Tesis
Victor Julian Lipesik – 9109.205.327
Latar Belakang Kebutuhan
1. Model Tata Kelola Penentuan Alternatif Proses Pengembangan Perangkat
Lunak
2. Model Tata Kelola Pengembangan Perangkat Lunak Internal
3. Model Tata Kelola Pengembangan
Perangkat Lunak External (Pihak
Ketiga / Outsourcing)
Struktur Organisasi
Peran Dalam Tabel RACI Peran Dalam Organisasi Jml.
Chief Executive Officer Rektor / Wakil Rektor I Bidang Akademik 1
Chief Information Officer Kepala Pusat Komputer 1
Head Development Kepala MIS (Management Information System) 1
Head Operations Ditentukan sewaktu-waktu 1
Project Management Officer Ditentukan sewaktu-waktu 1
Dokumen Yang Dihasilkan
Maturity Level dan Gap Analysis RACI Chart
Rekomendasi Perbaikan Untuk Pencapaian Masing-masing Level Dokumen Tata Kelola
Dokumen Goals and Metrics
Rencana Kerja (Action Plan)
Gap Analysis
Pencapaian Tingkat
Kematangan
Tingkat Kematangan 2
CO Atribut Rekomendasi Perbaikan
AI1 TA 1. Adanya database sederhana yang secara manual dapat menjadi referensi, misalnya berupa catatan dari proses pengambilan keputusan sebelumnya.
SE 1. Adanya individu tertentu yang kompeten terhadap proses pengambilan keputusan, utamanya disebabkan karena keahlian pribadi.
DS2 SE 1. Individu yang berinisiatif untuk mengambil tanggung jawab memiliki keahlian teknis tertentu sehingga secara garis besar dapat mengawasi kinerja pihak ketiga.
Tingkat Kematangan 3 (AI1)
Atribut Rekomendasi Perbaikan
AC 1. Membentuk tim yang bertugas untuk menentukan alternatif solusi terbaik bagi permintaan pengembangan
perangkat lunak.
2. Membentuk alur komunikasi yang tertuju secara langsung kepada tim yang dibentuk sehingga permintaan pengembangan perangkat lunak dapat segera ditindaklanjuti.
3. Tim yang dibentuk untuk mengawasi penggunaan perangkat lunak ataupun mencari kemungkinan implementasi baru dari perangkat lunak bagi efisiensi kinerja suatu departemen.
PSP 1. Tim yang dibentuk harus segera membentuk suatu standard operation procedure (SOP) berdasarkan pengalaman
dan keahlian masing-masing sehingga SOP yang terbentuk merupakan gabungan good practices yang siap diimplementasikan.
2. SOP harus segera ditulis dalam bentuk dokumentasi yang baku sebagai pedoman bagi pelaksanaan penentuan keputusan.
TA 1. Adanya alat bantu pengambilan keputusan berupa data seperti perkembangan teknologi, analisis biaya dan
resiko, dan lainnya.
SE 1. Tim yang dibentuk wajib untuk memiliki pemahaman dan pengetahuan yang luas terhadap alternatif solusi
terakhir yang ada serta perkembangan teknologi terbaru.
2. Untuk itu, anggota tim didorong untuk mengikuti seminar maupun aktif dalam komunitas teknologi sehingga dapat mengikuti perkembangan teknologi terbaru.
GSM 1. Proses penentuan tujuan dan pengukuran didasarkan pada kebutuhan bisnis yang dilakukan secara terstruktur.
Tingkat Kematangan 3 (AI2)
Atribut Rekomendasi Perbaikan
AC 1. Adanya kerangka sebagai landasan terbentuknya struktur formal pada tiap proyek pengembangan perangkat lunak internal.
PSP 1. Adanya panduan atau pedoman umum terhadap pengembangan perangkat lunak yang mungkin tidak terlalu detil dan belum teruji.
TA 1. Alat bantu manajemen proyek terutama yang berkaitan dengan jadwal pengerjaan mulai diberlakukan.
SE 1. Berdasarkan pedoman dari PSP, maka diperlukan definisi kriteria yang jelas terhadap individu yang dapat dipilih untuk menjadi anggota tim pengembangan perangkat lunak.
2. Dibutuhkan perencanaan pelatihan yang bersifat formal bagi anggota tim pengembangan perangkat lunak baik berupa pelatihan di dalam maupun di luar organisasi.
GSM 1. Adanya pengukuran kinerja berdasarkan pedoman dari PSP.
Tingkat Kematangan 3 (DS2)
Atribut Rekomendasi Perbaikan
AC 1. Adanya perintah secara formal untuk mengawasi kinerja pihak ketiga serta melakukan pelaporan.
TA 1. Adanya alat bantu untuk penentuan dan pengawasan jadwal pengerjaan dari pihak ketiga.
SE 1. Kriteria yang harus dimiliki oleh pengawas ialah kemampuan untuk berhubungan dengan serta mengawasi pihak ketiga (vendor) berdasarkan kontrak yang berlaku.
RA 1. Penunjukan individu dilakukan secara formal terhadap orang yang memiliki kompetensi yang sesuai dengan proyek.
2. Individu yang ditunjuk merupakan anggota tim pemilihan alternatif solusi juga.
GSM 1. Adanya pengukuran, pengawasan dan pelaporan terhadap setiap perkembangan pengerjaan proyek tiap jangka waktu tertentu.
Tingkat Kematangan 4 (AI1)
Atribut Rekomendasi Perbaikan
AC 1. Pengkomunikasian kebutuhan perangkat lunak telah dilakukan berulang-ulang sehingga menjadi proses baku yang dimengerti di seluruh organisasi.
2. Tim mampu menentukan solusi mana yang harus segera dikerjakan dan mana yang dapat ditunda. Artinya tim harus memiliki alat bantu yang dapat mengetahui workload dari tim itu sendiri, misalnya berupa jadwal kerja masing-masing anggota.
PSP 1. SOP telah disahkan menjadi standar baku yang resmi.
2. Dalam penerapannya SOP akan terus direvisi dan dikembangkan berdasarkan praktek di lapangan dan sesuai dengan budaya perusahaan.
3. Seluruh SOP harus dapat dilaksanakan oleh anggota tim, oleh karena itu pelanggaran terhadap SOP harus dikenai sanksi yang sesuai.
TA 1. Alat bantu yang disebutkan dalam atribut AC di atas berupa sistem informasi yang mendukung kinerja tim.
2. Dukungan terutama diberikan dalam bentuk sistem informasi yang dapat menerima permintaan pengembangan perangkat lunak serta manajemen pengembangan perangkat lunak.
3. Alat bantu yang ada dapat digunakan sebagai pedoman manajemen proyek untuk mengawasi pemanfaatan dan pengalokasian waktu, kinerja dan biaya.
Tingkat Kematangan 4 (AI1) cont’d
Atribut Rekomendasi Perbaikan
SE 1. Tacit knowledge (keahlian perorangan) harus disebarkan dengan cara membentuk knowledge
management dari proses penentuan alternatif solusi. Setiap pengetahuan dan pengalaman khusus yang dimiliki seseorang harus dapat dibagikan kepada yang lain.
2. Pelatihan tidak dilakukan dalam bentuk seminar atau workshop, tetapi pertemuan diskusi antar anggota tim sesuai dengan knowledge management yang telah dibuat, sehingga keahlian yang dimiliki seseorang dapat tersebar kepada yang lain.
RA 1. Ketua tim dipilih secara resmi dan menjabat selama periode tertentu berdasarkan kesepakatan bersama
dan diterima oleh seluruh anggota, sehingga dapat menjalin kerjasama dengan baik dengan seluruh anggota.
2. Adanya penghargaan khusus misalnya berupa insentif yang diberikan kepada pemangku jabatan ketua.
GSM 1. Pengukuran terhadap keefektifan dan efisiensi kinerja dapat dilihat dari Sistem Informasi yang
disebutkan pada atribut TA.
2. Manajemen atau tim harus mengambil tindakan secara cepat jika terdapat resiko yang mungkin terjadi.
3. Penentuan tujuan dan pengukuran yang dilakukan dalam proses penentuan perangkat lunak harus dapat mengakomodasi tujuan bisnis.
4. Adanya standarisasi terhadap proses analisis penyebab resiko sehingga proses penanganan resiko dapat semakin cepat.
Tingkat Kematangan 4 (AI2)
Atribut Rekomendasi Perbaikan
AC 1. Pelimpahan tanggung jawab penanganan pengembangan perangkat lunak diberikan oleh Tim Penentuan Alternatif Solusi kepada Tim Pengembangan Perangkat Lunak Internal.
Selanjutnya Tim Penentuan Alternatif Solusi hanya bertugas untuk memonitor pelaksanaan.
2. Pelimpahan tanggung jawab juga disertai dengan dokumen yang jelas tentang deskripsi tugas yang harus dilaksanakan secara detail, baik jadwal kegiatan, rancangan biaya serta rincian perangkat lunak yang harus dibuat.
PSP 1. Adanya standard operational procedure (SOP) yang tidak hanya terdokumentasi, tetapi telah terbukti berisi pengalaman terbaik (best practise) dari seluruh rangkaian kegiatan pengembangan perangkat lunak internal. SOP tersebut juga harus bersifat resmi.
2. Adanya mekanisme bagi revisi dokumen SOP bagi pengembangan lebih lanjut.
3. Seluruh SOP harus dapat dilakukan oleh anggota tim, oleh karena itu, pelanggaran terhadap SOP harus dikenai sanksi yang sesuai.
TA 1. Alat bantu berupa sistem informasi yang mengatur penentuan jadwal pengerjaan yang memiliki referensi terhadap proyek-proyek yang lain.
Tingkat Kematangan 4 (AI2) cont’d
Atribut Rekomendasi Perbaikan
SE 1. Pemilihan anggota tim pengembangan haruslah individu yang memiliki kriteria yang sesuai dengan SOP pengembangan perangkat lunak.
2. Diperlukan perencanaan pelatihan yang matang serta secara teratur telah dapat dilakukan.
3. Pelatihan berupa internal maupun eksternal (misalnya sertifikasi).
4. Adanya mekanisme knowledge management atau knowledge sharing oleh anggota tim yang memiliki keahlian kepada lainnya.
RA 1. Ketua tim dipilih secara resmi oleh Tim Penentuan Alternatif Solusi.
2. Selanjutnya ketua berhak memilih anggota tim yang sesuai dengan kriteria proses pengembangan perangkat lunak sehingga dapat dengan lebih mudah dalam melakukan kerja sama.
3. Adanya mekanisme penghargaan jika tim mampu untuk memberikan kinerja yang lebih baik dari harapan.
GSM 1. Adanya pengukuran terhadap efisiensi dan efektifitas sesuai dengan tujuan bisnis dan perencanaan strategis teknologi informasi yang dikomunikasikan sebelumnya kepada tim.
2. Pengimplementasian alat bantu seperti IT balanced scorecard dilakukan untuk mendukung proses pengukuran.
3. Manajemen segera mendeteksi serta menangani masalah yang timbul.
Tingkat Kematangan 4 (DS2)
Atribut Rekomendasi Perbaikan
AC 1. Adanya pedoman tentang detil pengerjaan perangkat lunak yang dimiliki oleh tim dan pihak ketiga yang
termasuk dalam surat kontrak.
2. Adanya proses pengawasan pengerjaan yang berjalan secara berkala. Pada waktu yang telah ditentukan tersebut pihak ketiga wajib melaporkan kinerjanya.
3. Setiap bentuk pelanggaran dapat dikenai sanksi yang telah diatur dalam surat kontrak.
TA 1. Tim memiliki alat bantu berupa transfer pricing model yang berguna sebagai panduan penentuan harga kontrak dengan pihak ketiga.
SE 1. Adanya pelatihan terhadap proses komunikasi dengan pihak ketiga serta segala bentuk penyelesaian yang
mungkin dilakukan. Jika memungkinkan pelatihan yang diberikan adalah yang dapat memberikan sertifikasi.
2. Anggota tim yang ditunjuk sebagai pengawas pihak ketiga adalah yang telah mendapatkan pelatihan tersebut.
3. Segala hal yang berkaitan dengan hal teknis seperti pemilihan bahasa pemrograman, sistem operasi, database management system, dan sebagainya ditentukan oleh tim. Lebih baik jika pemilihan hal teknis
tersebut disetarakan dengan spesifikasi teknis dari AI2 yaitu yang diberikan kepada Tim Pengembangan Perangkat Lunak Internal.
4. Anggota tim yang ditunjuk sebagai pengawas pihak ketiga adalah yang telah menguasai hal teknis tersebut di atas. Pelatihan kepada anggota tim dapat disamakan dengan yang diberikan kepada Tim Pengembangan Perangkat Lunak Internal.
Tingkat Kematangan 4 (DS2) cont’d
Atribut Rekomendasi Perbaikan
RA 1. Pengawas yang ditunjuk memiliki tanggung jawab dan otoritas penuh terhadap perkembangan proyek.
2. Penghargaan dan sanksi juga diberikan kepada pengawas.
GSM 1. Pembuatan kontrak, jadwal pengerjaan, jadwal pembayaran, tujuan dan ruang lingkup pengerjaan, pengukuran serta definisi tanggung jawab dibuat dan disepakati oleh dua belah pihak.
