B. Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis
5. Penilaian Kinerja
4. Aplikasi Perancanaan Kebutuhan SDMK (RENBUT)
perlu adanya penilaian kinerja. Hasil penilaian kinerja akan menjadi bahan masukan dan introspeksi bagi pihak perusahaan. Menurut (Triyanti. & IR Weningsih, 2018) penilaian kinerja memiliki banyak manfaat bagi pihak manajemen perusahaan untuk:
a. Mengelola operasi organisai secara efektif dan efisien melalui pemotivasian karyawan secara maksimum;
b. Membantu pengambilan keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti : promosi, transfer dan pemberhentian;
c. Mengidentifikasikan kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan dan untuk menyediakan kriteria seleksi dan evalusi program pelatihan karyawan;
d. Menyediakan umpan balik bagi karyawan mengenai bagaimana atasan mereka menilai kinerja mereka;
e. Menyediakan suatu dasar bagi distribusi penghargaan.
Menurut Ricky W. Griffin dikutip dari (Triyanti. & IR Weningsih, 2018) bahwa,dua kategori dasar dari metode penilaian yang digunakan dalam organisasi adalah:
a. Metode Objektif (Objective methods)
Metode ini menyangkut dengan sejauh mana seseorang bisa bekerja dan menunjukkan bukti kemampuan ia bekerja sesuai dengan kemampuan yang dimilikinya. Bagi banyak pihak metode objektif bisa memberikan hasil yang tidak begitu akurat atau mengandung bias karena bisa saja seorang karyawan memiliki kesempatan yang bagus maka ia terlihat mampu bekerja dengan sangat baik dengan penuh semangat, sedangkan ada karyawan yang tidak memiliki kesempatan dan ia tidak bisa menunjukkan kemampuannya secara maksimal.
b. Metode Pertimbangan (judgemental methods)
Metode pertimbangan adalah metode penilaian berdasarkan nilai rangking yang dimiliki oleh seorang karyawan, jika ia memiliki nilai rangking yang tinggi maka artinya ia memiliki kualitas kinerja yang bagus dan begitu pula sebaliknya. Sistem penilaian rangking ini dianggap memiliki kelemahan jika seorang karyawan ditempatkan dalam kelompok kerja yang memiliki rangking yang bagus maka penilaiannya akan mempengaruhi posisinya sebagai salah satu karyawan yang dianggap baik, begitu pula sebaliknya jika seorang ditempatkan dalam kelompok dengan rangking buruk maka otomatis rangkingnya juga tidak bagus.
6. Aspek Ergonimis
Istilah ergonomi berasal dari bahasa Latin yaitu ergon yang berarti kerja dan nomos yang artinya hukum alam. Maka dapat disimpulkan bahwa ergonomi adalah suatu studi yang berkaitan dengan aspek-aspek manusia dan lingkungan kerjanya yang ditinjau secara anatomi, fisiologi, psikologi, engineering, manajemen dan desain/perancangan untuk mendapatkan suasana kerja yang sesuai dengan manusianya (Nurmianto, 2005).
Ergonomi ini berfokus pada manusia sehingga sering disebut juga sebagai “Human Factors”. Penerapan ergonomi umumnya meliputi aktivitas rancang bangun (design) maupun rancang ulang (redesign).
Ergonomi berperan sebagai desain pekerjaan pada suatu organisasi, desain perangkat lunak, meningkatkan faktor keselamatan dan kesehatan kerja, serta desain dan evaluasi produk (Nurmianto, 2005).
Terdapat beberapa tujuan yang ingin dicapai dari penerapan ilmu ergonomi. Tujuan-tujuan dari penerapan ergonomi adalah sebagai berikut (Tarwaka, Solichul HA. Bakri, 2004) :
a. Meningkatkan kesejahteraan fisik dan mental melalui upaya pencegahan cidera dan penyakit akibat kerja, menurunkan beban kerja fisik dan mental, mengupayakan promosi dan kepuasan kerja;
b. Meningkatkan kesejahteraan sosial melalui peningkatan kualitas kontak sosial dan mengkoordinasi kerja secara tepat, guna meningkatkan jaminan sosial baik selama kurun waktu usia produktif maupun setelah tidak produktif;
c. Menciptakan keseimbangan rasional antara aspek teknis, ekonomis, dan antropologis dari setiap sistem kerja yang dilakukan sehingga tercipta kualitas kerja dan kualitas hidup yang tinggi.
Memahami prinsip ergonomi akan mempermudah evaluasi setiap tugas atau pekerjaan meskipun ilmu pengetahuan dalam ergonomi terus mengalami kemajuan dan teknologi yang digunakan dalam pekerjaan tersebut terus berubah. Prinsip ergonomi adalah pedoman dalam menerapkan ergonomi di tempat kerja.
7. Sarana dan Prasarana Unit Kerja RMIK
Suatu organisasi dapat berjalan sebagaimana mestinya perlu dukungan dari Sumber Daya Manusia yang berkompeten serta sarana dan prasarana yang memadai. Sarana dan prasarana merupakan alat penunjang utama terselenggaranya suatu kegiatan. Di unit rekam medis dan informasi kesehatan tentunya dalam mencapai hasil yang diharapkan sesuai dengan rencana memerlukan sarana prasarana yang memenuhi standar (Siswati, 2018).
a. Sarana
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan sarana pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan dapat diartikan sebagai alat yang menunjang
tercapainya tujuan pelayanan, salah satu contohnya adalah Alat Tulis Kantor (ATK), komputer, mesin cetak, kartu indeks utama pasien, dan rak filing.
Adapun jenis-jenis sarana yang dibutuhkan di unit rekam medis dan informasi kesehatan, antara lain:
1) Alat penyimpanan dan penjajaran a) Rak filing
Terdapat tiga jenis rak, diantaranya yaitu : (1) Rak terbuka (open self file unit);
(2) Lemari lima laci (file-drawer file cabinet);
(3) Rak statis dan dinamis (Roll O’Pack);
b) Lemari arsip (filing cabinet);
c) File tegak berputar (vertical rotary file);
d) Perlengkapan penyimpanan (filing supplies);
Terdiri dari: penyekat, map (folder), penunjuk (guide/tr), kata tangkap (caption), alat bantu kearsipan, tangga dengan alas karet pada kaki.
e) Alat distribusi
Alat distribusi dalam unit rekam medis digunakan untuk pengiriman rekam medis dari ruang filing guna memenuhi permintaan rekam medis dalam pelayanan rawat jalan dan rawat inap. Adapun berbagai alat distribusi yang digunakan di unit rekam medis seperti:
(1) Trolly barang;
(2) Lift barang;
(3) Sepeda berkeranjang;
(4) Pneumatic tube system (PTS);
(5) Lift dokumen.
b. Prasarana
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), prasarana merupakan segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek, dan sebagainya). Prasarana pelayanan rumah sakit diatur dalam Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2016 tentang persyaratan teknis bangunan dan prasarana rumah sakit, menetapkan bahwa prasarana rumah sakit adalah utilitas yang terdiri atas alat, jaringan dan sistem yang membuat suatu bangunan rumah sakit bisa berfungsi (Siswati, 2018).
Dalam peraturan tersebut disebutkan pada pasal 16 bahwa bangunan rumah sakit terdiri atas antara lain adalah ruang rekam medis. Ruangan rekam medis dan informasi kesehatan dalam mendukung pelayanan rekam medis perlu dirancang sebaik mungkin.
Adapun persyaratan ruangan yang terdapat di unit rekam medis:
1) Ruangan Administrasi
a) Luas ruangan disesuaikan dengan jumlah petugas, dengan perhitungan 3-5 m2/ petugas;
b) Total pertukaran udara minimal 6 kali per jam;
c) Intensitas cahaya minimal 100 lux.
2) Ruangan Kepala Rekam Medis
Luas ruangan disesuaikan dengan kajian kebutuhan pada umumnya.
3) Ruangan Petugas Rekam Medis
Luas ruangan disesuaikan dengan kajian kebutuhan pada umumnya.
4) Ruangan Arsip Aktif
a) Luas ruangan tergantung jumlah arsip dan jenis pelayanan;
b) Persyaratan ruangan seperti persyaratan umum.
5) Ruangan Arsip Pasif
a) Luas ruangan tergantung jumlah arsip dan jenis pelayanan;
b) Persyaratan ruangan seperti persyaratan umum.
6) KM/WC Petugas
7) Luas ruangan disesuaikan dengan kajian kebutuhan pada umumnya 8. Perencanaan Rak Filling
Penyimpanan berkas rekam medis di fasilitas pelayanan kesehatan bagi yang belum menggunakan sistem elektronik tentu disimpan dalam rak filing di ruangan filing. Oleh karena itu, perlu adanya perencanaan rak filing yang dibutuhkan dalam jangka panjang misalnya 5 (lima) tahun, 10 (sepuluh) tahun.
Data yang diperlukan untuk menghitung kebutuhan rak filing antara lain:
a. Jumlah rekam medis yang akan disimpan
Data jumlah rekam medis yang akan disimpan dapat dilihat dari data jumlah kunjungan pasien rawat jalan maupun jumlah kunjungan pasien rawat inap dalam setahun.
b. Pertumbuhan jumlah rekam medis
Pertumbuhan jumlah rekam medis dapat dilihat dari data kunjungan pasien rawat jalan dan rawat inap selama 5 (lima) tahun yang kemudian dapat dihitung penambahan rekam medis di setiap tahunnya.
c. Model rak yang akan dibeli
Model rak akan mempengaruhi jumlah rak yang dibutuhkan sehingga perlu mempertimbangkan beberapa hal seperti tinggi rak yang disesuaikan dengan rata-rata tinggi petugas rekam medis di fasilitas pelayanan kesehatan. Model rak filing terdiri dari rak terbuka
(open self file unit), lemari lima laci (file-drawer file cabinet), dan rak statis dan dinamis (Roll O’Pack).
d. Ketebalan rekam medis
Selain model rak, ketebalan rekam medis pun mempengaruhi kebutuhan jumlah rak yang akan dibeli. Ketebalan rekam medis dapat dilihat dari data pengukuran rekam medis pada saat ini misalnya total panjang 100 rekam medis dibagi dengan 100 sehingga diperoleh rata- rata rekam medis. Data ketebalan rekam medis dapat digunakan untuk menghitung berapa rekam medis yang disimpan di setiap sub rak.
Perhitungan ketebalan rekam medis dengan rumus :
Rata−rataketebalan=jumlahketebalan berkas rekammedis(cm) jumlahberkas rekammedis
e. Posisi penyimpanan yang digunakan
Posisi penyimpanan dapat mempengaruhi jumlah rak rekam medis yang dibutuhkan. Posisi penyimpanan rekam medis dapat disimpan dengan posisi tidur dan posisi berdiri.
f. Cara menghitung jumlah rak
Cara menghitung kebutuhan jumlah rak yaitu dengan menghitung daya tampung setiap rak terlebih dahulu. Misalnya jumlah rekam medis yang disimpan dalam lima tahun mendatang pada tahun 2027 diperkirakan sejumlah 26.470 dengan daya tampung setiap rak dengan lima subrak yaitu sebanyak 1.100 rekam medis.
Maka dapat dihitung kebutuhan rak:
Kebutuhan Rak=jumlah rekammedis selama5tahunmendatang dayatampung setiap rak
Kebutuhan rak=26.470
1.100 =24,06dibulatkan makamenjadi24rak .
C. Akreditasi dan Manajemen Risiko