PROGRAM KERJA SATUAN PENGAWAS INTERN (SPI) BLU RSUD H. BOEJASIN TAHUN 2017
I. Pendahuluan
Rumah Sakit sebagai sebuah organisasi memiliki tujuan yang harus dicapai, dalam hal ini adalah pemberian pelayanan kesehatan yang bermutu terhadap para pelanggan baik internal maupun eksternal.Undang-undang nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit mengisyaratkan bahwa Rumah Sakit harus memiliki standar pelayanan yang harus dicapai dalam setiap aspek kegiatannya. Untuk mencapai standar tersebut rumah sakit harus memiliki organisasi yang efektif, efisien dan akuntabel.
Organisasi Rumah Sakit disusun dengan tujuan untuk mencapai Visi dan Misi Rumah Sakit dengan menjalankan tata kelola organisasi dan tata kelola klinis yang baik melalui pelaksanaan prinsip utama manajemen, yaitu planning, organizing, actuating, dan controling.Dengan menjalankan keempat prinsip tersebut secara baik dan benar sehinggaakan menghasilkan pengelolaan sistem manajemen suatu rumah sakit yang baik pula.
II. Latar Belakang
Dalam perjalanannya, pengelolaan Rumah Sakit sebagaimana sebuah organisasi, juga rawan terjadi penyimpangan – penyimpangan. Penyimpangan yang terjadi seperti pemberian layanan, bukan tidak mungkin bisa beresiko terhadap pasien, bahkan kematian pasien dan berlanjut pada tuntutan hukum. Begitu juga bila yang terjadi adalah penyimpangan terhadap pengelolaan administrasi seperti keuangan dan aset, bisa menjadi ancaman tindak kecurangan atau korupsi. Apapun bentuk penyimpangannya, potensial akan menimbulkan kerugian terhadap masyarakat dan negara. Oleh karena itu rumah sakit membentuk Satuan Pengawas Intern (SPI) sebagai pelaksana dari salah satu fungsi manajemen (controlling) sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 60 tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern dan SK Menkes Nomor 938/Menkes/SK/XI/1992 tentang perlunya pembentukan SPI pada rumah sakit.
Salah satu fungsi keberadaan SPI adalah untuk melakukan audit terhadap pelaksanaan manajemen dalam sebuah organisasi. Audit internal adalah kegiatan assurance dan konsultasi yang independent dan objektif, yang dirancang untuk memberikan nilai tambah dan meningkatkan kegiatan operasional organisasi. Audit internal membantu organisasi untuk mencapai tujuannya, melalui suatu pendekatan yang sistematis dan teratur untuk mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas pengelolaan resiko, pengendalian, dan proses governance, Hiro Tugiman dalam buku “Standar Profesi Audit Internal” (2004;9).
Pengendalian internal diperlukan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi, menjamin ketelitian dan kebenaran laporan keuangan atau informasi dari organisasi, serta mendorong agar manajemen dalam organisasi patuh terhadap hukum dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Hal tersebut dilaksanakan untuk menghindari dari kemungkinan tuntutan hukum dalam proses pelaksanaan fungsi manajemen rumah sakit.
Dalam penyelenggaraan rumah sakit, keberadaan SPI diharapkan dapat menjadi mitra kerja yang baik bagi manajemen dalam menilai setiap kegiatan yang diselenggarakan oleh Rumah Sakit dan juga dituntut untuk profesionalisme dalam menajalankan fungsinya. Sikap profesionalisme yang ditunjukkan berarti memiliki tanggungjawab dan berprilaku yang lebih dari sekedar memenuhi undang-undang dan peraturan masyarakat, Arents at all (2005;78). Sebagai seorang profesional auditor internal mengakui tanggungjawab terhadap klien dan terhadap rekan se-profesi.
Rumah sakit merupakan fasilitas pelayanan kesehatan masyarakat juga perlu diadakan audit operasional, karena manajemen rumah sakit harus dapat menciptakan serta mendorong pelayanan yang terbaik bagi masyarakat, baik itu dari segi pelayanan, kinerja pegawai, persediaan obat-obatan dan alat-alat medis yang memadai serta kegiatan operasional lainnya. Berdasarkan hal tersebut manajemen rumah sakit perlu mendorong efektivitas pelayanan kesehatan masyarakatnya, untuk meningkatkan kinerja pelayanan di rumah sakit perlu adanya audit operasional manajemen rumah sakit dalam pengelolaan pelayanan kesehatan. Satuan Pengawas Intern (SPI) dengan paradiqma baru yaitu sebagai konsultan dalam pelaksanaan
operasional dan fungsi manajemen di rumah sakit serta unit kerja yang membantu top manajer dalam mengawasi dan mengevaluasi pengendalian sistem manajemen dan pelayanan rumah sakit sehingga mengarahkan jalannya manajemen dan operasional rumah sakit ke jalur yang benar.
Satuan Pengawas Intern (SPI) dalam melaksanakan tugas dan fungsinya dibentuk kepengurusan organisasi untuk kelancaran dalam melaksanakan kegiatannya. Susunan organisasi yaitu terdiri dari :
1. Ketua merangkap anggota 2. Wakil Ketua merangkap anggota 3. Sekretaris merangkap anggota
4. Anggota 4 (empat) orang, terdiri dari : - Unsur Administrasi
- Unsur Medis
- Unsur Keperawatan - Unsur Penunjang
Perkembangan pengelolaan rumah sakit, baik dari aspek manajemen maupun operasional sangat dipengaruhi oleh berbagai tuntutan dari lingkungan, yaitu rumah sakit dituntut untuk memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu, dan biaya pelayanan kesehatan terkendali sehingga akan berujung pada kepuasan pasien. Usaha pemerintah untuk dapat memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu dengan biaya yang terjangkau yaitu membentuk rumah sakit BLU. Untuk dapat memberikan pelayanan yang berkualitas dengan harga terjangkau, rumah sakit BLU membutuhkan pengelolaan keuangan yang baik. Pengelolaan Keuangan BLU telah diatur dalam Peraturan Pemerintah RI No. 23 tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum.Rumah Sakit Badan Layanan Umum (BLU) merupakan lembaga yang diberikan kewenangan untuk mengelola keuangannya sendiri. Sehingga, laporan keuangan BLU sangat penting untuk disusun dengan baik. III. Visi dan Misi
a. Visi SPI :
“Mitra Strategis Manajemen mencapai Rumah Sakit yang Handal dan Akuntabel”
b. Misi :
1. Meningkatkan kompetensi SDM Auditor (Anggota SPI) ber-Standar Profesi Audit Internal (SPAI).
2. Meningkatkan Tim Work kemampuan komunikasi SPI, menjadi tenaga konsultan dan advicer manajemen yang professional dan handal.
3. Melakukan reviu, audit terhadap laporan keuangan dan sumber daya RSUD H. Boejasin lainnya secara berkala dan berkesinambungan.
4. Melakukan monitoring dan evaluasi atas tindak lanjut Laporan Hasil Audit (LHA).
IV. Tujuan
1. Tujuan Umum
Untuk memastikan kehandalan sistem pengendalian internal RSUD H. Boejasin melalui fungsi penilaian dan pengawasannya.
2. Tujuan Khusus
a. Untuk meyakinkan pengelolaan system manajemen sesuai dengan aturan dan perundangan yang berlaku
b. Untuk meyakinkan sistem pengelolaan dan pelaporan keuangan RSUD H. Boejasin sesuai dengan Sistem Akuntantsi Keuangan (SAK) dan Sistem Akuntansi Pemerintah (SAP)
c. Untuk meyakinkan proses pelayanan medis sesuai dengan Standar Pelayanan Medis (SPM) dan Standar Pelayanan Minimal (SPM)
d. Untuk meyakinkan proses pelayanan keperawatan sesuai dengan Standar Asuhan Keperawatan (SAK), Standar Pelayanan Minimal (SPM), dan Standar Operasional Prosedur (SOP).
V. Program dan Kegiatan SPI
A. Program Kerja Bidang Sekretariatan SPI, dengan kegiatan sbb: 1. Penataan administrasi SPI
2. Penataan inventaris peralatan dan perlengkapan sekretariatan 3. Membuat dan menyusun Rencana Kerja Tahunan (RKT) 4. Menfasilitasi kegiatan administrasi auditor
5. Pengaturan rapat rutin intern dan rapat lainnya yang diperlukan 6. Menyusun program pengembangan Sumber Daya manusia (SDM) 7. Menyusun Chapter SPI
8. Menyusun Laporan Hasil Reviu dan Laporan Hasil Audit 9. Menyusun Laporan Triwulan, Semester dan Tahunan SPI.
B. Program Kerja Bidang Keuangan, Administrasi dan Penunjang, dengan kegiatan sbb:
1. Melakukan reviu atas Laporan Keuangan Tahunan tahun 2016 2. Melakukan reviu atas Laporan Keuangan Triwulan I tahun 2017 3. Melakukan reviu atas Laporan Keuangan Triwulan II tahun 2017 4. Melakukan reviu atas Laporan Keuangan Triwulan III tahun 2017 5. Melakukan reviu atas Laporan Keuangan Semester I tahun 2017 6. Melakukan audit terhadap pendapatan rumah sakit
7. Melakukan evaluasi terhadap Kegiatan Kerja Sama Operasional (KSO) RSUD H. Boejasin.
8. Melakukan reviu dan audit Administrasi Umum dan Kepegawaian
9. Melakukan evaluasi terhadap Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) tahun 2016 10.Melakukan reviu terhadap rencana kerja tahun (RKT) tahun 2016
11. Melakukan evaluasi terhadap efisiensi penggunaan Obat dan BHP tahun 2016
12.Melakukan audit terhadap Apotek RSUD H. Boejasin
13.Melakukan evaluasi terhadap pemeliharaan sarana dan prasarana RSUD H. Boejasin
14.Evaluasi terhadap kebutuhan SDM rumah sakit
C. Program Kerja Bidang Pelayanan Medis dan Keperawatan, dengan kegiatan sbb:
1. Reviu dan audit terhadap penerapan dan pelaksanaan SPM pada rawat jalan
2. Reviu dan audit terhadap penerapan dan pelaksanaan SOP pada rawat jalan
3. Reviu dan audit terhadap penerapan dan pelaksanaan SPM pada rawat inap
4. Reviu dan audit terhadap penerapan dan pelaksanaan SOP pada rawat inap
5. Reviu dan audit terhadap penerapan Standar Pelayanan Medis (SPM) 6. Reviu dan audit terhadap penerapan Standar Asuhan Keperawatan (SAK) VI. Cara Melaksanakan Kegiatan
1. Inspeksi
Inspeksi merupakan cara memperoleh bukti dengan mempergunakan panca indra terutama mata untuk memperoleh pembuktian atas sesuatu keadaan
atau suatu masalah pada saat tertentu. Inspeksi merupakan usaha auditor untuk memperoleh bukti-bukti secara langsung, yang berarti auditor sendiri yang harus berada disaat keadaan atau masalah tersebut ingin dibuktikan. 2. Observasi
Observasi atau pengamatan adalah cara memperoleh bukti dengan mempergunakan panca indra terutama mata, yang dilakukan secara kontinyu. Hal tersebut dilakukan selama kurun waktu tertentu untuk membuktikan sesuatu keadaan atau masalah.
3. Tanya Jawab
Teknik tanyajawab ini berkenaan dengan pertanyaan-pertanyaan untuk memperoleh pembuktian. Tanyajawab dapat dilakukan dengan cara :
a. Tanyajawab secara lisan (Wawancara) b. Tanyajawab secara tulisan.
4. Konfirmasi
Konfirmasi merupakan uapaya untuk memperoleh informasi atau penegasan dari sumber lain yang independen, baik secara lisan maupun secara tertulis dalam angka pembuktian audit.
Jenis konfirmasi dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu : a. Lisan
b. Tulisan, terdiri dari dua macam, yaitu : - Konfirmasi positif
- Konfirmasi negative 5. Analisis
Teknik analisis merupakan memecah atau menguraikan sesuatu keadaan atau masalah kedalam beberapa bagian atau elemen dan memisahkan bagian tersebut untuk digabungkan dengan keseluruhan atau dibandingkan dengan yang lain.
6. Perbandingan
Perbandingan adalah usaha untuk mencari persamaan dan perbedaan antara dua atau lebih gejala atau keadaan.Hasil dari perbandingan kemudian dilanjutkan dengan melakukan analisis sebab-sebab terjadinya penyimpangan.
7. Pemeriksaan Bukti-bukti Tertulis (vouching dan verifikasi)
Teknik vouching yaitu suatu langkah pemeriksaaan authentik tidaknya serta lengkap tidaknya bukti yang mendukung suatu transaksi.Sedangkan verifikasi adalah istilah yang digunakan dalam arti umum untuk memeriksa ketelitian tentang perkalian, penjumlahan, pembukuan, dan eksistensinya.
8. Rekonsiliasi
Teknik Rekonsiliasi yaitu penyesuaian antara dua golongan data yang berhubungan tetapi masing-masing dibuat oleh pihak-pihak yang independen untuk mendapatkan data yang benar.
9. Trasir
Trasir merupakan cara memeriksa dengan jalan menelusuri proses suatu keadaan, kegiatan maupun masalah sampai pada sumber atau bahan pembuktiannya.
10.Rekomputasi
Rekomputasi merupakan cara menghitung kembali kalkulasi yang telah ada untuk menetapkan kecermatannya.
11. Scanning
Scanning berarti melakukan penelaahan secara umum dan cepat untuk menemukan hal-hal yang memerlukan audit lebih lanjut.
VII. Sasaran
Sasaran Satuan Pengawas Intern (SPI) rumah sakit yaitu : 1. Pelayanan Administrasi dan Keuangan
2. Administrasi Pelayanan Medis
3. Admnistrasi Pelayanan Keperawatan 4. Administrasi Pelayanan Penunjang. VIII. Skedul
Skedul pelaksanaan kegiatan Satuan Pengawas Intern (SPI) RSUD H. Boejasin terlampir.
IX. Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan Pelaporan Kegiatan. A. Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan.
Evaluasi pelaksanaan program kegiatan Satuan Pengawas Intern (SPI)akan dilakukan setiap 3(tiga) bulan sekali, dan langsungdievaluasi oleh kepala Satuan Pengawas Intern (SPI). Setiap dilakukan proses evaluasi terhadap pencapaian kinerja, maka akan dibahas dan diadakan diskusi bersama antara fungsional umum di SPI untuk mengetahui proses pelaksanaan dan hasil yang dicapai dalam periode tersebut. Apabila terdapat kendala dan hambatan dalam pelaksanaan program yang tidak sesuai dengan rencana maka akan dicari solusi untuk pemecahannya agar tidak mengakibatkan terjadi gangguan terhadap program-program yang lain. Tabel format untuk evaluasi pencapaian kinerja setiap triwulan sebagai berikut :
Tabel
Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan Per-Triwulan Triwulan : ... Tahun : ... No Uraian Tugas/Kegiatan Target Pencapaia n Realisas i Kendala/Hambata n Solusi Ket 1 2 B. Pelaporan Kegiatan
Evaluasi laporan kegiatan akan dibuat dalam bentuk tabel yang memuat uraian kegiatan, target, capaian, kendala / permasalahan yang dihadapi, serta keterangan. Dengan format yang sedemikian maka akan dapat melihat hasil capaian (kinerja) selama 3 (tiga) bulan berjalan program yang ada. Laporan tersebut akan dibuat secara tertulis dan disampaikan kepada Kepala SPI. Kemudian Kepala SPI beserta bagian kesekretariatan SPI akan membuat rekapitulasi terhadap semua laporan evaluasi kegiatan untuk disampaikan kepada Direktur sebagai atasan langsung.
X. Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan A. Pencatatan dan Pelaporan
Semua kegiatan yang dilaksanakan di lingkungan SPI dalam melaksanakan program yang telah disusun sesuai dengan skedul akan dibuat catatan yaitu Kertas Kerja Audit (KKA). Catatan-catatan tersebut akan menjadi bukti yang autentik serta juga sebagai dokumen untuk pemeriksaan dan evaluasi audit yang telah dilaksanakan. Kertas Kerja Audit (KKA) juga sebagai dokumen dan bukti terhadap pemeriksaan yang dilakukan oleh auditor eksternal.
B. Evaluasi Kegiatan
Evaluasi sistem pelaporan yang disusuntim SPI terhadap kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan skedul adalah hasil reviu dan audit terhadap suatu bidang pelayanan disusun dalam bentuk laporan tertulis yang akan disampaikan langsung kepada Direktur pada akhir tahun berjalan. Isi laporan dimaksud mencakup temuan, kesimpulan, dan rekomendasi dari hasil reviu / audit yang telah dilaksanakan oleh tim SPI menjadi masukan dalam pengambilan suatu kebijakan dan keputusan.
Pelaihari, 1 November 2016 Ketua Satuan Pengawas Intern (SPI)
dr. H. Apriyanto HK,Sp. PD Menyetujui
Direktur RSUD H. Boejasin
CONTOH LAPORAN KERJA SPI 1. Unit Kerja IGD:
Di Unit kerja IGD kejadian tidur bersama-sama masih dijumpai 6 kali kejadian sementara frekuensi di periode lalu 7 kali kejadian. Terjadi kekosongan perawat 1 kali dikarenakan sedang membantu atau berada di ruangan lain. Kejadian yang negatif lain ialah dijumpai 2 kali yakni ruangan kotor, sampah kasa berserakan sementara perawat dan CS tidak ada koordinasi. Kejadian tidur di lantai dua / tempat lain yang tersembunyi sehingga mempersulit pelayanan tatkala keadaan darurat membutuhkan tenaga yang siap sedia masih seringkali terjadi dan sudah disampaikan ke HRD untuk tindak lanjut.
2. Unit Kerja RM
Tidur masih bersama-sama, tidak ada pergantian sehingga dalam menerima pasien dalam keadaan tidak “siaga” sama sekali. Seringkali pula dijumpai tidur di lantai dua sehingga mempersulit pelayanan ketika dibutuhkan.
3. IBS
IBS sering dijumpai operasi selesai sebelum jam 12 malam tetapi sedikit sekali dari perawat-perawat tersebut yang bisa melaksanakan sholat shubuh berjamaah di masjid. Dan beberapa kali malah perawat keluyuran ke warung di depan untuk menonton bola dan lainnya. Pada malam hari pernah pula kejadian musik dangdut terdengar di ruangan OK yang mana hal tersebut sudah berkali-kali diingatkan tentang haramnya musik.
4. ICU
Di ICU sering terjadi kekurangan tenaga dikarenakan perawat tidak hadir dengan alasan sakit dan kurang terkoordinirnya pelayanan di ICU dikarenakan belum adanya koordinator, hal ini semoga sudah bisa teratasi dengan ditunjuknya beberapa penanggung jawab dan koordinator ICU.
Kunci ICU senantiasa terkunci sehingga tidak bisa dideteksi apakah perawat sedang tidur atau tidak. Hal ini penting diperhatikan karena SPI membutuhkan kewenangan untuk mengontrol.
5. Jamkesmas
- Kekurangan tenaga, sering terjadi jaga malam perawat hanya 1 orang dalam keadaan pasien cukup banyak. Solusinya ialah dengan mobilisasi perawat atau ditambah SDM perawat nya.
- Permasalahan yang lain ialah dengan trend pasien jamkesmas yang kian hari kian bertambah, hendaknya masalah SDM ini mendapat perhatian.
- Perawat wanita IGD sering dijumpai pada malam hari tidur di Jamkesmas, solusinya ialah perawat IGD wanita diharuskan berkumpul di ruang ICU kecuali atas tugas Supervisi keperawatan harus membantu di ruangan selain ICU.
6. Tulip
- Jadwal standby sudah mulai hilang kembali, sehingga tidur bersama-sama kembali terjadi di ruangan IRNA Tulip.
- Pembagian tanggung jawab pasien di ruangan kepada perawat (primary care) perlu ditegakkan kembali.
7. Chrisan
- Pintu ruangan dikunci terkadang terjadi sehingga mempersulit kontrol apakah perawat terjaga ataukah tidur dengan nyamannya. Bahkan pernah juga perawat tidur di bed pasien.
- Jadwal standby sudah tidak ada lagi di papan tulis. 8. Lili / Aster
- Beberapa kali terjadi perawat-perawat yang senior tidur di ruangan yang tidak ada pasien sementara perawat-perawat baru ditempatkan di ruangan
9. Security
Pengamanan sekurity di waktu malam dipandang sudah cukup terkoordinir dengan baik, kelesuan pada bulan-bulan yang lalu sudah bisa dikaver oleh ekstra food (kopi) di waktu malam. Tidak pernah pula ada kejadian satpam tidur pada saat bekerja kecuali sakit, dan itupun satpam tersebut tidak tidur hanya duduk di dalam ruangan supaya tidak terkena angin.
Keluhan serupa dari petugas satpam yang lain ialah ketiadaan pos satpam yang dirasa sangat penting. Karena satpam yang banyak frekuensi kerjanya di luar ruangan pada waktu malam rawan terkena serangan cuaca dingin pada sekitar jam 2 – 4 dini hari. Hal ini bisa memperburuk kualitas pengamanan, sehingga pengadaan pos satpam sekedar melindungi petugas dari angin malam perlu diusulkan kepada pihak manajemen dan perencanaan.
10. Kasir, Laborat, Apotik, Radiologi
Secara umum gambaran kinerja Kasir, Laborat, Apotik, Radiologi di waktu malam tidak ada masalah dikarenakan walaupun sedang tidak berjaga / beristirahat, karyawan di ruangan tersebut selalu mudah dibangunkan bila sewaktu-waktu diperlukan.
Akan tetapi jika dicermati lebih lanjut, pada waktu dini hari hampir tidak ada aktifitas atau bisa dikatakan tingkat produktifitas rendah. Diusulkan untuk menganalisa beban kerja, perbaikan protap kerja.
Kinerja cleaning service sudah lebih baik semenjak ada supervisi CS, akan tetapi ada saran bahwa supervisi laundry untuk saat ini lebih dibutuhkan.
12. Dapur
Ada ucapan-ucapan tidak terjaga dari lisan para juru masak di dapur pada saat menyiapkan makanan pada waktu dini hari. Perlu diusulkan pada tim asatidzah untuk pembenahan akhlak petugas-petugas dapur, selain daripada pengadaan supervisi / pengawas untuk pengamanan aset dapur milik rumah sakit.
I. PEMECAHAN MASALAH DAN TINDAK LANJUT
Pemecahan masalah diartikan sebagai upaya untuk melakukan evaluasi dengan melakukan analisa secara pro-aktif terhadap laporan SATUAN PENGAWASAN INTERNAL yang ada untuk dilakukan pemecahan masalah dari dampak masalah yang ditimbulkan.
Penyebaran informasi permasalahan tersebut di atas kepada masing-masing ruangan sebagai bahan muhasabah, untuk kemudian ditindak lanjuti penyelesaiannya secara bersama antara manajemen dan koordinator melalui pertemuan / rapat koordinasi.
II. PENUTUP
1. Semoga dengan adanya Program SATUAN PENGAWASAN INTERNAL ini dapat menggugah kesadaran setiap personal di masing-masing unit pelayanan untuk menjunjung tinggi etika profesi dan standar pelayanan minimal yang berlaku, terbuka dan jujur dalam melaksanakan tugas. Sehingga program SATUAN PENGAWASAN INTERNAL RSU ini bisa menjadi upaya peningkatan mutu kualitas pelayanan kesehatan di masa yang akan datang.
2. Berdasarkan pantauan terhadap petugas SPI, maka diusulkan kepada nama-nama berikut ini untuk tidak direkomendasikan lagi sebagai petugas SPI, dikarenakan kesibukan kerja, seringnya tugas ke luar kota, dan sering tidak melakukan tugas jaga sesuai yang dijadwal.
