BAB II LANDASAN TEORI
2.2. Landasan Teori
2.2.7. Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang Dagang
2.2.7.1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang
38
3. Bukti Memorial
Dokumen ini merupakan dokumen sumber yang digunankan untuk membukukan adjustment rekening persediaan sebagai akibat dari hasil perhitungan fisik ke dalam jurnal umum. Data yang digunakan sebagai dasar pembentukan bukti memorial ini adalah selisih jumlah kolom harga pokok total dalam daftar hasil perhitungan fisik dengan saldo harga pokok persediaan yang bersangkutan menurut kartu persediaan.
sistem retur pembelian, dan sistem akuntansi biaya produksi. Dalam perusahaan manufaktur, persediaan terdiri dari: persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik, persediaan suku cadang. Dalam perusahaan dagang, persediaan hanya terdiri dari satu golongan, yaitu persediaan barang dagangan, yang merupakan barang yang dibeli untuk dijual kembali.”
2.2.7.2. Metode Pancatatan Persediaan
Sistem pencatatan persediaan adalah suatu cara pengelolaan persediaan melalui proses pencatatan sehingga data mengenai persediaan dapat tersedia.
Menurut Hans (2012:284), Metode pencatatan persediaan terbagi menjadi 2 (dua), antara lain:
1. Periodik
Sistem periodik adalah sebuah sistem akuntansi yang berguna untuk persediaan dimana harga pokok penjualannya ditentukan pada setiap akhir periode akuntansi dengan melakukan koreksi atas catatan persediaan akhir, setelah dilakukannya penghitungan fisik persediaan akhir. Dalam sistem periodik, perhitungan fisik aktual atas barang-barang yang ada ditangan diadakan pada setiap akhir periode akuntansi ketika menyiapkan sebuah laporan keuangan.
2. Perpetual
Sistem perpetual adalah sebuah sistem akuntansi yang berguna untuk mencatat semua perubahan persediaan, baik pengurangan maupun penambahan
40
setiap transaksi pembelian dan penjualan pada saat terjadinya transaksi.
Apabila dihubungkan dengan pengawasan persediaan maka sistem pencatatan ini akan jauh lebih baik dari sistem periodikal, karena dengan sistem ini setiap transaksi persediaan akan berpengaruh langsung pada perkiraan persediaan, sehingga dapat diketahui jumlah persediaan setiap saat baik jumlah kuantitas unit maupun total nilai dari setiap jenis persediaan ataupun setiap tingkat harga perolehan yang berbeda.
Menurut Mulyadi (2014:556), ada dua macam metode pencatatan persediaan, antara lain Metode Mutasi Persediaan (perpetual inventory method) dan Metode Persediaan Fisik (physical inventory method). Dalam metode mutasi persediaan, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan. Dalam metode persediaan fisik, hanya tambahan persediaan dari pembelian saja yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan. Untuk mengetahui berapa jumlah stock persediaan barang dagang pada suatu perusahaan harus menggunakan pencatatan. Maka dari itu perusahaan harus memiliki pencatatan persediaan agar bisa memperkirakan barang harus ditambahkan stock atau tidak. Berdasarkan uraian diatas dapat diketahui bahwa metode pencatatan persediaan antara lain metode periodik atau metode persediaan fisik, dan metode perpetual atau metode mutasi persediaan.
2.2.7.3. Metode Penilaian Harga Pokok Persediaan
Menurut Soemarso (2017:385) ada 3 (tiga) metode penetapan harga pokok persediaan antara lain:
1. Metode FIFO (first in-first out) Metode penetapan harga pokok persediaan yang didasarkan atas anggapan bahwa barang-barang terdahulu dibeli akan merupakan barang yang dijual pertama kali. Dalam metode ini persediaan akhir dinilai dengan harga pokok pembelian yang paling akhir.
2. Metode LIFO (last in-first out) Metode penetapan harga pokok persediaan yang didasarkan atas anggapan bahwa barang-barang paling akhir dibeli akanmerupakan barang yang dijual pertama kali. Dalam metode ini persediaan akhir dinilai dengan harga pembelian yang terdahulu.
3. Rata-rata (average) Metode penetapan harga pokok persediaan dimana dianggap bahwa harga pokok rata-rata dari barang yang tersedia dijual akan digunakan untuk menilai harga pokok yang dijual dan yang dalam persediaan.
Perhitungan harga pokok persediaan diperlukan untuk mencegah perusahaan mengalami kerugian. Maka dari itu perusahaan perlu melakukan penetapan harga pokok persediaan. Berdasarkan uraian di penetapan harga pokok persediaan dapat dilakukan dengan metode FIFO, metode LIFO, metode rata- rata, dan metode identifikasi khusus.
2.2.7.4. Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang Dagang
Sistem informasi akuntansi bertujuan untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha, untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasi. Untuk menciptakan hal tersebut dalam perusahaan, maka diperlukan adanya unsur-unsur pokok yang harus dipenuhi, antara lain:
42
1. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang Jadi Menurut Krismiaji(2015:375) sistem persediaan yang dilakukan secara manual, maka sistem ini sudah tergabung dalam siklus pendapatan dan pengeluaran.
Fungsi yang terkait pada sistem informasi akuntansi persediaan barang jadi, Romney(2014:428-439) yaitu:
a. Fungsi penerimaan dan penyimpanan b. Fungsi pencatatan akuntansi
c. Fungsi pengiriman d. Fungsi penerimaan kas e. Fungsi pengendalian
2. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang Jadi
Menurut Romney dan Steinbart (2014:425-439) dokumen yang digunakan dalam aliran sistem informasi akuntansi persediaan adalah:
a. Pemesanan kembali back order Sebuah dokumen yang mengotorisasi pembelian atau produksi dari barang-barang yang dibuat ketika tidak ada persediaan yang mencukupi untuk memenuhi pesanan pelanggan. Dalam perusahaan manufaktur, melibatkan pemberitahuan departemen produksi untuk memulai produksi atas barang-barang yang diminta.
b. Kartu pengambilan Sebuah dokumen yang mencantumkan barang dan kuantitas dari tiap-tiap barang yang dipesan dan mengotorisasi fungsi pengendalian persediaan untuk mengeluarkan barang tersebut ke departemen pengiriman.
c. Slip pengepakan Dokumen yang mencantumkan kuantitas dan deskripsi dari setiap barang yang disertakan dalam sebuah pengiriman
d. Memo kredit Sebuah dokumen yang mengotorisasi departemen penagihan untuk mengkredit rekening seorang pelanggan.
e. Bukti Memorial Dokumen ini dibuat untuk mencatat tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dalam kartu persediaan dan digunakan sebagai sumber dalam mencatat transaksi selesainya produk jadi dalam jurnal umum.
f. Faktur penjualan Sebuah dokumen yang memberitahukan kepada pelanggan mengenai jumlah dari penjualan dan kemana mengirimkan pembayarannya.
3. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang Jadi Catatan persediaan yang akurat sangat penting untuk mencegah kehabisan stok dan kelebihan persediaan. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi persediaan barang jadi(Narko,2014: 131) adalah:
a. Kartu persediaan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok barang yang disimpan di gudang yangtercantum dalam kartu persediaan oleh bagian kartu persediaan, berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan.
b. Kartu gudang Catatan ini digunakan untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan kuantitas yang tercantum dalam kartu gudaang yang diselenggarakan oleh bagian gudang, berdasarkan hasil perhitungan fisik persediaan.
44
c. Jurnal umum Jurnal umum digunakan untuk mencatat adjustment terhadap rekening persediaan karena adanya perbedaan antara saldo yang dicatat dalam rekening persediaan dengan saldo perhitungan fisik persediaan.
4. Laporan yang Dihasilkan dalam Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang Jadi Menurut Azhar Susanto (2015:12) dalam Shofiana (2015:9) Laporan mengenai persediaan yang telah memadai, dapat dilihat dengan adanya laporan yang berupa laporan penerimaan barang, laporan pengeluaran barang dan laporan keuangan.
5. Prosedur yang Dilaksanakan dalam Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang Jadi Menurut Krismiaji(2015: 227) prosedur yang diterapkan pada sistem informasi akuntasi persediaan barang jadi adalah:
a. Prosedur pemesanan persediaan
b. Prosedur retur dan potongan pembelian atau penjualan persediaan c. Prosedur pengiriman persediaan
d. Prosedur penerimaan dan penyimpanan persediaan e. Prosedur pengeluaran persediaan
f. Prosedur pencatatan akuntansi persediaan g. Prosedur pengendalian dan evaluasi persediaan
2.2.7.5. Bagan Alir Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang Dagang Pada gambar 2.1 terdapat bagan alur sistem informasi akuntansi Persediaan Barang menurut Mulyadi (2016:564) yang telah diselesaikan dengan konteks penelitian sebagai berikut:
Bagian Kartu Persediaan
Mulai
Kartu Persediaan
Memanfaatkan rekapitulasi harga pokok penjualan
Secara periodik
Rekapitulasi harga pokok penjualan
Rekap HPP Bukti memorial
1
Bagian Jurnal
1
Rekap HPP Bukti memorial
Z
Selesai Jurnal
Umum
Gambar 2.1
Sumber : Mulyadi (2016:564)
Prosedur Pencatatan Harga Pokok Produk Jadi Yang dijual
46
Bagian Penerimaan
Mulai
Dari bagian pemeriksaan
SOP
Menerima barang dari pemasok yang
disertai dengan surat pengantar
Dari Pemasok
Memeriksa barang yang
diteima
Surat pengantar
SP SOP
3 2 Laporan
Penerimaan barang
1
1 2
Dikirim ke bagian gudang bersamaan
dengan barang
N
Gambar 2.2 Sumber : Mulyadi (2016:570)
Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang dibeli
Bagian Utang
Dari bagian pembelian
1 Bagian pemasok via
Bagian pembelian
SOP LPB Faktur
Membandingkan faktur dari pemasok dengan
SOP & LPB
Membuar bukti kas
keluar
Faktur LBP SOP
Bukti kas Keluar
1 3 2 1
Register bukti kas keluar
3
1 Arsip bukti kas keluar yang belum dibayar
Gambar 2.2
Sumber : Mulyadi (2016:570)
Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang dibeli (Lanjutan)
48
Bagian Gudang Bagian Kartu Persediaan
2 3
Laporan Penerimaan Barang
Laporan Penerimaan Barang
Kartu Gudang
N N
Kartu Gudang
Selesai
Gambar 2.2
Sumber : Mulyadi (2016:570)
Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang dibeli (Lanjutan)
2.2.7.6. Penjelasan Bagan Alir Prosedur Pencatatan Harga Pokok Produk Jadi Yang dijual
Pencatatan harga produk jadi dilakukan dengan mendebit rekening Persediaan Produk Jadi dan mengkredit rekening Barang Dalam Proses.
Disamping itu, kartu gudang yang diselenggarakan di fungsi gudang diisi dengan tambahan kuantitas persediaan produk jadi yang disimpan di gudang. Tambahan produk jadi yang dikirim oleh fungsi produksi ke fungsi gudang dicatat oleh Bagian Gudang di dalam kartu gudang berdasarkan laporan produk selesai yang diterima oleh Bagian Gudang dari Bagian Produksi. Harga pokok produksi jadi yang ditransfer dari Bagian Gudang dicatat oleh Bagian Kartu Persediaan dan Bagian Jurnal. Pencatatan harga pokok jadi dilakukanoleh Bagian Kartu Persediaan berdasarkan laporan produk selesai yang diterima oleh Bagian Kartu Persediaandari Bagian Produksi. Berdasarkan laporan produk selesai tersebut, Bagian Kartu Persediaan menghitung harga pokok produk selesai berdasarkan data biaya produksi yang telah dikumpulkan dalam kartu harga pokok produk pesanan yang bersangkutan. Total harga pokok produk ini dipakai sebagai dasar untuk membuat bukti memorial, yang merupakan dokumen sumber bagi Bagian Kartu Persedian untuk mencatat harga pokok produk selesai dalam kartu persediaan. Bagian Jurnal mencatat harga pokok produk jadi di dalam jurnal umum berdasarkan bukti memorial yang dilampiri dengan dokumen pendukung berupa kartu harga pokok dan laporan produk selesai.
Apabila produk jadi yang telah dijual dikembalikan oleh pembeli, makatransaksi retur penjualan ini akan mempengaruhi persediaan produk jadi,
50
yaitumenambah kuantitas produk jadi dalam kartu gudang, serta menambah kuantitasdan harga pokok produk jadi yang dicatat oleh Bagian Kartu Persedian dalam kartu persediaan produk jadi.
1. Dokumen
Dokumen yang digunakan dalam prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dikembalikan oleh pembeli adalah laporan penerimaan barangdan memo kredit. Laporan penerimaan barang digunakan oleh Bagian Gudanguntuk mencatat kuantitas poduk jadi yang diterima dari pembeli ke dalam kartugudang, sedangkan memo kredit yang diterima dari Bagian Order Penjualandigunakan oleh Bagian Kartu Persediaan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok produk jadi yang dikembalikan oleh pembeli ke dalam kartu persediaan.
2. Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur pencatatan produk jadi adalah kartu gudang, kartu persediaan, dan jurnal umum atau jurnal retur penjualan jika perusahaan menggunakan jurnal khusus.
Pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima dari pembelidilakukan oleh Bagian Kartu Persediaan berdasarkan memo kredit yang diteimadari Bagian Penerimaan melalui Bagian Piutang. Bagian Kartu Persediaanmengisi harga pokok produk jadi yang diterima kembali berdasarkan data harga pokok per unit yang tecantum dalam kartu persediaan yang bersangkutan. Totalharga pokok penjualan tesebut kemudian dicantumkan di dalam bukti memorialdan
dijadikan sebagai dokumen sumber pencatatan ke kartu persediaan oleh bagianKartu Persediaan.
2.2.7.7. Penjelasan Bagan Alir Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang dibeli
Bagian gudang mencatat berkurangnya persediaan karena transaksi retur pembelianberdasarkan dokumen memo debit yang diterima dari bagian pembelian. Memo debet ini dicatat oleh bagian gudang di dalam kartu gudang.
Bagian utang mencatat berkurangnya utang sebagai akibat dari retur pembelian dengan cara mengarsipka memo debit (yang dilampiri dengan laporan pengiriman barang) di dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar (unpaid voucher file).Karena perusahaan menggunakan voucher payable systemdalam pencatatan utangnya, catatan utang diselenggarakan dalam bentuk arsip bukti kas keluar yang belum dibayar. Bagian kartu persediaan mencatat berkurangnya persediaan akibat retur pembelian didalam kartu persediaan berdasarkan memo debit yang dilampiri dengan laporan penerimaan barang. Bagian jurnal mencatat berkurangnya utang dan persediaan sebagai akibat retur pembelian di dalam jurnal retur pembelian berdasarkan memo debit yang telah diisi harga pokok per satuan dan harga pokok total oleh bagian kartu persediaan.