F. Sub Instalasi Pelaporan dan Penyimpanan Rekam Medis Rawat Inap
2. Penyimpanan dan Peminjaman Berkas Rekam Medis
f. GDR (Gross Death Rate)
GDR menurut Kemenkes RI adalah angka kematian umum untuk setiap 1000 penderita keluar. GDR (Gross Death Rate) atau angka kematian kasar menunjukan proporsi seluruh pasien rawat inap yang meninggal dalam periode waktu tertentu, termasuk bayi baru lahir (BBL) yang kemudian meninggal. Perhitungan GDR memperhitungkan seluruh kematian yang terjadi pada pasien rawat inap rumah sakit baik di ruangan anak maupun dewasa. (Lembang et al., 2021). Nilai ideal GDR kurang dari 45 per 1000 penderita keluar (Pelayanan et al., 2019).
Rumus GDR :
2. Penyimpanan dan Peminjaman Berkas Rekam Medis
yang disimpan pada rak filling, mudah pengambilan kembali dari rak penyimpanan, mudah mengembalikannya kembali ke rak penyimpanan, melindungi dokumen rekam medis dari bahaya pencurian serta bahaya kerusakan fisik (Dyah et al., n.d.).
1) Sistem Penamaan
Sistem penamaan adalah suatu sistem atau cara untuk memberikan nama seorang pasien pada berkas rekam medis untuk membedakan berkas rekam medis satu dengan lainnya (Irmawan & Pristianto, n.d.).
Penulisan nama pasien pada rekam medis menurut buku petunjuk penyelenggaraan rekam medis rumah sakit, sebagai berikut :
a) Nama pasien harus lengkap minimal terdiri dari 2 suku kata. Dengan demikian ada beberapa kemungkinan data penulisan nama pasien, yaitu :
(1) Nama pasien sendiri apabila sudah terdiri dari 2 suku kata.
(2) Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama suami, bila seorang perempuan bersuami.
(3) Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama orang tua, biasanya nama ayah.
(4) Bagi pasien yang mempunyai nama keluarga marga didahulukan dan kemudian dengan nama sendiri.
b) Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan yang disempurnakan.
c) Bagi pasien perempuan di akhir nama lengkap di tambah huruf besar Ny atau Nn.
d) Percantumkan titel selalu diletakkan sesudah nama lengkap pasien.
e) Perkataan tuan, saudara, bapak, tidak dicantumkan.
Adapun tatacara penulisan nama pasien adalah sebagai berikut :
1) Nama pasien sendiri terdiri dari satu atau lebih dari dua kalimat.
2) Penulisan nama sesuai dnegan KTP/SIM/PASPOR yang masih berlaku.
3) Untuk keseragaman penulisan nama pasien ejaan baru yang disempurnakan dengan menggunakan huruf cetak.
4) Tidak diperkenankan adanya pencatuman jabatan atau gelar.
5) Perkataan tuan, saudara, bapak, tidak dicantumkan dalam penulisan nama pasien.
6) Apabila pasien berkewarganegaraan asing maka penulisan nama harus disesuaikan dengan pasport yang berlaku di Indonesia.
7) Bila seorang bayi baru lahir hingga saat pulang belum mempunyai nama, maka penulisan namanya adalah By. Ny.
8) Dengan penulisan nama pasien sesuai dengan KTP/SIM/PASPORT serta diharapkan seorang pasien hanya memiliki satu nomor pasien di rumah sakit.
2) Sistem Penomoran
Sistem penomoran dalam pelayanan rekam medis adalah tatacara penulisan nomor yang diberikan kepada pasien yang datang berobat sebagai bagian dari identitas pribadi pasien yang bersangkutan. Terdapat 3 sistem penomoran pasien pada saat datang ke fasilitas pelayanan kesehatan, yaitu pemberian nomor cara seri (serial numbering system), pemberian nomor cara unit (unit numbering system), pemberian nomor cara seri-unit (serial unit numbering system) yang terdapat di rumah sakit (Ramadhan, Fratama, & Wahab, 2021).
3) Sistem Penjajaran
Sistem penjajaran merupakan sistem yang digunakan untuk melakukan penyimpanan rekam medis di dalam rak dengan cara dijajar. Sistem penjajaran rekam medis berdasarkan alfabetik terutama berdasarkan penomoran dengan sistem angka langsung (straight numerical filling), sistem angka tengah (middle digit filling system), dan sistem angka akhir (terminal digit filling system).
a) Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filling) Sistem penjajaran dengan penomoran langsung adalah suatu tindakan menjajarkan rekam medis di rak dengan menurut nomor rekam medis secara berkelanjutan.
Sistem penyimpanan berdasarkan penomoran secara seri, unit, maupun seri unit dapat dijajar dengan sistem ini. Pada sistem ini, rekam medis dijajar urut seri nomor sebagai berikut :
108264 108265 108266 108267
Kelebihan dari sistem ini adalah petugas pelayanan kesehatan akan mudah dilatih untuk memahami sistem penjajaran, kemudian petugas juga akan mudah untuk mendapatkan kembali rekam medis sesuai dengan keperluan reset urut waktu, dan mudah memilah rekam medis in aktif. Kekurangannya yaitu lebih mudah salah penjajaran karena penjajaran harus memperhatikan seluruh nomor untuk menentukan letaknya dalam file.
b) Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filling)
Sistem penjajaran dengan sistem angka akhir adalah suatu tindakan menjajarkan rekam medis di rak dengan berfokus pada :
(1) 2 digit terakhir yang disebut dengan “Primary Digit”
(2) 2 digit yang ditengah yang disebut “Secondary Digit”
(3) 2 digit terdepan yang disebut “Tertiary Digit”
Kelebihan sistem angka akhir (terminal digit filling) diantaranya, rekam medis akan tersebar di 100 seksi, tidak akan terjadi kongesti petugas waktu kerja.
Kekurangan sistem angka akhir (terminal digit filling) yaitu lebih sulit dipelajari dibandingkan dengan sistem alfabetik.
c) Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filling)
Sistem penjajaran dengan sistem angka tengah adalah suatu tindakan menjajarkan rekam medis di rak dengan berfokus pada :
(1) Digit yang dotengah disebut dengan “primary digit”
(2) Digit yang terdepan disebut “secondary digit”
(3) Digit yang terakhir disebut “tertiary digit”
Kelebihan dari sistem ini sama dengan terminal digit filling sedangkan kekurangannya tidak ada distribusi yang merata, dalam rak file akan ada lowong-lowong karena file lama diangkat untuk dipindah ke file inaktif dan tidak efektif untuk penomoran lebih dari enam digit (WidjaJa & Gambar, n.d.).
4) Pendistribusian
Distribusi rekam medis adalah proses pengangkutan rekam medis ke te mpat-tempat yang memerlukan rekam medis. Pada pelayanan rekam medis standar untuk waktu penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan
kurang dari atau sama dengan 10 menit (kurang lebih 10 menit) (Maisyarah et al., n.d.).
3. Peminjaman dan Pengembalian Berkas Rekam Medis