BAB IV STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH
D. Manajemen Pengendalian Mutu Pekerjaan
Tabel 15. Manajemen Pengendalian Mutu Pekerjaan
Menyiapkan peserta cadangan Updating PIC Peserta cadangan
5
Pendampingan Proses Sertifikasi
Pelaku UMKM belum melengkapi dokumen
Briefing Pelaku UMKM sebellum jadwal
Updating dokumen secara berkala
Aplikasi bermasalah
Koordinasi dan komunikasi dengan admin
Komunikasi secara berkala dengan admin
Jaringan internet terganggu
Koordinasi dan komunikasi dengan admin
Komunikasi secara berkala dengan admin
6
Pendampingan Proses Registrasi
Pelaku UMKM belum melengkapi dokumen
Briefing Pelaku UMKM sebellum jadwal
Updating dokumen secara berkala
Aplikasi bermasalah
Koordinasi dan komunikasi dengan admin
Komunikasi secara berkala dengan admin
Jaringan internet terganggu
Koordinasi dan komunikasi dengan admin
Komunikasi secara berkala dengan admin
BAB V
PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN
A. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN
1. Membangun Integritas dan Akuntabilitas Kinerja Organisasi
Pemimpin merupakan penggerak utama organisasi. Otoritas organisasi berada di tangan pemimpin. Pemimpin juga menjadi kunci keberhasilan dari suatu organisasi. Begitu juga kegagalan organisasi juga tergantung bagaimana pemimpin melakukan proses kepemimpinanya. Pemberian layanan dapat dilakukan secara optimal jika sistem kepemimpinan dikelola secara baik atas kendali pemimpin. Harapannya dapat mendukung upaya memperkokoh makna dan implementasi integritas dalam perilaku kerja serta menjadikan unit organisasi sebagai institusi yang memiliki kesungguhan untuk mempraktikkan integritas. Integritas sering disederhanakan maknanya sebagai kejujuran, kebajikan, berperilaku baik dan benar, atau bermoral.
Maknanya seringkali berkembang dan dikaitkan dengan pencegahan korupsi. Integritas merupakan hal yang sangat penting bagi seorang Aparatur Sipil Negara karena integritas menjadi dasar dari semua nilai pribadi seseorang. Peran kepemimpian merupakan bagian penting dalam aksi perubahan.
Proses kepemimpinan diawali dengan membangun Integritas dan mengaktualisasikan kepemimpinan dalam melayani dan dilaksanakan secara akuntabel, sehingga diharapkan pelaksaanaan aksi perubahan ini dapat sesuai dengan harapan masyarakat yaitu meningkatkan daya saing produk yang dihasilkan oleh UMKM pangan olahan dengan simplifikasi proses dan kemudahan mempeoleh nomor ijin edar produk. Pemimpin yang memiliki dan melaksanakan nilai-nilai integritas akan memberikan contoh dan teladan bagi timnya, baik berupa arahan pimpinan saat apel rutin tiap pagi di hari senin, kehadiran tepat waktu dan bersedia membantu staf yang sedang kesulitan, saat diskusi/rapat memberikan solusi yang adil dan berdampak baik untuk semua pegawai, dapat menyelesaikan masalah dengan cepat dan bijak sehingga dapat menciptakan lingkungan kerja yang baik dan professional.
Untuk membangun integritas dan akuntabilitas dalam meningkatkan kinerja organisasi diperlukan :
1. Etika seorang pemimpin
Pemimpin yang dalam hal ini adalah Project Leader (Peserta PKA) harus menjadi role model, dengan mengimplementasikan dalam organisasinya Kode Etik dan Kode Perilaku yang berlaku, mengimplemnetsikan nilai-nilai organisasi, selalu berkomunikasi dengan pegawai yang dibentuk dalam tim efektif, bersama –sama dengan tim efektif untuk menyelesaikan masalah, konsisten dalam berpendapat dan mengambil keputusan selalu mengumpulkan bukti-bukti dan masukan dari pejabat di bawahnya.
2. Melakukan Pengawasan aktif
Agar integritas dan akuntabilitas kinerja organisasi selalu terjaga, dilakukan pengawasan yang aktif yaitu dengan melakukan pengawasan dan pengendalian dalam pelaksanaan aksi perubahan, dengan menerapkan SPIP.
Selain itu juga melakukan pengawasan langsung ke lapangan, mendengarkan pelanggan yang dilayani oleh petugas dan meneliti setiap laporan yang masuk dengan melibatkan pegawai yang menangani.
3. Menempatkan orang-orang yang pas
Agar aksi perubahan tersebut dapat berjalan lancar, maka diperlukan pegawai yang akan melaksanakan aksi perubahan yang kompeten, berperilaku yang baik, professional, bekerja keras dan ikhlas serta mempunyai budaya kerja yang tinggi. Selain itu juga mempunyai komitmen yang tinggi dalam penerapan pengendalian terhadap masalah yang ada. Pegawai yang kriterianya seperti tersebut, maka dimasukkan dalam tim efektif.
4. Melakukan proses internalisasi yang efektif
Dalam rangka membangun integritas dan akuntabilitas telah dilakukan
a. Sosialisasi tentang Peraturan badan POM Nomor 8 Tahun 2022 tentang Kode Etik dan Kode Perilaku Pegawai dilingkunagn Badan POM (terlampir);
b. Menyampaikan dalam berbagai kesempatan termask pada Monday Talking untuk tidak bertindak KKN, gratifikasi maupun pungli.
c. Membuat poster terkait gratifikasi.
d. Menyampaikan saat pembinaan pegawai.
2. Pengelolaan Budaya Kerja dengan memanfaatkan Teknologi Informasi.
Dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsi pengawasan obat dan makanan termasuk pendampingan terhadap UMKM, seorang pemimpin harus berkomitmen untuk melaksanakan etos kerja yang sudah ditetapkan di lingkungan organisasinya. Diperlukan komitmen yang kuat antara Pemimpin dan Pegawai dalam mewujudkan visi dan misi yang sudah ditetapkan dalam organisasinya. Untuk menciptakan budaya kerja tersebut perlu dibangun kesadaran
pegawai bahwa seluruh pegawai mempunyai peran yang sama, dapat melakukan komunikasi yang efektif dan efisien yang dapat menciptakan suasana yang menggembirakan atau kondusif.
Selain itu Pegawai juga harus dipersiapkan untuk bisa beradaptasi dengan perubahan- perubahan yang ada. Dengan adanya perubahan pelayanan yang awalnya dilakukan secara konvensional (Pelaku UMKM berkonsultasi kekantor Balai POM di Kupang) dan sekarang dilakukan dengan sistem jemput bola baik secara mandiri dan desk berkelompok, tentunya perlu diberikan pemahaman. Peran dari seorang Pemimpin diperlukan untuk dapat mewujudkan budaya kerja yang sudah ditetapkan.
Budaya pelayanan yang menjadi role model saat ini adalah Pelayanan prima, memberikan pelayanan prima kepada pelanggan adalah hal mutlak yang harus diberikan, hal ini dapat dilakukan dengan membangun budaya fokus kepada pelanggan, dapat dimulai dengan arahan pimpinan yang jelas terkait bentuk pelayanan yang akan diberikan kepada masyarakat dan harapan masyarakat terkait pelayanan kita. Pelayanan Balai POM di Kupang berupa pendampingan ke pelaku UMKM meliputi beberapa program baik yang dikantor maupun di loaksi/rumah masyaraakt seperti pembuatan email, NIB, NPWP, pembuatan SOP, desain label dan sebagainya, selain kegiatan bersama masyarakat, pelaku usaha dan lintas sector . Kegiatan ini juga memanfaatkan teknologi informasi untuk membantu dalam percepatan pelayanan. Teknologi informasi yang digunakan pada program ‘Pendampingan UMKM 7 in 1’ berupa Video conference menggunakan aplikasi Zoom (Soft Launching Inovasi dan Bimtek CPPOB (hybrid), Desk Registrasi, Rapat bersama tim efektif, dll), googleform dan spreadsheet, diharapkan dapat mempermudah dan mempersingkat waktu pengurusan sertifikasi CPPOB hingga memperoleh Nomor Izin Edar (NIE) dari Badan POM, sehingga dapat meningkatkan kepuasan masyarakat terhadap pelayanan Balai POM di Kupang.
3. Membangun Jejaring dan Pengelolaan Kolaborasi
Dalam rangka implementasi aksi perubahan, perlu diidentifikasi stakeholder yang, akan berpengaruh untuk kelancaran pelaksanaan aksi perubahan. Untuk kelancaran pelaksanaan aksi perubahan ini pendekatan yang akan dibangun dikelompokkan menjadi stakeholder primer dan sekunder. Bagi stakeholder primer sangat berpengaruh terhadap kelancaran aksi perubahan akan intensif dilakukan koordinasi. Dan untuk mempermudah membangun kolaborasi, maka stakeholder primer dibentuk Tim Efektif Aksi Perubahan sesuai SK.
Kepala Kepala Balai POM di Kupang Nomor : OT.01.03.19A.19A5.06.22.134 Tanggal 15 Juni 2022. Sedangkan stakeholder sekunder akan memberikan pengaruh positif dalam mendukung aksi perubahan ini.
Tim Efektif ini dibentuk dengan melibatkan berbagai unsur baik internal dari Balai POM di Kupang maupun pihak eksternal seperti dari pusat layanan usaha terpadu (PLUT) NTT, Loka POM di Kabupaten Ende dan Loka POM di Kabupaten Manggarai Barat. Penyusun harus dapat berkolaborasi dengan stakeholder dan menjadi pelengkap sehingga dapat
mengarahkan sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing. Kolaborasi dalam pengembangan Inovasi ini dikembangkan berdasarkan gab analysis yang dirasakan oleh UMKM, dengan tujuan untuk mempermudah UMKM mendapat akses informasi dan untuk meningkatkan daya saing produk. Adapun jenis kegiatan dan bentuk kolaborasi selengkapnya seperti pada Tabel 16. berikut:
Tabel 16. Jenis Kegiataan dan Bnetuk Kolaborasi Pendampingan UMKM 7 in 1
NO JENIS KEGIATAN GAP ANALYSIS INTERVENSI COLLABORATION
1 Pendampingan Pembuatan NIB dan IUMK Melalui pajak online
Masih banyak pelaku UMKM terutama di desa belum memahami proses pendaftaran secara online
Membantu secara mandiri kemudian berkoordinasi dengan stakeholders
1. Kantor PTSP
Kabupaten/Kota setempat 2. Kantor Pajak
3. PLUT
2 Percepatan proses Pemeriksaan Sarana Balai
UMKM selalu merasa belum siap dan selalu menunda untuk dilaksanakan Audit
Selalu berkoordinasi untuk mempercepat proses pemeriksaan sarana audit
-
3 Pendampingan proses e-sertfikasi dan e- registrasi
Masih banyajk Pelaku UMKM terutama di desa belum memahami proses pendaftaran secara online melalui e- sertifikasi dan e- registrasi
Membantu mulai dari membuat dokumen hingga melakukan pendaftaran di e- sertifikasi dan e- registrasi
PLUT
4 Pendampingan akses permodalan
UMKM kekurangan modal
Membantu akses permodalan dengan beberapa stakeholders
Bank NTT,
Bank Indonesia Kantor Wilayah NTT,
Orang Tua Asuh, dll
5 Pelatihan dan Konsultasi Kewirausahaan Masih minimnya pengatuhan tentang berwirausaha
memberikan sosialisasi dan konsultasi terkait kewirausahaan
Dekranasda Provinsi NTT, Motivation Indonesia, dll.
6 Pelatihan dan Konsultasi pemasaran
Akses pasar masih rendah
Membantu akses pemasaran secara Offline dan Online
Offline : Dekrasnasda Prov. NTT, APRINDO
Online : Marketplace Lokal dan Nasional, Kantor KOMINFO NTT, Dekranasda Prov. NTT 7 Membantu akses sertifikasi halal
Masih bnyak produk yang belum disertifikasi halal
Berkoordinasi dengan
stakeholders terkait Kanwil Kementrian Agama Prov.
NTT
Berdasarkan data pada Tabel 16 diatas, maka dapat dijelaskan bahwa pendampingan yang dilakukan kepada UMKM oleh stakeholder berdasarkan tugas dan fungsi masing-masing instansi.
Untuk memperkuat komitmen dan kerjasama, dilaksanakan penandatangan perjanjian kerjasama antara Balai POM di Kupang dan stakehoders seperti dengan Pemerintah Provinsi NTT, Pemerintah Kabupaten/Kota (11 dari 16), Bank Indonesia Kantor Perwakilan NTT, Bank NTT, Kamar Dagang dan Indsutri (KADIN) Provinsi NTT dan Asosiasi Pedagang Ritel Indonesia (APRINDO) Provinsi NTT. Daftar Stakeholders yang sudah menandatangi Nota Kesepakatan dengan Balai POM di Kupang (Daftar selengkapnya terlampir) dan contoh kegiatan seperti pada Gambar 4.
Gambar 4. Penandatangan Nota Kesepakatan Bersama KADIN dan APRINDO Provinsi NTT
Kerjasama antara Balai POM di Kupang dengan stakeholder dilanjutkan dengan beberapa kegiatan konkrit, seperti menjadi nara sumber, pendampingan sertifikasi, menjadi juri dan selengkapnya dapat dilihat pada Tabel 17. berikut.
Tabel 17. Implementasi Pelaksanaan Nota Kesepakatan Baersama
NO Agenda Waktu Lokasi Penyelengga
ra
Stakeholders Foto Kegiatan
1 Talk Show Inovasi pendampingan UMKM 6 in 1
13 Agustus 2021
Kota Kupang Balai POM di Kupang
Dekranasda Provinsi NTT, Kantor Pajak Pratama Kupang, PTSP Kota Kupang,
2 Talk Show Inovasi pendampingan UMKM 6 in 1 menuju Indonesia Adventure Festival
24 Septembr 2021
Kabupaten Alor
Balai POM di Kupang
Pemda Kabupaten Alor, Dekranasda Provinsi NTT, Bank NTT
3 Food and Drug Registratio Procces and Retail Pactices Training
11 Oktober 2021
Kabupaten Manggarai
KADIN NTT Balai POM di Kupag, Pemda Kabupaten Manggarai
4 Penyuluhan Keamanan Pangan
16 Septembr 2021
Kota Kupang Pemerintah Provinsi NTT (Dekranasda)
Balai POM di Kupang
5 Talk Show pendampingan UMKM 7 in 1 dan Bimtek CPPOB
25 Maret 2022
Kabupaten TTS
Balai POM di Kupang
Dekranasda Provinsi NTT, Satgas Halal Povinsi NTT, PTSP Kab.
TTS, Dinas Kominfo Provinsi NTT, Bank NTT 6 Bank Indonesia
Young
Enterpranership School (BI Yes)
04 Mei 2022 Kota Kupang Bank Indonesia Perwakilan NTT
Balai POM di Kupang
7 Penyuluhan Keamanan Pangan
04 Juli 2022 Kabupaten Sumba Tengah
Pemda Kabupaten Sumba Tengah
Balai POM di Kupang
8 Workshp terkait pentingnya HAKI, Ijin BPOM, Bulog dan Pelatihan pengolahan Keripik bersama UMKM Binaan
12-13 Juli 2022
Kabupaten Sumba Barat
Bank NTT dan Pemda Kabupaten Sumba Barat
Balai POM di Kupang
9 Soft Launching Aksi Perubahan
Peningkatan Daya Saing Produk Lokal dengan
Pengembanagan Inovasi
Penampingan UMKM 7 in 1 dan Bimtek CPPOB
21 Juni 2022 Kota Kupang Balai POM di Kupang
Pemda Provinis NTT (Dinas Kesehatan, Dekranasda}, Satgas Halal, Kadin NTT, Anggota Komisi 9 DPRRI, Direktorar pengawasan produksi Pangan Olahan, Direktorat PMPU PO Badan POM, Motivasi Indonesia 10 Festival
Desa/Keluarahan Binaan dan PAD Bank NTT (Juri Standarisasi produk)
2-4 Agustus 2022
Kota dan Kabupaten Kupang
Bank NTT Balai POM di Kupang
11 Bimtek dan Pendampingan Sertifikasi Produk UMKM
30 Juni-02 Juli 2022
Kabupaten Sabu Raijua
Pemda Kabupaten Sabu Raijua
Balai POM di Kupang
12 Pendampingan Sertifikasi Produk UMKM
05-08 Juli 2022
Kabupaten Sikka
Pemda Kabupaten Sikka
Balai POM di Kupang
13 Pendampingan Sertifikasi Produk UMKM
12-15 Juli 2022
Kabupaten Lembata
Pemda Kabupaten Lembata
Balai POM di Kupang
Selain bersama tim efektif, penyusun juga aktif menerapkan strategi komunikasi asertif dalam meyakinkan, mempengaruhi, dan memanfaatkan stakeholder sekunder sehingga mendukung aksi perubahan ini yang sesuai dengan strategi pemanfaatan pada aksi perubahan. Dalam melaksanakam aktualiasasi inovasi Pendampingan UMKM 7 in 1 ini selama 2 bulan terakhir,
penyusun menerapkan pola kepemimpinan 360° dimana dalam melaksanakan pengelolaan kepemimpinan dilakukan ke atas, ke samping dan ke bawah, dikarenakan, penyusun harus berkoordinasi dengan lintas sektor atau pegawai internal dengan eselon diatas, setara dan dibawah penyusun.
Komunikasi yang baik kepada stakeholder menjadi kata kunci agar kita dapat mempengaruhi mereka untuk mendukung inovasi yang kita kembangkan. Hasil komunikasi yang baik kepada stakeholders membawa perubahan yang cukup nyata karena mampu merubah kekuatan stakeholder yang sebelumnya berada pada Laten menjadi Promoters dan Aphataetic menjadi Defenders. Peta stakeholder pasca intervensi eperti pada Tabel….. berikut:
Tabel 18. Pemetaan Stakeholders pasca Intervensi LATENTS
(Tinggi Pengaruh, Rendah Kepentingan)
PROMOTERS
(Tinggi Pengaruh, Tinggi Kepentingan)
1. Gubernur NTT
2. Kepala Dinas Koperasi dan UKM
1. Wakil Ketua Komisi IX DPR RI 2. Deputi Bidang Pengawasan Pangan
Olahan Badan POM RI
3. Kepala Loka POM di Kabupaten Ende 4. Kepala Loka POM di Kabupaten
Manggarai Barat
5. Direktur PMPU Pangan Olahan 6. Ketua Dekranasda Provinsi NTT 7. Kepala Kantor Kementrian Agama
Provinsi NTT
8. Direktur Registrasi Pangan Olahan 9. Direktur Pengawasan Produksi Pangan
Olahan
10. Direktur Utama Bank NTT
11. Kepala Kantor Wilayah BI Provinsi NTT
12. PPSDM Badan POM 13. Tim Efektif
14. Pers APATHETICS
(Rendah Pengaruh, Rendah Kepentingan)
DEFENDERS (Rendah Pengaruh, Tinggi
Kepentingan)
1. CEO Motivasi Indonesia 2. Pemilik sarana distribusi 3. Pemilik Sarana Ritel
4. Kepala Dinas Perindustrian dan Perdagangan NTT
1. Pelaku usaha UMKM Pangan Olahan 2. YLKI Provinsi NTT
3. Inspektorat Utama Badan POM 4. Karyawan PPNPN BPOM Kupang 5. Kepala Dinas Kesehatan Provinsi NTT 6. Ketua Aprindo NTT
7. Ketua KADIN NTT 8. Fasilitator PLUT
9. Kepala Kantor PTSP Kab/Kota di NTT 10. Kepala Balai Besar/Balai POM Seluruh Indonesia
11. Kepala LOKA POM Seluruh Indonesia
Berdasarkan pada Tabel 18. diatas dapat disimpulkan bahwa terdapat beberapa stakeholder berhasil dipengaruhi untuk pindah kekuatan dari Laten ke Promoters seperti Wakil Ketua Komisi 9 DPR RI, Ketua Dekranasda Provinsi NTT, Direktur Registrasi Pangan Olahan, dan sebagainya. Hal itu dibuktikan dengan peran mereka dalam mendukung aktualisasi inovasi ini dengan terlibat langsung dalam kegiatan seperti menjadi nara sumber, menetapkan standar BPOM kepada UMKM sebelum produknya dititipkan di toko Dekranasda Provinsi NTT, memberikan kredit merdeka tanpa bunga kepada UMKM dari Bank NTT, memberikan pelatihan teknis dan kewirausahaan kepada UMKM oleh Bank Indonesia melalui BI YES, mempercepat proses sertifikasi CPPOB oleh Direktur Pengawasan Produksi Pangan Olahan, percepat proses registrasi produk oleh Direktur Registrasi Pangan Olahan dan sebagainya.
Selain itu, komunikasi yang baik juga berhasil mempengaruhi beberapa stakeholder yang sebelumnya di Aphatetics menjadi Defenders seperti Kepala Dinas Kesehataan Provinsi NTT, Ketua KADIN NTT, Ketua APRINDO NTT, dan sebagainya.
Inovasi Pendampingan UMKM 7 in 1 ini berhasil memberikan daya ungkit yang tinggi sehingga beberapa stakeholder memberikan apresiasi/ pengharagaan kepada Balai POM di Kupang seperti Dekranasda Provinsi NTT, Kadin NTT, Kementrian Agama Provinsi NTT dan bahkan termasuk dari luar NTT seperti Balai POM di Monokwari, Balai POM di Mmauju dan sebagainya. Inovasi ini juga sudah diadopsi dan diadaptasi oleh beberapa stakeholder seperti Loka POM di Kabupaten Ende dan Manggarai Barat. Bentuk apresiasi dari beberapa stakeholder eksternal dapat dilihat pada Gambar….. berikut.
Gambar 5. Piagam Penghargaan dan Sertifikat B. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN
1. Capaian dalam Perbaikan Kinerja Pelayanan
Capaian dalam perbaikan dari aksi perubahan ini akan dijelaskan berdasarkan tahapan kegiatan/milestone jangka pendek yang telah direncanakan dalam aksi perubahan, seperti pada tabel 19. .di bawah ini:
Tabel 19. Capaian Aktualisasi Jangka Pendek
No
Uraian Kegiatan
Selesai Dilaksanakan
Bukti Kesesuaian dengan
Milestone Kegiatan Ada dan RAP
Terlampir
Tidak ada
1 Konsultasi Dengan Mentor
Konsultasi dan koordinasi
Terlaksananya konsultasi
√ Sesuai
(Selasa, 24
terkait tema aksi perubahan
Mei 2022)
2 Adanya Tim Efektif
Rapat
Pembentukan Tim
Terlaksananya Rapat,
Rancangan SK Tim Rancangan Pembagian Tugas Rancangan Jadwal Kegiatan
√
Tidak Sesuai (Kamis, 15 April 2022) dipercepat pembentuka nnya Pengesahan SK
Tim Tersedia SK Tim
√ Sesuai
(Rabu, 15 Juni 2022)
Pengesahan jadwal kegiatan
Tersedianya jadwal kegiatan aktualisasi aksi perubahan
√ Sesuai (15,
Juni 2022)
3
Pengumpulan Data UMKM pangan olahan
Koordinasi dengan stakeholders
Data UMKM dampingan masing-masing stakeholders
√
Sesuai (15 Juni s.d 31 Juli 2022)
Koordinasi dengan pelaku UMKM
Data Pelaku UMKM yang mendaftarkan secara mandiri
√
Sesuai (15 Juni s.d 31 Juli 2022) Penetapan
pelaku UMKM yang akan didampingi
Data 30 UMKM √
Sesuai (15 Juni s.d 31 Juli 2022)
4
Pelaksanaan Bimbingan Teknis Pendampingan UMKM 7 In 1
Undangan Bimtek pada peserta dan narasumber
Terkirimnya
undangan √
Sesuai (Jumat, 17 Juni 2022) Kegiatan
Bimtek
Pendampingan
Terlaksananya
kegiatan bimtek √ Sesuai
(Selasa, 21
UMKM 7 In 1 dan CPPOB
Juni 2022
5
Pendampingan proses sertifikasi sarana produksi
Membantu menginput/bers ama sama melakukan pendaftaran akun perusahaan pada aplikasi e sertfikasi
Terlaksananya
kegiatan bimtek √
Sesuai (1 Juni s.d 31 Juli 2022)
Membantu menginput/bers amasama melakukan pendaftaran di aplikasi e sertfikasi
Terlaksannya pendaftaran Teruploadnya data dukung
√
Sesuai (1 Juni s.d 31 Juli 2022)
Memantau progress proses sertifikasi
Terbitnya
Sertifikat CPPOB √
Sesuai (1 Juni s.d 31 Juli 2022)
6
Pendampingan proses registrasi produk
Membantu menginput/bers ama-sama melakukan pendaftaran akun
perusahaan pada aplikasi e registraasi
Terbitnya Akun Perusahaan
√
Sesuai (21 s.d 31 Juli 2022)
Membantu menginput/bers ama-sama melakukan pendaftaran di
Terlaksannya pendaftaran
√
Sesuai (21 s.d 31 Juli 2022)
aplikasi e registraasi Teruploadnya data dukung
Teruploadnya
data dukung √
Sesuai (21 s.d 31 Juli 2022)
7 Monitoring dan Evaluasi
Melakukan pemantauan terhadap
seluruh tahapan proses
Laporan Progres Pendampingan
√
Sesuai (13 Juli 2022 &
3 Agustus 2022)
Dari tabel 19. diatas dapat dijelaskan bahwa dalam implementasi aksi perubahan, tujuan jangka pendek telah dilaksanakan sesuai dengan Rancangan Aksi Perubahan. Secara rinci capaian tujuan jangka pendek dapat dijelaskan dibawah ini:
a. Konsultasi dengan Mentor
Mentor merupakan salah satu tokoh kunci keberhasilan aksi perubahan yang akan dilaksanakan. Mentor berfungsi mengarahkan, membimbing, dan mengawasi jalannya aktualisasi supaya tdapat berjalan sesuai rencana untuk mencapai tujuan.
Proses mentoring adalah proses dukungan berupa penyelesaian masalah yang sangat berarti bagi penulis. Manfaat dari mentoring antara lain dapat meningkatkan profesionalisme, mendapatkan masukan dengan tujuan untuk pengembangan skill dan pengetahuan dan juga,meningkatkan motivasi untuk mencapai tujuan. Komunikasi dengan mentor harus aktif termasuk melaporkan capaian setiap tahapan milestone.
Proses mentoring sudah dilakukan dengan oleh penulis dengan mentor pada aktualisasi aksi perubahan ini dengan bukti seperti pada Gambar 6. berikut.
Gambar 6. Proses Mentoring bersama Mentor b. Membentuk Tim Efektif
Dalam rangka melaksanakan aksi perubahan perlu dilakukan pembentukan Tim efektif yang akan terlibat atau melaksanakan aksi perubahan. Rapat pembentukan tim efektif dilaksanakan pada 31 mei 2022 (Notulen rapat dan daftar hadir terlampir). Berdasarkan hasil keputusan rapat, susunan Tim Efektif perlu ditambahkan stakeholder eksernal seperti tim PLUT Provinsi NTT, Loka POM di Kabupaten Ende dan Loka POM di Kabupaten Manggarai Barat, sehingga Kepala Balai POM di Kupang mengirimkan surat permohonan kepada Kepala Kantor masing-masing (Surat Permohonan terlampir) untuk mendapatkan tenaga yang akan dimasukam dalam Surat Keputusan (SK) Kepala Balai POM di Kupang. Setelah mendapatkan masukan dari stakeholder (Surat terlampir) nama- nama petugas eksternal dimasukan kedalam SK Nomor : OT.01.03.19A.19A5.06.22.134 Tanggal 15 Juni 2022 (SK Tim Efektif terlampir). Foto rapat pembentukan Tim Efektif seperti pada Gambar 7. berikut.
Gambar 7. Foto Rapat Pembentukan Tim Efektif
Setelah Tim Efektif terbentuk maka dilakukan rapat untuk membahas rencana kegiatan sesuai tahapan pada milestone (Nota Dinas, Notulen dan daftar hadir terlampir).
Dokumentasi rapat tim efektif berupa foto kegiatan yang dilaksnaakan pada 16 Juni 2022 seperti pada Gambar 8. berikut
Gambar 8. Foto Rapat Pembahasan Agenda bersama Tim Efektif c. Pengumpulan Data UMKM
Agar proses pendampingan dapat berjalan dengan optimal maka seluruh UMKM yang akan didampingi perlu didata. Data UMKM ini dikumpulkan melalui metode observasi, wawancara satu lawan satu, melakukan focus group, koordinasi dengan stakeholder dan metode serupa. Dalam aksi perubahan ini, penulis mengumpulkan data melalui beberapa metode, antara lain:
1. Koordinasi dengan Stakeholders
Koordinasi dengan stakeholder sangat membantu sebagai data awal dan sekaligus bagian dari kolaborasi karena masing-masing stakeholder memiliki UMKM dampingan sehingga memungkinkan untuk memperoleh data secara cepat.
Koordinasi dan komunikasi penting dilakukan agar tujuan yang diharapkan dapat tercapai. Koordinasi dengan stakeholder dalam rangka mengumpulkan data UMKM seperti pada Gambar 9. berikut.
Gambar 9. Koordinasi dengan stakeholder dalam rangka pengumpulan data UMKM 2. Koordinasi dengan Pelaku UMKM
Metode pengumpulan data UMKM kedua yang dignunakan dalam aksi perubahan ini adalah berkoordinasi dengan pelaku UMKM yang selama ini sudah melakukan konsultasi ke Balai POM di Kupang atau Tim Efektif yang mengontak pelaku UMKM jika mendapatkan produk yang diedarkan dipasaran belum mendapatkan NIE atau juga informasi lain melalui nomor kontak sertifikasi Balai POM di Kupang.
Kegiatan pengumpulan data UMKM melalui koordinasi dengan pelaku UMKM seperti pada Gambar 10. berikut.
Gambar 10. Koordinasi dengan pelaku UMKM yang berkonsultasi ke Balai POM di Kupang dan Loka POM di Kabupaten Ende.
Metode pengumpulan data UMKM ini juga dilakukan melalui flyer kegiatan yang disebarkan melalui media social, seperti gambar 11. berikut
Gambar 11. Flyer kegiatan untuk mengumpulkan data UMKM