7 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Landasan Teori
1. Pengertian Sistem dan Prosedur a. Pengertian Sistem
Dalam keseharian secara sadar atau tidak manusia selalu terlibat dalam sebuah sistem, misalnya sistem pernafasan, sistem pendidikan dan lain-lain. Berbagai jenis sistem tersebut sulit untuk memberikan definisi yang tepat namun secara umum “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.”
Lilis Puspitawati (2014:2). Sedangkan menurut Mulyadi (2013:5)
“Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.”
b. Pengertian Prosedur
“Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.” Mulyadi (2013:5). Dari definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur sedangkan prosedur tersebut merupakan urutan kegiatan klerikal. Kegiatan klerikal merupakan kegiatan mencatat
informasi dalam formulir, buku jurnal dan buku besar yakni dengan menulis, menggandakan, menghitung, memberikan kode, mendaftar, memilih dan memindah. (Mulyadi, 2013:6).
2. Pengertian Sistem Akuntansi
Setelah diuraikan pengertian sistem di atas maka dapat didefinisikan sistem akuntansi. “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna mempermudah pengelolaan perusahaan”. Mulyadi (2013:3).
Dari definisi sistem akuntansi tersebut unsur suatu sistem akuntansi adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan.
a. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas. Formulir sering pula disebut dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dengan formulir ini data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan.
Contoh formulir adalah : faktur penjualan, bukti kas keluar, dan cek.
Dalam sistem akuntansi secara manual (manual system), media yang digunakan untuk merekam pertama kali data transaksi keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas (paper form). Dalam sistem akuntansi dengan komputer (computerized system) digunakan berbagai macam media untuk memasukan data kedalam sistem pengolahan data seperti:
papan ketik (keyboard), optical and magnetic characters and code, mice, voice, touch sensors, dan cats.
b. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Sumber pencatatan yang ada dalam jurnal adalah sebuah formulir. Dalam jurnal data keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan menurut penggolongan yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Dalam jurnal juga terdapat kegiatan peringkasan data, yang hasil peringkasannya (berupa jumlah rupiah transaksi tertentu) kemudian di posting ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar. Contoh jurnal adalah jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal penjualan dll.
c. Buku Besar
Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Rekening buku besar ini di satu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan, dipihak lain dapat dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan.
d. Buku Pembantu
Apabila data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary ledger). Buku pembantu ini terdiri dari rekening - rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir (books of final entry), yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku pembantu. Buku besar dan buku pembantu disebut sebagai catatan akuntansi akhir juga karena setelah data akuntansi keuangan dicatat dalam buku-buku tersebut, proses akuntansi selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan, bukan pencatatan lagi kedalam catatan akuntansi.
e. Laporan
Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi-laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan dapat
berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer. Mulyadi (2013:3-5)
3. Tujuan Sistem Akuntansi
Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah sebagi berikut:
a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru b. Untuk menyediakan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang
sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya
c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan
d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Mulyadi (2013:19-20)
4. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
“Sistem informasi akuntansi adalah mengolah/memproses data transaksi keuangan dengan menggunakan sistem komputerisasi yang terhubung dengan jaringan komunikasi antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya” Lilis Puspitawati (2014:58).
Sistem informasi akuntansi tersebut melaksanakan tugas seperti mengumpulkan transaksi dan data lain dan memasukannya ke dalam sistem kemudian memproses data transaksi dan menyimpannya untuk keperluan mendatang, menghasilkan informasi berupa laporan, mengendalikan seluruh proses sedemikian rupa sehingga informasi yang dihasilkan akurat dan dapat dipercaya.
5. Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran- ukuran yang dikoordinasikan dalam menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. (Mulyadi, 2013:163).
6. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Penjualan Tunai
Penjualan tunai dilaksanakan perusahaan dengan mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang kebih dahulu sebelum barang diserahkan kepada pembeli setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan dan transaksi pejualan tunai yang kemudian dicatat perusahaan. (Mulyadi, 2013:455)
Sumber penerimaan kas terbesar suatu perusahaan yakni penjualan tunai. Berdasarkan sistem pengendalian intren yang baik, sistem penerimaan kas harus segera menyetor uang ke bank dengan melibatkan pihak lain selain kasir, penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu kredit yang melibatkan bank penerbit kartu kedit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas.
a. Prosedur Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai
Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai dibagi menjadi tiga prosedur sebagai berikut:
1) Prosedur penerimaan kas dari over-the counter sales
Pembeli datang ke perusahaan, melakukan pemilihan barang yang akan dibeli, melakukan pembayaran ke kasir, dan kemudian menerima barang yang dibeli. Dalam prosedur ini perusahaan menerima uang tunai, cek pribadi (personal check), atau pembayaran langsung dari dari pembeli dengan credit card, sebelum barang diserahkan kepada pembeli. (Mulyadi 2013:456).
Prosedur penerimaan kas dari over-the counter sales sebagai berikut:
a) Pembeli datang dan memesan barang langsung kepada wiraniaga (sales person) di bagian penjualan
b) Bagian kasa menerima pembayaran dari pembeli, yang dapat berupa uang tunai, cek pribadi (personal check) atau kartu kredit
c) Bagian penjual memerintahkan bagian pengiriman untuk menyerahkan barang kepada pembeli
d) Bagian pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli e) Bagian kasa menyetorkan kas yang diterima ke bank
f) Bagian akuntansi mencatatpendapatan penjualan daam jurnal penjualan
g) Bagian akuntansi mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai dalam jurnal penerimaan kas.
Berikut ini skema yang melukiskan prosedur-prosedur di atas:
Bagian
Penjualan Pembeli
Bagian Pengiriman
Barang
Bagian Kasa
Bagian
Akuntansi Bank
Pembeli memesan barang (1)
(2) Pembeli membayar harga barang
(3) Bagian penjualan memerintahkan bagian Pengiriman menyerahkan
barang kepada pembeli
Bagian Pengiriman menyerahkan barang kepada
pembeli (4)
(6)
Bagian Akuntansi mencatat pendapatan penjualan
(7) Bagian Akuntansi mencatat penerimaan kas
dari penjualan tunai
(5) Bagian Kasa menyetorkan kas ke bank
Sumber: Mulyadi (2013:457)
Gambar 1
Prosedur Penerimaan Kas dari Over the Counter Sale
Berikut ini bagan alir sistem penerimaan kas dari Over- The- Counter Sales
Bagian Order Penjualan Bagian Kasa
FPT: Faktur Penjualan Tunai PRK: Pita Register Kas
N Diserahkan 5
Ke bank
Bersama Uang
3 2 1 Bukti Setor Bank
3 2 1 Bukti Setor Bank
N Via
Pembeli 1
2 3 2 1 FPT
3 PRK 1 FPT
1 FPT
1
Mengoperasi kan register
kas Menerima
uang dari pembeli Mulai
Menerima Order dari pembeli
Mengisi faktur penjualan
tunai
Mengisi bukti setor
bank
Menyetor kas ke
bank
Bagan 1
Bagan Alir Sistem Penerimaan Kas dari Over- The- Counter Sales
Lanjutan
Bagian Gudang Bagian Pengiriman
FPT: Faktur Penjualan Tunai PRK: Pita Register Kas
2
2 FPT
Kartu Gudang
Menyerahkan Barang
2 FPT
Bersama Barang
4
3 4
PRK 1 FPT
2 FPT
Membanding kan FPT lb 1 dan lb 2
Menyerahkan Barang kepada pembeli
2 FPT 1 PRK
Bersama Barang sebagai slip pembungkus
Untuk pembeli
6
Lanjutan
Bagian Jurnal Bagian Kartu Persediaan
FPT: Faktur Penjualan Tunai PRK: Pita Register Kas Sumber: Mulyadi (2013:476-477)
5
2 Bukti setor
Bank
Jurnal penerim
aan kas
N
RHPP
N Jurnal
Umum Bukti Memoria
8
Selesa
N
RHPP
Secara Periodik 7
PRK
Kartu Persediaa
Membuat Rekapitulasi
HPP
Membuat Bukti Memoria
l 1 FPT
RHPP Bukti Memorial
8 7
Jurnal Penjuala
6
PRK 1 FPT
2) Prosedur penerimaan kas dari cod sale
Cash on deivery sales (COD sales) adalah transaksi penjualan yang melibatkan kantor pos, perusahaan angkutan umum, atau angkutan sendiri dalam penyerahan dan penerimaan kas dari hasil penjualan. COD sales merupakan sarana untuk memperluas daerah pemasaran dan untuk memberikan jaminan penyerahan barang bagi pembeli dan jaminan penerimaankas bagi perusahaan. COD sales melalui pos belum merupakan sistem penjualan yang umum berlaku di Indonesia.
Prosedur penerimaan kas dari Cash- On- Delibery Sales (COD sales) sebagai berikut:
a) Pembeli memesan barang lewat surat yang dikirim melalui kantor pos.
b) Penjual mengirimkan barang melalui kantor pos pengiriman dengan cara mengisi formulir COD sales di kantor pos.
c) Kantor pos pengirimn barang dan formulir COD sales sesuai dengan instruksi penjualan kepada kantor pos penerimaan.
d) Kantor pos penerima, pada saat diterimanya barang dan formulir COD sales. Memberitahukan kepada pembeli tentang diterimanya kiriman barang COD sales.
e) Pembeli membawa surat panggilan ke kantor pos penerima dan melakukan pembaaran sejumlah yang tercantum dalam formulir COD sales. kantor pos penerima menyerahkan barang kepada pembelian, dengan diterimanya kas dari pembeli.
f) Kantor pos penerima memberitahu kantor pos pengiriman bahwa COD sales telah dilaksanakan.
g) Kantor pos pengirim memberitahu penjual bahwa COD sales telah selesai dilakukan, sehingga penjual dapat mengambil kas yang diterima dari pembeli.
Berikut ini skema yang melukiskan prosedur- prosedur di atas:
Kantor Pos Pengiriman
Penjual Pembeli
Kantor Pos Penerima Kantor Pos mengirim barang ke alamat pembeli
(3)
Kantor Pos Penerima memberitahukan kantor Pos pengirim bahwa COD Sales telah dilaksanakan
(6)
Kantor Pos Pengirim memberitahu kas dari COD
sales (7) Penjual mengirim barang ke pembeli via COD saes
(2)
Pembeli memesan barang (1)
Kantor Pos mengirim pemberitahuan
adanya COD sales (4) Pembeli membayar
harga barang dan
menerima barang yang
dibeli (5)
Sumber: Mulyadi (2013:458)
Gambar 2
Prosedur Penerimaan Kas dari COD Sales
3) Prosedur penerimaan kas dari credit card sales
Cerdit card sales merupakan salah satu cara pembayaran pembeli dan sarana penagihan bagi penjual. Sarana pembayaran baik over- the-counter sale maupun penjualan yang pengiriman barangnya dilakukan dengan jasa pos atau angkutan umum. Pembeli tidak perlu datang ke perusahaan penjual, pembelimemberikan persetujuan tertulis penggunaan kartu dalam pembayaran harga barang, sehingga perusahaan dapat melakukan penagihan kepada bank atau perusahaan penerbit kartu kredit. Kartu kredit dapat digolongkan menjadi kartu kredit bank (bank cards), kartu kredit perusahaan (company card), kartu kredit bepergian dan hiburan (travel and entertainment card). (Mulyadi, 2013:459).
Prosedur penerimaan kas dari Credit Card Sales sebagai berikut:
a) Pemegang kartu kredit memesan barang ke bagian penjual b) Bagian penjualan memerintahkan bagian pengiriman untuk
menyerahkan barang kepad pembeli
c) Pemegang kartu kredit membayar dengan kartu kredit d) Bagian pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli e) Bagian kas menyetor slip kartu kredit ke bank
f) Secara periodik, bank penerbit kartu kredit melakukan penagihan kepada pemegang kartu kredit.
Berikut ini skema yang melukiskan prosedur- prosedur di atas:
Bagian Penjualan
Pemegang Kartu Kredit
Bank Penerbit kartu Kredit Bagian Kasa
Bagian Pengiriman
Pemegang kartu kredit memesan barang (1)
Bagian penjualan memerintahkan Bagian
pengiriman untuk menyerahkan barang
kepada pembeli (2)
Bagian pengiriman menyerahkan barang kepada
pembeli (4)
Secara periodik bank penerbit
kartu kredit melakukan penagihan kepada pemegang kartu
kredit (6) Pemegang kartu kredit membayar dengan kartu kredit
(3)
Menyetor slip kartu kredit ke bank
(5)
Sumber: Mulyadi (2013:461) b. Fungsi yang Terkait
Fungsi- fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah:
1) Fungsi Penjualan
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi penjualan bertanggung jawab sebagai penerimaan kas dari pembeli.
Fungsi ini dijalankan bagian penjualan.
Gambar 3
Prosedur Penerimaan Kas dari Credit Card Sales
2) Fungsi Kas
Bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli.
Fungsi ini berada dibagian kasa.
3) Fungsi gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan pembeli. Kemudian menyerahkan barang ke bagian pengiriman. Fungsi ini berada di bagian gudang.
4) Fungsi pengiriman
Fungsi yang bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang sudah dibayar pembeli. Fungsi ini berada dibagian pengiriman.
5) Fungsi akuntansi
Bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan kas dari penjualan dan penerimaan kas dan membuat laporan penjualan.
Fungsi ini berada di tangan bagian jurnal.
c. Informasi yang Diperlukan Manajemen
Informasi umum yang diperlukan manajemen dari penerimaan kas dari penjualan tunai adalah:
1) Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu
2) Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai
3) Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu
4) Nama dan alamat pembeli, informasi ini diperlukan dalam penjualan produk tertentu, namun pada umumnya informasi nama dan alamat pembeli ini tidak diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan tunai
5) Kuantitas produk yang dijual
6) Nama wiraniaga yang melakukan penjualan 7) Otorisasi pejabat yang berwenang
d. Dokumen dan Catatan yang Digunakan
Dokumen yang digunakan untuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah:
1) Faktur penjualan tunai (FPT)
FPT digunakan untuk merekam informasi yang diperlukan manajemen mengenai penjualan tunai. Dokumen ini diisi oleh fungsi penjualan yang bertugas sebagai pengantar pembayaran oleh pembeli kepada fungsi kas dan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penjualan ke jurnal penjualan. Tembusan faktur dikirimkan oleh fungsi penjualan ke fungsi pengiriman sebagai perintah penyerahan barang. Tembusan faktur tersebut digunakan sebagai slip pembungkus (packing slip) yang dite mpel fungsi pengiriman di atas pembungkus.
Berikut contoh Faktur Penjualan Tunai:
Gambar 4 FPT
Toko Buku Remaja
Jl. Lawu 15, Yogyakarta, 55213 Telepon (0274) 63539, Fax (0274) 86104
FAKTUR PENJUALAN TUNAI
Nama Pembeli Alamat : Tanggal Nomor
125897689
Nomor Kode
Nama Barang Satuan
Harga
Kuantitas Jumlah Harga
Urut Barang Satuan
Jumlah
Dicatat dalam Dicata dalam
Diserahkan Dijual Buku
Pembantu Jurnal
Tanggal
Tanda tangan
Sumber: Mulyadi (2013:464)
2) Pita register kas (cashregister tape)
Dokumen ini dihasilkan fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas. Dokumen ini dijadigan sebagai dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan. Berikut ini contoh Pita Register Kas:
Gambar 5 Pita Register Kas
TERIMA KASIH
* 12.500,00 15.000,00 20.000,00 57.000,00 75.000,00
179.500,00 ST
180.000,00 500,00 C
Sumber: Mulyadi (2013:464) 3) Credit card sales slip
Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank menerbitkan kartu kredit dan diserahkan kepada perusahaananggota kartu kredit. Untuk perusahaan jasa/ dagangdokumn ini diise oleh fungsi kassebagai alat untuk menagih uang tunai dari bank yang mengeluarkan kartu kredit. Berikut contoh Credit Card Sales Slip:
4) Bill of lading
Dokumen bukti penyerahan barang dari perusahaan penjual barang kepada perusahaan angkutan umum. Dokumen ini digunakan fungsi pengiriman dalam penjuala COD yang penyerahkan barang dilakukan oleh perusahaan angkutan umum.
5) Faktur penjualan COD
Dokumen yang digunakan untuk merekan penjualan COD.
Tembusan faktur ini diserahkan kepada pelanggan melalui bagian angkutan perusahaa, kantor pos, atau perusahaan angkutan umum dan dimintakan tanda tangan penerimaan barang dari pelanggan sebagai bukti telah diterimanya barang oleh pelanggan.
Tembusannya kemudian di gunakan untuk menagih kas yang harus dibayar oleh pelanggan pada saat penyerahan barang dipesan pelanggan. Berikut contoh Faktur Prnjualan COD:
Gambar 6
Faktur Penjualan COD sales
Toko Buku Remaja
Jl. Lawu 15, Yogyakarta, 55213 Telepon (0274) 63539, Fax (0274) 86104
FAKTUR PENJUALAN COD
Nama Pembeli Alamat Tanggal Nomor Bill of Loding
Nomor Faktur 125897689 Nomor
Urut
Kode Barang
Nama
Barang Satuan Harga
Satuan Kuantitas Jumlah Harga
Jumlah
Dicatat dalam Buku Pembantu
Dicata dalam Jurnal
Diterima oleh Pelanggan
Diserahkan Dijual
Tanggal
Tanda Tangan
Sumber: Mulyadi (2013:467)
6) Bukti Setor Bank
Dokumen ini dibuat fungsi kas untuk penyetoran kas ke bank.
Bukti setor dibuat 3 lembari diserahkan fungsi kas ke bank bersamaan penyetoran kas. Dua lembar tembusannya dikembalikan setelah ditanda tangani dan dicap oleh bank. Setelah itu fungsi kas menyerhakannya kepada fungsi akuntansi kepada fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber pencatatan transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai ke dalam jurnal penerimaan kas. Berikut contoh Bukti Setor Bank:
Gambar 7 Bukti Setor Bank
BANK ARTA SELAMAT Yogyakarta
No. 987679 Tgl.
BUKTI SETOR BANK
Nama: Bank No. Cek Jumlah Rupiah
No. Rekening:
Tanda Tangan Penyetor Credit Card Sales Slip
Uang Tunai
Jumlah
Jumlah Rupiah
...
Pengesahan Bank ...
...
Sumber: Mulyadi(2013:468)
7) Rekap harga pokok penjualan
Digunakan fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode dan dijadikan sebagai dokumen pendukung bagi pembuatan bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual. (Mulyadi, 2013:463- 468).
e. Catatan akuntansi yang digunakan sistem penerimaan kas dari penjualan tunai
1) Jurnal penjualan
Digunakan fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan.
2) Jurnal penerimaan kas
Jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya dari penjualan tunai.
3) Jurnal umum
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai. Jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.
4) Kartu persediaan
Kartu persediaan ini digunakan fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Selain itu juga untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan digudang.
5) Kartu gudang
Catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang disimpan digudang sehingga kartu gudang tidak termasuk sebagai catatan akuntansi.
(Mulyadi, 2013:469).
f. Jaringan Prosedur
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah:
1) Prosedur order penjualan
Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas juga untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli.
2) Prosedur penerimaan kas
Fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran berupa pita register kas dan cap
“Lunas” pada faktur penjualan tunai kepada pembeli untuk memunkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman.
3) Prosedur penyerahan barang
Dalam prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.
4) Prosedur pencatatan penjualan tunai
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. Di samping itu fungsi akuntansi juga mencatat berkurangnya persediaan barang yang dijual dalam kartu persediaan.
5) Prosedur penyetoran kas ke bank
Sistem pengendalian intern terhadap kas mengharuskan penyetoran dengan segera ke bank semua kas yang diterima.
6) Prosedur pencatatan penerimaan kas
Fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat ke dalam kartu persediaan.
Fungsi akuntansi membuat bukti memorial sebagai dokumen sumber untukpencatatan harga pokok penjualan ke dalam jurnal umum. (Mulyadi, 2013:470).
g. Unsur Sistem Pengendalian Intern
Unsur pengendalian intern dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah sebagai berikut :
1) Organisasi
Dalam merancang organisasi yang berkaitan dengan sistem penerimaan kas dari penjualan tunai, unsur pokok pengendalian intern yang diterapkan yaitu:
a) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas
Fungsi penjualan merupakan fungsi operasi yang harus dipisahkan olefh fungsi kas yang merupakan fungsi penyimpanan. Pemisahan ini mengakibatkan setiap penerimaan kas dari penjualan tunai dilaksanaka oleh dua fungsi yang saling mengecek.
b) Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi harus dipisahkan dari kedua fungsi pokok yang lain. Hal ini berguna untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi.
c) Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan dan fungsi kas
Tidak ada transaksi penjualan tunai yang dilaksanakan secara rangkap oleh satu fungsi. Sehingga akan ada pengecekan intern pekerjaan setiap fungsi oleh fungsi lain.
2) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
a) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai. Formulir tersebut diterbitkan fungsi penjualan yang digunakan oleh fungsi kas saat menerima kas dan digunakan fungsi pengiriman pada saat menyerahkan barang kepada pembeli.
b) Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut
c) Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit
d) Penyerahan barang yang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai yang
e) Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai.
3) Praktik yang sehat
Unsur pokok pengendalian intern dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai:
a) Faktur pejualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
b) Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya.
c) Penghitungan saldo kas yang ada ditangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.
(Mulyadi, 2013 : 471- 474)
7. Sistem Akuntansi Penerimaan kas dari Piutang
Menurut Mulyadi (2013:493), menjelaskan bahwa untuk menjamin diterimanya kas oleh perusahaan, sistem penerimaan kas dari piutang mengharuskan:
1. Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara pemindahbukuan melalui rekening bank (giro bilyet). Jika perusahaan hanya menerima kas dalam bentuk cek atas nama perusahaan, akan menjamin kas yang diterima oleh perusahaan masuk ke rekening giro bank perusahaan. Pemindah bukuan juga akan memberikan jaminan penerimaan kas masuk ke rekening giro bank perusahaan.
2. Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh.
a. Prosedur penerimaan kas yang membentuk sistem penerimaan kas dari Piutang
Penerimaan kas dari piutang dapat dilakukakan melalui berbagai cara: (1) melalui penagih perusahaan, (2) melalui pos, (3) melalui lock-box collection plan. Di antara berbagai cara penagihan piutang tersebut, penerimaan kas dari piutang seharusnya mewajibkan debitur melakukan pembayaran dengan menggunakan cek atas nama, yang secara jelas mencantumkan nama perusahaan yang berhak menerima pembayaran di atas cek. Dengan cek atas nama ini, perusahaan akan terjamin menerima kas dari debitur, sehingga kecil kemungkinan orang yang tidak berhak dapat menguangkan cek yang diterima dari debitur untuk kepentingan pribadinya.
1) Sistem Penerimaan Kas dari Piutang Melalui Penagih Perusahaan
Menurut sistem pengendalian intern yang baik, semua penerimaan kas debitur harus dalam bentuk cek atas nama atau giro bilyet. Penerimaan kas dari debitur dalam bentuk uang tunai memberikan peluang bagi penagih perusahaan melakukan penyelewengan kas hasil penagihan. Penerimaan kas dari debitur dalam bentuk cek tunai juga memberikan peluang karyawan perusahaan untuk menguangkan cek yang diterima debitur untuk kepentingan pribadinya. Penerimaan kas dari
piutang melalui penagihan perusahaan dilaksanakan dengan prosedur berikut ini:
a) Bagian piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada bagian penagihan.
b) Bagian Penagihan mengirimkan penagih untuk melakukan penagihan kepada debitur.
c) Bagian Penagihan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan dari debitur.
d) Bagian Penagihan menyerahkan cek kepada Bagian Kasa.
e) Bagian Penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada Bagian Piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang.
f) Bagian Kasa mengirim kuitansi tanda penerimaan kas kepada debitur.
g) Bagian Kasa menyetorkan cek ke bank untuk melakukan clearing atas cek tersebut.
h) Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur. (Mulyadi, 2013:493)
Gambar 8
Penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan
(Mulyadi, 2013:493)
2) Sistem Penerimaan Kas dari Piutang Melalui Pos
Sistem penerimaan Kas dari piutang melalui pos dilaksanakan dengan prosedur sebagai berikut ini :
a) Bagian pengiriman mengirim faktur penjualan kredit kepada debitur pada saat ransaksi penjualan kredit terjadi.
b) Debitur mengirim cek atas nama yang dilampiri surat pemberitahuan melalui pos.
c) Bagian sekretariat menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan dari debitur.
d) Bagian sekretariat menyerahkan cek kepada bagian kasa.
e) Bagian sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang.
f) Bagian kasa mengirim kuitansi kepada debitur sebagai tanda terima pembayaran dari debitur.
g) Bagian kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas nama tersebut dilakukan endorsemen oleh pejabat yang berwenang.
h) Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur. (Mulyadi, 2013:494-495)
Gambar 9
Penerimaan kas dari piutang melalui pos
Sumber : Mulyadi (2013:496)
Bagian Penagihan
Bagian Penagihan
Debitur
Bagian Sekretaris
Bagian Piutang
Bagian Penjual Bagian Kassa
Bank Debitur Bagian penagihan mengirim faktur penjualan
kredit kepada debitur (1)
Debitur mengirim cek dan surat pemberitahuan pada saat piutang
jatuh tempo (2) Bagian sekretaris menerima
kiriman cek dan surat pemberitahuan dari debitur via kantor pos (3)
Bagian sekretaris menyerahkan cek kebagia kassa
Bagian Sekretaris menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting kedalm kartu piutang (5)
Bagian kasa menyetorkan cek ke bank setelah dilakukan endrosement oleh pihak yang berwenang atas cek tersebut (6)
3) Sistem Penerimaan Kas dari Piutang Melalui Melalui lock-box collection plan
Penerimaan kas dari piutang melalui Lock-Box-
Collection Plan dilaksanakan dengan prosedur sebagai berikut ini :
a) Bagian penagihan mengirim faktur penjualan kredit kepada debitur pada saat transaksi terjadi.
b) Debitur melakukan pembayaran utangnya pada saat faktur jatuh tempo engan mengirimkan cek dan surat
pemberitahuan ke PO BOX di kota terdekat.
c) Bank membuka PO BOX dan mengumpulkan cek dan surat pemberitahuan yang diterima oleh perusahaan.
d) Bank membuat daftar surat pemberitahuan. Dokumen ini dilampiri dengan surat pemberitahuan dikirimkan oleh bank ke bagian sekretariat.
e) Bank mengurus check clearing.
f) Bagian sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk mengkredit rekening pembantu piutang debitur yang bersangkutan.
g) Bagian sekretariat menyerahkan daftar surat pemberitahuan ke bagian kasa.
h) Bagian kasa menyerahkan daftar surat pemberitahuan ke bagian jurnal untuk mencatat di dalam jurnal penerimaan kas. (Mulyadi, 2013:498)
Gambar 10
Penerimaan kas dari piutang melalui Lock-Box-Collection Plan
Bagian Penagihan
Bank kreditur
Debitur
Bagian Sekretaris
Bagian Piutang
Banknya Debitur
Kantor pos Bagian penagihan mengirim faktur penjualan
kredit kepada debitur (1)
Banknya kreditur mengambil cek dan surat pemberitahuan dari kotak pos nasabah (3) Banknya kreditur
mengirim daftar surat pemberitahuan dan surat pemberitahuan (4)
Pada saat faktur jatuh tempo, debitur mengirim cek dan surat pemberitahuan ke kotak pos kreditur di kantor pos kota debitur (2)
Bagian Sekretaris menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting kedalm kartu piutang (5)
Check clearing
Sumber : Mulyadi (2013:499)
b. Fungsi yang Terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang yaitu (Mulyadi, 2013:487) :
1) Fungsi Sekretariat
Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi sekretariat bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan (remittance ad-vice) melalui pos dari para debitur perusahaan. Fungsi sekretariat bertugas untuk membuat daftar
surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur.
2) Fungsi Penagihan
Jika perusahaan melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan, fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan18 berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
3) Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi penagihan (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan). Fungsi kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh.
4) Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang.
5) Fungsi Pemeriksa Intern
Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab dalam melaksanakan penghitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik.
Di samping itu, fungsi pemeriksaan intern bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.
c. Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang yaitu (Mulyadi, 2013:488) :
Dokumen yang digunkan dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah (Mulyadi , 2013:488)
1) Surat Pemberitahuan
Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran yang dilakukannya. Surat pemberitahuan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur, yang disertakan dengan cek yang dikirimkan oleh debitur melalui penagihan perusahaan atau pos. Bagi perusahaan yang menerima kas dari piutang, surat pemberitahuan ini digunakan sebagai dokumen sumber dalam pencatatan berkurangnya piutang di dalam kartu piutang. Karena surat pemberitahuan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar.
2) Daftar Surat Pemberitahuan
Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekertariat atau fungsi penagihan. Jika penerimaan kas dari piutang perusahaan dilaksanakan melalui pos, fungsi sekertariat bertugas membuka
amplop surat memisahkan surat pemberitahuan dengan cek, dan membuat daftar surat pemberitahuan yang diterima setiap hari.
Jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagihan perusahaan, pembuatan daftar surat pemberitahuan dilakukan oleh fungsi penagihan.daftar surat penagihan dikirimkan ke fungsi kas untuk dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bukti setor bank dalam pencatatan penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas.
3) Bukti Setor Bank
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke Bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke Bank, bersaamaan dengan penyetoran kas dari piutang ke Bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan dicap oleh Bank sebagai bukti penyetoran kas ke Bank. Bukti setoran Bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai pleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas.
4) Kuitansi
Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan
pembayaran utang mereka. Kuitansi sebagai tanda penerimaan kas ini dibuat dalam sistem perbankan yang tidak mengembalikancancelled check kepada check issuer. Jika cancelled check dikembaliakn kepada check issuer kuitansi sebagi tanda penerimaan kas digantikan fungsinya oleh chancelled check.
d. Unsur pengendalian intern dalam sistem penerimaan kas dari piutang yaitu (Mulyadi, 2013:490) :
1) Organisasi
Dalam merancang organisasi yang berkaitan dengan sistem penerimaan kas dari piutang, unsur pokok pengendalian intern dijabarkan sebagai berikut :
a) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas.
b) Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
2) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan.
a) Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindah bukuan (giro bilyet).
b) Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
c) Pengkreditan rekening membantu piutang oleh fungsi akuntansi (Bagian Piutang) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur.
3) Praktik yang Sehat
a) Hasil perhitungan kas harus direkam dalam berita cara perhitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera.
b) Para penagih dan kasir harus diasuransikan (fidelity bond insuriance).
c) Kas dalam perjalanan (Baik yang ada ditangan Bagian Kasa maupun ditangan bagian perusahaan) harus diasuransikan (cash-in-safe dan cash-in-transit insurance).
Bagan 2
Bagan Alir Dokumen Sistem Penerimaan Kas Dari Piutang
Lanjutan
Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
Sistem akuntansi pengeluaran kas terdiri dari dua sistem pokok yaitu sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek dan sistem pengeluaran kas dengan uang tunai melalui sistem dana kas kecil (Mulyadi, 2001: 509).
Sistem akuntansi pengeluaran kas ini terdiri dari dokumen, catatan akuntansi yang digunakan, fungsi terkait, jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pengeluaran kas.
1. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Dengan Cek
Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan menggunakan cek biasanya ditujukan untuk pengeluaran yang jumlah nominalnya besar.
Pengeluaran kas dengan sistem cek ini mempunyai beberapa kebaikan ditinjau dari pengendalian intern, diantaranya :
Sumber : Mulyadi (2013:495)
Dalam bagan alir tersebut, bagian penagihan melaksanakan penagihan piutang berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh bagian piutang atas dasar kartu piutang atau arsip faktur yang belum dibayar.
Hasil penagihan dari debitur dilaporkan oleh bagian penagihan melalui daftar surat pemberitahuan. Daftar surat pemberitahuan dilampiri dengan surat pemberitahuan diserahkan oleh bagian penagihan kepada bagian
piutang. Bagian piutang membandingkan hasil penagihan yang telah dilaporkan dalam daftar surat pemberitahuan dengan daftar piutang yang ditagih. Dengan cara ini kegiatan bagian penagihan dicek oleh bagian piutang.
Daftar surat pemberitahuan dilampiri dengan cek diserahkan kebagian penagihan kasa. Bagian kasa melakukan Endorsemen atas cek dan kemudian menyetorkan ke bank. Bagian jurnal mencatat penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan didalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank. Jurnal yang dibuat oleh bagian jurnal adalah :
Kas xxx
Piutang Usaha xxx
Bagan 3
Penerimaan Kas dari Piutang Melalui Melalui lock-box collection plan.
Sumber : Mulyadi (2013:500)
8. Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart)
“Bagan alir (flowchart) adalah bagan yang menggambarkan urutan instruksi proses dan hubungan satu proses dengan proses lainnya menggunakan simbol-simbol tertentu. Bagan alir digunakan sebagai alat bantu komunikasi dan dokumentasi.”Yakub (2012:162)
Sistem akuntansi dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen. Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut dengan bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork. Bagan alir dokumen ini menggunakan simbol-simbol yang sama dengan yang digunakan didalam bagan alir sistem.
Adapun simbol-simbol yang digunakan dalam bagan alir dokumen adalah sebagai berikut :
Tabel 1
Simbol-simbol Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart)
Simbol Nama Keterangan
Dokumen Digunakan utnuk
menggambarkan semua jenis dokumen, yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi. Nama dokumen dicantumkan ditengah symbol.
Bagan alir harus menunjukkan dengan jelas mana suatu dokumen yang masuk ke dalam sistem dan kemana (sistem lain) dokumen keluar sistem.
Dokumen dan
tembusannya Digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan tembusannya. Nomor lembar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas.
Berbagai dokumen
Digunakan untuk
menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bersama di dalam satu paket.
Nama dokumen dituliskan dalam masing-masing symbol dan nomor lembar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas symbol dokumen yang bersangkutan.
Catatan Digunakan untuk
menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir. Nama catatan akuntansi dicantumkan di dalam simbol ini. Catatan akuntansi yang digambarkan dengan simbol ini adalah jurnal, buku pembantu, dan buku besar.
Surat Muat 2 SOP 2 Faktur 2 Penjualan
1 2 Faktur
Penghubung pada
halaman yang sama (on-page connector)
Digunakan untuk
menggambarkan bagan alir, arus dokumen dibuat mengalir dari atas ke bawah dan dari iri ke kanan.
Karena keterbatasan ruang halaman kertas untuk
menggambar, maka
diperlukan simbol
penghubung untuk
memungkinkan aliran dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan di lokasi lain pada halaman yang sama. Dengan memperhatikan nomor yang tercantum diketahui aliran dokumen yang digambarkan dalam bagan alir.
Awal arus
Dokumen Digunakan sebagai simbol penghubung halaman yang sama, yang bernomor seperti yang tercantum di dalam simbol tersebut.
Akhir arus dokumen
Digunakan untuk
mengarahkan ppembaca ke simbol penghubung halaman yang sama yang bernomor seperti yang tercantum dalam simbol tersebut.
1 1
Penghubung pada
halaman yang
berbeda (off- page
connector)
Menggambarkan bagan alir suatu sistem akuntansi diperlukan lebih dari satu halaman, symbol ini
digunakan untuk
menunjukkan kemana dan bagaimana bagan alir terkait satu dengan lainnya.
Keterangan komentar
Digunakan untuk
menambah keterangan oleh ahli sistem untuk memperjelas pesan yang disampaikan pada alir data.
Arsip sementara
Digunakan untuk
menunjukkan tempat penyimpanan dokumen, seperti almari arsip dan kotak arsip. Terdapat dua tipe arsip dokumen, arsip sementara dan arsip permanen. Arsip sementara adalah tempat penyimpanan dokumen yang dokumennya akan diambil kembali dari arsip tersebuy dimasa yang akan dating untuk keperluan pengolahan lebih lanjut terhadap dokumen tersebut.
Untuk menunjukkan urutan pengarsipan digunakan symbol berikut ini.:
A = menurut abjab N = menurut nomor urut T = kronologis, menurut tanggal
On-line computer process
Menggambarkan
pengolahan data dengan computer secara On-line.
Nama program ditulis dalam simbol.
Keying (typing, verifying)
Menggambarkan
pemasukkan data ke dalam computer melalui On-line terminal.
Pita magnetik (magbetic tape)
Menggambarkan arsip komputer yang berbentuk pita magnetik. Nama arsip ditulis di dalam simbol.
On-line storage
Menggambarkan arsip komputer yang berbentuk on-line (di dalam memory komputer).
Keputusan Menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data.
Keputusan yang dibuat ditulis di dalam simbol.
Garis alir (flowline)
Menggambarkan arah proses pengolahan data.
Anak panah tidak digambarkan jika arus dokumen mengarah ke bawah dan ke kanan. Jika arus dokumen mengalir ke atas atau ke kiri, anak panah perlu dicantumkan.
Arsip permanen
Digunakan untuk
menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem
akuntansi yang
bersangkutan.
Ya
Tidak
Persimpang an garis alir
Jika dua garis alir bersimpangan untuk menunjukkan arah masing- masing garis, salah satu garis dibuat sedikit melengkung tepat pada persimpangan kedua garis tersebut.
Pertemuan garis alir
Digunakan jika dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti arus garis lainnya.
Mulai/berak hir
(terminal)
Digunakan untuk
menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi.
Dari pemasok
Masuk ke system
Karena kegiatan di luar sistem tidak perlu digambarkan dalam bagan alir, maka diperlukan simbol untuk menggambarkan masuk ke sistem yang digambarkan dalam bagan alir.
Ke sistem
Keluar ke system
Karena kegiatan di luar sistem tidak perlu digambarkan dalam bagan alir, maka diperlukan simbol untuk menggambarkan keluar ke sistem yang lain.
Sumber : Mulyadi (2013:60-63)
9. Sistem Komputer
“Sistem komputer (computer system) terdiri dari perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Tanpa perangkat lunak, perangkat keras hanya berfungsi sebagai benda metal saja yang tidak dapat mengerjakan sesuatu. Tanpa perangkat keras, perangkat lunak hanya merupakan kode-kode komputer saja yang tidak dapat menggerakkan perangkat kerasnya. Oleh karena itu, perangkat keras dan perangkat lunak harus bekerja bersama-sama membentuk suatu sistem, yaitu sistem komputer. Jogiyanto (2009:91)
a. Hardware (perangkat keras)
Hardware sebagai sub-sistem dari sistem komputer yang mempunyai beberapa komponen, yaitu komponen alat masukan (input device), komponen alat pemroses (processing device), komponen alat keluaran (output device) dan komponen alat simpanan luar (storage). Jogiyanto (2009:91).
1) Alat Masukan (input device)
Merupakan alat yang digunakan untuk menerima masukan program. Beberapa alat masukan data ataupun masukan program.
Beberapa alat masukan mempunyai fungsi ganda, yaitu sebagai alat masukan dan alat keluaran (output) untuk menampilkan hasil.
(Jogiyanto, 2009 : 91)
2) Alat Pemproses (processing device)
Alat dimana instruksi-instruksi program dieksekusi untuk memproses data yang dimasukkan lewat alat masukan yang hasilnya nanti akan ditampilkan di alat output. Alat pemroses terdiri dari Central Processor atau CPU (Central Processing Unit) dan main memory. (Jogiyanto, 2009:97)
3) Alat Keluaran (output device)
Output yang dihasilkan dari pengolahan data dapat digolongkan ke dalam 3 macam bentuk, yaitu tulisan (huruf, kata, angka, karakter khusus dan simbol-simbol lain), image (bentuk grafik atau gambar) dan suara (bentuk musik atau omongan).
Untuk mendapatkan bentuk output-output tersebut, maka dibutuhkan alat untuk menampilkannya, yaitu lata keluaran atau alat output atau output device atau output unit, Alat keluaran dapat berbentuk hard copy device atau soft copy device. (Jogiyanto, 2009:103).
b. Software (perangkat lunak)
Perangkat keras komputer tidak akan dapat berbuat apa-apa tanpa adanya perangkat lunak. Teknologi yang canggih dari perangkat keras akan berfungsi bila instruksi-instruksi tertentu telah diberikan kepadanya. Instruksi-instruksi tersebut disebut dengan perangkat lunak.
Perangkat lunak secara umum dapat dibagi dua yaitu : 1) Perangkat lunak sistem (system software)
Perangkat lunak sistem (system software)adalah perangkat lunak yang mengoperasikan sistem komputernya. Perangkat lunak sistem dikelompokkan menjadi 3 bagian yaitu sebagai berikut :
a) Perangkat lunak sistem operasi (operating system) yaitu program yang ditulis untuk mengendalikan dan mengkoordinasi.
b) Perangkat lunak sistem bantuan (utility), yaitu program yang ditulis dengan bantuan yang berhubungan dengan sistem komputer, misalnya memformat disk, menyalin disk dan mencegah dan mebersihkan virus lainnya.
c) Perangkat lunak bahasa(language software), yaitu program yang digunakan untuk menterjemahkan instruksi-instruksi yang ditulis dalam bahasa pemrograman ke dalam bahasa mesin supaya dapat dimengerti oleh komputer.
2) Perangkat lunak aplikasi (application software)
Perangkat lunak aplikasi (application software) adalah program yang ditulis dan diterjemahkan oleh perangkat lunak bahasa untuk menyelesaikan suatu aplikasi tertentu. (Jogiyanto, 2009:126).
10. Sistem Basis Data (Database)
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berhubungan (punya relasi). Relasi biasanya ditunjukkan dengan kunci (key) dari tiap file yang ada. Dalam satu file terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, yang merupakan satu kumpulan entitas yang seragam. Satu record terdiri dari field-field yang saling berhubungan dan menunjukkan dalam satu pengertian yang lengkap dalam satu record. Yakub (2012:51-52)
11. Sistem Manajeman Basis Data (DBMS)
Database management system (DBMS) merupakan kumpulan program aplikasi yang digunakan untuk membuat dan mengelola basis data. DBMS berisi suatu koleksi data dan satu set program untuk mengakses data. DBMS merupakan perangkat lunak (software) yang menentukan bagaimana data tersebut diorganisasi, disimpan, diubah dan diambil kembali. Perangkat lunak ini juga menerapkan mekanisme pengamanan data, pemakaian data bersama, dan konsistensi data. Yakub (2012:55)
12. Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) untuk mendokumentasikan data perusahaan dengan mengidentifikasi jenis entitas (entity) dan hubungannya.
“ERD merupakan suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan pada sistem secara abstrak. ERD juga menggambarkan hubungan antara satu entitas yang memiliki sejumlah atribut dengan entitas yang lain dalam suatu sistem yang terintegrasi.” Yakub (2012:60)
Tabel 2
Simbol – Simbol Entity Relationship Diagram
Notasi Keretangan
Entitas adalah kumpulan dari objek yang dapat diidentifikasikan secara unik.
Relasi, yaitu berhubungan yang terjadi antara satu atau lebih entitas, jenis hubungan antara lain: satu ke satu , satu ke banyak, banyak ke banyak.
Entitas
Relasi
Atribut, yaitu karakteristik dari entiry atau relasi yang merupakan penjelasan detail tentang entitas.
Hubungan antara entity dengan atributnya dari himpunan entitas dengan himpunan lainnya.
Sumber : Yakub(2012:60)
ERD terbagi atas tiga komponen, yaitu entitas (entity), atribut (attribute), dan relasi atau hubungan (relation).
a. Entitas
Entitas (entity) menunjukan objek-objek dasar yang terkait di dalam sistem. Obyek dasar dapat berupa orang, benda atau hal lain yang keterangannya perlu disimpan dalam basis data. Untuk menggambarkan entitas dilakukan dengan mengikuti aturan-aturan sebagai berikut : 1) Entitas dinyatakan dengan simbol persegi panjang
2) Nama entitas berupa kata benda tunggal
3) Nama entitas sedapat mungkin menggunakan nama yang mudah dipahami dan menyatakan maknanya dengan jelas.
b. Atribut
Atribut (attribute) sering juga disebut sebagai property (property), merupakan keterangan-keterangan yang terkait pada sebuah entitas yang perlu disimpan sebagai basis data. Atribut berfungsi sebagai penjelas
Atribut
sebuah entitas untuk menggambarkan atribut yang dilakukan dengan mengikuti aturan sebagai berikut:
1) Atribut dinyatakan dengan simbol elipps 2) Nama atribut dituliskan dalam simbol elipps 3) Nama atribut berupa kata benda tunggal
4) Nama atribut sedapat mungkin menggunakan nama yang mudah dipahami dan dapat menyatakan maknanya dengan jelas
5) Atribut dihubungkan dengan entitas yang bersesuaian dengan menggunakan garis.
c. Relasi
Derajat relasi (kardinalitas) relasi menunjukan maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain.
Kardinalits relasi yang terjadi di antara dua himpunan entitas (misakan A dan B) dapat berupa satu ke satu (one to one), satu ke banyak (one to many), dan banyak ke satu (many to one) dan banyak ke banyak (many to many).
1) Satu ke satu (one to one), berarti setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas B, dan begitu juga sebaliknya setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan satu entitas himpunan entitas B.
Gambar 11 Relasi one to one A B
Sumber : Yakub (2012:64)
2) Satu ke banyak (one to many), berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dan dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya setiap entitas pada himpunan entitas berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A.
Gambar 12 Relasi one to many
A B
Sumber : Yakub (2012:64)
Entitas 1 Entitas 2 Entitas 3 Entitas 4
Entitas 1 Entitas 2 Entitas 3 Entitas 4
Entitas 1
Entitas 2
Entitas 3
Entitas 1 Entitas 2 Entitas 3 Entitas 4 Entitas 3
3) Banyak ke satu (many to one), berarti setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas B.
Gambar 13 Relasi many to one
A B
Sumber : Yakub (2012:65)
4) Banyak ke banyak (many to many), berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, demikian juga sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas A.
Entitas 1
Entitas 2 Entitas 3 Entitas 1
Entitas 2 Entitas 3 Entitas 4 Entitas 3
