Teknologi Informasi Perpustakaan
(e library)
Berbicara mengenai teknologi informasi tidak terlepas dari pandangan seseorang akan seperangkat alat-alat komputer yang digunakan sebagai media untuk memproses suatu data menjadi suatu informasi yang pada akhirnya dapat digunakan dalam pelaksanaan suatu kegiatan, baik itu di dalam organisasi maupun sekedar untuk memuaskan rasa keingintahuan seseorang terhadap suatu hal yang menarik perhatiannya.
Penerapan teknologi informasi menghasilkan suatu sistem informasi yang berbasis komputer (terotomasi) dan dapat terhubung secara online (berbasis web). Namun demikian sistem informasi yang kita kenal sekarang, semula dilakukan secara konvesional/ manual, khususnya pada pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan secara sistematis seperti pencatatan agenda, kerasipan, dll, sebelum hadirnya komputer sebagai alat “ajaib” yang telah digunakan pada saat ini. Adanya unsur-unsur yang saling mendukung di dalam suatu sistem mempermudah suatu informasi dapat diakses dan digunakan secara cepat dan tepat.
Penerapan teknologi informasi dapat digunakan disegala bidang sesuai dengan kebutuhannya. Pada instansi pemerintah penerapan teknologi informasi hampir digunakan pada setiap bagian, seperti pada unit tata usaha, kepegawaian, diklat dan tidak terkecuali perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah, pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya, yang biasa diistilahkan sebagai bentuk otomasi perpustakaan.
dengan digunakannya SIMPUSLAN pada perpustakaan maka manfaat yang dapat diperoleh adalah:
1.
Mempercepat layanan sirkulasi.
Dalam layanan sirkulasi proses peminjaman biasanya dilakukan dengan menggunakan kartu,langkah awal dilakukan dengan petugas meminta kartu anggota pemustaka, mengambil kartu pinjam, menulis nomer buku dan judul buku di kartu pinjam, mencabut kartu buku dan diakhiri dengan menyimpan kartu pada masing-masing loker.
Terlihat bahwa pekerjaan tersebut memakan waktu yang cukup lama dan cukup rumit, dengan keberadaan SIMPUSLAN maka pekerjaan peminjaman buku dapat dilakukan dengan cepat dan mudah untuksetiap buku yaitu cukup dengan menyorot
barcode kartu kemudian menyorot barcode buku selanjutnya memberikan cap tanggal pengembalian, begitu juga dengan proses pengembalian dan perpanjangan buku, cukup dengan menyorot barcode buku maka proses tersebut sudah dapat dilakukan secara otomatis.
2.
Efisiensi dalam melakukan katalogisasi.
Katalog merupakan daftar dari koleksi perpustakaan yang disusun secara sistematis, sehingga memungkinkan pengguna perpustakaan dapat mengetahui dengan mudah koleksi apa yang dimiliki oleh perpustakaan berdasarkan pengarang, judul atau subyeknya dan dimana koleksi tersebut dapat ditemukan.
Rangkaian kegiatan dalam membuat katalog secara manual banyak menghabiskan waktu, tenaga dan biaya, dengan adanya SIMPUSLAN akan dapat menghemat proses pembuatan katalog menjadi lebih mudah, penyajian buku bagi pemustaka juga akan lebih cepat dan pada gilirannya terciptalah efisiensi.
3. Mempermudah penelusuran informasi
4.
Membantu petugas untuk mengetahui daftar anggota perpustakaan.
5.
Membantu petugas mengetahui daftar buku secara cepat dan tepat.
6.
Membantu petugas mengetahui data peminjam buku perpustakaan.
7.
Mempermudah petugas untuk mengetahui keterlambatan peminjaman buku
di perpustakaan.
8.
Mempermudah petugas untuk mengetahui batas waktu peminjaman buku di
perpustakaan.
Untuk mencapai keberhasilan dalam penggunaan SIMPUSLAN, tidak dapat dipungkiri jika perpustakaan membutuhkan dukungan dari seluruh staf yang ada, pustakawan, staf IT, operator, teknisi dan administrator. Seluruh staf perpustakaan harus mampu memahami alur kerja, prosedur operasional dan terlatih dalam mengoperasikan SIMPUSLAN, sehingga keberadaan SIMPUSLAN sebagai penerapan teknologi informasi dapat terus dikembangkan dan dapat digunakan sebagai jembatan menuju modernisasi perpustakaan.
Aplikasi SIMPUS (Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan) adalah aplikasi yang digunakan sebagai layanan administrasi yang ada diperpustakaan, yaitu administrasi pengelolaan layanan keanggotaan, pencatatan pengunjung, pengelolaan pustaka, administrasi sirkulasi dan laporan-laporan serta statistik.
A. Pengguna SIMPUS
Berdasarkan hak akses terhadap simpus, pengguna simpus dibagi menjadi 4 grup dimana msing-masing grup pengguna akan mendapatkan hak akses yang berbeda-beda tarhadap fungsi yang ada di simpus.
1. Administrator
Grup administrator adalah grup dari pengguna simpus yang mempunyai hak akses terhadap semua fungsi aplikasi yang ada didalam aplikasi simpus.
2. Operator Anggota
3. Operator Pustaka
Grup operator pustaka adalah grup dari pengguna simpus yang mempunyai hak akses terhadap fungsi simpus dalam menangani pengelolaan data koleksi perpustakaan.
4. Operator Sirkulasi
Grup operator sirkulasi adalah grup dari pengguna simpus yang mempunyai hak akses terhadap fungsi simpus dalam menangani administrasi peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan oleh anggota perpustakaan.
B. Fungsi-fungsi SIMPUS
1. Autentikasi (login) pengguna
Authentikasi atau login pengguna adalah fungsi yang digunakan oleh pengguna untuk masuk kedalam aplikasi simpus agar bisa menggunakan
fungsi-fungsi yang ada didalamnya sesuai dengan hak akses dari pengguna. fungsi autentikasi akan tampil pertama kali ketika kita mengakses aplikasi simpus. tampilan halaman autentikasi adalah sebagai berikut:
halaman login simpus
halaman depan setelah login berhasil
2. Pengelolaan Data Referensi
Data Referensi adalah data-data yang menjadi acuan master data simpus dan transaksi simpus. fungsi yang ada aksi yang ada didalam fungsi ini adalah tambah data referensi, ubah data referensi dan hapus data referensi. Yang termasuk referensi antara lain:
a. Jenis Buku
Referensi jenis buku digunakan untuk mencatat informasi macam-macam jenis koleksi buku.
b. Bahasa
Referensi bahasa digunakan untuk mencatat nama-nama bahasa yang digunakan sebagai informasi bahasa dari koleksi pustaka
c. Instansi
Referensi instansi digunakan untuk mencatat informasi nama-nama instansi pemustaka sebagai informasi asal instansi dari anggota.
d. Jenis Koleksi Berkala
Referensi jenis majalah digunakan untuk mencatat informasi macam-macam jenis majalah / koleksi berkala.
e. Golongan
Referensi golongan digunakan untuk mencatat macam-macam nama golongan / klasifikasi koleksi.
f. Jenis Penelitian
Referensi jenis penelitian digunakan untuk mencatat macam-macam nama jenis koleksi penelitian.
g. Tipe Koleksi
h. Frekuensi Majalah
Referensi frekuensi majalah digunakan untuk mencatat informasi nama-nama frekuensi terbit majalah / koleksi berkala.
i. Status Koleksi
Referensi status koleksi digunakan untuk mencatat nama-nama status koleksi dalam sirkulasi.
j. Status Anggota
Referensi status anggota digunakan untuk mencatat nama-nama status keaktifan anggota dalam sirkulasi.
k. Kategori Anggota
Referensi kategori anggota digunakan untuk mencatat macam-macam nama kategori anggota yang digunakan untuk membedakan jenis anggota dalam sirkulasi.
Aksi-aksi, tampilan serta proses didalam fungsi pengelolaan data referensi yaitu:
tampilan semua menu untuk masuk ke masing-masing data referensi
link untuk aksi penambahan data
tampilan daftar data referensi jenis buku
form tampilan tambah data jenis buku
cara penggunaan fungsi tambah jenis buku dengan cara memasukan isian nama jenis buku pada form isian yang tersedia kemudian tekan tombol simpan untuk memrposes simpan dan batal untuk membatalkan penambahan jenis buku dan kembali ke tampilan daftar jenis buku.
tampilan ubah data jenis buku
cara menggunakan fungsi ubah jenis buku dengan merubah form isian data yang berisi data jenis buku sebelumnya kemudian diubah dengan nama jenis buku yang baru, kemudian tekan tombol simpan untuk proses ubah dan batal untuk membatalkan kemudian kembali ke daftar jenis buku.
tampilan penghapusan data jenis buku
cara menggunakan fungsi hapus data jenis buku dilakukan dengan menekan proses hapus untuk memproses tombol hapus data dan batal untuk membatalkan kemudian kembali ke daftar jenis buku.
3. Pengaturan (Seting)
link aksi
Pengaturan adalah fungsi yang berisi pengaturan sistem sebelum aplikasi simpus dijalankan. Ada 2 menu fungsi pengaturan yaitu seting administrasi sirkulasi dan pengaturan hari libur.
tampilan daftar pengaturan sistem simpus
tampilan proses perubahan nilai seting sistem simpus
cara perubahan atau pengisian nilai seting adalah dengan mengisikan nilai pengaturan sesuai dengan petunjuk keterangan seting pada form yang tersedia, kemudian tekan tombol simpan untuk proses perubahan dan batal untuk membatalkan perubahan nilai seting kemudian kembali kedaftar seting (pengaturan)
4. Manajemen Sistem
Manajemen sistem adalah pengaturan hak akses pengguna terhadap aplikasi simpus. Fungsi yang tersedia didalam manajemen pengguna yaitu:
a. Manajemen Grup link aksi
Menu manajemen grup berfungsi untuk mengelompokan akses pengguna terhadap sistem simpus.
tampilan daftar grup
tampilan proses tambah grup
Cara penambahan grup baru dengan mengisikan form isian yang tersedia, kemudian tekan tombol simpan untuk proses tambah dan tombol batal untuk proses membatalkan kemudian kembali ke daftar grup.
tampilan proses ubah grup
Cara perubahan grup dengan merubah form isian yang tersedia kemudian tekan tombol simpan untuk proses ubah dan tombol batal untuk membatalkan kemudian kembali ke daftar grup
link aksi tambah grup
link aksi
menambahkan akses fungsi sipus
link aksi menghapus grup link aksi
tampilan proses hapus grup
Cara penghapusan grup dengan menekan tombol hapus untuk proses hapus dan tombol batal untuk membatalkan kemudian kembali ke daftar grup.
tampilan proses pemberian akses menu ke grup
Cara menambahkan akses menu kepada grup dilakukan dengan cara memilih menu yang tersedia pada pilihan kemudian tekan tombol simpan untuk proses simpan.
b. Manajemen Pengguna
Manajemen pengguna digunakan untuk menambah pengguna simpus dan memberikan akses grup pengguna.
tampilan daftar pengguna simpus link aksi ubah
pengguna
link aksi hapus pengguna
link aksi tambah pengguna
tampilan tambah pengguna
Cara menambahkan pengguna mengisikan isian form yang tersedia kemudian tekan tombol simpan untuk proses tambah dan batal untuk proses batal kemudian kembali ke daftar pengguna.
tampilan ubah pengguna
Cara merubah pengguna dengan cara merubah isian form yang tersedia kemudian tekan tombol simpan untuk proses ubah dan batal untuk membatalkan kemudian kembali ke daftar pengguna.
tampilan hapus pengguna
tampilan pemberian akses grup pengguna
Cara menambahkan akses grup pengguna dengan cara memilih grup yang tersedia kemudian tekan tombol simpan untuk proses tambah akses grup pengguna.
c. Ubah Password
Menu ubah password digunakan untuk merubah password bagi pengguna yang sudah login ke simpus.
tampilan proses ubah password
Cara merubah password dengan cara memasukan isian password lama dan isian password baru yang diinginkan, kemudian tekan tombol simpan untuk proses ubah password.
5. Pengelolaan Anggota
Pengelolaan anggota berfungsi untuk mengelola layanan administrasi anggota perpustakaan.
a. Registrasi Anggota
Registrasi anggota berfungsi untuk menambah, merubah dan mengahapus data anggota perpustakaan.
tampilan daftar anggota
tampilan proses tambah anggota
Penambahan anggota dilakukan dengan cara mengisi form isian yang tersedia kemudkan tekan tombol simpan untuk proses tambah dan batal untuk membatalkan.
link aksi ubah anggota
tampilan proses ubah anggota
Ubah anggota dilakukan dengan cara merubah isian form yang berisi data sebelum diubah kemudian tekan tombol simpan untuk proses ubah dan batal untuk membatalkan.
tampilan proses hapus anggota
Proses penghapusan anggota dilakukan dengan cara menekan tombol hapus untuk proses hapus dan batal untuk membatalkan.
b. Aktifasi Anggota
Menu aktifasi anggota berfungsi untuk mengaktifasi anggota yang statusnya non aktif.
tampilan daftar anggota non aktif
tampilan proses aktifasi anggota
Aktifasi anggota dilakukan dengan cara menekan tombol Aktifasi untuk proses aktifasi dan tombol kembali untuk kembali ke daftar anggota non aktif. c. Cetak Kartu Anggota
Menu cetak kartu anggota digunakan untuk mencetak kartu anggota sebagai identitas anggota perpustkaan.
tampilan daftar antrian anggota yang akan dicetak
aksi menghapus antrian anggota cetak
aksi mencari anggota yang mau dicetak
tampilan daftar pencarian anggota yang mau dicetak
proses pemilihan data anggota yang mau dicetak dengan cara mencari data anggota dengan mengisi inputan kriteria pencarian kemudian tekan tombol cari, mencentang pada cekbox yang tersedia pada daftar anggota kemudian tekan tombol pilih untuk proses memilih anggota cetak.
d. Bebas Pinjam
Menu bebas pinjam anggota digunakan untuk memproses administrasi anggota yang meminta surat bebas pinjam perpustakaan, sebagai bukti telah bebas dari segala tanggungan peminjaman dan denda.
tampilan daftar anggota link aksi bebas
tampilan proses bebas pinjam
Proses bebas pinjam dilakukan dengan mengisikan form isian bebas pinjam kemudian tekan tombol Bebas Pinjam untuk proses bebas pinjam dan tombol kembali untuk kembali ke daftar anggota.
6. Administrasi Pengunjung
Menu administrasi pengunjung digunakan untuk mencatat setiap pengunjung yang datang ke perpustakaan
tampilan proses pencatatan pengunjung perpustakaan
Proses pencatatan pengunjung perpustakaan dilakukan dengan cara memasukan nomor anggota atau nomor tamu jika pengunjung dari luar kemudian tekan tombol simpan untuk proses mencatat pengunjung perpustakaan.
7. Pengelolaan Koleksi
Menu pengelolaan koleksi digunakan untuk mengelola data-data koleksi perpustakaan. ada 3 jenis utama koleksi
a. Koleksi Buku
Menu koleksi buku digunakan untuk mengelola koleksi yang dikategorikan sebagai buku. Struktur dari koleksi buku terdiri dari judul dan eksemplar dimana judul menyatakan keberadaan sebuah judul buku dan eksemplar menunjukan fisik buku.
tampilan daftar buku
tampilan tambah koleksi buku
Tambah buku dilakukan dengan cara mengisi form isian yang sudah tersedia kemudian tekan tombol simpan untuk proses tambah dan batal untuk membatalkan kemudian kembali ke daftar buku.
link aksi tambah buku
link aksi ubah
buku link aksi ke daftar
tampilan ubah buku
Proses ubah buku dilakukan dengan cara merubah form isian yang sebelumnya sudah terisi data kemudian diganti dengan data baru, kemudian tekan tombol simpan untuk proses ubah dan batal untuk membatalkan.
tampilan hapus buku
tampilan form tambah dan ubah eksemplar buku
Menambahkan data eksemplar dilakukan dengan cara mengisikan form isian eksemplar yang tersedia, kemudian tekan tombol simpan. untuk merubah tekan link aksi ubah kemudian ubah isian form tekan tombol simpan. untuk menghapus tekan link aksi hapus.
b. Koleksi Laporan Penelitian
Menu laporan penelitian digunakan untuk mengelola koleksi yang dikategorikan sebagai laporan penelitian. Struktur dari koleksi laporan penelitian terdiri dari judul dan eksemplar dimana judul menyatakan keberadaan sebuah judul penelitian dan eksemplar menunjukan fisik koleksi laporan penilitian.
tampilan koleksi penelitian link aksi ubah
eksemplar
link aksi hapus eksemplar
link aksi tambah penelitian
link ke daftar eksemplar
link aksi hapus penelitian link aksi ubah
tampilan tambah penelitian
Proses penambahan buku dilakukan dengan cara mengisi form isian yang tersedia, kemudian tekan tombol simpan untuk proses tambah dan batal untuk membatalkan.
tampilan ubah penelitian
tampilan proses hapus penelitian
Proses hapus penelitian dilakukan dengan cara menekan tombol hapus untuk proses hapus dan tombol batal untuk membatalkan.
tampilan form tambah dan ubah eksemplar penelitian
Menambahkan data eksemplar dilakukan dengan cara mengisikan form isian eksemplar yang tersedia, kemudian tekan tombol simpan. untuk merubah tekan link aksi ubah kemudian ubah isian form tekan tombol simpan. untuk menghapus tekan link aksi hapus
c. Koleksi berkala (Majalah/Jurnal)
Menu koleksi berkala digunakan untuk mengelola kolekis yang dikategorikan sebagi koleksi berkala. Struktur dari koleksi berkala terdiri dari judul/nama, edisi/volume, eksemplar, dan index/artikel. dimana judul/nama menunjukan link aksi ubah
eksemplar
kebaradaan dari nama majalah, edisi/volume adalah frekuensi terbit, eksemplar menunjukan fisik dari koleksi dan index/artikel.
tampilan daftar majalah
tampilan aksi tambah majalah/jurnal
Proses tambah majalah/jurnal dengan cara mengisi form isian yang tersedia kemudian tekan tombol simpan untuk proses simpan dan batal untuk membatalkan.
link aksi ubah majalah
link aksi hapus majalah
link aksi tambah
tampilan ubah majalah/jurnal
Proses ubah majalah/jurnal dengan cara mengubah form isian dengan data baru kemudian tekan tombol simpan untuk proses ubah dan batal untuk membatalkan.
tampilan hapus majalah/jurnal
Proses hapus majalah/jurnal dilakukan dengan cara menekan tombol hapus untuk proses hapus dan tombol batal untuk membatalkan.
tampilan tambah dan ubah edisi majalah/jurnal
Proses menambah edisi majalah/jurnal dilakukan dengan cara mengisi form isian kemudian tekan tombol simpan, untuk mengubah edisi tekan link aksi ubah edisi kemudian ubah data pada form isian tekan tombol simpan, untuk menghapus edisi tekan tombol link aksi hapus.
tampilan indek majalah/jurnal
Proses tambah index majalah dilakukan dengan cara mengisi form isian kemudian tekan tombol simpan. untuk mengubah tekan link aksi ubah, ubah isian data tekan tombol simpan. untuk menghapus tekan link aksi hapus.
link aksi daftar eksemplar link aski
ubah edisi link aksi hapus edisi
link aksi hapus index
tampilan eksemplar majalah/jurnal
Proses tambah eksemplar dilakukan dengan cara mengisi form isian yang tersedia kemudian tekan tombol simpan. untuk mengubah tekan link aksi ubah kemudian ubah data pada form isian tekan tombol simpan. untuk menghapus tekan link aksi hapus.
8. Sirkulasi
Menu sirkulasi digunakan sebagai transaksi peminjaman dan pengembalian data koleksi perpustakaan oleh anggota perpustakaan yang mempunyai status aktif.
a. Proses transaksi peminjaman dilakukan dengan cara masukan nomor anggota/no barcode buku pada input nomor anggota sesuai opsi proses pencarian kemudian tekan tombol cari untuk proses cari. masukan nomor barcode buku untuk kemudian tekan tombol pinjam atau tekan tombol cari eksemplar untuk opsi pencarian lain.
b. Proses transaksi pengembalian dilakukan dengan cara klik pada cek pemilihan data sirkulasi yang ingin dikembalikan kemudian tekan tombol pengembalian untuk proses pengembalian.
c. Proses transaksi perpanjangan dilakukan dengan cara klik pada cek pemilihan data sirkulasi yang ingin diperpanjang kemudian tekan tombol perpanjangan untuk proses perpanjangan.
d. Proses transaksi pembatalan dilakukan dengan cara klik pada cek pemilihan data sirkulasi yang ingin dibatalkan kemudian tekan tombol batal pinjam untuk proses batal pinjam.
9. Laporan dan Statistik
Menu laporan dan statistik digunakan untuk menampilkan rekap dan statistik dari data-data transaksi.
a. Laporan Sirkulasi
Laporan sirkulasi digunakan untuk mendapatkan rekap data sirkulasi dari periode tertentu
tampilan laporan sirkulasi
Membuat laporan sirkulasi dilakukan dengan cara memililh periode tanggal tertentu kemudian tekan tombol tampil. untuk mencetak rekap tekan tombol cetak.
b. Laporan Pengunjung
Laporan pengunjung digunakan untuk mendapatkan rekap pengunjung dari periode tertentu.
tampilan laporan rekap pengunjung
Membuat laporan rekap pengunjung dilakukan dengan cara memilih periode tanggal tertentu kemudian tekan tombol tampil, untuk mencetak hasil rekap tekan tombol cetak.
c. Statistik Sirkulasi
tampilan statistik sirkulasi
Membuat laporan statistik dengan cara pilih periode tanggal kemudian tekan tombol tampil. untuk mencetak tekan tombol cetak
d. Statistik Pengunjung
Statistik pengunjung digunakan untuk mendapatkan data statistik dari transaksi pencatatan pengunjung berdasarkan periode tertentu.
tampilan laporan statistik pengunjung
Membuat laporan statistik pengunjung dilakukan dengan cara memilih peride tanggal kemudian tekan tombol tampil, untuk mencetak tekan tombol cetak.
OPAC adalah bagian dari SIMPUSLAN yang berinteraksi secara langsung dengan pemustaka. Di dalam OPAC ini ditampilkan informasi-informasi mengenai Perpustakaan dan juga kegiatan-kegiatan yang sedang berlangsung di Lembaga Administrasi Negara secara ringkas. Selain memuat informasi tersebut, OPAC didalam OPAC ini pemustaka dapat melakukan pencarian buku/ koleksi perpustakaan secara online.
Apabila pemustaka menemukan judul buku yang sesuai dengan apa yang diinginkan, pemustaka dapat melihat detail buku tersebut dengan memilih (klik) judul buku yang berwarna biru.
Pilihan Kategori yang dicari
1. Buku 2. Penelitian
Pilihan jenis yang dicari
1. Referensi 2. text
Masukkan Judul buku atau
nama pengarang atau subyek yang ingin dicari, kemudian tekan tombol search
Tampilan halaman pencarian OPAC LAN
Dalam detail tersebut akan ditampilkan, judul buku, pengarang, tahun terbit, penerbit, sampai dengan jumlah eksemplar yang tersedia dan juga eksemplar yang dipinjam.
Penerapan Teknologi informasi khususnya di perpustakaan (e library) pada saat ini menghendaki perpustakaan menjadi right information, right user dan right now, yang berarti bahwa perpustakaan harus mampu memberikan layanan informasi yang tepat pada pengguna yang tepat dan waktu yang cepat. Hal itu dapat terlaksana apabila perpustakaan dapat memanfaatkan dan mengembangkan teknologi informasi dalam pengelolaan perpustakaan. Hadirnya SIMPUSLAN merupakan jawaban bagi perpustakaan dalam mewujudkan perpustakaan yang modern dan terotomasi dalam melaksanakan rutinitas kegiatan perpustakaan sehari-hari.
Dukungan dari seluruh pengelola perpustakaan khususnya Pustakawan mutlak dibutuhkan sebagai entry point bagi keberlangsungan SIMPUSLAN, karena bagaimanapun canggihnya teknologi yang digunakan apabila tidak didukung dengan pustakawan yang berkualitas dan profesional tentu peran perpustakaan tersebut tidak akan ada nilainya.
