Proyek adalah usaha yang dilakukan dalam batas waktu dan sumber daya lainnya yang tertentu untuk meraih suatu tujuan. Dalam proyek, akan ada tindakan-tindakan atau aksi-aksi yang harus dilakukan agar tujuan tersebut dapat tercapai. Manajemen proyek adalah penerap an ilmu- ilmu yang berkaitan dengan bagaimana mengelola proyek secara profesional. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa proyek dapat berjalan dengan lancar dan berakhir dengan sukses sesuai dengan apa yang direncanakan d awal.
Manajemen proyek dalam sistem informasi sangat penting terutama ketika suatu sistem sedang dikembangkan karena proses tersebut biasanya melibatkan banyak orang dan bersifat kompleks. Dengan manajemen proyek yang baik, proyek yang sedang dikerjakan dapat selesai dengan efektif dan efisien yang akan mempermudah dan menjadi nilai tambah bagi perusahaan.
Faktor-faktor yang menjadi kunci dalam manejemen proyek adalah manusia, masalah, dan proses. Penjelasannya adalah sebagai berikut.
1. Manusia
Manusia adalah komponen yang mengerjakan tugas-tugas untuk menyelesaikan proyek, baik itu dilakukan individu mau pun dikerjakan oleh tim. Oleh sebab itu, dalam manajemen proyek, harus terdapat pengelolaan tim yang baik. Anggota-anggota tim harus termotivasi dan ada komunikasi yang efektif di antara mereka.
2. Masalah
Di setiap taham manajemen proyek, dapat terjadi masalah-masalah yang dapat berdampak pada proses pengerjaan proyek secara keseluruhan. Oleh sebab itu, manajemen proyek harus dapat mengantisipasi masalah-masalah yang mungkin terjadi dengan pendekatan yang efektif. Hal ini dapat dilakukan melalui analisis risiko seperti SWOT mau pun PESTLE
3. Proses
Proses pada manajemen proyek adalah aktivitas-aktivitas yang harus dilakukan untuk menyelesaikan proyek-proyek tersebut. Aktivitas tersebut terdiri dari sebagai berikut.
a) Memulai (Initiating) : Identifikasi kebutuhan, tujuan proyek, dan analisis kelayakan. Di tahap ini juga proyek disetujui dan direncanakan oleh para pemangku kepentingan.
90
b) Merencanakan (Planning) : Proses ini adalah proses perencanaan proyek secara detail seperti anggaran, lini waktu, sumber daya yang dibutuhkan, manajemen risiko, dan lain-lain.
c) Melaksanakan (Executing) : Proyyek mulai dijalankan
d) Memantau (Controlling) : Proses evaluasi dan pengawasan progres proyek e) Menutup (Closing) : Proyek diakhiri, dilakukan evaluasi terakhir dan dokumentasi,
serta hasil akhirnya dipresentasikan atau disampaikan kepada pemangku kepentingan.
B. Manajemen Ruang Lingkup Proyek
Ruang lingkup (project scope) adalah batasan yang diterapkan pada proyek dan menentukan tujuan, hasil akhir, dan waktu yang akan digunakan dan dihasilkan dalam proyek.
Dengan mendefinisikan secara jelas ruang lingkup proyek, perusahaan dapat memastikan bahwa tujuan proyek dapat tercapai tanpa ada penundaan atau hambatan yang berarti dan proyek memiliki ukuran yang tepat, cukup kecil untuk dipecah menjadi gol yang dapat dicapai, tetapi juga cukup besar untuk mencakup keseluruhan aspek yang ingin dicapai.
Dalam menetapkan ruang lingkup proyek, harus ada penyelarasan dengan seluruh pemangku kepentingan proyek dan memastikan bahwa semua pihak memiliki persepsi yang sama.
Scope creep adalah peristiwa ketika hasil akhir proyek lebih dari ruang lingkup proyek yang sudah ditetapkan karena di tengah-tengah pengerjaan proyek, pemangku-pemangku kepentingan menambahkan hasil akhir proyek. Ketika hal ini terjadi, proyek bisa tertunda, anggaran berlebih, dan yang paling buruk adalah mengalami kegagalan. Agar hal ini tidak terjadi, dokumen ruang lingkup yang ajeg harus sudah dibuat dan disepakati di awal dengan seluruh pemangku kepentingan.
Manfaat melakukan manajemen ruang lingkup proyek adalah memastikan bahwa seluruh pihak yang terlibat sudah memiliki persepsi yang sama tentang proyek yang akan dikerjakan. Selain itu, pemangku kepentingan juga tidak akan memberikan ekspektasi yang terlalu tinggi sehingga akan membebani kerja tim. Risiko proyek, rencana anggaran dan sumber daya, dan menghindari scope creep juga merupakan manfaat yang akan didapatkan oleh perusahaan ketika manajemen ruang lingkup proyeknya berjalan dengan baik.
1. Work Breakdown Structure (WBS)
WBS adalah metode yang digunakan untuk membagi tugas yang besar ke dalam tugas-tugas kecil sehingga dapat dikelola dengan lebih mudah dan lebih baik yang dilakukan secara hierarkis. Tiap-tiap bagian dalam WBS disebut sebagai work package
91
(paket kerja) yang dapat dikelola secara independen dan memiliki hasil kerja yang jelas dan spesifik.
Ketika membuat WBS, tiap-tiap elemen harus diuraikan secara hierarkis hingga ke level dan elemen yang paling kecil di mana dalam setiap level harus jelas hasil kerja apa yang akan dihasilkan serta berkaitan dengan tujuan proyek.
2. Proses-Proses Manajemen Ruang Lingkup Proyek
92
Proses-proses yang ada dalam manajemen ruang lingkup proyek ad alah sebagai berikut.
a) Perencanaan Ruang Lingkup (Scope Planning)
Proses ini adalah proses penentuan batasan, tujuan, dan hasil akhir yang jelas dan lengkap. Syarat-syarat dan apa pun yang dibutuhkan oleh para pemangku kepentingan, analisis risiko, dan metode serta teknik manajemen yang akan digunakan.
b) Perumusan Ruang Lingkup (Scope Definition)
Proses ini adalah proses mendefinisikan hasil akhir, tujuan, dan batasan- batasan dalap proyek secara lengkap.
c) Pembuatan Struktur Pekerjaan (WBS)
Tujuan proyek dibagi ke dalam tugas-tugas kecil yang terperinci dan ditempatkan ke dalam susunan hirarkis.
d) Verifikasi Ruang Lingkup (Scope Verification)
Proses ini adalah proses verifikasi apakah tujuan dan hasil akhir proyek sudah selaras dengan apa yang diekspektasikan oleh para pemangku kepentingan dan sesuai dengan batas-batas yang ditentukan.
e) Kontrol Ruang Lingkup (Scope Control)
Proses ini adalah proses pemantauan untuk memastikan bahwa proyek berjalan sesuai dengan rencana ruang lingkup yang telah dibuat sebelumnya.
Proyek dipantau dan ditangani masalah-masalah serta perubahan yang muncul
C. Manajemen Waktu Proyek
Manajemen waktu proyek adalah proses untuk memastikan bahwa proyek dapat diselesaikan tepat waktu. Ini melibatkan perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas dan aktivitas dalam proyek. Komponen penting dari manajemen waktu proyek meliputi:
a. Penentuan Aktivitas (Activity Definition): Mengidentifikasi dan mendokumentasikan aktivitas spesifik yang perlu dilakukan untuk menghasilkan deliverables proyek.
b. Urutan Aktivitas (Activity Sequencing): Menentukan dan mendokumentasikan hubungan logis antara aktivitas proyek. Ini sering dilakukan menggunakan diagram jaringan.
c. Estimasi Sumber Daya Aktivitas (Activity Resource Estimating): Mengestimasi jenis dan jumlah sumber daya (personil, peralatan, material) yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap aktivitas proyek.
93
d. Estimasi Durasi Aktivitas (Activity Duration Estimating): Mengestimasi jumlah waktu kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan aktivitas proyek. Metode seperti analisis three-point atau PERT dapat digunakan untuk meningkatkan akurasi estimasi.
e. Pengembangan Jadwal (Schedule Development): Membuat jadwal proyek dengan menganalisis urutan aktivitas, durasi, kebutuhan sumber daya, dan kendala jadwal. Alat seperti Gantt chart atau diagram jaringan dapat digunakan.
f. Pengendalian Jadwal (Schedule Control): Memantau status proyek untuk memperbarui jadwal proyek dan mengelola perubahan pada baseline jadwal.
D. Manajemen Biaya Proyek
Manajemen biaya proyek adalah proses perencanaan dan pengendalian anggaran proyek untuk memastikan bahwa proyek dapat diselesaikan sesuai anggaran yang telah ditetapkan. Komponen penting dari manajemen biaya proyek meliputi:
a. Perencanaan Sumber Daya Biaya (Resource Planning): Menentukan sumber daya apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dan berapa banyak biaya yang diperlukan untuk mendapatkan sumber daya tersebut.
b. Estimasi Biaya (Cost Estimating): Mengembangkan perkiraan biaya sumber daya, aktivitas proyek, dan elemen lain yang terkait. Metode seperti bottom-up estimating, parametric estimating, dan analog estimating sering digunakan.
c. Anggaran Biaya (Cost Budgeting): Menyusun anggaran dengan mengalokasikan estimasi biaya ke paket kerja individu atau komponen dalam Work Breakdown Structure (WBS).
d. Pengendalian Biaya (Cost Control): Memantau status proyek untuk memperbarui biaya proyek dan mengelola perubahan pada baseline biaya. Alat seperti Earned Value Management (EVM) sering digunakan untuk mengukur kinerja biaya.
E. Manajemen Mutu Proyek
Manajemen mutu proyek adalah proses untuk memastikan bahwa proyek memenuhi kebutuhan yang telah ditetapkan dan harapan pemangku kepentingan. Ini melibatkan perencanaan, pengendalian, dan peningkatan mutu sepanjang siklu s hidup proyek. Komponen penting dari manajemen mutu proyek meliputi:
a. Perencanaan Mutu (Quality Planning): Mengidentifikasi standar mutu yang relevan untuk proyek dan menentukan bagaimana mencapainya. Alat seperti Quality Function Deployment (QFD) dan benchmarking sering digunakan.
94
b. Penjaminan Mutu (Quality Assurance): Mengevaluasi kinerja keseluruhan proyek secara berkala untuk memastikan bahwa proyek akan memenuhi standar mutu yang telah ditetapkan.
Metode seperti audit mutu dan review proses digunakan untuk memastikan kepatuhan terhadap rencana mutu.
c. Pengendalian Mutu (Quality Control): Memantau hasil proyek spesifik untuk menentukan apakah memenuhi standar mutu yang relevan dan mengidentifikasi cara untuk mengeliminasi penyebab ketidakpatuhan. Alat seperti Six Sigma, Control Charts, dan Pareto Analysis sering digunakan.
F. Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek
Manajemen sumber daya manusia proyek adalah proses untuk mengorganisasikan, mengelola, dan memimpin tim proyek. Ini mencakup berbagai aspek dari perencanaan sumber daya manusia, pengembangan tim, hingga pengelolaan konflik. Komponen penting dari manajemen sumber daya manusia proyek meliputi:
a. Perencanaan Sumber Daya Manusia (Human Resource Planning): Mengidentifikasi dan mendokumentasikan peran proyek, tanggung jawab, keterampilan yang dibutuhkan, dan hubungan pelaporan. Ini sering kali menghasilkan Rencana Manajemen SDM.
b. Akuisisi Tim (Acquiring Project Team): Mendapatkan anggota tim proyek yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Ini melibatkan perekrutan, negosiasi, dan penugasan personel.
c. Pengembangan Tim (Team Development): Meningkatkan kompetensi, interaksi tim, dan keseluruhan suasana tim untuk meningkatkan kinerja proyek. Aktivitas seperti pelatihan, membangun tim, dan evaluasi kinerja sering digunakan.
d. Pengelolaan Tim (Team Management): Melacak kinerja anggota tim, memberikan umpan balik, menyelesaikan masalah, dan mengelola perubahan untuk mengoptimalkan kinerja proyek.
95