A. Hasil
3. Perencaan Unit Kerja Rekam Medis
a) Laporan RL 2 Yaitu Ketenagaan berisikan Data Ketenagaan yang dilaporkan periodik setiap tahun
b) Laporan RL 3 Data Kegiatan Pelayanan Rumah Sakit Yaitu berisikan data kegiatan pelayanan rumah sakit yang dilaporkan periodic setiap tahun
(1) Laporan RL 3.1 Kegiatan Pelayanan Rawat Inap (1) Laporan RL 3.2 Kegiatan Pelayanan Rawat Darurat (2) Laporan RL 3.3 Kegiatan Kesehatan Gigi dan Mulut (3) Laporan RI. 3.4 Kegiatan Kebidanan
(4) Laporan RL 3.5 Kegiatan Perinatologi (5) Laporan RL 3.6 Kegiatan Pembedahan (6) Laporan RL 3.7 Kegiatan Radiologi
(7) Laporan RL 3.8 Pemeriksaan Laboratorium (8) Laporan RL 3.9 Pelayanan Rehabilitasi Medik (9) Laporan RL 3.10 Kegiatan Pelayanan Khusus (10) Laporan RI.3.11 Kegiatan Kesehatan.liwa (11) Laporan RL 3.12 Kegiatan Keluarga Berencana
(12) Laporan RL 3.13 Pengadaaan Obat, Penulisan &
Pelayanan Resep
(13) Laporan RL 3.14 Kegiatan Rujukan (14) Laporan RL 3.15 Cara Dayar
c) Laporan RL 4 Yaitu berisikan data morbiditas / mortalitas pasien yang dilaporkan periodik setiap tahun
(1) Laporan RL 4a Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Inap
(2) Laporan RL 4b Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Jalan
a. Data Kepegawaian
Kualifikasi sumber daya manusia saat ini di Instalasi Rekam Medis RSUD Singaparna Medika Citrautama adalah sebagai berikut:
Tabel 3. 6 Kualifikasi sumber daya manusia unit rekam medis
No .
Nama Jabatan Kualifikasi
1. Kepala Instalasi Rekam Medis D4 Rekam Medis
2. Staf Pelaksana Rekam Medis D4 Rekam Medis, D3 Rekam Medis, SMA
Distribusi Ketenagaan dan Pengaturan Jadwal Kerja
Tabel 3. 7 Ketenagaan dan pengaturan jadwal kerja
No. Nama Jabatan Kualifikasi Jumlah Waktu Kerja
1. Kepala Instalasi Rekam Medis
D4 Rekam Medis
1 Orang 1 Shift
2. Filling dan Distribusi SMA 1 Orang 1 Shift
3. Assembling dan
Analising D3 Rekam
Medis 1 Orang 1 Shift
4. Koding D3 Rekam
Medis 2 Orang 1 Shift
5. Reporting dan adminitrasi umum
D3 Rekam Medis
1 Orang 1 Shift
b. Perhitungan ABK-Kes
Dalam penyelenggaraan sistem rekem medis yang baik, maka diperlukan penyusunan pola ketenagaan untuk mengetahui kebutuhan tenaga berdasarkan analisis beban kerja. Salah satu cara untuk menentukan pola ketenagaan dapat dihitung menggunakan rumus ABK- Kesehatan. Berikut data beban kerja petugas rekam medis di unit assembling dan analising RSUD SMC kabupaten Tasikmalaya
Langkah 1. Menetapkan fasilitas kesehatan dan jenis SDM Kesehatan
Faskes : RSUD SMC
Jenis SDM : Tenaga Prekam Medis dan Informasi Kesehatan (PMIK) Unit bagian : Assembling dan Analisa Rekam Medis
Tabel 3. 8 Waktu Kerja Tersedia (WKT)
Kode Keterangan Kategori
A Hari Kerja 312 Hari/tahun
B Hari Cuti Tahunan 12 Hari/tahun
C Hari Libur Nasional & Cuti Bersama 19 Hari/tahun D Pendidikan dan Pelatihan, Seminar, Simposium 3 Hari/tahun
E Ketidak hadiran Kerja 0 Hari/tahun
F Waktu Kerja 7 Jam/hari
WKT Waktu Kerja Tersedia (Hari)
{A - (B+C+D+E)} {312 - (12+19+3+0)}
= (312 – 34)
= 278 Hari/tahun WKT Waktu Kerja Tersedia (Jam)
{A - (B+C+D+E)} x F {312 - (12+19+3+0)} x 7
= (312 – 34) x 7
= 278 x 7
= 1.946 Jam/tahun WKT Waktu Kerja Tersedia (Menit)
{A - (B+C+D+E)} x F x 60
{312 - (12+19+3+0)} x 7 x 60
= (312 – 34) x 7 x 60
= 278 x 7 x 60
= 1.946 x 60
= 116.760 Menit/tahun Waktu Kerja Tersedia (WKT) 1.946 Jam kerja/tahun Waktu Kerja Tersedia (WKT) 116.760 Menit/tahun
Menghitung standar beban kerja (SBK)
Tabel 3. 9 Tugas pokok dan penunjang
No Jenis Tugas Standar Prosedur Operasional (SPO) Keterangan 1. Tugas Pokok Menyiapkan Rekapitulasi data Analisis
Kelengkapan
2 menit Check Ketidaklengkapan Berkas Rekam 3 menit
Medis Dokter
Check Ketidaklengkapan Berkas Rekam Medis Perawat
3 menit Input data ke dalam formulir analisa
kelengkapan
1 menit Membuat laporan ketidaklengkapan dokter 60 menit Membuat laporan ketidaklengkapan dokter 60 menit Membuat laporan ketidaklengkapan
perawat
60 menit Membuat laporan mutu kelengkapan
rekam medis
60 menit Merapihkan dan mengurutkan formulir
rekam medis 5 menit
Scaning formulir dan upload kedalam
SIMRS 5 menit
2. Tugas
Penunjang
Rapat Internal Rekam Medik 60 menit
Rapat Eksternal 60 menit
Standar Beban Kerja (SBK) = Waktu KerjaTersedia(WKT) NormaWaktu per Kegiatan Pokok
Tabel 3. 10 Menghitung Standar Beban Kerja (SBK)
No Jenis Tugas Standar
Operasional Prosedur (SOP)
Waktu Rata Rata (Menit)
Waktu Kerja Tersedia
(Menit)
Standar Beban Kerja (SBK) 1. Tugas Pokok Menyiapkan
Rekapitulasi data Analisis
Kelengkapan
2 menit 116.760 116.760 : 2 = 58380
Check
Ketidaklengkapan Berkas Rekam Medis Dokter
3 menit 116.760 116.760 : 3 = 38920
Check
Ketidaklengkapan Berkas Rekam Medis Perawat
3 menit 116.760 116.760 : 3 = 38920
Input data 1 menit 116.760 116.760
kedalam formulir analisa
kelengkapan
: 1=
116760 Membuat laporan
ketidaklengkapan dokter
60 menit 116.760 116.760 : 60 = 1946
Membuat laporan ketidaklengkapan dokter
60 menit 116.760 116.760 : 60 = 1946
Membuat laporan ketidaklengkapan perawat
60 menit 116.760 116.760 : 60 = 1046
Membuat laporan mutu kelengkapan rekam medis
60 menit 116.760 116.760 : 1946 Merapihkan dan
mengurutkan formulir rekam medis
5 menit 116.760 116.760 : 5 = 23352
Scaning formulir dan upload kedalam SIMRS
5 menit 116.760 116.760 : 5 23352 Menghitung standar tugas penunjang dan faktor tugas penunjang
Tabel 3. 11 Menghitung Standar Tugas Penunjang (STP)
No Jenis Tugas Standar Operasional Prosedur (SOP)
Rata-Rata
Waktu Waktu
kegiatan (mnt/tth)
WKT
(mn/th) FTP (%) 2. Tugas
Penunjaang
Rapat Internal Rekam Medik
60 menit 12 x 60 menit = 720 menit
116.760 720/116.76x 100% = 0,61 Rapat
Eksternal 60 menit 12 x 60 menit = 720 menit
116.760 720/116.76x 100% = 0,61
Faktor Tugas Penunjang (FTP) dalam % 1,2
Standar Tugas Penunjang (STP) = (1/(1-FTP)/100) 1,01
Tabel 3. 12 Menghitung Sumber Daya Manusia (SDM)
No Jenis Tugas Standar Operasional Prosedur (SOP)
Capaian (satu tahun)
SBK (WKT/Norm
a Waktu)
Kebutuhan SDMK (Capaian/SBK) 1. Tugas Pokok Menyiapkan
Rekapitulasi data Analisis Kelengkapan
278 58380 278 : 58.380 =
0.04 Check
Ketidaklengkapa n Berkas Rekam Medis Dokter
13.900 38920 13.900 : 38920 = 0.35
Check
Ketidaklengkapa n Berkas Rekam Medis Perawat
13.900 38920 13.900 : 38920 = 0.35
Input data kedalam
formulir analisa kelengkapan
13.900 1946 13.900 : 1496 =
0.11 Membuat
laporan
ketidaklengkapa n dokter
12 1946 12 : 1946 = 0.006
Membuat laporan
ketidaklengkapa n dokter
12 1946 12 : 1946 = 0.006
Membuat laporan
ketidaklengkapa n perawat
12 1946 12 : 1946 = 0.006
Membuat laporan mutu kelengkapan rekam medis
12 1946 12 : 1946 = 0.006
Merapihkan dan mengurutkan formulir rekam medis
13.900 23352 13.900 : 23352 = 0.59
Scaning formulir dan upload
13.900 23352 13.900: 23352 = 0.59
kedalam SIMRS
JUMLAH KEBUTUHAN TENAGA (JKT) TUGAS POKOK 2.078
TUGAS PENUNJANG Standar Tugas Penunjang 1.01
TOTAL KEBUTUHAN TENAGA KERJA = JKT X STP = 2,078 x 1,01
2.098
Tabel 3. 13 Jumlah tenaga
Jenis Tenaga Jumlah yang dibutuhkan
Jumlah temaga yang ada saaat ini
Kesenjangan Tenaga
Keadaan Keterangan
Petugas Assembling dan Analisa Rekam Medis
1 2 1 Tidak
terpenuhi
Membutuhkan tenaga karena tidak
terpenuhi Kesimpulan:
Jadi dapat disimpulkan dari perhitungan kebutuhan Sumber Daya Manusia berdasarkan metode ABK-kes, Standar beban kerja dan kuantitas pokok rekam medis pada Unit Assembling dan Analisa Rekam Medis dengan jumlah SDMK didapat sebanyak 2 orang, jumlah tenaga saat ini terdapat 1 orang petugas. Masih membutuhkan penambahan petugas Assembling dan Analisa Rekam Medis sebanyak 1 orang.
c. Perhitungan WISN
Tabel 3. 14 Waktu Kerja Tersedia (WKT)
Kode Keterangan Kategori
A Hari Kerja 312 Hari/tahun
B Hari Cuti Tahunan 12 Hari/tahun
C Hari Libur Nasional & Cuti Bersama 19 Hari/tahun D Pendidikan dan Pelatihan, Seminar, Simposium 3 Hari/tahun
E Ketidakhadiran Kerja 0 Hari/tahun
F Waktu Kerja 7 Jam/hari
WKT Waktu Kerja Tersedia (Hari) {A - (B+C+D+E)}
{312 - (12+19+3+0)}
= (312 – 34)
= 278 Hari/tahun WKT Waktu Kerja Tersedia (Jam)
{A - (B+C+D+E)} x F
{312 - (12+19+3+0)} x 7
= (312 – 34) x 7
= 278 x 7
= 1.946 Jam/tahun WKT Waktu Kerja Tersedia (Menit)
{A - (B+C+D+E)} x F x 60
{312 - (12+19+3+0)} x 7 x 60
= (312 – 34) x 7 x 60
= 278 x 7 x 60
= 1.946 x 60
= 116.760 Menit/tahun Waktu Kerja Tersedia (WKT) 1.946 Jam kerja/tahun Waktu Kerja Tersedia (WKT) 116.760 Menit/tahun
Tabel 3. 15 Tugas pokok dan penunjang
No Jenis Tugas Standar Operasional Prosedur (SOP)
Detik Menit
1. Tugas Pokok Menyiapkan Rekapitulasi data Analisis Kelengkapan
120 2 menit
Check Ketidaklengkapan Berkas Rekam Medis Dokter
180 3 menit
Check Ketidaklengkapan Berkas Rekam Medis Perawat
180 3 menit
Input data kedalam formulir analisa kelengkapan
60 1 menit
Membuat laporan ketidaklengkapan dokter
3600 60 menit
Membuat laporan
ketidaklengkapan dokter 2600 60 menit Membuat laporan
ketidaklengkapan perawat 3600 60 menit Membuat laporan mutu
kelengkapan rekam medis
3600 60 menit Merapihkan dan
mengurutkan formulir rekam medis
300 5 menit
Scaning formulir dan upload kedalam SIMRS
300 5 menit
2. Tugas Penunjang
Rapat Internal Rekam Medik
3600 60 menit
Rapat Eksternal 3600 60 menit
Standar Beban Kerja (SBK) = Waktu KerjaTersedia(WKT) NormaWaktu per Kegiatan Pokok
Tabel 3. 16 Menghitung Standar Beban Kerja (SBK)
No Jenis Tugas Standar Operasional
Prosedur (SOP) Waktu Rata Rata (Menit)
Waktu Kerja Tersedia
(Menit)
Standar Beban Kerja (SBK) 1. Tugas Pokok Menyiapkan
Rekapitulasi data Analisis Kelengkapan
2 menit 116.760 116.760 : 2 = 58380
Check
Ketidaklengkapan Berkas Rekam Medis Dokter
3 menit 116.760 116.760 : 3 = 38920
Check
Ketidaklengkapan Berkas Rekam Medis Perawat
3 menit 116.760 116.760 : 3 = 38920
Input data kedalam formulir analisa kelengkapan
1 menit 116.760 116.760 : 1=
116760 Membuat laporan
ketidaklengkapan dokter
60 menit 116.760 116.760 : 60 = 1946
Membuat laporan 60 menit 116.760 116.760 : 60 =
ketidaklengkapan
dokter 1946
Membuat laporan ketidaklengkapan perawat
60 menit 116.760 116.760 : 60 = 1046
Membuat laporan mutu kelengkapan rekam medis
60 menit 116.760 116.760 : 1946 Merapihkan dan
mengurutkan formulir rekam medis
5 menit 116.760 116.760 : 5 = 23352
Scaning formulir dan upload kedalam SIMRS
5 menit 116.760 116.760 : 5 = 23352
Standar Kelonggaran = Rata−rata Waktu Per−Faktor Kelonggaran Waktu KerjaTersedia
Tabel 3. 17 Menghitung standar kelonggaran
No Jenis Tugas Standar Operasional Prosedur (SOP)
Waktu rata-rata (menit)
Waktu kegiatan (mnt)
WKT
(mn/th) Standar Kelonggaran 2. Tugas
Penunjaang
Rapat Internal Rekam Medik
60 menit 12 x 60 menit = 720 menit
116.760 0,0062
Rapat
Eksternal 60 menit 12 x 60 menit = 720 menit
116.760 0,0062
Standar Kelonggaran 0,0123
Tabel 3. 18 Menghitung Sumber Daya Manusia (SDM)
N o
Jenis Tugas
Standar Operasional Prosedur (SOP)
Frekuens i
Satuan (Hari/Minggu
/ Bulan/Tahun)
KK SBK KS
1. Tugas Poko
k
Menyiapkan Rekapitulasi data
Analisis Kelengkapan
1 278 278 58.380 0,00
Check Ketidaklengkapa
n Berkas Rekam Medis Dokter
50 278 13.900 38.920 0,36
Check Ketidaklengkapa
n Berkas Rekam Medis Perawat
50 278 13.900 38.920 0,36
Input data kedalam formulir
analisa kelengkapan
50 1278 13.900 116.760 0,12
Membuat laporan ketidaklengkapan
dokter
1 12 12 1.946 0,01
Membuat laporan ketidaklengkapan
dokter
1 12 12 1.946 0,01
Membuat laporan ketidaklengkapan
perawat
1 12 12 1.946 0.01
Membuat laporan mutu kelengkapan rekam medis
1 12 12 1.946 0,01
Merapihkan dan mengurutkan formulir rekam
medis
50 278 13.900 23.352 0,60
Scaning formulir dan upload kedalam SIMRS
50 278 13.900 23.352 0,60
Sub Total Kebutuhan SDM 2,08
Standar Kelonggaran 0.01
Total Kebutuhan SDM 2,09
Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja
= Kuantitas Kegiatan Pokok
Standar Beban Kerja +Standar Kelonggaran
Tabel 3. 19 Jumlah tenaga
Jenis Tenaga Jumlah yang dibutuhkan
Jumlah temaga yang ada saaat ini
Kesenjangan Tenaga
Keadaan Keterangan
Petugas Assembling dan Analisa Rekam Medis
1 2 1 Tidak
terpenuhi
Membutuhkan tenaga karena tidak
terpenuhi Kesimpulan:
Jadi dapat disimpulkan dari perhitungan kebutuhan Sumber Daya Manusia berdasarkan metode WISN, Standar beban kerja dan kuantitas pokok rekam medis pada Unit Assembling dan Analisa Rekam Medis dengan jumlah SDMK didapat sebanyak 2 orang, jumlah tenaga saat ini terdapat 1 orang petugas. Masih membutuhkan penambahan petugas Assembling dan Analisa Rekam Medis sebanyak 1 orang.
d. Struktur Organisasi
DIREKTUR
BIDANG PENUNJANG PELAYANAN KESEHATAN
Gambar 3. 3 Struktur organisasi KEPALA INSTALASI REKAM MEDIS
IVAN RIZANAL MUTAQIN, S.ST NIP. 199004212015031002
ASSEMBLING DAN ANALISING ARINI ULFA, A.Md RMIK NIPPPK. 19940352022212001
ADM UMUM DAN REPORTING MIRZA MAULANA FIRDAUS,
S.Tr
NIP. 199503242020121006
FILLING DAN DISTRIBUSI SANSANUDIN NIP.K199706230091449
KODING ELIA HARTIWI, A.Md NIP. K198608120072156 DESI FITRIAWATI, A.Md RMIK
NIP. K199403052022212001 SEKSI PENUNJANG KLINIK
e. Pengorganisasian Unit Rekam Medis 1) Jadwal Kerja Unit Rekam Medis
Petugas unit rekam medis di RSUD SMC bekerja dari Senin – Sabtu yang dimulai pukul 07:30 – 14:30. Namun pada hari Sabtu tidak semua petugas datang, karena telah dibagi penjadwalan untuk melaksanakan piket mingguan.
2) Tugas pokok dan Fungsi masing-masing staf
Tabel 3. 20 Tugas pokok dan fungsi kepala instalasi rekam medis
1. Nama Jabatan Kepala Instalasi Rekam Medis
2. Fungsi Jabatan 1. Membuat dan mengevaluasi sistem, Pedoman, SPO, Juknis kegiatan pelayanan rekam medis, meliputi penerimaan pasien, pencatatan, pengelolaan data medis, penyimpanan dan pengambilan data medis.
2. Membagi tugas, memberikan petunjuk serta menyelia pelaksanaan tugas bawahan, mengatur shift dinas, jadwal cuti, libur, membuat permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART, kebutuhan lain untuk pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam Medis di RSUD Singaparna Medika Citrautama.
3. Merencanakan sumber daya untuk pelaksanaan kegiatan, mengevaluasi kebutuhan sumber daya yang dipergunakan.
4. Membuat laporan kinerja pelayanan rumah sakit, sebagai dasar perencanaan, mengolah data menjadi informasi sebagai penunjang pengambilan keputusan manajemen.
3. Uraian Tugas 1. Menyusun sistem dan SPO, tentang:
a. Penerimaan pasien.
b. Pencatatan rekam medis.
c. Pengelolaan data medis.
d. Penyimpanan berkas rekam medis.
e. Pengembalian dan pendistribusian berkas rekam medis.
2. Membuat dan mengevaluasi sistem penerimaan pasien rawat jalan dan rawat inap.
3. Membuat dan mengevaluasi prosedur pencatatan rekam medis.
4. Merencanakan dan menetapkan formulir rekam medis.
5. Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur penyimpanan berkas rekam medis.
6. Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur peminjaman dan pendistribuasian berkas rekam medis.
7. Merencanakan dan membuat kriteria dalam rangka retensi berkas rekam medis.
8. Memeriksa kobenaran kode penyakit dan kode tindakan medis.
9. Membuat dan menyajikan laporan kegiatan medis rumah sakit untuk kepentingan manajemen maupun pihak lain yang berkepentingan.
10. Membuat laporan dan analisa data morbiditas, mortalitas dan tindakan operasi.
11. Melaksanakan penilaian terhadap rekam medis in aktif untuk menilai berkas rekam medis bernilai guna atau tidak.
12. Merencanakan kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit.
13. Membuat permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART, kebutuhan lain untuk peiaksanaan kegiatan instaiasi Rekam Medis di RSUD Singaparna Medika Citrautama.
14. Membuat laporan intern dan ekstern rumah sakit secara berkala serta analisanya.
15. Membuat uraian pekerjaan bagi bawahan.
16. Mengawasi terhadap pelaksanaan kegiatan.
17. Memeriksa laporan kegiatan kunjungan rawat jalan, inap dan penunjang sebagai bahan pelaporan dan analisa.
18. Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan Instalasi Rekam Medis sehubungan dengan kegiatan pelayanan yang tidak dapat diselesaikan olch bawahan.
19. Melaksanakan tugas lain yang diberikan ole atasan langsung atau yang terkait dengan kegiatan Instalasi Rekam Medis.
20. Melakukan monitoring dan evaluasi rekam medis elektronik.
Tabel 3. 21 Tugas pokok dan fungsi Staf Assembling dan Analisis Kelengkapan Rekam Medis
1. Nama Jabatan Staf Assembling dan Analisis Kelengkapan
Rekam Medis
2. Fungsi Jabatan 1. Melakukan tugas assembling berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap yaitu merapihkan serta menyusun lembaran formulir rekam medis sesuai urutan yang telah ditentukan.
2. Melakukan Analisia kelengkapan berkas rekam medis
3. Memisahkan rekam medis yang belum lengkap isinya / kuantitasnya untuk dilengkapi sesuai dengan hak / kewajiban pengisiannya.
3. Uraian Tugas 1. Melaksanakan kegiatan assembling dan kelengkapan berkas rekam medis yang meliputi:
a. Menerima berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan dari petugas filling. Merapihkan dan Menyusun berkas rekam medis sesuai urutan yang telah ditentukan. Memeriksa kelengkapan isi berkas rekam medis dan dientry ke Ms Excel. Melengkapi nomor dan nama pasien pada sampul rekam medis.
b. Melengkapi identitas pasien dan nomor ream medis pada setiap lembar berkas rekam medis.
2. Memisahkan berkas rekam medis yang belum lengkap isinya dan diserahkan kepada yang berhak / berkewajiban melengkapi isi berkas rekam medis tersebut.
3. Melaksanakan tugas lain yang diberikan
atasan untuk menyelesaikan
permasaiahan bila terjadi kesaiahan yang terjadi dikegiatan assembling dan kelengkapan berkas rekam medis
Tabel 3. 22 Tugas pokok dan fungsi Staf Filing dan pendistribusian rekam medis
1. Nama Jabatan Staf Filing dan pendistribusian rekam medis 2. Fungsi Jabatan 1. Mengambil berkas rekam medis untuk
pasien yang akan berobat atau untuk peminjaman keperluan lainnya
2. Mendistribusikan berkas rekam medis 3. Menyimpan dan merawat berkas rekam
medis yang kembali ke ruang rekam medis.
4. Membuat ruang penyimpanan berkas rekam medis bersih dan rapi.
3. Uraian Tugas 1. Koordinasi permintaan dan pendistribusian berkas rekam medis, meliputi:
a. Menerima permintaan berkas rekam medis dari pendaftaran (List pada SiMRS daitar pasien yang berovat).
b. Menyiapkan tracer untuk berkas rekam medis yang keluar.
c. Mengeluarkan berkas rekam medis sesuai dengan nomor berkas rekam medis yang diminta, dengan menempatkan tracer pada posisi rekam medis
yang keluar.
d. Mengklik fungsi di SIMRS bahwa berkas rekam medis sudah diambil dari
rak penyimpanan dan akan dikirim ke poliklinik atau ruang perawatan e. Mengambil berkas rekam medis
setelah pelayanan
2. Mencocokkan berkas rekam medis yang kembali dan keluar dengan buku ekspedisi atau pada SIMRS
3. Memberikan berkas rekam medis yang baru diterima ke petugas Assembling dan analisis kelengkapan
4. Menerima berkas rekam medis dari petugas Assembling dan analisis kelengkapan untuk dilakukan penjajaran berdasarkan nomor langsung (Straight Numerical Filing), dan memasukkan berkas ke dalam rak penyimpanan sesuai nomor.
5. Melayani permintaan peminjaman berkas rekam medis dengan menggunakan tracer, mencari, menginput data peminjaman di Ms Excel dan mengantar berkas rekam medis yang dipinjam.
6. Mengontrol pengembalian rekam medis yang dipinjam dengan mencocokkan dengan data peminjaman.
7. Membuat laporan berkas rekam medis yang belum kembali dalam waktu tertentu.
8. Memasukan hasil penunjang medis susulan dari unit lain.
9. Melakukan kegiatan retensi dokumen rekam medis
10. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan / menangani bila terjadi permasalahan yang terjadi di kegiatan penyimpanan, pengambilan dan pendistribusian rekam medis pasien rawat jalan/inap.
Tabel 3. 23 Tugas pokok dan fungsi Staf statistik dan pelaporan
1. Nama Jabatan Staf statistik dan pelaporan
2. Fungsi Jabatan 1. Mengontrol kebenaran dan ketepatan sensus harian di Instalasi Rawat Inap (Updating data di SIMRS).
2. Membuat laporan intern yang terdiri dari laporan bulanan pelayanan rumah sakit dan kinerja mutu instalasi rekam medis.
3. Membuat laporan ekstern yang ditujukan ke Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik Kementerian Kesehatan RI, Dinkes dil
4. Laporan khusus sewaktu-waktu yaitu permintaan laporan baik dari internal maupun instansi lainnya.
3. Uraian Tugas 1. Melaksanakan kegiatan statistik dan pelaporan yang meliputi:
a. Merekap sensus harian rawat inap b. Meminta data kunjungan dari unit
lain terkait dengan laporan kegiatan rumah sakit.
c. Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan penunjang.
d. Laporan morbiditas, mortalitas dan trend penyakit.
e. Membuat laporan eksternal dan internal
2. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.
3. Membuat laporan kegiatan pelaporan dan statistik untuk kepentingan laporan Unit Rekam Medis secara keseluruhan.
Tabel 3. 24 Tugas pokok dan fungsi Staf Kodifikasi Penyakit
1. Nama Jabatan Staff Kodifikasi Penyakit
2. Fungsi Jabatan Pengkodean Penyakit menggunakan ICD- 10, dan kode tindakan sesuai ICD-9 CM.
3. Uraian Tugas a. Lakukan kodifikasi diagnosa utama/tambahan berdasarkan ICD 10.
b. Lakukan kodifikasi tindakan berdasarkan ICD 9 CM.
c. Konfirmasi kepada dokter yang merawat tau ruang perawatan apabila ada ketidak ielasan dalam pengisian diagnosa dan penulisan.
d. Entry data ke SIMRS.
e. Serahkan berkas rekam medis yang sudah dikodifikasi ke petugas analisis kelengkapan rekam medis.
f. Penilaian Kinerja
Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala instalasi rekam medis RSUD SMC penilaian kineja petugas rekam medis di instalasi rekam medis tebagi menjadi 2. Pembagian penilaian tesebut tediri dari penilaian kinerja untuk tenaga kesehatan yaitu seorang perkam medis dan non tenaga kesehatan yaitu petugas diluar perekam medis atau
bukan lulusan perekam medis (SLTA). Berikut format penilaian terhadap kinerja petugas di Instalasi Rekam Medis
Tenaga Kesehatan
No Indikator Triger Hasil
PERILAKU
1 Adanya komplain mengenai sikap dan
perilaku dari sejawat dan staf lainnya 1 (satu)kali 2 Kehadiran sesuai ketentuan waktu jam
kerja >80%
PENGEMBANGAN PROFESIONAL
1 Mengikuti kegiatan ilmiah per tahun >2SKP 2 Menghadiri kegiatan rekam medis >80%
KINERJA KLINIS
1 Kepatuhan kebersihan tangan ≥85%
2 Kinerja Klinis sesuai tugas dan
wewenang 100%
Non Tenaga Kesehatan
NO KOMPONEN PENILAIAN TRIGER HASIL PERILAKU
1 Adanya komplain mengenai sikap dan
perilaku dari sejawat dan staf lainnya 1(satu)kali 2 Kehadiran sesuai ketentuan waktu jam
kerja >80%
KINERJA PELAYANAN
1 Kepatuhan kebersihan tangan ≥85%
2 Kepatuhan terhadap SOP 100%
3 Tanggung jawab terhadap pekerjaan 100%
g. Sarana dan Prasarana Unit Rekam Medis
Tabel 3. 25 Sarana dan prasarana unit rekam medis
N
O Jenis Barang/
Nama Barang Merk/
Type No Seri
Pabrik Ukur
an Bahan/
Warna
Tahun Pembuatan /Pembelian
Nomor Kode Barang
RE
G Jumlah Barang
Keadaan Barang Keterana gn Mutasi
dll Baik Kur
ang Bai k
Rus ak
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
1 AC Poltron Plastik/Putih 1 1
2 AC Bestlife Plastik/Putih 1 1
3 Dispenser Miyako Plastik/Putih 1 1
4 Komputer Dekstop HP Plastik/Hitam 1 1
5 Komputer Dekstop Votrea Plastik/Hitam 1 1
6 Komputer Dekstop Asus Plastik/Hitam 2017 2 2 BLUD
7 Komputer Dekstop HP Plastik/Hitam 2016 1 1
8 Komputer Dekstop 3 Power Up Plastik/Hitam 2020 1 1 BLUD
9 Komputer Dekstop Advance Plastik/Hitam 1 1
10 Kursi Brother Stainless/Biru 2020 4 4 BLUD
11 Kursi Chitose Stainless/Hita
m 1 1
12 Kursi Informa Stainless
Coklat 1 1
13 Kursi Chitose Kulit/Hitam 1 1
14 Kursi Bigstar Stainless/Hita
m 1 1
15 Laci Besi 4 Susun Besi/Abu 1 1 TINEW
ATI 16 Lemari Besi
Alat/Dokumen Lu Fo Besi/Abu 2011 2 2 APBD II
17 Lemari Dokumen
Kayu 4 Pintu Kayu/Hitam 2010 1 1 APBD II
18 Meja ½ Biro Local Custom Kayu/Cream 2011 1 1 APBD II
19 Meja ½ Biro Local Custom Kayu/Coklat 1 1
20 Meja ½ Biro Local Custom Kayu Coklat
Tua
1 1
21 Meja ½ Biro Local Custom Kayu/Coklat 2010 1 1 APBD II
22 Meja ½ Biro Local Custom Kayu/Hitam 2017 1 1 BLUD
23 Meja ½ Biro Local Custom Kayu/Coklat
Muda 1 1
24 Meja ½ Biro Local Custom Kayu/Hitam 2015 1 1 BLUD
25 Meja Kerja Local Custom Kayu/Coklat 1 1
26 Printer Epson L210 Plastik/Hitam 1 1
27 Printer Epson L120 Plastik/Hitam 1 1
28 Printer Thermal Epson Plastik/Hitam 2019 1 1
29 Rak Kayu Activ/2 Susun Kayu/Kuning 1 1
30 Rak Kayu
Arsip/Dokumen Kayu/Coklat 2015 5 5 BLUD
31 Rak Status Kayu/Cokat 1 1 TINEW
ATI
32 Rak Status Rangka Besi 2012 2 2 APBD II
33 Rak Status Rangka Besi 2013 1 1 APBD II
34 Rak Status Rangka Besi 2014 4 4 APBD I
35 Rak Status Rangka Besi 48 48
36 Rol Opack Compacto 4 Besi/Abu 4 4
37 Scanner Epson Ds-410 Plastik Putih 1 1
38 Scanner Epson Ds 310 Plastik/Hitam 2021 1 1 BLUD
39 UPS APC Plastik/Hitam 1 1
40 AC LG Plastik /Putih 2 2
41 AC Bestlife Plastik /Putih 1 1
42 AC Polytron Plastik/Putih 1 1
43 Kursi Brother Stainless/Biru 1 1
44 Kursi Innola Stainless/Mera
h 1 1
h. Aspek Ergnomis Unit Rekam Medis Ruangan Pengolahan Data 1) Struktur Bangunan
Struktur bangunan ruang pengolahan data di RSUD SMC Kabupaten Tasikmalaya kuat terpelihara dan bersih.
2) Atap
Atap ruang pengolahan data di RSUD SMC Kabupaten Tasikmalaya kuat dan tidak bocor.
3) Dinding
Dinding ruang pengolahan data di RSUD SMC Kabupaten Tasikmalaya kuat dan berwarna terang.
4) Langit-Langit
Langit-langit ruang pengolahan data di RSUD SMC Kabupaten Tasikmalaya kuat, bersih dan berwarna terang.
5) Lantai
Lantai ruang pengolahan data di RSUD SMC Kabupaten Tasikmalaya kuat, kedap air, permukaan rata, bersih dan tidak licin.
6) Luas Ruangan
Diketahui luas ruangan pengolahan data rekam medis yang memiliki panjang 5,8 m dan lebar 5,7 m.
7) Akses masuk
Terdapat alat Access Control khusus yaitu alat untuk mengidentifikasi sidik jari dan kartu akses yang digunakan oleh petugas rekam medis untuk masuk ke ruangan tempat pengolahan data untuk menjamin kerahasiaan data rekam medis.
8) Vektor Penyakit
Tidak terindikasi adanya sarang hewan yang merupakan vektor (pembawa) penyakit seperti serangga (kecoa, lalat, nyamuk) dan