MANAJEMEN UMKM
7.3 Manajemen Keuangan
pelaku UMKM perlu melakukan perencanaan usaha, termasuk perencanaan di bidang SDM (perlu karyawan berapa dengan kompetensi apa, dll) dan secara bertahap pemilik usaha juga menularkan pengetahuan tersebut kepada pegawai yang dipercaya, hingga tiba saatnya pemilik benar-benar akan berfungsi sebagai owner usaha dan seluruh aspek usaha dikerjakan oleh pegawai (SDM).
Beberapa masalah pengelolaan keuangan umum yang sering dijumpai pada UMKM antara lain adalah:
(1) Masih tercampurnya keuangan pribadi pemilik dengan keuangan usaha
(2) Penentuan harga produk sering dilakukan secara sederhana dan intuitif , tanpa menghitung biaya yang telah dikeluarkan secara cermat
(3) Buruknya metode pencatatan transaksi yang dilakukan
(4) Kurangnya pengetahuan mengenai pencatatan keuangan dan pengelolaan keuangan (akuntansi)
Adanya beberapa masalah yang dihadapi oleh pelaku UMKM dalam menjalankan kegiatan usahanya seperti kondisi diatas, berakibat pada tidak sedikit perusahaan UMKM yang terpaksa harus menghentikan kegiatan operasionalnya karena kondisi keuangan yang tidak stabil. Kondisi keuangan yang tidak stabil ini adalah salah satu contoh kurangnya menerapkan prinsip- prinsip keuangan dalam manajemen keuangan yang pasti dan jelas.
Mungkin kita sebagai pelaku UMKM sudah mengetahui pentingnya pembukuan. Pembukuan bermanfaat untuk mencatat setiap uang yang masuk maupun uang yang keluar pada saat kita berbisnis. Dengan adanya pembukuan, kita dapat melihat pendapatan dan pengeluaran bisnis yang kita jalankan, sehingga kita dapat melakukan evaluasi terhadap bisnis kita ke arah yang lebih baik. Oleh karena itu, pembukuan tidak hanya penting, tetapi sangat penting sekali dalam menjalankan kegiatan usaha.
Pembukuan dapat dikatakan merupakan kewajiban setiap pelaku UMKM agar dapat mengukur kinerja bisnisnya, sehingga pelaku UMKM akan dapat mengambil langkah-langkah finansial yang dapat membuat bisnisnya dapat berkembang. Pembukuan juga berfungsi agar pelaku UMKM dapat memiliki kontrol atas keuangan bisnisnya. Tanpa adanya pembukuan, pelaku UMKM tidak akan memiliki kontrol atas keuangannya, dan bahkan tidak dapat mengetahui apakah bisnisnya mengalami keuntungan atau kerugian.
Pembukuan juga merupakan salah satu bukti nyata yang dapat dibawa kepada investor apabila kita sebagai pelaku usaha ingin mencari dan mendapatkan modal tambahan untuk kegiatan ekspansi usaha. Mungkin kita sudah pernah mendengarnya bahwa angka tidak pernah berbohong. Dengan angka, kita akan dapat berbicara apa saja. Artinya pembukuan kita sebagai pelaku usaha yang akan menjadi acuan apakah seorang investor akan menginvestasikan uangnya kepada usaha yang kita jalankan atau tidak. Oleh karena itu pembukuan memiliki nilai yang sangat penting ketika kita menjalankan sebuah bisnis.
Salah satu fungsi utama manajemen keuangan yang mendasar adalah mengendalikan keuangan perusahaan itu sendiri.
Baik bagi usaha kecil dan menengah maupun perusahaan yang mapan, jika pengeluaran tidak terkendali maka dapat membawa penurunan profit dan bahkan kebangkrutan. Sebanyak apapun pemasukan, jika pengeluarannya tidak terkendali, maka tidak akan ada artinya.
Mendapatkan keuntungan besar setiap bulan tentu menjadi impian setiap pengusaha. Dalam menjalankan suatu bisnis, uang adalah ujung tombak perusahaan. Oleh sebab itu, pengelolaan uang yang bijak menjadi hal yang sangat penting demi kelangsungan perusahaan. Jika uang tidak diatur dengan cermat, maka pemasukan dan pengeluaran akan rancu. Bagi Anda yang sedang menjalankan bisnis, pastikan Anda memiliki manajemen keuangan yang tepat.
Perspektif manajemen usaha kecil (UMKM) relatif sedikit berbeda dari manajemen usaha skala besar. Adapun perbedaan yang sangat prinsip antara keduanya adalah :
Pada perusahaan besar (sudah mapan), antara fungsi dan tugas manajer telah dipilih sesuai strategi dan struktur organisasi.
Sedangkan pada usaha kecil seperti UMKM (sumber daya sangat terbatas), fungsi dan tugas manajer berbaur menjadi satu karena memang belum diperlukan manajer. Manajer pada usaha kecil seringkali juga merupakan pendiri atau pemilik. Dan yang sering dan kebanyakan terjadi, para pemilik atau pelaku UMKM merasa kesulitan untuk memisahkan antara mana keuangan yang harus diperuntukkan untuk kegiatan usaha dan mana keuangan yang digunakan untuk kepentingan pribadi keluarganya.
Manajemen keuangan adalah suatu proses dalam pengaturan aktivitas atau kegiatan keuangan dalam suatu organisasi, termasuk kegiatan perencanaan, analisis dan pengendalian terhadap kegiatan keuangan.
Manajemen keuangan dapat diartikan pula sebagai seluruh aktivitas atau kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan upaya untuk mendapatkan dana perusahaan dengan meminimalkan biaya serta upaya penggunaan dan pengalokasian dana tersebut secara efisien dalam memaksimalkan nilai perusahaan.
Kegiatan keuangan tidak saja berlangsung pada bagian atau fungsi keuangan saja, melainkan pada bidang/fungsi perusahaan lainnya (personalia, operasi dan produksi, pemasaran, dan lain sebagainya). Namun, pada bidang keuangan, kegiatan keuangan lebih bersifat strategis.
Berikut ini kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh bagian keuangan :
(1) Kegiatan Pendanaan/Pembelanjaan
Bagian keuangan akan memikirkan bagaimana cara dan dari mana organisasi/perusahaan memperoleh dana.
(2) Kegiatan Investasi
Bagian keuangan akan memikirkan bidang-bidang investasi mana yang menurut perusahaan paling menguntungkan untuk menanamkan uangnya (sumber daya) yang terkumpul dalam perusahaan.
(3) Kegiatan Kebijakan Dividen
Keuntungan dari kegiatan investasi, akan dipertimbangkan oleh bagian keuangan. Apakah semua dibagikan kepada pemilik sebagai dividen atau ditahan semuanya guna membiayai pertumbuhan dan perkembangan perusahaan atau sebagai dibagi sebagai dividen dan sebagiannya ditahan.
Untuk mengefektifkan berbagai fungsi dalam pengelolaan keuangan terdapat tugas administrasi yang perlu dilaksanakan oleh pelaku UMKM. Ketertiban pencatatan administrasi juga bermanfaat sebagai alat perencanaan pengembangan usaha.
Kegiatan yang perlu dilaksanakan oleh UMKM adalah sebagai berikut :
(1) Administrasi Piutang
Administrasi piutang merupakan catatan yang penting sebagai informasi internal dan eksternal. Informasi eksternal piutang dapat dijadikan sebagai agunan kepada pemberi pinjaman untuk mengatasi masalah keuangan jangka pendek. Informasi internal piutang dapat digunakan untuk perencanaan dan evaluasi/pengendalian.
(2) Administrasi Utang
Utang merupakan kewajiban perusahaan kepada pihak eksternal. Pencatatan utang perusahaan sama pentingnya dengan piutang. Laporan tentang posisi utang akan memberikan peringatan kepada pelaku usaha untuk melakukan berbagai langkah antisipasi terhadap kemungkinan munculnya kesulitan keuangan UMKM membayarkan kembali utangnya.
(3) Administrasi Persediaan
Persediaan merupakan kekayaan perusahaan. Persediaan memiliki peran yang strategis baik usaha yang bergerak di bidang perdagangan maupun manufaktur. Administrasi yang dilakukan secara tepat waktu sangat membantu pemilik usaha
mengambil keputusan kapan harus membeli kembali atau menjaga agar tidak kehabisan persediaan.
(4) Administrasi Aset Tetap
Aset tetap berpotensi menjadi modal, dengan syarat data tentang aset yang dimiliki perusahaan tercatat dengan tertib dalam administrasi aset. Pencatatan atas aset tetap berfungsi untuk menunjukkan kapan barang tersebut dibeli, menentukan tingkat penyusutan dan mulai berlakunya serta waktu berakhirnya.
(5) Administrasi Kas
Jumlah kas lazimnya tidak besar dan ketersediaannya secukupnya. Hal ini untuk mendukung kegiatan operasional sehari-hari saja. Uang tunai di dalam kas perlu dijaga jumlah maksimalnya yakni sebesar kebutuhan operasional. Pencatatan uang kas sangat berguna dalam memberikan informasi tentang berapa jumlah uang kas yang masuk dan yang keluar sehingga menjaga keseimbangan antara penerimaan dan pengeluaran.
(6) Administrasi Penggajian
Administrasi penggajian merupakan bagian dari manajemen personalia. Administrasi penggajian juga sebagai dasar dalam perhitungan pajak. Manfaat lainnya untuk menjaga keseimbangan antara perubahan yang terjadi di lingkungan perusahaan sehubungan dengan kinerja karyawan.
(7) Administrasi Lainnya
Administrasi lainnya mencakup administrasi surat masuk, surat keluar, pencatatan tentang berbagai kebijakan
Pak Putu mempunyai simpanan dana tabungan sebesar Rp100 juta. Dana tersebut akan dipakai untuk membuka dua usaha coffee shop yang masing- masing membutuhkan alokasi pendanaan untuk investasi sebasar Rp50 juta.
Penempatan usaha tersebut berbeda satu dengan yang lainnya. Usaha A ada pada lingkungan kampus, pemerintahan dan sekolah dengan lalu lintas lancar sehingga mudah terjangkau dengan parkir luas. Usaha B terletak di kompleks perumahan yang cukup ramai dan cukup elite. Harga jual kopi di usaha A sebesar Rp. 25.000,- sedangkan harga jual kopi di usaha B sebesar Rp.
45.000,-. Setahun kemudian usaha coffee shop A ditawar seharga Rp. 75 juta,
perusahaan, administrasi sewa menyewa aset, kerja sama serta kegiatan langsung yang dilakukan oleh perusahaan. Pelaku usaha harus memperlakukan seluruh kegiatan administrasi dan pencatatan sebagai sumber informasi internal. Hal ini dilakukan dalam peningkatan kegiatan usaha yang semakin diperlukan kolaborasi dengan pihak eksternal lainnya.
Sedangkan pihak eksternal akan percaya kepada kita jika berbagai informasi yang mereka perlukan dapat segera diberikan.
Tujuan manajemen keuangan identik dengan tujuan perusahaan. Sasaran yang ingin dicapai oleh manajer keuangan yaitu bertujuan memaksimumkan nilai perusahaan. Dengan kata lain, bidang keuangan bertujuan untuk meningkatkan kemakmuran para pemegang saham.
Tujuan jangka panjang pemilik perusahaan adalah meningkatkan nilai perusahaan. Peningkatan nilai perusahaan tentunya berbeda dengan peningkatan laba perusahaan yang berorientasi jangka pendek.
Untuk lebih jelasnya perhatikan ilustrasi cerita yang ada dibawah ini :
Dengan demikian tujuan perusahaan adalah untuk meningkatkan kemakmuran para pemiliknya, bukan sekedar meraih laba akuntansi tahunan yang bersifat jangka pendek.
Manfaat yang bisa diharapkan dari mempelajari manajemen keuangan adalah pengelolaan keuangan lebih terencana dan terkendali. Akibat dan konsekuensi yang ditimbulkan dapat dijelaskan secara logis. Selain itu juga, ada dasar penjelasan teoritis dalam manajemen keuangan. Hal ini dapat digunakan untuk menjelaskan fenomena yang telah terjadi dalam bidang keuangan.