BAB III TINJAUAN PUSTAKA
3.3. Jenis dan Sumber Data
Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan pendekatan studi kasus.
Sedangkan jenis data yang digunakan dalam penelitian ini ada dua macam, yaitu:
a. Data primer
Data primer adalah data yang langsung dikumpulkan dari obyek yang diteliti yaitu pengendalian internal atas persediaan barang dagang di PT. Parit Padang Berbek Industri Sidoarjo. Data-data yang diperoleh berupa informasi- informasi tentang tata cara bagaimana aktivitas-aktivitas pengendalian internal atas persediaan barang dagang, yang diperoleh melalui wawancara dengan pihak yang terkait.
b. Data sekunder
Data sekunder adalah data yang diperoleh dari data primer yang diolah lebih lanjut.
62
3.3.2. Sumber Data
Sumber data dalam penelitian ini adalah subjek dari mana data dapat diperoleh. Dalam penelitian ini data-data dikumpulkan dari PT Parit Padang Berbek Industri Sidoarjo, khususnya yang berkaitan dengan Persediaan. Dengan demikian diharapkan data-data tersebut dapat menunjang penelitian ini.
3.4. Batasan dan Asumsi Penelitian 3.4.1. Batasan Penelitian
Dalam melakukan penelitian ini penulis mengakui adanya batasan-batasan, maka batasan peneliti ini adalah:
1. Subyek penelitian: Hanya dilakukan pada satu perusahaan saja yaitu PT. Parit Padang berbek Industri Sidoarjo.
2. Obyek penelitian: Untuk analisisnya yaitu hanya berfokus pada sistem dan prosedur persediaan barang dagangdalam rangka meningkatkan pengendalian internal perusahaan.
3.4.2. Asumsi Penelitian
Pada penelitian ini penulis berasumsi bahwa PT. Parit Padang menerapkan sistem dan prosedur Persediaan barang dagang namun adanya selisih jumlah stok barang digudang dengan jumlah stok barang yang ada pada pencatatan pembukuan serta kebijakan dalam prosedur penerimaan barang yang belum dijalankan sesuai dengan kebijakan perusahaan yang mengharuskan barang yang masuk harus dilakukan pengecekan terlebih dahulu.
3.5. Unit Analisis
Menurut Yin (2012) unit analisis merupakan komponen ketiga secara fundamental yang berkaitan dengan masalah penentuan kasus dalam penelitian yang bersangkutan. Oleh karena itu, yang menjadi unit analisis dalam penelitian ini mengenai rancangan sistem dan prosedur sistem informasi akuntansi Persediaan barang dagangdalam rangka meningkatkan pengendalian internal pada PT. Parit Padang berbek Industri di Sidoarjo
Agar pengendalian internal berjalan dengan memadai maka diperlukan alat bantu. Salah satu diantaranya adalah dengan adanya suatu sistem yang lengkap, cepat dan tepat antar departemen atau bagian dalam perusahaan disamping itu sistem ini harus merupakan sistem yang terkoordinasi dan terpadu. Penyampaian informasi kepada pihak atau bagian yang membutuhkan harusnya efektif dan efisien, dalam arti informasi tersebut haruslah jelas dan ringkas dan tidak memerlukan bahasa penjelas. Dalam penerapannya, sistem dan prosedur persediaan yang baik harus dilaksanakan dengan unsur-unsur yang tepat pula, diantaranya fungsi yang terkait meliputi:fungsi gudang, fungsi pengiriman dan fungsi akuntansi. Dokumen yang digunakan meliputi rekapitulasi harga pokok penjualan, dan bukti memorial. Catatan akuntansi yang digunakan meliputi jurnal umum, kartu persediaan, dan kartu gudang.
64
3.6. Teknik Pengumpulan Data
Dalam upaya mengevaluasi data guna memecahkan masalah yang ada maka akan digunakan beberapa metode pengumpulan data dari berbagai sumber yaitu:
1. Pengamatan/Observasi
Pengumpulan data dengan melakukan pengamatan secara cermat dan sistematik, adapun gambaran yang diperoleh:
1) Aktivitas Persediaan 2) Aktivitas sistem akuntansi 3) Realisasi Persediaan 2. Interview (Wawancara)
Metode pengumpulan data dengan cara bertanya secara langsung (berkomunikasi langsung) dengan responden atau pihak yang berkompeten dalam hal ini manajemen perusahaan dan staf perusahaan.
Data yang diperoleh dari manajemen dan staf perusahaan antara lain adalah:
1) Gambaran umum perusahaan 2) Sistem dan prosedur persediaan 3) Realita Persediaan
4) Sistem dan prosedur dan perdagangan 3. Dokumentasi
Cara memperoleh data dengan cara melihat dan mempelajari buku-buku dokumen perusahaan untuk menjadikan bahan penelitian. Melalui dokumentasi ini penulis berharap memperoleh data anatara lain berupa:
1) Struktur organisasi
2) Formulir-formuliryang digunakan 4. Studi Pustaka
Studi ini terutama sekali diarahkan untuk memperoleh landasan teoridengan maksud digunakan didalam analisis kasus. Dasar-dasar teoritis ini diperoleh dari literatur-literatur serta bacaan-bacaan lain yang ada hubungannya dengan masalah yang akan diteliti.
3.7. Teknik Analisa Data
Teknik analisa data yang diperlukan dalam penelitian ini adalah:
1. Mengumpulkan data yang berhubungan dengan sistem Informasi Akuntansi persediaan barang dagang untuk meningkatkan pengendalian internal PT. Parit Padang.
2. Analisis sistem informasi akuntansi persediaan barang dagang yang diterapkan oleh PT. Parit Padang.
3. Evaluasi potensi resiko dan kelemahan terhadap sistem informasi akuntansi persediaan barang dagang yang diterapkan pada PT. Parit Padang.
4. Analisis rekomendasi dan solusi sistem akuntansi persediaan barang dagang atas potensi resiko dan kelemahan yang ditentukan pada PT. Parit Padang.
5. Kesimpulan dan saran.
66 BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Deskripsi Obyek Penelitian
4.1.1 Latar Belakang dan Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Parit Padang yang berlokasi di Berbek Sidoarjo merupakan perusahaan yang berada didalam bisnis unit commercial yang ada di PT. SOHO Global Health yang bergerak pada bidang pendistribusian obat-obatan, peralatan kesehatan, dan barang-barang konsumsi. PT. Parit Padang didirikan oleh Mr. Tan Tjhoen Lim pada 27 Agustus 1956. Kata Parit Padang diambil dari nama salah satu kota kecamatan di pulau Bangka yang merupakan tempat kelahiran Mr. Tan Tjhoen.
Logo PT. Parit Padang berupa inisial dua huruf P yang saling tersambung dan berwarna hitam. Parit Padang juga dapat diartikan sebagai “saluran air yang mengalir di tanah yang luas dan memberikan kehidupan”. Yang sesuai dengan usahanya yaitu distribusi produk dan jasa kesehatan yang berkualitas tinggi secara luas. Inisial huruf P yang saling bersambung adalah gambaran usaha yang berkesinambungan, saling mendukung dan bersinergi. Warna hitam mengandung arti keteguhan hati, tegar, tidak mudah terpengaruh dan upaya yang tinggi dalam mencapai tujuan.
PT. Parit Padang memiliki 27 cabang yang tersebar di beberapa wilayah di Indonesia, misalnya Bandung, Bogor, Sumatera, Yogyakarta, Bali dan sebagainya. PT. Parit Padang memiliki jaringan yang luas dengan dua cabang di
Indonesia maka menghubungkan produsen, apotik, rumah sakit, dan lembaga- lembaga perawatan kesehatan, dokter, perawat, serta outlet modern dan tradisional untuk melayani kebutuhan pelanggan di seluruh Indonesia. PT. Parit Padang memperkerjakan orang yang sangat berdedikasi dan berkomitmen dengan layanan pelanggan kelas pertama untuk meningkatkan kecepatan, akurasi dan keselamatan.
Berdasarkan keputusan dari pemilik perusahaan pada 26 Januari 2000, PT. Ethica, PT. Soho dan PT. Parit Padang digabung secara resmi menjadi SOHO GROUP. Perusahaan ini juga telah menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 dan juga dikenal sebagai pelopor distribusi pharmasi Indonesia pertama dengan sistem online.
PT. Parit padang memiliki 4 orang supervisor dan 31 salesman yang membantu pada bidang penjualan produk perusahaan. Divisi sales memiliki tugas dan tanggungjawab yang besar bagi keberhasilan perusahaan diantaranya, meningkatkan ketersediaan produk, mencapai target produk, visit customer, dan meningkatkan ketersediaan serta menambah produk dan outlet transaksi.
4.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
PT. Parit Padang mempunyai Visi dan Misi sebagai berikut:
1. Visi
Menjadi pemimpin di bidang layanan kesehatan dan penyedia terkemuka untuk produk-produk pharmasi berbahan alami yang inovatif.
2. Misi
a. Integritas mutlak.
68
b. Saling menghormati.
c. Semangat untuk berinovasi.
4.1.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah kerangka kerja dan pola hubungan yang relatif lebih mantap dan stabil dari suatu organisasi, yaitu antara fungsi, posisi, faktor fisik dan orang-orang yang berada di dalam organisasi, yang menunjukkan pembagian pekerjaan yang harus dilakukan setiap individu menurut bagiannya masing-masing.
. Struktur organisasi perusahaan harus disusun secara jelas mengenai pemisahan fungsi, pendegelasian wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian kepada pimpinan pemilik perusahaan.
4.1.3.1 Bagan Struktur Organisasi PT. Parit Padang Berbek Sidoarjo
Adapun Bagan Sistem Organisasi PT. Parit Padang Berbek Industri tampak pada gambar 4.1:
Sumber: PT. Parit Padang, 2019
Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT. Parit Padang
Direktur
Operational Manager
Salesman Gudang Merchandiser Delivery
Operarational Coodinator
4.1.3.2 DeskripsiTugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab Struktur Organisasi PT. Parit Padang
Berikut ini merupakan uraian tugas dan wewenang dari setiap bagian dan fungsi dalam struktur organisasi PT. Parit Padang.
a. Direktur
Tugas dan Wewenang Direktur adalah sebagai berikut:
1) Bertugas dalam membuat strategi untuk mencapai visi dan misi perusahaan.
2) Menjalin hubungan dengan berbagai pihak luar yang menjalin kerjasama perusahaan.
3) Menerima semua laporan dari bawahan dan digunakan sebagai bahan perumusan evaluasi.
4) Memilih, menetapkan dan mengawasi tugas dari manajer operasional.
Tanggung Jawab:
1) Menyelaraskan kebijakan perusahaan dengan tujuan jangka panjang perusahaan.
b. Operasional Manager
Tugas dan Wewenang Operasional Manageradalah sebagai berikut:
1) Mengordinasi tugas-tugas penanggng jawab gudang, spv, sales, dan admin serta memantau pendistribusian plastik.
2) Memimpin, mengkoordinasi dan merencanakan kegiatan operasional para bawahannya serta memberi arahan bagi pelaksanaan tugas.
70
3) Membuat laporan penjualan harian, dengan melihat dari data penjualan dan total penerimaan kas.
4) Menetapkan prosedur-prosedur taktis operasional untuk menjaga kelancaran aktivitas bisnis perusahaan.
5) Membuat rencana dalam pengembangan kegiatan pemasaran dan penjualan barang.
Tanggung Jawab:
1) Bertanggung jawab memonitor seluruh operasi perusahaan terkait penjualan dan persediaan.
c. Operational Coordinator
Tugas dan wewenang bagian Operational coordinator adalah sebagai berikut:
1). Membuat dan mengesahkan seluruh keputusan-keputusan dan kebijakan- kebijakan organisasi.
2). Mengawasi dan memantau kegiatan operasional perusahaan.
3). Membantu manajer operasional dalam menjalankan usahanya.
Tanggung jawab:
1). Mengkoordinasikan dan mengorganisasikan seluruh penyelenggaraan organisasi dan program kerjanya dan mempertanggungjawabkan secara internal kepada manajer operasional.
d. Bagian Salesman
Tugas dan Wewenang bagian Salesman adalah sebagai berikut:
1) Memberikan nota pada cabang sesuai dengan jumlah yang diambil dari Supplier.
2) Melayani pendaftaran pelanggan dan membarikan informasi mengenai barang kepada pelanggan.
3) Menerima dan mencatat setiap pesanan yang masuk pada sales order, serta melakukan tindakan lebih lanjut atas pesanan.
4) Menyampaikan keluhan atau kebutuhan pelanggan kepada manajer operasional.
Tanggung Jawab:
1) Bertanggung jawab dalam memelihara hubungan dengan pelanggan, serta atas seluruh proses terkait pemesanan barang.
e. Bagian Gudang
Tugas dan Wewenang bagian Gudang adalah sebagai berikut:
1) Mengeluarkan barang yang hendak dikirimkan.
2) Bertanggung jawab atas proses keluar masuknya barang dari dan ke gudang.
3) Mencatat jumlah persediaan barang.
Tanggung Jawab:
1) Bertanggung jawab atas keluar masuknya barang.
f. Bagian Merchandiser
Tugas dan Wewenang Bagian Merchandiser adalah sebagai berikut:
1) Memajang, mendisplay, merapikan dan menata produk.
2) Menjalankan semua program promosi perusahaan.
3) Membantu dan menjaga stok produk.
4) Mengepak produk.
72
Tanggung Jawab:
1) Bertanggung jawab atas pengawasan produk misalnya mencatat semua item dan jumlah barang, mengisi barang yang kosong.
g. Bagian Delivery
Tugas dan Wewenang Bagian Delivery adalah sebagai berikut:
1) Menyerahkan barang yang dipesan sesuai dengan kuantitas, spesifikasinya sesuai yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan.
2) Bertanggungjawab akan barang-barang yang dikirim ke cabang.
4.1.4 Jenis Produk
Adapun jenis produk yang dipasarkan oleh PT. Parit Padang yaitu obat merk PT. SOHO, obat merk PT. Ethica dan kosmetik yang ada pada gambar 4.2:
Sumber : PT. Paarit Padang, 2019
Gambar 4.2
Jenis Produk Penjualan PT. Parit Padang
4.1.5 Area Pemasaran PT. Parit Padang
PT. Parit Padang adalah perusahaan distribusi obat2 an, seperti obat merk SOHO, obat merk PT. Ethica, dan kosmetik. Berikut adalah data rinci yang diproduksi oleh PT. Parit Padang.
Tabel 4.1 Data Penjualan bulanan dan Harga Produk PT. Parit Padang
Rak-rak Display Penjualan per-bulan 400.000-500.000 per-biji Harga Obat merk SOHO Rp.15.000,-s/d Rp. 800.000,- Harga Obat merk PT. Ethica Rp. 10.000,- s/d Rp. 700.000,- Harga Kosmetik Rp. 5.000,- s/d Rp. 400.000,- Sumber: PT. Parit Padang, 2019
4.2 Hasil Analisis
4.2.1 Identifikasi Data dari Sistem Informasi Akuntansi atas Prosedur Persediaan Barang Dagang pada PT. Parit Padang
4.2.1.1 Catatan Akuntansi dan Prosedur Sistem Persediaan Barang Dagang PT. Parit Padang
Adapun catatan akuntansi yang membentuk Prosedur Sistem Persediaan Barang Dagang pada PT. Parit Padang adalah sebagai berikut:
1. Kartu persediaan
Kartu persediaan digunakan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok barang yang disimpan di gudang yang tercantum dalam kartu persediaan oleh bagian kartu persediaan berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan.
2. Kartu gudang
Kartu gudang ini berfungsi sebagai identitas barang yang disimpan untuk memudahkan pencarian barang dan sekaligus untuk mencatat mutase kuantitas
74
barang yang tercantum dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh bagian gudang berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan.
3. Jurnal umum
Jurnal umum digunakan untuk mencatat jurnal adjustment rekening persediaan karena adanya perbedaan antara saldo yang dicatat dalam rekening persediaan dengan saldo menurut penghitung fisik.
4.2.1.2 Dokumen yang digunakan pada Persediaan Barang Dagang PT. Parit Padang
Dokumen yang digunakan Sistem akuntansi persediaan barang dagang adalah:
1. Kartu Perhitungan Fisik
Dokumen ini digunakan untuk merekam hasil perhitungan fisik persediaan.
Sumber: PT. Parit Padang, 2019
Gambar 4.3 Kartu Perhitungan Fisik 2. Daftar hasil perhitungan fisik
Dokumen ini digunakan untuk meringkas data yang telah direkam dalam hasil kartu perhitungan fisik persediaan.
PT. Parit Padang Berbek Sidoarjo
Laporan Penghitungan Fisik persediaan Barang tanggal….s/d tanggal………….
No Nama barang Unit Harga Jumlah Keterangan
Mengetahui, Petugas Stock Opname, (Kepala Gudang) (……….)
Sumber: PT. Parit Padang, 2019
Gambar 4.4
Daftar Hasil Perhitungan Fisik 3. Bukti memorial
Dokumen ini digunakan untuk membukukan adjustment rekening persediaan sebagai akibat dari hasil penghitungan fisik ke dalam jurnal umum.
Sumber: PT. Parit Padang, 2019
Gambar 4.5 Bukti memorial
DAFTAR HASIL PENGHITUNGAN FISIK
Periode Penghitung Fisik Dikalikan oleh:……
Disalin dari kartu penghitung fisik oleh: Dijumlah oleh:…….
Diisi harga pokok satuan oleh: Diperiksa oleh:……
No Kode Nama Kuantitas Satuan Harga pokok satuan Harga Pokok Total
BM no:
Tanggal:
BUKTI MEMORIAL Penjelasan
transaksi:………...
Qty Item Decription Prie(Rp) Total(Rp)
Sub Total PPN Total,
Direktur, Kabag Akuntansi, Dibukukan,
(………) (……….) (……….)
76
4.2.1.3 Fungsi yang Terkait dalam Persediaan Barang Dagang pada PT. Parit Padang
Adapun fungsi lebih rinci dari persediaan barang dagang tersebut adalah sebagai berikut:
1. Bagian Gudang
Pada sistem persediaan barang dagang, bagian Gudang bertanggung jawab untuk menlaksanakan penghitungan fisik persediaan dan menyerahkan hasil penghitungan tersebut kepada bagian kartu persediaan untuk digunakan sebagai dasar adjustment terhadap catatan persediaan dalam kartu persediaan.
2. Bagian Akuntansi
Bertugas untuk mencantumkan harga pokok satuan persediaan yang dihitung ke dalam daftar hasil penghitung fisik, mengalikan kuantitas dan harga pokok per satuan yang tercantum dalam daftar hasil penghitungan fisik, mencantumkan harga pokok total dalam daftar hasil penghitungan fisik, melakukan adjustment data persediaan dalam jurnal umum berdasarkan hasil perhitungan fisik persediaan.
4.2.1.4 Kebijakan Manajemen Persediaan PT. Parit Padang
Adapun kebijakan Manajemen Persediaan Parit Padang adalah sebagai berikut:
1. Barang yang diterima dan keluar harus dicatat ke dalam sistem secara real time dan transaksi persediaan yang terjadi dalam periode berjalan harus ditutup pada akhir bulan. Saldo akhir dari periode berjalan akan menjadi saldo awal periode berikutnya.
2. Penilaian persediaan dihitung menggunakan metode rata-rata tertimbang.
3. Store keeper bertanggung jawab atas penerimaan, pengeluaran dan penyimpanan persediaan, perlindungan terhadap kehilangan dan kerusakan, pengawasan dan pelaporan dan juga pengelolaan identifikasi fisik persediaan untuk semua gudang yang berada didalam perusahaan.
4. Setiap persediaan didalam gudangmemiliki kode persediaan yang unik (struktur kode yang sama dalam perusahaan) Store keeper tidak diperkenankan merubah, menambah ataupun mengurangi kode yang telah ada.
5. Storekeeper bertanggung jawab untuk menindaklanjuti setiap masalah /kerusakan/kehilangan di area gudang dan berkoordinasi aktif dengan pihak- pihak terkait untuk memecahkan masalah tersebut.
6. Penyimpanan persediaan diluar gudang harus memperoleh persetujuan dari Manajer.
4.2.2 Analisa Deskriptif Kualitatif Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang Dagang pada PT. Parit Padang
4.2.2.1 Prosedur yang membentuk Sistem Informasi Akuntansi pada PT. Parit Padang
Adapun prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi pada PT. Parit Padang adalah:
1. Prosedur penghitung fisik
Dalam prosedur ini tiap jenis persediaan di gudang dihitung oleh penghitung dan pengecek secara independen yang hasilnya dicatat dalam kartu penghitung fisik.
78
2. Prosedur kompilasi
Dalam prosedur ini pemegang kartu penghitung fisik melakukan perbandingan data yang dicatat dalam kartu penghitung fisik serta melakukan pencatatan data yang tercantum dalam kartu penghitung fisik ke dalam daftar penghitung fisik.
3. Prosedur penentuan harga pokok persediaan
Dalam prosedur ini bagian kartu persediaan mengisi harga pokok persatuan tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar penghitungan fisik berdasarkan informasi dalam kartu persediaan yang bersangkutan serta mengalihkan harga pokok persatuan tersebut dengan kuantitas hasil penghitungan fisik untu mendapatkan total harga pokok persatuan tersebut dengan kuantitas hasil penghitungan fisik untuk mendapatkan total harga pokok persediaan yang dihitung.
4. Prosedur Adjustment
Dalam prosedur ini bagian kartu persediaan melakukan adjustment terhadap data persediaan yang tercantum dalam kartu persediaan berdasarkan data hasil perhitungan fisik persediaan yang tercantum dalam daftar hasil penghitungan fisik persediaan.
4.2.2.2 Bagan Alir Sistem Persediaan Barang Dagang pada PT. Parit Padang Bagan alir sistem persediaan barang dagang PT. Parit Padang seperti yang tampak pada gambar 4.6 dan gambar 4.7
Gambar 4.6
Sumber: PT. Parit Padang, 2019
Bagan Alir Pencatatan Produk, Pencatatan Harga Produk Yang Dijual, dan Pengeluaran Barang
Membuat catatan barang
1 Catatan 2
Baang 1
1 2
DP
Mencatat pengeluaran
barang
1 Catatan pengeluaran
barang
Menyiapkan barang yang diperan
Barang yang dipesan
3
Membuat DHJB
1 DHJB 2
3
Daftar pengeluaran
barang
Membuat laporan pengeluaran
barang
1 Laporan 2 pengeluran barang
4
2 Catatan barang
2
2 DHJB
Menyetujui DHJB
1 DHJB yang 2
disetujui
3
Laporan 2 Pengeluaran barang
5
Laporan 1 Keuangan
6
Membuat DHB untuk
customer
DHB
Permintaan DHB
DHB
1 DP 2
2
Membuat surat jalan 3
Barang yang dipesan
Surat jalan
Mengirim barang Barang
4 Surat jln yg di ttd
Membuat laporan keuangan 1
Lap keu 2
END
Membuat daftar permintaa
n DP
7
Barang
Menandatnangani surat jalan dan
melakukan pembayaran
Surat jalan yang telah ditandatangani
7
80
Gambar 4.7 Sumber: PT. Parit Padang, 2019
Bagan Alir Pencatatan Harga Pokok Persediaan Yang Dibeli dan PermintaanBarang Bagian GudangBagian Pembelian Supplier Pimpinan
Start
Melakukan pengeluaran barang
Membuat form permintaan
barang
2 FPB 1
3
LPB 1 2
Membuat Laporan penambahan
persediaan
1 2 Laporan penambahan persediaan
END
4
Form pembelian barang 2
Pencarian harga barang, membuat surat permintaan penawaran barang
2 SPPH
1
2 SPH
1
Pencarian harga yang cocok, membuat
SOP
3 2 SOP
1
3 1
SPPH 2
Membuat SPH
2 SPPH 1
4
SOP 3
Membuat surat permintaan
barang
2 SPB 1
5 2
4
Laporan Penambahan
Persediaan
6
4.2.1.1 Penjelasan Bagan Alir Sistem Persediaan Barang Dagang PT. Parit Padang
Dari gambar 4.6 bagan alir sistem flowchart pencatatan produk jadi, pencatatan harga pokok jadi yang dijual, dan pengeluaran barang:diatas dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Gudang
Gudang membuat catatan barang rangkap 2, lembar pertama sebagai arsip, lembar kedua diberikan ke Pimpinan, Dari daftar pemesanan customer yang diterima dari bagian penjualan, gudang mencatat pengeluaran tersebut dengan membuat catatan pengeluaran barang rangkap 2, lembar pertama sebagai dasar penyiapan barang yang akan dipesan, sedangkan lembar kedua untuk gudang.
Barang yang dipesan lalu diberikan ke bagian penjualan.Dari catatan pertambahan barang, bagian ini membuat daftar harga Jual barang (DHJB) rangkap 2, lembar pertama sebagai arsip, lembar kedua diberikan ke pimpinan.Dari catatan pengeluaran barang, bagian ini membuat laporan pengeluaran barang rangkap 2, lembar pertama untuk arsip, lembar kedua diberikan ke pimpinan.
2. Pimpinan
Catatan pertambahan barang dari gudang dijadikan arsip.Setelah menerima DHJB (daftar harga jual barang) dari bagian akuntansi persediaan, pimpinan menyetujui lalu dijadikan arsip dan diberikan ke bagian penjualan.Laporam pengeluaran barang yang diterima dari bagian akuntansi persediaan dan laporan keuangan yang diterima dari bagian penjualan dijadikan arsip.
82
3. Bagian Penjualan
DHJB (daftar harga jual barang) yang diterima dari pimpinan serta permintaan daftar harga barang (DHB) dari customer dijadikan dasar untuk membuat DHB (daftar harga barang) yang diminta oleh customer, lalu DHB tersebut diberikan ke customer.Bagian penjualan lalu menerima daftar pemesanan (DP) dari customer, lalu diserahkan ke gudang. dari DP, bagian penjualan membuat surat jalan. Barang beserta surat jalan dikirim ke customer. Setelah mendapat surat jalan yang ditandatangani, bagian penjualan membuat laporan keuangan rangkap 2, lembar pertama diserahkan ke pimpinan, sedangkan lembar kedua dijadikan arsip.
Dari gambar 4.7 bagan alir sistem flowchart pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli dan permintaan barangdiatas dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Gudang
Gudang melalukan pengecekan barang lalu membuat form permintaan barang rangkap 2, lembar kedua diberikan ke bagian pembelian, sedangkan lembar pertama bersama dengan laporan penerimaan barang (LPB) yang diterima dari bagian penerimaan dijadikan sebagai dasar pembuatan laporan penambahan persediaan rangkap 2, lembar pertama sebagai arsip, lembar kedua diserahkan ke pimpinan.
2. Bagian pembelian
Form pembelian barang yang diterima dari gudang oleh bagian pembelian dibuat surat permintaan penawaran harga (SPPH) rangkap 2, lembar pertama
sebagai arsip, lembar kedua diserahkan ke supplier.Surat penawaran harga (SPH) yang diterima dari supplier, bagian pembelian mencari harga yang cocok dan membuat surat order pembelian (SOP) rangkap 3, lembar 1 sebagai arsip, lembar kedua diserahkan ke bagian penerimaan, lembar ketiga diserahkan ke supplier.
3. Supplier.
Setelah menerima SPPH dari bagian pembelian, lalu supplier membuat SPH (surat penawaran harga) lalu diberikan ke bagian pembelian.SOP yang diterima dari bagian pembelian dibuat surat penerimaan barang (SPB) rangkap 2, lembar pertama diberikan bagian penerimaan bersama barang, lembar kedua dijadikan arsip.
4. Pimpinan
Laporan penambahan persediaan yang diterima dari gudang dijadikan arsip.
4.2.2 Evaluasi Potensi Resiko dan Kelemahan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang Dagang pada PT. Parit Padang
Berikut adalah mengenai potensi resiko sistem informasi akuntansi persediaan barang dagang yang di terapkan pada PT. Parit padang:
1. Perangkapan fungsi gudang dan fungsi Akuntansi
Tidak adanya pemisahan antara fungsi gudang dengan fungsi Akuntansi mengakibatkan seringnya kesalahan dalam pencatatan persediaan dan lemahnya pengendalian internal terhadap stock persediaan.