INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG
66
Dalam PP 155/2000 ITB BHMN juga dinyatakan perlu adanya satuan organisasi yang mengelola Dana Lestari (Endowment Fund), di mana ITB sebelumnya belum pernah memiliki unit (satuan) organisasi yang tugasnya mengelola dana lestari. Pada era ITB BHMN sesuai amanah PP No. 155/2000 maka satuan organisasi ini didirikan dengan nama Satuan Kekayaan Dana (SKD) ITB di bawah Majelis Wali Amanah (MWA) ITB. Dalam pemikiran pengelolaan keuangan ITB BHMN terpadu maka dari awal harus sudah dipikirkan Laporan keuangan yang dapat mengkonsolidasikan selain Laporan Keuangan Satuan Akademik, dan Laporan Keuangan SKD ITB, juga Laporan Keuangan Satuan Usaha Komersial (SUK) ITB. Dana Lestari (endowment fund) adalah dana yang dihibahkan donatur ke ITB untuk dikelola dan terus menerus dikembangkan (pokoknya tidak boleh berkurang), hanya hasil investasi yang boleh dimanfaatkan.
II.Periode Tahun 2001 – 2005
Pada tahun 2002 pertama kali ITB tidak lagi mengajukan Daftar Usulan Kegiatan Sementara untuk Tahun Anggaran 2003 ke Pemerintah, hal ini dilakukan dengan pertimbangan bahwa pada tahun 2003 ITB akan sepenuhnya merujuk pada PP 155/2000 yang menyebutkan bahwa dana masyarakat adalah Bukan PNBP (Penerimaan Negara Bukan Pajak). Dengan demikian, seluruh mekanisme perencanaan, penerimaan dan penggunaan Dana Masyarakat dijalankan melalui mekanisme Perencanaan ITB BHMN, terutama dalam mekanisme penyusunan RKA (Rencana Kerja dan Anggaran) ITB 2003.
Meskipun ITB tidak memiliki Fakultas Ekonomi dan dengan sumber daya manusia bidang keuangan dan akuntansi yang relatif minimal, Direktorat Keuangan ITB mulai membentuk tim perancang sistem keuangan dari internal ITB. Sistem Keuangan ITB BHMN dirancang sesuai dengan kebutuhan ITB BHMN dengan memperhatikan efisiensi, efektifitas, desentralisasi, transparansi dan akuntabilitas. Untuk mencapai hasil yang baik diperlukan perubahan yang cukup mendasar dari sistem keuangan ITB waktu itu dan sebelumnya dijalankan (SAP). Perubahan mendasar tersebut antara lain yang semula didasarkan pada sumber dana antara lain DIK (Daftar Isian Kegiatan), DIP (Daftar Isian Proyek) dan DIKS (Daftar Isian Kegiatan Suplemen) diubah menjadi 9 kelompok yang didasarkan pada kegiatan antara lain: Pendidikan, Penelitian, Pemberdayaan Masyarakat, Penunjang Kegiatan Akademik, Pelayanan kepada Mahasiswa, Operasi dan Pemeliharaan, Administrasi dan Umum, Beasiswa dan Kemitraan dan Auxiliary Ventures.
Kegiatan-‐kegiatan tersebut memerlukan pembiayaan yang dapat dikelompokkan ke dalam elemen-‐elemen biaya antara lain biaya pegawai, belanja barang dan jasa serta belanja modal. Sedangkan kegiatan di atas akan dilaksanakan oleh unit kerja, yang dikelompokkan menjadi dua kelompok, yaitu Unit Kegiatan Akademik (UKA) dan Unit Kegiatan Pendukung (UKP).
UKA adalah unit kerja yang meliputi unit kerja Fakultas/Sekolah dan unit kerja Departemen. Fokus kegiatan UKA adalah penyelenggaraan kegiatan akademik, khususnya Pendidikan. UKP merupakan unit penyelenggara kegiatan-‐kegiatan yang diperlukan untuk mendukung dan melengkapi kegiatan akademik yang diselenggarakan UKA.
Ada hal yang sangat mengejutkan ternyata ITB pada tahun 2001 sumber daya manusia yang memiliki kualifikasi Sarjana Akuntansi kurang dari 5 orang pegawai
INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG
68
Program kegiatan UKA dan UKP secara bersama-‐sama diperlukan untuk menyusun secara utuh seluruh program kegiatan ITB, seperti tercantum dalam Rencana Kerja dan Anggaran ITB (RKA) ITB.
Beberapa kegiatan yang berkaitan dengan perancangan sistem keuangan ITB BHMN, yaitu:
a. Identifikasi masalah dalam manajemen keuangan ITB pada saat itu (yang didasarkan pada mekanisme DIK, DIP dan DIKS). Identifikasi ini mulai dari masalah dalam proses perencanaan, pengajuan anggaran, pelaksanaan sampai kepada masalah dalam pelaporan.
b. Pengkajian teoritis mengenai pengelolaan keuangan perguruan tinggi dan manajemen keuangan perusahaan serta aturan-‐aturan pengelolaan keuangan dalam organisasi nirlaba.
c. Pengkajian penerapan Sistem Activity Based Costing (ABC Sistem) dalam penentuan biaya penyelenggaran kegiatan ITB dan penyusunan anggaran ITB. Unit Kerja UKA dan UKP diminta untuk menentukan output (cost object) masing-‐masing, aktivitas yang diperlukan untuk output tersebut dan resource yang diperlukan untuk menjalankan aktivitas tersebut.
d. Pengembangan konsep Biaya Pendidikan dan sistem penetapan besarnya Sumbangan Biaya Pendidikan (SBP) mahasiswa dengan memperhatikan potensi akademik mahasiswa dan kemampuan ekonomi orang tua / wali mahasiswa.
e. Pengembangan sistem alokasi dana ITB untuk seluruh unit kerja (UKA dan UKP) berdasar beban kerja, pelaksanaan pelayanan baku dan kontribusi unit kerja terhadap penggalangan dana bagi ITB.
f. Penyusunan Laporan Keuangan ITB mengacu pada PP No. 155/2000
Pada awal tahun 2003 disampaikan ke MWA ITB adalah Laporan Keuangan ITB BHMN Tahun 2002 yang merupakan Laporan Keuangan ITB BHMN pertama kali disusun berdasarkan Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) Nomor 45 untuk organisasi nirlaba.
Untuk Laporan Keuangan ITB BHMN Tahun 2002 tersebut dilakukan pemeriksaan oleh Satuan Pengawas Internal (SPI) ITB dengan jenis pemeriksaan yang disebut sebagai Review dan proses audit hanya sebatas kompilasi di tingkat Satuan Akademik (SAk) saja. Sedangkan untuk Laporan Keuangan ITB Tahun 2003 dan 2004 masih dilakukan review tetapi oleh Kantor Auditor Independen yaitu KAP Koesbandijah, Beddy Samsi, Setiasih (KBS) dan proses auditnya masih sebatas Kompilasi Satuan Akademik ITB.
Untuk Laporan keuangan 2005 meskipun jenis pemeriksaan masih kategori review tetapi proses audit sudah menyangkut Laporan Konsolidasi ITB yang meliputi SAk, SKD dan SUK, dan masih dilakukan oleh KAP KBS.
Keempat PT BHMN (ITB, UI, UGM dan IPB) pada tanggal 18-‐19 Juli 2003 menyelenggarakan pertemuan 4 PT BHMN Jogja Round dan pada pertemuan tersebut disepakati bersama bahwa:
• Sistem Akuntansi PT BHMN menggunakan prinsip double entry, accrual basis, fund accounting untuk organisasi nirlaba dan mengacu pada PSAK 45.
• Sistem Akuntansi PT BHMN dibangun atas dasar asumsi bahwa PT BHMN adalah sebagai entitas akuntansi yang kekayaannya dipisahkan dari APBN.
Bagi ITB isi kesepakatan tersebut selaras dengan prinsip yang dianut pada waktu perancangan sistem keuangan ITB BHMN.
Pada tahun 2004 mulai dilakukan pembicaraan dengan pihak Oracle Indonesia, penjajagan ITB menggunakan paket Software Oracle Financial (OraFin). Setelah dilakukan pembahasan yang cukup panjang dengan pihak Oracle Indonesia, karena tim Direktorat Keuangan ITB menginginkan mendapat potongan harga yang cukup besar atas pengadaan paket Software Oracle Financial tersebut. Argumen tim adalah bahwa ITB merupakan institusi pendidikan dan tidak bersifat mencari keuntuingan (nirlaba), serta merupakan Perguruan Tinggi pertama di Indonesia yang akan menggunakan paket Software OraFin tersebut.
Pihak Oracle Indonesia mencoba berkomunikasi dengan kantor pusat di USA yang pada akhirnya dapat menyetujui bahwa ITB diberi potongan harga yang cukup besar (di atas 70%). Oracle Indonesia mensyaratkan bahwa nama ITB dapat disebut dalam iklan Oracle Indonesia di media cetak, bahwa ITB merupakan perguruan tinggi negeri pertama di Indonesia menggunakan OraFin dalam menunjang operasional manajemen keuangan perguruan tinggi dan ITB menyepakatinya. Hubungan baik secara personal memang sangat membantu melancarkan usaha tersebut. Perlu diketahui salah satu Manajer Oracle Indonesia adalah mantan Asisten salah satu matakuliah yang penulis tangani sewaktu mengajar pada Pendidikan Ahli Teknik (PAT) Komputer ITB beberapa puluh tahun yang lalu (1980-‐an).
Agar software packet Oracle Financial nantinya sesuai dan cocok dengan karakteristik sistem Keuangan ITB BHMN, maka diperlukan proses penyesuaian program paket, yang biasa disebut sebagai proses Kustomisasi.
Untuk program kustomisasi paket Orafin tersebut di awal pembangunan sistem, ITB membutuhkan bantuan Konsultan Perangkat Lunak. Paket SW Orafin tidak diperkenankan dilakukan kustomisasi (penyesuaian modul program sesuai dengan yang diinginkan pemakai) oleh sembarang pihak (baik perorangan ataupun institusi). Oleh karena itu di awal penerapan sistem dipilih salah satu Konsultan Oracle yang ada di dalam daftar konsultan SW
INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG
70
Paralel dengan kegiatan kustomisasi tersebut Direktorat Keuangan mulai merekrut tenaga Sarjana Informatika dan dilibatkan dalam proses kustomisasi tersebut. Demikian pula para tenaga IT tersebut diikutkan Program Pelatihan Teknis Oracle Financial untuk mendapat sertifikat sebagai costumization engineers, program ini diselenggarakan oleh Oracle Indonesia. Adapun tujuan mengikutkan para tenaga IT ITB adalah agar ke depan ITB tidak tergantung lagi dengan konsultan perangkat lunak dari luar, terutama bila diperlukan penyesuaian modul-‐modul perangkat lunak di kemudian hari. Untuk tahap awal hanya Modul General Ledger yang dikustomisasi dan diaktixan. Untuk menyesuaikan dengan karakteristik kegiatan di ITB disusun Bagan Akun (chart of account) baru baik di tingkat SAk, SKD maupun SUK dengan penyesuaian struktur sesuai dengan Modul General Ledger OraFin. Dengan Orafin maka semua unit kerja baik UKA maupun UKP terhubung dengan server Orafin yang berada di Direktorat Keuangan, sehingga setiap transaksi keuangan di unit kerja dapat segera dilakukan entrydata, sehingga Direktorat Keuangan dapat melakukan pemantauan langsung transaksi keuangan di semua unit kerja.
Pada periode ini juga dilakukan peningkatan fungsi Direktorat Keuangan sebagai pengelola keuangan ITB meliputi akuntansi keuangan (berkaitan dengan akuntansi penerimaan dan penggunaan dana ITB), akuntansi anggaran (berkaitan dengan akuntansi perencanaan dan realisasi RKA ITB), manajemen pihutang, treasury dan portfolio management. Selain itu dilakukan perancangan mikro struktur Direktorat Keuangan dan job description untuk mengantisipasi perluasan cakupan fungsi dan peningkatan profesionalitas Direktorat Keuangan. Hal yang lebih penting lagi pada periode ini dilakukan assessment dan reassignment pegawai di Direktorat Keuangan untuk memperoleh kualifikasi sumber daya ,anusia yang dapat diandalkan, dan didukung dengan program-‐program pelatihan yang diikuti oleh semua pegawai bidang keuangan baik di UKA maupun UKP.
Sistem Keuangan ITB BHMN membutuhkan cukup banyak sumber daya manusia berlatar belakang pendidikan akuntansi ataupun keuangan. Untuk mengatasi minimnya sumberdaya manusia tersebut. Maka mulai dicarikan peluang beasiswa bagi staf Direktorat Keuangan dan himbauan ke semua staf agar dapat meningkatkan pendidikan dirinya ke jenjang yang lebih tinggi di bidang akuntansi keuangan. Terdapat 3 orang staf Direktorat Keuangan yang mendapat beasiswa dari Direktorat Pendidikan Tinggi (Dikti) menempuh strata S2 Akuntansi di Unpad dan sekitar 5-‐7 orang staf Ditkeu dengan kesadaran diri yang tinggi meneruskan pendidikan lanjutan Strata S1 Akuntansi atau Keuangan dengan biaya sendiri. Pelaksanaan pendidikan lanjutan tersebut dilakukan setelah selesai jam kerja, sehingga tidak mengganggu jalannya pekerjaan.
Untuk mengelola Dana Lestari maka pada tahun 2002 didirikan Satuan Kekayaan Dana (SKD) ITB dan mulai 2003 penulis ditugaskan sebagai Pelaksana Harian Bidang Keuangan SKD (sekaligus merangkap Direktur Direktorat Keuangan ITB). Budaya filantropi untuk kegiatan pendidikan tinggi khususnya di ITB mulai dikembangkan melalui dana lestari ITB. Di awal berdirinya SKD, dilakukan penyusunan konsep Kekayaan dan Dana, struktur organisasi dan program sosialisasi Dana Lestari ITB. Untuk mempercepat pertumbuhan dana lestari maka pada bulan Juni 2003 ITB menjalin kerjasama dengan Grup Bank Niaga yaitu Niaga Aset Manajemen untuk menyusun rencana pembuatan produk Reksa Dana, kami ditugaskan dalam tim pembuatan produk tersebut setelah melalui berbagai diskusi/pertemuan dan kegiatan perijinan (untuk produk Reksa Dana perlu ada ijin dari Bapepam LK Departemen Keuangan), maka pada tanggal 6 Oktober 2003 bertempat di Aula Barat ITB diluncurkan produk Reksa Dana ITB-‐Niaga dan masyarakat umum dapat mulai berinvestasi melalui RD ITB-‐Niaga. Dengan digunakan nama ITB sebagai produk reksa dana maka ITB tiap bulan mendapat bagian Biaya Manajemen sebesar 1% (Niaga Aset Manajemen juga 1%) dari Total Dana Kelolaan RD ITB-‐Niaga. Biaya manajemen bagian ITB BHMN dimasukkan ke dalam Dana Lestari ITB agar nilainya selalu meningkat.
Perkembangan SKD sampai 2005 di bidang manajemen antara lain pembuatan sistem akuntansi keuangan berbasis MYOB Accounting, pembuatan sistem pendukung sistem akuntansi dan keuangan, penyusunan SOP dan penetapan aspek legal dalam pengelolaan dana. Selain itu, juga diterbitkan RKA SKD ITB untuk pertama kali disusun dan diaplikasikan.
Laporan Keuangan Tahun 2005 adalah laporan keuangan SKD yang pertama kali dibuat dan direview oleh Kantor Akuntan Publik, serta dilakukan pengembangan unsur organisasi (SDM, peralatan dan sebagainya). Pimpinan SKD waktu itu lebih banyak beraktivitas di Jakarta, maka untuk mendukung operasional SKD diangkat seorang Direktur Eksekutif yang bertugas menjalankan kegiatan SKD yang
berkantor di Vila Merah ITB. Total dana lestari sampai dengan akhir 2005 yang dapat dikumpulkan dari berbagai sumber antara lain ITB, Alumni ITB, dan penggalangan dana melalui Formulir yang disebar ke seluruh alumni belum mencapai 500 juta rupiah. Budaya fi l a n t r o p i m e m a n g b a r u m u l a i dikenalkan dalam lingkungan para pemangku kepentingan ITB (alumni, orang tua mahasiswa, perusahaan dan pemerintah).
... sekitar 5-‐7 orang staf D i t k e u d e n g a n kesadaran diri yang t i n g g i m e n e r u s k a n pendidikan lanjutan Strata S1 Akuntansi atau Keuangan dengan biaya sendiri.
INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG
72