MANAJEMEN KEARSIPAN
CHAIRUL HUDA ATMA DIRGATAMA
Penilaian Arsip
1. Pengertian Penilaian Arsip 2. Nilai Guna Arsip
3. Kriteria Nilai Guna Arsip 4. Kriteria Penilaian Arsip
5. Tahap-Tahap Pelaksanaan Penilaian
Penilaian Arsip
Penilaian arsip merupakan proses menentukan
nilai arsip dilihat dari aspek fungsi dan subtansi
informasinya serta karakteristik fisik atau nilai
instrinsiknya yang dilakukan melalui Langkah-
Langkah teknis pengaturan secara sistematis
dalam unit-unit informasi (Kepka ANRI No. 7
Tahun 2011)
Nilai Guna Arsip
• Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip (Perka ANRI No. 19/2011).
• Nilai guna arsip, meliputi yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder (Perka ANRI No. 19/2011).
• Nilai Guna Primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip dilihat dari kepentingan instansi atau perusahaan pencipta arsip (Sambas, 2016). Meliputi:
Nilai Guna Administrasi, Hukum, Keuangan, serta Ilmiah dan Teknologi.
• Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip di luar pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional dan memori kolektif bangsa (Sambas, 2016).
Meliputi: Nilai Guna Keberadaan/kebuktian (evidential), Informasional, dan
Intrinsik.
Kriteria Nilai Guna Arsip
Perka ANRI No. 7 Tahun 2001 NILAI GUNA PRIMER
Nilai Guna Administrasi
Nilai Guna Hukum
Nilai Guna Fiskal atau
Keuangan
Nilai Guna
Ilmiah dan
Teknologi
Kriteria Nilai Guna Arsip
Perka ANRI No. 7 Tahun 2001 NILAI GUNA SEKUNDER
Bernilai Guna Kebuktian
Bernilai Guna Informasional
Bernilai Guna
Intrinsik
Kriteria Nilai Guna Arsip
Perka ANRI No. 7 Tahun 2001 TABEL NILAI GUNA ARSIP
Nilai Guna Definisi Batasan
Administrasi Tanggung Jawab kedinasan Selesai urusan
Hukum Bukti berkekuatan hukum atas hak dan kewajiban, tanggung jawab, wewenang
Kewenangan dilakukan, haknya habis
Keuangan Tanggung Jawab Keuangan Bukti keuangan dipertanggungjawabkan
Ilmiah dan Teknologi Data ilmiah dan teknologi sebagai hasil penelitian murni atau terapan
Simpan lebih lama
Evidential Bukti keberadaan Lembaga Sejarah Lembaga, Struktur, Fungsi policy Informational Kebutuhan riset dan kesejahteraan Berhubungan dengan orang, benda, kejadian
dan tempat
Intrinsik Keunikan maupun kelangkaan Berhubungan dengan isi, struktur, konteks, dan karakter arsip
Kriteria Penilaian Arsip
• Nilai guna arsip (Primer dan Sekunder).
• Bobot informasi (Arsip biasa, Arsip Penting, Arsip Sangat Penting, Arsip Bernilai Sejarah)
• Frekuensi penggunaan (Arsip Aktif, Arsip Inaktif)
• Peraturan perundang-undangan yang berlaku.
• Kepentingan lembaga pencipta arsip.
• Pertanggungjawaban nasional
Tahap Penilaian Arsip
1. Cermati fungsi unit-unit kerja dalam struktur organisasi instansi yang bersangkutan
2. Konversikan setiap butir fungsi tersebut ke dalam pokok masalah yang mendasari seri arsip.
3. Cermati jenis-jenis kegiatan dalam setiap butir fungsi untuk menentukan pengelompokan informasi pada tingkat kegiatan yang tercermin dalam bentuk berkas atau file.
4. Cermati jenis-jenis transaksi untuk setiap kegiatan untuk menentukan pengelompokan informasi pada setiap butir informasi yang tercermin dalam folder atau naskah.
5. Himpun folder atau naskah yang berasal dari kegiatan yang sama dalam berkas dan himpun berkas dari kegiatan dalam butir fungsi yang sama ke dalam seri arsip.
Kepka ANRI No 7 Tahun 2001
Tahap Penilaian Arsip
6. Lakukan penilaian dari aspek fungsi untuk setiap seri arsip untuk menentukan apakah seri arsip tersebut masih aktif atau sudah inaktif.
7. Lakukan penilaian dari aspek informasinya untuk setiap berkas dari seri tersebut untuk mengetahui apakah arsip harus dimusnahkan setelah jangka waktu tertentu atau harus dilestarikan sebagai arsip bernilai guna permanen karena memiliki nilai guna pertanggungjawaban nasional.
8. Lakukan penilaian apakah arsip yang bernilai guna permanen tersebut masih operasional sehingga harus disimpan di instansi yang bersangkutan atau harus diserahkan ke ANRI, sebagai arsip statis karena sudah tidak operasional lagi.
9. Lakukan langkah-langkah prosedural sesuai ketentuan hukum yang berlaku untuk kepentingan pemusnahan kembali atau penyerahan ke ANRI.
Tahap Penilaian Arsip
10. Identifikasi hasil penilaian tiap seri dan himpunan masing-masing penilaian yang sama ke dalam empat daftar yaitu :
a. Daftar arsip yang diusulkan musnah.
b. Daftar arsip yang diusulkan untuk disimpan sampai jangka waktu tertentu.
c. Daftar arsip bernilai guna permanen yang masih operasional.
d. Daftar arsip bernilai guna permanen yang sudah tidak operasional sehingga harus diserahkan ke lembaga kearsipan sebagai arsip statis.
Rinci Proses Tahap Penilaian Arsip
1. Deskripsikan setiap folder atau naskah yang sekurang- kurangnya memuat informasi mengenai jenis kegiatan, jenis transaksi, isi informasi, dan kurun waktu transaksi.
2. Himpun kartu deskripsi atau folder atau naskah dari kegiatan yang sama dalam satu berkas.
3. Himpun berkas dalam satu seri arsip.
4. Lakukan penilaian untuk tiap seri, baik dari aspek
fungsi maupun informasinya.
• Seri arsip diisi sesuai butir fungsi dari unit-unit kerja.
• Berkas arsip diisi informasi mengenai arsip atau himpunan arsip yang menceminkan tiap butir kegiatan.
• Folder atau naskah diisi informasi mengenai tiap butir transaksi .
• Isi informasi diisi materi informasi yang terkadang dalam folder atau naskah yang bersangkutan.
• Kurun waktu diisi tahun, mencakup seluruh isi folder
