Bab 7.Studi Kasus Human Capital Management
7.2. Implementasi Sistem HCM yang Berhasil
7.2. IMPLEMENTASI SISTEM HCM YANG BERHASIL
dan didedikasikan untuk proyek tersebut, dan bahwa para manajer dan staf melakukan semua yang mereka bisa untuk mendukung keberhasilan proyek. Selain itu, sponsor eksekutif dapat membantu membatasi "creep scope" yang ditakuti dan menerapkan perubahan proses bisnis yang tidak perlu.
Pahami Apa yang Dibutuhkan
Hal ini penting untuk menerapkan sistem HCM dengan cepat dan baik. Pisahkan apa yang harus dilakukan sistem dari orang-orang kaya. Kemudian memprioritaskan daftar. Komunikasikan dengan jelas dengan semua yang terlibat, lalu menaatinya.
Buat dan Ikuti Rencana Proyek
Setelah kita memiliki pegangan yang kuat pada lingkup proyek, mengembangkan rencana proyek yang rinci dan dapat diterapkan yang menentukan tujuan, menetapkan jadwal dan menentukan garis mati sepanjang proyek. Sertakan rincian untuk setiap tugas. Subtim kita harus dapat menyimpan rencana yang lebih terperinci, namun sangat penting agar keseluruhan rencana dengan jelas mengidentifikasi apa yang ada di jalur, bukan apa adanya, dan memberi kita visibilitas untuk mengenali dan menangani masalah dan proyek berisiko dini dan secara proaktif.
Bangun Tim Proyek yang Kuat.
Apakah departemen SDM terpusat atau terdesentralisasi? Sudahkah mengidentifikasi pakar materi pelajaran yang menangani masalah serikat pekerja yang ada di tangan kita, peraturan daerah
dan persyaratan pelaporan yang relevan? Sudahkah membahas proses budaya dan kerja yang ditemukan di berbagai tempat? Ini adalah pertimbangan penting untuk memastikan tim memiliki perpaduan yang tepat.
Dapatkan pemahaman tentang kebijakan bisnis, proses dan bagaimana pekerjaan dilakukan hari ini dengan memiliki perwakilan dari semua area bisnis yang terkena dampak, termasuk pengguna akhir, untuk membantu dalam proses perancangan dan pengujian. Persyaratan sistem potensial re-present ini. Namun, pastikan bahwa anggota tim yang terpilih fleksibel mengenai bagaimana persyaratan ini terpenuhi. Sekali tim ada di tempat, kirimkan tim proyek ke pelatihan untuk memastikan bahwa sistem tersebut tidak sesuai dan dapat berkontribusi pada proses perancangan dan konfigurasi. Mereka harus secara aktif bermitra dengan pelaksana kita, dan harus siap untuk bertanggung jawab atas sistem saat ini.
Dapatkan Komitmen 100 Persen dari Tim Proyek.
Dan Itu Tidak Berarti Kecuali Bos Mereka Membutuhkan Mereka.
Memberdayakan anggota tim inti untuk membuat keputusan. Jika kita telah mengumpulkan tim yang tepat, mereka harus dapat membuat keputusan tentang persyaratan proses bisnis dan perancangan sistem. Gunakan sponsor eksekutif kita untuk memastikan bahwa keputusan dan rancangan akhir mereka didukung. Pengambilan keputusan yang proaktif sangat penting untuk
proyek; Keputusan yang lebih cepat dibuat agar proses yang lebih cepat dapat berlanjut.
Kontrol "Creep Scope"
Setiap orang yang telah mengerjakan proyeksi dari berbagai ukuran, termasuk proyek renovasi rumah, tahu tentang konsekuensi dari "mungkin juga" atau "saat kita melakukannya". Penting untuk mengendalikan sikap ini dengan:
o Melembagakan proses kontrol perubahan yang kuat. Gunakan analisis biaya manfaat untuk menimbang biaya menambahkan fungsinya terhadap biaya tidak memilikinya Jika permintaan itu tidak bisa dibenarkan, itu harus ditolak. Jangan menyetujui perubahan apa pun terhadap cakupan tanpa tinjauan ini.
o Mintalah Sponsor Eksekutif untuk mendukung kepatuhan terhadap proses kontrol perubahan dan kirimkan pesan kepada tim proyek dan komunitas pengguna bahwa perusahaan tersebut serius menerapkan sistem tepat waktu dan sesuai anggaran.
o Perbarui rencana proyek dengan kemajuan tugas kita. Ini akan membantu mengidentifikasi dan menyelesaikan tugas yang terselip sebelum hal- hal tersebut menjadi di luar kendali.
Siapa Pengguna?
Ini berimplikasi pada keamanan, pertimbangan proses bisnis, dan tujuan pelatihan. Kita harus mendapatkan ide tentang omset seperti untuk pengguna sistem HCM. Apakah kita memiliki strategi untuk mendukung peluncuran awal dan
pelatihan berkelanjutan? Sebaiknya menginvestasikan waktu dan energi untuk memastikan bahwa kita dapat mempertahankan penggunaan sistem yang tepat terlepas dari omzetnya.
Lihatlah Hard Data.
Seperti apa data sumber kita? Berapa banyak pembersihan yang dibutuhkan? Berapa banyak sistem sumber yang kita gunakan? Berapa tahun data yang ingin kita ubah? Dapatkan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini di awal proyek. Bangun strategi konversi kita dan mulailah membersihkan data sesegera mungkin secara nyata. Uji konversi dengan subset kecil dari setiap jenis data dan perbaiki desain dan strategi saat kita pergi.
Setelah kita mengidentifikasi titik data internal dan eksternal, komunikasikan rencana dengan mitra eksternal kita, misalkan ADP atau Kronos. Buat mereka terlibat lebih awal, idealnya sebelum kita merancang spesifikasi antarmuka karena mereka mungkin memerlukan data secara berbeda dari yang kita duga. Melakukan hal itu akan membantu kita untuk menghindari pengerjaan ulang nanti.
Apa Proses Bisnisnya?
Proses bisnis apa yang dibutuhkan dan apa yang bisa diubah? Umumnya, biaya kurang untuk mengubah proses daripada menyesuaikan sistem HCM, namun bisa jadi lebih sulit membuat pengguna akhir berubah. Sekali lagi, gunakan sponsor eksekutif untuk memberlakukan perubahan proses bisnis. Sertakan setiap proses yang
dijalankan dengan sistem baru dalam pelatihan sistem pengguna akhir.
Pengujian, Pengujian, dan Pengujian!
Sama seperti kita melibatkan pengguna akhir dalam pengumpulan persyaratan, sama pentingnya memasukkan pengguna dalam pengujian. Pengujian penerimaan pengguna sangat penting dan membutuhkan partisipasi yang signifikan dari pengguna akhir. Pengguna bisa memberi tahu jika kita melewatkan sebuah persyaratan. Kita tidak ingin mengambil risiko hidup karena melewatkan beberapa hal penting. Pengujian juga merupakan kesempatan besar untuk mendapatkan pengguna awal membeli.
Buat Dokumen Go-Live.
Seiring berjalannya waktu, kita akan mengidentifikasi tugas untuk proses go-live. Jangan menjalankan risiko kehilangan langkah penting.
Dokumentasikan ini segera dalam dokumen go-live atau daftar periksa dengan perintah prioritas dan ketergantungan.
Banyak dari hal-hal ini terdengar seperti akal sehat, tapi kita akan takjub melihat betapa sering salah satu hal penting ini terlewatkan, menciptakan risiko bagi sebuah proyek. Kabar baiknya adalah bahwa sebuah proyek sukses dapat dicapai. Jika kita melibatkan orang yang tepat, mengumpulkan persyaratan lebih awal, mengelola lingkup, melacak kemajuan, dan menggunakan sorotan eksekutif secara efektif, kita akan diberi penghargaan dengan
sistem yang dapat diterapkan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan kita.
7.3. LANGKAH UNTUK SUKSES MENGIMPLEMENTASIKAN