Disusun oleh:
Cindi Cita Ulihikma NIM. P2.06.37.0.21.010 Mutia Nandika NIM. P2.06.37.0.21.014 Rafian Hilmi Ramdan NIM. P2.06.37.0.21.038 Dialfi Dalila NIM. P2.06.37.0.21.057 Cahya Siti Ahyani NIM. P2.06.37.0.21.074
KEMENTRIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA POLITEKNIK KESEHATAN TASIKMALAYA
JURUSAN REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN PRODI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN
TASIKMALAYA 2023
Disusun oleh:
Cindi Cita Ulihikma NIM. P2.06.37.0.21.010 Mutia Nandika NIM. P2.06.37.0.21.014 Rafian Hilmi Ramdan NIM. P2.06.37.0.21.038 Dialfi Dalila NIM. P2.06.37.0.21.057 Cahya Siti Ahyani NIM. P2.06.37.0.21.074
KEMENTRIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA POLITEKNIK KESEHATAN TASIKMALAYA
JURUSAN REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN PRODI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN
Disusun oleh:
Cindi Cita Ulihikma NIM. P2.06.37.0.21.010
Mutia Nandika NIM. P2.06.37.0.21.014
Rafian Hilmi Ramdan NIM. P2.06.37.0.21.038
Dialfi Dalila NIM. P2.06.37.0.21.057
Cahya Siti Ahyani NIM. P2.06.37.0.21.074
PERNYATAAN PERSETUJUAN
Tasikmalaya, Juni 2023
Menyetujui
Pembimbing Lapangan/CI Pembimbing Praktik
Ivan Rizanal Mutaqin, S.ST.MIK Imas Masturoh, SKM., M.Kes(Epid) NIP. 199004212015031002 NIP. 197411082006042001
yang dilaksanakan oleh:
Cindi Cita Ulihikma NIM. P2.06.37.0.21.010
Mutia Nandika NIM. P2.06.37.0.21.014
Rafian Hilmi Ramdan NIM. P2.06.37.0.21.038
Dialfi Dalila NIM. P2.06.37.0.21.057
Cahya Siti Ahyani NIM. P2.06.37.0.21.074
Tasikmalaya, Juni 2023 Mengesahkan, Ketua Jurusan
Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
H. Dedi Setiadi, SKM, M.Kes NIP. 196311191986031003
di Rumah Sakit Umum Daerah Singaparna Medika Citrautama Kabupaten Tasikmalaya dapat menyelesaikan Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) III yang dilaksanakan secara luring. Dalam penyusunan laporan ini tentunya tidak terlepas dari pengarahan dan bimbingan berbagai pihak. Oleh karena itu, kami mengucapkan terimakasih kepada yang terhormat:
1. Hj. Ani Radiati, S.Pd., M.Kes. selaku Direktur Politeknik Kesehatan Kementrian Kesehatan Tasikmalaya,
2. DR. H. Iman Firmansyah, M.MKes selaku Direktur RSUD Singaparna Medika Citrautama Kabupaten Tasikmalaya,
3. Ivan Rizanal Mutaqin, S.ST.MIK, selaku Kepala Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Singaparna Medika Citrautama Kabupaten Tasikmalaya, 4. Dedi Setiadi, SKM, M.Kes selaku Ketua Jurusan Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan Tasikmalaya,
5. Imas Masturoh, SKM., M.Kes(Epid) selaku Pembimbing Praktik Kerja Lapangan (PKL) III,
6. Seluruh staf dosen jurusan DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Tasikmalaya,
7. Teman-teman seperjuangan Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Angkatan 2021
8. Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan Laporan Praktik Klinik III yang tidak dapat kami sebutkan satu-persatu.
Kami menyadari dalam penyusunan Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) III ini jauh dari kata sempurna. Maka kami mengharapkan kritik dan saran yang membangun baik dalam perbaikan penulisan maupun kesalahan dalam mengelola informasi di lapangan guna membentuk laporan selanjutnya lebih baik lagi.
Tasikmalaya, Juni 2023
Penyusun
LEMBAR PERSETUJUAN...ii
LEMBAR PENGESAHAN...iii
KATA PENGANTAR...iv
DAFTAR ISI...vi
DAFTAR TABEL...xi
DAFTAR GAMBAR...xiv
DAFTAR LAMPIRAN...xvi
BAB I...1
A. Latar Belakang...1
B. Tujuan...3
C. Manfaat pelaporan...5
D. Ruang Lingkup...5
BAB II...7
TINJAUAN PUSTAKA...7
A. Statistik Fasyankes...7
1. Indikator Pelayanan Rawat Inap...7
2. Sensus Harian...10
3. Grafik Barber Johnson...11
4. Data Morbiditas dan Mortalitas...13
5. Laporan Internal dan eksternal...16
B. Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis...19
1. Sumber Daya Manusia (SDM)...19
2. Metode ABK-Kes...23
3. Metode Work Load Indicator Staff Need (WISN)...28
4. Aplikasi Perancanaan Kebutuhan SDMK (RENBUT)...31
5. Penilaian Kinerja...31
1. Mutu Unit Rekam Medis (Quality Assurance)...38
2. Teknik Dalam Quality Assurance...39
3. Sasaran Mutu Unit Rekam Medis...41
4. Manajemen Risiko...43
5. Standar Pelayanan Minimal...44
6. Regulasi, Pedoman, Panduan dan Standar Prosedur Operasional (SPO)...44
7. Patient Safety (Keselamatan Pasien)...52
8. Clinical Practice Guidelines...56
9. Clinical Pathway...57
10. Akreditasi Rumah Sakit...62
11. Analisis Kuantitatif...71
D. Kodefikasi Sistem Genito Urinaria dan Reproduksi...73
1. Sistem Reproduksi...73
2. Kehamilan, Persalinan, dan Nifas...86
3. Bayi baru lahir (Prenatal)...99
4. Malformasi kongenital dan kelainan bawaan...103
5. Sistem pengindeksan rekam medis (indexing)...109
BAB III...112
A. Hasil...112
1. Profil Rumah Sakit...112
2. Statistik Fasyankes...115
a. Sensus Harian Rawat Inap...115
b. Indikator Rawat Inap...115
c. Grafik Baber Johnson...117
d. Perhitungan Statistik Rawat Jalan...118
e. 10 Besar Penyakit...121
3. Perencaan Unit Kerja Rekam Medis...128
a. Data Kepegawaian...128
b. Perhitungan ABK-Kes...129
c. Perhitungan WISN...135
d. Struktur Organisasi...140
e. Pengorganisasian Unit Rekam Medis...141
f. Penilaian Kinerja...147
g. Sarana dan Prasarana Unit Rekam Medis...148
h. Aspek Ergnomis Unit Rekam Medis Ruangan Pengolahan Data...150
i. Kebutuhan Rak Rekam Medis...151
4. Akreditasi dan Manajemen Risiko...151
a. Quality Assurance...151
b. Regulasi, Pedoman, Panduan dan Standar Prosedur Operasional (SPO)....153
c. Standar Pelayanan Minimal (SPM)...158
d. Standar Akreditasi Pelayanan Rekam Medis...161
e. Bentuk Patient Safety, Clinical Practice Guideline, Clinical Pathway...166
f. Bentuk Patient Safety di Unit Rekam Medis...169
g. Analisis Kuantitatif...169
5. Kodefikasi Sistem Genitourinaria dan Reproduksi...175
a. Sistem Reproduksi Pria...175
b. Sistem Reproduksi Wanita...176
c. Kehamilan, persalinan dan nifas...176
d. Bayi Baru Lahir...176
e. Malformasi Kongenital dan Kelainan Bawaan...177
f. Indeks Unit Rekam Medis...177
B. Pembahasan...177
d. Perhitungan Statistik Rawat Jalan...181
e. 10 Besar Penyakit...181
f. Data Morbiditas...182
g. Data Mortalitas...183
h. Laporan Internal...183
i. Laporan Eksternal...184
2. Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis...184
a. Data Kepegawaian...184
b. Menghitung kebutuhan SDM...185
c. Struktur Organisasi...185
d. Pengorganisasian Unit Rekam Medis...185
e. Penilaian Kinerja...185
f. Sarana dan Prasarana...186
g. Aspek Ergonomis Unit Rekam Medis Ruangan Pengolahan Data...186
h. Perencanaan Rak Rekam Medis...186
3. Akreditasi dan Manajemen Risiko...186
a. Quality Assurance...186
b. Regulasi, Pedoman, Panduan dan Standar Prosedur Operasional (SPO)....187
c. Standar Pelayanan Minimal (SPM)...188
d. Standar Akreditasi Pelayanan Rekam Medis...189
e. Bentuk Patient Safety, Clinical Practice Guideline, Clinical Pathway...190
f. Bentuk Patient Safety di Unit Rekam Medis...191
g. Analisis Kuantitatif...191
4. Kodefikasi Sistem Genitourinaria dan Reproduksi...192
a. Sistem Reproduksi Pria...192
b. Sistem Reproduksi Wanita...194
BAB IV...213
A. Kesimpulan...213
1. Statistik Fasyankes...213
2. Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis...213
3. Akreditasi dan Manajemen Risiko...214
4. Kodefikasi Sistem Genitourinaria dan Reproduksi...215
B. Saran...215
DAFTAR PUSTAKA...217
LAMPIRAN...220
Tabel 2. 2 Terminologi medis reproduksi wanita...78
Tabel 2. 3 Terminologi medis reproduksi pria...83
Tabel 2. 4 Terminologi medis kehamilan, persalinan dan nifas...96
Tabel 2. 5 Terminologi medis bayi baru lahir...100
Tabel 2. 6 Terminologi medis malformasi kongenital dan kelainan bawaan...108
Tabel 3. 1 10 Besar penyakit rawat jalan dan gawat darurat...121
Tabel 3. 2 10 Besar penyakit rawat inap...122
Tabel 3. 3 Data morbiditas rawat jalan...123
Tabel 3. 4 Data morbiditas rawat inap...124
Tabel 3. 5 Data mortalitas tahun 2022...125
Tabel 3. 6 Kualifikasi sumber daya manusia unit rekam medis...129
Tabel 3. 7 Ketenagaan dan pengaturan jadwal kerja...129
Tabel 3. 8 Waktu Kerja Tersedia (WKT)...130
Tabel 3. 9 Tugas pokok dan penunjang...130
Tabel 3. 10 Menghitung Standar Beban Kerja (SBK)...131
Tabel 3. 11 Menghitung Standar Tugas Penunjang (STP)...132
Tabel 3. 12 Menghitung Sumber Daya Manusia (SDM)...133
Tabel 3. 13 Jumlah tenaga...134
Tabel 3. 14 Waktu Kerja Tersedia (WKT)...135
Tabel 3. 15 Tugas pokok dan penunjang...135
Tabel 3. 16 Menghitung Standar Beban Kerja (SBK)...136
Tabel 3. 17 Menghitung standar kelonggaran...137
Tabel 3. 18 Menghitung Sumber Daya Manusia (SDM)...138
Tabel 3. 19 Jumlah tenaga...139
Tabel 3. 23 Tugas pokok dan fungsi Staf statistik dan pelaporan...146
Tabel 3. 24 Tugas pokok dan fungsi Staf Kodifikasi Penyakit...146
Tabel 3. 25 Sarana dan prasarana unit rekam medis...148
Tabel 3. 26 Standar Pelayanan Minimal (SPM) kelengkapan rekam medis...159
Tabel 3. 27 Rekapitulasi hasil analisis kuantitatif...171
Tabel 3. 28 Tahapan koding diagnosis utama sistem reproduksi pria...192
Tabel 3. 29 Tahapan koding tindakan reproduksi pria...193
Tabel 3. 30 Tahapan koding diagnosis utama reproduksi wanita...194
Tabel 3. 31 Tahapan koding diagnosis sekunder reproduksi wanita...195
Tabel 3. 32 Tahapan koding tindakan utama reproduksi wanita...196
Tabel 3. 33 Tahapan koding diagnosis utama kehamilan, persalinan dan nifas...198
Tabel 3. 34 Tahapan koding tindakan utama kehamilan, persalinan dan nifas...199
Tabel 3. 35 Tahapan koding tindakan penyerta kehamilan, persalinan dan nifas...200
Tabel 3. 36 Tahapan koding diagnosis awal bayi baru lahir...201
Tabel 3. 37 Tahapan koding diagnosis utama bayi baru lahir...203
Tabel 3. 38 Tahapan koding tindakan utama bayi baru lahir...204
Tabel 3. 39 Tahapan koding tindakan penyerta bayi baru lahir...205
Tabel 3. 40 Tahapan koding diagnosis utama malformasi kongenital dan kelainan bawaan...206
Tabel 3. 41 Tahapan koding diagnosis penyerta malformasi kongenital dan kelainan bawaan...207
Tabel 3. 42 Tahapan koding tindakan utama malformasi kongenital dan kelainan bawaan...208
Tabel 3. 43 Tahapan koding tindakan penyerta malformasi kongenital dan kelainan bawaan...209
Y
Gambar 3. 1 Grafik barber johnson RSUD SMC...117
Gambar 3. 2 Grafik manual barber johnson RSUD SMC...117
Gambar 3. 3 Struktur organisasi...140
Gambar 3. 4 Regulasi tentang jenis layanan...153
Gambar 3. 5 Pedoman pengorganisasian...154
Gambar 3. 6 Panduan unit rekam medis...155
Gambar 3. 7 SPO rekam medis elektronik...156
Gambar 3. 8 SPO manajemen risiko...158
Gambar 3. 9 Peraturan Direktur No.4 th 2022...162
Gambar 3. 10 Peraturan Direktur No.11857.1 th 2022...163
Gambar 3. 11 Program kerja...164
Gambar 3. 12 Pedoman pelayanan...164
Gambar 3. 13 Keputusan direktur No. 445 th 2022...165
Gambar 3. 14 Dokumen kepala rekam medis...166
Gambar 3. 15 Peraturan direktur No. 39 th 2022...167
Gambar 3. 16 Keputusan direktur No. 445...167
Gambar 3. 17 Clinical pathway penyakit Stroke infark...168
Gambar 3. 18 Tampilan rekapan analisis rekam medis elektronik...169
Gambar 3. 19 Grafik Identifikasi...172
Gambar 3. 20 Grafik pelaporan yang penting...173
Gambar 3. 21 Grafik autentikasi...174
Gambar 3. 22 Grafik pencatatan yang benar...175
Gambar 3. 23 Indeks secara elektronik...211
Lampiran 4 Kegiatan analising dokumen...220
Lampiran 5 Tampilan SIMRS RSUD SMC...221
Lampiran 6 Pedoman pengorganisasian...221
Lampiran 7 Foto ruang dokumen aktif dan in-aktif...221
Lampiran 8 10 Besar penyakit rawat jalan...222
Lampiran 9 10 Besar penyakit rawat inap...222
Kesehatan merupakan suatu faktor penting dalam menilai kesejahteraan suatu negara. Pengukuran keberhasilan sebuah negara dalam upaya membangun kesejahteraan penduduknya dapat diukur oleh Indeks Pembangunan Masyarakat (IPM). Dalam pengukuran IPM, Kesehatan adalah suatu komponen yang dinilai. Dalam Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan menyatakan bahwa kesehatan adalah keadaan sehat baik secara fisik mental, spiritual maupun sosial yang memungkinkan setiap orang untuk hidup produktif secara sosial dan ekonomis.
Dalam keberhasilan suatu komponen dalam memenuhi kebutuhan tersebut ada sebuah faktor yang harus di perhatikan yaitu, Pelayanan kesehatan yang mana merupakan sebuah upaya untuk menyelenggarakan perorangan atau bersama-sama dalam organisasi untuk mencegah dan meningkatkan kesehatan, memelihara serta menyembuhkan penyakit dan juga memulihkan kesehatan perorangan, kelompok, keluarga dan ataupun publik masyarakat.
Pelayanan kesehatan pada saat ini telah menapaki perubahan sebagai konsekuensi dari perkembangan media informasi. Berkenaan dengan hal tersebut pengetahuan dan kesadaran masyarakat sebagai konsumen akan hak untuk mendapat pelayanan yang profesional semakin meningkat, oleh karena itu mereka menuntut adanya peningkatan mutu pelayanan.
Saat ini pelayanan kesehatan telah mengalami banyak perubahan sebagai salah satu dampak dari perkembangan media informasi. Hal tersebut tentunya akan berpengaruh pada pengetahuan serta kesadaran masyarakat sebagai konsumen akan hak untuk mendapatkan pelayanan yang baik secara profesional maka dari itu perlu adanya peningkatan mutu pelayanan.
1
Pelayanan kesehatan ini didapatkan di suatu fasilitas kesehatan yaitu rumah sakit. Berdasarkan Undang-Undang Kesehatan No. 44 tahun 2009 Tentang Rumah Sakit, fungsi rumah sakit yaitu sebagai penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan sesuai dengan standar pelayanan rumah sakit, pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan kesehatan yang paripurna, penyelenggaraan penelitian dan pengembangan teknologi bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan dengan memperhatikan etika ilmu pengetahuan bidang kesehatan.
Berkembangnya ilmu dan teknologi khususnya dalam bidang kesehatan maka rumah sakit perlu menerapkan sistem manajemen yang berorientasi pada kepuasan pelanggan. Salah satu bagian rumah sakit yang memberikan kontribusi terhadap peningkatan kualitas pelayanan kesehatan adalah rekam medis. Menurut PMK No. 24/MENKES/PER/III/2022 tentang Rekam Medis, rekam medis merupakan dokumen yang berisikan data identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis merupakan berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan oleh pelayanan kesehatan kepada pasien (Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, 2022) untuk itu mengolah statistik rumah sakit, melaksanakan perencanaan unit kerja, melaksanakan akreditasi dan manajemen risiko serta melakukan kodefikasi penyakit dan tindakan merupakan kompetensi yang harus dikuasi oleh seorang perekam medis.
Seiring dengan meningkatnya mutu pelayanan suatu rumah sakit tidak akan terlepas dari Sumber Daya Manusia (SDM) yang mana perekam medis termasuk salah satunya. Petugas rekam medis atau biasa disebut dengan perekam medis merupakan salah satu bagian dari penunjang sarana pelayanan untuk mencapai pelayanan yang baik. Tenaga profesi rekam medis dan
informasi kesehatan memiliki peran untuk mengelola data dan informasi kesehatan di sarana pelayanan kesehatan. Untuk menghasilkan informasi yang akurat dalam menentukan kebijakan kesehatan nasional, maka dibutuhkan tenaga rekam medis dan informasi kesehatan yang profesional yang memiliki kemampuan untuk bekerja secara mandiri, mampu mengembangkan diri dan beretika. Salah satu upaya untuk melengkapi kemampuan ini adalah melalui kegiatan praktik klinik.
Berdasarkan hal tersebut untuk lebih memperdalam kajian di atas berikut ini penulis laporkan hasil kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) III yang dilaksanakan di RSUD SMC. Praktik Kerja Lapangan (PKL) III dilaksanakan dengan tujuan untuk mengetahui permasalahan yang terkait dengan masalah Statistik Fasyankes, Perencanaan Unit Kerja, Akreditasi dan Manajemen Resiko, Kodefikasi penyakit serta masalah-masalah yang berkaitan dengan tindakan medis.
B. Tujuan
1. Tujuan Umum
Mahasiswa diharapkan mampu mengetahui dan mengimplementasikan teori dari Statistik Fasilitas Pelayanan Kesehatan, Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis, Akreditasi dan Manajemen Resiko serta Kodefikasi terkait Sistem Genitourinaria dan Reproduksi yang terdapat di RSUD SMC Kabupaten Tasikmalaya.
2. Tujuan Khusus
Secara khusus, mahasiswa diharapkan dapat mengetahui, memahami, dan melaksanakan:
a. Statistik Fasilitas Pelayanan Kesehatan, meliputi:
1) Mampu memahami dan menerapkan konsep dasar statistik kesehatan di fasilitas pelayanan kesehatan.
2) Mampu mengolah dan menyajikan sistem informasi kesehatan baik manual maupun elektronik berdasarkan konsep RMIK.
b. Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis, meliputi:
1) Menguasai pengetahuan tentang prinsip-prinsip manajemen dan mengaplikasikan dalam unit kerja rekam medis.
2) Mampu mengelola sistem informasi RMIK guna menghasilkan informasi kesehatan yang tepat dan akurat.
3) Mampu merencanakan, melaksanaan, mengevaluasi dan melaporkan program sesuai dengan konsep manajemen informasi kesehatan.
c. Akreditasi dan Manajemen Resiko, meliputi:
1) Mampu memahami dan melaksanakan program kegiatan menjaga mutu (Quality Assurance) di bidang RMIK.
2) Mampu memahami manajemen risiko di fasilitas pelayanan kesehatan khususnya RMIK.
3) Mampu memahami Standar Pelayanan Minimal (SPM) dan Akreditasi di Unit Kerja RMIK.
d. Kodefikasi Terkait Sistem Genitourinaria dan reproduksi, meliputi:
1) Mampu menentukan klasifikasi dan kodefikasi penyakit, tindakan dan permasalahan kesehatan berdasarkan ICD-10, ICD-11 dan ICD-9 CM pada Sistem Reproduksi; Kehamilan persalinan masa nifas; Bayi baru lahir; serta Malformasi kongenital, deformasi, dan abnormal kromosom; meliputi kondisi klinis, pemeriksaan penunjang, diagnosis, dan terapi.
2) Mampu menelusuri kelengkapan informasi penunjang diagnosis untuk mendapatkan kode penyakit dan masalah terkait kesehatan serta kode tindakan yang akurat.
3) Mampu mengelola indeks penyakit, tindakan, kematian dan indeks dokter guna kepentingan laporan medis dan statistik serta permintaan informasi pasien secara cepat dan terperinci.
4) Mampu berkomunikasi dengan dokter dan petugas medis lainnya dalam melakukan konfirmasi diagnosis dan tindakan berdasarkan telaah pendokumentasian RM.
5) Mampu memahami Clinical Documentation Improvement (CDI) dalam menyelenggarakan pendokumentasian dokumen rekam medis.
C. Manfaat pelaporan 1. Bagi Mahasiswa
Sebagai bahan untuk memperdalam pengetahuan dan wawasan dan bisa memperbaiki, melaksanakan secara langsung fungsi teknis dalam penyelenggaraan dan pengelolaan rekam medis serta Sistem dan Informasi Manajemen Rumah Sakit.
2. Bagi Akademik
Dapat memberikan masukan informasi serta sebagai sarana menambah pengetahuan dan bahan perbandingan atau referensi serta bahan penelitian.
Menjadi tolak ukur keberhasilan mahasiswa dalam memahami materi yang sudah dipelajari sebelumnya terkait Statistik Fasyankes, Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis, Akreditasi dan Manajemen Risiko dan Kodefikasi Sistem Genitourinaria dan Reproduksi.
3. Bagi Rumah Sakit
Laporan ini dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam rangka peningkatan mutu pelayanan di RSUD SMC Kabupaten Tasikmalaya.
D. Ruang Lingkup
1. Ruang Lingkup Tempat
Praktik Kerja Lapangan (PKL) III diselenggarakan secara luring dengan sumber data berasal dari Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Singaparna Medika Citrautama Kabupaten Tasikmalaya.
2. Ruang Lingkup Waktu
Praktik Kerja Lapangan (PKL) III dilaksanakan secara luring pada tanggal 22 Mei - 10 Juni 2023.
3. Ruang Lingkup Materi
Praktik Kerja Lapangan (PKL) III ini diperlukan untuk memperdalam materi mata kuliah Statistik Fasyankes, Akreditasi dan Manajemen Resiko, Akreditasi dan Manajemen Resiko, dan Kodefikasi Sistem Genitourinaria dan Reproduksi.
1. Indikator Pelayanan Rawat Inap
Indikator pelayanan rawat inap terdiri atas 4 (empat) indikator, yaitu : a. Bed Occupancy Rate (BOR)
Bed Occupancy Rate (BOR) adalah persentase pemakaian tempat tidur pada satuan waktu tertentu. Indikator ini memberikan gambaran tinggi rendahnya tingkat pemanfaatan tempat tidur rumah sakit.
Menurut beberapa pendapat nilai yang dianjurkan dalam grafik Barber Johnson adalah 75%-85%, sedangkan menurut Departemen Kesehatan RI nilai parameter BOR yang ideal antara 60% - 85%.
Berikut ini merupakan rumus dari Bed Occupancy Rate (BOR) BOR=O
A×100 % Keterangan:
O = Rata – rata jumlah tempat tidur terisi A = Jumlah tempat tidur tersedia
b. Length Of Stay (LOS)
Menurut (IFHIMA, 2012) Length Of Stay (LOS) atau lama rawat adalah jumlah hari pasien dirawat di rumah sakit, mulai masuk sampai dengan keluar atau pulang. LOS dapat digunakan dalam pelaporan keuangan, misalnya untuk membandingkan pasien dengan kelompok diagnosis dalam INA-CBGs. Menurut beberapa pendapat nilai LOS yang dianjurkan dalam GBJ adalah 3-12 hari.
Berikut ini merupakan rumus dari Length of stay (LOS)
7
LOS=O× T D Keterangan:
O = Rata – rata jumlah tempat tidur terisi D = Jumlah pasien keluar hidup dan mati T = Periode perhitungan (hari)
c. Turn Over Interval (TOI)
Total Lengths of Stay atau total lama rawat adalah jumlah lama rawat dari sekelompok lama rawat pasien pulang rawat pada waktu tertentu. Dalam (Kemenkes, 2011) Turn Over Interval (TOI) atau rata- rata waktu luang tempat tidur terkait adalah rata-rata hari dimana tempat tidur pada periode tertentu tidak terisi antara pasien keluar atau meninggal dan pasien masuk berikutnya. Indikator ini memberikan gambaran tingkat efisiensi penggunaan tempat tidur. Idealnya tempat tidur kosong atau tidak terisi ada pada kisaran 1 – 3 hari.
Berikut ini merupakan rumus dari Turn Over Interval (TOI) TOI=(A−O)×t
D Keterangan:
A = Jumlah tempat tidur tersedia
O = Rata – rata jumlah tempat tidur terisi D = Jumlah pasien keluar hidup dan mati T = Periode perhitungan (hari)
d. Bed Turn Over (BTO)
Bed Turn Over (BTO) atau produktivitas tempat tidur adalah frekuensi penggunaan tempat tidur BTO merupakan frekuensi pemakaian tempat tidur dalam periode tertentu. BTO menunjukan efek bersih dari BOR dan LOS (IFHIMA, 2012) Berdasarkan Juknis SIRS
tahun 2011 idealnya dalam setahun, satu tempat tidur rata-rata dipakai 40-50 kali.
Berikut ini merupakan rumus Bed Turn Over (BTO) BOR=D
A Keterangan:
D = Jumlah pasien keluar hidup dan mati A = Jumlah tempat tidur tersedia
e. Average Length of Stay (AvLOS atau ALOS)
Menurut (IFHIMA, 2012) rata-rata lama rawat dari pasien keluar (H+M) pada periode tertentu. Menurut GBJ nilai ideal untuk AvLOS adalah ± 3 – 12 hari sedangkan menurut Departemen Kesehatan RI nilai parameter AvLOS yang ideal antara 6 – 9 hari.
Berikut ini merupakan rumus Average Length of Stay (AvLOS atau ALOS)
AvLOS= Total LOS
Total Pasien Keluar(H+M)
Rumus diatas tidak termasuk LOS untuk bayi baru lahir. Sebagian besar rumah sakit menghitung AvLOS bayi baru lahir secara terpisah karena bayi baru lahir biasanya sama dengan ibunya.
Rata-rata Lama Rawat Bayi = Average Newborn Length of Stay dengan menggunakan rumus:
AvLOS= Total LOS BBLR Total Bayi Keluar(H+M)
f. Gross Death Rate (GDR)
Gross Death rate (GDR) adalah angka kematian umum untuk setiap 1000 penderita keluar (Depkes & Jakarta., 2005). Nilai GDR sebaiknya tidak lebih dari 45 per 1000 penderita keluar.
Gross Death Rate (GDR) menggunakan rumus:
GDR= Jumlah pasien mati seluruhnya
Jumlah pasien keluar(hidup+mati)x1000
g. Net Death Rate (NDR)
Net Death Rate (NDR) adalah angka kematian 48 jam setelah dirawat untuk tiap-tiap 1000 penderita keluar (Depkes & Jakarta., 2005). Indikator ini memberikan gambaran mutu pelayanan di rumah sakit. Nilai NDR sebaiknya kurang dari 25 per 1000 menurut Kementrian Kesehatan 2011.
Net Death Rate menggunakan rumus:
NDR= Jumlah pasienmati>48 jam
Jumlah pasien keluar(hidup+mati)x1000
2. Sensus Harian
Sensus harian merupakan data yang harus dikumpulkan setiap hari dan merupakan aktivitas pasien selama 24 jam periode pelaporan (Hatta, 2008). Menurut Departemen Kesehatan RI (1997) sensus harian menjadi dasar dalam pelaksanaan pembuatan laporan rumah sakit yang kegiatannya dihitung mulai jam 00.00 sampai dengan 24.00 setiap harinya.
Tujuan sensus harian adalah untuk memperoleh informasi, mengenai identitas, cara kunjungan, asal pasien, keadaan pasien, cara pembayaran dari setiap pasien yang dilayani. Manfaatnya yaitu untuk mengetahui jumlah pasien yang sedang dirawat, mengetahui jumlah pasien lahir ataupun yang meninggal, mengontrol jumlah pasien yang dipindahkan
keluar masuk antar ruangan, digunakan sebagai sarana pemonitoran tingkat penggunaan tempat tidur, sebagai sumber data untuk sistem pelaporan rumah sakit, serta dapat membantu menentukan besarnya anggaran yang diperlukan rumah sakit.
Sensus harian dibedakan menjadi dua macam yaitu:
a. Sensus harian pasien rawat jalan
Sensus harian pasien rawat jalan adalah kegiatan pencatatan atau perhitungan pasien yang dilakukan setiap hari pada setiap instalasi rawat jalan dengan mengumpulkan lembar sensus ke unit rekam medis yang dilakukan setiap kali setelah selesai pelayanan.
b. Sensus harian rawat inap
Sensus harian rawat inap merupakan kumpulan data pasien yang masuk dan keluar ruangan dengan menghitung jumlah pasien yang dilayani di unit rawat inap, kemudian diserahkan ke unit kerja rekam medis dengan menggunakan formulir yang sudah disiapkan. Sensus harian rawat inap memuat informasi pasien masuk, pindahan, dipindahkan, dan keluar baik dalam keadaan hidup maupun meninggal dunia.
3. Grafik Barber Johnson
Grafik Barber Johnson diciptakan oleh Barry Barber, M.A., Ph.d, Finst P., AFIMA dan David Johnson M. Sc., pada tahun 1973. Grafik Barber Johnson adalah grafik yang menyajikan efisiensi pengelolaan rumah sakit dengan mendayagunakan statistik rumah sakit dalam rangka memenuhi kebutuhan manajemen akan indikator efisiensi pengelolaan rumah sakit.
Grafik Barber Johnson menyajikan empat parameter yang digambarkan dalam satu grafik. Grafik ini dapat digunakan sebagai salah
satu indikator efisiensi pengelolaan rumah sakit. Keempat parameter yang digambarkan dalam satu grafik meliputi Bed Occupancy Rate (BOR) atau persentase tempat tidur, Length Of Stay (LOS) atau lama rawat, Turn Over Interval (TOI) atau rata-rata waktu luang tempat tidur terakai, Bed Turn Over (BTO) atau produktivitas tempat tidur.
Makna Grafik Barber Johnson adalah semakin dekat grafik bed occupancy dengan Y ordinat, maka percentage bed occupancy semakin tinggi dan semakin dekat grafik throughput dengan titik sumbu maka discharge dan deaths per available bed (throughput) menunjukkan semakin tinggi jumlahnya.
Grafik Barber Johnson dapat digunakan untuk melakukan evaluasi atas efisiensi di rumah sakit. Berikut ini merupakan manfaat Grafik Barber Johnson, yaitu:
a. Perbandingan dalam kurun waktu di suatu rumah sakit, digunakan untuk membandingkan dalam kurun waktu beberapa periode dalam satu grafik
b. Memonitor kegiatan, digunakan untuk melihat perkembangan kegiatan dalam beberapa tahun dengan jalan membandingkan terhadap standar yang telah ditetapkan
c. Perbandingan antar rumah sakit, digunakan untuk membandingkan efisiensi antar rumah sakit ataupun antar ruangan rawat inap tergantung kebijakan dari masing-masing rumah sakit.
d. Meneliti sesudah suatu kebijakan, apabila terdapat perubahan alokasi tempat tidur.
e. Mengontrol kesalahan laporan, dapat dilihat apabila nilai parameter tidak bertemu dalam 1 titik.
f. Sebagai alat bantu dalam pengambilan keputusan
g. Sebagai alat bantu dalam menyajikan laporan rumah sakit Adapun cara penyajian Grafik Barber Johnson yaitu:
a. Gambarlah sumbu horizontal X – absis dan vertikal Y – ordinat. X absis adalah Turnover Interval dan Y ordinat adalah Length of Stay b. Gambarlah grafik percentage bed occupancy rate = 50% dengan
menghubungkan titik (0,0) dan titik (1,1)
c. Gambarlah grafik percentage bed occupancy rate = 80% dengan menghubungkan titik (0,0) dan titik (1,4)
d. Gambarlah grafik percentage bed occupancy rate = 90% dengan menghubungkan titik (0,0) dan titik (1,9)
e. Gambarlah grafik throughput = 30 pasien yaitu berbentuk garis (12 1/6, 12 1/6)
f. Gambarlah grafik throughput = 20 pasien yaitu berbentuk garis (18 ¼, 18 ¼)
g. Gambarlah grafik throughput = 15 pasien yaitu berbentuk garis (24 1/3, 24 1/3)
h. Gambarlah grafik throughput = 12,5 pasien yaitu berbentuk garis (29 1/5, 29 1/5)
i. Gambarlah ke empat parameter: Length of stay Turnover interval Throughput Percentage bed occupancy
4. Data Morbiditas dan Mortalitas a. Morbiditas
Data morbiditas adalah angka kesakitan pada penduduk yang berasal dari community based yang diperoleh melalui studi morbiditas dan facility based data yang diperoleh dari fasilitas pelayanan kesehatan melalui sistem pencatatan dan pelaporan secara rutin.
Pelaporan rawat inap dengan formulir RL 4a yang merupakan rekapitulasi dari jumlah pasien rawat inap keluar Rumah Sakit (hidup dan mati) untuk periode tahunan. Data dikumpulkan dari tanggal 1 Januari sampai dengan 31 Desember setiap tahunnya. Pengelompokan
jenis penyakit pada RL 4a disusun menurut pengelompokan jenis penyakit sesuai dengan Daftar Tabulasi Dasar dan ICD-10.
Sedangkan, pelaporan rawat jalan dengan formulir RL 4b yang merupakan rekapitulasi dari jumlah kasus baru dan jumlah kunjungan yang terdapat pada unit rawat jalan rumah sakit untuk periode triwulan. Pengelompokkan jenis penyakit disusun menurut pengelompokan jenis penyakit sesuai dengan Daftar Tabulasi Dasar.
b. Mortalitas
Kementerian kesehatan RI memiliki indikator sebagai ukuran dalam menilai angka kematian pada fasilitas pelayanan kesehatan. Statistik mortalitas adalah gambaran kematian yang terjadi kepada pasien selama perawatan di rumah sakit. Statistik mortalitas penting untuk mengetahui kualitas pelayanan kesehatan di rumah sakit dimana akan diperlukan dalam pengambilan keputusan bagi manajemen internal rumah sakit dalam menentukan rencana selanjutnya.
Jenis – jenis statistik mortalitas menurut (Sudra, 2010) di rumah sakit yang digunakan terdiri dari:
1) Gross Death Rate (GDR). Angka kematian kasar yang menunjukkan proporsi seluruh pasien rawat inap yang meninggal dalam periode waktu tertentu termasuk bayi baru lahir (BBL) yang kemudian meninggal (Sudra, 2010).
Kementerian Kesehatan menetapkan nilai GDR seyogyanya tidak lebih dari 45 per 1000 penderita keluar.
2) Net Death Rate (NDR). Angka kematian bersih menunjukan proporsi seluruh pasien rawat inap yang meninggal setelah mendapat perawatan lebih dari atau sama dengan 48 jam dalam periode waktu tertentu, termasuk bayi baru lahir (BBL) yang
kemudian meninggal. Kementerian Kesehatan menetapkan nilai NDR seyogyanya tidak lebih dari 25 per 1000 penderita keluar.
3) Maternal Death Rate. Angka kejadian kematian dari seorang wanita yang sedang hamil atau dalam kurun waktu 42 hari setelah penghentian kehamilan. Maternal death rate mengecualikan hal hal seperti kecelakaan atau penyebab insidental.
4) Fetal Death Rate (FDR). Kematian yang terjadi pada janin, sebagai hasil dari proses konsepsi manusia sebelum dikeluarkan secara lengkap dari ibunya, tanpa memperhitungkan usia kehamilannya. Fetal death dapat dikelompokkan menjadi:
a) Early death, yaitu jika usia kehamilan masih kurang dari 20 minggu dan/atau berat janin kurang dari atau sama dengan 500 gram.
b) Intermediate death, yaitu jika usia kehamilan telah lengkap 20 minggu hingga kurang dari 28 minggu dan/ atau berat janin 501 hingga 1.000 gram.
c) Late death, yaitu jika usia kehamilan telah lengkap 28 minggu atau lebih dan/atau berat janin telah lebih dari 1.000 gram.
5) Newborn Mortality Rate. Kematian Bayi Baru lahir menunjukan rasio kematian bayi baru lahir (BBL/Newborn) terhadap jumlah BBL yang keluar dari perawatan (termasuk yang keluar dalam keadaan mati) dalam periode waktu tertentu.
a) Neonatal death, yaitu kematian dari bayi yang lahir hidup dalam kurun waktu kurang dari 28 hari sejak kelahirannya (27 hari, 23 jam, dan 59 menit).
b) Postneonatal death, yaitu kematian dari bayi yang lahir hidup dalam kurun waktu sejak hari ke-28 kelahirannya
hingga akhir dari tahun pertama kehidupannya (tahun pertama diartikan sebagai 364 hari, 23 jam, 59 menit sejak dari kelahiran).
c) Infant death, yaitu kematian dari bayi yang lahir hidup dalam kurun waktu sejak dari kelahirannya hingga akhir dari tahun pertama kehidupannya (tahun pertama diartikan sebagai 364 hari, 23 jam, 59 menit sejak dari kelahiran).
6) Post Operative Death Rate, yaitu angka statistik ini menunjukan jumlah pasien yang meninggal setelah mendapatkan tindakan operasi. Post operative death rate disebut juga surgical death rate yaitu angka statistik ini merupakan rasio “pasien yang meninggal dalam kurun waktu 10 hari setelah tindakan operasi”
terhadap jumlah total pasien yang dioperasi dalam periode tersebut.
7) Anasthesia Death Rate, yaitu rasio antara kematian pasien yang disebabkan karena bahan anestesi dengan seluruh pasien yang mendapatkan tindakan anestesi.
5. Laporan Internal dan eksternal a. Laporan Internal
Menurut (Sudra, 2010) Statistik rumah sakit yaitu statistik yang menggunakan dan mengolah sumber data dari pelayanan kesehatan di rumah sakit untuk menghasilkan informasi, fakta, dan pengetahuan berkaitan dengan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Laporan internal rumah sakit disesuaikan dengan kebutuhan rumah sakit.
1) Jenis laporan internal rumah sakit merupakan olahan dari pelayanan yang diberikan di unit rawat jalan, unit rawat inap, IGD, dan unit penunjang medis. Untuk dapat membuat data tersebut maka setiap rumah sakit melakukan pencacahan jumlah pasien
rawat inap yang dikenal dengan sensus harian. Pada pelayanan rawat jalan data yang dibuat umumnya berupa data kunjungan pasien, data kunjungan per dokter dan per klinik yang dapat digunakan untuk mengetahui kinerja dokter dan berdasarkan spesialisasi. Pada pelayanan rawat inap data tingkat hunian pasien (BOR), lama rawat pasien (AvLOS), interval pemakaian tempat tidur (TOI) dan frekuensi penggunaan tempat tidur (BTO) dibutuhkan manajemen rumah sakit untuk mengetahui kondisi terkini dari produktivitas pelayanan. Informasi dari Instalasi gawat Darurat umumnya dibuat setiap hari berupa kunjungan pasien dan jenis kasus. Sedangkan data dari unit penunjang lainnya umumnya berupa jumlah tindakan dan jenis pembayaran.
2) Sumber data sistem informasi rumah sakit merupakan data pelayanan dari bagian-bagian yang ada di rumah sakit.
Berdasarkan sumbernya, data dapat dikategorikan menjadi data primer dan data sekunder. Data primer yaitu data yang diperoleh dari proses pengumpulan yang dilakukan sendiri langsung dari sumber datanya yaitu subjek yang diteliti seperti rekam medis sedangkan data sekunder adalah data yang diperoleh dari institusi yang telah mengumpulkan datanya, jadi tidak langsung dikumpulkan dari sumber data yaitu subjek yang diteliti seperti indeks penyakit, indeks operasi, indeks pasien, dan berbagai indeks lainnya hasil sensus pasien aktivitas dalam unit kerja/unit pelayanan.
3) Laporan harian, bulanan, dan tahunan. Laporan harian diperlukan untuk manajemen mengambil keputusan berdasarkan data yang ada. Laporan tahunan adalah bagian pertanggungjawaban hasil program kerja seluruh kegiatan dilengkapi dengan laporan
anggaran, realisasi pendapatan dan belanja dalam waktu satu tahun.
b. Laporan Eksternal
Menurut Permenkes RI No. 171/MENKES/PER/VI/2011 ditetapkan oleh Direktur Jenderal Bina Upaya Kesehatan terdapat 5 (lima) Rekapitulasi Laporan (RL), meliputi:
1) RL 1 mengenai data dasar rumah sakit
Untuk RL 1 dengan periode pelaporan secara updating, yang artinya pelaporan dapat dilakukan ketika terjadi perubahan terkait data dasar rumah sakit. sehingga data ini dapat dikatakan data yang yang bersifat terbarukan setiap saat (updated)
2) RL 2 mengenai data ketenagaan
Merupakan data rekapitulasi semua tenaga yang ditetapkan resmi bekerja di suatu rumah sakit (full time) berdasarkan jenis kelamin sesuai dengan keadaan, kebutuhan dan kekurangan dalam rumah sakit tersebut, dan dilaporkan satu kali dalam setahun paling lambat tanggal 15 bulan Januari tahun setelah tahun periode pelaporan. Yang dimaksud dengan tenaga rumah sakit adalah semua jenis tenaga yang bekerja di rumah sakit baik tenaga kesehatan seperti: tenaga medis, kefarmasian, kesehatan masyarakat, gizi, keterapian fisik, keteknisian medis maupun tenaga non kesehatan.
3) RL 3 mengenai data kegiatan pelayanan rumah sakit
Yang dilaporkan satu kali dalam setahun, paling lambat tanggal 15 bulan Januari tahun setelah tahun periode pelaporan.
4) RL 4 mengenai data morbiditas dan mortalitas pasien
a) RL 4a, yaitu formulir untuk data keadaan morbiditas pasien rawat inap yang merupakan formulir rekapitulasi dari jumlah pasien keluar Rumah Sakit (hidup dan mati) untuk periode tahunan. Pengelompokan jenis penyakit yang terdapat pada formulir RL4a disusun menurut pengelompokan jenis penyakit sesuai dengan Daftar Tabulasi Dasar KIP/10, dan penambahan kelompok DTD pada Gabungan Sebab Sakit. Terdapat penambahan 19 kelompok DTD dari 489 kelompok menjadi 508 kelompok. periode pelaporan tahunan dengan jadwal laporan pada tanggal 15 januari.
b) RL 4b, yaitu standar untuk data keadaan morbiditas pasien rawat jalan yang merupakan formulir rekapitulasi dari jumlah kasus baru dan jumlah kunjungan yang terdapat pada unit rawat jalan Rumah Sakit untuk Tahunan. Pengelompokan jenis penyakit yang terdapat pada formulir RL4b disusun menurut pengelompokan jenis penyakit sesuai dengan Daftar Tabulasi Dasar KIP/10 dan penambahan kelompok DTD pada Gabungan Sebab Sakit. Terdapat 19 kelompok DTD dari 489 kelompok menjadi 508 kelompok.
5) RL 5 mengenai data bulanan
a) Pengunjung Rumah Sakit RL 5.1, yaitu periode pelaporan bulanan dengan jadwal laporan pada tanggal 10 setiap bulan.
b) Data kunjungan RL 5.2, yaitu periode pelaporan tahunan dengan jadwal laporan pada tanggal 15 januari.
c) Data 10 besar penyakit rawat inap RL 5.3, yaitu data 10 besar penyakit rawat inap rekapitulasi dari jumlah pasien keluar Rumah Sakit (hidup dan mati) untuk satu tahun. periode pelaporan tahunan dengan jadwal laporan pada tanggal 15 januari.
d) Data 10 besar penyakit rawat jalan RL 5.4, yaitu data 10 besar penyakit rawat jalan rekapitulasi dari jumlah banyaknya kasus baru pada unit rawat jalan untuk satu tahun. periode pelaporan tahunan dengan jadwal laporan pada tanggal 15 januari.
Laporan eksternal rumah sakit ditujukan kepada pihak luar seperti Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Kantor Wilayah Departemen Kesehatan, Dinas Kesehatan Dati I (Provinsi) dan Dinas Kesehatan Dati II (Kabupaten/Kota).
B. Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis 1. Sumber Daya Manusia (SDM)
Mengelola sumber daya di unit rekam medis dan informasi kesehatan merupakan proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber daya lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan tertentu.
Menurut Almasri (2016), Sumber daya manusia adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian atas pengadaan tenaga kerja, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemutusan hubungan kerja dengan sumber daya manusia untuk mencapai sasaran perorangan, organisasi, dan masyarakat.
Perekam Medis dan Informasi Kesehatan adalah seorang yang telah menyelesaikan pendidikan formal rekam medis dan informasi kesehatan.
Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 55 Tahuan 2013 dikatakan bahwa Perekam Medis adalah seorang yang telah lulus pendidikan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan sesuai ketentuan peraturan perundang undangan.
Namun pada tahun 2014 dengan terbitnya Undang-Undang RI Nomor 36 Tahun 2014 tentang tenaga kesehatan, ditetapkan Perekam Medis adalah Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan pelayanan rekam medis informasi kesehatan pada sarana kesehatan (Siswati, 2018).
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI Nomor 30 Tahun 2013, jabatan fungsional Perekam Medis dan Informasi Kesehatan terdiri dari:
a. Perekam Medis Terampil 1) Perekam Medis Pelaksana
2) Perekam Medis Pelaksana Lanjutan Perekam 3) Medis Penyelia
b. Perekam Medis Ahli 1) Perekam Medis Pertama 2) Perekam Medis Muda 3) Perekam Medis Madya
Penempatan tenaga lulusan program D3, D4 atau S1 rekam medis dan informasi kesehatan memiliki kompetensi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan, antara lain:
a. Profesionalisme yang luhur
b. Mawas diri dan pengembangan diri c. Komunikasi yang efektif
d. Manajemen data kesehatan
e. Pemanfaatan ilmu statistik kesehatan untuk riset f. Manajemen organisasi dan kepemimpinan
g. Pemanfaatan teknologi untuk pengelolaan rekam medis dan informasi kesehatan
Menurut (Siswati, 2018) rincian kompetensi yang harus dimiliki oleh Perekam Medis dan Informasi Kesehatan, yaitu:
a. Profesionalisme yang luhur
Perekam Medis dan Informasi Kesehatan mampu melaksanakan sistem rekam medis dan informasi kesehatan secara profesional sesuai
dengan nilai dan prinsip ke-Tuhanan Yang Maha Esa, moral luhur etika, disiplin, hukum, dan sosial budaya
1) Berke-Tuhanan Yang Maha Esa/Yang Maha Kuasa 2) Bermoral, beretika dan disiplin
3) Sadar dan taat hukum
4) Berwawasan sosial dan budaya 5) Berperilaku professional
b. Mawas diri dan pengembangan diri
Perekam Medis dan Informasi Kesehatan mampu menyelenggarakan sistem rekam medis dan informasi kesehatan dengan menyadari keterbatasan, mengatasi masalah personal, mengembangkan diri, mengikuti penyegaran dan peningkatan pengetahuan secara berkesinambungan serta mengembangkan pengetahuan terselenggaranya pelayanan yang optimal.
1) Menerapkan mawas diri
2) Mempraktekan belajar sepanjang hayat 3) Mengembangkan pengetahuan
c. Komunikasi yang efektif
Perekam Medis dan Informasi Kesehatan mampu mengidentifikasi, menggali, mengumpulkan informasi dari pengguna jasa, baik secara individu, keluarga, maupun masyarakat, serta mampu bertukar informasi dengan mitra kerja yang diperlukan untuk melaksanakan fungsi sebagai Perekam Medis dan Informasi Kesehatan (PMIK).
1) Mampu berkomunikasi dengan pengguna jasa pelayanan kesehatan 2) Mampu berkomunikasi dengan mitra kerja
3) Mampu berkomunikasi dengan masyarakat
4) Menjaga tutur bahasa dan sikap santun dalam berkomunikasi
d. Manajemen data kesehatan
Perekam Medis dan Informasi Kesehatan mampu mengelola struktur, isi dan standar data kesehatan, menyusun standar dan persyaratan informasi pelayanan kesehatan, merancang sistem klasifikasi klinis dan merancang metodologi pembayaran pelayanan kesehatan.
1) Mengelola struktur, isi dan standar data kesehatan
2) Menyusun standar dan persyaratan informasi pelayanan kesehatan 3) Merancang sistem klasifikasi klinis
4) Merancang metodologi pembayaran pelayanan kesehatan.
e. Pemanfaatan ilmu statistik kesehatan untuk riset biomedis dan manajemen kualitas
Perekam Medis dan Informasi Kesehatan mampu mengelola kualitas informasi asuhan kesehatan dan memanfaatkan ilmu statistik kesehatan untuk kepentingan riset biomedis dan manajemen kualitas 1) Membuat statistik asuhan kesehatan
2) Mengelola kualitas dan peningkatan kinerja 3) Memanfaatkan ilmu statistik kesehatan untuk riset f. Manajemen organisasi dan kepemimpinan
Perekam Medis dan Informasi Kesehatan mampu mengelola sumber daya di unit kerja rekam medis dan informasi kesehatan dan menyusun perencanaan strategis serta menjalankan fungsi-fungsi manajemen yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan dan pengawasan
1) Menyelenggarakan sistem asuhan pelayanan kesehatan 2) Menjaga privasi, konfidensialitas, hukum dan isu etik 3) Menyusun perencanaan strategis dan pengorganisasian 4) Mengelola sumber daya manusia
5) Mengelola keuangan
6) Mengatasi masalah dan kepemimpinan
g. Pemanfaatan teknologi untuk pengelolaan rekam medis dan informasi kesehatan
Perekam Medis dan Informasi Kesehatan mampu menyelenggarakan pelayanan teknologi informasi dan komunikasi dalam menyusun data, informasi dan struktur penjajaran (file), melakukan penyimpanan dan pengeluaran serta melaksanakan sekuritas data.
1) Menyelenggarakan pelayanan teknologi informasi dan komunikasi 2) Menyusun data, informasi dan struktur penjajaran (file)
3) Melakukan penyimpanan dan pengeluaran 4) Melaksanakan sekuritas data
2. Metode ABK-Kes
Metode ABK-Kes adalah suatu metode perhitungan kebutuhan SDMK (Sumber Daya Manusia Kesehatan) berdasarkan pada beban kerja yang dilaksanakan oleh setiap jenis SDMK (Sumber Daya Manusia Kesehatan) pada tiap fasilitas pelayanan pelayanan kesehatan (Fasyankes) sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya. Metode ini digunakan untuk menghitung kebutuhan semua jenis SDMK (Sumber Daya Manusia Kesehatan).
Langkah-langkah perhitungan dengan metode ABK-Kes a. Menetapkan Fasyankes dan Jenis SDMK;
b. Menetapkan Waktu Kerja Tersedia (WKT);
c. Menetapkan Komponen Beban Kerja (Tugas Pokok, Tugas Penunjang, Uraian Tugas), dan Norma Waktu;
d. Menghitung Standar Beban Kerja;
e. Menghitung Standar Kegiatan Penunjang;
f. Menghitung Kebutuhan SDMK Per Institusi / Fasyankes.
1) Langkah 1: Menetapkan Fasyankes dan Jenis SDMK Data dan informasi Fasyankes, Unit / Instalasi, dan jenis SDMK dapat diperoleh dari:
a) Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK) institusi;
b) Undang-undang No. 36 Tahun 2014 tentang Tenaga Kesehatan;
c) Permenkes No. 73 Tahun 2013 tentang Jabatan Fungsional Umum di Lingkungan Kementerian Kesehatan RI;
d) Permen PAN-RB tentang Jabatan Fungsional Tertentu (28 Jenis Jabatan Fungsional Tertentu.
Selain Jenis SDMK bersumber dari kebijakan tersebut diatas, juga dapat digunakan dari sumber-sumber sebagai berikut:
a) Peraturan daerah Provinsi Tingkat Provinsi tentang Organisasi dan Tata Kerja SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah)
b) Data hasil Analisis Jabatan (Peta jabatan dan Informasi Jabatan) dari SKPD masing-masing;
c) Pedoman teknis SPO (Standar Prosedur Operasional) setiap Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan.
2) Langkah 2: Menetapkan Waktu Kerja Tersedia (WKT)
Waktu Kerja Tersedia (WKT) adalah waktu yang dipergunakan oleh SDMK untuk melaksanakan tugas dan kegiatannya dalam kurun waktu 1 (satu) tahun. Dalam Keputusan Presiden Nomor 68 Tahun 1995 telah ditentukan jam kerja instansi pemerintah 37 jam 30 menit per minggu, baik untuk yang 5 (lima) hari kerja ataupun yang 6 (enam) hari kerja sesuai dengan yang ditetapkan Kepala Daerah masing-masing.
Berdasarkan Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Penyusunan Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil, Jam Kerja Efektif (JKE) sebesar 1250 jam per tahun. Demikian juga menurut Permen PA-RB No. 26 tahun 2011, Jam Kerja Efektif (JKE) antara 1192 - 1237 jam per tahun yang dibulatkan menjadi 1200 jam per tahun atau 72000 menit per tahun baik yang bekerja 5 hari kerja maupun 6 hari kerja per minggu.
3) Langkah 3: Menetapkan Komponen Beban Kerja (Tugas Pokok, Tugas Penunjang, dan Uraian Tugas) dan Norma Waktu
Komponen beban kerja adalah jenis tugas dan uraian tugas yang secara nyata dilaksanakan oleh jenis SDMK tertentu sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang telah ditetapkan.
Norma Waktu adalah rata-rata waktu yang dibutuhkan oleh seorang SDMK yang terdidik, terampil, terlatih dan berdedikasi untuk melaksanakan suatu kegiatan secara normal sesuai dengan standar pelayanan yang berlaku di fasyankes bersangkutan.
Kebutuhan waktu untuk menyelesaikan kegiatan sangat bervariasi dan dipengaruhi standar pelayanan, standar operasional prosedur (SOP), sarana dan prasarana pelayanan yang tersedia serta kompetensi SDMK itu sendiri.
Data dan informasi dapat diperoleh dari:
a) Komponen Beban Kerja dapat diperoleh (Lampiran II):
(1) Daftar Nama Jabatan Fungsional Tertentu;
(2) Daftar Nama Jabatan Fungsional Tertentu.
b) Norma Waktu atau Rata-rata Waktu tiap kegiatan pokok dapat diperoleh dari data Analisis Jabatan (Anjab) tiap jabatan dari Fasyankes yang bersangkutan;
c) Bilamana Norma Waktu atau Rata-rata Waku per kegiatan tidak ada dalam Anjab institusi, dapat diperoleh melalui pengamatan atau observasi langsung pada SDMK yang sedang melaksanakan tugas dan kegiatan.
4) Langkah 4: Menghitung Standar Beban Kerja (SBK) Standar Beban Kerja (SBK) adalah volume/kuantitas pekerjaan selama 1 tahun untuk tiap jenis SDMK. SBK untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaiakan setiap kegiatan (Rata-rata Waktu atau Norma Waktu) dan Waktu Kerja Tersedia (WKT) yang sudah ditetapkan.
Rumus SBK (Standar Beban Kerja)
Standar Beban Kerja(SBK)= Waktu Kerja Tersedia Norma Waktu per Kegiatan Pokok Data dan informasi dapat diperoleh dari:
a) Data WKT (Waktu Kerja Tersedia) diperoleh dari Langkah 2;
b) Data Norma Waktu atau Rata-rata Waktu setiap kegiatan pokok diperoleh dari Langkah 3.
5) Langkah 5: Menghitung Standar Tugas Penunjang (STP) dan Faktor Tugas Penunjang (FTP)
Tugas Penunjang adalah tugas untuk menyelesaikan kegiatan- kegiatan baik yang terkait langsung atau tidak langsung dengan tugas pokok dan fungsinya yang dilakukan oleh seluruh jenis SDMK.
Faktor Tugas Penunjang (FTP) adalah proporsi waktu yang digunakan untuk menyelesaikan setiap kegiatan per satuan waktu (per hari atau per minggu atau per bulan atau per semester).
Standar Tugas Penunjang adalah suatu nilai yang merupakan pengali terhadap kebutuhan SDMK tugas pokok.
Langkah-langkah perhitungan, sebagai berikut:
a) Waktu Kegiatan= Rata-rata waktu x 264 hr, bila satuan waktu per hari;
= Rata-rata waktu x 52 mg, bila satuan waktu per minggu
= Rata-rata waktu x 12 bln, bila satuan waktu per bulan
= Rata-rata waktu x 2 smt, bila satuan waktu per smt
= Rata-rata waktu x 264, bila satuan waktu per hari
= Rata-rata waktu x 52, bila satuan waktu per minggu
b) Faktor Tugas Penunjang (FTP) = (Waktu Kegiatan) : (WKT) x 100;
c) Standar Tugas Penunjang (STP)= (1 / (1- FTP/100)), sebagai faktor pengali.
6) Langkah 6: Menghitung Kebutuhan SDMK
Data dan informasi yang dibutuhkan per Fasyankes, sebagai berikut:
a) Data yang diperoleh dari langkah-langkah sebelumnya yaitu:
(1) Waktu Kerja Tersedia (WKT) dari langkah 2;
(2) Standar Beban Kerja (SBK) dari langkah 4, dan;
(3) Standar Tugas Penunjang (STP) dari langkah 5.
b) Data Capaian (Cakupan) tugas pokok dan kegiatan tiap Fasyankes selama kurun waktu satu tahun.
Rumus Kebutuhan SDMK sebagai berikut:
Kebutuhan SDM= Capaian(1th)
Standar Beban Kerjax STP 3. Metode Work Load Indicator Staff Need (WISN)
Work Load Indicator Staff Need (WISN) merupakan indikator yang menunjukkan besarnya kebutuhan tenaga pada sarana berdasarkan beban kerja, sehingga alokasi/relokasi tenaga lebih mudah dan rasional. Tenaga yang dibutuhkan adalah tenaga Perekam medis dan Informasi Kesehatan (PMIK) yaitu orang yang mengumpulkan, menyimpan, mengolah, menyampaikan data dan informasi pelayanan kesehatan pasien yang berkualitas tinggi, dengan memperhatikan aspek hukum dan etika profesi dalam menjamin fungsi-fungsi rekam medis dan informasi kesehatan (RMIK). Mengingat beban kerja di unit RMIK berbeda dengan unit lain, maka metode WISN akan dibahas pada topik ini (Siswati, 2018).
Kelebihan menggunakan metode WISN adalah:
a. Mudah dioperasionalkan b. Mudah digunakan c. Mudah diterapkan d. Komprehensif e. Realistis
WISN adalah indikator yang menunjukkan besarnya kebutuhan tenaga pada sarana berdasarkan beban kerja, sehingga alokasi/relokasi tenaga lebih mudah dan rasional.
Langkah WISN:
a. Menetapkan waktu tersedia
Menggunakan rumus Waktu kerja tersedia = {A-(B+C+D+E)} X F b. Menetapkan unit kerja dan kategori SDM
1) Struktur organisasi, uraian tugas pokok, fungsi masing-masing unit
2) Keputusan direktur rumah sakit tentang pembentukan unit kerja RMIK
3) Data pegawai berdasarkan pendidikan yang bekerja di UKRM 4) PP 32 tentang tenaga kesehatan
5) UU tentang jabatan fungsional
6) Standar profesi, standar pelayanan & SPO di UKRM c. Menysusun standar beban kerja
1) Standar beban kerja: volume/kuantitas beban kerja 1 th
2) Disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan (rata-rata waktu) dan waktu yang tersedia/tahun yang dimiliki oleh masing-masing kategori tenaga.
Beban kerja meliputi:
1) Kegiatan pokok yang dilaksanakan
2) Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap kegiatan pokok
3) Standar beban kerja/tahun
Kumpulan berbagai jenis kegiatan sesuai standar pelayanan &
SPO untuk menghasilkan pelayanan yang dilaksanakan oleh PMIK dengan kompetensi tertentu.
Rata-rata waktu:
1) Suatu waktu yang dibutuhkankegitan pokok oleh masing-masing tenaga
2) Kebutuhan waktu sangat bervariasi dan dipengaruhi: standar pelayanan, SPO, sarana dan prasarana yang tersedia dan kompetensi SDM
3) Berdasarkan pengamatan, pengalaman dan kesepakatan Bersama
4) Sebaiknya ditetapkan berdasarkan SDM yang memiliki kompetensi, kegiatan pelaksanaan, standar pelayanan, SPO dan memiliki etos kerja yang baik
Rumus Standar beban kerja:
Standar beban kerja= Waktu kerjatersedia
Rata−rata waktu per kegiatan pokok Standar beban kerja untuk mengetahui berapa volume pekerjaan/kegiatan pokok yang dapat diselesaikan oleh seorang tenaga dengan waktu yang tersedia dalam 1 tahun.
d. Menyusun standar waktu
Diperolehnya faktor kelonggaran tiap kategori SDM meliputi:
jenis kegiatan & kebutuhan waktu untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang tidak terkait langsung. Faktor kelonggaran, contoh:
1) Rapat, penyusunan laporan, menyusun pengebonan barang, dll 2) Frekuensi kegiatan dalam satu hari, minggu, bulan Rata-rata Standar Kelonggaran=Rata−rata waktu ataufaktor kelonggaran
Waktukerja tersedia e. Menghitung tenaga
Sumber data yang dibutuhkan:
1) Data yang diperoleh sebelumnya, a) Waktu kerja tersedia
b) Standar beban kerja c) Standar kelonggaran
2) Kuantitas kegiatan pokok per unit kerja selama 1 tahun Kebutuhan Kebutuhan tenaga=Kuantitas kegiatan pokok
Standar beban kerja +Standar Kelonggaran
4. Aplikasi Perancanaan Kebutuhan SDMK (RENBUT) a. Pengertian Renbut
Aplikasi Renbut 4.0 merupakan aplikasi yang digunakan untuk menghitung kebutuhan SDMK dengan metode ABK-Kesehatan yang digunakan di rumah sakit maupun di puskesmas.
b. Langkah-langkah penggunaan aplikasi dalam petunjuk manual renbut bagi rumah sakit (Kementerian Kesehatan, 2020).
1) Melakukan log in ke dalam aplikasi Renbut 4.0 2) Entry ABK-Kes
3) Membuat struktur organisasi
4) Melakukan “Aksi” pada struktur organisasi
Pada aksi terdiri dari tambah SDMK, tambah Sub organisasi, edit nama SDMK dan hapus
5) Menambahkan SDMK (Form Eksisting Jabatan)
Pada tahap ini dapat mengisi jenis jabatan, nama jabatan, jenjang jabatan yang akan dihitung.
6) Menambahkan SDMK (Form Uraian)
Memasukan detail uraian pekerjaan pada masing-masing jabatan. Setelah semua data uraian tugas pokok dan penunjang diisi dapat dilakukan perhitungan kebutuhan
7) Tersajinya detail perhitungan 5. Penilaian Kinerja
Menurut Robert L. Mathis dan John H. Jackson Penilaian kinerja merupakan proses mengevaluasi seberapa baik karyawan mengerjakan pekerjaan mereka ketika dibandingkan dengan satu set standar, dan kemudian mengomunikasikan informasi tersebut.
Dalam suatu organisasi untuk mengetahui sejauh mana kinerja karyawan menjalankan tugasnya serta perbaikan dalam suatu organisasi
perlu adanya penilaian kinerja. Hasil penilaian kinerja akan menjadi bahan masukan dan introspeksi bagi pihak perusahaan. Menurut (Triyanti. & IR Weningsih, 2018) penilaian kinerja memiliki banyak manfaat bagi pihak manajemen perusahaan untuk:
a. Mengelola operasi organisai secara efektif dan efisien melalui pemotivasian karyawan secara maksimum;
b. Membantu pengambilan keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti : promosi, transfer dan pemberhentian;
c. Mengidentifikasikan kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan dan untuk menyediakan kriteria seleksi dan evalusi program pelatihan karyawan;
d. Menyediakan umpan balik bagi karyawan mengenai bagaimana atasan mereka menilai kinerja mereka;
e. Menyediakan suatu dasar bagi distribusi penghargaan.
Menurut Ricky W. Griffin dikutip dari (Triyanti. & IR Weningsih, 2018) bahwa,dua kategori dasar dari metode penilaian yang digunakan dalam organisasi adalah:
a. Metode Objektif (Objective methods)
Metode ini menyangkut dengan sejauh mana seseorang bisa bekerja dan menunjukkan bukti kemampuan ia bekerja sesuai dengan kemampuan yang dimilikinya. Bagi banyak pihak metode objektif bisa memberikan hasil yang tidak begitu akurat atau mengandung bias karena bisa saja seorang karyawan memiliki kesempatan yang bagus maka ia terlihat mampu bekerja dengan sangat baik dengan penuh semangat, sedangkan ada karyawan yang tidak memiliki kesempatan dan ia tidak bisa menunjukkan kemampuannya secara maksimal.
b. Metode Pertimbangan (judgemental methods)
Metode pertimbangan adalah metode penilaian berdasarkan nilai rangking yang dimiliki oleh seorang karyawan, jika ia memiliki nilai rangking yang tinggi maka artinya ia memiliki kualitas kinerja yang bagus dan begitu pula sebaliknya. Sistem penilaian rangking ini dianggap memiliki kelemahan jika seorang karyawan ditempatkan dalam kelompok kerja yang memiliki rangking yang bagus maka penilaiannya akan mempengaruhi posisinya sebagai salah satu karyawan yang dianggap baik, begitu pula sebaliknya jika seorang ditempatkan dalam kelompok dengan rangking buruk maka otomatis rangkingnya juga tidak bagus.
6. Aspek Ergonimis
Istilah ergonomi berasal dari bahasa Latin yaitu ergon yang berarti kerja dan nomos yang artinya hukum alam. Maka dapat disimpulkan bahwa ergonomi adalah suatu studi yang berkaitan dengan aspek-aspek manusia dan lingkungan kerjanya yang ditinjau secara anatomi, fisiologi, psikologi, engineering, manajemen dan desain/perancangan untuk mendapatkan suasana kerja yang sesuai dengan manusianya (Nurmianto, 2005).
Ergonomi ini berfokus pada manusia sehingga sering disebut juga sebagai “Human Factors”. Penerapan ergonomi umumnya meliputi aktivitas rancang bangun (design) maupun rancang ulang (redesign).
Ergonomi berperan sebagai desain pekerjaan pada suatu organisasi, desain perangkat lunak, meningkatkan faktor keselamatan dan kesehatan kerja, serta desain dan evaluasi produk (Nurmianto, 2005).
Terdapat beberapa tujuan yang ingin dicapai dari penerapan ilmu ergonomi. Tujuan-tujuan dari penerapan ergonomi adalah sebagai berikut (Tarwaka, Solichul HA. Bakri, 2004) :
a. Meningkatkan kesejahteraan fisik dan mental melalui upaya pencegahan cidera dan penyakit akibat kerja, menurunkan beban kerja fisik dan mental, mengupayakan promosi dan kepuasan kerja;
b. Meningkatkan kesejahteraan sosial melalui peningkatan kualitas kontak sosial dan mengkoordinasi kerja secara tepat, guna meningkatkan jaminan sosial baik selama kurun waktu usia produktif maupun setelah tidak produktif;
c. Menciptakan keseimbangan rasional antara aspek teknis, ekonomis, dan antropologis dari setiap sistem kerja yang dilakukan sehingga tercipta kualitas kerja dan kualitas hidup yang tinggi.
Memahami prinsip ergonomi akan mempermudah evaluasi setiap tugas atau pekerjaan meskipun ilmu pengetahuan dalam ergonomi terus mengalami kemajuan dan teknologi yang digunakan dalam pekerjaan tersebut terus berubah. Prinsip ergonomi adalah pedoman dalam menerapkan ergonomi di tempat kerja.
7. Sarana dan Prasarana Unit Kerja RMIK
Suatu organisasi dapat berjalan sebagaimana mestinya perlu dukungan dari Sumber Daya Manusia yang berkompeten serta sarana dan prasarana yang memadai. Sarana dan prasarana merupakan alat penunjang utama terselenggaranya suatu kegiatan. Di unit rekam medis dan informasi kesehatan tentunya dalam mencapai hasil yang diharapkan sesuai dengan rencana memerlukan sarana prasarana yang memenuhi standar (Siswati, 2018).
a. Sarana
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan sarana pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan dapat diartikan sebagai alat yang menunjang
tercapainya tujuan pelayanan, salah satu contohnya adalah Alat Tulis Kantor (ATK), komputer, mesin cetak, kartu indeks utama pasien, dan rak filing.
Adapun jenis-jenis sarana yang dibutuhkan di unit rekam medis dan informasi kesehatan, antara lain:
1) Alat penyimpanan dan penjajaran a) Rak filing
Terdapat tiga jenis rak, diantaranya yaitu : (1) Rak terbuka (open self file unit);
(2) Lemari lima laci (file-drawer file cabinet);
(3) Rak statis dan dinamis (Roll O’Pack);
b) Lemari arsip (filing cabinet);
c) File tegak berputar (vertical rotary file);
d) Perlengkapan penyimpanan (filing supplies);
Terdiri dari: penyekat, map (folder), penunjuk (guide/tr), kata tangkap (caption), alat bantu kearsipan, tangga dengan alas karet pada kaki.
e) Alat distribusi
Alat distribusi dalam unit rekam medis digunakan untuk pengiriman rekam medis dari ruang filing guna memenuhi permintaan rekam medis dalam pelayanan rawat jalan dan rawat inap. Adapun berbagai alat distribusi yang digunakan di unit rekam medis seperti:
(1) Trolly barang;
(2) Lift barang;
(3) Sepeda berkeranjang;
(4) Pneumatic tube system (PTS);
(5) Lift dokumen.
b. Prasarana
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), prasarana merupakan segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek, dan sebagainya). Prasarana pelayanan rumah sakit diatur dalam Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2016 tentang persyaratan teknis bangunan dan prasarana rumah sakit, menetapkan bahwa prasarana rumah sakit adalah utilitas yang terdiri atas alat, jaringan dan sistem yang membuat suatu bangunan rumah sakit bisa berfungsi (Siswati, 2018).
Dalam peraturan tersebut disebutkan pada pasal 16 bahwa bangunan rumah sakit terdiri atas antara lain adalah ruang rekam medis. Ruangan rekam medis dan informasi kesehatan dalam mendukung pelayanan rekam medis perlu dirancang sebaik mungkin.
Adapun persyaratan ruangan yang terdapat di unit rekam medis:
1) Ruangan Administrasi
a) Luas ruangan disesuaikan dengan jumlah petugas, dengan perhitungan 3-5 m2/ petugas;
b) Total pertukaran udara minimal 6 kali per jam;
c) Intensitas cahaya minimal 100 lux.
2) Ruangan Kepala Rekam Medis
Luas ruangan disesuaikan dengan kajian kebutuhan pada umumnya.
3) Ruangan Petugas Rekam Medis
Luas ruangan disesuaikan dengan kajian kebutuhan pada umumnya.
4) Ruangan Arsip Aktif
a) Luas ruangan tergantung jumlah arsip dan jenis pelayanan;
b) Persyaratan ruangan seperti persyaratan umum.
5) Ruangan Arsip Pasif
a) Luas ruangan tergantung jumlah arsip dan jenis pelayanan;
b) Persyaratan ruangan seperti persyaratan umum.
6) KM/WC Petugas
7) Luas ruangan disesuaikan dengan kajian kebutuhan pada umumnya 8. Perencanaan Rak Filling
Penyimpanan berkas rekam medis di fasilitas pelayanan kesehatan bagi yang belum menggunakan sistem elektronik tentu disimpan dalam rak filing di ruangan filing. Oleh karena itu, perlu adanya perencanaan rak filing yang dibutuhkan dalam jangka panjang misalnya 5 (lima) tahun, 10 (sepuluh) tahun.
Data yang diperlukan untuk menghitung kebutuhan rak filing antara lain:
a. Jumlah rekam medis yang akan disimpan
Data jumlah rekam medis yang akan disimpan dapat dilihat dari data jumlah kunjungan pasien rawat jalan maupun jumlah kunjungan pasien rawat inap dalam setahun.
b. Pertumbuhan jumlah rekam medis
Pertumbuhan jumlah rekam medis dapat dilihat dari data kunjungan pasien rawat jalan dan rawat inap selama 5 (lima) tahun yang kemudian dapat dihitung penambahan rekam medis di setiap tahunnya.
c. Model rak yang akan dibeli
Model rak akan mempengaruhi jumlah rak yang dibutuhkan sehingga perlu mempertimbangkan beberapa hal seperti tinggi rak yang disesuaikan dengan rata-rata tinggi petugas rekam medis di fasilitas pelayanan kesehatan. Model rak filing terdiri dari rak terbuka
