Proses bisnis merupakan seperangkat aktivitas yang dijalankan dengan koordinasi dalam lingkungan organisasional dan teknis (Leopold, 2013). Proses bisnis adalah serangkaian langkah yang saling terkait yang ditugaskan kepada setiap pemangku kepentingan untuk pekerjaan tertentu untuk memberikan produk atau layanan kepada pelanggan (Wiryawinata, 2023).
Tipe Proses Bisnis
1. Proses Manajemen: sebuah proses yang mengendalikan oprasional sebuah sistem.
Misalnya manajemen strategis.
2. Proses Operasional: sebuah proses yang mempunyai bisnis inti dan meliputi aliran nilai utama. Misalnya proses pembelian, manufaktur, pengiklanan, pemasaran, dan penjualan.
3. Proses Pendukung: pendukung proses inti. Seperti rekrutmen, akunting, pusat bantuan dan lain sebagainya.
B. Pengertian Manajemen Proses Bisnis
Manajemen proses bisnis merupakan seni dan ilmu untuk melihat bagaimana pekerjaan dijalankan dalam organisasi, untuk menjamin keluaran yang konsisten, serta untuk mengambil keuntungan dari setiap kesempatan (Dumas et al., 2018). Manajemen proses bisnis adalah metode yang secara konstan menganalisis, meningkatkan, dan mengotomatisasi proses.
Namun, Manajemen Proses Bisnis bukanlah sesuatu yang dilakukan perusahaan sekali saja tetapi terus dilakukan oleh perusahaan. BPM termasuk dalam metode pengelolaan operasional perusahaan (Anyabila, 2020). Business process management adalah tahapan yang dibuat secara sistematis untuk memastikan semua proses yang menunjang kegiatan bisnis berjalan dengan lancar (Rafli, 2023).
48
C. Tahapan Manajemen Proses Bisnis
Dengan penerapannya, Perusahaan harus mengetahui gambaran umum tentang siklus proses BPM atau Manajemen proses bisnis. Yaitu, langkah-langkah yang tepat yang memerlukan perusahaan ambil untuk bekerja pada setiap proses yang ada (Anyabila, 2020).
a. Desain: Setiap perusahaan memiliki proses yang perlu diidentifikasi dan dipahami.
Tahap "desain" melibatkan pengidentifikasian, pemetaan, dan pemahaman awal mengenai proses, dari awal hingga akhir.
b. Pemodelan: Setelah identifikasi proses, perusahaan membuat model visual, seperti diagram alur kerja, untuk memahami dan menggambarkan proses tersebut. Tanpa model visual, analisis proses akan sulit dilakukan.
c. Analisis: Dengan model alur kerja yang telah dibuat, perusahaan melakukan analisis untuk menemukan langkah-langkah yang tidak memberikan nilai tambah. Langkah- langkah tersebut kemudian dihapus atau dimodifikasi untuk meningkatkan efisiensi.
d. Pemantauan: Perusahaan perlu memantau kinerja proses secara teratur dengan membandingkan standar kinerja dengan data lapangan. Hal ini diperlukan untuk mengetahui efektivitas perubahan yang telah dilakukan dan apakah ada perbaikan yang diperlukan.
e. Meningkatkan: Berdasarkan hasil pemantauan, perusahaan mengimplementasikan perubahan yang berhasil dan mencari cara baru untuk meningkatkan proses jika diperlukan. Jika perubahan tidak berhasil, perusahaan mencari solusi alternatif.
D. Manfaat Manajemen Proses Bisnis
a. Peningkatan Profitabilitas Perusahaan: Dengan efisiensi proses, pengeluaran dapat ditekan dan produktivitas pekerja meningkat, yang pada gilirannya meningkatkan keuntungan perusahaan.
b. Evaluasi yang Lebih Baik: BPM memungkinkan perusahaan untuk melakukan evaluasi proses kerja secara efektif dan efisien menggunakan aplikasi atau software komputer, sehingga proses yang perlu ditingkatkan dapat diidentifikasi.
c. Meningkatkan Kemampuan Berbisnis: BPM tidak hanya mengatur proses kerja tetapi juga memberikan wawasan tentang perubahan pasar, memungkinkan perusahaan untuk beradaptasi dengan kondisi pasar yang berubah.
49
d. Efisiensi Proses Bisnis: Integrasi proses kerja dalam bisnis menjadi lebih efisien dengan BPM, karena laporan dan informasi dapat disampaikan melalui aplikasi, menghindari keterlambatan dan kesalahan dalam pengiriman informasi.
e. Memastikan Kepuasan Konsumen: BPM memastikan produk yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan konsumen dengan memungkinkan evaluasi produk dan melakukan perubahan sesuai keinginan pasar.
f. Mengurangi Risiko Kesalahan: Dengan BPM, evaluasi proses produksi menjadi lebih cepat, akurat, dan minim risiko kesalahan, karena proses manajemen bisnis dapat dilakukan dengan menggunakan aplikasi atau software.
g. Menghindari Kehilangan Data: Dengan BPM, data proses produksi tersimpan dengan aman dalam sistem komputerisasi, mengurangi risiko kehilangan data dan memudahkan akses data untuk evaluasi di masa depan (Rafli, 2023).
E. Implementasi Manajemen Proses Bisnis
Implementasi Manajemen Proses Bisnis (BPM) memerlukan pendekatan yang sistematis dan bertahap untuk memastikan bahwa proses yang ada dapat diidentifikasi, dianalisis, dan dioptimalkan dengan benar. Berikut adalah langkah-langkah yang diperlukan untuk implementasi BPM:
a. Penilaian Awal: Langkah pertama adalah melakukan penilaian awal untuk memahami proses bisnis yang ada. Ini termasuk mengidentifikasi proses yang paling kritis dan menentukan area yang memerlukan perbaikan segera.
b. Keterlibatan Pemangku Kepentingan: Melibatkan semua pemangku kepentingan yang relevan, termasuk manajemen, karyawan, dan pelanggan, dalam proses BPM.
Partisipasi aktif dari semua pihak akan membantu memastikan bahwa kebutuhan dan harapan mereka dipertimbangkan.
c. Penggunaan Teknologi: Memanfaatkan teknologi informasi, seperti perangkat lunak BPM, untuk membantu dalam pemodelan, analisis, dan pemantauan proses. Teknologi ini memungkinkan otomatisasi proses dan menyediakan data real-time untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.
d. Pelatihan dan Pengembangan: Melakukan pelatihan untuk karyawan agar mereka memahami pentingnya BPM dan bagaimana mereka dapat berkontribusi dalam proses
50
ini. Pengembangan keterampilan yang diperlukan untuk mengelola dan mengoptimalkan proses bisnis juga penting.
e. Pengukuran dan Pelaporan: Menetapkan metrik kinerja utama (KPI) untuk mengukur efektivitas proses bisnis. Data ini harus dikumpulkan secara teratur dan dianalisis untuk mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan.
f. Pengelolaan Perubahan: Mengelola perubahan dengan hati-hati untuk memastikan bahwa semua perubahan proses diimplementasikan dengan lancar. Ini termasuk komunikasi yang efektif dan dukungan yang berkelanjutan kepada karyawan selama transisi.
F. Tantangan dalam Manajemen Proses Bisnis
Meskipun BPM memiliki banyak manfaat, ada beberapa tantangan yang mungkin dihadapi oleh organisasi dalam implementasinya:
a. Resistensi terhadap Perubahan: Karyawan mungkin merasa nyaman dengan cara kerja saat ini dan menolak perubahan. Penting untuk memiliki strategi manajemen perubahan yang efektif untuk mengatasi resistensi ini.
b. Kompleksitas Proses: Beberapa proses bisnis mungkin sangat kompleks dan sulit untuk dimodelkan atau diotomatisasi. Pendekatan bertahap dan penggunaan teknologi yang tepat dapat membantu mengatasi masalah ini.
c. Biaya Implementasi: Implementasi BPM bisa mahal, terutama jika memerlukan perangkat lunak khusus dan pelatihan ekstensif. Organisasi harus memastikan bahwa manfaat yang diperoleh dari BPM melebihi biaya yang dikeluarkan.
d. Keterbatasan Teknologi: Teknologi yang digunakan mungkin tidak selalu dapat menangani semua kebutuhan organisasi. Penting untuk memilih solusi BPM yang fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik.
G. Studi Kasus Implementasi BPM
Studi kasus dapat memberikan wawasan praktis tentang bagaimana BPM diterapkan di berbagai organisasi. Berikut adalah contoh singkat:
Contoh Studi Kasus: Perusahaan Manufaktur
51
Sebuah perusahaan manufaktur besar mengalami masalah dengan efisiensi produksi dan kualitas produk. Mereka memutuskan untuk mengimplementasikan BPM dengan langkah-langkah berikut:
• Penilaian Awal: Mengidentifikasi proses produksi utama yang memerlukan perbaikan.
• Pemodelan Proses: Membuat model visual dari proses produksi menggunakan perangkat lunak BPM.
• Analisis: Menganalisis data untuk menemukan langkah-langkah yang tidak efisien dan menyebabkan masalah kualitas.
• Pemantauan dan Perbaikan: Memantau perubahan yang diterapkan dan melakukan penyesuaian sesuai kebutuhan.
Hasilnya, perusahaan berhasil meningkatkan efisiensi produksi sebesar 20% dan mengurangi jumlah produk cacat sebesar 15%.
H. Masa Depan Manajemen Proses Bisnis
Dengan perkembangan teknologi, masa depan BPM semakin cerah dengan tren berikut:
a. Otomatisasi Proses dengan AI: Penggunaan kecerdasan buatan (AI) untuk mengotomatisasi proses bisnis yang kompleks.
b. Analisis Data Real-time: Menggunakan data real-time untuk pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat.
c. Integrasi IoT: Integrasi Internet of Things (IoT) untuk memantau proses bisnis secara lebih efisien dan mendapatkan data yang lebih akurat.
d. BPM Berbasis Cloud: Mengadopsi solusi BPM berbasis cloud untuk fleksibilitas yang lebih tinggi dan biaya yang lebih rendah.
52