Target dan Rencana Kerja , pasangan yang tidak bisa di pisahkan
Dalam beberapa kesempatan training, saya sering menanyakan, “apa yang lebih penting:
target atau activity plan?” Hampir 90% peserta training menyatakan bahwa target lebih penting. Tanpa target kita tidak tahu ke mana tujuan kita. Pendapat ini bisa juga terjadi karena kebiasaan di perusahaan, yang menempatkan target sebagai fokus utama perusahaan. Namun berkaca pada teori di atas, bahwa target bisa dicapai melalui suatu rencana kerja yang baik, maka pernyataan target lebih penting menjadi kurang tepat.
√ Target tanpa activity plan (rencana kerja untuk mencapai target) adalah mimpi. Kalaupun kita tidak memiliki activity plan, namun targetnya tercapai, biasanya itu tercapai karena faktor by accident.
√ Namun activity plan (program peningkatan) yang dilakukan tanpa dilandasi oleh target, tetap bisa menghasilkan suatu perubahan. Ambilah contoh sistem manajemen perusahaan Jepang yang menerapkan sistem partisipatif. Karyawan diharapkan berperan aktif dalam melakukan program perbaikan, baik melalui aktivitas grup kecil yang dikenal dengan istilah Quality Control Circle atau Gugus Kendala Mutu hingga suggestion system, usulan individu
untuk melakukan perbaikan.
Walaupun tidak dilandasi arahan target perusahaan, banyak perusahaan Jepang yang menerapkan sistem ini berhasil menjadi lebih baik dari waktu ke waktu. Di lain pihak, perusahaan yang memiliki target yang jelas namun tanpa kegiatan perbaikan apapun, berjalan di tempat.
Namun perlu diingat, activity plan yang dilakukan tanpa dasar perencanaan target yang baik, akan membuat perusahaan melakukan improvement secara sporadis yang justru memperlambat pencapaian target besar perusahaan.
Metode penyusunan aktifity plan
Beralih dari fokus target ke fokus activity plan
Contoh ini diambil dari project yang saya tangani, yakni menurunkan reject internal dan customer claim. Perusahaan itu sudah memiliki sertifikat ISO 9001. Mereka juga memiliki target dan sistem pelaporan target yang bagus dengan melakukan review pencapaian target setiap minggu. Awalnya saya cukup heran mengapa perusahaan dengan kondisi seperti ini masih tetap memiliki angka customer claim dan reject internal yang tinggi? Apa yang salah dengan perusahaan tersebut?
Saya memutuskan untuk ikut dalam rapat mingguan yang membahas pencapaian target perusahaan. Berikut catatan saya mengenai rapat tersebut :
• Rapat difokuskan pada pelaporan pencapaian target per-departemen. Setiap departemen mempresentasikan performa dalam bentuk grafik. Terkadang timbul pertanyaan, dan dijawab secara lisan oleh departemen yang bersangkutan. Akan tetapi, jika diperhatikan dengan lebih seksama, jawaban yang diberikan lebih mengarah pada permasalahan sehari-hari dan terlalu umum. Misalnya saja adalahk komunikasi antar- shift yang tidak baik, kepedulian mutu dari operator yang masih kurang, operator lupa, ada masalah mesin, dan masalah lainnya yang merupakan masalah-masalah yang umum, yang sering kali diucapkan
• Tidak ada suatu media/form minutes of meeting yang berisi tabel tindakan, penanggung jawab dan target penyelesaian, sebagai alat untuk mengontrol suatu tindakan apakah sudah dilakukan atau belum.
• Rapat berikutnya melakukan hal yang sama dengan yang telah dijelaskan di atas.
Berkaca pada konsep “target bisa dicapai melalui suatu strategi yang terstruktur (activity plan)”, saya melihat ada yang hilang dari perusahaan ini. Perusahaan ini tidak memiliki activity plan!! Perusahaan memang memiliki target dan sistem pelaporan target yang baik, namun tidak memiliki strategi untuk mencapai target atau activity plan.
Kemudian saya melakukan langkah perbaikan sebagai berikut :
• Menyusun activity plan untuk tiap departemen
• Fokus rapat diubah dari pembahasan target menjadi pembahasan activity plan.
• Setiap minggu, tiap departemen mempresentasikan status activity plan masing-masing.
Apakah activity plan sudah dilakukan atau belum? Jika belum, kenapa ? jika ada kesulitan, kita bahas dan susun rencana perbaikan berikutnya! Jika belum dikerjakan, dengan alasan banyak kerjaan rutin yang harus segera diselesaikan, maka ditanyakan kapan akan bisa diselesaikan. Ketika activity plan terlalu lama tidak diselesaikan, maka permasalahan tersebut diinformasikan ke Manajemen sehingga Manajemen bisa ikut melakukan follow up.
Kembali ke polemik target vs activity plan. Baik target maupun activity plan sama‐sama penting. Dua unsur ini merupakan satu kesatuan yang saling melengkapi. Oleh karena itu dalam menyusun program perencanaan bisnis, kedua unsur tersebut harus ada. Misalnya
√ Dalam suatu forum bisnis plan di perusahaan ABC, pimpinan menetapkan kenaikan target penjualan sebesar 20%. Namun target saja tidak cukup, strategi apa yang akan digunakan untuk menaikkan penjualan? Activity plan‐nya apa?
o Berdasarkan analisa, diketahui bahwa pesaing untuk produk A adalah produk impor yang harganya jauh lebih tinggi dari produk A. Berdasarkan data tersebut strategi yang akan dilakukan oleh bagian sales adalah menaikkan harga produk A sebesar 10%.
o Saat ini belum banyak perusahaan yang mengetahui bahwa produk A juga tersedia
• Saya lakukan perubahan ini selama 3 bulan. Selama 3 bulan, saya tidak pernah melakukan rapat pencapaian target. Saya cukup melakukan rapat pembahasan activity plan. Strategi ini membuah hasil:
o Klaim Customer turun dari rata-rata 5,93 klaim per-minggu menjadi 0,75 klaim per minggu.
o Klaim customer turun dari 1863 PPM (part persejuta) menjadi 186 PPM o Reject internal turun dengan cukup signifikan.
• Line 1 turun dari 1752 PPM menjadi 468 PPM.
• Line 2 dari 943 PPM menjadi 400 PPM.
• Line 3 dari 1326 PPM menjadi 153 PPM.
• Line 4 dari 2461 PPM menjadi 476 PPM.
• Line 5 dari 2313 PPM menjadi 304 PPM. o Produktivitas naik.
• Line 1 naik dari 285 menjadi 405.
• Line 2 naik dari 152 menjadi 190.
• Line 3 naik dari 310 menjadi 360.
• Line 4 naik dari 211 menjadi 244.
o Pending turun dari rata-rata 40 part/ hari menjadi 6 part/ hari
Suatu pencapaian yang ternyata jauh lebih baik dari target yang telah ditetapkan.
di lokal. Selama ini banyak perusahaan yang membelinya langsung dari Singapura.
Oleh karena itu strategi yang akan dilakukan adalah melakukan promosi melalui pameran dan memberikan sample produk secara cuma‐cuma kepada perusahaan yang belum memakai produk A.
Tgl
dikeluarkan PIC Deadline
(Plan) Deadline
(Aktual) Status
1 Menaikkan harga jual produk A sebesar 10% Joni 12-Feb
1 Ikut dalam pameran pada bulan Juli 2008 Juni 10-Mar
2 Memberikan contoh produk secara cuma-cuma kepada perusahaan yang belum menggunakan produk A. Target mendapatkan 3 customer perusahaan baru
Jini 10-Jul Pesaing untuk produk A adalah
produk impor yang harganya lebih mahal 50%, sehingga masih ada peluang untuk menaikkan harga jual produk
Produk A belum banyak dikenal oleh perusahaan. Banyak perusahaan yang masih menggunakan produk impor langsung dari Singapore
Deskripsi pembahasan Tindak Lanjut
Menaikkan penjualan sebesar 20%
01-Jan
√ Salah satu perusahaan Manufaktur memiliki waktu berhenti (down time) mesin yang tinggi, hingga 50%, artinya dalam 2 shift kerja (15 jam), mesin hanya bekerja selama 7,5 jam. Pimpinan perusahaan kemudian menargetkan untuk menurunkan down time mesin menjadi 30%. Untuk merealisasikan target tersebut, Manager Produksi menyusun suatu strategi (activity plan) sebagai berikut
o Salah satu penyebab down time tinggi adalah waktu setting penggantian model yang lama. Waktu yang diperlukan untuk setting adalah ± 1‐3 jam. Maka, salah satu strategi yang akan dilakukan adalah mempersingkat waktu penggantian model.
o Penyebab down time tinggi lainnya adalah ketidakcocokan antara penjadwalan produksi dengan ketersediaan material. Kondisi ini sering mengakibatkan mesin berhenti karena tidak ada material.
Tgl
dikeluarkan PIC Deadline
(Plan)
Deadline (Aktual)
1 Menambah orang untuk melakukan persiapan alat, sehingga peralatan pengganti sudah siap sebelum ganti model (bisa menekan waktu persiapan alat)
Deni 20-Jan
2 Menekan waktu penggantian model, dari rata-rata 3 x/
hari menjadi 2 x / hari
Tri 01-Feb
1 Schedule produksi besok hari dikeluarkan sebelum jam 12 siang, untuk kemudian dicek ketersediaan materialnya. Jika material tidak ada maka schedule akan direvisi disesuaikan dengan material yang ada. Schedule yang sudah fix akan diberikan paling lambat jam 4 sore, untuk memberi kesempatan kepada produksi melakukan persiapan.
Maman 05-Jan
2 Membuat acuan stok minimum material. Stok minimum material ditentukan 2 hari produksi untuk mengantisipasi kemungkinan terlambatnya material.
Edi 05-Jan Waktu yang dihabiskan untuk
setting pada saat ganti model relatif tinggi, 1 s/d 3 jam
Ketidakcocokan antara schedule produksi dengan schedule material, akibatnya mesin terhenti karena tidak ada material
Deskripsi pembahasan Tindak Lanjut
Menurunkan waktu berhenti mesin dari 50% ke 30%
20 Dec'07
