Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan
Dinamis (SIKD)
Penentuan dokumen yang akan ‘dimasukkan’ ke dalam sistem
Penentuan berapa lama arsip harus disimpan
Registrasi
Klasifikasi
◦ Klasifikasi arsip (bussiness classification scheme)
◦ Klasifikasi keamanan dan akses (security and access class. Scheme)
Penyimpanan dan penanganan
Pengaksesan
Pelacakan
Penyusutan
Pembuatan dokumen Termasuk kategori Arsip? Ya Tidak Pengelolaan di luar Sistem Pengelolaan Arsip
Prakarsa pembuatan dokumen
Berdasarkan analisis tugas dan fungsi Instansi
Berdasarkan Tata Naskah Dinas
Penghimpunan dokumen Pencatatan/ Registrasi Arsip baru Penerimaan Dokumen Pertinggal Dokumen yang Diterima Pengiriman Dokumen ke tujuan 1 A Dokumen baru Dokumen Lainnya
Sudah ada berkas yang sesuai menjadi
induk arsip baru?
Penambahan arsip baru ke berkas
Ya
Pembuatan berkas baru
Tidak ada Penentuan klasifikasi arsip
Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Berdasarkan Skema Klasifikasi
Penentuan retensi arsip
Penentuan
tanggal mulai retensi Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) 2
1
Penentuan klasifikasi
Pencarian arsip Peminjaman arsip Penyimpanan arsip aktif Sudah berakhir status/masa aktif ? Sudah Penggunaan arsip aktif Belum Berdasarkan Jadwal Retensi
Arsip (JRA)
2
3
Pemindahan arsip aktif ke inaktif
Pencarian arsip Peminjaman arsip Penyimpanan arsip inaktif Sudah berakhir status/masa inaktif ? Sudah Penggunaan arsip inaktif Belum Berdasarkan Jadwal
Retensi Arsip (JRA)
3
4
B Nilai guna arsip bagi lembaga pencipta belum berakhir
Pemusnahan
Sudah berakhir nilai guna bagi
lembaga pencipta? Sudah Belum Apakah berstatus akhir sebagai arsip statis? Ya Tidak Berdasarkan analisis terhadap
adanya kasus pada pelaksanaan suatu kegiatan dan terjadinya perubahan lingkungan
Penyerahan kontrol pengelolaan arsip statis
ke Arsip Nasional Berdasarkan Jadwal
Retensi Arsip (JRA)
4
Proses Penyusutan
Aplikasi
Sistem Kearsipan Dinamis (SKD)
Aplikasi
Sistem Kearsipan Statis (SKS)
Modul Penyusutan “Satelit”
Caraka / Pos (masuk) Digitasi Penyimpanan Arsip Konvensional UNIT KEARSIPAN SATUAN KERJA UNIT PENGOLAH UNIT PENGOLAH komunikasi kedinasan elektronik Registrasi Caraka / Pos (keluar) Kontrol Operasi Penyimpanan Arsip Elektronik PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF Aplikasi SIKD
Digitasi untuk preservasi/ akses Penyimpanan Arsip Non-elektronik UNIT KEARSIPAN LEMBAGA PENCIPTA ARSIP
PENGGUNA kontrol Aplikasi SIKD PENYERAHAN ARSIP STATIS PEMUSNAHAN ARSIP PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF PENGGUNA UNIT KEARSIPAN SATUAN KERJA
Pengaturan Struktur Organisasi dan Pengguna
Pengaturan Klasifikasi Keamanan dan Akses
Pengaturan Klasifikasi Arsip
Penetapan Jadwal Retensi Arsip
Pengaturan Berkas
Registrasi (pemberkasan) Arsip
Penggunaan
◦ Pencarian
◦ Check-in & Check-out
◦ Pembuatan Versi
◦ Peminjaman (Modul File Tracker)
Administrator Sistem (
System Administrator
)
◦ Unit TI Instansi
Administrator Pengguna (
User Administrator
)
◦ Unit Kearsipan Instansi
◦ Tata Usaha Unit Kerja
Pengguna Umum (
End Users
)
Administrator Sistem (
System Administrator
)
◦ Memelihara Sistem
◦ Mengatur account pengguna baru
◦ Mem-backup data secara rutin
◦ Helpdesk sistem aplikasi
Administrator Pengguna (
User Administrator
)
◦ Pengaturan struktur organisasi dan pengguna
◦ Pengelolaan klasifikasi dan retensi arsip
◦ Pengaturan berkas
◦ Pengaturan untuk penggunaan arsip inaktif (file tracker)
◦ Meregistrasi arsip untuk pengguna lain
◦ Mengelola penyusutan arsip
Pengguna Umum (
End Users
)
◦ Menindaklanjuti arsip yang diregistrasi dari Administrator Pengguna
◦ Meregistrasi arsip yang dibuat sendiri
◦ Meregistrasi arsip yang diterima dari pengguna lain
◦ Menggunakan
mencari
check-in/check-out
membuat versi
meminjam (arsip inaktif)
Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan
Dinamis (SIKD)
Registrasi untuk Diri Sendiri
Dipergunakan oleh seorang Pengguna untuk memberkaskan
arsipnya dalam Berkas yang dia miliki atau Berkas yang
diperkenankan.
Registrasi Untuk Orang lain
Dipergunakan oleh Administrator Pengguna untuk
memberkaskan suatu arsip ke dalam Berkas Pengguna lain
yang berada dalam kewenangan dan lingkupnya
Kirim Arsip
Dapat dipergunakan oleh seorang Pengguna untuk
mengirimkan suatu Arsip kepada Pengguna lainnya yang dia
tidak memiliki kewenangan untuk mengakses Berkasnya.
Dapat dilakukan oleh semua Pengguna yang memiliki Berkas
Arsip hanya dapat di-REGISTRASI-kan dan di-BERKAS-kan pada
Berkas yang Pengguna tersebut memiliki Hak Akses (sesuai
dengan struktur organisasi)
Arsip tersebut akan tersimpan dalam SIKD sesuai dengan
SKD BERKAS REGISTRASI UNTUK DIRI SENDIRI Registrasi Pemberkasan PENGGUNA Kumpulan Seluruh Arsip dalam Berkas Aktif SIKD
Hanya dapat dilakukan oleh Administrator Pengguna
Unit Pengolah dan Instansi
Arsip dapat di-REGISTRASI-kan dan di-BERKAS-kan
pada semua Berkas yang Administrator Pengguna
memiliki Hak Akses (sesuai dengan lingkup
administrator)
Arsip tersebut akan tersimpan dalam SIKD sesuai
dengan Berkasnya dan akan muncul pada tab “Arsip
Belum Dibaca” milik orang lain tsb (Jabatan tempat arsip
diberkaskan)
Selanjutnya orang lain tsb dapat melakukan tindakan
SIKD BERKAS REGISTRASI UNTUK ORANG LAIN Registrasi Pemberkasan PENGGUNA (Administrator Pengguna) List ARSIP BELUM DIBACA PENGGUNA (Orang Lain) Kumpulan Seluruh Arsip dalam Berkas Aktif SIKD
Dapat dilakukan oleh semua Pengguna kepada semua Pengguna Lainnya
Arsip yang dikirim hanya di-REGISTRASI-kan untuk orang lain saja, tetapi
tidak di-BERKAS-kan
Arsip yang dikirim tersebut akan tersimpan di SIKD, tetapi tidak memiliki
Berkas
Arsip tersebut akan muncul di tab “Dokumen Masuk” (Inbox) milik Penerima
Asip
Pengirim arsip diharuskan juga untuk me-REGISTRASI-kan dan
mem-BERKAS-kan salinan Arsip yang dikirim ke dalam salah satu Berkas milik Pengirim
Arsip Pertinggal juga akan tersimpan di SIKD sesuai dengan Berkasnya
Arsip pertinggal sebaiknya setelah dikirim langsung diberkaskan oleh
SIKD BERKAS Kirim Arsip Registrasi PENGGUNA (Pengirim Arsip) List DOKUMEN MASUK (belum diberkaskan) PENGGUNA (Penerima Arsip) Buat ARSIP PERTINGGAL Registrasi Pember-kasan
Diberkas-kan?
List Dokumen Masuk (Inbox)
Keluarkan dari List
SELESAI MULAI Tidak Ya Ditindak-lanjuti Sekarang ? Ditindak-lanjuti Nanti ? List Arsip Belum Dibaca Tidak Ditindak-lanjuti ? MULAI Ya Tidak Ya Ya Tidak Tidak
Keluarkan dari List
SELESAI A
Tidak
Ditindak-lanjuti ?
List Arsip dalam Proses Tindak Lanjut List ARSIP BELUM DITINDAKLANJUTI Ditindak-lanjuti Sekarang ? Tidak Ditindak-lanjuti ?
Keluarkan dari List
SELESAI Ya Ya Tidak Tidak Ya Tidak MULAI MULAI
Keluarkan dari List
SELESAI B
A
Aplikasi Sistem Kearsipan Dinamis
(SIKD)
ARSIP (Item)
(Hardcopy / Softcopy/ Fax / Email)
BERKAS
KABINET
Tingkat Keamanan (Security Level) &
Hak Akses (Access Right)
Pengguna Jabatan Berkas Kabinet Arsip (Item) 0..N Jabatan Kabinet Berkas <Memiliki> 1..N 1 <Memiliki> 1 1 <Memiliki> 0..N 1 <Memiliki> 0..N
• Pengguna dimungkinkan untuk memiliki lebih dari 1 Jabatan.
TK Jabatan
Menentukan kemampuan tingkat akses dari
suatu
“
Jabatan
”.
TK Kabinet
Menentukan
“
TK Jabatan
” /
“
Kel. Jabatan
”
minimum yang dapat dibolehkan mengakses
suatu “Kabinet”.
TK Berkas
Menentukan “
TK Jabatan
”
/
“
Kel. Jabatan
”
minimum (yg dibolehkan mengakses
“
Kabinet
”
), yang dapat mengakses
“
Berkas
”
di dalam
“
Kabinet
”
tsb.
Jabatan
yang diperbolehkan mengakses
Kabinet/ Berkas
akan
Jabatan / Kabinet:
◦ Suatu Jabatan PASTI akan dapat mengakses Kabinet milik Jabatannya sendiri.
◦ Secara DEFAULT suatu Jabatan dibolehkan untuk mengakses Kabinet milik Jabatan subordinat-nya. (Berapapun TK Jabatan tsb).
◦ EXCEPTION: Dalam kasus pemberian akses terhadap Kabinet milik Jabatan yang BUKAN subordinat-nya, TK Jabatan tersebut minimum sama dengan (>=) TK
Kabinet milik Jabatan tsb.
Berkas:
◦ Secara DEFAULT mewarisi Daftar Akses Default yang dimiliki oleh Kabinet-nya (sesuai Struktur Organisasi).
◦ EXCEPTION: Suatu Jabatan yang diberi exception, secara default TIDAK dapat mengakses Berkas sebelum Jabatan tersebut dimasukkan dalam Daftar Akses
Kepala (TK=90) Deputi 1 (TK=80) KaBiro 1A (TK=70) KaBiro 1B (TK=60) Deputi 2 (TK=80) KaBiro2A (TK=60)
Jabatan: Deputi 1 (TK=80), Deputi 2 (TK=80), KaBiro 1A (TK=70),
DAPAT dibolehkan untuk mengakses Kabinet Kepala (TK=70).
Kab. Kepala (TK=70) Kab. Deputi 1 (TK=80) Kab. Deputi 2 (TK=80) Kab. KaBiro 1A (TK=70) Kab. KaBiro 2A (TK=60) Kab. KaBiro 2A (TK=60)
Berkas I (TK=90), PASTI dapat diakses oleh Jabatan Kepala.
Berkas II (TK=80), PASTI dapat diakses Jabatan Kepala, dan dimungkinkan diakses
oleh Jabatan: Deputi 1 (TK=80) dan/atau Deputi 2 (TK=80).
Berkas III (TK=70), PASTI dapat diakses oleh Jabatan Kepala, dan
dimungkinkan diakses oleh Jabatan: Deputi 1 (TK=80), Deputi 2 (TK=80), dan/atau KaBiro 1A (TK=70).
Kepala (TK=90) Deputi 1 (TK=80) KaBiro 1A (TK=70) KaBiro 1B (TK=60) Deputi 2 (TK=80) KaBiro2A (TK=60) Kab. Kepala (TK=90) Kab. Deputi 1 (TK=80) Kab. Deputi 2 (TK=80) Kab. KaBiro 1A (TK=70) Kab. KaBiro 2A (TK=60) Kab. KaBiro 2A (TK=60) Berkas I (TK=90) Berkas II (TK=80) Berkas III (TK=70)
Aplikasi Sistem Informasi
Kearsipan Dinamis (SIKD)
Kondisi Berkas AKTIF Kondisi Berkas INAKTIF Masa Retensi AKTIF TANGGAL PICU Berkas di-TUTUP Periode AKTIF (th; bl; hr) S.d. Tanggal (hr/bl/th) Berkas dibuka Registrasi arsip terakhir Berkas ditutup Tanggal Tertentu Berkas di-TUTUP Berkas di-INAKTIF-kan Berkas di-INAKTIF-kan Berkas di-INAKTIF-kan Berkas di-INAKTIF-kan Berkas di-INAKTIF-kan
MULAI
Buat Daftar Berkas Jatuh Tempo
Daftar Berkas Jatuh Tempo
SELESAI
Periksa Masa Retensi Berkas AKTIF
Lewat Masa Retensi
AKTIF ? Ubah
Status ?
Periksa Daftar Berkas Jatuh Tempo*
Ubah Status Berkas
(AKTIF INAKTIF) *
* Dilakukan secara manual oleh
ADMINISTRATORPENGGUNA INSTANSI Ya Tidak Tidak Yes Berkas habis ?
Masukkan dalam Daftar Berkas Jatuh Tempo
(AKTIF INAKTIF) Periksa Berkas ke N Ya Tidak Selesai ? Ya Tidak Daftar Arsip Non-Elektronik dalam Berkas Jatuh Tempo Berkas AKTIF ? Tidak Ya
INPUT
Baca MASA RETENSI AKTIF
OUTPUT = NO
Cek Tanggal Picu
Berkas dibuka? Tanggal tertentu? Arsip terakhir ? Berkas ditutup? Ya Ya Ya Ya Tidak Tidak Tidak Tidak Periode AKTIF set? Ya Tidak Arsip tertua > Periode AKTIF?
Tanggal Picu Set > Periode AKTIF? Berkas telah ditutup? Arsip terakhir > Periode AKTIF? Berkas telah ditutup? Tgl Berkas ditutup > Periode AKTIF? S.d.Tgl Retensi AKTIF Set < Tgl Hari ini? OUTPUT = YES Ya Ya Ya Ya Ya Ya Ya Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak
Contoh 1:
◦ Elemen Tanggal Picu = Tanggal Tertentu
(Tanggal picu retensi diisi = 31/12/2008)
◦ Elemen Masa Retensi AKTIF diset = (Periode: 2Th; 6Bln; 0Hr)
◦ Maka Berkas tsb akan Jatuh Tempo pada tanggal: 30/06/2011
Contoh 2:
◦ Elemen Tanggal Picu = Berkas Dibuka
(Tgl arsip tertua diregistrasi dlm Berkas tsb = 14/10/2007)
◦ Elemen Masa Retensi AKTIF diset = (Periode: 2Th; 0Bln; 0Hr)
Contoh 3:
◦ Elemen Tanggal Picu = Berkas Ditutup
(Tanggal saat berkas tsb ditutup = 15/12/2009)
◦ Elemen Masa Retensi AKTIF diset = (Periode: 3Th; 0Bln; 0Hr)
◦ Maka Berkas tsb akan Jatuh Tempo pada tanggal: 15/12/2012
Contoh 4:
◦ Elemen Tanggal Picu = Arsip Terakhir Diregistrasi
(Tanggal saat berkas tsb ditutup = 15/12/2009, tetapi tgl arsip terakhir yg diregistrasi dlm Berkas tsb = 10/09/2009)
◦ Elemen Masa Retensi AKTIF diset = (Periode: 3Th; 0Bln; 0Hr)
Contoh 5:
◦ Elemen Tanggal Picu = <DIABAIKAN>
(PENTING: Apabila Elemen Masa Retensi AKTIF dipilih S.d. tanggal,
maka apapun nilai Elemen Tanggal Picu akan diabaikan)
◦ Elemen Masa Retensi AKTIF diset = (S.d. Tanggal: 02/08/2010)
Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan
Dinamis (SKD)
Kondisi Berkas INAKTIF Berkas SUSUT (Serah/Musnah) Masa Retensi INAKTIF Periode INAKTIF (th; bl; hr) S.d. Tanggal (hr/bl/th)
MULAI
Buat Daftar Berkas Susut
Daftar Berkas Susut
SELESAI
Final?
Periksa Daftar Berkas Susut*
Ubah Masa Retensi Tanggal Picu, atau Tindakan Disposal
Berkas*
* Dilakukan secara manual oleh
ADMINISTRATOR PENGGUNA INSTANSI Daftar Usulan Berkas Serah/ Musnah 3 3 Tidak Berkas habis ?
Masukkan dalam Daftar Berkas Susut (Inaktif Susut) Periksa Berkas Ya Tidak Berkas INAKTIF ? Ya Tidak
Periksa Masa Retensi INAKTIF Berkas Lewat Masa Retensi INAKTIF? Tidak Ya
INPUT
Baca MASA RETENSI INAKTIF OUTPUT = NO Periode INAKTIF set? Tanggal Berkas mulai INAKTIF > Periode INAKTIF ? Tgl Retensi INAKTIF Set < Tgl Hari ini? OUTPUT = YES Ya Tidak Tidak Tidak Ya Ya
Contoh 1:
◦ Berkas Jatuh Tempo (masuk masa INAKTIF) pada tanggal: 30/06/2011
◦ Elemen Masa Retensi INAKTIF diset = (Periode: 2Th; 0Bln; 0Hr)
◦ Maka Berkas tsb akan Susut pada tanggal: 30/06/2013
Contoh 2:
◦ Berkas Jatuh Tempo (masuk masa INAKTIF) pada tanggal: 30/06/2011
◦ Elemen Masa Retensi INAKTIF diset =
(S.d. Tanggal: 15/09/2014)
Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan
Modul “SATELIT” Mulai Penyusutan Berkas Daftar Usul Serah/Musnah data berkas #1 data berkas #1
Daftar Usul Serah/ Musnah
Penilaian Daftar Usul Serah/Musnah Daftar Penilaian Arsip Serah/ Musnah data berkas #2 data berkas #2 Daftar Penilaian Arsip Serah/ Musnah
Daftar Arsip (DA) + Arsip Serah Instansi
data berkas + arsip #3A
Arsip elektronik &
kertas #3B
Update Berkas & Serah Arsip Instansi
Data berkas + arsip #3A Arsip elektronik & kertas #3B
Daftar Arsip (DA) + Arsip Serah Instansi
Melengkapi Metadata Arsip
Daftar Arsip (DA) Lengkap Data berkas + arsip #4A Arsip elektronik & kertas #4B INSTANSI (Appl. SKD) Modul “SATELIT”
INSTANSI (Appl. SKD)
Selesai
