BAB IV PANDUAN PELAKSANAAN PELAPORAN KEUANGAN

(1)

Panduan Pelaksanaan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) Proyek HPEQ

IBRD Loan No. 7737-ID

BAB IV

PANDUAN PELAKSANAAN

PELAPORAN KEUANGAN

I. Jenis Laporan

HPEQ diharuskan menyerahkan laporan keuangan sesuai format dan jadwal yang telah ditetapkan.

Proyek harus menyiapkan dan menyerahkan 2 laporan yaitu:

1. Laporan untuk Pemerintah RI

Laporan yang mengacu pada Sistem Akuntansi Instansi ( SAI ) yang terdiri atas laporan akuntansi keuangan dan laporan akuntansi barang1.

2. Laporan untuk CPCU dan Bank Dunia

Laporan keuangan proyek yang dibutuhkan oleh CPCU dan Bank Dunia yaitu : A. Laporan Bulanan

B. Laporan Triwulanan C. Laporan Tahunan

A. Laporan Bulanan

Laporan bulanan memuat hal-hal sebagai berikut: a. Rekening koran untuk PTS dan PT BHMN b. SP2D dan SPM untuk PTN

B. Laporan Triwulanan Terdiri dari:

a. Laporan triwulan pelaksanaan proyek pembangunan yang memuat informasi:

• Data umum proyek • Data keuangan

• Data jadwal pengadaan barang/jasa • Rincian penyerapan loan dalam ribuan

• Angka kumulatif perkembangan pelaksanaan proyek • Perkembangan penyesuaian kontrak bantuan luar negeri • Bagian proyek/tolok ukur yang tidak mencapai target b. Interim Financial Report (IFR)

Laporan terdiri atas:

• Laporan Keuangan IFR untuk PTN

1

Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan No. 59/PMK.06/2005 tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat

(2)

Interim Financial Report (IFR) merupakan sistem manajemen keuangan dan pelaporan proyek seperti yang disyaratkan dalam Manual Operasi Bank Dunia: Operational Policies and Bank Procedures (OP.BP) 10.02 yang digunakan secara periodik untuk monitoring penyerapan (disbursement) pinjaman pada proyek-proyek yang didanai Bank Dunia.

Sistem Manajemen Keuangan Proyek sesuai dengan OP.BP 10.02, dimana setiap pelaksana proyek yang didanai Bank Dunia harus mempunyai Sistem Manajemen Keuangan. Kemampuan manajemen proyek untuk menghasilkan Interim Financial Report (IFR) merupakan hal yang sangat penting bagi pihak Bank Dunia.

IFR untuk HPEQ, dimaksudkan untuk menyediakan informasi kepada Pemerintah Indonesia tentang kinerja manajemen proyek dan kepada Bank Dunia atau badan-badan keuangan lainnya untuk kegiatan monitoring kegiatan proyek HPEQ. Pengisian format IFR untuk Pusat dan PTN tidak menyertakan Form D. Isian format untuk PTN terlampir.

Mengingat laporan ini juga untuk kebutuhan pihak Bank Dunia, maka format IFR ini dipergunakan istilah-istilah akuntansi dalam bahasa Inggris. Interim Financial Report dibedakan dalam 3 (tiga) bagian yaitu:

1. Laporan Keuangan atau Financial Report (formulir 1-A s/d 1-G), 2. Laporan Kemajuan atau Monitoring Report (formulir 2B)

3. Laporan Pengelolaan Pengadaan atau Procurement Management Report (formulir 3-A s/d 3-D)

- Sumber dan Penggunaan Dana berdasarkan Kategori (Sources and Uses of Funds by Category)

Laporan ini berisi jumlah dana yang diterima masing-masing sumber dana dan penggunaan dana tersebut untuk masing-masing kategori dalam kelompok besar. Laporan ini harus memuat informasi mengenai jumlah realisasi, rencana, dan perbedaannya. Periode-periode pada laporan ini mencakup triwulan berjalan, periode sampai triwulan lalu, dan seluruh periode sampai periode berjalan.

- Akumulasi Penggunaan Dana berdasarkan Kegiatan Proyek (Cumulative Use of Funds by Project Activity)

Laporan ini berisi informasi mengenai penggunaan dana untuk masing-masing rincian komponen. Masing-masing komponen dibagi dalam sub komponen untuk masing masing kategori. Laporan ini akan menyajikan penggunaan dana aktual dan dana pendamping dalam rupiah. Laporan ini hanya memuat informasi mengenai jumlah realisasi, rencana dan perbedaannya.

(3)

Periode-Panduan Pelaksanaan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) Proyek HPEQ

periode pada laporan ini mencakup triwulan berjalan, periode sampai triwulan lalu, dan seluruh periode sampai periode sekarang. - Perkiraan Proyeksi Kas (Project Cash Forecast)

Laporan ini memberikan informasi mengenai kebutuhan kas dalam kelompok besar sesuai dengan aktivitas yang akan dilaksanakan. Laporan ini penting karena menjadi dasar bagi Bank Dunia untuk mencairkan dana ke RK. Laporan ini harus memperlihatkan kebutuhan kas untuk kegiatan setiap triwulan ke depan selama tahun berjalan.

- Status Pembayaran dan pengeluaran Dana Pinjaman (Disbursement and Expenditure Status for Loan Fund)

Laporan ini menyajikan informasi mengenai dana yang dialokasikan untuk masing-masing kategori, jumlah yang telah dicairkan, jumlah yang digunakan, dan jumlah yang telah terhutang dan menjadi komitmen, serta saldo alokasi dana.

- Pengeluaran untuk kontrak-kontrak yang memerlukan Prior Review (Expenditures for Contract Subject to Prior Review)

Laporan ini menyajikan pengeluaran-pengeluaran dari kontrak-kontrak yang memerlukan review pada periode sebelumnya. Laporan ini menyajikan daftar SPM/SP2D yang telah diterbitkan dan didanai per masing-masing sumber pembiayaan seperti pinjaman hibah dan dana pendamping rupiah. Referensi ke laporan RK juga disajikan dalam laporan ini. Mata uang yang digunakan adalah rupiah dan valuta asing.

- Pengeluaran untuk kontrak-kontrak yang tidak memerlukan Prior Review (Expenditures for Contract Not Subject to Prior Review) Laporan ini menyajikan pengeluaran-pengeluaran dari kontrak-kontrak yang tidak memerlukan review pada periode sebelumnya. Laporan ini menyajikan daftar SPM/SP2D yang telah diterbitkan dan didanai per masing-masing sumber pembiayaan seperti pinjaman hibah dan dana pendamping rupiah. Referensi ke laporan RK juga disajikan dalam laporan ini. Mata uang yang digunakan adalah rupiah dan valuta asing.

• Laporan Pengelolaan Pengadaan (Procurement Management Report) Laporan ini berisi informasi mengenai proses pengadaan yang ada di proyek, yang dikelompokkan dalam:

- Pengadaan barang/konstruksi (civil works) - Pengadaan jasa konsultan.

Masing-masing kelompok tersebut dibagi dalam Laporan Rencana Pengadaan (Plan) dan Laporan Pengeluaran Kontrak (Expenditure Report). Untuk hal ini akan diuraikan lebih jauh beserta tabel-tabelnya pada Bab Pengadaan.

(4)

Laporan ini berisi informasi mengenai anggaran, jumlah pengeluaran per kategori yang telah dilakukan, saldo/sisa yang belum dikeluarkan, akumulasi pengeluaran yang dibayarkan sampai tanggal ini, pengeluaran yang belum diganti, dan pengeluaran yang akan dilakukan berdasarkan kontrak-kontrak yang disepakati.

Kegunaan laporan tersebut adalah untuk lebih dini mengetahui kinerja dan masalah yang dihadapi unit pelaksana PIU, dengan demikian PIU dapat segera mengambil langkah dan tindak lanjut penyelesaiannya.

C. Laporan Tahunan

Selain Laporan Triwulanan IFR, PIU harus membuat laporan tahunan dengan format yang diberikan oleh CPCU.

Form laporan IFR untuk PIU

Interim Financial Report (IFR) Quarterly Report

Table of Contents Financial Report

1A Project Sources and Uses of Funds

1C Project Cash Forecast

1E Disbursements and Expenditures Status for Grant Fund

1F Summary Statement Expenditures for Contract subject to Prior Review

1G Summary Statement Expenditures for Contract NOT subject to Prior Review

Project Progress Report

2B Output Monitoring Report (Unit of Output by Project Activity)

Procurement Management Report

3A Procurement Process Monitoring (Goods and Works)

3B Procurement Process Monitoring (Consultants’ Services)

3C Contract Expenditure Report (Goods and Works)

(5)

Contoh Format:

Cost component tergantung masing-masing grantees

Sub-Component B.1 Form 1A

Current Year-To Cumulative Current Year-To Cumulative Current Year-To Cumulative

Cost Component Quarter/ii Date To-Date/iii Quarter /ii Date To-Date/iii Quarter /ii Date To-Date/iii

DIPA DIPA DIPA DIPA DIPA DIPA DIPA DIPA DIPA

1 2 3 4 5 6 7=1/4 8=2/5 9=3/6

Sources of Funds GOI APBN

University contribution The World Bank Total Sources of Fund Uses of Funds 1

Domestic degree Domestic non degree Overseas non degree 2 Equipment Furniture Textbook-Journal 3 Domestic International 4 Community Development 5 Research & Studies

Research Fund Student Fund 6 Promotional Activity 7 Scholarship 8 Project Management

HEI-IU Operational Support Total Uses of Fund

NOTE:

1 Sources of Fund:

Actual : diisi dengan total realisasi expenditure untuk dana dari WB, GOI dan DRK

Planned : Diisi dengan anggaran (budget) yang disetujui (PIP), khusus untuk current quarter diisi dengan forecash quarter sebelumnya 2 Uses of Fund :

Actua l: diisi dengan realisasi expenditure GOI dan BLN (WB) untuk kategori pengeluaran yang bersangkutan Planned : Diisi dengan anggaran (budget) untuk GOI pendamping dan BLN (WB)

3 Current Quarter diisi dengan expenditure untuk GOI dan BLN (WB) yang dikeluarkan pada kwartal tersebut 4 Year to Date diisi dengan akumulasi expenditure yang dikeluarkan dalam tahun tersebut

5 Cummulative to Date diisi dengan akumulasi expenditure yang dikeluarkan dari awal proyek (project effective) sampai dengan periode pelaporan 6 Non Bank Financed diisi dengan expenditure untuk dana DRK

Staff Development

Procurement

Technical Assistance

Health Professional Education Quality Project Sources & Uses of Funds For the Quarter Ending …….

(6)

Sub-Component B.1 Form 1C

Total DRK - University World Bank - IDR World Bank USD Cash Requirement Cash Requirement Cash Requirement Cash Requirement Cash Requirement Cash Requirement Cash Requirement Cash Requirement Cost Component for quarter. Ending for quarter. Ending for quarter. Ending for quarter. Ending for One Year Ending for One Year Ending for One Year Ending for One Year Ending

March June September December December December December December

DIPA DIPA DIPA DIPA DIPA DIPA DIPA DIPA

1 2 3 4 5=1+2+3+4 6 7 8

1

Domestic degree Domestic non degree Overseas non degree

2 Equipment Furniture Textbook-Journal 3 Domestic International 4 Community Development

5 Research & Studies Research Fund Student Fund

6 Promotional Activity

7 Scholarship

8 Project Management PIU Operational Support

TOTAL

Health Professional Education Quality

Procurement

Technical Assistance Staff Development

For the Quarter Ending ……. Project Cash Forecast (Part I) - (in IDR)

Sub-Component B.1 Form 1E

No. Cost Component IDR USD

IDR USD IDR USD IDR USD IDR USD IDR USD

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13=3-(7+11) 14=4-(8+12)

1

Domestic degree Domestic non degree Overseas non degree 2 Equipment Furniture Textbook-Journal 3 Domestic International 4 Community Development 5 Research & Studies

Research Fund Student Fund 6 Promotional Activity 7 Scholarship 8 Project Management

PIU Operational Support

Commitment Not Yet paid Health Professional Education Quality

Expenditures Grant Disbursement & Expenditures Status

For the Quarter Period ……. in IDR & USD

TOTAL

Grant Allocation Remaining

Loan Allocation

Staff Development

Procurement

Technical Assistance

(7)

Form 1F

Description Period Paid Name Contract Number No Date Amount in IDR Amount in USD

Total Expenditures for Contract Subject to Prior Review - Previous Quarters 1 2 3 4 5 6 7 8

Total Expenditures for Contract Subject to Prior Review - ………

Note: Curency rate …

Total Expenditures for Contract subject to Prior Review FOR Current Total Expenditures Cummulative for Contract Subject to Prior Review Period …………

Refference Contract Voucher

Cost Component

Health Professional Education Quality Summary Statement

Expenditures for Contract Subject to Prior Review for the Quarter Ended ….

Form 1G Description

No Date Amount in IDR Amount in USD

Total Expenditures for Previous Years Total Expenditures for Previous Quarters 1 2 3 4 5 6 7 8

Total Expenditures for Current Quarter Total Expenditures for Current Year Total Expenditures Cummulative for Contract

Note: Curency rate

Voucher Cost Component

Health Professional Education Quality Summary Statement

Expenditures for Contract Not Subject to Prior Review for the Quarter Ended ….

(8)

Form 2B

Cumulative Cumulative Cumulative Cumulative Cumulative Cumulative

To-Date To-Date To-Date To-Date To-Date To-Date

Description (IDR 000's) ( % ) (IDR 000's) ( % ) (IDR 000's) ( % )

1 2=1/3 3 4 5=3-1 6=4-2 7

NOTES

/I: This report provides activity information for the project from inception to the latest reporting date. in IDR 000's and USD

Actual Planned Variance

Cost component

Contract Value Package

Health Professional Education Quality Output Monitoring Report Unit of Output by project Activity / i

(9)

Government of Indonesia Form 3A

UNIVERSITY : University of……….. As of:………….. Prep. Of Procure. Documents WB NOReadiness of Documents Advertise Issue of Documents Submission of Bids Preparation of Eval. Report WB NO Finalization of Draft Contract

Comm. Cont.Sign Contract Period Compl. Planned Revised Actual Planned Revised Actual 0

No Procurement Methods Total PackageEstimate

d Cost 1 Sub-Total ICB 2 Sub-Total NCB 3 Sub-Total NS 4 Sub-Total DC Total Goods

No. Activity Quantity Reference

No. Project Items Estimated Cost (USD) Proc. Method Review 1

PROCUREMENT PLAN FOR GOODS

Schedule

2

TOTAL Note: 1 USD = Rp………..

(10)

Government of Indonesia Form 3B

UNIVERSITY : University of ……….. As of:………..

Prep. Of

TOR WB NO EOI/ Adv. Sub. Of EOI Eval. Of EOI/ SL WB NO Prep. Of RFP WB NO Issue of RFP/ Invitation Sub. Of

Proposals Tech. Eval. WB NO Op. Of Fin. Proposals

Negotiation/

Draft ContractWB NO Signature Comm. Contract Period Compl. Planned Revised Actual Planned Revised Actual Planned Revised Actual 0 Note: 1 USD = Rp………..

No Procurement Methods Total Package Estimated Cost (in USD) 1 Sub-Total QCBS

2 Sub-Total CQS 3 Sub-Total IC

Total Goods

PROCUREMENT PLAN FOR SELECTION OF CONSULTANT

No. Activity * Reference No. Project Sub-Comp.Estimated Cost (USD)

1

2

Proc. Method Review

Schedule

Total

(11)

Form 3C

Contract Procurement Contract Supplier/ Nationality Contract Contract Amount

Description Method /ii Number /iii Contractor Currency Value Invoice No.SPM/WA Date of SPM Amount Amount

No. Description to date (Rp.) (US$) (Rp.) (US$)

IDR GRAND TOTAL IDR

TOTAL EIP-1 T O T A L

AWP 1 BATCH 1 YEAR 2002

Disbursement Payment Realization

1

Remaining Amount _{Code Cat -} Comp.

Health Professional Education Quality Contract Expenditure Report (Goods) for the quarter ended ………

Note

(12)

Form 3D

Selection Contract Contract Consultant Nationality Contract Contract Amount Remaining Remaining Expenditure

Method /ii Number /iii Description Currency Value Invoice Amount Amount Equiv. To Amount Contract Amount Contract Type /iv

No. Description to date ( Rp.) (US$) Rp. (Rp.) (US$)

0.00 0.00

0.00 0.00

IDR _0.00 - 0.00

USD _0.00 0.00

NOTES

/i : This report provides procurement information for the project from inception to the latest reporting date. /ii: Each method in Procurement Guidelines should be shown separately.

/iii: Amendments should be included as an additional line with the same contract number and should indicate the amendment number. /iv: Foreign, Local (ex factory) or local (other).

QCBS = Quality and Cost-based Selection CQS = Consultant Qualification IC = Individual Consultant

Disbursement Payment Realization

Health Professional Education Quality Contract Expenditure Report (Consultants' Services) /i

for the quarter ended …………..

TOTAL

1

Category _{No. SPM/WA} _Date Code Cat. _{- Comp.}

(13)

UNIVERSITY Curency Proposal Commitment Remaining

Approved Year Undisbursed Discrepancy Not Yet paid Grant Allocation

Number Date Amount Cummulative to Date

2 3 4 5 6 7 8 9 10=3-6 11 12 13=3-(6+11+12) 1 IDR USD 2 3 4 5 6 7 8 0.00

Health Professional Education Quality Project (HPEQ) PMM

Disbursement & Expenditures Status

For the reporting period … in USD … DIPA Budget Approved Payment Realization from KPPN Payment Realization (SPM) TOTAL 1 No.

Sub Total Qurrent Year Sub Total Qummulative Sub Total Qurrent Quarter

(14)

II. Laporan Keuangan IFR untuk PTS dan PT BHMN

Interim Financial Report (IFR) untuk PTS dan PT BHMN pada prinsipnya sama, kecuali ada tambahan Form Laporan Aktivitas Rekening Khusus (Special Account Activity Statement) yaitu Form 1D-1 dan 1D-2.

Laporan Aktivitas Rekening Khusus (Special Account Activity Statement) Laporan ini menyajikan status rekening PIU untuk satu periode laporan. Laporan ini disiapkan oleh PIU dengan melakukan rekonsiliasi laporan rekening PIU dengan pengeluran yang dilakukan oleh PIU.

Form untuk PTS dan PT BHMN

Interim Financial Report (IFR) Quarterly Report

Table of Contents

Financial Report

1A Project Sources and Uses of Funds

1C Project Cash Forecast

1D-1 PIU Bank Account Activity Statement - IDR ID-2 P IU Bank Account Activity Statement - USD

1E Disbursements and Expenditures Status for Grant Fund

1F Summary Statement Expenditures for Contract subject to Prior Review

1G Summary Statement Expenditures for Contract NOT subject to Prior Review

Project Progress Report

2B Output Monitoring Report (Unit of Output by Project Activity) - need to be discussed

Procurement Management Report

3-A Procurement Process Monitoring (Goods and Works)

3-B Procurement Process Monitoring (Consultants’ Services)

3-C Contract Expenditure Report (Goods and Works)

(15)

1D-1 Health Professional Education Quality

Bank : Account No. :

IDR

Part I

1. Cummulative advances to end of current reporting period 150

2. Cummulative expenditures to end of last reporting period 30

3. Outstanding advances to be accounted (1-2) 120

Part II

4. Opening balance at beginning of reporting period (as of …………...) 70

5. Add/Substract:Cummulative adjustments (if any) *

6. Advances from the DGHE-IU during reporting period 50

7.add 5 and 6

8. Outstanding advances to be accounted for (4+7) (must be same as item 3) 120

9. Closing balance at end of current reporting (as of ………….…) 20

10. Add/substract: Cummulative adjusment (if any) **

11. Expenditures for current reporting period 100

12. Add 10+11

13. Add 9+12 120

14. Difference (if any) 8-13 ***

Part III

15. Total Forecasted amount to be paid by DGHE-IU 16. Less: Closing balance (as per item 9)

17. Cumulative adjustment (if any) **** 18. Add 16+17

19. Cash requirement from DGHE-IU for next six months (15-18) 20. Amount requested for advance to (rounding)

===================

* Explanation for item 5 (if not zero): Amount (+/-) Remarks

** Explanation for item 10 (if not Zero): Amount (+/-) Remarks

*** Explanation for item 14 (if not Zero): Amount (+/-) Remarks

**** Explanation for item 17 (if not Zero): FMR & AW Ref. Amount (+/-) Remarks

PIU Bank Account Activity Statement for the Reporting Period …….

must reconcile with Expenditures in this Quarter fromHEI-IU's Journal/Rekening Koran must reconcile with Form 1C, Column (4+6) must be same as item 3

(16)

1D-2

Bank : Account No. :

USD

Part I

1. Cummulative advances to end of current reporting period 150

2. Cummulative expenditures to end of last reporting period 30

3. Outstanding advances to be accounted (1-2) 120

Part II

4. Opening balance at beginning of reporting period (as of …………...) 70

5. Add/Substract:Cummulative adjustments (if any) *

6. Advances from the DGHE-IU during reporting period 50 7.add 5 and 6

8. Outstanding advances to be accounted for (4+7) (must be same as item 3) 120

9. Closing balance at end of current reporting (as of ………….…) 20

10. Add/substract: Cummulative adjusment (if any) **

11. Expenditures for current reporting period 100

12. Add 10+11

13. Add 9+12 120

14. Difference (if any) 8-13 ***

Part III

15. Total Forecasted amount to be paid by DGHE-IU 16. Less: Closing balance (as per item 9)

17. Cumulative adjustment (if any) **** 18. Add 16+17

19. Cash requirement from DGHE-IU for next six months (15-18) 20. Amount requested for advance to (rounding)

===================

* Explanation for item 5 (if not zero): Amount (+/-) Remarks

** Explanation for item 10 (if not Zero): Amount (+/-) Remarks

*** Explanation for item 14 (if not Zero): Amount (+/-) Remarks

**** Explanation for item 17 (if not Zero): FMR & AW Ref. Amount (+/-) Remarks

PIU Bank Account Activity Statement for the Reporting Period …….

must reconcile with Expenditures in this Quarter fromHEI-IU's Journal/Rekening Koran must reconcile with Form 1C, Column (7) must be same as item 3

2. Batas Waktu Pelaporan

1. Laporan Triwulanan

Grantees harus menyerahkan laporan paling lambat 15 hari setelah akhir triwulan berjalan.

2. Laporan Tahunan