kas. Oleh karena itu tidak salah kalau dikatakan kas adalah aktiva penting dalam pengenalian internal yang baik atau kas mutlak harus dilakukan untuk menghindari kemungkinan peyalahgunaan dan penyelewengan.
Menurut Kieso (2010:344), “Kas yaitu aktiva yang paling likuid, merupakan media pertukaran standar dan dasar pengukuran serta akuntansi untuk semua pos-pos lainnya. Pada umumnya kas diklasifikasikan sebagai aktiva lancar. Kas terdiri dari uang logam, uang kertas, dan dana yang tersedia pada deposit di bank.
Sedangkan Menurut Dwi Martani (2012 :180) menyatakan bahwa:
“ Kas adalah aset keuangan yang digunakan untuk kegiatan operasional perusahaan. Kas merupakan aset yang paling likuid karena dapat digunakan untuk membayar kewajiban perusahaan.
2.5 Sistem Penerimaan Kas
Sistem penerimaan kas adalah suatu catatatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan penerimaan kas yang diterima perusahaan baik yang berupa uang tunai maupun surat-surat berharga yang mempunyai sifat dapat segera digunakan, yang berasal dari transaksi perusahan maupun penjualan tunai, pelunasan piutang, atau transaksi lainnya yang dapat menambah kas perusahan .
Berdasarkan pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi penerimaan kas adalah suatu kesatuan untuk mengumpulkan, mencatat transaksi yang dapat membantu pimpinan untuk menangani penerimaan perusahaan.
Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama yaitu, penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang.
2.5.1 Fungsi Yang Terkait
Menurut Mulyadi (2010:462). Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai:
a. Fungsi Penjualan
Bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepda pembelian untuk kepentingan pembayaran ke fungsi kas.
b. Fungsi Kas
Bertanggung jawab sebagai penerima kas dan pembeli.
c. Fungsi Gudang
Bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.
d. Fungsi Pengiriman
Bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli.
e. Fungsi Akuntansi
Bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuatan laporan penjualan.
Sedangkan, Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penerimaan kas dari piutang antara lain: (Mulyadi, 2010:487)
a. Fungsi Sekretariat
Bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan dari debitur. Fungsi ini juga bertugas membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur.
b. Fungsi Penagihan
Bertanggung jawab untuk melakukan penangihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
c. Fungsi Kas
Bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat atau fungsi penagihan.
d. Fungsi Akuntansi
Bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal peneriman kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang.
e. Fungsi Pemeriksa Intern
Bertanggung jawab dalam melaksanakan penghitungan kas yang ada ditangan fungsi kas secara periodik.
2.5.2 Dokumen Yang Digunakan
Menurut Mulyadi, (2010:463) mengatakan dokumen- dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai yaitu:
a. Faktur Penjualan Tunai
Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi pemnjualan tunai.
Faktur penjualan tunai diisi oleh fungsi penjualan.
b. Pita register kas
Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan.
c. Credit Card Sales Slip
Bagi perusahaan yang menjual barang atau jasa, dokumen ini diisi oeh fungsi kas dan berfungsi sebagai alat untuk menagih uang tunai dari bank yang mengeluarkan kartu kredit, untuk transaksi penjualan yang telah dilakukan kepada pemegang kartu kredit.
d. Bill Of Lading
Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum.
e. Faktur penjualan COD
Dokument ini digunakan untuk merekam penjualan COD.
f. Bukti setor bank
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Dokumen ini dibuat 3 rangkap.
g. Rekap harga pokok penjualan
Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode.
Sedangakan Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang, yaitu: ( Mulyadi, 2010: 488)
a. Surat Pemberitahuan
Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahukan maksud pembayaran yang dilakukannya. Biasanya berupa tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur. Oleh perusahaan dokumen ini dijadikan dokumen sumber dalam pencatatan berkurangnya piutang.
b. Daftar Surat Pemberitahuan
Merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan.
c. Bukti Setor Bank
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran ke bank. Dokumen ini dibuat rangkap 3 dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari piutang ke bank.
d. Kuitansi
Merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran utang mereka.
2.5.3 Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Dalam suatu kegiatan transaksi tentunya menggunakan suatu catatan agar dapat dijadikan sebagai bukti bahwa kegiatan transaksi benar-benar terjadi. Catatan akuntansi yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari penjualan tunai menurut Mulyadi (2010:468) antara lain:
a. Jurnal Penjualan
Digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan.
b. Jurnal Penerimaan Kas
Digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, di antaranya dari penjualan tunai.
c. Jurnal Umum
Digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.
d. Kartu Persediaan
Digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual.
e. Kartu Gudang
Catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang disimpan di gudang.
Sedangkan catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan kas dari piutang (Mulyadi,2010:468), antara lain:
a. Jurnal Penjualan
Digunakan untuk mencatat timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit.
b. Jurnal Retur Penjualan
Digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transksi retur penjualan.
c. Jurnal Umum
Digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang yang tidak lagi ditagih.
d. Jurnal Penerimaan kas
Digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penerimaan kas dari debitur.
e. Kartu Piutang
Digunakan untuk mencatat mutasi saldo piutang kepada setiap debitur.
2.5.4 Pengendalian Intern Terhadap Penerimaan Kas
Menurut Mulyadi (2010:471) unsur pengendalian intern dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :
a. Organisasi
1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas.
2. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi
3. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
1. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai.
2. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi penerimaan kas dengan cara membubuhkan cap “ Lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut.
3. Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit.
4. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap “Sudah Diserahkan” pada faktur penjualan tunai.
5. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atau dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.
6. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wenang untuk itu.
c. Praktik yang Sehat
1. Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi penjualan.
2. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya.
3. Perhitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik.
Sedangkan unsur pengendalian intern dalam sistem penerimaan kas dari piutang (Mulyadi, 2010: 491) antara lain:
a. Organisasi
1. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas.
2. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
1. Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindah bukuan.
2. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
3. Pengkerditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur.
c. Praktik yang Sehat
1. Hasil perhitungan kas direkam dalam berita acara penghitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera.
Fungsi pemeriksaan intern melakukan perhitungan kas dan hasil perhitungan tersebut direkam kedalam suatu dokumen yang disebut berita acara perhitungan kas. Selesai dihitung, kas tersebut segera disetor ke bank dalam jumlah penuh.
2. Para penagih dan kasir harus diasuransikan.
Untuk menghadapi kemungkinan kecurangan yang dilakukan oleh karyawan bagian kasa dan penagih, karyawan yang langsung berhubungan denag uang perusahaan ini perlu diasuransikan, sehingga jika karyawan yang diserahi tanggung jawab menjaga uang tersebut melakukan
kecurangan, asuransi akan menanggung resiko kerugian yang timbul.
3. Kas dalam perjalanan harus diasuransikan.
Untuk melindungi kekayaan perusahaan berupa uang yang dibawa oleh penagih, perusahaan dapat menutup asuransi cash in transir. Untuk melindungi kekayaan kas yang ada ditangan bagian kasa, perusahaan dapat menutup asuransi cash in safe.
Pengendalian Internal atas Penerimaan Kas menurut Hery (2010: 169) Sebagian besar penerimaan kas perusahaan tentu saja berasal dari hasil kegiatan normal bisnisnya, yaitu melalui penjualan tunai ataupun sebagai hasil penagihan piutang usaha dari pelanggan . Sedangkan penerimaan kas lainnya timbul dari kegiatan non-operasional perusahaan.
Contohnya sumber penerimaan kas lainnya ini berasal dari pendapatan bunga, sewa, deviden, setoran pemilik, hasil pinjaman bank, hasil penjualan aktiva tetap yang tidak terpakai, hasil penerbitan dan penjualan saham, obligasi, dan sebagainya.
Mengingat kas merupakan aktiva yang paling lancar dibanding aktiva lainnya, maka untuk mengamankan penerimaan kas ini diperlukan sebuah sistem pengendalian internal yang sangat baik dan ekstra hati-hati.
Secara garis besar, berikut ini adalah beberapa penerapan prinsip pengendalian internal atas penerimaan kas:
1. Hanya karyawan tertentu saja yang secara khusus ditugaskan untuk menangani penerimaan kas.
2. Adanya pemisahan tugas anatara individu yang menerima kas, mencatat/
membukukan penerimaan kas, dan yang menyimpan kas.
3. Setiap transaksi penerimaan kas harus didukung oleh dokumen (sebagai bukti transaksi), seperti slip berita pembayaran (pengiriman) uang (dalam kasus penerimaan uang leat pos/ mail receipt), struck (dalam kasus penerimaan uang lewat konter penjualan / counter receipt) dan salinan bukti setor uang tunai ke bank (deposit slips)
4. Uang kas hasil penerimaan penjualan harian atau hasil penagihan piutang dari pelanggan harus disetor ke bank setiap hari oleh departemen kasir.
5. Dilakukannya pengecekan independen atau verifikasi internal.
6. Mengikat karyawan yang menangani penerimaan kas dengan uang pertanggungan.
2.5.5 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Menurut Mulyadi (2010:469), Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah sebagai berikut:
a. Prosedur Order Penjualan
Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk
memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli.
b. Prosedur Penerimaan Kas
Dalam prosedur ini fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran(berupa pita register kas dan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai) kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman.
c. Prosedur Penyerahan Barang
Dalam prosedur ini pengiriman barang menyerahkan barang kepada pembeli.
d. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. Fungsi akuntansi juga mencatat berkurangnya prsediaan barang yang dijual dalam kartu persediaan.
e. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank
Dalam prosedur ini fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh.
f. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas.
g. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan.
