ADMINISTRASI DAN SISTEM PELAPORAN MANAGEMEN KERJA

(1)

ADMINISTRASI DAN SISTEM

(2)

The Continuous Improvement Model

People

Multi-disciplinary teams

working together to

administer company

businesses in the most

profitable manner.

Process

Integrated operational

processes focus on improving

productivity, cost efficiency,

standard & quality.

Technology

Research & Innovation,

information networking to

enhance knowledge and serve

as tools for analysis and

decision making.

(3)

Framework of Effective Implementation

50 - 100 Items 3 - 5 Items

1 KPI

- Leading Indicators _{- Value} _Ultimate

- Kg _{Final KPI}

"Right Rules" - Culture - Hard Comp./Training - OQC (IPS) - SDA

Implementation

SOP

New Thing

New Way

Standard & Measurement

Technical Manual

_Procedure

Working Instruction Do the Right Thing Do It Right

KPI'SMain

Result

Productivity, Quality & Cost

Efficiency

$/

RP

Adminis-tration CONTENT UNDER- STANDING

OWNERSHIP RE- _IMPROVEMENT

(4)

(5)

Fungsi Administrasi

PENUNJUK ARAH

Perencanaan Kerja

Organisasi Kerja

Evaluasi Kerja

PEMBENAR ARAH

Analisa Hasil Kerja

Analisa terhadap Kesalahan

Data/Angka

(6)

Tujuan Administrasi

Menguasai Sumber Daya

Menggunakan Sumber Daya

Mengetahui Hasil Kerja

Menentukan Target Selanjutnya

Memudahkan Dalam Analisa

(7)



Adm. Panen



_{Adm. Pemupukan}



Adm. Penyemprotan



_{Adm. Perawatan TM &}

TBM



_{Adm. Bibitan, Tanam Baru}

dan Land Claering



_{Adm. Umum}

(8)

Administrasi Panen

1 Peta Seksi Panen Divisi Board Ruang Umum + Asisten Asisten Divisi U 2 Kinerja Kegiatan Potong Buah Board Ukuran A4 Ruang Umum MPB S 3 Histogram Produksi Bulanan Board Ruang Asisten Asisten Divisi U 4 Pusingan Potong Buah Board Ukuran A4 Ruang Asisten Mandor 1 U 5 Historis Produksi per Blok(Ton/Ha) Board Ruang Asisten Kerani Divisi U 6 Measurement Paramater Produksi Board A3 Ruang Asisten Asisten Divisi S 7 Monitoring Quality Check Potong Buah Board A4 Ruang Asisten Kerani Divisi S 8 Monitoring Quality Check Transport Board A4 Ruang Asisten Kerani Divisi S 9 Quality Check Potong Buah & Transport File Ruang Asisten Asst, M-1, MAB,MPB U 10 Daftar Pembagian Hancak Board (Disesuaikan) Ruang Asisten MPB S

11 Monitoring Produksi Harian Board Ruang Umum MAB U

12 Peringkat Kinerja Potong Buah Board A4 Ruang Umum Kerani Buah U

13 Surat Pengantar Buah File Rak File Asisten Divisi U

14 Taksasi Harian File Rak File MPB U

15 Monitoring Taksasi Harian Board (Disesuaikan) Ruang Umum Mandor - 1 U

16 Buku Penerimaan TBS File Rak File Kerani Buah U

17 Premi Potong Buah Harian File Rak File Kerani Buah U

18 Notes Potong Buah File Rak File Kerani Buah U

19 Monitoring Biaya Panen File Rak File Asisten Divisi U

20 Historis Produksi (Crop Book) File Meja Kerani Divisi Kerani Buah U

(9)

Administrasi Pemupukan

1 Monitoring Quality Check Pemupukan

Board A4

Ruang Asisten

Kerani Divisi

S

2 Daftar Pembagian Hancak Pemupukan

Board (Disesuaikan)

Ruang Asisten

Mandor TKP

S

3 Check List Peralatan / Perlengkapan Until

Board A4

Rumah TKP

Mandor Until

U

4 Check List peralatan / Perlengkapan TKP

Board A4

Rumah TKP

Mandor TKP

U

5 Program dan Realisasi Kerja Pemupukan

Board

Ruang Asisten + Rumah TKP Kerani Divisi + Koord TKP

U

6 Monitoring Stock Pupuk

Board

Ruang Umum + Rumah TKP Kerani Divisi + Koord TKP

U

7 Rencana Pemupukan Harian

Board A4

Ruang Asisten

Asisten Divisi

U

8 Quality Check Pemupukan Ecer & Tabur

File

Ruang Asisten

Asst.Div.; Koord TKP, Mandor TKP U

9 Quality Check Pemupukan Langsir & Until

File

Ruang Asisten

Asst.Div.; Koord TKP, Mandor TKP U

10 Buku Rekomendasi Pemupukan (Buku Kuning)

File

Meja Asisten

Asisten Divisi

U

11 Bon Permintaan Bahan / Barang

File

Meja Kerani Divisi

Asisten Divisi

U

12 Monitoring Pemakaian Bahan

File

Meja Kerani Divisi

Kerani Divisi

U

(10)

Administrasi Semprot

1 Papan Monitoring Prestasi Kerja harian

Board

Unit TKS

Mandor TKS

U

2 Peringkat Kinerja Penyemprotan

Board A4

Ruang Umum dan TKS

Kerani Divisi

U

3 Program dan Realisasi Kerja Penyemprotan

Board

Ruang Umum dan TKS

Asisten Divisi

U

4 Monitoring Stock Bahan Agrochemical

Board

Rumah TKS

Kerani Divisi

U

5 Check List Peralatan / Perlengkapan Penyemprotan

Board A4

Rumah TKS

Mandor TKS

U

6 Bon Permintaan Bahan/Barang

File

Meja Kerani Divisi

Asisten Divisi

U

7 Rencana Kerja Semprot Harian

Board A4

Ruang Umum dan TKS

Asisten Divisi/Koord. TKS

U

8 Monitoring Spare-Part Alat Semprot

Board A4

Rumah TKS

Koord. TKS/Mandor TKS

U

9 Buku Pemeliharaan dan Prestasi Alat Semprot

Buku

Rumah TKS

Koord. TKS/Mandor TKS

U

10 Prestasi Tim Kerja Semprot

Board A4

Ruang Umum dan TKS

Koord. TKS/Mandor TKS

U

11 Monitoring Biaya Penyemprotan Gulma

File

Ruang Umum dan TKS

Asisten Divisi/Koord. TKS

U

12 Survey Kerapatan Gulma

File

Meja Mandor 1

Mandor TKS

U

13 Quality Check Semprot

FIle

Ruang Asisten

Asst.Div.; Koord.TKS, Mandor

U

14 Monitoring QC Semprot

Board A4

Ruang Asisten

Kerani Divisi

S

15 Formulir Kalibrasi

File

Ruang Asisten

Mandor TKS

U

(11)

Administrasi Perawatan (LC+ TBM & TM)

1 Program Kerja Perawatan dan Realisasi & Peta

Board A4

Ruang Umum

Asisten Divisi

U

2 Monitoring Pemakaian Tenaga dan Prestasi Kerja

Board A4

Ruang Umum

Kerani Divisi

U

3 Measurement Paramenters

Board A3

Ruang Asisten

Asisten Divisi

S

4 Program Kerja Khusus (JJK, Silpit etc.)

Board A4

Ruang Umum

Asisten Divisi

U

6 Monitoring Tanam dan Sisip KS Per Blok

File

Meja Asisten

Mandor Tanam & Sisip

U

7 Rekapitulasi Tanam dan Sisip KS

File

Meja Asisten

Mandor Tanam & Sisip

U

8 Monitoring Penanaman Kacangan (MB & PJ+CM)

File

Meja Asisten

Mandor Tanam & Sisip

U

9 Monitoring Prestasi Kerja Perawatan

File

Meja Mandor 1

Mandor Perawatan

U

(12)

Administrasi Umum

1 3 Peta Infrastruktur (Jalan;Jembatan;Parit;Area Marginal)Board (Disesuaikan) Ruang Umum Mandor 1 U 2 Peta Areal Tanam Board (Disesuaikan) Ruang Umum Mandor 1 U 3 Peta Pondok / Emplacement Board (Disesuaikan) Ruang Umum Mandor 1 U 4 Rekapitulasi Absensi Mandoran Board (Disesuaikan) Ruang Umum Kerani Divisi U 5 Monitoring Turn Over Karyawan Board A3 Ruang Asisten Kerani Divisi U 6 Struktur Organisasi Board (Disesuaikan) Ruang Umum Mandor 1 U 7 Individual Target Board A4 Ruang Umum Mandor 1 S 8 Rencana Kerja Harian Board (Disesuaikan) + File Luar + File Ruang Asisten Asisten Divisi U 9 Rencana Kerja Bulanan Board (Disesuaikan) Ruang Asisten + File R. Asisten Asisten Divisi U 10 Buku Apel Sore File Ruang Umum Mandor 1 S 11 Daftar Nama Karyawan (Buku Personalia) File Rak File Kerani Divisi U 12 Daftar Karyawan H1 dan H2 Board A4 Ruang Umum Kerani Divisi S 13 Absensi Karyawan FIle Rak File Mandor Perawatan U 14 Daftar Premi Kerja Karyawan File Rak File Mandor Perawatan U 15 Laporan Harian Mandor Buku Mandor Rak File Mandor Perawatan U 16 Laporan Harian Asisten Buku Asisten Rak File Asisten Divisi U 17 Laporan Bulanan Asisten Buku Asisten Rak File Asisten Divisi U

(13)

Sistem Pelaporan Agronomi (SPA)

•Sistem Pelaporan Agronomi

merupakan indikator dalam

meneropong kondisi

lapangan/ kebun dan kinerja

unit kerja secara periodik.

•Standarisasi SPA merupakan

kelanjutan dari Standarisasi

(14)

Flow Chart Sistem Pelaporan Agronomi (SPA)

ADMINISTRASI DAN SISTEM PELAPORAN AGRONOMI

Divisi

LHM

Dibuat Oleh: Mandor Waktu: H-0 Jam 06/16 RKB

Dibuat Oleh: Asisten Waktu : Tgl 15

RKT

Dibuat Oleh: Asisten Waktu: Sblm Budget

RKH

Dibuat Oleh: Asisten Waktu: H-1 Jam 16

LHA

Dibuat Oleh: Asisten Waktu: H+1 Jam 09

LBA

Dibuat Oleh: Asisten Waktu: Tgl 2

Kebun Wilayah Kantor Pusat

Standarisasi Adm. Divisi 1. Panen

2. Pemupukan 3. Penyemprotan 4. Perawatan TBM & TM 5. Bibitan, LC dan Tanam Baru

6. Umum

LBM

Dibuat Oleh: Manager Waktu: Tgl 6 & 8

Data Keuangan, Traksi dan Lain-lain (Kas & Bank, BAPP, Piutang, Gaji, Alokasi Transit, Amortisasi dll.)

LBK

Dibuat Oleh: Kasie/KTU Waktu: Tgl 10 LHK Dibuat Oleh: Staf Kawil/Agrotech Waktu: H+1 Jam 08 LBMM Dibuat Oleh: POA DAN BC DEPT.

Waktu: Tgl 5 LB FISIK Dibuat Oleh: Staf Kawil/Agrotech Waktu: Tgl 3 LBD Dibuat Oleh: POA, BC & FAC DEPT.

Waktu: Tgl 15

Keterangan:

RKT : Rencana Kerja Tahunan RKB : Rencana Kerja Bulanan RKH : Rencana Kerja Harian LHM : Laporan Harian mandor LHA : Laporan Harian Asisten LBA : Laporan Bulanan Asisten LBM : Laporan Bulanan Manager LHK : Laporan Harian Kawil LBF : Laporan Bulanan Fisik LBK : Laporan Bulanan Kawil