UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
________________________________________________________________ Jurusan Sistem Informasi
Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2005/2006
PEMBANGUNAN KNOWLEDGE REPOSITORY SYSTEM UNTUK MENGELOLA DAN MENGOPTIMALKAN INTELLECTUAL CAPITAL
PADA PERUSAHAAN
(STUDI KASUS : SUBDIVISI IT PRODUCT DEPARTEMEN MARKETING & SALES PT LG ELECTRONICS INDONESIA)
Novita Mayasari 0600623276 Tengku Alia Sandra 0600624303 Benny Fauzi 0600636575 Kelas/Kelompok : 07PAM/Kelompok 7
Abstrak
Penelitian dilakukan pada subdivisi IT Product Departeman Marketing & Sales PT LG Electronics Indonesia. Pada subdivisi ini belum adanya sistem pendokumentasian yang baik dan terstruktur menyebabkan segala sesuatunya sulit diakses, dikelola, dan dimanfaatkan sehingga sering terjadinya kesalahan yang sama berulang kembali. Subdivisi IT Product juga belum memiliki format khusus pada setiap notulen rapat menyebabkan ketidakjelasan dan ketidakseragaman antar karyawan. Subdivisi IT Product juga mengalami kesulitan untuk saling sharing dan berdiskusi tentang segala sesuatu yang berkaitan dengan knowledge. Selain itu tingkat turn over karyawan yang cukup tinggi pada subdivisi ini menyebabkan pengetahuan yang dimiliki kadang menghilang begitu saja. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menghasilkan sebuah knowledge repository system yang dapat menunjang kemudahan dan kelancaran dalam proses pendokumentasian pengetahuan sehingga membantu dalam mencegah terjadinya knowledge walk out akibat turn over karyawan yang sering terjadi, dan memfasilitasi pertukaran pengetahuan dalam subdivisi IT Product. Implementasi dari hasil pembangunan sistem ini akan membantu dalam proses pembelajaran karyawan berdasarkan pada documentation, sharing, and distribution knowledge.
vi
PRAKATA
Puji syukur dan terima kasih kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat dan karunia-Nya sehingga skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik pada waktunya.
Skripsi ini merupakan karya ilmiah yang disusun sebagai salah satu syarat kelulusan pada jenjang Strata-1 Fakultas Ilmu Komputer, Jurusan Sistem Informasi, Universitas Bina Nusantara.
Pada kesempatan ini, kami juga ingin memberikan ucapan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah banyak membantu kami selama penyusunan skripsi ini antara lain:
1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.app. Sc selaku Rektor Universitas Bina Nusantara, yang telah memberi kepercayaan dan kesempatan kepada penulis untuk mengikuti kuliah dan menyelesaikan skripsi.
2. Almh. DR. Ir. Th. Widia S, MM selaku mantan Rektor Universitas Bina Nusantara.
3. Bapak Win Ce, S.Kom, MM selaku dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan, saran serta kritikan yang sangat berguna dalam penulisan skripsi. 4. PT LG Electronics Indonesia yang telah memberikan kesempatan dan
kepercayaan bagi kami untuk dapat mengerjakan dan menyelesaikan skripsi. 5. Bapak Hendra Arifin S.Kom, MM selaku marketing monitoring PT LG
Electronics Indonesia yang telah banyak membantu dan meluangkan waktunya kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi.
7. Bapak Once Kurniawan yang telah memberikan pengarahan awal bagi kami dalam mengerjakan skripsi.
8. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc, M.Com.Sc selaku dekan Fakultas Ilmu Komputer. 9. Bapak Siswono, S.Kom., MMselaku Kepala Jurusan Sistem Informasi.
10.Ibu Dewanti Liem yang telah membantu dan memberikan petunjuk-petunjuk dalam melakukan perancangan sistem berorientasi object.
11.Rekan-rekan penulis, Rama Ambara, Nabely yang telah memberikan bimbingan, saran, kritik dan dorongan yang sangat berarti kepada penulis.
12.Semua pihak yang telah terlibat dan tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, yang telah membantu sehingga dapat terselesaikannya penulisan skripsi ini.
Penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini masih mempunyai kekurangan. Oleh karena itu saran dan kritik yang membangun sangat penulis harapkan agar dapat menyempurnakannya. Akhir kata, Penulis juga berharap agar skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan bagi penulisan di waktu yang akan datang.
Jakarta, Januari 2006
viii
DAFTAR ISI
JUDUL LUAR i
JUDUL DALAM ii
PERSETUJUAN HARDCOVER iii
PERNYATAAN DEWAN PENGUJI iv
ABSTRAK v PRAKATA vi
DAFTAR ISI viii DAFTAR GAMBAR xiiii
DAFTAR TABEL xvii
LAMPIRAN xxi BAB 1 PENDAHULUAN 1
1.1 Latar Belakang 1
1.2 Ruang Lingkup 2
1.3 Tujuan dan Manfaat 2 1.4 Metodologi Penelitian 3 1.5 Sistematika Penulisan 4
BAB 2 LANDASAN TEORI 7 2.1 Teori-teori Dasar/Umum 7
2.1.1 Pengertian Sistem 7 2.1.2 Pengertian Analisa dan Perancangan Sistem 7
2.1.5 Intellectual Capital 10
2.1.6 Knowledge asset 11
2.1.7 Database 11
2.1.7.1 Database Management System 11
2.1.7.2 Database Language 12
2.1.8 Pengertian Internet 12
2.1.9 Pengertian Intranet 13
2.1.10 HTTP (Hypertext Transfer Protocol) 14
2.1.11 Web Server 14
2.1.12 PHP 15
2.1.13 MySQL 15
2.1.14 Apache 15
2.1.15 Case Base Reasoning 15
2.1.16 Knowledge Management 16
2.1.17 Knowledge Repository 17
2.1.18 Knowledge sharing & distribution 18 2.2 Teori-teori Khusus 19
2.2.1 Proses Inti Knowledge Management 19 2.2.2 Alat Bantu Analisis dan Perancangan 23
x
2.2.4.2 Analisis EFAS 35 2.2.4.3 Matrix SWOT 36
2.2.5 Knowledge Goals 38
2.2.6 Pemetaan Fitur 41
BAB 3 ANALISIS PERUSAHAAN 43 3.1 Latar Belakang Perusahaan 43
3.2 Sejarah dan Perkembangan Perusahaan 44 3.3 Struktur Organisasi 48
3.3.1 Struktur Organisasi LG Electronics Indonesia 48
3.3.2 Struktur Organisasi Subdivisi IT Product 52 3.3.3 Deskripsi Kerja, Wewenang, dan Tanggung Jawab 53
3.4 Filosofi Bisnis Perusahaan 58 3.4.1 Visi dan Misi Perusahaan 58 3.4.2 Slogan dan Logo LG Electronics 58 3.5 Pasar Bisnis dan Produk Utama LG Electronics 59 3.6 Analisis Strategi Perusahaan 60
3.6.1 Analisis Industri 60 3.6.2 Analisis Strategi Internal dan Eksternal Perusahaan 66
3.8.1 Structural Knowledge 80
3.8.2 Functional Knowledge 83
3.8.3 Behavioural Knowledge 89
3.9 Permasalahan yang Dihadapi 90 3.10 Usulan Pemecahan Masalah 91
BAB 4 PEMBANGUNAN KNOWLEDGE REPOSITORY SYSTEM 93
4.1 Kerangka Kerja 93
4.2 Pemetaan Fitur Knowledge Repository System 98 4.3 Penyimpanan dan Pengelompokan Informasi 103
4.3.1 Fitur Event 103
4.3.2 Fitur Meeting Minutes 108
4.3.3 Fitur Discussion Board 113
4.3.4 Fitur Case Base Reasoning 116
4.3.5 Fitur Training 121
4.3.6 Fitur Personal 125
4.4 Rancangan Sistem yang Dibangun 130
4.4.1 Class Diagram 130
4.4.2 Use Case Diagram 137
4.4.3 Sequence Diagram 146
4.5 Rancangan Layar 185
4.5.1 Rancangan Layar Login 185
4.5.2 Rancangan Layar Home 185
xii
4.5.5 Rancangan Layar Meeting Minutes 204 4.5.6 Rancangan Layar Discussion Board 219 4.5.7 Rancangan Layar Case Base Reasoning 228
4.5.8 Rancangan Layar Training 245 4.5.9 Rancangan Layar Personal 255
4.5.9.1 Rancangan Layar My Profile 255
4.5.9.2 Rancangan Layar Messages 258 4.5.9.3 Rancangan Layar Member 263 4.6 Rencana Implementasi 266
4.6.1 Spesifikasi Sistem 266
4.6.1.1 Spesifikasi perangkat keras (Hardware) 266 4.6.1.2 Spesifikasi piranti lunak (Software) 267 4.6.1.3 Spesifikasi Sumber Daya Manusia (Brainware) 267
4.6.2 Arsitektur Jaringan 268 4.6.3 Jadwal Implementasi 269
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 271
5.1 Simpulan 271
5.2 Saran 272
DAFTAR PUSTAKA 273
RIWAYAT HIDUP 275
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Relationship between levels in conceptual hierarchy 9
Gambar 2.2 Building blocks of knowledge management 20
Gambar 2.3 Industry competitive forces 28 Gambar 2.4 Analisis SWOT 32
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT LG Electronics Indonesia 51 Gambar 3.2 Struktur Organisasi subdivisi IT Product 52 Gambar 3.3 Slogan dan Logo LG 59 Gambar 3.4 Analisis 5 Daya Porter 61 Gambar 3.5 Analisis SWOT 75 Gambar 3.6 Proses Bisnis Penjualan 81 Gambar 3.7 Proses Bisnis Promosi 82 Gambar 4.1 Kerangka Kerja 93
Gambar 4.2 Class Diagram 130
Gambar 4.3 Use Case Diagram 137
Gambar 4.4 Sequence Login 146
Gambar 4.5 Sequence pendataan karyawan oleh user, user_2, dan IT_manager 148 Gambar 4.6 Sequence pendataan karyawan oleh admin 151
Gambar 4.7 Sequence messaging 154
Gambar 4.8 Sequence pendataan event oleh user dan admin 158
Gambar 4.9 Sequence pendataan event oleh IT_manager 160 Gambar 4.10 Sequence pendataan meeting minutes user dan admin 164
xiv
Gambar 4.12 Sequence pendataan training oleh user dan IT_manager 168 Gambar 4.13 Sequence pendataan training oleh admin 171
Gambar 4.14 Sequence pendataan case base reasoning oleh user dan IT_manager 173 Gambar 4.15 Sequence pendataan case base reasoning oleh admin 175
Gambar 4.16 Sequence pendataan discussion board oleh user, user_2 179 Gambar 4.17 Sequence pendataan discussion board oleh admin 181
Gambar 4.18 Sequence pencarian data 183
Gambar 4.19 Sequence logout 185
Gambar 4.20 Rancangan Layar Halaman Login 185 Gambar 4.21 Rancangan Layar Halaman Home 186 Gambar 4.22 Rancangan Layar Halaman Search Event Result 188
Gambar 4.23 Rancangan Layar Halaman Search Meeting Minutes Result 189
Gambar 4.24 Rancangan Layar Halaman Search Training Result 191 Gambar 4.25 Rancangan Layar Halaman Search Case Base Reasoning Result 192
Gambar 4.26 Rancangan Layar Halaman Events 193 Gambar 4.27 Rancangan Layar Halaman View All Event 194
Gambar 4.28 Rancangan Layar Halaman View All Event-by Name 196
Gambar 4.36 Rancangan Layar Halaman form Add Meeting 208 Gambar 4.37 Rancangan Layar Halaman View Meeting-Add Agenda 210
Gambar 4.38 Rancangan Layar Halaman form Add Agenda 212 Gambar 4.39 Rancangan Layar Halaman View Meeting Detail 213 Gambar 4.40 Rancangan Layar Halaman form Meeting-Add Issue 214 Gambar 4.41 Rancangan Layar Halaman View Meeting Detail-Read 215 Gambar 4.42 Rancangan Layar Halaman View Meeting-Issue Detail 216 Gambar 4.43 Rancangan Layar Halaman View Meeting Minutes-Content 217 Gambar 4.44 Rancangan Layar Halaman Meeting-Approve Action Plan 218 Gambar 4.45 Rancangan Layar Halaman Discussion Board-Karyawan 220 Gambar 4.46 Rancangan Layar Halaman Discussion Board-Topic 221
Gambar 4.47 Rancangan Layar Halaman form Add Topic 222 Gambar 4.48 Rancangan Layar Halaman Topic Content 223 Gambar 4.49 Rancangan Layar Halaman form Topic Reply 224 Gambar 4.50 Rancangan Layar Halaman Discussion Board-Admin 225
Gambar 4.51 Rancangan Layar Halaman Category Management 226 Gambar 4.52 Rancangan Layar Halaman form Add Category 227 Gambar 4.53 Rancangan Layar Halaman CBR-Karyawan 228
Gambar 4.54 Rancangan Layar Halaman CBR-Karyawan-Topic 230 Gambar 4.55 Rancangan Layar Halaman CBR-Problem&Solution 231 Gambar 4.56 Rancangan Layar Halaman CBR-Add Problem 232 Gambar 4.57 Rancangan Layar Halaman CBR-Problem Detail-Read 233
Gambar 4.58 Rancangan Layar Halaman CBR-Admin 234
xvi
Gambar 4.60 Rancangan Layar Halaman CBR-Edit Category 236 Gambar 4.61 Rancangan Layar Halaman CBR-Approve Problem&Solution 238
Gambar 4.62 Rancangan Layar Halaman CBR-Problem Detail-Approve 239
Gambar 4.63 Rancangan Layar Halaman CBR-Admin-Topic 240 Gambar 4.64 Rancangan Layar Halaman form CBR-Add New Topic 241
Gambar 4.65 Rancangan Layar Halaman CBR-Admin-Problem&Solution 242 Gambar 4.66 Rancangan Layar Halaman form CBR-Admin-Add Problem 243 Gambar 4.67 Rancangan Layar Halaman CBR-Admin-Problem Detail 244
Gambar 4.68 Rancangan Layar Halaman Training 245 Gambar 4.69 Rancangan Layar Halaman Training-Category Management 246
Gambar 4.70 Rancangan Layar Halaman form Training-Add Category 247 Gambar 4.71 Rancangan Layar Halaman Training-Topic Management 248 Gambar 4.72 Rancangan Layar Halaman form Training-Add Topic 249
Gambar 4.73 Rancangan Layar Halaman View All Training 250 Gambar 4.74 Rancangan Layar Halaman form Add Training 252 Gambar 4.75 Rancangan Layar Halaman View Training 254 Gambar 4.76 Rancangan Layar Halaman My Profile 256 Gambar 4.77 Rancangan Layar Halaman Edit Profile 257 Gambar 4.78 Rancangan Layar Halaman Messages 258 Gambar 4.79 Rancangan Layar Halaman Inbox 259 Gambar 4.80 Rancangan Layar Halaman View Messages 260
Gambar 4.81 Rancangan Layar Halaman Outbox 261 Gambar 4.82 Rancangan Layar Halaman form Send Messages 262
xviii
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Matrix SWOT 38
Tabel 2.2 Pemetaan Fitur Knowledge Repository System 42 Tabel 3.1 Profil Perusahaan 44
Tabel 3.2 Analisis IFAS 73 Tabel 3.3 Analisis EFAS 74 Tabel 3.4 Matrix SWOT 76
Tabel 3.5 Penyelarasan Strategi Perusahaan dengan Knowledge Goals 78
Tabel 4.1 Pemetaan Fitur Knowledge Repository System 98 Tabel 4.2 Required Field dalam form Event pada fitur Event 104 Tabel 4.3 Non Required Field dalam form Event pada fitur Event 105 Tabel 4.4 Required Field dalam form Meeting pada fitur Meeting Minutes 108
Tabel 4.5 Required Field dalam form Meeting Agenda pada fitur Meeting
Minutes 109
Tabel 4.6 Required Field dalam form Meeting Issue pada fitur Meeting Minutes 109 Tabel 4.7 Non Required Field dalam form Meeting pada fitur Meeting Minutes 110 Tabel 4.8 Non Required Field dalam form Meeting Issue pada fitur
Meeting Minutes 111
Tabel 4.9 Required Field dalam form Forum Category pada fitur
Discussion Board 114
Tabel 4.10 Required Field dalam form Forum Topic pada fitur Discussion Board 114 Tabel 4.11 Required Field dalam form Forum Message pada fitur
Tabel 4.12 Required Field dalam form CBR Category pada fitur
Case Base Reasoning 117
Tabel 4.13 Required Field dalam form CBR Topic pada fitur Case Base Reasoning117 Tabel 4.14 Required Field dalam form CBR pada fitur Case Base Reasoning 118
Tabel 4.15 Required Field dalam form Pelatihan pada fitur Training 122 Tabel 4.16 Required Field dalam form Employee pada fitur Personal sub menu
My Profle 126
Tabel 4.17 Non Required Field dalam form Employee pada fitur Personal
submenu My Profle 127
Tabel 4.18 Required Field dalam form Inbox pada fitur Personal sub menu
Messages 128
Tabel 4.19 Required Field dalam form Outbox pada fitur Personal sub menu
Messages 128
Tabel 4.20 Class employee 131
Tabel 4.21 Class training 131
Tabel 4.22 Class training_category 132
Tabel 4.23 Class training_topic 132
Tabel 4.24 Class event 132
Tabel 4.25 Class notulen 133
Tabel 4.26 Class notulen_agenda 133
Tabel 4.27 Class notulen_issue 133
Tabel 4.28 Class cbr_category 133
xx
Tabel 4.31 Class forum_subcategory 135
Tabel 4.32 Class forum_topic 135
Tabel 4.33 Class forum_message 135
Tabel 4.34 Class Inbox 135
Tabel 4.35 Class Outbox 136
LAMPIRAN
LAMPIRAN 1 Tampilan Layar Hasil Program
L 1.1 Tampilan Layar Halaman Login L 1 L 1.2 Tampilan Layar Halaman Home L 2 L 1.3 Tampilan Layar Halaman Search Event Result L 3
L 1.4 Tampilan Layar Halaman Search Meeting Minutes Result L 4
L 1.5 Tampilan Layar Halaman Search Training Result L 5 L 1.6 Tampilan Layar Halaman Search Case Base Reasoning Result L 6
L 1.7 Tampilan Layar Halaman Event L 7 L 1.8 Tampilan Layar Halaman View All Event L 8
L 1.9 Tampilan Layar Halaman View All Event-by Name L 9
L 1.10 Tampilan Layar Halaman form Add Event L 10 L 1.11 Tampilan Layar Halaman View Event L 11 L 1.12 Tampilan Layar Halaman View Event-Read L 12 L 1.13 Tampilan Layar Halaman Event-Manager L 13 L 1.14 Tampilan Layar Halaman Approve Event L 14 L 1.15 Tampilan Layar Halaman View Event-Approve L 15 L 1.16 Tampilan Layar Halaman Home-Meeting Alert L 16 L 1.17 Tampilan Layar Halaman Meeting Minutes L 17 L 1.18 Tampilan Layar Halaman View All Meeting Minutes L 18
L 1.19 Tampilan Layar Halaman form Add Meeting L 19 L 1.20 Tampilan Layar Halaman View Meeting -Add Agenda L 20
xxii
L 1.22 Tampilan Layar Halaman View Meeting Detail L 22 L 1.23 Tampilan Layar Halaman form Meeting-Add Issue L 23 L 1.24 Rancangan Layar Halaman View Meeting Detail-Read L 24 L 1.25 Tampilan Layar Halaman View Meeting-Issue Detail L 25 L 1.26 Tampilan Layar Halaman View Meeting Detail-Edit L 26 L 1.27 Tampilan Layar Halaman Meeting-Approve Action Plan L 27 L 1.28 Tampilan Layar Halaman Discussion Board-Karyawan L 28 L 1.29 Tampilan Layar Halaman Discussion Board-Topic L 29
L 1.30 Tampilan Layar Halaman form Add Topic L 30 L 1.31 Tampilan Layar Halaman Topic Content L 31 L 1.32 Tampilan Layar Halaman form Topic Reply L 32 L 1.33 Tampilan Layar Halaman Discussion Board-Admin L 33
L 1.34 Tampilan Layar Halaman Category Management L 34
L 1.35 Tampilan Layar Halaman Add Category L 35 L 1.36 Tampilan Layar Halaman CBR -Karyawan L 36
L 1.37 Tampilan Layar Halaman CBR-Karyawan-Topic L 37 L 1.38 Tampilan Layar Halaman CBR-Problem&Solution L 38 L 1.39 Tampilan Layar Halaman CBR-Add Problem L 39 L 1.40 Tampilan Layar Halaman CBR-Problem Detail-Read L 40
L 1.41 Tampilan Layar Halaman CBR-Admin L 41
L 1.42 Tampilan Layar Halaman form Add Category L 42 L 1.43 Tampilan Layar Halaman CBR-Edit Category L 43 L 1.44 Tampilan Layar Halaman CBR-Approve Problem&Solution L 44
L 1.46 Tampilan Layar Halaman CBR-Admin-Topic L 46 L 1.47 Tampilan Layar Halaman form CBR-Add New Topic L 47
L 1.48 Tampilan Layar Halaman CBR-Admin-Problem&Solution L 48 L 1.49 Tampilan Layar Halaman form CBR-Admin-Add Problem L 49 L 1.50 Tampilan Layar Halaman CBR-Admin-Problem Detail L 50
L 1.51 Tampilan Layar Halaman Training L 51 L 1.52 Tampilan Layar Halaman Training-Category Management L 52
L 1.53 Tampilan Layar Halaman form Training-Add Category L 53 L 1.54 Tampilan Layar Halaman Training-Topic Management L 54
L 1.55 Tampilan Layar Halaman Training-Add Topic L 55 L 1.56 Tampilan Layar Halaman View All Training L 56 L 1.57 Tampilan Layar Halaman Add Training L 57 L 1.58 Tampilan Layar Halaman View Training L 58 L 1.59 Tampilan Layar Halaman View Training-Read L 59
L 1.60 Tampilan Layar Halaman My Profile L 60 L 1.61 Tampilan Layar Halaman form Edit Profile L 61
L 1.62 Tampilan Layar Halaman Messages L 62 L 1.63 Tampilan Layar Halaman Inbox L 63 L 1.64 Tampilan Layar Halaman View Messages L 64
L 1.65 Tampilan Layar Halaman Outbox L 65 L 1.66 Tampilan Layar Halaman form Send Messages L 66
