UNIVERSITAS GADJAH MADA
SEKOLAH VOKASI
DIPLOMA REKAM MEDIS
Buku 3: Bahan Ajar Pertemuan Ke - 13
DESAIN FORMULIR REKAM MEDIS Ganjil/III/VMR 2103
oleh
Savitri Citra Budi, SKM.M.P.H
Didanai dengan dana BOPTN P3-UGM Tahun Anggaran 2013
BAB V
KONSEP DAN TATA DESAIN FORMULIR REKAM MEDIS ELEKTRONIK
PENDAHULUAN
Deskripsi Singkat
Materi ajar mengenai desain formulir rekam medis elektronik merupakan materi wajib yang diterima mahasiswa D3 rekam medis.
Dalam perkulihan ini mahasiswa akan mempelajari tentang desain formulir rekam medis elektronik.
Materi desain formulir rekam medis elektronik disampaikan dalam 1x100’ (1 kali pertemuan dengan waktu 100’ setiap kali pertemuan). Pertemuan dalam materi ini membahas tentang desain formulir rekam medis elektronik meliputi pengertian rekam medis elektronik, format rekam medis eletkronik, model sistem manajemen informasi rekam medis elektronik, pertimbangan khusus desain formuir rekam medis elektronik, dan standarisasi bentuk dan tampilan desain formulir rekam medis elektronik.
Manfaat
Pemahaman materi yang baik pada subbahasan ini, dapat meningkatkan kemampuan mendesain formuliryang dimiliki mahasiswa, sehingga dapat meningkatkan profesionalisme dalam mendesain formulir sebagai modal untuk memasuki dunia kerja, khususnya pengetahuan tentang desain formulir rekam medis elektronik.
Relevansi
Materi kontrol formulir rekam medis merupakan materi pokok yang harus dipahami oleh mahasiswa D3 Rekam Medis, karena materi ini merupakan salah satu kompetensi lulusan yaitu kompetensi ke 5 (statistik kesehatan) dengan judul unit kompetensi mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan sebagai dasar pengambilan keputusan. Kontrol formulir
diberikan agar mahasiswa dapat melakukan pengelolaan formulir termasuk formulir yang telah dilakukan perbaikan atau desain formulir rekam medis yang sesuai dengan kebutuhan data. Kompetensi tersebut mengacu pada Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 377 tahun 2007 tentang Standar Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan.
Learning Outcomes
Outcome pembelajaran materi ini adalah mahasiswa mampu menjelaskan dan melakukan kegiatan desain formulir rekam medis elektronik. Keluaran pembelajaran ini sebagai LO-5 dari matakuliah Desain Formulir Rekam Medis.
. PENYAJIAN
PENGERTIAN REKAM MEDIS ELEKTRONIK
Menurut Institut Kedokteran pada bukunya yang berjudul The Computer-Based Patient Record: An Essential Technology for Health Careyang terdapat dalam buku Documentation for Medical Records (2009) menyatakan bahwa “Sebuah rekam pasien elektronik yang terdapat pada sebuah sistem desain khusus untuk mendukung pengguna dengan menyediakan kemudahan untuk melengkapi dan mengakurasikan data, peringatan, pengingat dan mendukung sistem keputusan klinik, menghubungkan pengetahuan medis, dan bantuan lainnya.” (Dick et al.
1997, 55)
Banyak rumah sakit dan pelayanan kesehatan lain sekarang ini menggunakan sistem RKE yang menyimpan informasi sebagai gambar daripada sebagai individual elemen data. RKE secara otomatis melindungi keamanan dan itegritas dokumentasi klinik dan membuat itu dapat secara instan digunakan oleh banyak pengguna.Saat ini sistem catatan berbasis komputer membuat informasi pasien lebih mudah diakses, tetapi kebanyakan tidak memiliki dukungan kemampuan dan sumber daya ahli medis yang merupakan ciri khusus RKE agar berfungsi penuh.
FORMAT REKAM MEDIS ELEKTRONIK
Dalam buku Documentation for Medical Records (2009) karena evolusi teknologi RKE dapat menangkap informasi, penyimpanan dan pertukaran informasi.Dengan desain, RKE ini membahas banyak keterbatasan dalam fungsi sistem catatan kesehatan berbasis kertas.Contohnya, RKE hampir selalu berhubungan dengan jaringan, jadi masalah ketersediaan karakteristik catatan berbasis kertas tidak mempengaruhi catatan elektronik. Keuntungan RKE yang meningkatkan fungsi catatan meliputi :
1. Indeksing dan pencarian database untuk lebih meningkatkan pencarian kembali informasi.
2. Menyediakan bermacam-macam level akses data dan penyesuaian tampilan.
3. Menyediakan lebih banyak pengguna untuk mengakses informasi yang sama secara bersamaan.
4. Menampilkan tugas yang rumit atau susah secara cepat dan akurat.
5. Mengizikan siap akses untuk banyaksumber informasi profesional seperti latihan standar dan literatur medis.
MODEL SISTEM MANAJEMEN INFORMASI REKAM MEDIS ELEKTRONIK
Pada sistem desentralisasi, informasi rekam kesehatan masih dipertahankan pada sistem unit komputer atau database yang berbeda.Data kemudian ditukarkan antar sistem unit sesuai keperluan (contohnya, antara sistem laboratorium klinis dan sistem unit obstetric).
Sistem desentralisasi dapat bekerja relatif baik ketika semua atau hamper semua fasilitas komputer menngunakan ciri operasi sistem yang sama. Namun, semua unit organisasi harus mengikuti penetapan pesan standar, juga biasa disebut standar interoperabilitas atau standar
pertukaran data, yang memastikan bahwa semua data organisasi terstuktur dan terformat dengan cara yang sama (Amatayakul 2007,242)
Konsep Model untuk Sistem Manajemen Informasi Kesehatan yang terdapat pada buku Documentation for Medical Records (2009),
Data Dimasukkan ke Sistem scr Manual/ Elektronik
Penyimpanan Data/Rekam
Kesehatan
Penyimpanan Data Akuntansi
Penyimpanan Data Riwayat Pembayaran
Proses Standar : Pasien mengeluarkan LOS,
dan rata-rata LOS oleh pasien
Proses Standar : Pasien diakui dengan diagnosa
MONIT OR
Output : Laporan Standar
Output : Laporan Standar
pengguna melihat daftar:
tahigan pasien
biaya pasien
pasien dirawat pada hari tertentu
Laporan lainnya dapat didefinisikan dan dihasilkan secara otomatis oleh sistem
PERTIMBANGAN KHUSUS DESAIN FORMUIR REKAM MEDIS ELEKTRONIK
Menurut Huffman (1994) terdapat dua pertimbangan utama yang unik pada pengumpulan data dan pelaporan informasi melalui komputer:
format atau layout layar dan hasil cetakan.
1. Format Layar
Komputer telah mengubah konsep konvensional formulir karena komputer berurusan dengan data dan banyangan dokumen di layar, tidak dalam pada formulir cetak. Focus elemen data di dalam komputer menggeser desain dari formulir menjadi format. Jumlah dan variasi format yang tidak terbatas yang bisa diatur sesuai dengan kebutuhan komunikasi bisa dibuat pada komputer, sedangkan formulir jumlahnya terbatas dengan blok-blok elemen data yang telah ditetapkan sebelumnya.
Contoh pergeseran desain formulir menjadi desain format untuk komputerisasi bisa dicontohkan pada proses penerimaan pasien.
Secara manual, rumah sakit memerlukan petugas administrasi untuk menginterview pasien atau keluarganya untuk mendapatkan data demografi dan asuransi yang diperlukan yang kemudian diketikkan ke formulir.Kadang-kadang sebuah lembaran kertas diberikan kepada pasien untuk diisi dan datanya kemudian ditransfer ke dokumen permanen rumah sakit. Formulir administrasi sering terdiri dari beberapa bagian untuk dibagikan ke pos perawatan, kantor bisnis, dan bagian lain untuk memberitahu mereka bahwa ada pasien baru.
Ketika proses ini pertama kali dibuat otomatis, layar komputer pada dasarnya menjadi formulir, keterbacaan membaik dan kemungkinan hilang atau rusak menjadi rendah. Namun rumah sakit masih tetap mengontrol entri data yang pada dasarnya mengulangi lagi pengisian formulir secara manual.
Sistem ini memerlukan konstruksi elemen data dengan mengontrol dan cara mengatasi persoalan kalau terjadi kemacetan. Jadi desain formulir telah bergeser tidak hanya ke format layar komputer tapi juga ke desain logika komputer.
2. Hasil Cetakan
Hasil cetakan ini maksudnya adalah setiap hasil kertas dari komputer yang bisa berupa kopian data yang diperlukan, sebuah daftar isi catatan, atau laporan yang menayangkan data yang telah diolah menjadi informasi yang berguna.Pertimbangan sehubungan dengan hasil cetakan mencangkup distribusi dan tentunya juga kerahasiaan kopian, penyimpanan, dan desain formulir.
Karena masih banyaknya hambatan kultural, teknis dan administrasi yang menghambat tercapainya lingkungan bebas kertas, maka lebih banyak hasil cetakan yang dihasilkan dari yang semestinya diperlukan.Praktisi manajemen informasi kesehatan harus berperan aktif dalam mengembangkan kebijakan untuk pencetakan, distribusi, penyimpanan dan penghancuran hasil cetakan.Faktor yang harus dipertimbangkan mencangkup kerahasiaan informasi di dalam hasil cetakan, tersedianya komputer terminal, tujuan hasil cetakan, retensi data di dalam sistem komputer, bentuk-bentuk alternatif penyimpanan, dan tersedianya alat penghancur kertas.
STANDARISASI BENTUK DAN TAMPILAN DESAIN FORMUIR REKAM MEDIS ELEKTRONIK
Dalam buku Documentation for Medical Records (2009)hal.
229,dokumentasi untuk rekam kesehatan yang diberikan oleh tim klinis yang terlibat dalam perawatan langsung dan tidak langsung dari pasien.
Profesional infomasi manajemen kesehatan memiliki pengetahuan tentang standar dokumentasi berbagai lembaga dan badan-badan akreditasi.Profesional infomasi manajemen kesehatanmemiliki akses ke
dua alat untuk memandu kepatuhan dengan panduan ini dan mempengaruhi kualitas entri data, yaitu latihan tim klinis dan bentuk desain.
Manajemen formulir sangat penting dalam kedua sistem manajemen data elektronik dan sistem pencatatan tradisional berbasis kertas.dengan standarisasi alat data menjamin kualitas dan kelengkapan isi catatan kesehatan baik dalam lingkungan berbasis kertas dan berbasis komputer. Sebagian besar organisasi peleyanan kesehatan akut telah menetapkan komite formulir untuk mengawasi perkembangan, mereview, dan mengontrol fasilitas alat data, termasuk semua bentuk kertas dan yang terlihat pada layar. Panitia komite formulir harus mencakup pengguna informasi dari unit atau instalasi yang bersangkutan, antara lain : (Roberts 2007, 371)
1. Manajer Informasi Kesehatan 2. Staf Medis
3. Staf Perawat
4. Bagian Pembeliaan Formulir 5. Pelayanan Informasi
6. Pengembang Kinerja
7. Unit Pendukung dan Unit Tambahan
Dalam upaya untuk menggabungkan bentuk kertas dengan dokumentasi elektronik, organisasi kesehatan menerapkan pencitraan dokumen dan sistem manajemen dokumen.Fungsi penting komite formulir adalah untuk mengembangkan pedoman khusus untuk pengembangan bentuk dan spesifikasi.Pedoman mungkin mengatur tentang ukuran kertas dan warna, batas halaman, shading, persyaratan kode bar, dan orientasi halaman.
Desain tampilan di layar dan entri data merupakan salah satu pertimbangan yang paling penting dalam mengembangkan sistem RKE.Sistem elektronik memungkinkan pengguna individu untuk memilih carabagaimana data disajikan. misalnya, dokter umumnya memilih untuk
mendapatkan semua informasi yang mereka butuhkan dalam satu tempat.
Oleh karena itu, lebih baik menempatkan informasi sebanyak mungkin pada setiap tayangan di layar pada sistem elektronik.
Dalam sistem rekam kesehatan baik elektronik dan berbasis kertas, langkah yang paling penting dalam standarisasi bentuk dan tampilan adalah untuk menetapkan kebutuhan informasi pengguna informasi kesehatan.setiap bentuk atau tampilan harus memenuhi tujuan yang telah ditetapkan dengan memasukkan semua data yang dibutuhkan dalam format yang sesuai dan mudah digunakan.
**vi**
