pada Gambar 2.33.
Gambar 2.33. Monev sistem manajemen di seluruh fakultas di UNJA tahun 2016/2017.
Keterangan:
Tingkat Kepatuhan: 4,0 = Sangat Baik; 3,0 s.d. 3,9 = Baik; 2,0 s.d. 2,9 = Cukup; 1,0 s.d. 1,9 = kurang; < 1,0 = Sangat Kurang.
Data hasil Monev memperlihatkan secara keseluruhan fakultas di UNJA telah memiliki Sistem Manajemen yang telah tertata dengan baik. Fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan sampai dengan pengawasan dan
0 1 2 3 4
Tingkat Kepatuhan SPMI
Manajemen
Borang Akreditasi Universitas Jambi 2018 | Standar 2 183 pengendalian telah berjalan sesuai dengan Standar Operating Procedures yang telah ditetapkan oleh setiap fakultas.
Hasil monev selanjutnya dibawa ke dalam rapat koordinasi bidang umum, hukum dan kepegawaian, perencanaan, dan keuangan (di bawah koordinasi Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan) guna menyusun rencana tindak lanjut terhadap temuan-temuan yang didapatkan.
7. Sosialisasi Hasil Monitoring dan Evaluasi
Temuan dari Monitoring dan Evaluasi terhadap bidang-bidang sebagaimana diuraikan di atas disosialisasikan kepada pihak-pihak yang relevan, baik internal maupun eksternal UNJA untuk mendapatkan umpan balik dan solusi perbaikan.
Mekanisme sosialisasi hasil Monev sebagai berikut:
a. Sosialisasi hasil Monev Bidang Pendidikan dilakukan oleh Auditor LP3M dalam rapat pimpinan exit meeting audit mutu akademik yang disampaikan kepada Ketua dan seluruh dosen program studi. Sosialisasi juga diadakan di tingkat pimpinan oleh LP3M berkoordinasi dengan Wakil Rektor Bidang Akademik yang dilakukan dalam rapat pimpinan universitas.
b. Sosialisasi hasil Monev Bidang Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat dilakukan oleh LP2M berkoordinasi dengan Wakil Rektor Bidang Akademik untuk aspek-aspek perencanaan, pelaksanaan dan pencapaian target penelitian dan/atau kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat. Sedangkan untuk aspek-aspek yang berkaitan dengan keuangan, LP2M berkoordinasi dengan Satuan Pengawasan Internal (SPI). Sosialisasi ini disampaikan kepada seluruh dosen yang mendapatkan hibah penelitian dan/atau Pengabdian kepada Masyarakat.
Sebagai contoh, pada tanggal 16 Agustus 2018 telah dilakukan sosialisasi penyusunan laporan keuangan penelitian dan kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat (Gambar 2.34). Pada kesempatan ini SPI menyampaikan sejumlah temuan SPI dan BPK untuk pelaksanaan penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat pada tahun anngaran 2017. Selain itu, dalam sosialisasi ini disampaikan pula berbagai hal terkait peraturan tentang keuangan yang harus dipedomani sehingga diharapkan tidak akan timbul masalah keuangan di kemudian hari.
Sementara itu sosialisasi hasil-hasil penelitian dan kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat secara eksternal dilakukan melalui berbagai forum seminar dan konferensi ilmiah, baik di tingkat lokal (provinsi), regional,
Borang Akreditasi Universitas Jambi 2018 | Standar 2 184 nasional, maupun internasional.
Gambar 2.34. Sosialisasi Penyusunan Laporan Keuangan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat oleh LP2M dan SPI UNJA tanggal 16 Agustus 2018.
c. Sosialisasi hasil Monev bidang keuangan, sarana dan prasarana serta manajemen dilaksanakan oleh SPI berkoordinasi dengan Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan. Pihak-pihak yang diundang (target) dalam sosialisasi ini adalah para penanggung jawab dan pengelola keuangan dan barang milik negara (aset) di semua unit, mulai dari fakultas, UPT, lembaga hingga universitas. Selain itu, poin-poin penting hasil monev baik oleh SPI maupun oleh auditor eksternal juga disampaikan oleh pimpinan universitas kepada segenap sivitas akademika UNJA dalam kegiatan upacara bendera pada tanggal 17 setiap bulan dan dalam kegiatan Musrenbang pada bulan April-Mei setiap tahun.
8. Tidak Lanjut
Sebagai tindak lanjut dari Monitoring dan evaluasi terhadap upaya penguatan penjaminan mutu seluruh unit kerja di UNJA maka sejak tahun 2017 telah disusuni Perjanjian Kinerja (PK) dari masing Fakultas/Lembaga/Biro dengan Rektor,selanjutnya perjanjian kinerja tersebut diturunkan menjadi PK Dekan dengan Prodi dan sub unit kerja di seluruh UNJA. Perjanjian Kinerja internal tersebut merupakan turunan dari Perjanjian Kinerja Rektor Tahun 2017 dan 2018 dengan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi.
Keterlaksanaan PK Rektor dengan Dekan, Kepala Biro dan Ketua Lembaga dan PK Dekan dan Biro dengan sub unit kerja di bawahnya dimonitor setiap semester
Borang Akreditasi Universitas Jambi 2018 | Standar 2 185 oleh LP3M dan SPI. Sedangkan PK Rektor UNJA dengan Menteri Riset dan Teknologi dilaporkan setiap Triwulan melalui SI-MONEV Kemenristekdikti dan pada akhir tahun kinerja Rektor UNJA direview dan dievaluasi oleh Menteri.
2.4.4 Jelaskan peranan institusi dalam pembinaan program studi (pengembangan program studi serta bantuan penyusunan dokumen akreditasi dalam bentuk pelatihan, dana dan informasi).
1. Peranan UNJA dalam Pengembangan Program Studi
Sebagai induk organisasi, UNJA memiliki peran penting dalam pembinaan Program Studi di bawahnya, dan hal ini telah dilakukan secara berkesinambungan dari tahun ke tahun, terlihat dalam berbagai bentuk dukungan, seperti:
a. Pengembangan laboratorium dan peralatan yang dapat dimanfaatkan oleh mahasiswa dan dosen dalam praktikum dan penelitian;
b. Dukungan dana untuk pelaksanaan penelitian dan kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang bersumber dari dari PNBP (skim Dosen Junior, Dosen Senior, dan Percepatan Guru Besar). Untuk dukungan ini UNJA mengalokasikan 15% dari PNBP untuk kegiatan penelitian dan PkM.
c. Mendukung kerja sama yang dibangun oleh Program Studi di lingkungan UNJA dengan universitas mitra di dalam dan di luar negeri.
d. Bantuan dana bagi dosen Program Studi yang ingin mengikuti seminar nasional maupun internasional di luar UNJA (biaya registrasi, transportasi, akomodasi, transpor lokal, dan uang harian) sesuai dengan Standar Biaya Umum.
e. Pemberian dana pembinaan Program Studi sebesar Rp. 100.000.000,00 (seratus juta rupiah) bagi Program Studi yang berhasil mendapatkan Akreditasi A dari BAN-PT atau LAMP PT-Kes, dan Rp. 250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah) bagi Program Studi yang berhasil mendapatkan Akreditasi Internasional.
Program Studi di UNJA didirikan dan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan pembangunan, dunia industri dan kebutuhan masyarakat secara umum.
Komitmen UNJA dalam pengembangan Program Studi didukung oleh berbagai Keputusan Rektor sebagai landasan hukum, antara lain:
a. SK Rektor Nomor 103/UN21/LL/2016 tentang Pembukaan dan Penutupan Program Studi di Lingkungan Universitas Jambi.
Borang Akreditasi Universitas Jambi 2018 | Standar 2 186 b. SK Rektor Nomor 140/UN21/AK/2016 tentang Tim Penjaminan Mutu Tingkat
Fakultas dan Program Studi di Jenjang S2, S1 dan D3 Universitas Jambi.
c. SK Rektor Nomor 78/UN21/PB/2016 tentang Penerbitan Jurnal Berkala Ilmiah di Lingkungan Universitas Jambi.
d. SK Rektor Nomor 97/UN21/KR/2016 tentang Struktur Kurikulum dan Sebaran Mata kuliah di Lingkungan Universitas Jambi.
e. SK Rektor Nomor 101/UN21/LL/2016 tentang Rencana Pembelajaran Semester (RPS) di Lingkungan Universitas Jambi.
f. SK Rektor Nomor 132/UN21/DL/2016 tentang Peraturan Keikutsertaan dalam Program Pasca Doktoral (PPD) dan Program Dosen Tamu (PDT) Universitas Jambi.
g. SK Rektor Nomor 133/UN21/DL/2016 tentang Ketentuan Studi Lanjut bagi Dosen Universitas Jambi.
h. SK Rektor Nomor 510/UN21/KP/2017 tentang Pemberian Penghargaan dan Sanksi kepada Dekan dan Ketua Program Studi di Lingkungan Universitas Jambi
i. Peraturan Rektor Nomor 01 Tahun 2018 Tentang Pelaksanaan Penjaminan Mutu di lingkungan Universitas Jambi.
UNJA menerapkan manajemen Desentralisasi Anggaran dan Desentralisasi Akademik guna menjamin terlaksananya proses pembelajaran dan kegiatan tridarma di Program Studi. Dalam hal ini Program Studi diberi kewenangan untuk menyusun dan merencanakan anggaran sesuai peraturan yang berlaku, dan juga menetapkan kebijakan di bidang akademik khususnya penyusunan kurikulum sesuai kaidah yang ditetapkan universitas dan peraturan perundang-undangan.
Bagi Program Studi yang tinggi peminatnya, diberikan kesempatan untuk mengembangkan sarana dan prasarana pendukung untuk meningkatkan daya tampung dan meningkatkan mutu layanannya.
2. Peranan UNJA dalam Penyusunan Dokumen Akreditasi Program Studi Dalam rangka penyusunan dokumen akreditasi, UNJA melakukan pembinaan dan memfasilitasi program studi melalui pendampingan dan bantuan assesor internal.
Sehubungan dengan hal tersebut, UNJA telah telah berperan sebagai berikut:
a. Menyelenggarakan pelatihan dalam rangka penyusunan dokumen dan pengisian borang akreditasi Program Studi, yang diikuti task force penyusun borang dari Program Studi sebagai berikut: Arkeologi, Pendidikan Sejarah, Agroekoteknologi (S2), Pendidikan Dokter, Seni Drama Tari dan Musik,
Borang Akreditasi Universitas Jambi 2018 | Standar 2 187 Pendidikan Matematika, Sistem Informasi, Kimia, Pendidikan Kimia, Pendidikan Guru Sekolah Dasar, Farmasi, Bimbingan dan Konseling, Teknik Pertanian, Manajemen Pemasaran, Ekonomi Pembangunan.
b. Berperan sebagai bank data yang menyediakan data terkini, akurat dan mudah diakses untuk membantu Program Studi dalam menyusun Borang Akreditasi.
Upaya ini dilakukan melalui kerja sama dengan LPTIK UNJA.
c. Melakukan pendampingan dalam rangka penyusunan dokumen akreditasi dan melakukan simulasi penilaian (assesment) berdasarkan informasi yang disampaikan dalam dokumen akreditasi. Pendampingan ini menghasilkan peningkatan akreditasi dari C ke B dan dari B ke A (Gambar 2.35).
d. Memberikan dukungan dana sebesar Rp 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) untuk setiap Program Studi untuk mempersiapkan dokumen reakreditasi.
e. Melakukan pemantauan terhadap status akreditasi seluruh Program Studi di lingkungan UNJA.
Gambar 2.35. Hasil kegiatan pendampingan terhadap peningkatan status akreditasi Program Studi di UNJA.
Kegiatan peningkatan akreditasi program studi dilaksanakan melalui beberapa tahap, yaitu:
a. Melakukan inventarisasi dokumen yang telah ada dan diperlukan dalam pengisian borang akreditasi.
b. Melakukan pendampingan oleh Tim Penjaminan Mutu universitas dalam pengisian borang dan persiapan dokumen yang diperlukan.
81 87 88
54 58
36
25 27
49
2 2 3
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
2015 2016 2017
Jumlah Program Studi