BAB IV HASIL DAN ANALISIS - ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI DENGAN METODE MODEL DRIVEN DEVELOPMENT PADA PT. IWS - Unika Repository

(1)

BAB IV

HASIL DAN ANALISIS

IV.1. IDENTIFIKASI MASALAH

Tahapan ini dilakukan dengan mengumpulkan data yang diperlukan untuk

mengetahui permasalahan yang ada agar dapat mendapatkan gambaran desain

sistem yang tepat yang dibutuhkan oleh PT. IWS. Pada tahapan ini proses

pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi dan wawancara langsung

dengan seluruh pihak-pihak yang terkait.

IV.2. ANALISIS MASALAH

Dari hasil identifikasi masalah yang telah dilakukan sebelumnya, diketahui

beberapa permasalahan yang terjadi pada sistem penggajian PT. IWS,

permasalahan tersebut beserta solusinya kemudian disusun dalam matriks

(2)

PT. IWS

No. Masalah Sebab-Akibat Solusi

1

Tidak adanya sistem

absensi untuk mengawasi

kedisiplinan karyawan.

Beberapa karyawan

memanfaatkan kelemahan

ini dengan sering datang

terlambat sebab tidak ada

sanksi apapun.

ratakan antar karyawan

yang memiliki jabatan

yang setingkat.

Karena tidak ada sanksi

tegas dalam kedisiplinan

karyawan, karyawan yang

lebih rajin, memiliki

kinerja yang baik, dan

disiplin merasa dirugikan,

sebab penghasilan dan

kenaikan penghasilan

yang didapatkan oleh

karyawan tersebut sama

dengan karyawan yang

memiliki kinerja kurang

baik, dan kurang disiplin.

(3)

3

Perusahaan tidak

memberikan slip gaji

kepada karyawan.

Karyawan harus 2 kali

kerja jika ingin

mengajukan kredit ke

bank.

Hutang atau kas bon

untuk karyawan yang

berpenghasilan sedang

tidak dilaporkan

keperusahaan sebab

perusahaan selalu

memberikan kas bon

dalam jumlah besar yang

membuat karyawan

berpenghasilan sedang

merasa khawatir tidak

dapat mengembalikan.

Hal ini menyebabkan

sering adanya pergantian

kasir, sebab pada saat

pimpinan mengecek kas,

selalu ada nilai selisih.

Mendesain sistem

yang dapat

mengakomodasi

kebutuhan kas bon

seluruh karyawan

agar seluruh

karyawan dapat

menerima fasilitas

kas bon sesuai

(4)

5

Kas bon yang dilaporkan

kepada perusahaan tidak

dicatat dalam laporan

keuangan.

menyebabkan laporan

keuangan perusahaan

menjadi kacau dan tidak

akurat.

Setelah adanya tax

amnesty, karyawan yang

memiliki penghasilan

besar, dan sudah

mengikuti tax amnesty

ingin membayarkan

PPh21 secara benar dan

akurat.

Agar tidak menyebabkan

masalah perpajakan, dan

agar karyawan yang telah

mengikuti tax amnesty

tidak merasa sia-sia telah

mengikuti tax amnesty.

Mendesain sistem

Tabel 4.1 Matriks Sebab-Akibat

IV.3. ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM

Dari permasalahan yang telah dipaparkan sebelumnya, maka pada tahapan

(5)

diperlukan untuk menanggulangi permasalahan penggajian pada PT. IWS yang

meliputi kebutuhan sistem input, proses, dan output sebagai berikut:

Kebutuhan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian PT. IWS

Input Proses Output

 Form Login

 Form Data Karyawan

 Form Presensi

 Form Gaji

 Form PPh 21

 Form Pinjaman

Karyawan

 Form Pelunasan

Karyawan

 Akses

 Data karyawan

 Data Presensi

 Penggajian & PPh 21

 Hutang – Piutang

Karyawan

 Laporan Presensi

 Laporan Gaji

Karyawan

 Laporan PPh 21

 Laporan Pinjaman

Karyawan

 Slip Gaji Karyawan

(6)

IV.4. DESAIN

IV.4.1. Desain Data

Ditahap ini dilakukan perancangan dan analisis struktur, komponen dan

relasi antara tabel database satu dengan tabel database yang lainnya dengan

menggunakan model Entity-Relationship Diagram (E-RD) sebagai berikut:

(7)

IV.4.2. Struktur Database

Tabel-tabel pada diagram E-R (E-RD) tersebut berfungsi sebagai dasar

dalam program untuk mengalokasikan data yang direcord dimana setiap tabel

tersebut memiliki atribut dan field yang karakteristiknya disesuaikan sesuai

kebutuhan, berikut penjelasannya:

1. Tabel Database Login

Nama Field Tipe Size Keterangan

user_id text 10 PK

password text 10

2. Tabel Database Ganti Password

user_id text 10 PK

password_lama text 10

password_baru text 10

(8)

3. Tabel Database Gaji

id_karyawan text 7 PK

tahun number PK

gaji_pokok currency

4. Tabel Database Lembur

bulan text 9 PK

tahun number PK

jumlah_jam_lembur number

5. Tabel Database Cuti

(9)

bulan text 9 PK

tahun number PK

jumlah_cuti number

6. Tabel Database Uang Makan

tahun number PK

uang_makan currency

7. Tabel Database Terlambat

bulan text 9 PK

tahun number PK

(10)

8. Tabel Database Pembayaran Kasbon

no_pembayaran_kasbon text 10 PK

no_kasbon text 10 FK

id_karyawan text 7 FK

tanggal time/date

jumlah currency

9. Tabel Database Kasbon

no_kasbon text 10 PK

tanggal time/date

(11)

10. Tabel Database Karyawan

nama text 50

tempat_lahir text 30

tgl_lahir time/date

jenis_kelamin text 1

alamat text 255

no_tlp number

pendidikan_akhir text 3

kode_jabatan text 3 FK

kode_status text 2 FK

npwp number

rek_bank number

rek_bank_nama text 50

(12)

keluar time/date

saldo_kasbon currency

11. Tabel Database Jabatan

kode_jabatan text 3 PK

nama_jabatan text 30

uang_lembur currency

12. Tabel Database Status

kode_status text 2 PK

(13)

13. Tabel Database Penggajian

no_slip text 10 PK

tanggal time/date

nama text 50

npwp number

masuk time/date

jumlah_cuti number

jumlah_terlambat number

gaji_pokok currency

uang_makan currency

uang_lembur currency

tunjangan_1 currency

(14)

tunjangan_3 currency

gaji_bruto currency

potongan_1 currency

potongan_2 currency

potongan_3 currency

gaji_netto currency

kode_status text 2 FK

pph_21 currency

cicilan_kasbon currency

gaji_total currency

rek_bank number

(15)

14. Tabel Detail Keluarga

id_keluarga text 5 PK

nama text 50

15. Tabel Detail Pendidikan

kode_pendidikan text 3 PK

nama_sekolah text 100

16. Tabel Promosi

nomor_promosi text 10 PK

(16)

tgl time/date

jabatan_baru text 30

17. Tabel Demosi

nomor_demosi text 10 PK

tgl time/date

(17)

18. Tabel Tunjangan

tunjangan_1 text 5 PK

nama_tunjangan text 20

(18)

Gaji & Uang Makan Hutang, Pelunasan, PPh 21 Karyawan

Pelunasan IV.4.3. Desain Proses

IV.4.3.1. Diagram konteks sistem penggajian PT. IWS

Gambar 4.2 Diagram Konteks Hutang Karyawan

(19)

IV.4.3.2. Dekomposisi Sistem Penggajian PT. IWS

(20)

IV.4.3.3. Data Flow Diagram (DFD)

A. Level 0 Sistem Informasi Penggajian pada PT. IWS

Level 0

(21)

B. DFD Level 1 Sistem Informasi Penggajian PT. IWS

Subsistem Input Master

(22)

C. DFD Level 1 Sistem Informasi Penggajian PT. IWS

Subsistem Presensi

(23)

D. DFD Level 1 Sistem Informasi Penggajian PT. IWS

Subsistem Pinjaman

Gambar 4.7 DFD Level 1 Pinjaman

E. DFD Level 1 Sistem Informasi Penggajian PT. IWS

Subsistem Pelunasan

(24)

F. DFD Level 1 Sistem Informasi Penggajian PT. IWS

Subsistem Penggajian

(25)

G. DFD Level 1 Sistem Informasi Penggajian PT. IWS

Subsistem Mutasi

(26)

H. DFD Level 1 Sistem Informasi Penggajian PT. IWS

Subsistem Laporan

(27)

IV.4.4. Desain Interface

Desain interface adalah desain tampilan sistem informasi untuk form input

dan output yang befrungsi untuk mengkaitkan antara pengguna dengan sistem

yang digunakan.

IV.4.4.1. Desain Input

(28)

Nama Field Pengendalian Input Keterangan

User Name completeness check harus diisi

Password completeness check harus diisi

Langkah-langkah:

1. User mengisi id dan password di kolom yang telah disediakan, kemudian

tekan tombol “Login”.

2. Apabila salah satu kolom tidak diisi maka akan muncul peringatan “User

Name dan Password Harus Diisi”.

3. Apabila user name atau password ada yang salah input maka akan muncul

(29)

2. Form Ganti Password

Password Lama completeness check harus diisi

Password Baru completeness check harus diisi

(30)

Langkah-langkah:

1. User mengisi password lama dan baru pada kolom yang telah disediakan.

2. Pada kolom ulangi lagi user mengisi kembali dengan password baru yang

sama yang telah diisi pada kolom password baru.

3. Apabila ada kolom yang tidak diisi maka akan muncul peringatan “Semua

Kolom Harus Diisi”, apabila user salah menginput pada kolom ulangi lagi

maka akan muncul peringatan “Password Salah”.

4. Jika sudah mengisi semua tekan tombol OK untuk mengganti password

atau tekan tombol CANCEL untuk membatalkan penggantian password.

(31)

Form Menu reference check dihubungkan dengan data

yang terkait

Langkah-langkah:

1. Setiap user memiliki akses yang berbeda-beda sesuai dengan yang sudah

diatur dalam setting.

2. User hanya perlu menekan tombol form yang tersedia untuk masuk ke

form yang diinginkan.

3. Jika user memilih form yang tidak diijinkan maka akan muncul peringatan

“Anda Tidak Memiliki Akses Ke Form Ini”

(32)

yang terkait

Langkah-langkah:

“Anda Tidak Memiliki Akses Ke Form Ini”

(33)

yang terkait

Langkah-langkah:

(34)

6. Form Menu Presensi

yang terkait

Langkah-langkah:

(35)

7. Form Input Data Karyawan

ID Karyawan  completeness check

 sequence check

 harus diisi

 berurutan dan tidak

ganda

Nama completeness check harus diisi

Tempat Lahir completeness check harus diisi

(36)

Jenis Kelamin validity check harus memilih salah satu

Alamat completeness check harus diisi

No. Tlp numeric check berupa angka

Pendidikan validity check harus memilih salah satu

NPWP completeness check harus diisi

Rek Bank numeric check berupa angka

A/N Rek. Bank completeness check harus diisi

Masuk date check berupa tanggal

Keluar date check berupa tanggal

Kode Jabatan validity check harus memilih salah satu

Kode Status validity check harus memilih salah satu

Langkah-langkah:

1. Pada saat menekan tombol KARYAWAN pada form menu maka akan

muncul empat pilihan yaitu “Tambah Baru”, “Update”, “View”, dan

“Print”kemudian pilih “Tambah Baru”.

(37)

3. Setelah selesai mengisi, tekan SAVE untuk menyimpan data atau tekan

tombol KEMBALI utuk tidak menyimpan data dan kembali ke form

menu.

8. Form Update Data Karyawan

ID Karyawan  completeness check

 sequence check

 harus diisi

(38)

ganda

Tempat Lahir completeness check harus diisi

Tanggal Lahir date check berupa tanggal

Jenis Kelamin validity check harus memilih salah satu

Alamat completeness check harus diisi

No. Tlp numeric check berupa angka

Pendidikan validity check harus memilih salah satu

NPWP completeness check harus diisi

Rek Bank numeric check berupa angka

A/N Rek. Bank completeness check harus diisi

Masuk date check berupa tanggal

Keluar date check berupa tanggal

Kode Jabatan validity check harus memilih salah satu

(39)

Langkah-langkah:

1. Pada saat menekan tombol KARYAWAN pada form menu maka akan

“Print”kemudian pilih “Update”.

2. User mengupdate data sesuai dengan kolom yang telah disediakan.

3. Setelah selesai mengupdate, tekan UPDATE untuk menyimpan data atau

tekan tombol KEMBALI utuk tidak menyimpan data dan kembali ke form

menu.

4. Jika ada kolom yang belum terisi maka akan muncul peringatan “Kolom

Harus Diisi”.

5. Jika ada kolom yang diisi tidak sesuai format maka akan muncul

peringatan “Data Salah”.

(40)

No. Kasbon  completeness check

 sequence check

 harus diisi

ganda

ID. Karyawan completeness check harus diisi

Tanggal date check berupa tanggal

Jumlah completeness check harus diisi

Langkah-langkah:

1. Pada saat user menekan tombol KASBON maka akan muncul tiga pilihan

yaitu “Tambah Baru”, “View”, dan “Print” kemudian pilih “Tambah

Baru”.

2. User mengisi data sesuai pada kolom yang telah disediakan.

3. Setelah mengisi data tekan tombol SAVE untuk menyimpan data atau

tekan tombol KEMBALI untuk tidak menyimpan data dan kembali ke

form menu.

(41)

10. Form Input Pembayaran Kasbon

No. Pembayaran  completeness check

 sequence check

 harus diisi

ganda

No. Kasbon completeness check harus diisi

(42)

Langkah-langkah:

1. Pada saat user menekan tombol PEMBAYARAN KASBON maka akan

muncul tiga pilihan yaitu “Tambah Baru”, “View”, dan “Print” kemudian

pilih “Tambah Baru”.

form menu.

Harus Diisi”.

(43)

11. Form Input Gaji Pokok

ID Karyawan completeness check harus diisi

Tahun completeness check harus diisi

Gaji Pokok completeness check harus diisi

Langkah-langkah:

1. Pada saat user menekan tombol GAJI POKOK maka akan muncul empat

pilihan yaitu “Tambah Baru”, “Update”, “View”, dan “Print” kemudian

pilih “Tambah Baru”.

(44)

form menu.

Harus Diisi”.

12. Form Input Uang Makan

(45)

Uang Makan completeness check harus diisi

Langkah-langkah:

1. Pada saat user menekan tombol UANG MAKAN maka akan muncul

empat pilihan yaitu “Tambah Baru”, “Update”, “View”, dan “Print”

kemudian pilih “Tambah Baru”.

form menu.

Harus Diisi”.

(46)

Bulan completeness check harus diisi

Langkah-langkah:

1. Pada saat user menekan tombol CUTI maka akan muncul tiga pilihan yaitu

“Tambah Baru”, “View”, dan “Print” kemudian pilih “Tambah Baru”.

form menu.

Harus Diisi”.

5. Form ini diinput tiap akhir bulan pada hari penggajian namun harus sudah

(47)

14. Form Input Terlambat

Langkah-langkah:

1. Pada saat user menekan tombol TERLAMBAT maka akan muncul tiga

pilihan yaitu “Tambah Baru”, “View”, dan “Print” kemudian pilih

(48)

form menu.

Harus Diisi”.

diinput sebelum penggajian.

(49)

Langkah-langkah:

1. Pada saat user menekan tombol LEMBUR maka akan muncul tiga pilihan

Baru”.

form menu.

Harus Diisi”.

(50)

16. Form Input Penggajian

No. Slip  completeness check

 sequence check

 harus diisi

ganda

(51)

Tunjangan 1 numeric check berupa angka

Potongan 1 numeric check berupa angka

Cicilan Kasbon numeric check berupa angka

Langkah-langkah:

1. Pada saat user menekan tombol PENGGAJIAN maka akan muncul tiga

pilihan yaitu “Tambah Baru”, “View”, dan “Print” kemudian pilih

“Tambah Baru” untuk mengisi form penggajian.

2. Pilihan “View” atau “Print” yang dipilih maka akan kembali muncul

beberapa pilihan seperti “Rekap Gaji” dan “Rekap PPh 21”.

(52)

Harus Diisi”.

(53)

Langkah-langkah:

1. Form ini tidak ada penginputan sebab form ini sudah diisi oleh bagian

pencatatan pada form penggajian, form ini hanya dingunakan bagian kasir

untuk mencetak slip gaji untuk diserahkan ke karyawan dan mentransfer

gaji sesuai dengan slip gaji.

2. Jika ingin mencetak slip gaji tekan tombol PRINT atau tekan tombol

KEMBALI untuk membatalkan mencetak slip gaji dan kembali ke form

menu.

(54)

ID Karyawan validity check harus memilih salah satu

Kode Keluarga validity check harus memilih salah satu

Langkah-langkah:

1. Pada saat user menekan tombol DETAIL KELUARGA maka akan muncul

empat pilihan yaitu “Tambah Baru”, “Update”, “View”, dan “Print”

kemudian pilih “Tambah Baru”.

form menu sebelumnya.

(55)

19. Form Detail Pendidikan

Kode Pendidikan validity check harus memilih salah satu

(56)

Langkah-langkah:

1. Pada saat user menekan tombol DETAIL PENDIDIKAN maka akan

“Print” kemudian pilih “Tambah Baru”.

Harus Diisi”.

(57)

yang terkait

Langkah-langkah:

(58)

No. Promosi  completeness check

 sequence check

 harus diisi

ganda

Jabatan Baru completeness check harus diisi

Langkah-langkah:

1. Pada saat user menekan tombol PROMOSI maka akan muncul tiga pilihan

Baru”.

(59)

22. Form Demosi

No. Promosi  completeness check

 sequence check

 harus diisi

ganda

(60)

Jabatan Baru completeness check harus diisi

Langkah-langkah:

1. Pada saat user menekan tombol DEMOSI maka akan muncul tiga pilihan

Baru”.

(61)

23. Form Setting

Langkah-langkah:

1. Pada saat user menekan tombol SETTING maka akan muncul tampilan

seperti diatas.

2. User memilih terlebih dahulu user name yang ingin diubah aksesnya,

kemudian memilih form mana saja yang bisa diakses oleh user name

(62)

3. Form SETTING ini hanya bisa diakses oleh bagian IT atau bagian yang

diberi wewenang untuk bisa mengaksesnya.

4. Form SETTING ini berfungsi sebagai salah satu bentuk dari Sistem

Pengendalian Internal (SPI) yang gunanya untuk membatasi akses para

user untuk meminimalisasi tindak kecurangan yang dapat dilakukan oleh

para user.

(63)

Kode Jabatan completeness check harus diisi

Nama Jabatan completeness check harus diisi

Uang Lembur completeness check harus diisi

Langkah-langkah:

1. Pada saat user menekan tombol JABATAN maka akan muncul tiga pilihan

Baru”.

(64)

IV.4.4.2. Desain Output

(65)

(66)

(67)

(68)

(69)

E. Laporan Mutasi

(70)

(71)

IV.5. SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL (SPI)

Selain pengendalian input ada pengendalian internal lainnya yang

berfungsi untuk membantu mengamankan data serta untuk meminimalisasi

kecurangan yang mungkin bisa dilakukan oleh para user. beberapa bentuk

pengendalian internal tersebut adalah:

1. User pada sistem informasi penggajian ini dibagi menjadi empat pihak

atau empat kelompok yang memiliki fungsi dan perannya masing-masing,

pihak-pihak tersebut antara lain:

a. Bagian HRD

b. Bagian Pencatatan

c. Bagian Keuangan

d. Bagian IT

2. Data yang telah diinput oleh user tidak dapat dihapus tanpa seijin atau

perintah dari pemilik atau yang memiliki otoritas.

3. User HRD, Pencatatan, dan Keuangan hanya bisa menginput atau

mencetak, tidak bisa menghapus, sedangkan bagian IT hanya bisa

menghapus saja. Jadi jika ada kesalahan pengimputan, user yang

melakukan kesalahan harus meminta persetujuan terlebih dahulu kepada

pimpinan untuk menghapus data yang salah diinput, jika telah disetujui

(72)

IV.6. HUMAN RESOURCE MANAGEMENT (HRM)

Human Resource Management (HRM) ini berfungsi untuk membantu

perusahaan agar dapat membantu menyeleksi dan mensurvei kinerja para

karyawan agar perusahaan tepat sasaran dalam memberi insentif ataupun sanksi

kepada karyawan.

Dalam HRM terdapat beberapa proses dari proses perekrutan sampai

proses pemecatan, sistem informasi penggajian ini dapat membantu dari beberapa

proses HRM tersebut agar management atau pimpinan dapat mengambil

keputusan yang tepat dalam menilai karyawan. Proses-proses yang dapat dibantu

melalui sistem penggajian ini antara lain:

1. Promosi, proses ini dapat dibantu dengan melihat laporan presensi bagian

jam lembur dan lamanya kerja di perusahaan. Jika ada karyawan yang

sudah lama berkeja untuk perusahaan atau yang memiliki jam lembur

cukup tinggi tiap tahunnya, hal ini bisa dijadikan sebagai salah satu bahan

pertimbangan untuk mempromosikan karyawan atau memberi insentif.

2. Surat Peringatan dan Demosi, proses ini juga dapat dibantu dengan

melihat laporan presensi bagian keterlambatan jika dalam rekap

keterlambatan seorang karyawan cukup tinggi dan berkelanjutan tiap

bulan, maka hal ini bisa menjadi salah satu pertimbangan untuk

management atau pemilik untuk memberikan surat peringatan atau bahkan

(73)

3. Pemecatan, proses ini dapat dibantu dengan melihat laporan presensi

secara keseluruhan dan laporan pinjaman karyawan. Misalkan jika tingkat

kedisiplinan seorang karyawan sangat buruk seperti sering terlambat, tidak

mau lembur, cuti melebihi batas yang ditetapkan tiap tahun, dan selalu

berhutang atau tidak mau membayar hutang maka hal ini dapat menjadi

salah satu bahan pertimbangan management atau pemilik untuk