SISTEM MANAJEMEN DAFTAR ULANG PRAKTIKUM LABORATORIUM
BERBASIS WEB DI JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
UPN VETERAN JATIM
Kartini1, Fetty Tri Anggraeny2
Program Studi Teknik Informatika UPN Veteran Jawa Timur Surabaya Jl. Raya Rungkut Madya, Gunung Anyar, Surabaya 60294
Email: kartinihj@yahoo.com1
,
fetty.ta@gmail.com2Abstrak
Program studi Teknik Informatika sebagai salah satu program studi favorit di UPN Veteran Jawa Timur, menerima ± 200 mahasiswa baru pada setiap tahun. Sesuai kurikulum program studi, setiap mahasiswa harus menempuh 10 praktikum untuk menyelesaikan studi. Pelaksanaan praktikum yang masih menggunakan cara tidak terkomputerisasi atau paper-based, terutama dalam hal proses daftar ulang, tentunya akan mempersulit pengelola memberikan pelayanan yang baik dan penyimpanan data. Praktikum diawali dengan tahapan persiapan bagi praktikan yaitu proses daftar ulang. Daftar ulang harus dilakukan mahasiswa untuk memilih jadwal sesi yang ditawarkan Laboratorium untuk praktikum pada semester berjalan. Tahapan ini dilakukan karena keterbatasan kapasitas laboratorium dan diperlukan penyesuaian jadwal sesi dengan jadwal asisten dan dosen. Selain itu dengan cara manual akan sangat sulit dilakukan pengecekan mahasiswa secara cepat, misal untuk mengetahui mahasiswa yang mengikuti praktikum sudah memprogram praktikum di KRS, untuk mengetahui data mahasiswa yang mengikuti praktikum, mengetahui sesi praktikum yang diikuti mahasiswa, dan lain sebagainya.
Dengan melihat kondisi di lapangan yang sudah dipaparkan di atas, dalam penelitian ini akan dibangun Sistem Manajemen Daftar Ulang Praktikum Laboratorium Berbasis Web di Jurusan Teknik Informatika UPN Veteran Jatim. Dengan adanya sistema ini diharapkan dapat menggantikan proses manajemen kegiatan praktikum yang sebelumnya manual menjadi terkomputerisasi.
Setelah melakukan proses perancangan dan implementasi program, serta evaluasi, dapat ditarik beberapa kesimpulan sistem dapat menggantikan proses daftar ulang manual yang digunakan sebelumnya menjadi terkomputerisasi, sistem dapat menampilkan informasi yang diinginkan oleh pengguna, dan sistem mampu menyimpan data praktikum multi tahun.
Kata kunci: daftar ulang praktikum, web.
I. PENDAHULUAN
Jurusan Teknik Informatika yang fokus pada pembelajaran computer dan terapannya selayaknya menjadi contoh bagi jurusan-jurusan yang lain dalam penggunaan computer untuk mendukung kinerja jurusan. Hal ini dapat didukung dengan pembuatan system informasi yang membantu jurusan dalam memberikan layanan ke mahasiswa khususnya dan masyarakat umumnya. Sistem informasi untuk masyarakat diwakili dengan adanya web profil jurusan Teknik Informatika yang disediakan UPN Veteran Jatim. Sedangkan system informasi untuk mahasiswa masih belum terbentuk.
Pelaksanaan praktikum di jurusan Teknik Informatika UPN Veteran Jatim masih menggunakan
cara tidak terkomputerisasi atau paper-based.
Terutama dalam hal proses daftar ulang. Praktikum diawali dengan tahapan persiapan bagi praktikan
yaitu proses daftar ulang. Daftar ulang harus dilakukan mahasiswa untuk memilih jadwal sesi yang ditawarkan Laboratorium untuk praktikum pada semester berjalan. Tahapan ini dilakukan karena kapasitas setiap pararel praktikum tidak dapat ditampung dalam satu sesi praktikum dan diperlukan penyesuaian jadwal sesi dengan jadwal asisten dan
dosen. Jumlah mahasiswa jurusan Teknik
Informatika yang setiap tahun bertambah ±200
mahasiswa baru juga menjadikan alas an
pentingnya penyimpanan data praktikum yang baik dan pelayanan yang baik. Selain itu dengan cara manual akan sangat sulit dilakukan pengecekan mahasiswa secara cepat, misal untuk mengetahui mahasiswa yang mengikuti praktikum sudah memprogram praktikum di KRS, untuk mengetahui
mengetahui sesi praktikum yang diikuti mahasiswa, dan lain sebagainya.
Dengan melihat kondisi di lapangan yang sudah dipaparkan di atas kami melihat perlunya dibuat sebuah system yang dapat menggantikan proses manajemen kegiatan praktikum yang sebelumnya manual menjadi terkomputerisasi, terutama proses daftar ulang praktikum. Kami mengusulkan untuk membangun Sistem Manajemen Daftar Ulang Praktikum Laboratorium.
II. METODOLOGI PENELITIAN
Dalam penelitian ini, kami memberikan upaya penyelesaian masalah yang terjadi dalam prosedur
pelaksanaan praktikum di Jurusan Teknik
Informatika UPN Veteran Jawa Timur, yaitu dalam hal tahapan daftar ulang.
Tahapan daftar ulang adalah tahapan dimana mahasiswa yang telah memprogram praktikum memilih jadwal praktikum yang ditawarkan oleh laboratorium. Hal ini dilakukan karena jadwal praktikum yang ditawarkan melalui Sistem Akademik belum bisa dijadikan acuan sebagai jadwal pelaksanaan praktikum di lapangan. Beberapa hal yang menjadi penyebab antara lain jumlah mahasiswa peserta praktikum ±200 mahasiswa per praktikum, terbatasnya daya tampung laboratorium pada setiap jadwal sesi praktikum dan keterbatasan dosen dan asisten (mahasiswa senior) untuk membantu pelaksanaan praktikum.
Praktikum Jurusan Teknik Informatika UPN Veteran Jawa Timur
Untuk mendukung dan meningkatkan
keterampilan mahasiswa dalam hal pemrograman, desain dan jaringan, jurusan Teknik Informatika melaksanakan SKS praktikum yang dilaksanakan di 3 laboratorium praktikum. SKS praktikum yang ditawarkan wajib ditempuh oleh seluruh mahasiswa Teknik Informatika. Sejak berlakunya kurikulum baru TA. 2011/2012, jumlah praktikum yang dilaksanakan di jurusan ini bertambah dari 8 praktikum menjadi 10 praktikum, dapat dilihat di Tabel 1 [7], masing-masing 5 praktikum di setiap semester gasal/genap dan setiap laboratorium memiliki kapasitas 24 orang. Berdasarkan data rekapitulasi Rencana Studi yang dilakukan mahasiswa pada setiap awal semester,
rata-rata peserta praktikum mencapai ±200
mahasiswa pada setiap praktikum. Dengan kondisi di lapangan yang telah disebutkan, maka diperlukan suatu system yang dapat membantu kelancaran pelaksanaan praktikum.
Manajemen Praktikum Laboratorium Teknik Informatika
Sebelum keseluruhan modul praktikum
dilaksanakan, praktikan harus melakukan daftar ulang di laboratorium penyelenggara praktikum. Setiap praktikan melakukan daftar ulang untuk memilih sesi praktikum yang disesuaikan dengan jadwal praktikan. Hal ini dikarenakan jadwal yang ditawarkan dalam program KRS belum disesuaikan dengan jadwal asisten dan dosen, selain itu belum
disesuaikan dengan kemampuan laboratorium
dalam menampung praktikan setiap sesinya.
Tabel 1. Data praktikum yang dilaksanakan di jurusan Teknik Informatika UPN Jatim
No Laboratorium Praktikum 1 Laboratorium
Pemrograman Komputer
Praktikum Pemrograman 1 Praktikum Pemrograman 2 Praktikum Struktur Data 2 Laboratorium
Jaringan Komputer
Praktikum Sistem Operasi Praktikum Jaringan
Praktikum Pengaman Jaringan 3 Laboratorium
Desain dan Algoritma
Praktikum Algoritma Praktikum Basisdata Praktikum Basisdata Lanjut Praktikum Analisis dan Desain Berorientasi Objek
Aplikasi Berbasis Web
Aplikasi berbasis web dapat digunakan untuk aplikasi yang bersifat internal maupun eksternal lingkungan institusi. Dalam penelitian ini, kami menggunakan aplikasi web untuk kemudahan akses pengguna. Harapannya dengan memanfaatkan
teknologi jaringan, aplikasi dapat diakses
dimanapun [3, 5, 6].
Untuk membangun suatu aplikasi web
diperlukan beberapa perangkat lunak untuk desain antarmuka web Macromedia Dreamweaver [3], desain basisdata Power Designer [2], pemrograman web [5, 6], dan web server [1, 4],
III. HASIL DAN PEMBAHASAN
Secara umum proses inti dari Simadupralab dapat dilihat dalam use case diagram Gambar 1. Tidak semua kebutuhan fungsional terpetakan dalam diagram workflow, karena diagram ini
menampilkan alur keperluan inti system.
Berdasarkan use case sistem maka dibuat
perancangan basisdata dan implementasi
menggunakan bahasa pemrograman web PHP dan javascript.
Adapun perancangan basisdata dapat dilihat
basisdata, yaitu basisdata utama dan basisdata backup. Basisdata utama menyimpan data pada
Kalab
Mahasiswa Setting ta semester aktif
Atur deadline praktikum
Lihat rekap peserta praktikum Migrasi data
Admin
Gambar 1. Use case diagram Sistem Manajemen Daftar Ulang.
<pi> Variable characters (15) Variable characters (25)
<pi> Variable characters (7) Variable characters (25)
<pi> Variable characters (2) Variable characters (7)
Gambar 2. Desain basisdata
tahun ajaran semester aktif, sedangkan basisdata backup digunakan untuk menyimpan seluruh data praktikum yang telah lalu. Pemisahan data ini dimaksudkan agar tidak terjadi pengaksesan data praktikum lalu secara langsung dalam proses
interaksi dengan system. Selain itu, pemisahan ini ditujukan agar proses pengaksesan data praktikum berjalan (basisdata utama) dapat dilakukan lebih
cepatdengan sedikitnya data yang tersimpan dalam
basisdata.
Login
Fasilitas login digunakan sebagai pintu gerbang untuk bisa mengakses sistem daftar ulang, baik bagi kepala laboratorium maupun mahasiswa (Gambar 3). Bagian antarmuka yang digunakan untuk login terletak di kanan atas. Sistem secara otomatis
membedakan tampilan system setelah login
berdasarkan level pengguna. Tampak pada gambar halaman system untuk pengguna mahasiswa praktikan terdapat 2 menu, sedangkan untuk pengguna Kepala Laboratorium terdapat banyak sekali menu (Gambar 4 dan Gambar 5). Hal ini disesuaikan dengan analisa kebutuhan system yang telah dibahas sebelumnya.
Gambar 3. Halaman awal.
Gambar 4. Halaman sistem untuk pengguna mahasiswa praktikan.
Setting tahun ajaran semester
Setiap tahun ajaran dilakukan pembukaan tahun ajaran semester baru, hal ini bertujuan agar data yang dimasukkan saat ini adalah benar
kepemilikan semester ini bukan kepemilikan
semester sebelumnya. Adapun nilai yang
dimasukkan adalah tahun ajaran dan semester (lihat Gambar 6). Setelah penyimpanan data semester baru, maka akan muncul kotak pemberitahuan bahwa proses penambahan semester baru berhasil.
(a) (b)
Gambar 6. (a) Halaman setting tahun ajaran. (b) Alert setting sukses.
Gambar 7. Halaman penambahan data user dengan cara import.
Import data krs praktikum
Jumlah mahasiswa Program Studi Teknik
Informatika yang sangat banyak, menjadikan dasar kebutuhan adanya fasilitas penambahan data praktikan dengan cara lebih praktis. Cara umum yang dilakukan untuk menambah data adalah dengan cara memasukkan data satu persatu melalui form isian yang membutuhkan waktu yang lama jika data yang dimasukkan berjumlah besar. Dengan kondisi riil lapangan yang memerlukan penambahan data berjumlah cukup banyak dan diperlukan waktu
yang singkat, maka dalam penelitian ini
menggunakan proses import untuk menambah data. Import dilakukan dari file Microsoft Excel yang memiliki format sesuai dengan file download dari Sistem Informasi Akademik UPN Veteran Jatim. Kelompok pengguna yang bias ditambahkan dengan cara import file adalah mahasiswa praktikan dan asisten (Gambar 7).
Mengelola data praktikum
Pada fasilitas ini kita dapat menambah, merubah, dan menghapus data praktikum. Dan fungsi yang penting pada fasilitas ini adalah mengatur batas proses registrasi praktikum. Dengan merubahnya, maka mahasiswa dapat melakukan registrasi praktikum tersebut sampai tanggal yang
sudah ditetapkan. Setiap praktikum dapat memiliki batas waktu registrasi beragam (lihat Gambar 8 dan Gambar 9).
Gambar 8. Halaman lihat praktikum.
Gambar 9. Halaman edit deadline daftar ulang praktikum.
Mengatur jadwal praktikum beserta asisten dan dosen yang ditugaskan.
Dalam satu praktikum diperlukan beberapa sesi praktikum untuk menampung semua mahasiswa yang sudah memprogram. Karena keterbatasan laboratorium, maka diperlukan penjadwalan agar mahasiswa dapat melaksanakan praktikum dengan baik. Halaman ini digunakan untuk memasukkan jadwal sesi praktikum beserta 2 orang asisten dan 1 asisten yang ditugaskan (Gambar 10). JAdwal yang sudah diatur akan tampil pada tabel jadwal (Gambar 11).
Gambar 10. Halaman atur jadwal sesi praktikum.
Menambahkan user
Fasilitas ini focus pada penambahan data secara non-massal (import krs). Fasilitas ini diperlukan untuk memberikan solusi penambahan
data sedikit pada data pengguna. Metode
penambahan data dengan cara import lebih tinggi costnya jika data yang dimasukkan sedikit. Halaman untuk menambahkan data pengguna dosen-kepala laboratorium dan mahasiswa-asisten relative sama, hanya diberikan pembeda praktikum (Gambar 12 dan Gambar 13).
Gambar 12. Menambahkan user dosen dan kalab.
Gambar 13. Menambahkan user mahasiswa (Asisten dan Praktikan).
Daftar ulang praktikum
Fasilitas ini ditujukan untuk mahasiswa untuk melakukan registrasi praktikum. Registrasi yang dimaksud disini adalah memilih jadwal praktikum (Gambar 14).
Gambar 14. Halaman daftar ulang praktikum.
Kunci daftar ulang praktikum
Fasilitas ini muncul dengan adanya kejadian pengubahan data registrasi oleh pihak lain. Sehingga diperlukan cara untuk meminimalkan ketidakhati-hatian pengguna mahasiswa dalam melakukan registrasi. Oleh karena itu, dalam penelitian ini digunakan fungsi lock (kunci). Jika mahasiswa sudah melakukan lock registrasi, maka data registrasi tidak bias diubah, kecuali melalui Kepala Laboratorium (Gambar 15).
Mencetak absensi persesi
Keluaran berbentuk dokumen dari aplikasi ini adalah printout absensi praktikum. Untuk mencetak
absensi klik menu Sesi Lihat Sesi pilih salah
satu sesi absensi (pdf). Maka akan ditampilkan
dokumen absensi dengan format pdf (Gambar 16).
(a)
(b)
(c)
Gambar 15. (a) Halaman daftar ulang sesi terpilih, (b) Alert daftar ulang terkunci, (c) Halaman daftar
ulang dengan informasi terkunci.
Rekap daftar ulang peserta praktikum berjalan
Halaman ini digunakan untuk mempermudah
Kepala Laboratorium mengetahui progress
mahasiswa yang telah melakukan daftar ulang (Gambar 17). Selain itu, dari halaman ini juga dapat diketahui detail daftar mahasiswa yang sudah daftar ulang maupun belum daftar ulang (Gambar 18).
(a)
(b)
Gambar 17. Halaman informasi rekap daftar ulang.
Rekap daftar ulang peserta praktikum berjalan
Halaman ini digunakan untuk mempermudah
Kepala Laboratorium mengetahui progress
mahasiswa yang telah melakukan daftar ulang (Gambar 17). Selain itu, dari halaman ini juga dapat diketahui detail daftar mahasiswa yang sudah daftar ulang maupun belum daftar ulang (Gambar 18).
(a)
(b)
Gambar 18. Halaman daftar mahasiswa, (a) sudah daftar ulang, (b) belum daftar ulang.
(a)
(b)
Gambar 19. (a) Halaman migrasi data, (b) Informasi proses migrasi.
Melakukan migrasi data
Sistem menggunakan 2 basisdata, yaitu
basisdata utama dan basisdata backup. Fasilitas ini digunakan untuk memindahkan data dari basisdata utama ke basisdata backup. Setelah proses migrasi,
data penting pada basisdata utama akan
dikosongkan agar dapat menampung data pada semester baru (Gambar 19).
Menampilkan sejarah daftar ulang praktikum tahun ajaran semester lalu
Halaman ini digunakan untuk melihat seluruh data-data praktikum yang ada di basisdata backup. Sehingga data yang telah di migrasi dapat dilihat kembali jika diperlukan (Gambar 20).
Gambar 20. Halaman histori seluruh praktikum.
Melihat sejarah praktikum per mahasiswa
Fasilitas ini dapat diakses di setiap halaman system, berada di sebelah kiri atas dengan cara memasukkan data NPM. Setelah di klik Search, maka akan muncul sejarah praktikum mahasiswa bersangkutan, baik data semester lama maupun data semester aktif (Gambar 21).
Gambar 21. History praktikum mahasiswa.
IV. UJI COBA
melakukan kunci daftar ulang, maka data daftar ulang tidak bias diubah lagi oleh mahasiswa.
Uji coba lock daftar ulang
Uji coba pertama bertujuan untuk menguji kehandalan system dalam menenerapkan aturan bisnis lock daftar ulang. Jika mahasiswa sudah melakukan lock daftar ulang praktikum, maka data daftar ulang tidak bisa diubah, kecuali melalui Kepala Laboratorium. Tampak pada Gambar bahwa sebelum data daftar ulang di-lock, masih ada kesempatan mahasiswa untuk membatalkan daftar ulang, dalam arti mahasiswa bias pindah ke sesi yang lain (Gambar 22(a)). Tetapi setelah lock dilakukan, mahasiswa sudah tidak bias lagi merubah data daftar ulangnya sendiri (Gambar 22(b)).
Uji coba kapasitas sesi
Jumlah peserta praktikum (praktikan) dalam satu sesi dibatasi dengan kapastias, kapasitas
disesuaikan dengan ketersediakan sarana
praktikum, PC, di laboratorium. Uji coba kapasitas
(a)
(b)
Gambar 22. Uji coba proses kunci daftar ulang. (a) Tampilan sebelum kunci. (b) Tampilan sesudah
dikunci.
sesi dilakukan untuk menguji system dalam hal penghentian daftar ulang pada sesi yang jumlah praktikannya sudah sesuai dengan kapasitas. Seperti tampak pada Gambar, daftar sesi praktikum yang sudah sudah penuh, tidak lagi disediakan link bagi mahasiswa untuk memilih sesi tersebut (Gambar 23).
Gambar 23. Uji coba penggunaan kuota.
(a)
(b)
Gambar 24. Uji coba deadline daftar ulang. (a) Tampilan deadline praktikum. (b) Tampilan setelah
tanggal sekarang melebihi deadline.
Uji coba deadline daftar ulang
Agar pelaksanaan praktikum sesuai jadwal yang direncanakan, maka diberitahukan batas waktu (deadline) bagi mahasiswa untuk melakukan daftar ulang. Jika tanggal sekarang sudah melebihi tanggal deadline, maka mahasiswa tidak bisa melakukan daftar ulang. Tampak pada Gambar, deadline praktikum Algoritma adalah 30 Agustus 2013. Dan ketika tanggal system sudah melebihi tanggal deadline pendaftaran, maka link untuk daftar ulang dinonaktifkan (Gambar 24).
V. KESIMPULAN DAN SARAN
Setelah melakukan proses perancangan dan implementasi program, dapat ditarik beberapa kesimpulan:
a. Sistem dapat menggantikan proses daftar ulang manual yang digunakan sebelumnya menjadi terkomputerisasi.
b. Sistem dapat menampilkan informasi yang diinginkan oleh pengguna
c. Sistem dapat berjalan baik pada browser opera dan Mozilla.
d. Dengan adanya basisdata backup, sistem mampu menyimpan data praktikum multi tahun. Adapun saran pengembangan yang dapat diberikan adalah:
a. Masih diperlukan pengaturan informasi yang tampil berdasarkan kepala laboratorium yang bertanggung jawab.
b. Antarmuka menu perlu diperbaiki, agar dapat diakses dari browser umum yang sering digunakan.
c. Perluasan akses system, tidak hanya sebatas jaringan lokal jurusan.
VI. UCAPAN TERIMA KASIH
Penelitian ini didukung oleh LPPM Universitas
Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur
dalam skim dana penelitian Insentif Dosen Pemula (IDOLA) tahun 2013.
VII. DAFTAR PUSTAKA
[1] Adibowo. 2011. Web Server Xampp, diakses
online 6-02-2011 dari
http://adibowo.com/tag/xampp-adalah
[2] Fathansyah, Ir (2001). Buku Teks Ilmu
Komputer Basis Data. Bandung: Penerbit Informatika.
[3] Hidayatullah. A. Taufiq (2007). Merancang
Sendiri Halaman Website menggunakan Macromedia Dreamweaver 8. Surabaya: Penerbit INDAH.
[4] IT Telkom. 2011. Web Server, diakses online
6-02-2011 dari
http://ittelkom.ac.id/library/index.php
[5] Kadir. Abdul (2009). Membuat Aplikasi Web
dengan PHP+ Database MySQL. Yogyakarta: Penerbit ANDI.
[6] Kadir. Abdul (2002,2003,2008). Dasar
Pemrograman Web Dinamis Menggunakan
PHP. Yogyakarta: Penerbit ANDI
[7] Panduan Akademik Program Studi Teknik
