TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB (SOP) PIMPINAN KERJA
Salah satu indikator untuk melihat suatu perusahaan yang maju adalah menempatkan orang-orang yang terlatih, yang memahami tugas dan tanggung jawabnya dalam mengelola pekerjaan yang telah diberikan kepadanya.
Tugas dan tanggung jawab inilah yang menggerakkan perusahaan secara bersinergis, sehingga cita-cita perusahaan dapat dengan mudah dicapai. Olehnya itu setiap jenjang kepemimpinan harus benar-benar memahami dan menjalankan tugas dan tanggung jawabnya.
Untuk menetapkan setiap level pimpinan kerja, harus memperhitungkan beberapa factor yang menyeimbangkan beban kerja dari pimpinan kerja itu sendiri. Adapun yang menjadi faktor tersebut antara lain :
1. Jumlah orang yang di control
2. Jumlah Parts/material yang dikontrol
3. Jumlah mesin dan equipment yang dikontrol.
Untuk seorang Team leader kondisi ideal untuk manpower yang dikontrol adalah berkisar 7-10 orang. Dan untuk seorang Supervisor kondisi ideal manpower yang dikontrol adalah berkisar 21-30 orang atau setara dengan 3 Team leader.
Untuk level Chief kondisi ideal untuk manpower yang dikontrol adalah 42-60 orang atau setara dengan 2 Supervisor serta 6 Team leader.
Mengenai jumlah part dan mesin serta equipment, masing-masing proses kerja tentunya menggunakan jumlah yang berbeda, akan tetapi yang paling dominan adalah 1 Team leader biasanya mengawasi 1 line proses yang didalamnya terdiri dari orang, parts, mesin dan equipment.
1. TEAM LEADER
(Team Leader) adalah pimpinan yang paling bawah di suatu dunia kerja atau industri. ia adalah ujung tombak dalam operasi harian. Tanggung Jawabnya adalah :
3. Mengajar dan membimbing Pelaksana (Pelaksana adalah karyawan yang melaksanakan pekerjaan secara langsung misalnya : operator atau teknisi) yang menjadi bawahannya.
4. Melakukan pengamatan apakah kerja Pelaksana (operator/ teknisi) sesuai Antara SOP (Standard Operating Procedure) vs Actual.
5. Menilai hasil kerja tiap pelaksana yang menjadi bawahannya
6. Membantu pelaksana bila terjadi penyimpangan-penyimpangan dan mengambil tindakan-tindakan perbaikan agar hasil yang dicapai lebih baik.
7. Apabila proses produksi/operasi mesin /proses berhenti (Shutdown/Line-stop), ia harus mengambil tindakan agar tidak terjadi Shutdown/Line-stop di proses kerja yang menjadi tanggung jawabnya.
Ia Berperan untuk memelihara standard-standar kerja yang ada di lapangan. Dalam melakukan pengawasan kerja. seorang Team Leader dapat melihat tugas dan urutan kerja yang dilakukan oleh Pelaksana, sesuai atau tidak dengan urutan kerja yang ada. Bila pelaksana melakukan kerja tidak sesuai dengan ” Standard kerja “, hal ini dapat mengakibatkan:
1. Target produksi (output) tidak tercapai 2. Qualitas produk rendah
3. Kerusakan mesin dan peralatan 4. Kecelakaan kerja.
Oleh karena besarnya kerugian yang akan didapatkan bila seorang Pelaksana bekerja tidak sesuai dengan standard, adalah tugas seorang Team Leader untuk mengawasi dan mengevaluasi kerja pelaksana agar bekerja sesuai dengan standard kerja. Untuk dapat melakukan pengawasan dengan baik maka ia harus mempunyai kemampuan :
a. Kemampuan mengajar dan membimbing b. Mempunyai keahlian
a. Kemampuan Mengajar dan Membimbing
Kemampuan untuk mengajar serta membimbing bawahannya. ia diharapkan mampu berperan sebagai “Orang Tua” terhadap bawahannya.
b. Mempunyai Keahlian
dioperasikan, proses inspeksi, peralatan inspeksi, dan kualitas produk akhir. Apabila terjadi produksi atau mesin berhenti (Shutdown/ Line-stop) akibat dari kerusakan mesin, bahan atau material produksi/ spare part habis, ataupun terjadi cacat product dari proses produksi, ia diharapkan dapat mem bantu pelaksana untuk menangani kejadian tersebut sehingga Line-Stop dapat dihindari. Bila masalahnya tidak dapat ditangani oleh mereka, ia berkewajiban sesegera mungkin untuk memberitahukan kepada atasan nya ataupun bagian lain yang terkait untuk dapat menangani masalah yang ada. Karena Team Leader bertanggung jawab terhadap kelancaran proses produksi oleh karenanya ada beberapa hal yang harus dilakukan :
1. Mengatur kebutuhan orang guna kelancaran proses produksi atau mesin.
2. Memeriksa persiapan-persiapan peralatan kerja, material, dan part-part penunjang kelancaran Produksi atau mesin/equipment sebelum aktivitas proses dimulai.
3. Melakukan pemeriksaan pada awal produksi guna meyakinkan bahwa produksi atau mesin dapat terus dilanjutkan.
4. Melatih dan mendidik orang-orang baru guna dapat melakukan pekerjaannya sesuai standard.
5. Menguasai dengan baik dalam penanggulangan kerusakan mesin atau peralatan proses produksi untuk sementara (temporary action).
6. Melaporkan hasil kerja atau pencapaian kerja dari bawahannya secara periodic/setiap jamnya.
2. SUPERVISOR
1. Mengontrol Pencapaian Target Harian Produksi ( peningkatan productivity ) & quality
2. Mengontrol Cost ( Material terbuang akibat reject, Over Time, dan pemakaian APD )
3. Mengontrol On time Delivery (data Line-stop). 4. Mengontrol Line Stop dan Action
5. Mengontrol Safety terkait dengan Kemungkina Terjadinya Accident ditempat kerja.
6. Mengontrol Moral (absensi) dan kegiatan 5 R
7. Melaporkan hasil produksi harian, Quality, Line Stop dan safety kepada SPV atau Manager.
8. Pendidikan atau training dan kemampuan bawahan
Untuk dapat melakukan secara continue usaha perbaikan ini, ada beberapa hal yang harus dilakukan, yaitu :
Memantau pencapaian sasaran
Menemukan problem
Menentukan sebab masalah
Merumuskan tindakan perbaikan
Pelaksanaan tindakan perbaikan
Memeriksa hasil perbaikan
Membuat standarisasi perbaikan dan SOP (Standard Operating Procedure).
Itulah sebabnya mengapa “Suggestion System” menjadi tugas dan tanggung jawab dari Supervisor. Salah satu pegangan adalah sesuatu itu selalu berkembang, dapat menjadi situasi yang lebih baik esok hari serta lusa. Dengan mempunyai pola pikir yang demikian diharapkan “Improvement” akan terus-menerus dilakukan secara berkesinambungan di tempat kerja.
Untuk dapat berhasil dengan baik dalam menjalankan tugas seorang Supervisor) harus mempunyai :
personalia di tempat kerjanya. Dia mempunyai sifat-sifat kepemimpinan yang menonjol dan dapat menjadi tauladan bagi bawahannya. Dalam kondisi tertentu Dia diharapkan mampu berperan sebagai Orang Tua bagi bawahannya. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh seorang Supervisor , guna menjadi seorang pemimpin yang baik dan handal, yaitu :
1. Disiplin
2. Pengendalian diri 3. Terbuka
4. Tegas
5. Komunikatif.
Seorang Supervisor biarpun dia berpengalaman dan ahli dalam pekerjaannya tetapi bila tidak dapat mengajar dan membimbing , maka bawahannya tidak akan dapat dibawa kearah yang benar, karena keberhasilan seorang atasan yang baik ditentukan melalui pekerjaan dan hasil kerja yang baik oleh bawahannya. Membuat Kaizen (Continous Improvement), seperti telah diterangkan sebelumnya bahwa seorang Supervisor harus dapat membuat suatu Improvement bilamana ada suatu penyimpangan dari kegiatan proses produksi. Kemampuan untuk dapat melakukan Improvement ini merupakan dasar kebutuhan yang harus dipenuhi bagi seorang Supervisor. Pada dasarnya bagi seorang Supervisor diperlukan kemampuan untuk dapat menelurkan ide-ide perbaikan guna mengatasi penyimpangan-penyimpangan yang terjadi tempat lerja. Supervisor dalah orang yang paling tahu mengenai kondisi tempat kerjanya, juga kemampuan setiap bawahannya karena mempunyai data kemampuan Team Leader dan Pelaksana/ Operator.
Pengelolaan Tenaga Kerja.
Ada beberapa hal yang dilakukan dalam mengelola karyawan dalam suatu dunia industri, yaitu :
1. Menetapkan Standard Kerja Pelaksana dalam proses produksi 2. Mengawasi pelaksanaan peraturan Standard Kerja yang ada
3. Mengelola data personil setiap pelaksana (data pribadi, kemampuan/skill, laporan harian,
overtime, absensi, dan lain-lain).
Tugas Chief memikirkan bagaimana “Kaizen” (Improvement) dari kondisi yang sekarang sehingga hasil setiap bidangnya akan lebih baik dan akhirnya produktivitas juga akan membaik, sesuai dengan sasaran-sasaran yang diberikan Management. Produktivitas dalam hal ini berkaitan dengan Cost, yaitu dari segi :
1. Material 2. Man power 3. Methode
4. Mesin atau peralatan pendukung aktivas diproses kerja.
Keselamatan kerja yang merupakan prioritas utama dalam kita bekerja di industri menjadi dan ini menjadi tugas utama, dan seorang Chief atau Assistant Manager haruslah seorang yang mampu melihat kemungkinan-kemungkinan adanya kecelakaan kerja sehingga kalau hal tersebut diatasi kecelakaan kerja dapat dihindari. Berikut adalah kiat-kiat seorang Chief :
Adapun kiat-kiat yang harus diketahui dan dilaksanakan oleh seorang Chief dan Ass. Manager agar dapat menjalankan fungsinya dengan effektif di lapangan yaitu :
1. Kemampuan Untuk Mengendalikan Situasi Lapangan
Chief harus mampu mengamati secara effektif kondisi lapangan guna dapat mengendalikan situasi lapangan, dengan terus secara rutin turun melihat pada proses kerja dan melihat kondisi yang sebenarnya dilapangan, maka seorang Chief atau Ass. Manager dapat mengambil langkah perbaikan serta mengambil keputusan-keputusan yang tepat.
2.Kaizen (Improvement) di Lingkungan Kerja
Chief atau Ass. Manager harus memelihara situasi kerja yang ada serta mengembangkan situasi kerja yang ada serta Dapat melakukan Kaizen. Chief atau Ass. Manager harus mempunyai kemampuan untuk mengembangkan ide-ide.
3. Training Bawahan
Chief atau Ass. Manager bertanggung jawab terhadap training “Multi Fungsi” bawahannya. Dengan cara merumuskan kebutuhan dan membuat rencana training, serta secara berkala mengevaluasi hasil training bawahannya.
4. Menggalang Team Work
kerjanya maupun dengan kelompok kerja yang lain. Adalah penting mengefektifkan Team-Work dimana semua anggota team mempunyai pengertian yang jelas dan kesadaran aktif atas target bersama. Penting bagi Chief atau Ass,Manager untuk dapat menciptakan suasana dimana bawahan dapat berdiskusi tentang apapun secara bebas serta bersedia mendengarkan pendapat bawahan.
5. Kerja Yang Berhubungan Dengan Quality Control atau Qualitas hasil kerja. Bila bekerja dengan sesuatu yang berkaitan dengan Quality Control, Chief atau Ass. Manager harus mengikuti langkah-langkah pendekatan Quality Control yaitu, orientasi kearah point-point yang penting tentang jaminan kualitas yang dihasilkan oleh pekerjaan bawahannya. Seorang Chief atau Ass. Manager selalu memikirkan sesuatu berdasarkan hubungan sebab akibat, mengkategorikan data, memandang sesuatu dan berpikir secara statistik serta menganalisa kemungkinannya. Juga perlu digunakan Management Control Circle ketika melaksanakan proyek-proyek besar maupun dalam kerja rutin.
6. Mempunyai Kemampuan Menyelesaikan Permasalahan
Penting bagi Chief untuk mampu menguasai langkah-langkah pemecahan masalah dengan menggunakan teori “8 Langkah 7 Tools“. Sehingga activitas QCC (Quality Control Circle) menjadi tugas dan tanggung jawab dari seorang Chief atau Ass. Manager.
4. MANAGER
Tugas Manager adalah membuat aturan-aturan atau prosedur sehingga setiap jenjang pimpinan kerja yang berada dibawahnya dapat mengerti secara jelas tugas dan tanggung jawabnya dan terus menjaga agar hal tersebut harus selalu dijalankan dengan baik oleh bawahannya. Seorang manager harus melakukan follow up terhadap setiap aktivitas yang sudah diberikan kepada bawahannya. Ia dengan seksama mempelajari setiap laporan yang masuk dari bawahannya, kemudian menganalisa dan memberikan solusi untuk proses perbaikannya.
Seorang manager yang professional, juga dituntut untuk dapat mencari cikal bakal pimpinan kerja melalui orang – orang yang terbaik yang ada dibagiannya dengan cara merolling atau merotasi orang-orang tersebut secara berkala dengan maksud untuk memberikan cukup pengalaman baik dalam bidang pekerjaan atau dalam hal penanganan orang.
Disamping itu juga ia harus dapat menentukan sasaran Improvement dan aktivitas penunjang lainnya sehingga sasaran-sasaran yang telah dibuat untuk menjadikan goal terhadap visi dan misi perusahaan dapat dicapai sesuai dengan target yang sudah ditetapkan.
Dalam mengukur keberhasilannya seorang manager dituntut untuk mengevaluasi KPI dari bagian yang dipimpinnya, ia harus dapat mengetahui dengan baik penyebab-penyebab dari setiap kegagalan yang terjadi, kemudian membuat suatu rencana perbaikan dengan method PDCA yang dapat terintegrasi di setiap lini yang ada dibagiannya.
