Sistem ERP
Misalkan sebuah pengecer pakaian besar ingin memperoleh keunggulan kompetitif melalui pelanggan yang unggul
Organisasi yang serius dalam meningkatkan proses bisnisnya juga akan menciptakan struktur untuk mengelola proses tersebut. Manajemen proses bisnis (BPM) dapat dianggap sebagai upaya yang disengaja untuk merencanakan, mendokumentasikan, menerapkan, dan
mendistribusikan proses bisnis suatu organisasi dengan dukungan teknologi informasi.
Untuk memperjelasnya, mari kita lihat sebuah contoh.
proses yang penting bagi berfungsinya bisnis dan proses yang dapat digunakan untuk menghasilkan keunggulan kompetitif.
Proses terbaik untuk dipertimbangkan adalah proses yang mencakup karyawan dari berbagai departemen, proses yang
memerlukan pengambilan keputusan yang tidak dapat diotomatisasi dengan mudah, dan proses yang berubah berdasarkan keadaan.
Dan jika mereka menerapkan ERP ini, dan ternyata ERP tersebut sama dengan yang dimiliki semua pesaingnya, akankah mereka menjadi lebih seperti mereka, sehingga semakin sulit untuk membedakan diri mereka?
Tidak semua proses organisasi harus dikelola dengan cara ini. Sebuah organisasi harus mencarinya
melayani. Sebagai bagian dari hal ini, mereka membentuk gugus tugas untuk mengembangkan kebijakan pengembalian mutakhir yang memungkinkan pelanggan mengembalikan pakaian apa pun, tanpa ada pertanyaan. Organisasi juga memutuskan bahwa, untuk melindungi keunggulan kompetitif yang akan dihasilkan oleh kebijakan pengembalian ini, mereka akan mengembangkan penyesuaian mereka sendiri pada sistem ERP mereka untuk menerapkan kebijakan pengembalian ini. Saat mereka bersiap untuk meluncurkan sistem,
mereka berinvestasi dalam pelatihan untuk semua karyawan layanan pelanggan, menunjukkan kepada mereka cara menggunakan sistem baru dan khususnya cara memproses pengembalian. Setelah proses pengembalian yang diperbarui diterapkan, organisasi akan dapat mengukur beberapa indikator utama tentang pengembalian yang memungkinkan mereka menyesuaikan kebijakan sesuai kebutuhan.
Misalnya, jika mereka menemukan bahwa banyak perempuan mengembalikan gaun mewah mereka setelah memakainya sekali, mereka dapat menerapkan perubahan pada proses yang membatasi – misalnya, empat belas hari – waktu setelah pembelian awal agar suatu barang dapat dikembalikan. kembali. Saat terjadi perubahan pada kebijakan pengembalian, perubahan tersebut diterapkan melalui komunikasi internal, dan pembaruan pada pemrosesan pengembalian pada sistem dilakukan. Di kami
BPM lebih dari sekedar mengotomatiskan beberapa langkah sederhana. Meskipun otomatisasi dapat membuat bisnis menjadi lebih efisien, otomatisasi tidak dapat digunakan untuk memberikan keunggulan kompetitif. BPM, di sisi lain, dapat menjadi bagian integral dalam menciptakan keunggulan tersebut.
Namun ada kelemahan dalam menyesuaikan sistem ERP: organisasi harus mempertahankan perubahan itu sendiri. Setiap kali pembaruan pada sistem ERP keluar, organisasi mana pun yang telah membuat proses kustom akan diminta untuk menambahkan perubahan tersebut ke ERP mereka. Hal ini memerlukan seseorang untuk menyimpan daftar
perubahan ini dan juga memerlukan pengujian ulang sistem setiap kali pemutakhiran dilakukan. Organisasi harus bergulat dengan keputusan ini: Kapan mereka harus melanjutkan dan menerima proses praktik terbaik yang dibangun ke dalam sistem ERP dan kapan mereka harus menghabiskan sumber daya untuk mengembangkan proses mereka sendiri? Hal yang paling masuk akal adalah hanya menyesuaikan proses-proses yang penting bagi keunggulan kompetitif perusahaan.
Beberapa vendor ERP yang paling terkenal adalah SAP, Microsoft, dan Oracle.
Hal ini menjadi salah satu kritik terhadap sistem ERP: sistem ini mengkomoditisasi proses bisnis, mendorong semua bisnis untuk menggunakan proses yang sama dan dengan demikian
kehilangan keunikannya. Kabar baiknya adalah sistem ERP juga memiliki kemampuan untuk dikonfigurasi dengan proses kustom. Bagi organisasi yang ingin terus menggunakan proses mereka sendiri atau bahkan merancang proses baru, sistem ERP menawarkan cara untuk mendukung hal ini melalui penggunaan penyesuaian.
Manajemen Proses Bisnis
URL Saylor: http://www.saylor.org/courses/bus206 Dikaitkan kepada: David T. Bourgeois, Ph.D.
saylor.org
88 Sistem Informasi untuk Bisnis dan Lainnya
Merek dagang terdaftar dari GETAH
• Menegakkan konsistensi. Dengan menciptakan suatu proses dan menerapkannya dengan teknologi informasi, dimungkinkan terciptanya a
harus melenyapkannya dan memulai kembali. Kita harus “merekayasa ulang” bisnis kita: menggunakan kekuatan teknologi informasi modern untuk mendesain ulang proses bisnis kita secara radikal guna mencapai peningkatan dramatis dalam kinerjanya.
Rekayasa ulang proses bisnis tidak hanya mengambil proses yang sudah ada dan mengotomatisasinya. BPR sepenuhnya memahami tujuan dari suatu proses dan kemudian secara dramatis mendesain ulang dari awal untuk mencapainya
• Pelaporan bawaan. Dengan memasukkan pengukuran ke dalam pemrograman, organisasi dapat terus mengikuti perkembangan metrik utama Misalnya, sistem tidak lagi mengizinkan gaun dikembalikan setelah empat belas hari tanpa persetujuan
alasan.
Ketika organisasi berupaya mengelola proses mereka untuk mendapatkan keunggulan kompetitif, mereka juga perlu memahami bahwa cara mereka melakukan sesuatu mungkin bukan yang paling efektif atau efisien. Sebuah proses yang dikembangkan pada tahun 1950an tidak akan menjadi lebih baik hanya karena kini didukung oleh teknologi.
Jika dilakukan dengan benar, manajemen proses bisnis akan memberikan beberapa manfaat utama bagi suatu organisasi, yang dapat dimanfaatkan
• Menegakkan praktik terbaik. Ketika sebuah organisasi menerapkan proses yang didukung oleh sistem informasi, organisasi tersebut dapat berhasil berkontribusi pada keunggulan kompetitif. Manfaat ini meliputi:
Pada tahun 1990, Michael Hammer menerbitkan sebuah artikel di Harvard Business Review berjudul “Reengineering Work: Don't
Otomatiskan, Hilangkan.” Artikel ini mengemukakan pemikiran bahwa mengotomatiskan proses yang buruk tidak akan menjadikannya lebih baik. Sebaliknya, perusahaan harus “meledakkan” proses yang ada dan mengembangkan proses baru yang memanfaatkan teknologi dan konsep baru. Dia menyatakan dalam pengantar artikel:1
Banyak dari desain pekerjaan, alur kerja, mekanisme kontrol, dan struktur organisasi kita berkembang dalam lingkungan kompetitif yang berbeda dan sebelum munculnya komputer. Mereka diarahkan pada efisiensi dan kontrol yang lebih besar. Namun semboyan dekade baru ini adalah inovasi dan kecepatan, layanan, dan kualitas.
• Memberdayakan karyawan. Ketika suatu proses bisnis dirancang dengan benar dan didukung dengan teknologi informasi,
Sudah waktunya untuk berhenti membuka jalan bagi sapi. Daripada menanamkan proses yang ketinggalan jaman dalam silikon dan perangkat lunak, kami menerapkan praktik terbaik untuk kelas proses bisnis tersebut. Dalam contoh kita, organisasi mungkin ingin mewajibkan hal tersebut
konsistensi di seluruh organisasi. Dalam contoh kita, semua toko di jaringan ritel dapat menerapkan pengembalian yang sama diperbolehkan setelah empat belas hari.
dapat menerima pengembalian yang dilakukan sebelum empat belas hari atau menggunakan sistem untuk menentukan jenis pengembalian yang akan dilakukan
kembali.
karyawan akan dapat menerapkannya atas otoritas mereka sendiri. Dalam contoh kebijakan pengembalian kita, seorang karyawan adalah
pengembalian tidak akan diproses kecuali nomor ID yang valid dimasukkan.
mengenai proses mereka. Dalam contoh kita, hal ini dapat digunakan untuk meningkatkan proses pengembalian dan juga, idealnya, untuk mengurangi
semua pelanggan yang mengembalikan produk tanpa tanda terima menunjukkan tanda pengenal yang sah. Persyaratan ini dapat dibangun ke dalam sistem sehingga
kebijakan. Dan jika kebijakan pengembalian berubah, perubahan tersebut dapat langsung diterapkan di seluruh rantai.
URL Saylor: http://www.saylor.org/courses/bus206 Dikaitkan kepada: David T. Bourgeois, Ph.D.
saylor.org
Bab 8: Proses Bisnis 89
1. Palu, Michael. "Pekerjaan rekayasa ulang: jangan mengotomatisasi, melenyapkan." Tinjauan Bisnis Harvard 68.4 (1990): 104–112.
Rekayasa Ulang Proses Bisnis
• Letakkan titik-titik keputusan di mana pekerjaan dilakukan, dan bangun kendali dalam prosesnya. Orang-orang yang melakukan pekerjaan itu
Sayangnya, rekayasa ulang proses bisnis mendapat reputasi buruk di banyak organisasi. Sebab, hal itu dijadikan alasan pemotongan biaya yang sebenarnya tidak ada hubungannya dengan BPR. Misalnya, banyak perusahaan yang hanya menggunakan hal ini sebagai alasan untuk memberhentikan sebagian tenaga kerjanya. Namun saat ini, banyak prinsip BPR yang telah diintegrasikan ke dalam bisnis dan dipertimbangkan
bagian dari manajemen proses bisnis yang baik.
• Memperlakukan sumber daya yang tersebar secara geografis seolah-olah sumber daya tersebut terpusat. Dengan adanya teknologi komunikasi
• Ambil informasi satu kali, pada sumbernya. Mewajibkan informasi dimasukkan lebih dari satu kali menyebabkan penundaan dan kesalahan.
menambahkan karyawan baru, cukup dengan mengubah cara mereka melakukan sesuatu (lihat sidebar).
• Atur berdasarkan hasil, bukan tugas. Hal ini berarti merancang proses sehingga, jika memungkinkan, hanya dilakukan oleh satu orang saja
• Menghubungkan kegiatan-kegiatan paralel dan bukannya mengintegrasikan hasil-hasilnya. Departemen yang bekerja secara paralel harus berbagi data dan
Hammer memberikan contoh demi contoh tentang bagaimana organisasi meningkatkan proses bisnis mereka berkali-kali lipat tanpa perlu melakukan apa pun peningkatan dramatis dalam produktivitas dan kualitas. Namun hal ini lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Sebagian besar dari kita berpikir tentang bagaimana melakukan perbaikan kecil dan lokal terhadap suatu proses; desain ulang yang menyeluruh membutuhkan pemikiran dalam skala yang lebih besar. Hammer memberikan beberapa pedoman bagaimana melakukan rekayasa ulang proses bisnis:
Prinsip-prinsip ini mungkin tampak masuk akal saat ini, namun pada tahun 1990 prinsip-prinsip ini menggemparkan dunia bisnis.
• Meminta mereka yang menggunakan hasil dari proses untuk melakukan proses tersebut. Menggunakan teknologi informasi, banyak tugas sederhana
• Menggabungkan pekerjaan pemrosesan informasi ke dalam pekerjaan nyata yang menghasilkan informasi. Ketika salah satu bagian dari perusahaan mulai sampai selesai.
tempat saat ini, kini semakin mudah untuk tidak mengkhawatirkan lokasi fisik. Organisasi multinasional tidak memerlukannya
memesan perbekalan, memesan perbekalan secara langsung oleh pihak yang membutuhkan perbekalan dengan menggunakan sistem informasi.
catatan.
semua langkah. Alih-alih mengulangi satu langkah dalam proses berulang kali, orang tersebut tetap terlibat dalam proses tersebut
berkomunikasi satu sama lain selama kegiatan mereka daripada menunggu sampai masing-masing kelompok selesai dan kemudian membandingkan
Yang diberikan Hammer di sini adalah pembelian: alih-alih meminta setiap departemen di perusahaan menggunakan departemen pembelian untuk melakukan hal tersebut
Tidak perlu satu bagian perusahaan memproses informasi yang dibuat di bagian lain perusahaan.
teknologi.
kini sudah terotomatisasi, sehingga kami dapat memberdayakan orang yang memerlukan hasil proses untuk melaksanakannya. Contoh
harus memiliki otoritas pengambilan keputusan dan proses itu sendiri harus memiliki kendali bawaan yang menggunakan informasi membuat informasi (seperti informasi penjualan, atau informasi pembayaran), informasi tersebut harus diproses oleh departemen yang sama.
departemen pendukung yang terpisah (seperti TI, pembelian, dll.) untuk setiap lokasi lagi.
Dengan teknologi informasi, suatu organisasi dapat menangkapnya satu kali dan kemudian menyediakannya kapan pun diperlukan.
90 Sistem Informasi untuk Bisnis dan Selebihnya
URL Saylor: http://www.saylor.org/courses/bus206 Dikaitkan kepada: David T. Bourgeois, Ph.D.
saylor.org
Bilah Samping: Merekayasa Ulang Toko Buku Perguruan Tinggi
data. Dengan kata lain, setelah seorang siswa mendaftar untuk kelas, toko buku mengetahui dengan pasti buku apa yang dibutuhkan siswa untuk semester mendatang. Untuk memanfaatkan keunggulan ini dan memanfaatkan teknologi baru, toko buku ingin menerapkan proses baru yang akan menjadikan pembelian buku melalui toko buku bermanfaat bagi siswa. Meskipun mereka tidak mampu bersaing dalam hal harga, mereka dapat memberikan keuntungan lain, seperti mengurangi waktu yang diperlukan untuk menemukan buku dan kemampuan untuk menjamin bahwa buku tersebut adalah buku yang tepat untuk kelas tersebut. Untuk melakukan hal ini, toko buku perlu melakukan desain ulang proses.
Toko buku kemudian akan mengantarkan buku-buku tersebut kepada para siswa.
Namun toko buku perguruan tinggi memiliki satu keunggulan besar dibandingkan pesaingnya: mereka memiliki akses ke buku-buku mahasiswa.
Tujuan dari proses desain ulang ini sederhana: menjaring lebih banyak siswa sebagai pelanggan toko buku. Setelah membuat diagram proses yang ada dan bertemu dengan kelompok fokus siswa, toko buku memunculkan proses baru. Dalam proses baru ini, toko buku memanfaatkan teknologi informasi untuk mengurangi jumlah pekerjaan yang harus dilakukan siswa untuk mendapatkan buku mereka. Dalam proses baru ini, toko buku mengirimkan email kepada siswa berisi daftar semua buku yang diperlukan untuk kelas mendatang. Dengan mengklik link di email ini, siswa dapat login ke toko buku, mengkonfirmasi buku mereka, dan membeli buku.
Proses pembelian buku teks yang tepat pada waktu yang tepat untuk kelas perguruan tinggi selalu menimbulkan masalah. Dan sekarang, dengan toko buku online seperti Amazon yang bersaing langsung dengan toko buku perguruan tinggi untuk pembelian pelajar, toko buku perguruan tinggi berada di bawah tekanan untuk membenarkan keberadaannya.
URL Saylor: http://www.saylor.org/courses/bus206 Dikaitkan kepada: David T. Bourgeois, Ph.D.
saylor.org