Pendaftaran pasien rawat jalan merupakan serangkaian kegiatan penerimaan pasien atau registrasi pasien yang akan berobat ke poliklinik yang dituju sesuai dengan prosedur pelayanan Klinik. Tempat pendaftaran pasien rawat jalan (TPPRJ) merupakan pintu masuk pertama penerimaan dan pendaftaran pasien rawat jalan karena setiap pasien yang akan berobat ke rumah sakit harus terlebih dahulu melakukan pendaftaran di TPRRJ.
Untuk di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung baru-baru ini sudah menggunakan system sidik jari atau fingerprint, khusus untuk pasien BPJS. Setiap pasien yang akan berobat melakukan fingerprint terlebih dahulu untuk mengecek apakah pasien pernah melakukan fingerprint atau tidak sebelumnya di fasyankes, apabila pasien belum terdaftar maka petugas akan mendaftarkan fingerprint pasien tersebut, fingerprint tersebut berlaku untuk setiap pasien berobat ke fasilitas pelayanan kesehatan.
Pendaftaran pasien rawat jalan di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung seluruhnya sudah menggunakan sistem elektronik. Untuk jumlah petugas yang ada di bagian pendaftaran pasien rawat jalan ini berjumlah 27 orang yang terdiri dari 21 orang di gedung anggrek dan 6 orang di luar gedung anggrek yang terdiri dari klinik teratai, klinik rehabilitasi medik, klinik kedokteran nuklir, klinik hemodialisa, klinik kemoterapi, dan klinik radioterapi.
a. Loket Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
Loket pendaftaran pasien rawat jalan di gedung anggrek semuanya berjumlah 21 loket yang tersebar disetiap lantai, yaitu diantaranya :
1) Loket Gedung Anggrek
a) Lantai 1 terdiri dari 5 loket dengan petugas berjumlah 5 orang, adapun untuk loket-loket nya yaitu :
(1) Loket 1 yaitu Anjungan Pendaftaran Mandiri (APM) klinik Directly Observed Treatment Shortcourse (DOTS), klinik One Day Surgery (ODS).
(2) Loket 2 yaitu klink covid-19
(3) Loket 3 yaitu onsite umum, jamkesda, kontraktor, dan yayasan.
(4) Loket 4 yaitu online klinik Multiple Drug Resistant (MD), dan onsite umum, kontraktor, jamkesda, yayasan dan karyawan.
(5) Loket 5 yaitu onsite umum, kontraktor, jamkesda, yayasan dan karyawan.
b) Lantai 2 terdiri dari 4 loket dengan petugas berjumlah 4 orang, adapun untuk loket-loket nya yaitu :
(1) Loket 1 yaitu Anjungan Pendaftaran Mandiri (APM) rheumatologi, gastro dan jiwa.
(2) Loket 2 yaitu Anjungan Pendaftaran Mandiri (APM) penunjang.
(3) Loket 3 yaitu Anjungan Pendaftaran Mandiri (APM) bedah mulut, gigi dan mulut, ginjal serta hipertensi.
(4) Loket 4 yaitu Anjungan Pendaftaran Mandiri (APM) kardio, lansia, pulmo, infeksi dan gizi.
c) Lantai 3 terdiri 4 loket dengan petugas berjumlah 4 orang, adapun untuk loket-loket nya yaitu :
(1) Loket 1 yaitu Anjungan Pendaftaran Mandiri (APM) PDL, PDW, bedah urologi dan bedah orthopedi.
(2) Loket 2 yaitu Anjungan Pendaftaran Mandiri (APM) bedah thorax, bedah vaskular, bedah plastic, bedah digestif dan anestesi
(3) Loket 3 yaitu Anjungan Pendaftaran Mandiri (APM) klinik hematologi-onko.
(4) Loket 4 yaitu Anjungan Pendaftaran Mandiri (APM) bedah onkologi.
d) Lantai 4 terdapat 3 loket dengan petugas berjumlah 3 orang, adapun untuk loket-loket nya yaitu :
(1) Loket 1 yaitu Anjungan Pendaftaran Mandiri (APM) anak hematologi, anak thalasemia, bedah anak, anak kardio dan anak infeksi.
(2) Loket 2 yaitu Anjungan Pendaftaran Mandiri (APM) anak umum, anak neprology, anak perinatologi, anak gastro, anak pulmonologi, anak gizi, anak endokrin, anak neuro-pediatrik, anak alergi-imuno, bayi sehat atau balita, dan anak tumbuh kembang.
(3) Loket 3 yaitu Anjungan Pendaftaran Mandiri (APM) kebidanan dan kandungan.
e) Lantai 5 terdapat 2 loket dengan petugas berjumlah 2 orang, adapun untuk loket-loket nya yaitu :
(1) Loket 1 yaitu Anjungan Pendaftaran Mandiri (APM) bedah saraf dan saraf.
(2) Loket 2 yaitu Anjungan Pendaftaran Mandiri (APM) THT dan kulit kelamin.
f) Lantai 6 terdapat 1 loket dengan 1 lokasi dan 1 petugas yaitu loket untuk poliklinik eksekutif.
g) Lantai 7 terdapat 2 loket dengan petugas berjumlah 2 orang, untuk loket-loket nya yaitu :
(1) Loket 1 klinik estetik terpadu.
(2) Loket 2 klinik Medical Check Up (MCU)/Tenaga Profesional Kesehatan Penanggulangan (TPKP)/Pegawai RSHS.
2) Loket Pendaftaran Pasien Rawat Jalan di Luar Gedung Anggrek Untuk pendaftaran pasien rawat jalan di luar gedung anggrek ini terdapat 6 loket yang ada di luar gedung anggrek diantaranya adalah:
a) 1 Loket untuk APM klinik kedokteran nuklir di gedung kedokteran nuklir.
b) 1 Loket untuk APM klinik radioterapi di gedung radioterapi.
c) 1 Loket untuk APM klinik rehabilitasi medik di gedung instalasi rawat jalan lama.
d) 1 Loket untuk APM klinik hemodialisa.
e) 1 Loket untuk APM klinik kemoterapi.
f) 1 Loket untuk APM klinik teratai di Fakultas Kedokteran Universitas Padjajaran.
b. Alur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan di RSUP Dr. Hasan Sadikin B andung dengan Sistem EMR (Electronic Medical Record) yaitu : 1) Dimulai dengan pasien melakukan scan barcode pasien kontrol
dan pasien online non Anjungan Pendaftaran Mandiri (APM) di mesin Anjungan Pendaftaran Mandiri (APM).
2) Nomor antrian Onsite diberikan kepada pasien baru dan skriner, sementara bukti pendaftaran seperti pasien kontrol APM, online non APM, persetujuan dokter, dan nomor antrian Onsite dicetak.
a) Pasien Baru/Lama
(1) Pada pendaftaran (anggrek lantai 1) dilakukan dengan memanggil pasien dan memverifikasi persyaratan seperti HD, Talasemia Dewasa, Jiwa, Kemoterapi, DOTS, MDR, Hematologi Anak, Hematologi Dewasa, Radioterapi, Nuklir, Metadon, Terapai, serta Covid.
(2) Lalu ke poliklinik dan menerima bukti pendaftaran dan dilakukan pelayanan dengan akses Electronic Medical Record (EMR).
(3) Administrasi umum dan cetak bukti pelayanan serta menerima pengantar penunjang klinik.
(4) Pasien menerima bukti resep klinik.
b) Pasien Lama
(1) Mendaftarkan pasien Anjungan Pendaftaran Mandiri (APM) atau online non Anjungan Pendaftaran Mandiri (APM) dan cetak bukti pendaftaran
(2) Pihak poliklinik menerima bukti pendaftaran dan dilakukan pelayanan dengan akses Electronic Medical Record (EMR)
(3) Administrasi umum dan cetak bukti pelayanan.
(4) Pasien menerima pengantar penunjang klinik (5) Pasien menerima bukti resep klinik
c. Sistem Pendaftaran Sub Instalasi Rawat Jalan
Untuk pendaftaran rawat jalan RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung terbagi menjadi 3 cara, yaitu diantaranya pendaftaran secara online, pendaftaran Anjungan Pendaftaran Mandiri (APM), dan onsite. Untuk alur pendaftaran rawat jalan tercantum pada lampiran 1
1) Online
Pendaftaran online hanya diperuntukkan untuk pasien b aru maupun lama. Untuk pasien baru dilayani pada loket lantai
1 sedangkan untuk pasien lama dapat dilayani sesuai klinik yan g dituju dari lantai 2 hingga 5. Pendaftaran dapat dilakukan mel alui website www.rshs.or.id atau link reservasi.rshs.or.id.
Gambar 3. 1 Pendaftaran pasien baru rawat jalan
a) Untuk pasien baru
Pasien baru merupakan calon pasien yang belum pernah berobat sebelumnnya ke rumah sakit Dr. Hasan Sadikin Bandung dan belum memiliki nomor rekam medis. Berikut adalah langkah-langkah untuk mendaftar secara online:
(1) Akses website www.rshs.or.id atau link reservasi.rshs.or.id
(2) Pilih jadwal reservasi.
(3) Isi data sesuai petunjuk yang diberikan oleh sistem.
(4) Klik reservasi.
b) Untuk pasien lama
Pasien yang sudah pernah menjalani perawatan sebelumnya di Rumah Sakit Hasan Sadikin Bandung dan telah memiliki nomor rekam medis dikategorikan sebagai pasien lama. Untuk pendaftaran online pasien lama,
disarankan melakukan proses paling lambat 2 hari sebelum jadwal kunjungan. Tidak perlu mengambil nomor antrian, cukup datang langsung ke loket pendaftaran sesuai dengan jadwal yang telah diberikan oleh contact center.
Setelah itu, pasien hanya perlu menunggu dipanggil dan menuju poliklinik yang dituju. Berikut langkah daftar online sebagai berikut :
(1) Akses website www.rshs.or.id atau link reservasi.rshs.or.id.
(2) Pilih sudah pernah berkunjung.
(3) Langkah 1: Verifikasi indentitas pasien dengan memasukkan nomor rekam medis dan tanggal lahir pasien.
(4) Langkah 2: Pilih jadwal reservasi.
(5) Langkah 3: Resume jadwal reservasi.
c) Setelah melakukan pendaftaran online, pasien tidak perlu mengambil nomor antrian ke rumah sakit. Pasien langsung datang ke APM sesuai jadwal yang diberikan contact cente r lalu scan barcode yang terdapat pada lembaran registrasi pasien kontrol APM tersebut.
d) Lalu pasien menunggu untuk dipanggil pada klinik yang dituju untuk mendapatkan pelayanan medis.
2) APM (Anjungan Pendaftaran Mandiri)
Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin (RSUP Dr. Hasan Sadikin) di Bandung telah memperkenalkan inovasi dalam pelayanannya di Instalasi Rawat Jalan, yang dikenal sebagai Anjungan Pendaftaran Mandiri (APM). APM ini dirancang dengan tujuan untuk memberikan kemudahan dan mempercepat proses pelayanan bagi para pasien yang datang ke klinik rawat jalan RSUP Dr. Hasan Sadikin.
Sistem APM telah diterapkan di seluruh klinik rawat jalan RSHS. Pendaftaran melalui anjungan pendaftaran mandiri atau yang sering disebut APM dapat dilakukan dengan catatan pasien tersebut merupakan pasien lama yang akan melakukan berobat ke poliklinik. Alur pendaftarannya sebagai berikut:
a) Setelah melakukan pengobatan pasien mendatangi loket pendaftaran.
b) Kemudian petugas akan membantu mendaftarkan pasien melalui sistem dan bertanya kepada pasien mengenai tanggal berapa pasien akan berobat kembali ke rumah sakit.
c) Berikutnya petugas mencetak bukti pendaftaran pasien.
d) Selanjutnya bukti pendaftaran yang dicetak tersebut diserahkan kepada pasien
e) Pada tanggal atau hari reservasi, pasien datang ke rumah sakit dan men-scan qr code yang tertera dalam bukti pendaftaran ke mesin APM yang tersedia di setiap lantai.
Untuk contoh lembar APM terdapat pada lampiran 2.
f) Pasien menuju ke poliklinik yang dituju dan menunggu panggilan pemeriksaan
Pasien yang telah melakukan pendaftaran online akan diberikan sebuah barcode yang perlu di-scan menggunakan Anjungan Pendaftaran Mandiri (APM). Setelah proses pemindaian barcode, pasien hanya perlu menunggu antrian pelayanan di klinik yang telah dituju. Jika pasien memerlukan kontrol berikutnya, petugas pendaftaran akan membuat lembaran registrasi khusus untuk pasien kontrol APM.
Lembaran ini akan berisi barcode yang dapat discan pada APM sesuai dengan jadwal dan klinik yang telah ditentukan.
Untuk contoh mesin APM terdapat pada lampiran 3
3) Onsite
Proses pendaftaran onsite merujuk pada langkah penda ftaran pasien lama rawat jalan di mana pasien langsung menda ftar di loket pendaftaran rawat jalan. Pendaftaran ini dapat dila kukan di klinik-klinik yang terletak di lantai 1, 6, dan 7. Di la ntai 1, pendaftaran onsite hanya berlaku untuk klinik-klinik te rtentu, dan pasien harus menjalani tahap screening melalui do kter piket. Untuk alur dari pendaftaran secara onsite diantaran ya sebagai berikut:
a) Pasien membawa kartu identitas ke rumah sakit.
b) Petugas akan menskrining pasien tersebut.
c) Pasien mendatangi loket pendaftaran sesuai poliklinik yan g dituju.
d) Petugas pendaftaran memanggil pasien melalui aplikasi no mor antrian pada layar monitor pendaftaran.
e) Pasien datang ke depan loket pendaftaran.
f) Petugas pendaftaran melakukan komunikasi lalu meminta dan memverifikasi persyaratan BPJS, Kontraktor, Umum, ataupun Yayasan
g) Jika ada persyaratan yang tidak dibawa oleh pasien atau ke luarga pasien, maka petugas akan melakukan koordinasi d engan pihak lain seperti petugas BPJS atau kepada petugas Akuntansi
h) Aplikasi pendaftaran rawat jalan harus dalam keadaan Ent er Query dan pengisian identitras pasien dimulai dari Nam a sampai tempat kartu dan nomor rekam medis akan terisi secara otomatis oleh komputer
i) Petugas mengisi tujuan poliklinik yang akan di tuju oleh p asien dan cara bayar pasien isi sesuai dengan pembayaran yang akan dilakukan oleh pasien atau keluarga pasien
j) Petugas mencetak karcis, SEP bagi pasien bpjs, SBPK, SJ P, dan cetak KIP untuk print out KIP (khusus pasien baru) k) Pasien akan menuju poliklinik sesuai dengan yang sudah d
i daftarkan oleh petugas rawat jalan
Untuk formulir persetujuan daftar onsite terdapat pada lampiran 4
d. Cara pembayaran Rawat Jalan
Pasien rawat jalan di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung memiliki sejumlah opsi pembayaran yang dapat dipilih. Beberapa metode pembayaran yang tersedia meliputi :
1) Jaminan Kesehatan Nasional
Program Jaminan Kesehaatan Nasional (JKN), terdiri dari dua jenis pembayaran berdasarkan jenisnya yakni JKN PBI dan JKN Non PBI. Pasien JKN PBI yaitu pasien JAMKESMAS dan JAMKESDA, sedangkan untuk pasien JKN Non PBI terdiri dari pembayaran melalui BPJS ASKES, BPJS TNI, BPJS POLRI, BPJS JAMSOSTEK dan BPJS umum.
2) Umum
Untuk sistem pembayaran umum menggunakan model fee for service, di mana fasilitas kesehatan menetapkan biaya pelayanan secara terperinci berdasarkan jenis layanan yang diberikan oleh rumah sakit. Biaya pendaftaran untuk pasien umum adalah sebesar Rp 45.000,- sementara untuk poliklinik eksekutif dihargai sebesar Rp 250.000,-.
3) Kontraktor
Kontraktor adalah perusahaan yang sudah bekerja sama dengan RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung untuk menyediakan jaminan kesehatan karyawan yang berada di perusahan tersebut.
4) Jamkesda
Jamkesda adalah program jaminan pembayaran biaya pelayanan kesehatan yang diberikan pemerintah daerah kepada masyarakat.
5) Yayasan
Sistem pembayaran tersebut mendapatkan dukungan dari pihak ketiga atau organisasi yang bermitra dengan RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung, dengan kriteria khusus agar pelayanan medis dapat memperoleh dukungan biaya. Pasien yang membayar melalui yayasan harus menyertakan surat pengantar dari yayasan, seperti contohnya yayasan bibir sumbing.
Tempat lokasi pendaftaran pasien rawat jalan di gedung anggrek terletak di lantai 1, yang secara spesifik melayani pasien baru dengan berbagai opsi pembayaran. Sementara itu, lantai 2-5 di gedung Anggrek ditujukan untuk pelayanan pasien lama yang menggunakan pembayaran melalui BPJS. Khusus untuk klinik eksekutif di lantai 6, hanya menerima pembayaran melalui metode umum dan kontraktor.
e. Dokumen di Pelayanan Rawat Jalan 1) Surat Eligibilitas Peserta (SEP)
Pasien yang memiliki BPJS kesehatan, ketika datang untuk menerima perawatan di rumah sakit, membawa surat rujukan dari Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama (FKTP).
Surat rujukan tersebut kemudian diolah melalui aplikasi V- Claim BPJS untuk memperoleh nomor Surat Eligibilitas Peserta (SEP). Setiap kali pasien menerima layanan kesehatan, diberikan satu nomor SEP.
2) Karcis
Karcis ini digunakan sebagai bukti pendaftaran berisi nomor rekam medis dan identitas pasien.
3) Barcode
Barcode ini berisi identitas pasien. Barcode dicetak dalam bentuk stiker yang selanjutnya ditempel pada berkas ataupun formulir rekam medis pasien guna menambahkan identitas dengan cepat.
4) Surat Bukti Pelayanan Kesehatan (SPBK)
Surat Bukti Pelayanan Kesehatan (SBPK) adalah dokumen yang mencatat layanan kesehatan yang diberikan kepada pasien rawat jalan dengan keterlambatan. SBPK berisi informasi mengenai identitas pasien, diagnosa, tindakan, cap klinik, dan tanda tangan Dokter Penanggung Jawab Pasien (DPJP).