Peningkatan Status Akreditasi Program Studi
2.4.5 Jelaskan ketersediaan dan pelaksanaan basis data institusi dan program studi untuk mendukung penyusunan dokumen evaluasi diri
UNJA telah memiliki basis data untuk memfasilitasi pengisian borang akreditasi yang mencakup 7 standar mutu, dan untuk memfasilitasi penyusunan dokumen evaluasi diri. Basis data tersebut dapat diakses melalui laman statistik UNJA dengan alamat https://dss.unja.ac.id. Dengan mengklik tombol Borang, pengunjung dapat mengakses data universitas yang dibutuhkan untuk mengisi borang akreditasi institusi menurut masing-masing standar dengan mengklik tautan berikut:
1. https://borang.unja.ac.id/univ-satu untuk Standar 1: Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, serta Strategi Pencapaian.
2. https://borang.unja.ac.id/univ-dua untuk Standar 2: Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan dan Penjaminan Mutu.
3. https://borang.unja.ac.id/univ-tiga untuk Standar 3: Kemahasiswaan dan Lulusan.
4. https://borang.unja.ac.id/univ-empat untuk Standar 4: Sumber Daya Manusia.
5. https://borang.unja.ac.id/univ-lima untuk Standar 5: Kurikulum, Pembelajaran dan Suasana Akademik.
6. https://borang.unja.ac.id/univ-enam untuk Standar 6: Pembiayaan, Sarana,
Borang Akreditasi Universitas Jambi 2018 | Standar 2 189 Prasarana dan Sistem Informasi.
7. https://borang.unja.ac.id/univ-tujuh untuk Standar 7: Penelitian, Pelayanan/Pengabdian Kepada Masyarakat dan Kerja sama.
Sementara itu data program studi yang dibutuhkan untuk mengisi borang akreditasi program studi dapat diakses dengan mengklik tautan berikut:
1. https://borang.unja.ac.id/satu untuk Standar 1: Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, serta Strategi Pencapaian.
2. https://borang.unja.ac.id/dua untuk Standar 2: Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan dan Penjaminan Mutu.
3. https://borang.unja.ac.id/tiga untuk Standar 3: Kemahasiswaan dan Lulusan.
4. https://borang.unja.ac.id/empat untuk Standar 4: Sumber Daya Manusia.
5. https://borang.unja.ac.id/lima untuk Standar 5: Kurikulum, Pembelajaran dan Suasana Akademik.
6. https://borang.unja.ac.id/enam untuk Standar 6: Pembiayaan, Sarana, Prasarana dan Sistem Informasi.
7. https://borang.unja.ac.id/tujuh untuk Standar 7: Penelitian, Pelayanan/Pengabdian Kepada Masyarakat dan Kerja sama.
Gambar 2.36. Screenshot laman statistik UNJA (https://dss.unja.ac.id) yang menyediakan basis data untuk 7 standar akreditasi institusi dan program studi.
Saat ini telah juga tersedia basis data yang terintegrasi dengan Sistem Informasi Manajemen (SIM). Pemanfaatan sistem ini dikukuhkan oleh Peraturan Rektor Nomor
Borang Akreditasi Universitas Jambi 2018 | Standar 2 190 05 Tahun 2017 Tanggal 12 Oktober 2017 tentang Pengembangan dan Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi di lingkungan Universitas Jambi. Sistem Informasi ini mencakup aspek-aspek berikut ini:
1. Sistem Informasi Layanan Akademik, yang meliputi 7 layanan sebagai berikut:
a. Sistem Informasi Akademik (https://siakad.unja.ac.id), yakni aplikasi berbasis web untuk menyimpan data dan mengelola kegiatan akademik di Universitas Jambi.
b. Sistem Informasi Repository Universitas Jambi (https://repository.unja.ac.id), yakni aplikasi online untuk menyimpan karya akademik seluruh dosen dan mahasiswa dalam bentuk online yang meliputi artikel ilmiah, conference paper, buku, dan catatan perkuliahan.
c. Sistem Informasi Pengelolaan Jurnal online (https://online-journal.unja.ac.id), yakni aplikasi online yang digunakan untuk pengelolaan jurnal online yang ada (diterbitkan) di lingkungan Universitas Jambi.
d. Sistem Informasi Pengelolaan Konferensi (https://ocs.unja.ac.id), yakni aplikasi online yang digunakan untuk pengelolaan konferensi yang dilaksanakan di lingkungan Universitas Jambi.
e. Sistem Informasi Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (https://simlppm.unja.ac.id), yakni aplikasi berbasis web yang digunakan untuk pengelolaan penelitian dan pengabdian yang didanai oleh PNBP Universitas Jambi.
f. Sistem Pengelolaan Tugas Akhir Mahasiswa (https://elista.unja.ac.id), yakni aplikasi online untuk mengelola tugas akhir mahasiswa mulai dari pengajuan judul, penentuan pembimbing, sampai dengan kegiatan seminar dan ujian tugas akhir.
g. Aplikasi untuk survey online (https://angket.unja.ac.id), yakni aplikasi survey secara online untuk sivitas Universitas Jambi maupun masyarakat umum.
2. Sistem Informasi untuk Administrasi Umum dan Keuangan, yang meliputi 6 layanan sebagai berikut:
a. Sistem Informasi Persuratan (https://surat.unja.ac.id), yakni aplikasi persuratan yang berguna untuk mencatat surat masuk dan surat keluar di rektorat maupun unit-unit kerja di lingkungan Universitas Jambi.
b. Sistem Informasi Presensi online Universitas Jambi (https://presensi.unja.ac.id), yakni aplikasi yang digunakan untuk kegiatan presensi di Universitas Jambi.
c. Sistem Informasi Penyampaian Keluhan (https://qluh.unja.ac.id), yakni
Borang Akreditasi Universitas Jambi 2018 | Standar 2 191 aplikasi online yang digunakan oleh sivitas dan masyarakat untuk menyampaikan keluhan ataupun pendapat mereka terhadap kegiatan dan layanan yang mereka terima di Universitas Jambi.
d. Sistem Informasi Pembayaran (https://epayment.unja.ac.id), yakni aplikasi yang digunakan oleh mahasiswa untuk mengetahui tagihan yang harus dibayar seperti UKT dan biaya Kukerta.
e. Sistem Informasi Sumber Daya Terpadu (https://sister.unja.ac.id), yakni aplikasi yang digunakan untuk menyimpan data dosen Universitas Jambi.
f. Sistem Informasi Pengelolaan Data Tenaga Kependidikan (https://simtendik.unja.ac.id), yakni aplikasi yang digunakan untuk mencatat dan mengelola data tenaga kependidikan Universitas Jambi.
3. Sistem Informasi Kemahasiswaan, yang mencakup 2 aspek layanan:
a. Sistem Informasi Kemahasiswaan (https://simawa.unja.ac.id). yakni aplikasi online yang bertujuan untuk mencatat kegiatan kemahasiswaan di Universitas Jambi.
b. Sistem Informasi Pelacakan Lulusan Universitas Jambi (https://jejakalumni.unja.ac.id), yakni aplikasi online yang berguna untuk melacak alumni guna mendapatkan informasi tentang pekerjaan, kesesuaian bidang keilmuan dengan pekerjaan, gaji, dan lama masa tunggu untuk mendapatkan pekerjaan setelah menamatkan pendidikan di Universitas Jambi.
Akses terhadap berbagai basis data tersebut tidak semuanya bersifat bebas, tergantung pada tingkat kerahasiaan data. Oleh karenanya kewenangan mengakses basis data tergantung pada hirarki jabatan pengakses. Sebagai contoh pada Sistem Informasi Akademik (SiAkad) dapat dijelaskan:
1. Rektor dan Wakil Rektor Bidang Akademik memiliki privilage untuk mengakses seluruh data akademik, baik data dosen maupun data mahasiswa di seluruh jenjang dan seluruh program studi.
2. Dekan dan Wakil Dekan Bidang Akademik memiliki privilage untuk mengakses data akademik dosen dan mahasiswa dari fakultas masing-masing. Misalnya, Dekan dan Wadek Bidang Akademik Fakultas Pertanian tidak bisa mengakses data dosen dan mahasiswa dari Fakultas Ekonomi.
3. Ketua Jurusan/Program Studi memiliki privilage untuk mengakses hanya data akademik dosen dan mahasiswa yang terdaftar pada jurusan atau program studi yang dipimpinnya. Misalnya, Ketua Jurusan Agroekoteknologi tidak dapat
Borang Akreditasi Universitas Jambi 2018 | Standar 2 192 mengakses data dosen dan mahasiswa Jurusan Agribisnis, walaupun kedua program studi ini sama-sama berada di bawah Fakultas Pertanian.
4. Dosen hanya memiliki kewenangan untuk mengakses hanya biodata dan data akademik masing-masing, seperti Mahasiswa Bimbingan Akademik, Validasi KRS Mahasiswa Bimbingan Akademik, Nama Mata Kuliah yang Diampu berikut Jadwal Perkuliahan, Monitoring Perkuliahan, dan RPS Mata Kuliah yang Diampu.
5. Mahasiswa hanya dapat mengakses biodata dan data akademik masing-masing yang mencakup Pengisian KRS (kontrak mata kuliah), Kartu Hasil Studi (KHS), Transkrip Akademik Sementara, Pendaftaran KKN/Magang, dan Pendaftaran Wisuda.
Gambar 2.37. Screenshot Sistem Informasi Akademik (SiAkad) pada hirarki yang hanya bisa diakses oleh Dosen.
Penjelasan lebih lanjut mengenai Sistem Informasi manajemen ini diuraikan pada Standar 6 pada Bagian 6.2.3.