25 BAB III
HASIL PENELITIAN
3.1. Profil PT Nayati Indonesia
PT Nayati Indonesia merupakan sebuah perusahaan manufaktur dan perdagangan di bidang food service equipment berskala Internasional yang selalu mengadakan research and development. PT Nayati Indonesia didirikan pada tanggal 6 Oktober 1983. Perusahaan yang terletak di Kawasan Industri Terboyo No. 19 Semarang mempunyai kantor penjualan di Indonesia yang berada di Jakarta, Bandung, Surabaya, Semarang, Bali, sedangkan kantor penjualan di Luar Negeri berada di Singapura, Malaysia, Taiwan, Switzerland dan USA.
Produk Nayati yang dihasilkan mencerminkan suatu diversifikasi dimana produk dirancang untuk dapat melayani berbagai jenis tuntutan para pembuat produk-produk makanan. Nayati membuat peralatan yang mudah dioperasikan dan terbuat dengan kualitas yang baik.
PT Nayati Indonesia memiliki visi kedepan untuk menjadi perusahaan yang bisa menginspirasi dan selalu berinovasi yaitu “Be an Inspiring and Innovating Company” dan dengan berkomitmen untuk:
a. Melayani dengan sepenuh hati, menyediakan solusi dan dukungan bagi pertumbuhan industri pelanggan di bidang industri jasa boga.
b. Mengembangkan kemampuan untuk menghasilkan ide-ide baru dan mewujudkannya dalam pola pikir yang kreatif.
c. Berkomitmen menyediakan produk yang terbaik, berkualitas standard Internasional dengan teknologi terkini dan ramah lingkungan.
d. Dengan semangat satu kebersamaan, mampu menciptakan peluang pasar melalui merek terpercaya.
e. Menembus pasar global melalui kerjasama bisnis dengan memahami wawasan dan budaya setempat yang didukung dengan strategi logistik dengan menggunakan jaringan teknologi informasi.
26
f. Mempersiapkan dan mengembangkan sumber daya secara global yang didukung oleh sistem pengelolaan sumber daya manusia terkini.
PT Nayati Indonesia memiliki 7 departemen yaitu Marketing, Produksi, Finance and Accounting, HRD & GA, Purchasing, R&D (Research and Development) dan IT yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan perusahaan. Salah satu departemen yang mendukung proses produksi dan pengadaan barang adalah Departemen Pembelian. Adapun tugas dari Departemen Pembelian yaitu sebagai berikut:
a. Melakukan input biaya-biaya yang timbul untuk pengiriman barang yang dibebankan kepada penerimaan barang.
b. Melakukan pengiriman sample, barang dagangan dan dokumen ke customer. c. Mengkoordinasikan pelaksanaan pengadaan barang untuk keperluan
perusahaan.
Selain itu, Departemen Pembelian memliki wewenang sebagai berikut: a. Melakukan pembelian alat-alat dan barang seperti office supplies, bahan
pendukung perusahaan serta bahan-bahan proyek.
b. Menentukan pelaksanaan pengadaan barang untuk keperluan perusahaan.
3.2. Profil Informan
Wawancara dilakukan dengan bertanya kepada Manajer Pembelian, 1 staf Pembelian, khususnya pada pembelian lokal dan 1 staf pada Bagian Umum PT Nayati Indonesia.
Jobdesc dari Manajer Pembelian adalah sebagai berikut:
a. Mengelola permintaan-permintaan barang dan jasa yang masuk ke Departemen Pembelian agar barang datang tepat waktu, tepat dalam jumlah dan cost effective.
b. Memverifikasi Purchase Order pembelian lokal dan import.
c. Mencari supplier (sourcing) baru dengan harga, lead tune dan term of payment yang lebih baik.
27
d. Memonitor dan menindaklanjuti regulasi-regulasi terkait dengan import dan transaksi lokal, seperti mengurus perijinan import.
e. Meninjau staf pembelian agar dapat memenuhi target yang diberikan kepada Departemen Pembelian.
f. Tugas-tugas lain yang relevan dari atasan (Direktur).
Jobdesc dari staf Pembelian Lokal adalah sebagai berikut:
a. Melakukan pembelian lokal yang terdiri dari packaging, material (kardus, plastik, lakban)
b. Pembelian komponen Home Kitchen c. Fixing
d. Pembelian aksesoris komputer produksi dan komputer non produksi.
e. Pembelian untuk keperluan umum seperti gula, susu indomilk, teh, sandal, dan lain sebagainya.
f. Bahan-bahan bangunan untuk pembangunan atau proyek seperti semen, atap, keramik dan lain sebagainya.
Untuk penyusutan arsip pada Departemen Pembelian akan dibantu oleh Bagian Umum. Peneliti mengajukan pertanyaan kepada salah satu staf Bagian Umum PT Nayati Indonesia. Bagian Umum di PT Nayati Indonesia dibagi menjadi 3 bagian:
a. Rumah tangga, untuk bagian umum pada rumah tangga biasanya mengurusi catering perusahaan dan kebersihan.
b. Driver c. Satpam
Sebagian karyawan pada Bagian Umum adalah outsourcing.
3.3. Jenis Arsip di Departemen Pembelian PT Nayati Indonesia
Departemen Pembelian yang mempunyai tugas untuk pengadaan barang perusahaan menyimpan arsip dalam bentuk hardcopy dan softcopy. Adapun arsip-arsip yang disimpan yaitu:
28 a. Purchase Requisition
b. Purchase Order
c. Perbandingan Rate Forwarder d. Permohonan Delivery Mode e. Order Pembelian
f. Kalkulasi Biaya Import g. Retur Pembelian h. Supplier Selection i. Evaluasi Supplier
Arsip yang dikelola pada staf pembelian lokal adalah berupa lembaran Purchase Order dan Purchase Requisition. Arsip Purchase Order (PO) merupakan arsip yang selalu digunakan dalam kegiatan sehari-hari untuk dilakukan monitoring manual oleh staf pembelian lokal. Arsip Purchase Order yang sudah dilakukan monitoring manual dengan form Laporan Penerimaan Barang dapat dikatakan arsip yang sudah beres. Form Purchase Order dan Purchase Requisition apabila sudah tidak digunakan lagi dalam proses kegiatan sehari-hari akan disimpan dalam rak.
Di PT Nayati Indonesia setiap departemen memiliki cara mengarsip sendiri, sesuai dengan jenis dokumen yang dimiliki. Arsip lembaran yang dimiliki dalam setiap departemen disimpan sampai masa yang ditentukan dalam catatan mutu perusahaan (Lampiran 2). Setiap departemen mempunyai catatan mutu perusahaan yang ditempel dalam setiap departemen. Dalam catatan mutu perusahaan berisi tentang nama-nama dokumen yang disimpan dalam departemen tersebut, jangka waktu simpan serta cara memusnahkannya. Apabila arsip yang disimpan sudah sampai jangka waktu simpan dalam tempat penyimpanan 1 (Departemen Pembelian) lalu dipindahkan dalam tempat penyimpanan 2 (Gudang File).
29
3.4. Prosedur Pengelolaan Arsip Departemen Pembelian PT Nayati Indonesia
3.4.1. Prosedur Permulaan Surat Masuk Departemen Pembelian PT Nayati Indonesia
a. Pencatatan dan Pendistribusian SuratMasuk Departemen Pembelian PT Nayati Indonesia
Departemen Pembelian PT Nayati Indonesia menerima surat masuk dari pihak internal maupun pihak eksternal. Surat masuk dalam pihak internal yaitu surat atau dokumen dari departemen-departemen lain di PT Nayati Indonesia untuk dikelola Departemen Pembelian. Adapun surat masuk dari pihak internal untuk Departemen Pembelian PT Nayati Indonesia adalah memo internal, Purchase Requisition (PR) dan Form Laporan Penerimaan Barang (LPB). Purchase Requisition adalah lembaran form dari departemen lain untuk meminta Departemen Pembelian dalam pengadaan barang kebutuhannya.
Gambar 3.4.1. Form Purchase Requisition
FRM-PRC-01-01
PT Nayati Indonesia No. PR : 002/PR1/REFR/06/15
Pre Purchase Requisition Tanggal :6/6/2015
Category : Non Budget Departemen : IT
Catatan :
No. Kode Barang Nama Barang Supplier Qty Currency Tgl Dibutuhkan
1 Mouse 1 12/06/2015
Menyetujui, Mengetahui, Hormat Kami,
30
Lembaran PR dari departemen lain yang masuk ke dalam Departemen Pembelian PT Nayati Indonesia dibawa oleh kurir dalam map putih untuk diserahkan kepada Manajer Pembelian, selanjutnya Manajer memeriksa tanggal dibutuhkannya barang tersebut dan nama supplier. Proses selanjutnya, Manajer Pembelian mendistribusikan kepada Direktur dan Manajer Keuangan untuk diverifikasi dan disetujui, setelah PR mendapat verifikasi dan persetujuan dari Direktur dan Manajer Keuangan, PR tersebut didistribusikan kembali oleh kurir internal untuk diberikan kepada Manajer Pembelian. PR yang masuk kembali dalam Departemen Pembelian dilihat oleh Manajer Pembelian apakah sudah mendapat persetujuan atau belum dari Direktur, setelah itu Manajer Pembelian membagikan lembaran PR sesuai dengan jenis barang lokal atau import. Dari melihat jenis barang yang terdapat dalam form Purchase Requisition, Manajer Pembelian membagikan form tersebut kepada staf pembelian bagian lokal atau import untuk diolah lebih lanjut.
Setelah PR diterima oleh staf pembelian lokal, proses selanjutnya adalah melihat nama supplier dalam PR dengan mencocokkan di aplikasi NK Accounting. Setelah mencocokkan nama supplier dan melihat tanggal dibutuhkannya dilakukan pencatatan PR dengan menginput data di komputer. PR yang masuk diinput dalam komputer. Input data PR dalam komputer bertujuan untuk mengontrol apakah PR tersebut sudah diolah atau belum serta input data dilakukan agar cepat dibandingkan dengan harus membuat garis-garis manual di buku, waktu yang dibutuhkan lebih efektif. Kolom-kolom dalam monitoring pembelian tersebut berisi Tanggal kirim, Tanggal PR, No. PR, Part Code, Description of Goods, Quantity, Tanggal Dibutuhkan, Request Quotation, No. PO, PO Date, Tanggal Kirim PO, Ordered by, Supplier, Jadwal TT, ETA, Real, LPB, Status. Pencatatan tersebut dilakukan bersamaan dengan
31
dibuatnya PO karena bertujuan untuk melihat status barang apakah sudah datang atau belum. Selain itu, pencatatan monitoring pembelian lokal bisa diakses oleh para pembuat PR, agar pembuat PR bisa mengetahui apakah barang yang dibutuhkan sudah datang atau belum. Apabila pencatatan PR dalam komputer selesai, staf pembelian lokal memisahkan lembar pertama PR dengan lembar rangkap 3 yang terdapat dalam PR. Rangkap PR yang berwarna merah muda, hijau dan kuning akan diberikan kembali oleh pembuat PR melalui kurir internal sebagai tanda bahwa PR sudah diterima dan diolah oleh staf pembelian lokal.
Staf pembelian lokal mengolah Purchase Requisition, yang pertama dengan melihat jenis barang yang ada dalam form. Dari melihat jenis barang dalam form, staf pembelian lokal mengetahui nama kode yang digunakan untuk Purchase Order (PO). Pemberian kode nomor dan huruf pada form PR bertujuan agar dalam penyimpanan lebih mudah dan diurutkan sesuai dengan nomor yang telah ditentukan.
Berikut adalah buku nomor yang digunakan untuk mencatat urutan nomor dalam PR. Kolom dalam buku tersebut seperti dibawah ini:
KODE PO: ANC
Tanggal No. PO DESCRIPTION SUPPLIER
28/5/15 ANC150533
2/6/15 ANC150601
4/6/15 ANC150602
6/6/15 ANC150603
Gambar 3.4.1.1. Buku Nomor Purchase Requisition
Kolom tanggal tersebut diisi sesuai dengan tanggal PR selesai diproses, kolom No. PO diisi dengan kode huruf sesuai dengan jenis barang dalam form PR. Untuk digit nomor yang pertama dan kedua
32
merupakan tahun periode sekarang, digit ketiga dan keempat merupakan bulan pembuatan PR, digit yang terakhir adalah urutan nomor dibuku. Kolom description menjelaskan tentang jenis barang yang dibutuhkan dalam PR dan kolom supplier menerangkan nama pemasok yang digunakan. Setelah kode nomor dan huruf selesai dicatat dalam buku nomor dengan menggunakan ballpoint hitam, setelah itu menuliskan kode nomor dan huruf dalam form PR dengan menggunakan ballpoint merah. Pengkodean PR yang dibuat digunakan sebagai kode Purchase Order. Selanjutnya, staf pembelian lokal meminta supplier mengirimkan surat penawaran harga melalui email atau telepon.
Form PR yang sudah diberi kode dan diberi keterangan “E 22/7, Email penawaran 23/7” menerangkan bahwa form PR tersebut siap untuk disimpan sementara.
Selain form Purchase Requisition, surat masuk untuk Departemen Pembelian adalah form Laporan Penerimaan Barang.
Gambar 3.4.1.2. Form Laporan Penerimaan Barang PT Nayati Indonesia
Laporan Penerimaan Barang (1)
No. P/O : No. LPB :
Supplier : Tgl :
No. DO : Gudang :
Catatan :
No Kode Barang No. PR Nama Barang 1 2 3 4 5 Beli (Qty) Inventory
Dibukukan Penerim Penyerah Barang
33
Form Laporan Penerimaan Barang (LPB) merupakan dokumen yang masuk ke Departemen Pembelian PT Nayati Indonesia yang berisi tentang daftar barang-barang yang sudah datang dan diterima oleh Bagian Penerimaan Barang. Dokumen tersebut didistribusikan oleh karyawan Bagian Penerimaan Barang dengan membawa form LPB untuk diberikan kepada staf pembelian lokal maupun import. Untuk staf pembelian lokal setelah menerima 5-10 form LPB dalam sehari segera memprosesnya dengan menuliskan tanda “E 30/7” yang berarti inisial nama dan tanggal diterimanya LPB, selanjutnya akan memonitoring manual antara Purchase Order dengan form Laporan Penerimaan Barang untuk mencocokkan barang yang terdapat di PO dengan barang yang sudah datang di LPB. Staf pembelian lokal memonitoring manual PO dengan LPB dilakukan dengan memberi tanda stabilo berwarna hijau pada nama barang dan menuliskan No. LPB dan No, Surat Jalan sesuai yang terdapat pada form LPB.
Setelah memonitoring manual form PO, staf pembelian lokal melakukan pencatatan form LPB dengan dicatat dalam Buku LPB. Kolom-kolom yang terdapat dalam Buku LPB yaitu Tanggal serah terima, Supplier, Tanggal terima LPB, No. LPB, Tanggal LPB, No. PO, Keterangan. Pencatatan ini dilakukan untuk mengetahui barnag yang sudah datang dalam PO, setelah pencatatan dalam Buku LPB selesai, maka didistribusikan oleh kurir internal diberikan kepada Bagian Keuangan untuk dilakukan pengecekan. Pencatatan tidak hanya dilakukan secara manual pada Buku LPB melainkan staf pembelian lokal juga menginput dalam komputer (menggunakan Ms. Excel).
Form LPB yang sudah selesai dicatat dalam Buku LPB, maka buku tersebut diletakkan dalam map plastik biru yang akan didistribusikan kurir internal kepada staf keuangan.
34
Buku LPB yang sudah diberi tanda centang dari Bagian Keuangan akan dikembalikan kembali kepada staf pembelian lokal. Form LPB yang berisi lampiran surat jalan, faktur dan nota tidak diarsip pada Departemen Pembelian PT Nayati Indonesia, melainkan untuk disimpan Bagian Keuangan.
Surat masuk untuk memo internal kepada Departemen Pembelian PT Nayati Indonesia tidak pernah dicatat dalam buku surat masuk. Setelah memo internal masuk untuk staf pembelian lokal, maka akan diarsip bersama Purchase Requisition, karena pada dasarnya memo internal yang masuk bersama Purchase Requisition berisi tentang spesifikasi barang atau penjelasan tentang barang yang terdapat dalam form PR.
Semua surat masuk dari pihak eksternal mempunyai prosedur yang sama yaitu dengan melalui satpam terlebih dahulu. Surat masuk yang ditujukan untuk Departemen Pembelian PT Nayati Indonesia berupa invoice, faktur pajak, surat jalan, surat penawaran serta kiriman dokumen pembayaran. Untuk staf pembelian lokal biasanya menerima surat masuk dari pihak eksternal yaitu surat penawaran harga dari supplier untuk memberikan info tentang harga-harga barang yang berubah, proposal penawaran dari supplier baru atau surat jalan. Setelah surat yang masuk dari pihak eksternal diterima oleh staf yang dituju, maka dalam buku ekspedisi surat masuk yang dibawa satpam diberi tanda terima berupa tanda tangan penerima pada kolom yang telah disediakan.
Staf pembelian lokal yang telah menerima surat masuk dari pihak eksternal tidak mencatat dalam buku atau input data dalam komputer melainkan langsung diolah dan diletakkan dalam kotak kardus.
Berikut ini merupakan format Buku Ekspedisi surat masuk yang dibawa satpam sebagai berikut:
35
No. Via Nama Pengirim Untuk Ket. Satpam Penerima
1. Paket
2. Surat
Gambar 3.4.1.3 Format Buku Ekspedisi Surat Masuk
Surat masuk yang sudah diterima oleh staf pembelian lokal tidak disimpan dalam tempat penyimpanan tetapi diletakkan hanya disebuah kotak.
b. Prosedur Penyimpanan Arsip Surat Masuk Departemen Pembelian PT Nayati Indonesia
PR yang benar-benar selesai diproses di meja staf pembelian lokal selanjutnya diletakkan sementara dalam map plastik berwarna kuning.
1) Penyimpanan Sementara Arsip PR oleh Staf Pembelian Lokal Setelah staf pembelian lokal selesai mengolah form PR, selanjutnya adalah menyimpan form tersebut dalam ordner. Sebelum menyimpan dan meletakkan dalam tempat penyimpanan yang lama, staf pembelian lokal meletakkan dalam map kuning yang terdapat label “PR Transit” (Lampiran 3.1.) sebagai tanda bahwa staf pembelian belum mempunyai waktu untuk menyimpan atau memasukkannya dalam ordner yang telah diberi label.
Dalam map kuning, PR yang diletakkan belum di pisah-pisahkan menurut jenis barang dan menurut kode arsip. Form PR disimpan dalam ordner bersama dengan surat penawaran atau print email meminta penawaran dari supplier.
36
2) Penyimpanan Tetap Arsip PR oleh Staf Pembelian Lokal
Setelah menyimpan sementara dalam map kuning yang merupakan map “PR Transit” selanjutnya akan disimpan dalam ordner PR sesuai dengan jenis kode yang telah ditulis menggunakan ballpoint merah.
Ordner dalam pembelian lokal untuk menyimpan PR ada 8 buah (Lampiran 3.2.) yaitu:
a. Ordner PR yang terdapat label GPXL, GPRL, GPLL, GCBL.
Ordner tersebut menyimpan kumpulan form PR yang berisi arsip tentang permintaan barang pendukung produksi. Guide yang ada dalam ordner tersebut adalah GPXL, GPRL, GPLL, GDGL, GCBL.
b. Ordner PR yang terdapat label PKA, TF, PEC, PG1, PEL, PG2L
Ordner yang berisi lembaran PR dengan jenis barang kardus packing. Di dalam ordner terdapat guide dan kata tangkap BTT, KBL, PKA, TF, PEC, PG1, PEL, PG2L c. Ordner PR yang terdapat label Stationery, Cetakan
Merupakan ordner yang menyimpan kumpulan form PR dengan jenis barang permintaan pembelian alat tulis kantor seperti spidol snowman, penggaris besi, ballpoint, buku tulis, stabilo hijau/kuning/merah muda, tipex dan cetakan seperti kartu nama Manajer.
d. Ordner PR yang terdapat label ENGL, GC2, GCC, LOG, MCOM, SCS4
Merupakan ordner yang berisi kumpulan PR dengan jenis barang kardus packing. Guide dalam ordner ini adalah MTO, MCOM, SCS4, LOG, GCC, GC2, ENG, EXP.
37
e. Ordner PR yang terdapat label WH2L
Merupakan ordner yang menyimpan kumpulan PR dengan jenis barang kardus dari departemen produksi. Guide yang terdapat dalam ordner tersebut adalah R, P, E, L. f. Ordner PR yang terdapat label Komputer non-Produksi,
Umum
Merupakan ordner penyimpanan kumpulan PR dari departemen non-produksi seperti Human Resources Departemen (HRD), Finance Accounting (FA), Marketing dan Purchasing yang berisi permintaan pembelian jenis barang aksesoris komputer seperti printer, CPU dan mouse. g. Ordner PR yang terdapat label Komputer Produksi
Merupakan ordner yang menyimpan kumpulan PR dari departemen Produksi seperti aksesoris dan perangkat komputer yang berisi permintaan pembelian barang tersebut. h. Ordner yang terdapat label ECN, ELC, GPCL, PD1L, SC2,
QC, OEM
Merupakan ordner yang berisi kumpulan form PR yang berisi permintaan kardus.
Label yang ditempel dalam sisi depan ordner merupakan nama-nama departemen atau line yang ada di PT Nayati Indonesia. Arsip PR yang disimpan disetiap ordner menurut dengan jenis departemen atau line yang meminta untuk dipesankan barang.
Sebelum menyimpan dalam ordner, staf pembelian lokal mengeluarkan form PR dari map PR Transit, selanjutnya dipilah-pilah menurut nama line yang ada pada No. PR. Setelah dikelompokkan, maka PR tersebut dimasukkan ordner sesuai dengan kata tangkap di dalamnya. Seperti dengan form PR dari IT disimpan dalam ordner yang mempunyai label Komputer
non-38
produksi, karena departemen yang membutuhkan merupakan departemen yang tidak berada di dalam Produksi. Arsip PR akan diletakkan menurut dengan guide yang ada dalam ordner tersebut. Untuk guide dalam ordner komputer non-Produksi terdapat kata tangkap “ITL”, arsip PR dari IT akan diletakkan di belakang kata tangkap “ITL”, dengan meletakkan sesuai dengan urutan nomor. Meletakkan arsip PR dengan cara mengurutkan nomor yang paling besar diatas nomor yang kecil dan sesuai dengan bulan periode yang berjalan. Meletakkan sesuai dengan urutan nomor lebih mudah mencari kembali daripada meletakkan sesuai dengan urutan tanggal. Arsip PR biasanya akan ditanyakan kembali untuk suatu hal, seperti pengecekan ulang dari pembuat PR atau untuk mengecek kesesuaian antara form pemesan.
3.4.2. Prosedur Permulaan Surat Keluar Departemen Pembelian PT Nayati Indonesia
a. Pencatatan dan Pendistribusian Surat Masuk Departemen Pembelian PT Nayati Indonesia
Surat keluar dari Departemen Pembelian PT Nayati Indonesia adalah Purchase Order dan memo eksternal. Form Purchase Order dikirimkan sesuai dengan permintaan supplier, bisa dikirim melalui fax atau email. Memo eksternal dibuat untuk supplier karena barang terlalu lama dikirim ke PT Nayati Indonesia, maka pihak perusahaan akan mengambil barang pesanan sendiri.
39
Gambar 3.4.2. Contoh Form Purchase Order
Purchase Order (PO) dibuat dengan menggunakan aplikasi NK Accounting. Form PO yang telah tercetak diberikan kepada Manajer untuk diverifikasi atau diberi tanda tangan sebagai tanda disetujuinya pemesanan barang tersebut.
PO yang tercetak dan sudah mendapat persetujuan dari Manajer diinput dalam 1 pencatatan dengan PR, pencatatan dalam satu sheet dalam Ms. Excel bertujuan untuk memudahkan dalam memonitoring antara PR yang masuk dengan PO untuk supplier, agar status barang dapat diketahui.
Form PO yang tercetak mempunyai rangkap 1 yaitu carbon copy berwarna merah muda untuk diserahkan dalam bagian
PT. Nayati Indonesia ORDER PEMBELIAN
Supplier … , PT PO # : ANC150604
Fax. Tgl Kirim :
Attn.: Bp. Page No :
No. Kode Nama Barang No. P/R Qty Harga Satuan Jumlah
1. Mouse 002/PR1/PPIC/15/06 1
TERBILANG : Sub Total
PPN
Biaya Lain Lain 20 Juni 2015
Tempat Penyerahan PT. Nayati Indonesia Jl. Raya Terboyo 19
Kawasan Industri Terboyo Megah, Genuk Semarang – Indonesia
40
Penerimaan Barang. Carbon copy yang berwarna merah muda selalu diberi tanda penutup pada bagian harga barang, karena harga barang merupakan suatu informasi yang tidak boleh dilihat oleh semua orang. Carbon copy diberikan untuk Bagian Penerimaan sebagai bukti pengecekan barang yang datang. PO yang selesai diproses setelah itu disimpan dalam penyimpanan sementara.
Surat keluar lain adalah memo eksternal. Surat tersebut dibuat sesuai dengan format yang sudah ada. Lembar asli dikirimkan kepada supplier tetapi untuk lembar kedua (rangkap berwarna kuning) disimpan oleh staf pembelian lokal. Memo eksternal tidak dilakukan pencatatan dalam buku manual maupun dalam komputer.
b. Prosedur Penyimpanan Arsip Purchase Order Departemen Pembelian PT Nayati Indonesia
Sebelum Purchase Order (PO) disimpan dalam ordner, kumpulan form PO yang selesai pada hari tersebut akan dimasukkan dalam map berwarna merah muda dengan bertuliskan “PO Transit” (Lampiran 4.1.).
1) Penyimpanan Sementara Arsip PO oleh Staf Pembelian Lokal Sebelum dimasukkan dalam ordner sebagai tempat penyimpanan tetap, maka PO yang selesai diproses diletakkan dalam PO Transit. PO disimpan setelah proses pemesanan barang kepada supplier benar-benar sudah selesai. Kadang map PO berwarna merah muda banyak form yang belum dipindahkan dalam ordner, karena kerjaan yang selalu kejar-kejaran dalam arti banyak sekali yang harus diselesaikan. Map merah muda lebih aman karena form PO tidak akan tercecer.
41
2) Penyimpanan Tetap Arsip PO oleh Staf Pembelian Lokal Penyimpanan map merah muda sebagai PO Transit hanya sementara dan belum dikelompokkan sesuai dengan no PO. Untuk mengelompokkannya, kumpulan PO dilihat dari PO#. Menyimpan di ordner bertujuan agar lebih mudah dalam pengecekan barang-barang yang sudah datang. Dalam ordner PO setiap harinya akan dibuka untuk dilakukan monitoring manual dengan memberi warna dengan stabilo berwarna kuning pada jenis barang dan No. PO dicocokkan dengan Laporan Penerimaan Barang yang telah dibuat dari Bagian Penerimaan Barang.
PO yang disimpan dalam ordner-ordner sesuai dengan nomor urut di belakang yang sudah dibuat dalam buku nomor. Penyimpanan menurut dengan nomor urut yang sudah dibuat di buku nomor. Nomor yang disimpan dalam ordner merupakan urutan dengan nomor yang paling besar berada di atas sesuai dengan bulan yang berjalan untuk memudahkan dalam pencarian.
Ordner PO untuk menyimpan form secara tetap ada 7 ordner (Lampiran 4.2.), yaitu:
a. Ordner PO yang terdapat label di depan NP, ANP, LNP dan ALNP
Merupakan ordner menyimpan kumpulan PO yang berisi jenis barang Nayati Packing (NP) seperti styrofoam atau balok. Dalam ordner tersebut terdapat 4 guide yaitu NP, ANP, LNP dan ALNP untuk memudahkan dalam meletakkan form. Guide ANP merupakan unbudget Nayati Packing, LNP adalah Luar Nayati Packing yang berarti pembelian packing di luar kota.
42
b. Ordner PO N31, NC dan UM
Merupakan ordner yang mempunyai 3 guide di dalamnya yaitu guide ANC, NC, AUM, UM. Dalam ordner tersebut menyimpan PO yang berisi jenis barang komputer dan aksesorisnya dengan diletakkan di belakang guide NC (Nayati Computer) dan ANC (unbudget Nayati Computer), untuk guide N31 jarang diletakkan form PO, sedangkan untuk guide UM (umum) untuk meletakkan form PO jenis barang pesanan dari departemen Umum seperti bahan rumah tangga dan untuk AUM (unbudget Umum).
c. Ordner ALN21 dan LN21
Merupakan ordner yang menyimpan kumpulan PO jenis barang pendukung. Dalam ordner mempunyai 2 guide yaitu ALN21 dan LN21.
d. Ordner ST dan CT
Merupakan ordner untuk menyimpan PO yang berisi jenis barang stationery dan cetakan. Guide yang ada dalam ordner tersebut ada 2 yaitu ST, AST dan CT
e. Ordner AN21 dan N21
Ordner AN21 dan N21 berisi kumpulan PO dengan jenis barang bahan produksi dan bahan pendukung perusahaan.
f. Ordner Kardus
Ordner dengan label Kardus berisi 2 guide yaitu ANK21 dan ANK23 yang berarti unbudget Nayati Kardus (ANK), kode 2 adalah kode staf pembelian lokal dan angka 1 merupakan Pre Purchase Requisition. ANK23 yang berarti unbudget Nayati Kardus, kode 2 adalah kode staf pembelian lokal dan 3 merupakan Pre Purchase
43
Requisition 3. Dalam ordner kardus biasanya juga banyak menampung form PO.
g. Ordner CT, AN23, N23, ALN23, LN23, Proyek
Ordner yang berisi 7 guide yaitu CT, ACT, AN23, N23, ALN23, LN23, NPRO. Untuk guide CT terdapat dalam ordner tersebut.
3.5. Tata Cara Penyusutan Arsip Departemen Pembelian PT Nayati Indonesia
3.5.1. Pemindahan Arsip Purchase Order dan Purchase Requisition Departemen Pembelian PT Nayati Indonesia
Pemindahan arsip dari ordner tempat penyimpanan yang sudah tidak bisa menampung arsip baru di PT Nayati Indonesia tidak ada ketentuan tergantung dari departemen masing-masing. Arsip-arsip dari Departemen Pembelian PT Nayati Indonesia apabila sudah penuh dalam ordner dipindahkan menggunakan bahan-bahan sederhana yaitu setiap staf pembelian, baik staf pembelian lokal, import dan kalkulasi menggunakan alco plastik, kalender yang sudah tidak dipakai dan label.
Pemindahan sementara PO tidak ditentukan berapa jumlah bulan, dengan melihat saja apakah ordner sudah tidak bisa memuat arsip baru lagi atau masih bisa. Pemindahan form Purchase Order dilakukan dengan melihat apakah barang-barang dalam ordner tersebut sudah datang semua atau belum. Melihat barang sudah datang atau belum dengan memperhatikan dalam PO terdapat tanda stabilo hijau dan tulisan LPB/SJ. Setelah melihat PO terdapat tulisan dan stabilo berwarna hijau maka untuk 3 bulan atau 5 bulan form PO dilepas dari ordnernya. Arsip PO 3-5 bulan dipindahkan dengan alco plastik dengan di bawahnya menggunakan kalender bekas untuk meletakkan arisp PO agar kuat dan tidak rusak. Pemindahan yang dilakukan dari ordner ke alco plastik harus diberi label untuk menjelaskan isi dari arsip tersebut. Begitu juga halnya dengan arsip Purchase Requisition, staf pembelian lokal hanya melihat perkiraan
44
saja apakah ordner tersebut sudah penuh atau belum. Apabila sudah penuh dipindahkan seperti dengan form Purchase Order yaitu dengan menggunakan alco plastik dan kalender yang sudah tidak dipakai serta diberi label di depannya. Dalam pemindahan Purchase Requisition tidak ditentukan berapa bulan sekali, hanya perkiraan saja.
Arsip yang sudah dipindahkan dengan alco plastik menunggu sampai masa simpan dalam ruangan selama 2 tahun setelah itu baru dipindahkan dalam gudang arsip.Pemindahan arsip-arsip dari tempat penyimpanan 1 (dalam ruangan) ke tempat penyimpanan 2 (gudang file) dengan menggunakan kardus Gudang Garam. Penyeragaman dengan menggunakan kardus Gudang Garam bertujuan agar lebih efektif dalam penempatan di rak karena mempunyai ketebalan yang sama dan dimensi yang sama pula. Staf pembelian akan memanggil Bagian Umum untuk memindahkannya ke dalam gudang arsip karena Bagian Umum diberikan wewenang perusahaan untuk memusnahkan arsip-arsip tersebut.
3.5.2. Pemusnahan Arsip Departemen Pembelian PT Nayati Indonesia
Dalam catatan mutu perusahaan semua arsip dalam Departemen Pembelian PT Nayati Indonesia mempunyai masa simpan dan cara pemusnahannya. Namun pada tahun 2015, PT Nayati Indonesia mengubah cara pemusnahan yang semula dibakar menjadi menggunakan papper shredder. Pemusnahan arsip-arsip PT Nayati Indonesia sudah melakukan 3 kali pemusnahan yang melibatkan pihak ketiga karena pemusnahan dengan cara dibakar menimbulkan asap yang tidak ramah lingkungan serta bisa menimbulkan terjadinya kebakaran, disisi lain perusahaan harus mempunyai tungku bakar/insenerator yang besar.
Arsip-arsip yang sudah berada dalam Gudang File merupakan arsip-arsip yang benar-benar sudah tidak digunakan. Kepala Bagian Umum dan staf Bagian Umum memberikan arsip yang sudah diletakkan dalam kardus Gudang Garam kepada PT Indoarsip untuk dimusnahkan dengan jumlah yang tidak sedikit. Jumlah kardus yang diberikan kepada
45
PT Indoarsip tidak mempunyai jumlah maksimal atau minimal, perusahaan memberikan kardus dengan perkiraan saja. Misalkan pada bulan Mei 2015, perusahaan memberikan 39 box kepada PT Indoarsip, maka Bagian Umum mengirimkan satu perwakilan untuk melihat cara pemusnahannya. Dikarenakan proses pemusnahan yang memakan waktu yang lama, pemusnahan bisa dilihat secara online atau dengan CCTV. Setelah semua arsip selesai dalam pemusnahan, maka pihak ketiga memberikan Berita Acara (Lampiran5.1. dan Lampiran 5.2.) dan CD hasil rekaman pemusnahan.
3.6. Permasalahan dalam Prosedur Pengelolaan Arsip di Departemen Pembelian PT Nayati Indonesia
Prosedur untuk surat masuk dari pihak eksternal yang sudah diterima oleh staf pembelian lokal tidak dilakukan pencatatan secara manual atau diinput dalam komputer. Setelah surat diterima dan diproses tidak dilakukan langkah-langkah penyimpanan, hanya diletakkan dalam kotak file tanpa diurutkan kronologisnya atau dipisah-pisahkan menurut surat jenis apa. Hal tersebut menyebabkan macam-macam surat tergabung menjadi satu dalam sebuah kotak.
Kesulitan lain yang dihadapi untuk staf pembelian lokal adalah pemberian kode arsip PR dikarenakan jenis barang yang bermacam-macam. Untuk pengkodean yang salah akan berdampak pada proses pengelolaan arsip sampai penyimpanannya. Selain berefek pada penyimpanan juga mempunyai efek jangka panjang dan jangka pendek.
Dalam penyimpanan tetap pada ordner berlabel N21 dan AN21 banyak terdapat arsip masih disimpan sampai ordner tidak bisa memuat arsip baru lagi. Penempatan arsip-arsip yang terlalu banyak dalam ordner menyebabkan arsip didalamnya cepat rusak dan sobek. Pada ordner PR ditemukan guide yang dibuat dengan kertas HVS yang sudah tidak pakai dan mempunyai kata tangkap yang singkat menyebabkan guide mudah rusak. Pada ordner ENGL terdapat form PR yang tidak mempunyai guide. Form PR yang belum mempunyai guide adalah
46
LOG, QC dan Refri, selain itu ordner PR yang terdapat label Stationery dan Cetakan ditemukan tidak diletakkan pada guidenya dikarenakan ordner tersebut tidak mempunyai guide yang lengkap.
